(protokollet är kopierat från en forumpost skapad av Jakob Enkvist) Datum 2007 01 28 Plats Kalshamn, blekinge Närvarande 17 st Anmält förhinder 1 Sammanträdets öppnande Ordförande hälsade deltagarna välkomna samt förklarade sammanträdet öppnat. 2 Dagordning Ordföranden föredrog förslag till dagordning för sammanträdet, vilken godkändes. 3 Val av 2 protokolljusterare Johan sandgren och Per Magnusson 4 Val av ordförande och sekreterare för mötet Ordförande: Jörgen Carlberg Sekreterare: Fredrik Sunnemalm 5 Stadgeenligt utlyst Ja det är det 6 Behandling av styrelsens verksamhetsberättelse Jan Hjulberg och Per Magnusson anordnade den första träffen i Kristianstad där det efteråt anordnades en grill träff för deltagarna på träffen. Denna träff var gemensam med en annan bilförening, Svenska 85X70 klubben.
Johan Wennberg anordnade mini träff i samband med den årliga Elmia utställningen. Ett försök att parkera Volvo R bilar gemensamt på området dock stöttes vissa hinder på i form av galen parkeringsvakt. Stefan Palm och Svenska85X70klubben anordnar en träff/utställning hos SCT AB i Kungälv. Där delas pokaler ut till olika klasser samt ges special priser på SCT s produktsortiment. Bilsports En dag på strippen i Emmaboda höll Fredrik Sunnemalm i. Klubben fick en mycket bra plats där för sina 14 Volvo R bilar. Sammantaget, dålig träff men bra klubbplats. NordicR Superstage anordnas av Fredrik Sunnemalm och Jan Hjulberg. Niclas Nilsson fixade att klubben får låna grill och toalett. Vädret var kanon men dålig uppslutning av körande medlemmar. Därav anledning till att en medlem kunde köra hela 14 ggr på den sista dagen. Själva träffen gav alla deltagande mycket men kunde varit mer gensvar bland de övriga medlemmarna i klubben. Vi hoppas att den kommande Superstagen 2007 blir en bättre succé. Vallåkra träffen 2006 var nog en av klubbens bästa prestationer. Lördagen var bäst väder och ett mycket bra gensvar av Volvo R bilar. Söndagen något sämre väder men mer Volvo R bilar att visa upp inom klubbens område. NordicR var eftertraktade till och med så att andra bilklubbar ville ställa in bilar på just vårt område. Mycket stilrent uppställande av bilar på söndagen och detta genomfördes av en person från Lomma med ett mycket stor intresse. En dag på racerbanan, Kinnekulle. 4 st Volvo R bilar ifrån klubben, de medverkande tyckte att själva tillställningen var lite seg men ändå hyfsat ok.
November hålls en lokal träff i Kristianstad med 9 st Volvo R bilar. Väldigt trevligt arrangemang tycker de medverkande. Hemsidan, Uppdatering av vår hemsida kommer att ske i vår 2007. Den kommer att bli mer medlemsinriktad och medlemmar kommer att kunna få en mycket lättare administration där de kan ändra information samt ladda upp egna bilder. Clubshopen kommer även att bli förenklad när det gäller den administrativa delen på den nya hemsidan. Clubshopen, ett väldigt omtumlande och hårt år personligt för Fredrik Sunnemalm. Ett rejält upplyft inom clubshopen när det gäller beställningar. Varje beställning ligger i genomsnitt på cirka 375 kr. En hel del diskussioner när det gäller beställning samt leverans av de grymt försenade mössorna till clubshopen. Mycket jobb inom clubshopen är inget som märks utåt och Fredrik förklarar en hel del kring det. Det gäller då betalningar och så vidare. Jörgen och Fredrik har lagt ner ett stort arbete kring att jaga in försenade betalningar från leveranser långt tillbaka. Tidigare har inbetalningskort medföljt i leverans av produkter, dock skall allting gå över numera till förskottsbetalning då postförskott blir alldeles för dyrt för alla parter. Kunden betalar in angivet belopp via mailad faktura, Clubshopen skickar ut så fort betalningen finns på kontot. Eventuell kan en form av bankkorts betalning komma att genomföras med den nya hemsidan, detta kollas upp av vår webbmaster. Sist nämns även att kaffemuggar är fortfarande rätt eftertraktade och kommer eventuellt att dyka upp i clubshopen under kommande år. 7 Kassörens berättelse gällande samma tid. NordicR Superstage var en rejäl förlust för klubben. Tomma kort till vår plastkortskrivare är beställda under omgångar och det har snart skrivits ut cirka 150 nya kort för 2007 bara. Väggar till utställningstältet skall eventuellt köpas in under säsongen. Clubshopen har tittat på väggar tidigare med 4 färgs tryck men forskar mer i kostnader. En stapel med sponsornamn eventuellt något att ha med sig i tältet vid utställningar. Flagga med flaggstång bör klubben ha vid stora träffar. Niclas Nilsson funderar kring själva flaggstången och återkommer med resultat. Den ska vara transportabel och inte ta upp för mycket plats. Niclas har under förra året tillverkat stolpar för klubben att ha som
områdesmarkering, eventuellt ska en lösning tillverkas för att ha dem på asfalt/inomhus. Dagens lösning är för gräsområde. 8 Beslut om ansvarsfrihet Beslut bifalles och deklaration visas upp för föregående år. Kassör haft en hel del arbete kring denna deklaration då den försvunnit i postgången inom Skattemyndigheten. Dock fanns en kopia tagen och det var bara att skicka in den på nytt. 9 Val av styrelse Ordförande: Mathias Härjeborn Vice ordförande: Jörgen Carlberg Sekreterare: Jan Hjulberg Vice sekreterare: Fredrik Sunnemalm Kassör: Jörgen Carlberg Suppleanter: Per Magnusson Johan Wennberg Jakob Enkvist Valberedning: Per Magnusson Jan Hjulberg Mathias Härjeborn 10 Val till övriga uppdrag Sponsor ansvarig: Mattias Gustavsson Medlemsansvarig: Jan Hjulberg Träffansvariga Centralt: Jakob Enkvist
Väst: Johan Wennberg Syd: Jan Hjulberg Öst: Jonny Jensen Norge: Thomas Romören och Kenneth? Clubshops ansvariga: Anette Engberg Fredrik Sunnemalm Hjälpreda: Per Magnusson 11 Av styrelsen väckta frågor Clubshopen vill öppna ett eget konto för att lättare ha koll på hur mycket pengar det finns att investera för. Tanken är även att gå över till förskotts betalning, för att slippa jaga de som inte betalar. Kassören ordnar ett nytt konto. Johan Wennberg har kollat med utställningen på Göteborgs Motorshow 2007, återkommer med ett kostnadsförslag och resultat. 12 Av medlemmar väckta frågor Jakob s frågor: 1.Alla bilsports evenemang, JA! Jakob/Johan undersöker Norge. Gatebil Ruudskogen. Söker efter cirka 5st Volvo R bilar till Gatebil Ruudskogen. Eventuellt får vi hjälp av de träffansvariga i detta land. 2. Söker mer gemenskap, lite information kring Per s Österlen tur. 3. Detta är lite mer uppdelat nu när vi valt in fler personer på olika uppdrag. 4. Synas mycket på vägarna, sätta reklamlappar på andra Volvo R bilar. Fixar banners på andra bilsajter, gatbilar.se samt eventuellt garaget.org. Uppdatera befintlig reklamlapp samt göra en svart/vit variant. 5. Streamerspaket till nya medlemmar. 400kr för medlemskap samt streamer. Mycket beröm ges på kvaliteten på våran streamer.
6. Elmia är vi lovade ett besked inom kort. En Volvo 854R Elmersson samt En Volvo S60R Ek s skall vara placerade i montern. 7. V Faq utökas med en allmän del. 8.Spam men detta skall bli bättre med en ny uppdaterad version på forumet. Mera presentationer på forumet eftersöks. 9. Vi ska synas mer. Ta kontakt med någon Finländare för att visa oss där. 10.Träffa likasinnade och positiv gemenskap. 13.Tänka lite innan man skriver, använda sig av sunt förnuft. Ren logik. 13 Planering av styrelsemöten gällande år 2007 20 februari,20 mars,25 april,29 maj,10 juni Semester juli 7 och 19 augusti,18 september,30 oktober,27 november,12 december 14 Övriga frågor Medlemsavgiften: En höjning av meedlemsavgiften kommer att ske måndagen efter Vallåkra, från dagen 250kr till 300kr Det bör finnas två stycken alternativ i medlemsansökan: 1: Original medlemsansökan för 250kr efter Vallåkra 300kr 2: Medlemsansökan där en rabaterad streamer följer med i utskicket 400kr efter Vallåkra 450kr Jan Hjulberg ger information kring Emmaboda 9 10 juni: 5st betalat redan, 16st fyllt i ansökan. Aktiveringar eftersöks för dessa två dagar. Kostnad för banhyran inte fastställd då Bilsport bytt ansvarig person 3 gånger inom kort tid. Förra året var det 7500kr per dag, i banhyra. Vi hoppas på samma kostnad även i år. Företag som vill vara med och synas vid detta evenemang. Idéer från medlemmar välkomnas. Detta ska bli en bra och stor träff, reklam via några bilars bakruta. Fredrik tar fram ett förslag på reklam att sätta på två till tre bilar. Detta bör vara klart innan Elmia.
En affisch bör tas fram att ha som reklam om Emmaboda vid utställningen Elmia. Kostnader för reklam, affisch och Emmaboda kollas upp och redovisning kommer inom kort. De Norska deltagarna på mötet fick gåva för längsta resväg, en mössa och isskrapa var. 15 Avslutning Ordförande förklarade sammanträdet avslutat. Vid protokollet Fredrik Sunnemalm. Justerat Ort Datum Ort Datum Per Magnusson Johan Sandgren