www.pwc.se Revisionsrapport Arvoden och ersättningar till förtroendevalda Projektledare Petra Ribba Konsult Projektmedarbetare Jennifer Lendeng Konsult Marcus Alvstrand Konsult September 2018
Innehållsförteckning Sammanfattning och revisionell bedömning... 2 1. Inledning... 4 1.1. Bakgrund... 4 1.2. Syfte och revisionsfråga... 4 1.2.1. Kontrollmål och revisionskriterier... 4 1.3. Avgränsning och metod... 4 2. Regelverk och riktlinjer... 5 2.1. Kommunallagen... 5 2.2. Regionens arvodesreglemente... 5 2.3. Avstämning mot kontrollmål... 7 3. Rutiner för hantering och utbetalning... 8 3.1. Ansvar och praktisk hantering... 8 3.1.1. Nyckelkontroller... 9 3.2. Avstämning mot kontrollmål... 10 4. Verifiering av utbetalda arvoden och ersättningar... 11 4.1. Arvode förtroendevalda... 11 4.2. Ersättning förlorad arbetsinkomst... 11 4.3. Ersättning för kostnader... 12 4.4. Övriga arvoden och ersättningar... 13 4.5. Avstämning mot kontrollmål... 13 September 2018 1 av 14
Sammanfattning och revisionell bedömning På uppdrag av de förtroendevalda revisorerna i har genomfört en granskning av intern kontroll avseende arvoden och ersättningar till förtroendevalda. Granskningen har syftat till att besvara följande revisionsfråga: Är regionstyrelsens och nämndernas interna kontroll avseende arvoden och ersättningar till förtroendevalda tillräcklig? Efter genomförd granskning gör vi den sammanfattande bedömningen att regionstyrelsen och nämndernas interna kontroll avseende arvoden och ersättningar inte är helt tillräcklig och det finns förbättringsområden för att stärka den interna kontrollen. Den sammanfattande bedömningen baseras på följande iakttagelser: - Det finns ändamålsenliga arvodesbestämmelser avseende arvoden och ersättningar till förtroendevalda som gäller för perioden 2015-2018. Dessa är beslutade av landstingsfullmäktige oktober 2014. - Arvoden och ersättningar till de förtroendevalda hanteras praktiskt av nämndsorganisationen och lönekontoret. Det finns framtagna rutiner för hanteringen, men dessa är inte dokumenterade. Det saknas upprättade och fastställda rutiner för vilka kontroller som ska utföras. Nämndssekreterare och lönecontrollers gör vissa kontroller, dessa är inte dokumenterade. Hantering och utbetalning av arvode och ersättningar är inte inkluderade i den interna kontrollen. - Vår verifiering av attest för ersättning för utbetalda arvoden och ersättningar (totalt 84 stickprov), visar att attest är utförd för samtliga utom en. Dock kan vi inte verifiera attestant då namnförtydligande saknas. Enligt uppgift tillhör underskrifterna behörig attestant. - Vår verifiering av utbetalda belopp för arvoden och ersättningar visar att utbetalningar har gjorts i enlighet med underlag och s arvodesbestämmelser för 83 av de totalt 84 stickproven. I ett stickprov har det förkommit felaktighet avseende arvodesbeloppet. För att stärka den interna kontrollen lämnas följande rekommendationer: - Dokumentera rutin för hantering av arvoden och ersättningar till förtroendevalda för att få en bättra följsamhet i processen. - Införa systematiska nyckelkontroller för att säkerställa korrekta utbetalningar av arvoden och ersättningar samt dokumentera dessa samt inkludera hanteringen av utbetalda arvoden och ersättningar i den interna kontrollen. - Komplettera blanketterna med attestantens namnförtydligande alternativt ta fram dokument för att visa vilken signatur som hör till vilken attestant. September 2018 2 av 14
- Utreda möjligheterna med att digitalisera processen med hanteringen av arvoden och ersättning för samtliga förtroendevalda. Alternativt se över blanketterna och införa enskilda blanketter för de olika ersättningarna. - Att införa en tydligare blankett för uppsägning och ett tydligare beslut på utbetalning. September 2018 3 av 14
1. Inledning 1.1. Bakgrund På uppdrag av de förtroendevalda revisorerna i gör en granskning av intern kontroll avseende arvoden och ersättningar till förtroendevalda. Förtroendevalda i kommuner och landsting har, enligt kommunallagen, rätt till den ledighet från sina anställningar som behövs för uppdragen. I lagen sker viss reglering av förtroendevaldas ekonomiska förmåner. De förtroendevalda har rätt till skälig ersättning för de arbetsinkomster och ekonomiska förmåner som de förlorar på grund av uppdraget. Fullmäktige har att besluta om ersättning för resekostnader och andra utgifter som föranleds av uppdraget, arvode för uppdraget, pension samt andra ekonomiska förmåner. Risken för att avsiktliga eller oavsiktliga fel ska inträffa när det gäller ersättningar till förtroendevalda ska vara så liten som möjligt. Om det uppstår fel i utbetalningar kan förtroendet för förtroendevalda och det politiska systemet skadas, oavsett om beloppen är små eller stora. 1.2. Syfte och revisionsfråga Granskningen syftar till att besvara följande revisionsfråga: Är regionstyrelsens och nämndernas interna kontroll avseende arvoden och ersättningar till förtroendevalda tillräcklig? 1.2.1. Kontrollmål och revisionskriterier Granskningen bedöms utifrån följande uppställda kontrollmål: Det finns ändamålsenliga riktlinjer/rutiner avseende hantering av arvoden och ersättningar till förtroendevalda. Det finns nyckelkontroller som säkerställer korrekta utbetalningar av arvoden och ersättningar. är attesterad av behörig person. Utbetalda arvoden och ersättningar är korrekta. Revisionskriterier utgår från kommunallag, kommunal redovisningslag inklusive övrig normgivning inom området samt regionens styrande och stödjande dokument. 1.3. Avgränsning och metod Granskningen omfattar regionstyrelsen och nämnderna. Avgränsning sker utifrån formulerade kontrollmål. Dokumentgranskning av kommunens styrande dokument kring arvoden samt intervjuer med berörda tjänstemän. Totalt har fem intervjuer genomförts. Verifiering av utbetalda arvoden och ersättningar sker utifrån urvalsmässig granskning. Rapporten är sakgranskad av berörda tjänstemän. September 2018 4 av 14
2. Regelverk och riktlinjer 2.1. Kommunallagen Grunden till arvodesbestämmelserna finns i Kommunallagen (2017:725) kapitel 4. Enligt kommunallagen har förtroendevalda rätt till skälig ersättning för de arbetsinkomster och ekonomiska förmåner som de förlorar när de fullgör sina uppdrag. Detta gäller dock inte förtroendevalda som fullgör uppdragen på heltid eller en betydande del av heltid. Förtroendevalda med funktionsnedsättning har rätt till skälig ersättning för resekostnader som uppkommer när de fullgör sina uppdrag samt förtroendevalda med barn som har behov av tillsyn har rätt till skälig ersättning för kostnader för barntillsyn som uppkommer när de fullgör sina uppdrag. Fullmäktige ska besluta om riktlinjer för ersättning av ovannämnda samt om förtroendevalda i skälig omfattning ska få ersättning för resekostnader och andra utgifter som föranleds av uppdraget, arvode för det arbete som är förenligt med uppdraget samt pension och andra ekonomiska förmåner. 2.2. Regionens arvodesreglemente s bestämmelser om inom 2015-2018 omfattar ledamöter och ersättare i regionfullmäktige, regionstyrelse, nämnder, utskott, beredningar, regionens revisorer, ledamöter i programgrupper, råd, kommittéer, arbetsgrupper eller liknande och gemensamma nämnder (med andra huvudmän). Bestämmelserna reglerar i vilken utsträckning arvoden betalas ut. Bestämmelserna fastställdes av landstingsfullmäktige 2014-10-14 och reviderades senast 2016-03-01. Det reviderade reglementet gäller från och med 2016-01-01. I bestämmelserna framgår vilka sammanträden och förrättningar som är ersättningsberättigade. För att få ersättning skall de förtroendevalda styrka sina förluster eller kostnader genom kvitton, biljetter eller dylikt. Förluster eller kostnader ska anmälas till fullmäktige eller nämndens sekreterare eller till annan som utsetts att ta emot dem. Månadsarvode till råd eller övriga förtroendevalda betalas ut utan föregående anmälan. Utbetalning av arvoden sker via lönekontoret på och arvoden betalas ut i samband med s löneutbetalningsdagar, senast den 26:e varje månad. Bestämmelserna reglerar även tidsgränser för begäran av ersättningar. Begäran om ersättning för förlorad arbetsinkomst och andra ersättningar ska göras senast inom ett år från dagen för sammanträdet eller motsvarande som kostnaden gäller. Begäran om ersättning för förlorad pensionsförmån ska lämnas senast inom två år från pensionstillfället. Begäran om ersättning för förlorad semesterförmål ska lämnas senast inom två år för dagen för sammanträde eller motsvarande. Övriga resekostnader lämnas löpande, dock senast sex månader från resan företogs. Begäran om övriga ersättningar ska lämnas senast inom ett år från dagen för sammanträdet eller motsvarande dit kostnaden hör till. Arvoden Till förtroendevalda utgår arvode i form av månadsarvode till råd, månadsarvode till övriga förtroendevalda samt dagarvode A och dagarvode B (hel- eller halvdagsarvode). Be- September 2018 5 av 14
räkning av arvode till förtroendevalda i utgår från referensarvode som är satt till 90 % av gällande månadsarvode för riksdagens ledamöter som fastställs den 1 januari varje år (65 400 kr per månad för 2018). Månadsarvodet uppgår således till 58 860 kr per månad år 2018 för de förtroendevalda i. Den som av regionfullmäktige utsetts att på hel- eller halvtid företräda i regionfullmäktige representerat parti eller i partier i samverkan kallas för råd. Månadsarvode till råd fördelas i grundbelopp samt tilläggsbelopp. Grundbelopp för heltidsarvoderat råd skall motsvara 100 procent av för året gällande referensarvode och grundbelopp för halvtidsengagerat råd skall motsvara minst 50 procent av för året gällande referensarvode. Tilläggsbelopp utgår bland annat inom regionstyrelsen för uppdrag som regionstyrelsens ordförande, vice ordförande samt 2:e vice ordförande. Vid intervjuer framkommer att det i dagsläget finns ca 10 råd som omfattas av månadsarvode jämt fördelade mellan hel- och halvtidsarvode. För månadsarvode till övriga förtroendevalda får det sammanlagda månadsarvodet för enskild förtroendevald uppgå till högst 100 procent av referensarvodet. Om ledamot som uppbär månadsarvode ej deltar på ett sammanträde ska arvodesbeloppet reduceras med det dagarvode som utgått till ersättare. Om en ledamot som har månadsarvode är frånvarande från tre sammanträden i rad under en sammanhängande period som överstiger tre månader (90 dagar) får denne inget arvode förrän denne åter kan tjänstgöra. Dagarvode utges per sammanträdesdag till förtroendevald, som inte är ett heltidsengagerat råd. Det finns två typer av arvode: A-arvode (motsvarande 2 procent av referensarvodet) samt B-arvode (motsvarande 1,5 procent av referensarvodet). A-arvode utgår till den förtroendevald som är tjänstgörande på sammanträdet och B-arvode utgår till den förtroendevald som är närvarande på sammanträdet. A- och B-arvoden kan avse hel- eller halvdagsarvode. Dagarvode A motsvarar 2 178 kr för heldag och 589 kr för halvdag. Dagarvode B motsvarar 882 kr för heldag och 441 kr för halvdag. Ersättning för förlorad arbetsinkomst, pension och semester Enligt bestämmelsen har förtroendevald rätt till ersättning för styrkt förlorad arbetsinkomst, pensionsförmån och semesterförmån med högst det belopp fullmäktige beslutat om. Enligt bilaga 1 till bestämmelsen ska förtroendevald kunna visa på ett inkomstbortfall för rätt till ersättning, detta inkluderar även förlust av semesterförmåner. Ersättningsbeloppet för förlorad arbetsinkomst utgår med faktiskt styrkt förlorad arbetsinkomst med högst belopp per dag eller timme enligt bestämmelserna. För egen företagare som kan visa att arbetsinkomst förlorats men inte till vilket belopp är Försäkringskassans sjukpenninggrundade inkomst (SGI) vägledande. Ersättning utgår per dag med SGI/260 dagar. Ersättning per timme utgår med SGI/260 dagar x 8 timmar. Förtroendevald ska lämna intyg från Försäkringskassan med aktuell SGI till sekreterare eller motsvarande när denne valts in till ett organ i samt när SGI ändras. Ersättning för kostnader Enligt bestämmelsen har förtroendevald rätt till ersättning för kostnader i samband med sitt uppdrag som förtroendevald såsom resor, barntillsyn, vård och tillsyn av person med September 2018 6 av 14
funktionsnedsättning eller svårt sjuk etc. För att få ersättning ska förtroendevald styrka sin förlust eller kostnad genom kvitton, biljetter eller dylikt. Ersättning för barntillsyn betalas inte om tillsyn görs av familjemedlem eller annan närstående. Rese- och traktamentesersättningar till förtroendevalda utbetalas enligt Riktlinjer för anställdas resor i tjänsten. Enligt intervjuer finns inga rutinbeskrivningar för den praktiska hanteringen av arvoden och ersättningar. Det har påbörjats ett arbete med att dokumentera rutinen. Vid intervjuerna framkommer även att regionkansliet får en hel del frågor kring arvodesbestämmelserna, framförallt från de ledamöter som är egen företagare men även gällande reseersättningar. Arvodesbestämmelserna håller på att ses över inför nästkommande mandatperiod och man är medveten om att den anses krånglig. 2.3. Avstämning mot kontrollmål Kontrollmål Delvis uppfyllt Det finns ändamålsenliga riktlinjer/rutiner avseende hantering av arvoden och ersättningar till förtroendevalda. Vi har tagit del av s arvodesbestämmelser beslutade av fullmäktige. Arvodesbestämmelserna reglerar i vilken utsträckning ersättningar och arvoden betalas ut samt belopp i form av referensbelopp. Vi har även tagit del av regionens riktlinjer för anställdas resor i tjänsten. Vi noterar att rutiner för hantering av arvoden och ersättningar till förtroendevalda inte är dokumenterade. September 2018 7 av 14
3. Rutiner för hantering och utbetalning 3.1. Ansvar och praktisk hantering hanteras praktiskt av nämndsorganisationen samt lönekontoret. Enligt intervjuer är nämndsekreterarna centralt placerade på regionkansliet sedan år 2010. Med den centrala placeringen arbetar de fem nämndsekreterare mer likartat och det är samma rutin för hanteringen av arvoden och ersättningar oavsett nämnd/fullmäktige. Det har tagits fram checklistor för att enkelt kunna ersätta varandra vid ev. frånvaro. Nämndsekreterare använder Tromans förtroendevaldasystem för information om de förtroendevaldas uppdrag samt tid på uppdragen. Det finns ca 250 förtroendevalda i. På lönekontoret hanteras arvoden och ersättningar av tre lönecontrollers totalt, en lönecontroller hanterar arvoden och ersättningar till råden och två lönecontrollers hanterar arvoden och ersättningar till övriga förtroendevalda. Regionrådens ca 10 stycken arvoden och ersättningar hanteras direkt i personal- och lönesystemet, Heroma vilket enligt intervjuer uppges fungera väl. Nämndsekreterare deltar vid sammanträde för nämnd/fullmäktige och noterar vilka ledamöter som är närvarande, vilka som ersätter vem och om någon ledamot går tidigare. Om förtroendevald inte är närvarande görs avdrag av arvodet och ersättaren som går in i dess ställe och tjänstgör från ersättning istället. Närvaron sammanställs utav nämndsekreterare efter sammanträdet till en arvodeslista. Arvodeslistan skickas till ekonomiförvaltningen för utanordning som sedan skickar den vidare till lönecontroller. För att få ersättning för resor till och från sammanträde kan förtroendevald antingen notera begäran om ersättning för resa på en lista som går runt på sammanträdet eller genom en separat blankett: Reseräkning eller Arvode/Reseräkning i efterhand. På blanketten för reseräkning ska bl.a. namn, personnummer, uppgifter om uppdraget, antal km, resekostnad ex tåg, taxi, buss, p-avgift fyllas i samt undertecknas av den förtroendevalda. På blanketten för arvode/reseräkning ska bl.a. datum för sammanträdet noteras, personnummer, namn, arvode, reseersättning egen bil (km), p-avgift, annat färdsätt såsom tåg eller buss samt en signatur. Vi noterar att det på båda blanketterna framgår att underskrift/ifylld signatur intygar att utgiften erlagts även om kvitto inte erhållits. Blanketten lämnas till nämndsekreterare efter varje sammanträde eller skickas till regionkansliet. Nämndsekreterare attesterar blankett och skickar den sedan till ekonomiförvaltningen för hantering Om lönecontroller anser att uppgifterna är ofullständiga skickas de omgående tillbaka till nämndsekreterare för komplettering. Begäran om ersättning för förlorad arbetsinkomst, ersättning för förlust av semesterförmåner, enligt särskilt intyg, ersättning för förlorad ersättning från arbetslöshetskassa samt övriga kostnader görs på en särskild blankett: Begäran om ersättning för förlorad arbetsinkomst m.m. På blanketten ska bl. a. namn och personnummer noteras samt aktuell sjukpenninggrundande inkomst (SIG) för helt år för egen företagare. För förlorad arbetsinkomst ska datum och klockslag för frånvaron från arbetet anges samt summa tid. September 2018 8 av 14
Vid ersättning för förlust av semesterförmåner ska beloppet anges, vid ersättning för förlorad ersättning från arbetslöshetskassa ska tiden och beloppet anges. Vid ersättning för övriga kostnader ska beloppet anges. Blanketten ska intygas med en underskrift av arbetsgivare samt belopp för den förtroendevaldas löneavdrag. Om det gäller förlorad ersättning från arbetslöshetskassa ska arbetslöshetskassa genom underskrift intyga en minskad arbetslöshetsersättning för tid samt belopp. Enligt intervjuer kontrollerar nämndsekreterare att blanketten är korrekt ifylld och attesterar, men gör ingen kontroll över att uppgifterna stämmer. Enligt intervjuer anses det problematiskt att ha en gemensam blankett för förlorad arbetsinkomst, ersättning för förlust av semesterförmåner, ersättningar för förlorad ersättning från arbetslöshetskassa samt övriga kostnader då det uppstår oklarheter hur blanketten ska arkiveras. Detta gör att det i efterhand kan ta tid att leta upp en handling då man behöver leta på flera ställen beroende på hur arkiveringen har skett. Enligt intervjuer skulle det underlätta att införa enskilda blanketter för de olika ersättningarna alternativt att digitalisera hanteringen. Det finns ett pågående uppdrag från politikerna att öka digitaliseringen och enligt uppgifter finns system som kan hantera det. Enligt bestämmelsen ska de förtroendevalda styrka sina förluster eller kostnader med kvitto, biljett eller dylikt. Enligt intervjuer samt på blanketterna reseräkning och arvode/reseräkning framgår att kvitto inte är tvingande för att få sin ersättning utbetald. Lönekontoret har drivit frågan att samtliga originalkvitton ska bifogas för att få ersättning, något som inte alltid efterlevs. I nedanstående tabell har vi sammanställt samtliga transaktioner avseende utbetalda arvoden och ersättningar under perioden januari till december 2017. De uppgår till 18,8 mnkr och omfattar totalt 6 337 utbetalningar. Fördelningen ser ut enligt nedan: Typ av arvode/ersättning Utbetalt belopp, kr Antal utbetalningar Ersättning för förlorad arbetsinkomst 1 251 818 408 Arvoden till förtroendevalda 16 897 272 3 245 Bilersättningar/biljetter 539 878 2 658 Kost och logi Sverige 25 584 5 Traktamenten 13 218 17 Representation 688 3 Övriga arvoden 52 826 1 TOTALT 18 781 284 6 337 3.1.1. Nyckelkontroller Enligt intervjuer görs kontroll på regionkansliet, som vi tidigare nämnt, att ledamot/ersättare varit närvarande på sammanträdet utifrån sammanträdesprotokollet. Det kontrolleras att ledamot varit inkallad till sammanträdet och har rätt till ersättning. Det görs även avstämning att ledamoten deltagit på hela sammanträdet eller gått tidigare, i de fall ledamot går tidigare noteras det i sammanträdesprotokollet och ledamot får avdrag på September 2018 9 av 14
ersättning om avvikelsen avser ett halvt arvode istället för helt arvode. Enligt intervjuer är det en fungerande rutin på regionkansliet med närvarohanteringen. På blanketterna för reseräkning och begäran om ersättning för förlorad arbetsinkomst kontrollerar regionkansliet att ledamot deltagit på sammanträdet som blanketterna avser samt att rätt till ersättning ges. Det kontrolleras även att förtroendevald inte lämnat in blankett sedan tidigare. Det görs ingen avstämning av att uppgifterna i sig är korrekta, utan enbart att blanketten är ifylld samt undertecknad. Vi noterar att blanketten saknar namnförtydligande vilket kan vara problematiskt då det ibland är svårt att tyda underskrifter. Enligt intervjuer görs några kontroller av lönekontoret på eget initiativ. Dessa kontroller är inte dokumenterade. Direkt när blanketten ankommer kontrolleras att den är korrekt ifylld och attesterad, om det finns brister skickas den tillbaka direkt. Två gånger per år kontrolleras att den förtroendevalde är upplagd på rätt löneart vilket stäms av gentemot anställningen. Det finns även en beloppsspärr i systemet för begränsning av för stort utbetalt arvode/ersättning. Varje månad kontrolleras signallistan från systemet på de inlagda beloppen för att se att arvodet är rimligt. Vid intervjuerna framkommer även att lönekontoret ser en brist i att det inte görs en löneberäkning innan arvoden betalas ut såsom det görs till en medarbetare i regionen. En sådan kontroll efterfrågas. Vi noterar att arvoden och ersättningar till förtroendevalda inte är inkluderade i den interna kontrollen för år 2018 eller tidigare år. 3.2. Avstämning mot kontrollmål Kontrollmål Ej uppfyllt Det finns nyckelkontroller som säkerställer korrekta utbetalningar av arvoden och ersättningar. Det saknas upprättade och fastställda rutiner för vilka kontroller som ska utföras. I dagsläget görs vissa kontroller av nämndsekreterare och lönecontroller. Kontrollerna är inte dokumenterade. Vi noterar att det saknas vissa kontroller såsom kontroll av att uppgifterna på den inlämnade blanketten för begäran om ersättning för förlorad arbetsinkomst mm. stämmer. Vidare noterar vi brister i följsamhet till arvodesbestämmelserna då utbetalningar sker även när utlägg inte styrks. Det finns en motsägning mellan bestämmelsen och blanketterna. Hantering och utbetalning av arvode och ersättningar inte är inkluderade i den interna kontrollen. September 2018 10 av 14
4. Verifiering av utbetalda arvoden och ersättningar Stickprovsgranskning har gjorts utifrån totalt 84 stycken utbetalda arvoden och ersättningar till förtroendevalda för att verifiera att utbetalda arvoden och ersättningar överensstämmer med arvodesbestämmelserna. 4.1. Arvode förtroendevalda Vi har gjort en stickprovsgranskning med ett urval om 45 utbetalda arvoden fördelade på 42 stycken utbetalda månadsarvoden till förtroendevalda samt tre utbetalda sammanträdesarvode. Granskat belopp uppgår till 376 tkr. Kontroll har skett att utbetalt arvode överensstämmer med regionens regelverk för arvodesbestämmelser. Antal Utbetalt belopp Korrekt Nämnd verifieringar (kr) belopp Attesterad Regional utveckling 22 87 276 21 av 22 22 av 22 Regionstyrelsen 23 288 818 23 av 23 23 av 23 Iakttagelser Genomförd verifiering visar på en felaktighet avseende korrekt belopp. En ersättare har fått arvodesbelopp om 1 148 kronor som ersättning för heldagssammanträde utbetalt. Korrekt arvode för ersättare enligt regionens arvodesbestämmelse är 862 kronor. Detta är verifierat genom sammanträdesprotokoll för det sammanträde där den förtroendevalda står som ersättare. Övriga granskade arvoden till förtroendevalda är i enlighet med regionens bestämmelse. Vi har även stämt av att ett urval av de förtroendevalda innehar befattning som berättigar till arvode. Vi noterar att samtliga utbetalningar är attesterade, dock kan vi inte verifiera attestant då namnförtydligande saknas. Enligt uppgift tillhör underskrifterna behörig attestant. 4.2. Ersättning förlorad arbetsinkomst Vi har gjort en stickprovsgranskning med ett urval om fyra utbetalda ersättningar för förlorad arbetsinkomst. Granskat belopp uppgår till 25 tkr. Kontroll har skett av att det finns underlag som styrker utbetald ersättning för förlorad arbetsinkomst, att utbetalt belopp överensstämmer med s arvodesbestämmelser samt att belopp är korrekt och att attest är utförd av behörig person. Nämnd Antal verifieringar Styrkande underlag finns Korrekt belopp Attesterad Regional utveckling 2 Ja, för samtliga 2 av 2 2 av 2 Regionstyrelsen 2 Ja, för samtliga 2 av 2 2 av 2 September 2018 11 av 14
Iakttagelser På blankett för begäran om ersättning för förlorad arbetsinkomst mm. finns ett fält där arbetsgivaren genom sin underskrift intygar att den förtroendevalda haft ledigt för sitt förtroendemannauppdrag samt belopp för löneavdraget. Det saknas namnförtydligande varpå det kan vara svårt att utläsa vem som står för undertecknandet. Vår verifiering visar att arbetsgivare intygat via underskrift för samtliga granskade utbetalda ersättningar avseende förlorad arbetsinkomst. I två av stickproven har lönespecifikation bifogats. Vi noterar att samtliga utbetalningar är attesterade, dock kan vi inte verifiera attestant då namnförtydligande saknas. Enligt uppgift tillhör underskrifterna behörig attestant. 4.3. Ersättning för kostnader Vi har gjort en stickprovsgranskning med ett urval om 31 utbetalda ersättningar för kostnader. Dessa är fördelade enligt följande: 15 bilersättningar, två biljetter buss, båt och tåg, två parkeringskostnader, två taxiresor, fem kost och logi samt fem stycken traktamenten. Granskat belopp uppgår till 53 tkr. Kontroll har skett av att det finns underlag som styrker utbetald ersättning, att utbetalt belopp överensstämmer med s riktlinjer för anställdas resor i tjänsten samt att attest är utförd av behörig person. Tabell nedan redogör för resultat per nämnd: Nämnd Antal verifieringar Styrkande underlag finns Korrekt belopp Korrekt avstånd angivet Attesterad Regional utveckling 14 Ja, för samtliga 14 av 14 7 av 7 14 av 14 Regionstyrelsen 17 Ja, för samtliga 17 av 17 8 av 8 17 av 17 Tabell nedan redogör för resultat per ersättningstyp: Antal verifieringar Styrkande underlag Korrekt belopp Korrekt avstånd Atteste- Ersättningstyp finns angivet rad Bilersättning 15 Ja, för samtliga 15 av 15 15 av 15 15 av 15 Biljetter buss, 2 Ja, för samtliga 2 av 2-17 av 17 båt, tåg Utlägg parkeringsavgift 2 Ja, för samtliga 2 av 2-2 av 2 Utlägg taxiresor 2 Ja, för samtliga 2 av 2-2 av2 Kost och logi Sverige 5 Ja, för samtliga 5 av 5-5 av 5 Traktamenten 5-5 av 5-5 av 5 September 2018 12 av 14
Iakttagelser Vår verifiering visar inga avvikelser eller felaktigheter. Samtliga utbetalda ersättningar för kostnader är i enlighet med regionens riktlinjer för anställdas resor i tjänsten och underlag som styrker kostnader har bifogats. Traktamenten framgår av reseansökningsblankett och utbetalt belopp stämmer överens med ansökt belopp. Vi noterar att det i ett fall har utbetalats ersättning för egen bil för resa sträckan Örebro Västerås, en sträcka som rimligen bör kunnat resas med kollektivtrafik i enlighet med regionens riktlinje, ingen motivering framgår. Vi noterar även att det i ett fall har utbetalts ersättning för taxi inom en ort på samma datum som förtroendevald fått ersättning för egen bil till samma ort, motivering för detta framgår ej. Vi noterar att samtliga utbetalningar är attesterade, dock kan vi inte verifiera attestant då namnförtydligande saknas. För utbetalning går det ej att verifiera attestant, eftersom namnförtydligande saknas. Enligt uppgift tillhör underskrifterna behörig attestant. 4.4. Övriga arvoden och ersättningar Vi har gjort en stickprovsgranskning med ett urval om fyra utbetalda ersättningar fördelat på en ersättning avseende pensionsgrundande arvode samt tre avseende representation. Granskat belopp uppgår till 55 tkr. Kontroll har skett av att det finns underlag som styrker utbetald ersättning samt att attest är utförd av behörig person. För stickproven avseende representation har även kontroll skett av att syfte med representation finns angivet. Nämnd Regional utveckling Antal verifieringar Styrkande underlag finns Korrekt belopp Angivet syfte Attesterad 4 Ja, för samtliga 4 av 4 3 av 3 3 av 4 Iakttagelser Vår verifiering avseende det pensionsgrundande arvodet visar att det finns underlag som styrker utbetalning, men utbetalningen har inte attesterats. Vår verifiering avseende representation visar att det i samtliga fall finns styrkande underlag i form av kvitto bifogat och angivet syfte är noterat på baksida av kvittot. Dock framkom att felaktigheter i hanteringen av utbetalningar för representationskostnader skett. Kostnaderna hade lagts in på fel löneart och slagits ihop med kostnader för resor i två av de granskade stickproven, utbetald ersättning är korrekt. 4.5. Avstämning mot kontrollmål Kontrollmål är attesterad av behörig person. Delvis uppfyllt Vår verifiering av attest för ersättning för utbetalda arvoden och ersättningar visar att attest är utförd för samtliga utom en. Dock September 2018 13 av 14
kan vi inte verifiera attestant då namnförtydligande saknas. Enligt uppgift tillhör underskrifterna behörig attestant. Kontrollmål Utbetalda arvoden och ersättningar är korrekta. Delvis uppfyllt Vår verifiering av utbetalda belopp visar att arvoden och ersättningar har gjorts i enlighet med underlag och s arvodesbestämmelser för 83 av de totalt 84 stickproven. I ett stickprov har det förkommit felaktighet avseende arvodesbeloppet. 2018-09-11 Rebecka Hansson Uppdragsledare Petra Ribba Projektledare September 2018 14 av 14