1. Översyn av organisation och rutiner för försörjningsstöd

KALLELSE/UNDERRÄTTELSE 2019-06-05 Till Kommunstyrelsens arbetsutskott Tid och plats för Sammanträde Bröderna Ericssonrummet den 10 juni 2019 kl.09.00 Kommunfullmäktigeärende Kommunstyrelseärende AU-ärenden 1. Översyn av organisation och rutiner för försörjningsstöd 2. Budgetuppföljning maj 2019 3. Instansordning - Motion angående allergiframkallande träd 4. Näringslivsfrågor 5. Arbetsmarknads- och integrationsenheten 6. Personalfrågor 7. Ev. ärenden

FILIPSTADS KOMMUN SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum Blad Kommunstyrelsens arbetsutskott 10 juni 2019 Au Dnr 2019/ Översyn av organisation och rutiner för försörjningsstöd Förvaltningscheferna Åsa Andersson och Hannes Fellsman meddelar i tjänsteskrivelse: Kommunfullmäktige beslutade inför budget 2018 att organisation och rutiner för försörjningsstöd ska utredas. I utredningsarbetet ska samverkan ske mellan socialförvaltningen och arbetsmarknads- och integrationsenheten (AIE). I uppdraget ingår att belysa ansvar och samarbete samt ge förslag på organisation och rutiner som ska gälla från ingången av 2019. Uppdraget är ett prioriterat område i den ekonomiska planen. I tjänsteskrivelsen beskrivs handläggningen inom såväl IFO som AIE, inkluderat förutsättningar och arenor. Vidare beskrivs nuvarande samverkan och det fortsatta utvecklingsarbetet tillsammans med vuxenutbildningen. Förslag till beslut att godkänna redovisningen att IFO och AIE tillsammans med vuxenutbildningen fortsätter att hitta former för en ny organisation. att snarast påbörja redovisning av projektering för inhysning av vuxenutbildningen i Rosendal enligt beslut från Kommunstyrelsen 2017-08-23 (dnr 2017/153). att utvecklingen av kommunens möjlighet att bli en leverantör av arbetsmarknadsinsatser inom ramen för LOV noga följs. Utdragsbestyrkande

Kommunstyrelsen TJÄNSTESKRIVELSE Datum 2019-05-11 Diarienummer 2019/ Sida 1(6) Översyn av organisation och rutiner för försörjningsstöd Kommunstyrelsen förslås besluta att godkänna redovisningen att IFO och AIE tillsammans med vuxenutbildningen fortsätter att hitta former för en ny organisation. att snarast påbörja redovisning av projektering för inhysning av vuxenutbildningen i Rosendal enligt beslut från Kommunstyrelsen 2017-08- 23 (dnr 2017/153). att utvecklingen av kommunens möjlighet att bli en leverantör av arbetsmarknadsinsatser inom ramen för LOV noga följs. Sammanfattning av ärendet Kommunfullmäktige beslutade inför budget 2018 att organisation och rutiner för försörjningsstöd ska utredas. I utredningsarbetet ska samverkan ske mellan socialförvaltningen och arbetsmarknads- och integrationsenheten (AIE). I uppdraget ingår att belysa ansvar och samarbete samt ge förslag på organisation och rutiner som ska gälla från ingången av 2019. Uppdraget är ett prioriterat område i den ekonomiska planen. Uppdraget har sin grund i den höga kostnaden för försörjningsstöd. Flertalet av de hushåll som idag uppbär försörjning genom bidrag från socialförvaltningen tenderar att bli kvar under en längre tid. Kostnaden per hushåll har inte ökat i någon större utsträckning utan det är fler personer som idag försörjs av bidrag. Filipstads kommun är en av de kommuner i Sverige som har flest antal barn i hushåll som uppbär försörjningsstöd. Stora hushåll blir mer kostsamma då hyres- och elkostnader generellt blir dyrare för ett

2 stort hushåll samt så ökar kostnaden för riksnormen då den betalas ut per antal personer i hushållet. Nedan följer en beskrivning av arbetet inom IFO samt inom AIE. Därefter redovisas det samverkansarbete som arbetats fram mellan verksamheterna tillsammans med förslag om fortsatt utveckling. Ärendet Handläggning inom IFO Ekonomigruppen (består av 6,75 åa) tar emot 5-15 nya ansökningar per vecka. Nya ansökningar fördelas ut till ekonomihandläggare (socialsekreterare) varje torsdag. Den sökande kallas därefter till nybesök. Vid nybesöket informeras om rättigheter och skyldigheter kring försörjningsstöd. Det skrivs samtycke för att kunna ta in information och ha möjlighet att samverka med andra myndigheter och enheter inom kommunen. Remiss skickas till AIE på dem som det är lämpligt för och som inte har annan sysselsättning. Varje ekonomihandläggare på heltid handlägger ca 60 ansökningar varje månad. Varje ansökan, oavsett om det är ett nytt eller pågående ärende, kräver ny utredning, varje månad. En sökandes situation kan ha förändrats från en månad till en annan vilket gör att rätten till bistånd måste bedömas. Stor del av tiden går åt till att samverka med myndigheter och söka information för att kunna komma till ett beslut. Ekonomihandläggaren ska enligt lag ha ett barnperspektiv under hela handläggningsprocessen. Det ska tydligt framgå hur barnperspektivet har beaktats under processen. Ekonomihandläggaren ska också screena den sökande utifrån riskbedömningsmanualen FREDA för att säkerställa att den sökande inte är utsatt för våld i nära relation (VNR) samt även screena utifrån AUDIT/DUDIT vid misstanke om alkohol- och/eller drogmissbruk/riskbruk. I övrigt styrs handläggningen utifrån socialnämndens antagna riktlinjer. Bostadssociala kontrakt och bostadsanskaffning Ekonomihandläggarna handlägger ansökan om bostadssocialt kontrakt samt ansökan om hjälp med bostadsanskaffning. För att bli beviljad bostad bör alla möjligheter till eget kontrakt ha uttömts och den sökande ska tillhöra en prioriterad grupp. Om den sökande inte ens tillfälligt har någonstans att sova måste ekonomihandläggaren ordna ett tillfälligt boende där den sökande godkänns och tas emot, vilket inte alltid är lätt då de flesta hotell, vandrarhem och campingar inte tar emot personer som kommer från socialförvaltningen. Ekonomihandläggarna genomför även utredningar av ungdomar upp till 25 år som ansöker om hjälp till eget boende på grund av sociala skäl. Våld i nära relation (VNR) Ekonomigruppen handlägger ärenden som rör VNR vilket i stort sett alltid innebär en akut placering samma dag. Om det finns barn i familjen så sker ett samarbete mellan ekonomigruppen och barn- och ungdomsgruppen. Placering sker på kvinnojour eller annat skyddat boende på lämplig ort. Ärendet ligger sedan kvar hos ekonomihandläggaren till dess att den enskilde hittat ett nytt boende i en ny kommun. Om inte skyddsboendet tillsammans med ekonomihandläggaren arbetar aktivt med boendefrågan kan den enskilde och dess eventuella barn bli boende i skyddsboende under en

3 lång period. Idag riskerar de som är placerade att bli kvar länge eftersom handläggning av försörjningsstöd prioriteras. Utifrån detta har förvaltningen tagit fram ett förslag om annat mer effektivt arbetssätt. Förmedling av egna medel Personer som inte har förmåga att handskas med sin egen ekonomi kan ansöka om hjälp hos socialtjänsten att få hjälp med att betala räkningar och fördela utbetalningar. Förmedlingen innebär inte att den sökande har försörjningsstöd utan förmedling kan ske av egna medel. Beskrivning av verksamheterna inom AIE AIE har 9,0 åa tillsvidareanställd personal (exklusive EU-sekretariatet) med oerhört varierande arbetsuppgifter. Gemensamt för alla är att på olika sätt integrera deltagarna i samhället samt att se till att deltagarna stegförflyttas mot arbete eller utbildning. Utöver ordinarie verksamhet har AIE 1,5 åa som är projektanställda i riktade projekt så som Drivkraften inom Finsam (1,0 åa) samt Match2Job (0,5 åa). AIE tar emot remisser från AF, IFO, FK och Region Värmland. Deltagaren kallas till AIE för kartläggning där en bedömning görs utifrån vilken arena som bäst passar deltagaren. Arenor Vid Möjligheternas trädgård (ca 20 platser) samt Café Eken (ca 6 platser) placeras deltagaren för att kunna påvisa någon form av arbetsförmåga. En sammanfattning av en arbetsförmågebedömning görs över tid för att på så sätt kunna komma fram till vart deltagaren är på väg. Utifrån deltagarens stegförflyttningar visar det sig om hen är anställningsbar direkt eller om en utbildning ska startas. Ibland kan det vara aktuellt med flera olika insatser. Viktigt att poängtera är att de flesta deltagare behöver mycket lång tid för att finna rutiner, lära sig att passa tider, komma iväg på läkarbesök, psykiatrin, tandläkare m.m. Flertalet deltagare arbetar/praktiserar deltid (3-40 timmar/vecka) vilket gör att det ibland är möjligt att ta emot fler deltagare än det platsantal som är angivet ovan. Komplexiteten i ärendena är stor. Ofta förekommer stor fysisk och/eller psykisk ohälsa. Flera deltagare bedöms ha icke dokumenterade och fastställda diagnoser trots att misstanken om olika sorters problematik finns. Det vilar ett tungt ansvar på arbetsledarna/coacherna med att dokumentera samt ständigt följa upp ärendet tillsammans med remittent. Inom AIE finns Linden-gruppen där 5 brukare med beslut om daglig verksamhet LSS utför sina dagliga sysslor. Gruppen har 1,0 åa arbetsledare. Det är svårt att placera andra deltagare inom Linden-gruppen då gruppen består av personer med olika funktionsvariationer. De flesta i gruppen har behov av förberedelse och förutsägbarhet. Kompetenscentrum (KC) aktiverar ca 30 deltagare med olika göromål såsom gräsklippning, snöröjning, fixarservice och pensionärshjälpen. Inom KC finns 2,5 åa arbetsledare fr.o.m. 190901. När det gäller KC finns ingen tid till coachande för att komma ut på arbetsmarknaden eller utbildning då den dagliga verksamheten kräver mycket regelrätt arbetsledning samt påpuffning i de dagliga rutinerna. Till viss del försöker verksamheten

4 naturligtvis få deltagarna att söka arbeten eller utbildning men framgången varierar. Röjarlaget (8 deltagare idag) har 1,0 åa arbetsledare, endast arbetsledning. Avslut extratjänster Allt eftersom extratjänsterna slutar på KC fylls platserna på från remissmottaget. Möjligheten att ta emot kommer att vara mycket begränsad med 2,5 åa arbetsledare från och med 190901. AIE bedömer att många remitterade deltagare, som är på väg in i våra verksamheter, är svårplacerade då de ofta bedöms ha en stor fysisk och/eller psykisk ohälsa samt att en stor andel har stora språkförbristningar. Platserna ute på förvaltningarna som extratjänsterna lämnar kommer inte att kunna fyllas upp lika enkelt med deltagare i behov av arbetsfrämjande insatser. AIE har ca 40 personer i kö på remissmottaget från alla remitterande instanser. Vägvisaren Vägvisaren är ett medborgarkontor där det finns 6 språkstöd som är behjälpliga med översättningar, fylla i blanketter till Försäkringskassan och Arbetsförmedlingen samt att översätta olika kallelser. Sedan en tid tillbaka är språkstöden behjälpliga på SFI-lektioner. Samhällsorienteringen utförs enligt lag på modersmålet till alla som deltar och innehåller kurser med flera block, totalt 60 timmar. Timmarna kommer med stor sannolikhet att utökas till 100 timmar under våren 2019. Två språkstöd går MILSA-utbildningen för att sedan tituleras samhälls- och hälsokommunikatörer. Feriepraktik/arbete AIE ansvarar över all administration när det gäller feriearbete. I år finns 205 sökande ungdomar till 125 platser, fördelat på 28 arbetsplatser. Gemensam samverkan mellan IFO och AIE Närvarorapportering/drop-in på AIE IFO skickar varje månad en uppdaterad lista på sökande som är remitterade till AIE för drop-in-verksamhet måndag, onsdag och fredag varje vecka. Inför ansökningsperioden (ca 15:e varje månad) får IFO en lista tillbaka från AIE gällande de sökandes närvaro på drop-in-verksamheten. Om en sökande inte deltar i närvarorapportering på AIE har hen inte gjort vad som krävs för att nå egen försörjning och grund för avslag på ansökan föreligger med stor sannolikhet. Gemensamma möten Varje onsdag kl 11-12 träffas handläggare från IFO, AIE och AF för möten med gemensamma klienter. Eftersom AF nu står inför förändringar kommer framtida samverkansmöjligheter med stor sannolikhet påverkas. Gemensamt deltagande i ett 3-årigt projekt som drivs av SKL Utifrån projektet genomförs en gemensam utbildning för personal på AIE och ekonomihandläggare inom IFO. Hittills har tre heldagar genomförts där verksamheterna tillsammans har tittat på olika föreläsningar och diskuterat innehållet efteråt. IFO-chef och enhetschef AIE tillsammans med några medarbetare från respektive verksamhet åker ca två ggr per termin till SKL

5 för utbildning inom ramen för projektet. Projektets syfte är att hitta metoder och möjligheter för att bryta långvarigt bidragsberoende. Initialt deltog endast IFO i utbildningen men efter första utbildningstillfället gjordes en bedömning att även AIE ska delta eftersom grunden för ett fortsatt utvecklingsarbete är samsyn. Samverkan mot egen försörjning (SMEF) Sedan några år tillbaka finns en styrgrupp för allt samverkansarbete, SMEF. Styrgruppen består av chef från IFO, AIE, AF, vuxenutbildningen, gymnasieskolan och näringslivskontoret. Styrgruppen träffas regelbundet och har varit en stor del i den väl fungerande samverkan som finns idag. Besiktning av bostadssociala kontrakt Vid in- och utflytt av klienter i lägenheter med andrahandskontrakt utför AIE besiktning med protokoll. Utan protokoll är det inte möjligt att avgöra om den boende ska debiteras för reparationer vid avflyttning. Vid in- eller utflytt där ett beslut om bostadssocialt kontrakt verkställs eller ska verkställas är AIE behjälpliga. AIE kan också hjälpa till med tömning när en lägenhet överges och möbler står kvar. Provtagning av deltagare vid behov samt samverkan vuxengruppen Vuxenenheten inom IFO hjälper AIE om behov av alkohol- och/eller drogtest behöver tas på en deltagare vid misstanke om onykterhet. När någon är aktiv i ett missbruk får IFO inte ställa krav på arbetsmotiverande insatser. IFO arbetar istället med rehabiliterande insatser inom ramen för den egna öppenvårdsverksamheten. När en klient börjar bli redo för insatser som ska leda till egen försörjning påbörjas ett samarbete mellan IFO:s vuxengrupp och AIE. Gemensamt verksamhetssystem IFO och AIE arbetar delvis i ett gemensamt verksamhetssystem, AMEA, idag. AIE ansvarar över AMEA och IFO har tillgång till systemet. IFO genomför sin handläggningsprocess i Procapita vilket AIE inte har tillgång till idag. För att underlätta det fortsatta arbetet är planen att all handläggning inom både IFO och AIE ska ske utifrån ett gemensamt verksamhetssystem. Arbete pågår för att kunna verkställa det. Ett arbete pågår också för att öka möjligheten till digital handläggning för att frigöra resurser till mer arbetsfrämjande insatser. Fortsatt utvecklingsarbete Allt eftersom samverkan mellan verksamheterna har utökats och förbättrats har tankar väckts om en annan organisation mellan främst IFO och AIE. Förslag på ny organisation inom IFO och AIE finns framtaget men för att möjliggöra ett förändrat arbetssätt krävs förändringar inom andra verksamheter, bl a vuxenutbildningen. I det samverkansarbete som finns idag har vuxenutbildningen börjat ta större plats. Verksamheterna har en samsyn i att utbildning är en stor del i att bryta eller undvika långvarigt bidragsberoende. En stor del av de som idag uppbär försörjningsstöd ingår i den grupp som Arbetsförmedlingen idag bedömt inte står till arbetsmarknadens förfogande (skatt 14). Det kommer inte att räcka att endast erbjuda arbetsfrämjande insatser i form av sysselsättning utan de allra flesta kommer att behöva kläs på kunskaper som ges inom ramen för utbildning.

6 Utifrån det ökade behovet av utbildning krävs en översyn av socialnämndens riktlinjer för försörjningsstöd gällande studier för vuxna på grund- och gymnasieskolenivå. Enligt nuvarande riktlinje beviljas, som regel, inte försörjningsstöd samtidigt som den enskilde studerar. För att komma vidare i samverkansarbetet föreslås att IFO och AIE tillsammans med vuxenutbildningen får fortsätta att hitta former för en ny organisation. Ett förslag är också att noga följa utvecklingen av kommunens möjlighet att bli en leverantör av arbetsmarknadsinsatser inom ramen för LOV. Hannes Fellsman Förvaltningschef Åsa Andersson Förvaltningschef

FILIPSTADS KOMMUN SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum Blad Kommunstyrelsens arbetsutskott 10 juni 2019 Au Dnr 2019/87 Budgetuppföljning maj 2019 Ekonomienheten har upprättat en sammanställning utvisande budgetuppföljningen för maj 2019 för de verksamheter som ingår i kommunstyrelsens arbetsutskotts verksamhetsområde. Sammantaget prognostiseras ett positivt resultat om 1 900 tkr. Utdragsbestyrkande

Budgetuppföljning KSau Period: Januari - Maj 2019 Budget Redovisning Avv. mot Årsbudget Kvar av Prognos Prognosavv. period period budget årsbudget - mot budget Kommunfullmäktige 340 322 18 778 456 778 0 Kommunstyrelsen 1 412 890 521 3 406 2 515 2 906 500 Partistöd 208 0 208 500 500 500 0 Administration stab 2 275 1 879 395 6 443 4 564 6 443 0 Informationsverksamhet 462 552-90 1 123 571 1 123 0 Bergslagens räddningstjänst 4 456 4 488-32 10 698 6 210 10 698 0 Ekonomi / Kundtjänst 1 238 1 091 148 3 029 1 938 3 029 0 Civilförsvar 126 85 42 318 233 318 0 Kulturverksamhet 371 404-33 891 487 891 0 Totalt Stabsenhet 10 888 9 711 1 177 27 186 17 474 26 686 500 Administration 2 233 2 231 1 5 398 3 167 5 398 0 Företagshälsovård 321-43 364 770 813 570 200 Fackliga företrädare 530 414 116 1 292 878 1 192 100 Övriga PA-åtgärder 462 359 102 1 111 752 1 111 0 FFA Förebyggande friskvårdsarbete -4-90 86 0 90 0 0 Totalt Personalenhet 3 542 2 871 669 8 571 5 700 8 271 300 Ekonomiskt ledningsstöd 1 810 1 592 219 4 401 2 809 4 201 200 Totalt Ekonomiskt ledningsstöd 1 810 1 592 219 4 401 2 809 4 201 200 Allmänna näringslivsinsatser 546 446 100 1 330 884 1 330 0 Projekt 187-771 958 450 1 221 450 0 Turism 373 411-38 976 565 976 0 Totalt Näringslivsenhet 1 106 86 1 020 2 756 2 670 2 756 0 EU-samordning 622 578 44 1 819 1 240 1 819 0 Administration 377 352 25 916 564 916 0 Arbetsmarknadsåtgärder social art 2 506 2 183 324 6 215 4 032 5 815 400 Arbetsmarknadsprojekt 0 268-268 0-268 400-400 Arbetsmarknadsåtgärder teknisk art 620 625-5 2 270 1 645 2 270 0 Extratjänster 0-882 882 0 882-900 900 Totalt AIE-enhet 4 125 3 124 1 002 11 220 8 095 10 320 900 TOTALT KSau 21 471 17 384 4 087 54 134 36 748 52 234 1 900 Diff mot budget 1 900

Kommentarer Sammanfattning KSau: Utfall avvikelse: 4 087 tkr Prognos = 1 900 tkr KS redovisar sammantaget ett utfall i perioden på 4 087 tkr (3 209 tkr). Överskott finns inom alla enheter. Inom Ksau prognostiseras ett överskott med 1 900 tkr ( 725 tkr). En förbättring med 1 175 tkr. Stabsenhet Utfall avvikelse: 1 177 tkr Prognos = 500 tkr Stabsenhetens bokförda avvikelse efter april uppgår till 1 177 tkr (872 tkr). Det är främst KS tillgängliga medel som inte har förbrukats i någon större omfattning. Partistöd har ännu inte utbetalts. Stabsenheten prognostiserar ett överskott med 500 tkr (0 tkr) förutsatt att KS tillgängliga medel inte nyttjas fullt ut under året. Övriga enheter förväntas ligga i nivå med budget vid årets slut. Personalenhet Utfall avvikelse: 669 tkr Prognos = 300 tkr Personalenhetens bokförda avvikelse uppgår till 669 tkr (440 tkr). Det är främst kontot för företagshälsovård och kontot för FFA som visar större överskott. Inom FFA har inte intäkterna från företagen periodiserats. Faktura för april från Bergslagens arbetsmiljö har ännu inte kommit. Personalenheten prognostiserar ett överskott med 300 tkr ( 0 tkr). Kontot för företagshälsovård och fackliga företrädare förväntas ge överskott. Ekonomiskt ledningsstöd Utfall avvikelse: 219 tkr Prognos = 200 tkr Ekonomiskt ledningsstöds bokförda överskott efter maj uppgår till 219 tkr (162 tkr). Överskott beror på att inga medel för konsulttjänster för ekonomisystemet har nyttjats. Ekonomiskt ledningsstöd prognostiserar ett överskott med 200 tkr (0 tkr) då man inte beräknar använda anslaget för konsultstöd fullt ut under året.. Näringslivsenhet Utfall avvikelse: 1 020 tkr Prognos = 0 tkr Näringslivsenhetens bokförda överskott efter maj uppgår till 1 020 tkr (720 tkr). Överskottet beror främst på att erhållna och bokförda projektmedel inte har utnyttjas än. Näringslivsenheten prognostiserar ett resultat i balans med budget, 0 tkr (0 tkr). AIE-enhet Utfall avvikelse: 1 002 tkr Prognos = 900 tkr AIE s bokförda överskott uppgår till 1 002 tkr (1 015 tkr). Överskott kommer att uppstå då extratjänsterna kommer att avslutas under året och intäkterna hela tiden har kommit med en månads förskjutning. Det innebär att det blir en månad extra intäkter under 2019. AIE prognostiserar ett överskott med 900 tkr (725 tkr) beroende på eftersläpning av intäkter för extratjänsterna vilka kommer att fasas ut under året. Överskottet kan troligen bli något större. Underskottet på projekt förklaras av medfinansiering av 37- projekt med-400 tkr. Underskottet täcks inom AIE s ram då kostnad för ordinarie personal överförs till projektkontot från annan verksamhet. Åtgärder I Ksau s prognos för resterande del av 2019 har allmänt bedömts att budgeterade medel kommer att förbrukas. Min bedömning är att möjligheten finns att genom återhållsamhet uppnå ett överskott på mellan ca 2 000 2 500 tkr. Underskrift Claes Hultgren

FILIPSTADS KOMMUN SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum Blad Kommunstyrelsens arbetsutskott 10 juni 2019 Kommunfullmäktige 16 maj 2019 5 Au Kf 35 Dnr 2019/ 135 Motion angående allergiframkallande träd I motion inkommen till kommunkansliet 13 maj skriver Ulf Söhrman (M): Det finns trädslag som avger pollen som är allergiframkallande. För att förbättra klimatet i kommunen anser undertecknad att Filipstads kommun skall se över sina rutiner vid trädplantering och inte välja trädslag som har allergiframkallande pollen. Kommunfullmäktige beslutar att remittera motionen till kommunstyrelsen. Utdragsbestyrkande