Sidan 1 av 11 Kallelse till årsstämma 2010 för Klevbergets samfällighetsförening 1 och 2 Onsdag 21 april kl 19.30 i Stenhamra Församlingsgård Styrelsen för Klevbergets samfällighetsförening 1och 2 bilägger härmed underlag till ordinarie årsstämma för verksamhetsåret 2009 i enlighet med utsänd kallelse februari 2010. Dagordning vid stämma Vid ordinarie stämma skall följande behandlas: 1 val av ordförande för stämman 2 val av sekreterare för stämman 3 val av två justeringsmän 4 styrelsens och revisorernas berättelser 5 ansvarsfrihet för styrelsen 6 framställningar från styrelsen eller motioner från medlemmarna 7 ersättning till styrelsen och revisorerna 8 styrelsens förslag till utgifts- och inkomststat samt debiteringslängd*). 9 val av styrelse, styrelseordförande och suppleanter 10 val av revisorer och suppleanter 11 fråga om val av valberedning 12 övriga frågor 13 mötet avslutas av mötesordförande och meddelande om var stämmoprotokollet hålles tillgängligt Bilagor: Verksamhetsberättelse för 2009 Bilaga 1 Revisionsberättelse för 2009 Bilaga 2 Resultat- och balansräkning för 2009 (utgår i webbutgåvan enligt policy) Underhållsplan 2010 Bilaga 4 Motioner och Styrelsens propositioner (utgår i webbutgåvan enligt policy) Förslag till ersättning Bilaga 6 Budget för 2010 (utgår i webbutgåvan enligt policy) Långsiktig underhållsplan Bilaga 8 Förslag till utdebitering Bilaga 9 Valberedningens förslag för 2010 Bilaga 10 Övriga frågor Bilaga 11 *) Finns tillgänglig på årsstämman Besök hemsidan för Klevbergets samfällighetsförening 1 och 2 www.klevberget.se
Sidan 2 av 11 Verksamhetsberättelse Bilaga 1 Styrelsen för Klevbergets samfälligheter 1 och 2 får för verksamhetsåret 2009 avge följande verksamhetsberättelse. Styrelse Ordförande: Helena Mannerbeth, nr 105, t.o.m.oktober 2009 Mats Persz, nr 149, fr.o.m. november 2009 Kassör: Agneta Kruse, nr 59 Sekreterare: Anders Tiselius, nr 89 Suppleanter: Anders Öberg, nr 123 Mats Persz, nr 149 t.o.m.oktober 2009 Vakant fr.o.m. november 2009 Revisorer Camilla Jansson, nr 95 Mats Wrangö, nr 115 Valberedning: Johan Johansson, nr 33 Björn Kruse, nr 59 Den nuvarande styrelsen har under verksamhetsåret haft 6 st protokollförda sammanträden. Den tidigare styrelsen har under samma verksamhetsår haft 4 st protokollförda sammanträden. Allmänt Styrelsen fick i uppdrag av årsstämman hitta en lämplig nivå på en påminnelseavgift och en höjning av dröjsmålsräntan för att få in medlemsavgifterna i tid. Till juni- inbetalningen valdes en hög nivå på dröjsmålsräntan och påminnelseavgiften. Det visade sig att detta inte gjorde någon skillnad i att få in avgifterna i tid. I stort sett var antalet fastighetsägare som inte betalat i tid lika många som tidigare. Efter påpekande från några delägare att avgifterna var oskäligt stora, så valdes en annan strategi till september- inbetalningen. Tillsammans med fakturan, där dröjsmålsräntan och påminnelseavgiften var satt i nivå med gängse affärsregler, bifogades ett brev till de som tidigare inte betalat i tid, där vi förklarade att styrelsen enligt samfällighetslagen kan vända sig direkt till kronofogdemyndigheten för att få beloppet utmätt. Denna gång var det färre som var försenade med att betala in avgiften. Förutom allt extra arbete för kassören och styrelsen, tar de sena inbetalningarna bort fokus från annat som styrelsen kan ägna sig åt, alla är förlorare. Kan man inte betala i tid, så hör av er till styrelsen. I samband med att av årsstämman vald ordförande Helena Mannerbeth valde att avgå på egen begäran, i oktober, ansåg kvarvarande styrelse att vid ett extra styrelsemöte i november utse suppleant Mats Persz, som ordförande under kvarstående tid fram till ordinarie årsstämman 2010. Medlemskap i Villaägarnas Riksförbund För att erhålla full försäkringsteckning, juridisk hjälp, medlemsmatrikel och stöd, krävs att bägge samfälligheterna tecknar medlemskap. Detta framgick inte av det förslag som lades fram av styrelsen vid årsstämman. Detta gör att ett medlemskap i Villaägarnas blir betydligt dyrare än vad vi först trott, eftersom varje förening då får ett eget avtal med egna medlemsavgifter. Vi har ett behov av medlemskap för bägge föreningarna om vi ska kunna utnyttja de fördelar som ett medlemskap medför. Villaägarnas rekommendation är då att samfällighetsföreningen genomför en sammanslagning av 1:an och 2:an genom en så kallad
Sidan 3 av 11 fusion. För detta krävs en extra stämma och vilka konsekvenser eller fördelar utöver vad medlemskapet ger har inte utretts. Styrelsen har fattat ett beslut att en sammanslagning inte är aktuellt idag, ärendet läggs därför ned då vitsen var ett medlemskap för bägge föreningarna. Hemsidan har aktualiserat och styrelsen har tillsammans med Mats Wrangö, nr 115, tagit fram en internet-policy och medverkat till att hemsidan under första halvåret 2010 ska vara i drift. Hemsidan ska vara en informationskanal om samfälligheterna för de boende. Samfällighet 1 Parkmark och lekplatser Vårstädningen blev inställd av årsstämman då styrelsen inte kunde utse lämplig dag förrän i början på maj. Höststädningen gick som vanligt över lag mycket bra och har bidragit till att bibehålla området trevligt. Städdagen är ett utmärkt tillfälle att träffa sina grannar, vilket togs tillvara i en del områden. Det planerade åtgärderna i lekparkerna har inte blivit av under 2009. Ytterligare en syn har gjorts av statusen och flera av parkerna är i stort behov av upprustning. Nytt förslag att använda parkerna kommer presenteras för årsstämman. Ordningsregler garagen, parkeringen och samfällighetens mark. Tidigare ordningsregler för samfälligheten har uppdaterats att passa dagens krav. Presenteras på kommande årsstämma. Belysning, vägar och garage Inför vintern 2009/10 har ett snöröjningsavtal tecknats med Spånga Mälarö LBC och påfyllning av sandningslådorna har skett. Reparationsarbeten på elanläggningen och utbyte av trasiga motorvärmaruttag i garagen har påbörjats efter att den från början tillfrågade elentreprenören inte hörde av sig trots att företaget åtagit sig att utföra uppdraget. Styrelsen kan bara konstatera att det blivit ett generellt problem med att engagera hantverkare sedan ROT-avdraget införts. Styrelsen har uppmärksammat att det sker ett större energiuttag av el i garaget G1 än vad det gör i de övriga garagen. Övrigt Samfälligheten har fått samtal från RESTA som har i uppdrag av EKERÖ kommun att sköta sophanteringen i området. Man vill inte köra sopbilar inom området med hänvisning till arbetsmiljöregler och avseende risken för påkörningsolyckor. Man vill att det ordnas uppställningsplatser för sopkärlen i anknytning till garagen vid Klevbergsvägen. Denna fråga har ju tidigare ställts till styrelsen för några år sedan. Avtal är slutet mellan varje enskild fastighetsägare och kommunen, inte samfälligheten. Styrelsen kan därför inte ta beslut i frågan om sophantering.
Sidan 4 av 11 Samfällighet 2 TV-anläggningen Styrelsen har varit i kontakt med Lantmäteriverkets handläggare som redovisade för styrelsen vad som hittills kommit fram. Vi måste sammanställa alla turer som gjorts till att vi kommit fram till att TV-anläggningen ska läggas ned. Lantmäteriverket räknar att ärendet kommer att ta lång tid att handlägga, att kostnaden för en nedläggning av TV-anläggningen uppskattas till 140.000-170.000 kr i arbetstid. Man tar även betalt för telefontid. Det räcker inte med extra stämmobeslut och att den befintliga anläggningens tekniska livslängd har passerats för länge sedan. Samfällighetens geografiska utbredning medför att ett utbyte av kabelnätet inte är ekonomiskt försvarbart. Flertalet fastigheter har idag dåliga eller saknar helt signaler i antennuttagen. Både billigare och bättre mottagning på TV-sändningen erhålls med en enkel antenn och digitalbox som fastighetsägaren själv installerar, vilket nästan alla redan gjort. Programutbudet avgörs då av ägaren, vilket inte tvingar samtliga medlemmar att betala för program och teknisk utrustning man inte är intresserad eller har nytta av. Regelverket för samfälligheters antennanläggningar har inte anpassats till den verklighet som råder idag efter digitaliseringen av TV-nätet som genomförts i Sverige. Lantmäteriets kostnad för omprövning och förändring av anläggningsbeslut är alldeles för hög och omständig. Stämmornas önskan och beslut om avveckling är gällande för styrelsen. Styrelsen har beslutat att nedläggningsärendet med lantmäteriet får vila på obestämd tid eller tills regelsystemet ändras så att avvecklingsprocessen blir enklare och billigare att genomföra. VA-anläggningen I slutet av våren färdigställdes mark- och asfalteringsarbeten efter schakten vid hösten 2008 års stora vattenläcka invid hus nr 153-155. Under juni månad var det dags igen för ytterligare en vattenläcka, då vid hus nr 23 mot 21:an. Rören var förlagda på ett djup om cirka 3 m vilket innebar en schakt med utökad rasrisk. Reparationsarbetet tog flera dagar innan vattnet återigen kunde släppas på. Många av de närliggande fastigheterna blev berörda av vattenavstängningen. Planket mellan fastigheterna byggdes upp på nytt och blev klart innan vintern. Vid två av de senaste vattenläckorna har det visat sig att det är sprickor i 90 graders böjar som varit orsaken till själva läckan, vilket inte är ett helt okänt fenomen. Dessa rörböjar är mer känsliga för rörelser som förekommer i mark. Generellt ser rördelarna i mark bra ut med tanke på åldern.
Sidan 5 av 11 BILAGA 2
Sidan 6 av 11 Underhållsplan 2010 Bilaga 4 Samfällighetsförening 1 Upprustning av lekplatserna och parkerna Reparation av lek, gung- och klätterställningar är en prioriterad verksamhet under 2010. Elinstallation i garage Revision och eventuella reparationsåtgärder på elanläggningarna i garagen. Samfällighetsförening 2 Inget planerat.
Sidan 7 av 11 Förslag till arvoden för styrelse och revisorer för 2010 Bilaga 6 Arvodena är kopplade till prisbasbeloppet (2009: 42 800 kr) med följande procentsatser: Sammanträdesarvode 0,8% per möte Ordförande, kassör och sekreterare 8,0% vardera Revisorer 2,0% vardera Hemsidansvarig 4,0% Prisbasbelopp för 2010 är sänkt till 42 400 vilket skulle innebära en sänkning av arvodet enligt nedan. Styrelsen föreslår därför att arvodet förblir oförändrat enligt 2009 årsberäkning. Styrelsen föreslår också att arvodet för sekreteraren beräknas efter samma procentsatser som ordförande och kassör. 2010 2009 Sammanträdesarvode 339 kr/möte ( 342 kr) Ordförande och kassör 3 392 kr (3 424 kr) Sekreterare 3 392 kr (3 424 kr) Revisorer 848 kr ( 856 kr) Hemsidansvarig 1696 kr Arvodena fördelas mellan samfälligheterna efter arbetsinsats.
Sidan 8 av 11 Långsiktig underhållsplan Bilaga 8 (Ursprungligen beslutad vid årsmötet år 2005. Därefter årligen reviderad.) Samfällighet 1 (nr 33-169) Beräknad Objekt investeringstid Beräknad kostnad År kvar Asfaltering 20 år 1 200 000 kr 15 El garage 10 år 500 000 kr 5 Tak garage 15 år 750 000 kr 10 Garageportar 35 år 1 000 000 kr 30 El området 25 år 1 000 000 kr 20 Lekplatser 10 år 400 000 kr 5 Summa 4 850 000 kr Fördelat på 69 fastigheter = 70 290 kr/fastighet Samfällighet 2 (nr 1-169) Beräknad Objekt investeringstid Beräknad kostnad År kvar Centralantennanläggning -- år 0 kr -- VA-anläggning 35 år 5 000 000 kr 30 Servisventiler 15 år 1 380 000 kr 10 Summa 6 380 000 kr Fördelat på 85 fastigheter = 75 059 kr/fastighet
Sidan 9 av 11 Förslag till utdebitering 2010 Bilaga 9 Samfällighet 1 (hus nr 33 169) Utdebiteringen föreslås oförändrad till 4 100 kronor. Beloppet skall av envar av fastighetsägarna till 1:195 till 1:263 inbetalas vid två tillfällen med 2 050 kronor vardera senast den 2010-05-31 respektive 2010-09-30 till bankgiro 5692-9052. Medlemsavgift som ej inkommit i tid lämnas till kronofogdemyndigheten. Dröjsmålsränta debiteras med av årsmötets beslutade räntesats. Lagstadgade avgifter tillkommer. Samfällighet 2 (hus nr 1 169, dvs alla hus) Utdebiteringen föreslås oförändrad till 2 500 kronor. Beloppet skall av envar av fastighetsägarna till 1:179 till 1:263 inbetalas vid två tillfällen med 1 250 kronor vardera senast den 2010-05-31 respektive 2010-09-30 till bankgiro 5692-9052. Medlemsavgift som ej inkommit i tid lämnas till kronofogdemyndigheten. Dröjsmålsränta debiteras med av årsmötets beslutade räntesats. Lagstadgade avgifter tillkommer.
Sidan 10 av 11 Valberedningens förslag till styrelse 2010 Bilaga 10 Ledamot (ordf) Mats Persz Fyllnadsval (1 år) Ledamot Margareta Fredriksson Nyval (2 år) Ledamot Anders Tiselius 1 år kvar Suppleant: Anders Öberg Omval (1 år) Suppleant: Mats Wrangö Nyval (1 år) Revisor: Dan Nordmark Nyval (1 år) Revisor: Björn Ejderfelt Nyval (1 år)
Sidan 11 av 11 Övriga frågor Bilaga 11 Presentation av förslag på uppdaterade trivsel- och ordningsregler. Förslaget kommer läggas ut på hemsidan innan årsstämman. Besök hemsidan för Klevbergets samfällighetsförening 1 och 2 www.klevberget.se