Information om Natur och Miljös nya medlemsregister Bernt Nordman. Till lokalföreningarna. Nytt medlemsregister

Relevanta dokument
FÖRBUNDETS MEDLEMSREGISTER KOM I GÅNG-GUIDE

Bästa scoutföräldrar!

Bästa scoutföräldrar!

FÖRBUNDETS MEDLEMSREGISTER KOM I GÅNG-GUIDE

FÖRBUNDETS MEDLEMSREGISTER KOM I GÅNG-GUIDE

Stadgar Godkända av årsmötet Registrerade

1. PERSONUPPGIFTSANSVARIG (REGISTERANSVARIG)

Uppdaterat

Dataskyddsbeskrivning: Tehys medlemsregister

GDPR. Anders Ahlström

Rutiner för årsavgift och årsrapportering

Uppdaterat

PEFC FI 1006:2008. Finlands PEFC-standard. Utarbetning av kriterierna för skogscertifieringen PEFC Finland

Tillsyn enligt personuppgiftslagen (1998:204) uppföljning av ärende om Vänsterpartiets medlemsregister

Guide för att komma igång med SportAdmin

Medlemskap i Sportfiskarna

Annonsering på Hemnet från 1 juli 2013

Statsbidraget så funkar det! Vägledning om statsbidrag till etniska organisationer

1) fungera som en centralorganisation för sina medlemsorganisationer och stödja deras verksamhet

THOR SHIPPING & TRANSPORT

IDROTTONLINE. vad ingår?

Integritetspolicy. Deltagar- och kundregister för evenemang samt dataskyddsredogörelse enligt EU:s dataskyddsförordning GDPR (05/2018).

Consilia Solutions Ab februari 2015

Bilaga A. Grundläggande funktioner

Integritetspolicy. Sida 1 av 5

Barn och ungdomsverksamhet

MEDLEMSREGISTRET MyLCI

Bilda förening. så funkar det

Förbundet De Utvecklingsstördas Väl rf

PERSONUPPGIFTSPOLICY

REGISTERBESKRIVNING. Byggnadsdelen och byggnadstillsynsdelen i Helsingfors stads kommunregister

Stadgar, Pohjola Norden r.f. 1 NAMN, HEMORT OCH VERKSAMHETSOMRÅDE

Manual för medlemsvärvning

PEFC FI 1006:2014. Finlands PEFC-standard. Utarbetning av kriterierna för PEFC skogscertifiering PEFC Finland

NYKVARN. Behandling av personuppgifter SPF Seniorerna Nykvarn

UprightOnline Förenkla medlemshanteringen Ett välbeprövat system

Att bilda en förening

Uppdaterad: E-post - Sms - Brev

STARTKIT Fyra enkla steg för att starta en Vi Unga-förening.

Detta är en kortfattad manual för hur du administrerar föreningens medlemsuppgifter i RFS medlemsregister MyClub.

SNABBGUIDE TILL MEDLEMSREGISTRET ANKKURI

EN FÖRENINGS MEDLEMSFÖRTECKNING OCH PERSONUPPGIFTSLAGEN

Om projektbidrag (verksamhetsbidrag) till kvinnors organisering

Svenska Pastafarikyrkan

Tillsyn enligt personuppgiftslagen (1998:204) uppföljning av ärende om Kristdemokraternas medlemsregister

Projekt Hjördis Nytt medlemssystem

SPSF PM Dnr 216:016/18 GS

Föreningen är en ordinarie medlem i förbundet Rädda Barnen rf (hädanefter förbundet) och främjar förbundets målsättning i sin verksamhet.

Jag ansöker om medlemskap i förbundet och arbetslöshetskassan Byte av arbetsplats Föreningsbyte. Tidigare förbund medlemsskapet började slutade

MyLCI Webbsajt. Medlemsuppgifter

ÄNDRINGS- OCH NEDLÄGGNINGSANMÄLAN Aktiebolag, andelslag, sparbank, stiftelse, förening och annat samfund

FINSKA PENSIONÄRERNAS RIKSFÖRBUND I SVERIGE. 2. Förbundets ändamål och dess förverkligande

Segling och Båtsport i Finland rf Nyhetsbrev sommaren 2015

STARTKIT. Fem enkla steg för att starta en Vi Unga-förening.

INFORMATION OM Organisations- och etableringsbidrag för kvinnors organisering

Tillsyn enligt personuppgiftslagen (1998:204) Folkpartiet Liberalernas behandling av medlemsuppgifter i ett centralt register

BILDA FÖRENING en handledning

Föreningen Nordens medlemsregister KomMed

Stadgar för Norden, svensk förening för nordiskt samarbete (Föreningen Norden i kommunikation)

Anvä ndärvillkor. 1 Avtalets omfattning. 3 Avgiftsbelagda tjänster och betalningsvillkor. 2 Ingående av avtal och tillgång till systemet

VANHUSTYÖN KESKUSLIITTO - CENTRALFÖRBUNDET FÖR DE GAMLAS VÄL RY

Stadgar för Norden, svensk förening för nordiskt samarbete (Föreningen Norden i kommunikation)

STADGAR FÖR SUOMEN RAUHANLIITTO - FINLANDS FREDSFÖRBUND RY. STADGARNA HAR GODKÄNTS AV PATENT- OCH REGISTERSTYRELSEN DEN 22 AUGUSTI 2011.

Administrera betalningar

Uppdaterad: Lathund. Avgifter via E-bokföringen

BILDA FÖRENING. Det här behöver ni veta

Vi har här sammanställt hur vi samlar in och hanterar dina personuppgifter i enlighet med Dataskyddsförordningen (GDPR).

Korpens integritetsskyddspolicy

Dokumenteringsutbildningen

Finlands Neuroförbund rf:s och MS-Avain Ky:s dataskyddsbeskrivning för kapitalanskaffning

Polisstyrelsen ANVISNING 1 (10) TILLGODOSEENDET AV DEN REGISTRERADES RÄTTIGHETER HOS POLISEN: RÄTT TILL INSYN, RÄTTELSE AV UPPGIFT OCH INFORMATION

EXTRAORDINÄRA HANDLINGAR TILL DET EXTRA FÖRBUNDSMÖTET

Vice ordförande, ersätter ordföranden som sammankallande eller förhandlare.

I det följande används om föreningen benämningen förening och om medlemsföreningarna benämningen medlemsförening.

Stadgar för Ålands Brand- och Räddningsförbund rf

Tillsyn enligt personuppgiftslagen (1998:204) uppföljning av ärende om Socialdemokraternas medlemsregister

Svenska Handikappidrottsförbundet och Sveriges Paralympiska Kommittés Förbundsmöte 9-10 maj 2015, Scandic Triangeln Malmö

PERSONUPPGIFTSPOLICY

Allmänna avtalsvillkor för Fastighetsdatatjänsten

Informationsresursen inom småbarnspedagogiken. ibruktagandet

2 REGISTERUPPRÄTTHÅLLARE

ESBO, GRANKULLA, HELSINGFORS OCH VANDA STADSBIBLIOTEK. HELMET- BIBLIOTEKENS, dvs ESBO, GRANKULLA, HELSINGFORS OCH VANDA STADSBIBLIOTEKS KUNDREGISTER

FÖRENINGSARBETE I ETT NÖTSKAL

Mötesanteckningar från Tysslinge Företagares ordinarie styrelsemöte (nr 2) den 10 augusti 2009

REV Informerar. GDPR-Dataskyddsförordningen. Riktlinjer för enskilda väghållare RIKSFÖRBUNDET ENSKILDA VÄGARS INFORMATIONSHÄFTE.

SPRÅKSTRATEGI. 1. Inledning

Ansökan om namnändring

Antagningar inom gemensam ansökan till yrkes- och gymnasieutbildning samt ansökan till yrkesinriktad specialundervisning i gång

Stadgar för Sveriges Guideförbund

Pargas Gaming Community rf

Konstnärernas Riksorganisations hantering av personuppgifter 1

Tillsyn enligt personuppgiftslagen (1998:204) Moderata Samlingspartiets behandling av personuppgifter i ett centralt medlemsregister

KSLS är registeransvarig för dina personuppgifter och ansvarar för dina personuppgifter i enlighet med gällande dataskyddsbestämmelser.

DATASKYDDSREGISTER 5/2018 kombinerad registerbeskrivning och informeringshandling EU:s allmänna dataskyddsförordning (EU) 2016/679

Datainspektionen informerar

IdrottOnline och SEGLINGENS EKONOMISKA FÖRUTSÄTTNINGAR. Hur vi kan använda idrottens eget datasystem på ett gynnsamt sätt för klubbens ekonomi.

Annonsering på Hemnet från 1 juli 2013

Användningsvillkor Datalagret för egna uppgifter på mina Kanta-sidor

Uppdaterad: E-post - Sms - Brev

Uppdaterad Dataskyddspolicy

Transkript:

Information om Natur och Miljös nya medlemsregister 2.11.2018 Bernt Nordman Till lokalföreningarna Nytt medlemsregister Arbetet med att bygga upp ett nytt medlemsregister är i full gång på kontoret i Helsingfors. Vi räknar med att kunna ta i bruk det nya systemet kring årsskiftet. I det här brevet ger vi basinfo om hur det nya systemet kommer att fungera. Dessutom skickar vi ut ett utkast till avtal om skötsel av lokalföreningens medlemsregister. Det här avtalet borde undertecknas inom november månad! Bakgrund Förbundet Natur och Miljö har sedan urminnes tider skött lokalföreningarnas medlemsregister och fakturerat medlemsavgifterna i enlighet med besluten på förbundsmöten. Förbundet har förmedlat lokalföreningarnas andelar av de betalda medlemsavgifterna i några rater under året. Det nuvarande registerprogrammet ALLI är föråldrat. Under de senaste åren har endast en person (kanslisekreterare Madeleine Blomqvist) kunnat göra uppdateringar i registret och ta ut information (medlemslistor, adressuppgifter etc) till lokalföreningarna. Ett centralt mål för den här reformen är att förbättra tjänsterna till lokalföreningarna. Vad ändrar? Det nya registersystemet hanteras via en webbläsare. Man kan alltså komma åt registeruppgifterna från vilken dator som helst och när som helst. Natur och Miljös lokalföreningar kommer själva att kunna se vem som är medlem och ta ut kontaktuppgifter. Inledningsvis ger förbundet en användarrättighet per lokalförening. I det nya systemet ingår färdiga kommunikationsverktyg. Det betyder att lokalföreningen kan skicka ut brev, epostmeddelande eller SMS till alla medlemar direkt via medlemsregistret. Vissa tjänster är avgiftsbelagda. I framtiden kan tjänsterna utökas. I Sense finns exempelvis färdiga moduler för anmälning till evenemang, men vi tar inte i bruk dem i det här skedet. Historisk information har sparats

Information om ändringar i medlemskapet (t.ex. flytt av lokalförening, byte av medlemsavgiftstyp) syns i registret. Vi har lyckats flytta över en del historisk information till Sense, vilket betyder att man kan se en del förändringar som har skett före registret tas i bruk. Lokalföreningens egna medlemmar En del lokalföreningar har medlemmar som inte är anslutna till förbundet Natur och Miljö. Personuppgifterna om de här personerna kan inte hanteras via Natur och Miljös register och förbundet sköter inte faktureringen av medlemsavgifterna för de här personerna. I framtiden kan systemet eventuellt utvidgas till att också omfatta den här typen av medlemmar. Lokalföreningarnas andel av medlemsavgifterna Det nya medlemsregistret gör det möjligt att hantera lokalföreningarnas andelar av de inbetalade medlemsavgifterna betydligt smidigare än hittills. Vår målsättning är att kunna betala lokalföreningsandelarna betydligt tidigare än under de senaste åren. Registerprojektet är ett bra tillfälle att precisera principerna för hur vi hanterar specialfall, som t.ex. när en medlem byter lokalförening mitt under kalenderåret. Antagning och utskrivning av medlemmar Hittills har Natur och Miljö följt det som står i förbundets stadgar 5 gällande antagning och utskrivning av medlemmar, för både lokalföreningarnas medlemmar och de direktanslutna medlemmarna. Styrelsen har uteslutit en person som inte har betalas medlemsavgift inom en viss tid. En del av medlemsregisterprojektet går ut på att tydliggöra att lokalföreningarnas medlemmar hör till förbundet via lokalföreningen. Medlemsregistret borde alltså dokumentera också hur lokalföreningens styrelse behandlar antagning och utskrivning av medlemmar. Från förbundets sida hoppas vi att den här diskussionen kommer igång under år 2019, när det nya systemet har tagits i bruk. Kostnader Natur och Miljö erbjuder de grundläggande medlemsregistertjänsterna gratis till lokalföreningen. Förbundet fakturerar alltså ingenting extra för bastjänsterna, utan de ingår i lokalföreningens medlemsavgift (enligt beslut av förbundsmöte: 80 % av personmedlemmarnas medlemsavgifter).

I Sense finns avgiftsbelagda tilläggstjänster, t.ex. utskick av meddelanden via SMS. Om en lokalförening använder sådana här tjänster faktureras de skilt enligt Senses gällande prislistor. Juridiskt ansvar Hanteringen av personuppgifter har blivit betydligt mer strikt reglerad i och med EU:s GDPR-förordning som trädde i kraft sommaren 2018. Det är viktigt att synliggöra hur ansvararet är fördelat. Natur och Miljös nya medlemsregister bygger på följande principer: Lokalföreningens medlemmar är medlemmar i förbundet genom lokalföreningen. Genom ett avtal ger lokalföreningen förbundet rätt att hantera medlemsuppgifter och att sköta faktureringen av medlemsavgifter i enligheter med de beslut som årligen fattas av förbundsmötet. I registret som upprätthålls av Natur och Miljö ingår tre olika kundkategorier: 1) lokalföreningarnas medlemmar, 2) direktanslutna medlemmar som inte hör till en lokalförening, 3) Finlands Naturs prenumeranter. Lokalföreningen har tillgång endast till uppgifter om medlemmarna i den egna lokalföreningen. Medlemsregistret är juridiskt sett ett gemensamt register för lokalföreningen och förbundet. Natur och Miljö ansvarar för att registret fungerar tekniskt och att det uppfyller lagens krav. Lokalföreningen skall (bl.a. på sin webbsajt) hänvisa till den registerbeskrivning som förbundet håller uppdaterad på sin webbsajt. Lokalföreningens funktionärer Det nya medlemsregistret kommer också att användas för att hantera information om vem som har centrala roller i lokalföreningen, bl.a. ordförande, sekreterare, informatör, kassör etc. Vilket språk talar registret? Det nya registret är uppbyggt på en plattform som heter Sense, som sköts av företaget Avoine: https://www.avoine.fi/palvelut/jasenrekisteri/#sense-rekisteri. För tillfället är användargränssnittet endast på finska, men alla medlemsuppgifter är införda på svenska. Avoine har visat intresse för att lansera en svenskspråkig

version av Sense, men det förutsätter att några fler svenskspråkiga förbund blir kunder hos dem. Utbildning och tekniskt stöd Förbundet kommer att erbjuda utbildning till alla de personer som har användarrättigheter till medlemsregistret. På Natur och Miljös kontor kommer det att finnas en person som kan ge tekniskt stöd på svenska. Vem den här personen är klargörs innan vi börjar dela ut användarrättigheter. Förbered er är att hela år 2019 ännu blir en inkörningsperiod. Först när ett register har varit i bruk i ett helt kalenderår har man i praktiken testat alla funktioner. Tidtabellen för utbildningar har inte ännu slagits fast, eftersom vi inte ännu är helt säkra på att tidtabellen för ibruktagande av det nya registret håller. Överflyttningen av information från det gamla registret till det nya har visat sig vara just så knepigt som vi befarade. Avtalet Bifogat detta brev finns ett första utkast till avtal mellan förbundet och lokalföreningen. Vår utgångspunkt är att förbundet gör ett identiskt avtal med varje lokalförening. Skicka frågor och kommentarer till verksamhetsledare Bernt Nordman senast den 15 november. Epost: bernt.nordman@naturochmiljo.fi, Tfn: 045 2700313 På basen av remissrundan gör vi ändringar i avtalstexten. Sedan skickar vi ut dokumentet för underteckning. Avtalet skall undertecknas av en person med namnteckningsrätt. Koordinering med Finlands naturskyddsförbund Det finska syskonförbundet Finlands naturskyddsförbund har valt att bygga upp sitt medlemsregister på en annan plattform. Det här betyder att de lokalföreningar som hör till båda förbunden har sina medlemmar i två olika system. De senaste åren har Natur och Miljö och Finlands naturskyddsförbund i flera repriser diskuterat möjligheterna att förenhetliga medlemsavgifterna. Det har visat sig vara en synnerligen komplicerad process på grund av de stora olikheterna. Eventuella ändringar förutsätter stadgeändringar. Det ser inte ut att

vara möjligt att bereda en sådan här reform till Finlands naturskydds nästa förbundsmöte hösten 2019, men dialogen fortsätter. Preliminär tidtabell November Natur och Miljös personal får utbildning om Sense Uppgifterna från det gamla registret flyttas till det nya Avtal mellan lokalföreningar och förbundet December Senseverktygen skräddarsys för Natur och Miljös behov Testning, felsökning Det nya registret tas i bruk Januari Användarrättigheter till lokalföreningarnas registeransvariga Februari De första medlemsfakturorna skickas ut Första utbildningen för registeranvändare i lokalföreningar? April Utbildning/ workshop på förbundsmötet i Pargas