RIKTLINJE FÖR SOCIALA INVESTERINGSMEDEL REGION GÄVLEBORG
Innehåll 1 Bakgrund... 2 2 Syfte... 2 3 Mål... 2 4 Lista över centrala begrepp... 3 5 Finansiering av regionala sociala investeringsmedel... 3 6 Vem kan ansöka?... 4 7 Kriterier... 4 8 Ekonomiska villkor... 4 9 Ansvar och roller Region Gävleborg... 5 9.1 Hållbarhetsnämnden... 5 9.2 Hållbarhetsdirektören och styrgrupp för sociala investeringsmedel... 5 9.3 Samordnare för sociala investeringsmedel... 5 9.4 Stödgrupp för sociala investeringsmedel... 6 9.5 Externt stöd... 6 10 Ansvar och möjliga roller hos sökande verksamheter... 7 10.1 Politisk ledning hos sökande verksamheter... 7 10.2 Chefer hos sökande verksamheter... 7 10.3 Medarbetare vid sökande verksamheter... 7 11 Ansöknings- och beslutsprocess... 9 11.1 Steg 1 - Behovsanalys... 9 11.2 Steg 2 - Strategiskt val av insats och idéprövning... 9 11.3 Steg 3 - Utformning av satsning och formulering av ansökan... 10 11.3.1 Skriva ansökan... 10 11.3.2 Samhällsekonomisk bedömning... 10 11.3.3 Plan för uppföljning och utvärdering: Uppföljnings- och utvärderingsschema... 11 11.3.4 Upprätta budget... 11 11.4 Bedömning och beslut... 11 11.4.1 Avtal... 12 12 Genomförande, uppföljning, utvärdering och implementering... 13 12.1 Steg 4 - Genomförande och uppföljning... 13 12.2 Steg 5 - Utvärdering... 13 12.3 Steg 6 - Implementering... 14 13 Rekvirering av sociala investeringsmedel... 14 1
1 Bakgrund En social investering är en avgränsad insats som i förhållande till ordinarie arbetssätt förväntas ge bättre utfall för målgruppen och leda till minskade samhällsekonomiska kostnader på sikt. En social investering kan vara en tidig eller en förebyggande insats Hållbarhetsnämnden, Region Gävleborg har beslutat att hitta former för arbete med sociala investeringar. Syftet är att förstärka och förbättra det sociala arbetet i Gävleborg. Arbetet ska inriktas på Folkhälsoprogrammets prioriterade områden: delaktighet och inflytande i samhället, ekonomiska och sociala förutsättningar samt barns och ungas uppväxtvillkor. Denna rutin beskriver hur Region Gävleborg ska hantera sociala investeringsmedel för att möjliggöra arbete med sociala investeringar, samt vilka kriterier som finns för att söka och använda dessa sociala investeringsmedel. Behovsanalys för Gävleborgs län inför beslut om strukturer för sociala investeringsmedel 2017 visar att samhället har ett samlat behov som idag inte tillfredsställs. Gävleborgs län har exempelvis, precis som Sverige i stort, en åldrande befolkning och individer som lever exkluderat från arbetsmarknaden och från sociala sammanhang. För att möta upp dagens och framtidens utmaningar krävs strukturerade och systematiska arbetssätt. Den grundläggande utmaningen blir att effektivt använda våra gemensamma resurser och att prioritera var dessa behövs som bäst. Grundtanken med sociala investeringar är att genom att satsa resurser på ett förebyggande arbete gentemot identifierade målgrupper, på sikt ge mänskliga vinster och förhindra uppkomst av sociala problem och samhällskostnader. De sociala investeringsmedlen vid Region Gävleborg, och den stödstruktur som finns kopplad till dem, uppmuntrar till nytänkande och möjliggör för att nya arbetssätt och metoder prövas. Det ger nya kunskaper och lärdomar som kan ligga till grund för framtida beslutsfattande. De arbetssätt och metoder som visar gott resultat kan, på goda grunder, beslutas att implementeras i ordinarie verksamhet. 2 Syfte De sociala investeringsmedlen vid Region Gävleborg ska ses som ett verktyg för att utveckla arbetet med tidiga och förebyggande insatser. Investeringsmedlen ska också stimulera mer gränsöverskridande arbete. Syftet med de sociala investeringsmedlen är att uppmuntra nytänkande och möjliggöra för att nya arbetssätt och metoder prövas. 3 Mål Målet med de sociala investeringsmedlen i Region Gävleborg är att: verksamheter testar, utvecklar och skapar metoder som är förebyggande samverkan mellan organisationer eller verksamheter utvecklas Målet på sikt är att: testade, utvecklade och skapade metoder leder till positiva effekter för målgruppen och samhällsekonomiska vinster. Målgrupp för de sociala investeringarna är: barn- och unga, samt personer som riskerar att hamna i socialt utanförskap. 2
4 Lista över centrala begrepp Genom denna rutin förekommer ett antal centrala begrepp. Dessa begrepp förklaras nedan, så som vi har valt att använda dem i dessa rutin. En social investering är en avgränsad insats som i förhållande till ordinarie arbetssätt förväntas ge bättre utfall för insatsens målgrupp och samtidigt leda till minskade samhällsekonomiska kostnader på sikt. En social investering kan vara en tidig eller en förebyggande insats. Tidig insats innebär insats tidigt i ålder eller tidigt i en process, exempelvis vid skolfrånvaro eller nedsatt psykiskt välbefinnande. Förebyggande insats innebär insats för att förhindra uppkomst av eller påverka förlopp av sjukdomar, skador, fysiska, psykiska eller sociala problem. För sociala investeringar ska förebyggande insatser ha en tydlig definierad målgrupp som är i risk för socialt utanförskap. Utanförskap eller socialt utanförskap ses i denna rutin som ett vidare fattigdomsbegrepp då de innefattar mer än enbart ekonomisk utsatthet och exkludering från arbetsmarknaden. Socialt utanförskap innebär att vara utanför eller marginaliserad från det sociala liv som över tid etablerats som norm i ett land. Det kan exempelvis handla om arbetsmarknadsdeltagande, utbildning, hälsa, politiska resurser, sociala relationer. Begreppet är processorienterat och dynamiskt, vilket innebär att socialt utanförskap kan utvecklas och förändras under hela livsförloppet. Med sociala investeringsmedel avses, i denna rutin, från driftsbudget avsatta medel som möjliggör arbete med sociala investeringar. Begreppet investering betonar i detta sammanhang det medvetna risktagandet genom prövandet av nya metoder, samt en långsiktighet innan effekthemtagning, men ska inte sammanblandas med den ekonomiska termen. Genom rutinen används begreppet insatser för att beskriva de sociala investeringarnas genomförande, och begreppet metoder för att beskriva de nya eller förändrade metoder och/eller arbetssätt som de sociala investeringarna innebär. 5 Finansiering av regionala sociala investeringsmedel Hållbarhetsnämnden anslår årligen medel från sin driftsbudget för sociala investeringsmedel. De medel som beviljas för sociala investeringar får därför endast uppgå till det belopp som finns avsatt i Hållbarhetsnämndens budget för respektive år. Finansiering av insatser som sträcker sig över mer än ett budgetår är villkorat av att Hållbarhetsnämnden anslår medel till sociala investeringar även under kommande budgetår. Detta ska beskrivas i avtalet för beviljade insatser. Styrgruppen ansvarar för att inför ny utlysning planera utifrån beviljade insatser. 3
6 Vem kan ansöka? En förutsättning för att kunna söka sociala investeringsmedel är att minst två organisationer eller verksamheter samverkar. Sociala investeringsmedel kan sökas av: Verksamheter inom Region Gävleborg Kommunala verksamheter inom länet Verksamheter som har ett avtalsbaserat samarbete med Region Gävleborg eller kommun, Aktörer inom ideella sektorn, till exempel: föreningar, stiftelser, kooperativ eller liknande sammanslutningar 7 Kriterier De sociala investeringarna ska bidra till att uppfylla det regionala folkhälsoprogrammets mål om god hälsa för alla. Särskilt prioriteras målområdena: Delaktighet och inflytande, Ekonomiska och sociala förutsättningar, Barn och ungas uppväxtvillkor. Se målformuleringarna i folkhälsoprogrammet på följande länk: http://www.regiongavleborg.se/globalassets/regionalutveckling/rapporter-och-publikationer/folkhalsoprogram-2015-2020.pdf De sociala investeringarna ska bedömas leda till samhällsekonomiska vinster på sikt, genom att samhällsekonomiska kostnader minskar eller förhindras att uppstå De sociala investeringarna ska antingen vara en förebyggande insats eller en tidig insats De sociala investeringarna ska testa befintliga, utveckla befintliga eller skapa nya metoder De sociala investeringarna ska o vid testande av befintliga metoder baseras på evidens eller beprövad erfarenhet o vid utvecklande av befintliga metoder, eller vid skapande av nya metoder, ska samband mellan insats och förväntad effekt tydligt motiveras Metoderna ska avses implementeras i ordinarie verksamhet efter testperiod. Vid ansökan ska behörig chef, eller instans, från respektive sökande tillstyrka att investeringen ska genomföras och att den vid positivt resultat avses implementeras i ordinarie verksamheter De sociala investeringarna ska planeras och genomföras i samverkan mellan minst två organisationer eller verksamheter De sociala investeringarna ska vara avgränsade avseende storlek på insats, målgrupp och tid. Ansökt belopp är maximalt 500,000 kr per år upp till tre år De sociala investeringarna ska vara möjliga att följa upp och utvärdera både avseende sociala effekter och samhällsekonomiska effekter De sociala investeringarna ska medfinansieras från sökande verksamheter. De sociala investeringsmedlen från Region Gävleborg kan finansiera upp till 50 % av kostnaden 8 Ekonomiska villkor Sociala investeringsmedel kan inte sökas av vinstdrivande verksamheter (se avsnitt 6.) Befintlig verksamhet eller befintliga projekt finansieras inte av de sociala investeringsmedlen Befintliga lokaler, ny-, om- och tillbyggnad av lokaler finansieras inte Köp av inventarier som inte är specifika för insatsen finansieras inte Ansökt belopp är maximalt 500,000 kr per år upp till tre år Insatsen ska medfinansieras av de sökande. De sociala investeringsmedlen kan finansiera upp till 50 % av kostnaden. De sökande ska vid ansökan redovisa en samlad medfinansiering (se avsnitt 11.3.4.). Medfinansieringens fördelning mellan de sökande är utifrån deras egen överenskommelse. Medfinansieringen kan vara både likvida medel och beräknade kostnader för medarbetare. 4
9 Ansvar och roller Region Gävleborg Hållbarhetsnämnden Hållbarhetsnämnden har i uppdrag att: ta beslut om att anslå medel från driftsbudget till sociala investeringsmedel ta beslut om specifika områden inom vilka sociala investeringar ska prioriteras efterfråga resultat utifrån användning av sociala investeringsmedel Hållbarhetsdirektören och styrgrupp för sociala investeringsmedel Hållbarhetsdirektören har i uppdrag att: ansvara för de sociala investeringsmedlen ta beslut om fördelning av sociala investeringsmedel ansvara för att arbetet sker enligt rutin ta initiativ till revidering av rutin, organisation och finansiering följa insatsernas status och resultat, vid avvikelse besluta om justering av medel sprida information om och resultat från sociala investeringar Styrgrupp för sociala investeringsmedel har i uppdrag att stödja Hållbarhetsdirektören i punkterna ovan. Styrgruppen består av Hållbarhetsdirektör, avdelningschef Samhällsmedicin, controller Hållbarhetsförvaltningen, stabschef för hälso- och sjukvården samt avdelningschef Folkhälsa och hållbarhet. Samordnare för sociala investeringsmedel Samordnare för de sociala investeringsmedlen finns vid avdelning Folkhälsa och hållbarhet, Hållbarhetsförvaltningen. Den samordnande funktionen har i uppdrag att: verkställa styrgruppens beslut vara kontaktvägen in för sökande av sociala investeringsmedel bistå med kunskap om sociala investeringar och de sociala investeringsmedlen med hjälp av stödgruppen bistå sökande vid behovsanalys, idébeskrivning, samt planering av uppföljning och utvärdering tilldela uppgifter till stödgrupp bedöma idébeskrivningar utifrån kriterier för sociala investeringsmedel ta emot ansökningar och granska så att de är kompletta med stöd från stödgruppen bedöma och prioritera ansökningar inför beslut av styrgrupp skriva underlag till avtal kontinuerligt följa pågående insatser och godkänna delutbetalningar uppmärksamma eventuella avvikelser från avtal till styrgruppen för beslut om justering av beviljade sociala investeringsmedel informera styrgruppen om insatsers status och resultat rapportera förändrat organisatoriskt-/resursbehov till styrgrupp och i samverkan med stödgruppen utveckla arbetet med sociala investeringsmedel sprida information, förvalta hemsida, ta fram mallar och stödmaterial sprida resultat från avslutade insatser uppmärksamma behov av, och initiera samverkan med, externt stöd 5
Stödgrupp för sociala investeringsmedel Stödgrupp för sociala investeringsmedel är ingen organisatorisk enhet, utan samlade kompetenser från Region Gävleborgs förvaltningar. I stödgruppen finns följande kompetenser: folkhälsa och social välfärd uppföljning och utvärdering process- och projektledning redovisningsekonomi samhällsekonomi Stödgruppen har i uppdrag att: på uppdrag av samordnaren stödja sökande vid behovsanalys, idébeskrivning, samt planering av uppföljning och utvärdering som underlag till sökandes skrivning av ansökan på uppdrag av samordnaren stödja sökande vid genomförande av social investering utifrån respektive sakområde bedöma och bistå samordnaren att prioritera ansökningar inför beslut av styrgrupp bistå samordnaren vid uppföljning av pågående insatser för att uppmärksamma eventuella avvikelser från avtal ansvara för den ekonomiska hanteringen i form av utbetalning och redovisning av medel 1 utifrån målsättningar med de regionala sociala investeringsmedlen, och med utgångspunkt från delrapporter, slutrapport, samt uppföljnings- och utvärderingsmaterial insamlat av projektledaren, utvärdera arbetet med regionala sociala investeringsmedel 2 (se avsnitt 10.3. och 4.12.2. för Projektledarens ansvar vid utvärdering). bistå samordnare med underlag till avtal, hemsida, mallar och stödmaterial Externt stöd Vid behov kan externt stöd samt externa referensgrupper initieras av samordnaren. Externt stöd kan till exempel finnas vid Samordningsförbundet Gävleborg, Högskolan i Gävle, kommuner, myndigheter och privata sektorn. Stöd kan även vara samverkan med andra aktörer som arbetar med sociala investeringsmedel, till exempel andra regioner, kommuner och Sveriges kommuner och landsting. 1 Denna punkt avser stödgruppens deltagare med kompetens inom redovisningsekonomi 2 Denna punkt avser stödgruppens deltagare med kompetens inom uppföljning/utvärdering 6
10 Ansvar och möjliga roller hos sökande verksamheter Organisationen ser olika ut för olika sociala investeringar. Organisationen ser också olika ut över tid. Vid skrivande av ansökan består organisationen av ordinarie verksamheter. Vid genomförande av insats finns vanligtvis en särskild projektorganisation. Detta avsnitt avser att ge en generell beskrivning av ansvar och möjliga roller hos sökande verksamheter. Politisk ledning hos sökande verksamheter Eventuell politisk ledning för respektive sökande: kan initiera idéer om sociala investeringar bör efterfråga information om ansökningar om sociala investeringsmedel bör efterfråga status hos pågående insatser tar eventuellt beslut om implementering, uppskalning och/eller breddning efter avslutad insats Chefer hos sökande verksamheter Chef hos respektive sökande har en avgörande roll i flera faser av arbetet med sociala investeringar. Inför ansökan om sociala investeringsmedel kan chef vid sökande verksamheter: identifiera behov av och initiera idéer om sociala investeringar ta beslut om att analysera behov och forma idé för social investering Vid ansökan om sociala investeringsmedel ska behöriga chefer: försäkra att investeringen avses att genomföras, och vid positivt resultat avses att implementeras Efter beslut om sociala investeringsmedel ska behöriga chefer: vid beviljade sociala investeringsmedel skriva under avtal med Region Gävleborg Vid genomförande av beviljad insats bör behöriga chefer från respektive sökande verksamhet leda och stödja projektledare att genomföra insatsen: säkra de förutsättningar som krävs för genomförande av insatsen förankra insatsen i respektive sökande verksamhet hantera hinder och avvikelser som uppkommer ta tillvara resultat från insatsen efter avslutad insats besluta om implementering i ordinarie verksamhet säkra förutsättningar för implementeringsarbetet sprida information om och resultat från den sociala investeringen Detta kan förslagsvis göras genom att bilda en gemensam styrgrupp som ansvarar för punkterna ovan. Medarbetare vid sökande verksamheter Det är viktigt att sökande verksamheter inför ansökan har en gemensam uppfattning om det behov som insatsen syftar till att förebygga och hur insatsen ska utformas. Därför bör en arbetsgrupp av medarbetare från respektive sökande verksamheter tillsättas inför ansökan. Arbetsgruppens roll kan vara att: genomföra behovsanalys, till exempel genom uppföljning och analys av statistik och verksamhetsdata identifiera målgrupp formulera idé till social investering 7
ha kontakt med samordnaren för sociala investeringsmedel för att stämma av idé mot bland annat kriterier för de sociala investeringsmedlen skriva ansökan planera för uppföljning och utvärdering med stöd från samordnare och stödgrupp identifiera och värdera relevanta samhällsekonomiska effekter av planerad insats (se avsnitt 11.3.2.) med stöd från samordnare och stödgrupp Vid genomförande av beviljad insats behöver en projektledare komma på plats. Projektledaren rekommenderas att påbörja sitt arbete 1-2 månader innan övriga medarbetare i insatsen, för en smidig start. Projektledaren ansvarar för: att insatsen genomförs enligt avtal att vara kontaktperson gentemot samordnare för sociala investeringsmedel att data till uppföljning och utvärdering samlas in och redovisas till chefer och samordnare rekvirering av medel och ekonomisk redovisning att beskriva avvikelser och behov av ändringar till chefer och samordnare att möjliggöra för medarbetare att aktivt delta och bidra till ett bra arbete under genomförandet utvärderingsarbetet utifrån projektets målsättningar: att skriva samman projektets slutrapport och utvärdering att sprida information om och resultat från insatsen Till insatsen kan det också finnas ett antal medarbetare som utsetts och fått tid avsatt till att delta i arbetet med insatsen. Det är viktigt att medarbetaren får en tydlig beskrivning av uppgiften, tidsåtgången och vilket mandat som ingår. Medarbetaren har ansvar att bidra i sitt uppdrag och att rapportera problem och avvikelser. 8
11 Ansöknings- och beslutsprocess Sociala investeringar som systematiskt arbetssätt för utvecklingsarbete består av sex olika steg, så kallade komponenter: Steg 1. Behovsanalys: tvärsektoriella analyser av behov Steg 2. Strategiskt val av insatser som kan bidra till förbättrade resultat Steg 3. Utformning av satsning Steg 4. Genomförande och löpande uppföljning Steg 5. Utvärdering och samhällsekonomisk bedömning Steg 6. Implementering och uppskalning av lyckade satsningar Steg 1 - Behovsanalys Processen om ansökan av sociala investeringsmedel ska alltid inledas med en behovsanalys som förtydligar och styrker behovet. Syftet med behovsanalysen är att säkerställa att behoven, och inte metoden, styr insatsen. Behov kan identifieras i lägesbeskrivningar i till exempel nationella, regionala eller lokala rapporter. Behov kan även identifieras utifrån erfarenheter i verksamheten. Oavsett varifrån behovet först identifierats är det viktigt kombinera de båda. Att komplettera nationella data och verksamhetens erfarenheter med data från de egna verksamhetssystemen kan vara en väg att börja sin behovsanalys. Det är viktigt att alla sökande verksamheter deltar i behovsanalysen och att de har en gemensam uppfattning om det behov som insatsen syftar till att förebygga. Samordnaren samt stödgruppen kan vara behjälplig vid behovsanalys, men den genomförs av sökande. Stödmaterial till behovsanalys finns på www.regiongavleborg.se/socialainvesteringsmedel Steg 2 - Strategiskt val av insats och idéprövning Utifrån behovsanalysen kan en lämplig målgrupp identifieras och val av insats göras. Det är behovet och målgruppen som ska styra vilken insats som ska väljas. I det här skedet rekommenderas att sökande kontaktar samordnare för dialog om sin idé. Detta för att få vägledning utifrån rutin och kriterier samt stöd vid idéformulering. Sökande uppmuntras att kortfattat beskriva: behovet som är utgångspunkten för idén (behovsanalysen) definierad och tydligt avgränsad målgrupp insatsens innehåll: de metoder eller arbetssätt som ska användas vilka verksamheter som ingår i, och/eller som bedöms beröras av, insatsen vilka effekter som insatsen förväntas resultera i 9
Idébeskrivningen ska vara kortfattad och syftar till för att förbereda ansökningsarbetet. Samordnaren prövar om idén uppfyller satta kriterier och ger tips och hjälp som förberedelse för ansökningsarbetet. Stödmaterial och mall till idébeskrivning finns på www.regiongavleborg.se/socialainvesteringsmedel Steg 3 - Utformning av satsning och formulering av ansökan 11.3.1 Skriva ansökan Att skriva ansökan är ett sätt att planera och förbereda det kommande arbetet: genomförandet av insatsen, uppföljningen och utvärderingen, samt senare implementering, uppskalning och/eller breddning. Det är i detta skede som sökande utformar vad insatsen ska uppnå, vilka den ska rikta sig till, vad den ska innehålla, hur den ska gå till, vilka som ska delta osv. Arbetet med att skriva ansökan pågår vanligen under en tid (6-10 månader), och bör göras gemensamt av sökande verksamheter. Vanligen behövs en arbetsgrupp tillsättas med representanter från alla sökande verksamheter. Tillsammans formulerar och konkretiserar sökande hur insatsen ska utformas, hur den ska genomföras, vilka effekter som förväntas och hur dessa förhåller sig till tidigare forskning eller erfarenheter. Att utforma sin satsning tar tid. Sökande bör börja i tid och använda samordnaren och stödgrupp som bollplank och hjälp på vägen. Ansökan ska innehålla: Resultat av behovsanalys Beskrivning av målgrupp Syfte och mål Beskrivning av förväntade effekter och bedömning av samhällsekonomiska effekter (se avsnitt 11.3.2.) Beskrivning av evidens, beprövad erfarenhet eller resonemang kring samband mellan insats och förväntad effekt Metod och aktiviteter Tids- och aktivitetsplan Beskrivning av deltagande verksamheter och organisation för genomförande Plan för uppföljning och utvärdering (se avsnitt 11.3.3.) Beskrivning av implementering efter avslutad testperiod Budget (se avsnitt 11.3.4.) Ansökningsformulär finns på www.regiongavleborg.se/socialainvesteringsmedel Ansökan ska undertecknas av behörig chef, eller instans, hos respektive sökande. Detta för att insatsen ska vara väl förankrad och, vid positivt resultat, avses att implementeras i ordinarie verksamhet. 11.3.2 Samhällsekonomisk bedömning Ansökan ska innehålla en samhällsekonomisk bedömning. Det görs genom att identifiera vilka effekter som insatsen förväntas ge, och värdera dessa: 10
1. Identifiera vilka relevanta samhällsekonomiska effekter som insatsen förväntas ge. De identifierade effekterna ska vara kopplade till insatsens syfte samt vara kopplade till insatsens syfte samt kunna följas upp. Det kan vara både positiva effekter (minskade eller förhindrade kostnader) eller negativa effekter (ökade kostnader). 2. Värdera de effekter som identifierats. Om det inte är möjligt att göra en värdering i pengar, uppskatta möjlig storleksordning på kostnaderna: är de omfattande eller obetydliga? Stödmaterial att använda finns på www.regiongavleborg.se/socialainvesteringsmedel 11.3.3 Plan för uppföljning och utvärdering: Uppföljnings- och utvärderingsschema För att möjliggöra kontinuerlig uppföljning och senare utvärdering (se avsnitt 12.) ska det redan i ansökan finnas en plan för detta. Till ansökan ska ett Uppföljnings- och utvärderingsschema bifogas. Uppföljnings- och utvärderingsschemat beskriver: vilka mål insatsen har och hur dessa kan mätas, vilka resultat som ska nås genom insatsen, vilka aktiviteter som ska göras för att nå dessa resultat, samt hur och när dessa aktiviteter och resultat ska mätas. Uppföljnings- och utvärderingsschemat fylls i av sökande, med fördel i samarbete med Samordnaren och Stödgruppen: Mall för Uppföljnings- och utvärderingsschema finns på www.regiongavleborg.se/socialainvesteringsmedel 11.3.4 Upprätta budget Till ansökan ska en budget upprättas. Budget utgår från insatsens planerade aktiviteter och dess kostnader. I budgeten fördelas planerade aktiviteter, samt beräknade kostnader per aktivitet, på de tidsperioder som finns fördefinierade i budgeten. Kostnaderna fördelas också per kostnadsslag. I budgeten ska även medfinansiering anges (se avsnitt 8.). Medfinansieringen i budgeten ska styrkas med medfinansieringsintyg. Varje aktör ska lämna ett intyg. Mall för budget, intyg för medfinansiering samt stödmaterial i form av beräkningsunderlag och mall för aktivitetsplan finns på www.regiongavleborg.se/socialainvesteringsmedel Bedömning och beslut Ansökan skickas till samordnaren för de sociala investeringsmedlen. Samordnaren bereder inkomna ansökningar och gör tillsammans med stödgruppen en första bedömning utifrån kriterier och prioritering utifrån bedömningsmall. Beslut om vilka ansökningar som ska tilldelas medel tas sedan av Hållbarhetsdirektören och styrgruppen för sociala investeringsmedel. Varje bifall eller avslag motiveras. 11
Förutom att kriterierna (se avsnitt 7.) ska vara uppfyllda görs bedömning utifrån bedömningsgrunder beskrivna nedan. Bedömningsgrunder: Bedömning av investeringen: o De resultat, sociala och samhällsekonomiska, som investeringen förväntas leda till är tydligt beskrivna och trovärdiga. o Metod och aktiviteter för investeringen är tydligt beskrivna, möjliga att genomföra, och det är trovärdigt att de leder till förväntade resultat o Hur uppföljning och utvärdering ska gå till är tydligt beskrivet och möjligt att genomföra, (till exempel är föreslagna indikatorer är relevanta och mätbara). Genomförandekapacitet: Bedömning av sökande verksamheters förmåga att genomföra insatsen. Implementering: Bedömning av förutsättningar för implementering av insatsen i ordinarie verksamhet. Samverkan: Insatser som innebär samverkan mellan organisationer prioriteras före insatser som innebär samverkan mellan verksamheter. Regionalt perspektiv: Insatser som är regionalt betydelsefulla utifrån behov och möjlighet till spridning i länet prioriteras. Social hållbarhetsintegrering: De tre perspektiven social, miljömässig och ekonomisk hållbarhet är utgångspunkt för det regionala tillväxt- och utvecklingsarbetet i Region Gävleborg. Beslut ska alltid prövas ur dessa perspektiv. Vid beslut om sociala investeringsmedel görs bedömning av hur tydligt insatsen har integrerat social hållbarhet (t.ex. jämställdhet, olika åldersgrupper, integration, tillgänglighet) i sitt arbete (behovsanalys, målsättningar, metod och aktiviteter). För alla beviljade ansökningar eftersträvas en god spridning mellan: o Korta och längre insatser. o Test och utveckling av befintliga metoder, eller skapande av nya metoder. o Målgrupper. Prioriterade områden: Hållbarhetsnämnden kan besluta om särskilt prioriterade områden för sociala investeringar ska ges högre prioritet. Detta beskrivs vid respektive utlysningsperiod. 11.4.1 Avtal När en ansökan bifallits sociala investeringsmedel skrivs ett avtal mellan Region Gävleborg (Hållbarhetsdirektören) och de sökande. Avtalet baseras på ansökan och dess plan för genomförande av insats. Sökande ansvarar sedan för insatsens genomförande utifrån avtal. 12
12 Genomförande, uppföljning, utvärdering och implementering Steg 4 - Genomförande och uppföljning Sökande ansvarar för insatsens genomförande. Samordnaren och stödgruppen kan ge visst stöd vid behov (se avsnitt 9.). Under genomförandefasen ska data för uppföljning och utvärdering kontinuerligt samlas in. Detta behöver planeras inför uppstart för att säkra att relevanta uppgifter följs upp med lämplig frekvens. Till varje ansökan ska därför ett uppföljnings- och utvärderingsschema finnas (se avsnitt 11.3.3.). Kontaktpersonen som anges vid ansökan (härefter kallad Projektledaren ) är den sociala investeringens kontaktperson till samordnaren för sociala investeringsmedel vid Region Gävleborg. Projektledaren är ansvarig för att insatsen genomförs enligt avtal, samt att vid eventuella avvikelser beskriva detta för behöriga chefer vid sökande verksamheter samt för samordnaren för sociala investeringsmedel vid Region Gävleborg. Behörig chef bör leda och stödja Projektledaren att genomföra insatsen, t.ex. genom att säkra förutsättningar som krävs för genomförande av insatsen, förankra insatsen i respektive sökande verksamhet och hantera hinder och avvikelser som uppkommer. Detta kan förslagsvis göras genom att bilda en gemensam styrgrupp med representanter från respektive sökande. Det rekommenderas att projektledare för insatsen påbörjar sitt arbete 1-2 månader innan övriga medarbetare. Uppföljning handlar om att se till så att insatsen genomförs och levererar enligt plan. Uppföljningen ska redovisas in två gånger per år i samband med rekvirering av medel (se avsnitt 13.). Uppföljningens redovisning ska utgå från ansökan, dess aktivitetsplan samt uppföljnings- och utvärderingsschemat (se avsnitt 11.3.3.), och redogöra det fortlöpande arbetet i förhållande till mål, genomförda aktiviteter. Instruktioner och mallar för redovisning och rekvirering beskriver i detalj hur uppföljning och redovisning ska gå till. Projektledaren ansvarar för att data till uppföljning kontinuerligt samlas in och redovisas till berörda chefer och till samordnaren för sociala investeringsmedel under genomförandefasen. För att evidensbaserade metoder ska bibehålla evidensen under genomförandet är det viktigt att den föreskrivna metoden följs. Steg 5 - Utvärdering Utvärdering handlar om insatsens resultat och effekter: att synliggöra vad den sociala investeringen resulterar i, till skillnad mot vad som skulle ha inträffat om den inte hade gjorts. Utvärderingen ska utgå från insatsens syfte och mål samt inkludera så väl sociala som samhällsekonomiska effekter. Utvärdering görs vid avslut av insats och ligger vanligtvis till grund för beslut om implementering och eventuell uppskalning och/eller breddning. Vid utvärdering bör kontrollgrupp användas. En kontrollgrupp är en jämförbar gruppering som inte tagit del av den insats som genomförts. Resultat i målgruppen jämförs med resultat i kontrollgruppen. Om det, av exempelvis etiska skäl, inte går att använda kontrollgrupp kan andra jämförelsealternativ vara: motsvarande målgrupp i andra kommuner, eller värden för riket som helhet. Enbart före-efter-mätningar bör endast användas då andra alternativ saknas. 13
Projektledaren ansvarar för utvärderingsarbetet utifrån projektets målsättningar, det innebär att ansvara för och skriva samman projektets slutrapport och utvärdering. Instruktioner och mallar för redovisning och rekvirering beskriver slutrapportens innehåll i detalj. Utvärderingen ska utgå från i ansökan och uppföljnings- och utvärderingsschemat beskrivna målformuleringar samt förväntade resultat och effekter. Utvärderingskompetens i stödgruppen finns att tillgå som stöd och bollplank i planerandet och genomförandet av utvärderingen. Utvärderingskompetens i stödgruppen ansvarar för och genomför en utvärdering utifrån målsättningar med de regionala sociala investeringsmedlen (se avsnitt 9.). Steg 6 - Implementering Ett av villkoren för att bevilja sociala investeringsmedel är att insatsen avses att implementeras i ordinarie verksamhet om den utifrån utvärderingen anses ha gett positivt resultat. Redan i ansökan ska en beskrivning finnas om hur insatsen kan implementeras, samt vilka målgrupper eller verksamhetsområden som är lämpliga vid en eventuell uppskalning/breddning av investeringen. Projektledaren ansvarar för att under insatsens genomförande påbörja diskussion med berörda verksamheter och förbereda inför implementering. Behöriga chefer ansvarar för att skapa goda förutsättningar för implementeringsarbetet. I de fall utvärderingen visar att delar av insatsen var lyckad, kan delar väljas att implementeras och skalas upp. Beslut om implementeringen och hur den ska gå till fattas av respektive verksamhet. 13 Rekvirering av sociala investeringsmedel Rekvirering av sociala investeringsmedel sker i efterskott utifrån upparbetade och redovisade kostnader. Rekvirering sker två gånger per år uppdelat på perioderna: april-september, samt oktober-mars. I samband med rekvirering av sociala investeringsmedel ska även uppföljning redovisas (se avsnitt 12.1). Rekvisitionen ska lämnas in senast en månad efter rekvisitionsperiodens slut. Rekvisition ska lämnas in även om det är 0 kr som ska rekvireras under en period. Rekvirering sker enligt Instruktioner och mallar redovisning och rekvirering. Dessa instruktioner beskriver i detalj rekvireringsprocessen. Projektledaren ansvarar för att rekvirering och redovisning inkommer till samordnaren för sociala investeringsmedel. Samordnaren återkopplar inom en månad efter inlämnad rekvisition. Utifrån avvikelser från plan, avvikande resultat vid uppföljning samt redovisning av använda medel har Styrgruppen för sociala investeringsmedel mandat att besluta att avsluta insatser i förtid. 14