STADSREVISIONEN www.stockholm.se/revision Nr 32 Mars 2013 Dnr 353-52/2013 Årsrapport 2012 ÖVERFÖRMYNDARNÄMNDEN
Den kommunala revisionen är fullmäktiges kontrollinstrument för att granska den verksamhet som bedrivs i nämnder och bolagsstyrelser. Stadsrevisionen i Stockholm granskar nämnders och styrelsers ansvarstagande för att genomföra verksamheten enligt fullmäktiges uppdrag. Stadsrevisionen omfattar både de förtroendevalda revisorerna och revisionskontoret. I årsrapporter för nämnder och granskningspromemorior för styrelser sammanfattar Stadsrevisionen det gångna årets synpunkter på verksamheten. Större fördjupade granskningar som sker under året publiceras löpande som revisionsrapporter. Publikationerna finns på Stadsrevisionens hemsida. De kan också beställas från revisionskontoret. STADSREVISIONEN Revisionskontoret www.stockholm.se/revision Besöksadress: Hantverkargatan 3 D, 1 tr Postadress: 105 35 Stockholm Telefon: 08-508 29 000 Fax: 08-508 29 399
STADSREVISIONEN DNR 353-52/2013 2013-03-13 Till Överförmyndarnämnden Revisorerna för överförmyndarnämnden har avslutat revisionen av nämndens verksamhet under år 2012. Kopia på den revisionsberättelse som överlämnas till kommunfullmäktige bifogas. Revisorerna överlämnar och åberopar revisionskontorets årsrapport för överförmyndarnämnden. Vi ser allvarligt på nämndens bristande styrning, ledning, uppföljning och kontroll och har därför beslutat att rikta kritik i form av en anmärkning i revisionsberättelsen för år 2012. I överläggningar med representanter för nämnden har vi informerats om att den budget som nämnden har fastställt i verksamhetsplanen för 2013 inte, enligt nämndens uppfattning, är realistisk. Detta mot bakgrund av det ekonomiska utfallet för 2012. Senare har nämnden, i sitt yttrande till stadsrevisionens preliminära årsrapport för nämnden, redogjort för olika åtgärder som kommer att genomföras för att förbättra verksamhetens ledning och styrning och därmed även budgethållningen. Vi utgår från att nämnden kommer att följa upp åtgärderna nogsamt under 2013, och att nämnden beslutar om ytterligare åtgärder vid behov. Om nämndens bedömning är att det inte finns förutsättningar för att genomföra nödvändiga åtgärder måste nämnden föra en dialog med kommunfullmäktige om detta förhållande. Revisorerna emotser ett yttrande över årsrapporten från nämnden senast 2013-06-30. Stockholm den 13 mars 2013 På revisorernas vägnar Bosse Ringholm Ordförande Karin Meding Sekreterare
STADSREVISIONEN DNR 353-52/2013 2013-03-13 Sammanfattning Verksamhetens ändamålsenlighet och ekonomi Revisionskontoret bedömer sammantaget att Överförmyndarnämnden inte i alla delar har bedrivit verksamheten på ett ändamålsenligt och från ekonomisk synpunkt tillfredsställande sätt. Nämnden har under år 2012 delvis nått kommunfullmäktiges mål för verksamheten. Den största avvikelsen avser målet om att budgeten ska vara i balans. Nämnden redovisar ett budgetöverskridande med 2,3 mnkr, vilket utgör cirka 8 % av nämndens nettobudget. Vidare har nämnden endast till vissa delar uppnått sina egna mål och i verksamhetsplanen angiven verksamhet. Bland annat har handläggningstiderna för myndighetsutövningen blivit längre, kvalitetssäkringen av gode män har inte fungerat tillfredsställande och åtagande om att påbörja granskning av samtliga redovisningspliktiga ärenden under året har inte uppfyllts. Nämnden har delvis genomfört de aktiviteter som kommunfullmäktige har fastställt. Intern kontroll Revisionskontoret bedömer sammantaget att nämndens interna kontroll inte har varit tillräcklig. Det handlar framförallt om brister i nämndens ledning och styrning. Nämndens budgethållning har successivt försämrats under året. Trots de prognoser om budgetöverskridande som nämnden fått löpande under året har nämnden inte beslutat om tillräckliga åtgärder för att komma tillrätta med den ekonomiska obalansen. Nämnden har redovisat budgetöverskridanden för de tre senaste åren. Prognossäkerheten i nämndens tertialrapporter har varit bristfällig under året. Framförallt skedde en försämring av prognosen under hösten. Nämnden har under 2012 reviderat sitt system för internkontroll. Aktiviteter och kontroller enligt planen har dock inte genomförts och rapporterats till nämnden. Bokslut och räkenskaper Revisionskontoret bedömer att nämndens bokslut och räkenskaper i allt väsentligt är rättvisande samt följer gällande regler och god redovisningssed. Rapportförteckning Årsrapport 2012 för överförmyndarnämnden (nr 32 mars 2013)
STADSREVISIONEN DNR 353-52/2013 2013-03-13 Innehåll Sid 1 Årets granskning... 1 2 Verksamhetens ändamålsenlighet och ekonomi... 1 2.1 Ekonomiskt resultat... 2 2.2 Verksamhetens resultat... 2 3 Intern kontroll... 3 4 Bokslut och räkenskaper... 7 Bilagor Bilaga 1 Revisionskontorets bedömningskriterier Bilaga 2 Revisionsrapporter under perioden april 2012 mars 2013
STADSREVISIONEN 1 (7) 1 Årets granskning I denna årsrapport redovisas det samlade resultatet av revisionskontorets granskning av Överförmyndarnämndens verksamhet avseende år 2012. Den årliga revisionen omfattar granskningar och bedömningar inom följande områden: Verksamhetens ändamålsenlighet och ekonomi Intern kontroll Bokslut och räkenskaper Revisionen sker i enlighet med kommunallagen och andra tillämpliga lagar samt i enlighet med reglementet för stadsrevisionen och god revisionssed i kommunal verksamhet. Granskningen har genomförts med den inriktning och omfattning som behövs för att ge en rimlig grund för bedömning och ansvarsprövning av nämnden. Revisionskontorets bedömningskriterier redovisas i bilaga 1. De förtroendevalda revisorerna har träffat representanter för nämnden i november 2012 för information och diskussion om nämndens prognostiserade budgetöverskridande. Årsrapporten har faktakontrollerats av förvaltningen. Ansvarig för granskningen av nämndens verksamhet har varit Maria Lövgren vid revisionskontoret i samarbete med Anders Hägg och Josefin Loqvist från PwC. En förteckning över stadsrevisionens samtliga revisionsrapporter under perioden april 2012 mars 2013 redovisas i bilaga 2. 2 Verksamhetens ändamålsenlighet och ekonomi I detta avsnitt redovisas en granskning av om nämndens resultat är förenligt med kommunfullmäktiges mål, uppdrag och budget samt de beslut, riktlinjer och föreskrifter som gäller för verksamheten. Sammantaget bedöms att Överförmyndarnämnden inte i alla delar har bedrivit verksamheten på ett ändamålsenligt och från ekonomisk synpunkt tillfredsställande sätt. Nämnden redovisar ett underskott i budgeten för år 2012
STADSREVISIONEN 2 (7) med netto 2,3 mnkr, vilket utgör 7,6 % av driftbudgetens nettoanslag, och har således väsentligt brustit i att efterleva kommunfullmäktiges mål om en ekonomi i balans med budgeten. Väsentliga brister har noterats vad gäller nämndens måluppfyllelse och merparten av nämndens mål har inte uppnåtts under året. 2.1 Ekonomiskt resultat Nämnden redovisar följande budgetutfall och avvikelser för år 2012. Mnkr Budget 2012 Utfall B o k s l u t 2 0 1 2 Avvikelse Budgetavvikelse 2011 Driftbudget Verksamhet Kostnader 34,9 38,5-3,6-10,3 % -4,7 Intäkter 4,8 6,1 1,3 27,1 % 2,2 Verksamhetens nettokostnader 30,1 32,4-2,3-7,6 % -2,5 Av ovanstående redovisning framgår att nämndens utfall avviker negativt med 2,3 mnkr i förhållande till budgeten. Utfallet visar att budgethållningen inte har varit tillräcklig. Både kostnader och intäkter har blivit högre än vad som budgeterats. Nämndens kostnader uppgår till 38,5 mnkr vilket är 2,3 mnkr högre än budgeterat. Avvikelsen beror till stor del på ökade arvodeskostnader för gode män. Huvudregeln är att den person som har en god man, dvs. huvudmannen, själv ska betala arvodet. I de fall dennes bruttoinkomst understiger 2,65 prisbasbelopp är det nämnden som betalar kostnaden för arvodet. Vidare beror avvikelsen på fördyrade IT-driftskostnader på grund av införandet av e- tjänstprogrammet (fas 1) samt anställningen av vikarier under året. 2.2 Verksamhetens resultat Mål Revisionskontoret bedömer att nämnden under år 2012 delvis nått kommunfullmäktiges mål för verksamheten. Vidare bedöms att nämnden till vissa delar har uppnått sina egna mål och i verksamhetsplanen angiven verksamhet. De kommunfullmäktigemål som enligt nämndens bedömning inte har uppnåtts helt är målet Budgeten ska vara i balans samt Kvalitet och valfrihet ska
STADSREVISIONEN 3 (7) utvecklas och förbättras. Kopplad till det sistnämnda målet har nämnden ett eget nämndmål avseende effektiviteten i myndighetsutövningen. Merparten av de åtaganden som är kopplade till målet uppfylls inte helt. Bland annat har handläggningstiderna för myndighetsutövningen blivit längre, kvalitetssäkringen av gode män har inte fungerat tillfredsställande och granskning av samtliga redovisningspliktiga ärenden har inte påbörjats under året. Nämnden har bedömt att fullmäktiges mål Stockholms stad som arbetsgivare ska erbjuda spännande och utmanande arbeten är uppfyllt. Revisionskontoret delar inte denna bedömning eftersom endast en av fem underliggande indikatorer är uppfyllda. Nämnden klarar exempelvis inte sitt årsmål för indikatorn om sjukfrånvaro. Målvärdet var 3 % och utfallet blev 3,9 %. Dessutom har sjukfrånvaron ökat jämfört med tidigare år. För fullmäktiges mål Stockholm ska uppleva att de får god service och omsorg samt tillhörande nämndmål har nämnden inte gjort någon bedömning av måluppfyllelsen. Kommunfullmäktige har fastställt två aktiviteter som nämnden ska genomföra under 2012. Bland annat har nämnden haft i uppdrag att ta fram och besluta om en miljöhandlingsplan. Detta arbete har nämnden inte påbörjat. 3 Intern kontroll Den interna kontrollen är en process som utförs av nämnd, förvaltningsledning och medarbetare. Den är en integrerad del i verksamhetens styrning och uppföljning. Processen säkerställer, med en rimlig grad av säkerhet, att verksamheten drivs effektivt, att lagar, förordningar och andra regler följs samt att en tillförlitlig finansiell redovisning och rättvisande rapportering om verksamheten lämnas. Nämndens verksamhetsår beskrivs som turbulent och i december tillträdde en ny förvaltningschef. Förvaltningen har under året haft flera personalförändringar, sjukskrivningar och omorganiseringar. En total översyn av verksamheten har påbörjats för att få effekt under 2013. Sammanfattningsvis bedömer vi att nämndens interna kontroll inte har varit tillräcklig. Det handlar framförallt om brister i nämndens ledning och styrning. Som framgår av följande avsnitt har nämndens budgethållning försämrats under året och nämnden har inte vidtagit tillräckliga åtgärder för att komma tillrätta
STADSREVISIONEN 4 (7) med den ekonomiska obalansen. Även revisionskontorets övriga granskningar visar att det finns brister som behöver åtgärdas, vilket framgår av de följande avsnitten. Nämndens lednings- och styrdokument Revisionskontoret har granskat nämndens verksamhetsplan för år 2012 och bedömer att nämndens egna mål i huvudsak ansluter till kommunfullmäktiges mål för den verksamhet som nämnden bedriver. Vidare är bedömningen att nämndens verksamhetsplan utgör ett ändamålsenligt styrdokument, dvs. den ger tillräckliga förutsättningar för nämnden att styra och följa upp verksamheterna. Nämndens uppföljning av ekonomi och verksamhet Nämnden har lämnat följande ekonomiska prognoser under året: Mnkr Tertialrapport 1 2012 Tertialrapport 2 2012 Bokslut 2012 Avvikelse T2 - bokslut Driftbudget Verksamhet Kostnader 36,1 36,5 38,5-2,0 5,5 % Intäkter 4,8 4,8 6,1 1,3 2,7 % Verksamhetens nettokostnader 31,3 31,7 32,4-0,7 8,2 % Sammanställningen visar att prognossäkerheten i nämndens tertialrapporter har varit bristfällig under året. Framförallt skedde en försämring av prognosen under hösten. De slutliga nettokostnaderna blev 0,7 mnkr högre än vad som prognostiserades i tertialrapport 2. I verksamhetsberättelsen anges att förvaltningen under verksamhetsåret har påbörjat arbete att se över rutinerna när det gäller budgetuppföljning. Metoden för uppföljning har förbättrats vilket på sikt ska leda till förbättrad prognossäkerhet. Under hela 2012 har nämnden redovisat en negativ ekonomisk utveckling och även under de senaste tre åren har nämnden redovisat underskott jämfört med budget. Under 2011 beslutade nämnden om ett antal besparingar och åtgärder för att komma tillrätta med den ekonomiska obalansen. Bland annat genomfördes en omorganisation under sommaren. Denna gav dock inte
STADSREVISIONEN 5 (7) tillräckliga ekonomiska effekter och även för 2011 redovisade nämnden ett underskott. Nämnden har under 2012 fått månatliga ekonomiska rapporter med prognoser för hela året. Nämnden har beslutat att lägga samtliga månadsrapporter till handlingarna, trots att de redovisat avvikelser. Därutöver har nämnden fått en redogörelse för förväntat ekonomisk och verksamhetsmässigt utfall i samband med årets två tertialrapporter. Även dessa har pekat på att budgeten kommer att överskridas. Trots detta har nämnden inte gett några direktiv till förvaltningen om att presentera åtgärder i den omfattning som krävs för att budgeten ska kunna hållas. Även under de tre senaste åren har nämnden redovisat underskott i förhållande till sin budget. I samband med tertialrapport 1 2012 uppdrog nämnden till förvaltningen att genomföra nödvändiga åtgärder för att hålla personalkostnaderna inom budgetram. Förvaltningen angav också att beslutet om att utveckla e-tjänster skulle omprövas då de ökade kostnaderna för dessa inte ansågs stå i rimlig proportion till den besparing som var möjlig att göra. I samband med tertialrapport 2 redovisas att ett antal åtgärder har genomförts, bland annat att totalt övertidsstopp har införts och att ett antal personer har tagit ut obetald tjänstledighet och att sommarvikarier avslutats. Den sammantagna besparingseffekten framgår inte av ärendet. Nämnden beslutar inte om några ytterligare åtgärder i samband med tertialrapport 2. På sitt sammanträde i november beslutar nämnden att överlämna en skrivelse till kommunstyrelsens finansavdelning med anledning av ett bekymmersamt ekonomiskt läge inför 2013. Vid det kommande mötet beslutade dock nämnden att inte skicka någon skrivelse. Det kan konstateras att vidtagna åtgärder inte har varit tillräckliga för att uppnå en ekonomi i balans med budgeten. Under 2013 kommer omfattande åtgärder att behöva vidtas för att komma till rätta med de ekonomiska, men även verksamhetsmässiga, problem som finns inom nämndens verksamhet. Den budget som nämnden har fastställt i verksamhetsplanen för 2013 är inte, enligt nämndens uppfattning, realistisk mot bakgrund av det ekonomiska utfallet för 2012. En ekonomisk balans kommer därför sannolikt inte att kunna uppnås under 2013 om inte nämnden beslutar om besparingsåtgärder. Genomförandet av sådana åtgärder kan ta tid och de positiva ekonomiska effekter som förväntas kan därför komma att dröja. Det är därför viktigt att nämnden beslutar om åtgärder snarast.
STADSREVISIONEN 6 (7) Om nämndens bedömning är att det inte finns förutsättningar för att kunna utföra det uppdrag, de mål och åtaganden som fullmäktige har ålagt nämnden, inklusive en ekonomi i balans, måste nämnden informera kommunfullmäktige om detta förhållande. Nämndens system för intern kontroll Under 2010 och 2011 har revisionskontoret kritiserat nämnden för att risk- och väsentlighetsanalysen inte omfattat alla de väsentliga processer som nämnden ansvarar för, exempelvis arbetet med att granska redovisningshandlingar, handläggningstiden för ansökan till tingsrätten och åtgärder för ensamkommande flyktingbarn. Vidare påpekade revisionskontoret att rapporteringen till nämnden om hur den interna kontrollen fungerar måste förbättras. Under 2011 fick inte nämnden någon samlad avrapportering av i vilken utsträckning internkontrollplanen hade genomförts, resultatet av kontrollerna samt vilka kontroller som vidtogs för att komma tillrätta med eventuella kvarstående brister. Under 2012 har nämnden tagit fram ett system för internkontroll. Systemet omfattar ansvar för internkontroll, risk- och väsentlighetsanalys samt former för uppföljning och rapportering. Enligt system för internkontroll ska rapportering till nämnd ske i enlighet med rutiner för uppföljning av internkontrollplan, i samband med tertialrapport och verksamhetsberättelse. Risk- och väsentlighetsanalysen har utvecklats och omfattar fler väsentliga processer som nämnden ansvarar för, exempelvis granskning av årsräkningar. Utifrån genomförd risk- och väsentlighetsanalys har en internkontrollplan med fem väsentliga processer samt aktiviteter kopplade till dessa tagits fram. Aktiviteterna i internkontrollplanen har dock inte genomförts under året och nämnden har inte heller fått någon samlad rapportering avseende detta. Enligt stadens anvisningar för internkontroll skall nämnden försäkra sig om att internkontrollplanen genomförs och vid behov vidta åtgärder som säkerställer att den interna kontrollen är tillräcklig. I samband med framtagande av verksamhetsplan 2013 har inte någon risk- och väsentlighetsanalys genomförts och någon internkontrollplan har således heller inte fastställts. Revisionskontorets bedömning är att nämnden måste styra upp arbetet med intern kontroll så att det motsvarar kraven i stadens anvisningar. Nämnden har det yttersta ansvaret för att upprätthålla en tillräcklig intern kontroll inom sitt verksamhetsområde. Genomförande av risk- och väsentlighetsanalys, genomförande av aktiviteter i upprättad internkontrollplan samt en dokumenterad uppföljning av internkontrollplanen är väsentlig moment för att
STADSREVISIONEN 7 (7) nämnden ska kunna göra en samlad bedömning av om den interna kontrollen är tillräcklig. Granskning av lönehantering Granskning har skett avseende lönehanteringen inom Överförmyndarnämnden. Syftet med granskningen har varit att bedöma om den interna kontrollen är tillräcklig samt att bedöma om uppgifterna i löneredovisningen är aktuella, fullständiga och rättvisande. Den samlade bedömningen är att nämnden har en inte helt tillräcklig intern kontroll avseende lönehanteringen men att uppgifterna i löneredovisningen i allt väsentligt är aktuella, fullständiga och rättvisande. Nämnden bör dokumentera gällande riktlinjer ytterligare avseende vilka kontroller som ansvarig chef ska göra innan och efter lönekörning i syfte att minska sårbarheten. I syfte att stärka den interna kontrollen ytterligare bör att nämnden överväga att införa kontrollåtgärder som utförs av någon som inte direkt är inblandad i lönehanteringen. 4 Bokslut och räkenskaper I detta avsnitt redovisas en bedömning av om nämndens bokslut är rättvisande samt om räkenskaperna är upprättade i enlighet med den kommunala redovisningslagen och god redovisningssed. Sammanfattningsvis bedöms att bokslut och räkenskaper i allt väsentligt är rättvisande. Det råder god ordning i underlagen till bokslutet och posterna är i allt väsentligt väl dokumenterade. Momshantering Granskning har skett avseende hantering och redovisning av mervärdesskatt (moms) inom Överförmyndarnämnden. Syftet med granskningen har varit att bedöma om den interna kontrollen av hanteringen av mervärdesskatt är tillräcklig samt om redovisningen är fullständig och rättvisande. Den samlade bedömningen är att den interna kontrollen i huvudsak är tillräcklig och att redovisningen i allt väsentligt är fullständig och rättvisande.
STADSREVISIONEN 1 (2) Bilaga 1 Revisionskontorets bedömningskriterier För avsnitten 2 Verksamhetens ändamålsenlighet och ekonomi och 3 Intern kontroll används följande bedömningar: Tillfredsställande/Tillräcklig Inte helt tillfredsställande/ Inte helt tillräcklig Inte tillfredsställande/ Inte tillräcklig Kriterierna är i allt väsentligt uppfyllda Brister finns som måste åtgärdas Väsentliga brister finns som måste åtgärdas omgående För avsnitt 4 Bokslut och räkenskaper gäller följande bedömningar: Rättvisande, Inte helt rättvisande eller Inte rättvisande Verksamhetens ändamålsenlighet och ekonomi Nämnden har uppnått kommunfullmäktiges mål samt följt de beslut, riktlinjer och föreskrifter som gäller för verksamheten. Verksamhetens resultat och resurser står i ett rimligt förhållande till varandra. Nämndens resultat följer fullmäktiges beslut om mål, uppdrag och budget. Nämnden har inom tilldelat anslag uppfyllt sina mål för verksamheten och uppnått i verksamhetsplanen angiven verksamhet. Nämndens verksamhet har bedrivits enligt lagar, föreskrifter, riktlinjer m.m.
STADSREVISIONEN 2 (2) Intern kontroll Den interna kontrollen är en process som utförs av nämnd, förvaltningsledning och personal. Den är en integrerad del i verksamhetens styrning och uppföljning. Processen säkerställer, med en rimlig grad av säkerhet, att verksamheten drivs effektivt, att lagar, förordningar och andra regler följs samt att en tillförlitlig finansiell redovisning och rättvisande rapportering om verksamheten lämnas. Nämnden genomför årligen en riskanalys som fångar upp väsentliga risker samt hur de ska hanteras för att minimera risken för att verksamhetens mål inte uppnås. Nämndens organisation har en tydlig fördelning av ansvar och befogenheter som bidrar till att stödja verksamheten och att förhindra avsiktliga och oavsiktliga fel samt oegentligheter. Nämndens verksamhetsplan överensstämmer med fullmäktiges beslut om mål, uppdrag och budget. Nämnden har för varje verksamhetsområde fastställt mätbara/uppföljningsbara mål för ekonomi och verksamhet. Nämnden följer kontinuerligt och systematiskt upp ekonomi, verksamhet och kvalitet, såväl för verksamhet i egen regi som för sådan som uppdragits åt annan att utföra, analyserar väsentliga avvikelser samt vidtar åtgärder vid behov. Nämnden har ett fungerande informations- och kommunikationssystem för styrning, kontroll och uppföljning av verksamheten. Nämnden har riktlinjer och rutiner som bidrar till att säkerställa att verksamhetens mål uppfylls och att föreskrifter följs. Nämnden följer upp den interna kontrollen systematiskt och regelbundet för att säkra att den fungerar på ett betryggande sätt. Nämndens bokslut och räkenskaper Nämndens redovisning är upprättad i enlighet med lagstiftning och god redovisningssed så att räkenskaperna ger en rättvisande bild av resultat och ställning. Nämndens bokslut är rättvisande. Nämndens räkenskaper är upprättade i enlighet med den kommunala redovisningslagen och god redovisningssed.
STADSREVISIONEN 1 (1) Bilaga 2 Revisionsrapporter under perioden april 2012 mars 2013 Samtliga rapporter finns tillgängliga på www.stockholm.se/revision 2012:3 Skolelevers ogiltiga frånvaro 2012:4 Stadens och nämndernas arbete för att säkerställa att FN:s barnkonvention tillämpas 2012:5 Bygglov 2012:6 Tryggheten i stadens parker 2012:7 Planering av kommunal service i stadsutvecklingsområden 2012:8 Uppföljning av verksamhet för personer med funktionsnedsättning 2012:9 Stadens trafiksäkerhetsprogram 2012:10 Uppföljningsgranskning av stadens upphandlingsverksamhet 2012:11 Granskning av e-tjänstprogrammet 2013:1 Internkontroll i entreprenader och byggprojekt 2013:2 Samverkan mellan Stockholms stad och Stockholms läns landsting avseende barn och unga med psykisk ohälsa 2013:3 Grundskolans arbete med elever som riskerar att inte nå kunskapsmålen 2013:4 Beslutsprocesser och underlag inför införandet av gemensam ITservice, GS- IT 2013:5 Avvikelsehantering inom äldreomsorgen