Plan för intern kontroll P U Habilitering och hjälpmedel För rapportering i enlighet med RS uppsiktsplikt ska en samlad riskbedömning* göras för det obligatoriska kontrollområdet. 13-16: Direkt åtgärd krävs - minimera! 9-12: Reducera riskerna - åtgärdas! 4-8: Håll under uppsikt - uppmärksamma! Skåne livskvalitet i världsklass Nöjda medborgare 1. Serviceinriktad verksamhet med hög kvalitet 2. Drivande utvecklingsaktör 3. Attraktiv arbetsgivare 4. Långsiktigt stark ekonomi a) Attesthantering inkl. behörigheter b) Skattelagstiftning c) Fakturering d) Uppföljning av fastställd budget/plan e) Bisysslor f) Kompetensförsörjning g) Upphandling b) Verkställighet beslut 1-3: Inget agerande krävs - acceptera! Som underlag för den samlade bedömningen enligt ovan ska riskbedömning göras för vart och ett av de av fullmäktige angivna målen samt av de för verksamheten relevanta kontrollområdena.
Matris risk- och väsentlighetsbedömning 4 Allvarlig - är så stor att fel inte får inträffa 4 8 12 16 13-16: Direkt åtgärd krävs! Minimera riskerna 3 Kännbar - uppfattas som besvärande för intressenter/ Region Skåne 2 Lindrig - uppfattas som liten av intressenter och/eller Region Skåne 1 Försumbar - är obetydlig för intressenter och/eller Region Skåne Konsekvens / Sannolikhet 1 Osannolik - risken är praktiskt taget obefintlig för att fel ska uppstå 3 6 9 12 9-12: Reducera riskerna! Åtgärdas. Bör tas med i internkontrollplan. 2 4 6 8 4-8: Håll under uppsikt Uppmärksamhet krävs 1 2 3 4 1-3: Inget agerande krävs Vi accepterar riskerna 2 Mindre sannolik - risken är mycket liten för att fel ska uppstå 3 Möjlig - det finns en möjlig risk för att fel ska uppstå 4 Sannolik - det är mycket troligt att fel ska uppstå Vad är en risk? Vad är ett riskvärde? En risk är en oönskad händelse som, om den inträffar, kan hindra att mål nås och att strategier genomförs. Ett riskvärde är sannolikheten för att den oönskade händelsen inträffar, i kombination med konsekvenserna av denna händelse. Riskanalysen svarar på tre frågor: Vad kan hända? Hur troligt är det? Vad blir konsekvensen? Riskanalysen läggs upp i olika steg: qidentifiera risker. qbeskriva risker vad beror de på och vilka konsekvenser kan de få? qvärdera sannolikheten att risken inträffar och hur allvarliga konsekvenserna skulle bli. qräkna ut riskvärde för att kunna prioritera de viktigaste riskerna. EXEMPEL
Plan för intern kontroll Habilitering och hjälpmedel För rapportering i enlighet med RS uppsiktsplikt ska en samlad riskbedömning göras för det obligatoriska kontollområdet. Bilaga 1 Som underlag för den samlade bedömningen enligt ovan ska riskbedömning göras för vart och ett av de av fullmäktige angivna målen samt av de för verksamheten relevanta kontrollområdena. Område Kontrollmoment Risk (beskrivning) Konsekvens (beskrivning) Serviceinriktad verksamhet med hög kvalitet I varje möte ska alla välkomnas med omtanke och respekt. Mål: Patienten är nöjd Mål: Patienten är medaktör Patienternas synpunkter bidrar till förbättringar. Samordning av insatser från olika aktörer fungerar bättre för patienten. Patientens förmåga och vilja att forma sitt liv är utgångspunkt vid planering av insatser. Risk att patienternas synpunkter inte tas tillvara i förbättringsarbetet. Ska ske genom NPE-mätning, avvikelserapportering, enkät avs. rehabilitering utomlands, utvärdering av Call-guide mm. Nya patientgrupper inom Hjälpmedel Skåne gör att sannolikhetsbedömningen hamnar på 2 istället för 1. Risk att samordningen mellan olika aktörer kring den enskilde patienten inte fungerar på ett tillfredsställande sätt. Den höga sannolikhetsbedömningen beror på att Hoh inte äger hela frågan själva. Risk att planering av insatser inte utgår från den enskilde patientens egen förmåga och vilja. En god servicenivå ska genomsyra alla Region Skånes verksamheter. Mål: Patienten får insatser i rätt tid Planerade insatser genomförs inom optimal tid. Risk att insatser inte genomförs med utgångspunkt i vad som är optimalt för den enskilde patienten. Den höga sannolikhetsbedömningen beror främst på det stora inflödet av remisser avs. barn med autism. Det ökade remissinflödet påverkar även verksamhet för barn och unga med andra diagnoser, då resurser måste omfördelas för att möta det ökade behovet. Att verksamheten inte utvecklas i linje med patienternas behov och önskemål. Att patienten "faller mellan stolarna" eller att insatser inte samordnas på ett sätt som är optimalt för patienten. Att patienten inte upplever att insatserna är meningsfulla, begripliga och hanterbara. Att patienten inte fullt ut erbjuds insatser motsvarande behovet, att man får vänta på insatser eller att man får färre insatser än vad man skulle behöva Konsekvens Sannolikhet Risk Åtgärd (beskrivning) Kontrollmetod/frekvens Kontrollutförare Riskägare (roll) 4 4 16 Åtgärder utifrån Uppföljning av aktiviteter 3 4 12 Åtgärder utifrån Uppföljning av aktiviteter FoU-chef, IT-chef samt Administrativ chef VC samt DC Bou, Vux, SHD samt Bou, Vux samt SHD samt Administrativ chef VC Rapportering/ Uppföljning TI, T2 samt Mål: Patienten möts av rätt kompetens Patienten upplever att det är enkelt att komma i kontakt med oss. Risk att patienten inte får den hjälp man behöver när man vänder sig till förvaltningen. Innefattar t.ex. telefontillgänglighet och tillgänglighet till Hjälpmedel Skåne. Att patienten inte kan boka tid eller av- resp. omboka på ett enkelt sätt, eller att man inte får hjälp med att lösa den frågeställning man söker kontakt för. 3 3 9 Åtgärder utifrån Uppföljning av aktiviteter IT-chef, samt FoU-chef Mål: Utbudet av insatser är likvärdigt utifrån behov Insatserna är organiserade så att de efter behov kommer alla till del. Risk att patienter inte erbjuds likvärdiga insatser oberoende av var i Skåne man bor. Att patienter inte upplever lika stor nytta av den vård som erbjuds. VC samt DC Bou, Vux, SHD samt Skåne livskvalitet i världsklass Nöjda medborgare Fokus ska vara på ständiga förbättringar som skapar högre kvalitet, bättre tillgänglighet och ökad effektivitet. Mål: Patientsäkerheten är hög Patienten upplever att det blir rätt från början. Risk att patienter utsätts för skada/risk som borde gå att undvika. Drivande utvecklingsaktör Region Skåne ska arbeta för långsiktigt hållbar utveckling inom alla områden Förvaltningen har ett certifierat miljöledningssystem och förvaltningsövergripande miljömål fastställs. Skåne ska bli ledande i Europa på forskning, innovation och utbildning. Mål: Patienten möts av rätt kompetens Patienten får kvalitetssäkrade insatser utifrån nationella och regionala rekommendationer. Risk att de insatser som erbjuds inte är baserade på vetenskap och beprövad erfarenhet, och i förekommande fall på nationella och regionala rekommendationer. Att patienter utsätts för onödigt lidande. aktivitetsplan Målfokus åligen Att patienten inte erbjuds de insatser som har visat sig ge bäst effekt. 3 3 9 Åtgärder utifrån Uppföljning av aktiviteter VC samt DC Bou, Vux, SHD samt samt FoU-chef
Effektiv användning av teknik och digital kommunikation ska öka tillgängligheten, effektivisera verksamheten och förenkla medarbetarnas arbete. Mål: Patienten får insatser i rätt tid Patienten använder alternativa sätt för kontakt och insatser. Risk att patienter som enbart använder traditionella alternativ för kontakt och instaser inte får tillgång till samma insatser, eller får vänta längre än patienter som använder E-tjänster via t.ex. 1177 Vårdguiden. Att patienter inte får tillgång till likvärdiga insatser eller att man får vänta längre. 3 3 9 Åtgärder utifrån Uppföljning av aktiviteter IT-chef, samt Administrativ chef Attraktiv arbetsgivare Med ett lyssnande, närvarande ledarskap skapas delaktighet och mod att påverka verksamhetens utveckling och resultat. Mål: Attraktiva arbetsplatser Relationerna på arbetsplatsen präglas av ömsesidig tillit. Risk att förvaltningen inte är konkurrenskraftig. Att Att förvaltningen inte attraherar, utvecklar utveckling av medarbetare och chefer inte främjas. och behåller de medarbetare verksamheten har behov av. 4 3 12 Åtgärder utifrån Uppföljning av aktiviteter Verksamheteschef Adm chef, IT-chef, Ekonomichef, FoUchef, HR-chef, Region Skåne ska erbjuda en hälsofrämjande, utvecklande arbetsmiljö med goda förutsättningar att göra skillnad varje dag. Mål: Attraktiva arbetsplatser Mötesplatser för medarbetare och patienter upplevs välkomnande. Risk att förvaltningen inte är en attraktiv och utvecklande arbetsplats. Att förvaltningen inte attraherar, utvecklar och behåller de medarbetare verksamheten har behov av. Verksamheteschef Adm chef, IT-chef, Ekonomichef, FoUchef, HR-chef, En genomtänkt strategisk kompetensförsörjning är en förutsättning för att klara framtidens uppdrag. Se obligatoriskt område "Kompetensförsörjning" Långsiktigt stark ekonomi Region Skåne ska planera med framförhållning och handlingsberedskap. Region Skånes alla beslut ska vara finansierade. Sambandet mellan resursåtgång, prestation, resultat och effekter ska vara tydligt. Mål: Ekonomi i balans Förvaltningens ekonomi är i balans. Risk för underskott inom verksamheter/staber. Störst risk finns inom områdena vårdval hörselrehabilitering och glasögonbidrag till barn och unga. Osäkerhet finns vad gäller övergång av Att förvaltningens ekonomi inte är i balans. Att underskott inom vårdval hörselrehabilitering och glasögonbidrag till barn och unga leder till neddragningar inom ansvar från habiliterings- och hjälpmedelsnämnden kärnverksamheten. till hälso- och sjukvårdsnämnden avseende vårdvalet, och vilka ev. kostnader som kommer att vara förknippade med detta. Osäkerhet finns också avseende kostnader för bidrag för glasögon till barn och unga. 4 3 12 Åtgärder utifrån Uppföljning av aktiviteter., samt ekonomisk uppföljning Löpande uppföljning av ekonomiskt resultat. Verksamheteschef Adm chef, IT-chef, Ekonomichef, FoUchef, HR-chef, Område Kontrollmoment Risk (beskrivning) Konsekvens (beskrivning) Attesthantering avseende ekonomiska transaktioner följsamhet mot regler och riktlinjer (inkluderar bl.a. behörigheter) Skattelagstiftning efterlevnad av krav och följsamhet mot regler och riktlinjer Beslutsattestbehörighet följer beslutsunderlag. Regler för representation följs och rätt momsredovisning sker. Risk att attestbehörigheter innehas av personer som ej ska ha den rätten. Risk för felaktig redovisning och vidlyftig representation. Att felaktiga utbetalningar sker. 3 3 9 Korrigering av behörigheter. Punktinsats för rättelse av utbetalning. Att förtroendeskada uppstår och att felaktiga momsavdrag sker. Konsekvens Sannolikhet Risk Åtgärd (beskrivning) Kontrollmetod/frekvens Kontrollutförare Riskägare (roll) 3 3 9 Utbildning för ökad kunskap och medvetenhet om regelverket. Punktinsats för korrigering av fel. Kontroll att besutsattestbehörigheter i ekonomisystemet är upplagda i enlighet med beslutsunderlag. Avrapportering Kontroll av redovisning och stickprov. Avrapportering Rapportering/ Uppföljning (status) GSF/Ekonomichef SC Årligen GSF/Ekonomichef SC Årligen
Fakturering följsamhet mot regler och riktlinjer Uppföljning av fastställd budget/plan rutiner för analys och åtgärder vid avvikelser Bisysslor följsamhet mot regler och riktlinjer Rätt momskodning görs på manuella kundfakturaunderlag. Uppföljning av personalbudget på enhetsnivå är förenklad. Rutin för analys av resultat följs och åtgärder vid avvikelser vidtas. Underlag skickas in för godkännande i enlighet med linjeorganisationen. Risk att felaktig moms debiteras och redovisas. Att momsredovisning sker felaktigt. 3 3 9 Utbildning för ökad kunskap och medvetenhet om regelverket. Punktinsats för korrigering av fel. Risk för felaktiga prognoser och att budgetavvikelser inte kan hanteras och relevanta åtgärder sättas in i tid. Risk att budgetavvikelser inte kan hanteras och relevanta åtgärder sättas in i tid. Risk att medarbetare kan ha bisysslor som är olämpliga, tidskrävande, konkurrerande eller förtroendeskadliga. Att balans i ekonomin inte uppnås. Att resurser inte nyttjas på optimalt sätt. Att balans i ekonomin inte uppnås. Att resurser inte nyttjas på optimalt sätt. Att arbetet inom Habilitering och hjälpmedel påverkas negativt. 3 3 9 Förändrade uppföljningsrutiner 3 3 9 Förändrade uppföljningsrutiner 4 1 4 Punktinsats i form av kontakt med enskilda chefer. Kontroll av redovisning och stickprov. Avrapportering GSF/Ekonomichef SC Årligen Avrapportering Ekonomichef SC Årligen Avrapportering månadsvis Instruktion om uppdatering av bisyssla skickas till VC och SC. Redovisade bisysslor lämnas till HR. Avrapportering T1 Ekonomichef, verksamhetschefer och stabschefer VC samt SC HR-chef SC T1 samt Kompetensförsörjning tillse att aktuella planer finns Kompetensförsörjningsplan finns på förvaltningsnivå. Planen följs på verksamhetsnivå. Risk att kompetensförsörjningen inte kan säkerställas. Att förvaltningen inte klarar sitt uppdrag, vilket får konsekvenser för patienternas möjlighet att få en god habilitering/rehabilitering. 3 2 6 Kontakt med verksamhetschef kring innehållet i planen och ev. behov av revidering, alternativt stöd för implementering. Kontroll av att underlag för personalplanering finns inom respektive verksamhet. Underlaget omfattar redovisning av personalomsättning, åldersfördelning samt ev. kända förändringar uppdelat per yrkesgrupp. Avrapportering HR-chef SC Årligen Upphandling följsamhet mot regler och riktlinjer Upphandling av rehabilitering i varmt klimat följer regler och riktlinjer. Risk att patienter inte får den utlovade behandlingen. Nytt avtal har ingåtts 1 september 2016. Att patienter inte får en optimal behandlingsinsats. 3 2 6 Kontakt med utförarna. Kontroll av att upphandling följer regler och riktlinjer. Avrapportering Administrativ chef SC Årligen Verkställighet beslut (policy/reglemente, riktlinje, anvisning mm) Beslutsordning för Habilitering och hjälpmedel följs. Risk att beslut fattas på fel nivå. Ny beslutsordning har fastställts 2016. Att de administrativa processerna blir omständiga. 3 2 6 Reaktivering av beslutsordningen Kontroll via stickprov av att beslutsordningen följs. Avrapportering Administrativ chef SC Årligen
Riskkarta 0 4 Allvarlig 4 * 8 12 ** 16 * K O N S E K V E N S 3 Kännbar 3 6 ******** 9 ******** 2 Lindrig 2 4 6 8 12 * 1 Försumbar 1 2 3 4 1 Osannolik 2 Mindre sannolik 3 Möjlig 4 Sannolik SANNOLIKHET