Arbetsgrupp inom Patologi i Norra regionen Sammanfattning steg I-II 1
Bakgrund: problem Kapacitetsbrist orsakar fördröjningar i vården av patienter Otillräcklig kapacitet - påverkar medicinsk kvalitet + forskning/utveckling Kompetensförsörjning otillräcklig - nationellt som lokalt Arbetsbördan är hög Varje prov tar längre tid att analysera Förväntningarna på vad patologerna ska åstadkomma ökar Sammantaget leder detta till en sämre situation för berörda patienter 2
Uppdrag från Förbundsdirektionen Inom norra sjukvårdsregionen finns ett uppdrag från Förbundsdirektionen för Norrlandstingens regionförbund att 1) I samverkan analysera situationen 2) Därefter ta fram gemensamma förslag som sedan testas/genomförs 3) Landstingen arbetar samtidigt med rekrytering/kompetensförsörjningen inom sina egna ansvarsområden. 3
Syfte - att i hela Norra Regionen säkerställa Kompetensförsörjning/utveckling Likvärdig vård med hög kvalité och patientsäkerhet Produktionskrav Klinisk forskning Rätt diagnos i rätt tid och till rätt kostnad 4
För att underlätta säkrare val av kloka strategier, aktiviteter och förändringar som behöver genomföras behövs 1) Förberedande kartläggningar 2) Beskriva/komma överens om hur arbetsprocesserna bör se ut - gemensam målbild 3) Utifrån detta identifiera, välja och påbörja nödvändiga förändringar och testa nya arbetssätt. 5
Arbetsgruppens arbete i steg I 20130923-20131007
Arbetsgrupp i steg I: Birgitta Svensson, NLL Anders Ackelid, NLL Karin Sixtensdotter Graffmo, NLL Charlotta Andersson, VLL Gun Jakobsson, VLL och JLL Josef Nygren, VLL (Thomas Höckenström), JLL Birgitta Höglin, LVN Jan Olovsson, LVN Anders Bergqvist, LVN 7
Uppdrag i steg I Ta fram ett gemensamt faktaunderlag som innehåller: 1) Behovskartläggning (volymer, antal, tidsåtgång, subspecialisering, molekylärpatologi, multidisciplinära konferenser (MDK)). 2) Kapacitetskartläggning hur ser den totala kapaciteten (volymer, bemanning, kompetens) ut i hela Norra Regionen? 8
Behovskartläggning 9
Behovskartläggning (i antalsordning) totalt hela Norra Regionen Prov Antal remisser Vaginalcytologi 57914 Hud, T01x och T02x 18855 Allmän cytologi 11187 Gastro, T62x-T68x, T57-58x, T59 10476 Gyn, T80x-T87x 10136 Hematologi T06-08x 4755 Uro, T70-T79 4648 Bröst, T04x 2340 ÖNH,T21-24,T51-55,T60-61,TXY,T221-224,T551-554 2122 Lymfsystem, T08x (ej hematologi) 1736 Thorax, T25-T29 940 Mjukdelar/skelett, T10-T19 670 Obduktioner 583 Övrigt, patologi 512 Lever, T56x 481 Endokrin,T93-99 416 Neuro, TX0-TX99999, T91-92 396 Molekylärpatologi 312 Hjärta/K ärl, T40-48, T31-39 214 Perinatal, endast T88-89 213 S:a anta l 128906 10
Grupper med högst antal konsultationer totalt regionen Prov Antal remisser Konsultationer Hud, T01x och T02x 18855 109 Bröst, T04x 2340 89 Thorax, T25-T29 940 76 Hematologi T06-08x 4755 69 Gyn, T80x-T87x 10136 68 Gastro, T62x-T68x, T57-58x, T59 10476 64 Uro, T70-T79 4648 57 11
Grupper med högst andel konsultationer totalt regionen Prov Antal remisser Konsultationer % Thorax, T25-T29 940 76 8% Övrigt, patologi 512 34 6,64% Mjukdelar/skelett, T10-T19 670 44 6,60% Perinatal, endast T88-89 213 11 5,16% Lever, T56x 481 19 3,95% Endokrin,T93-99 416 16 3,85% Bröst, T04x 2340 89 3,80% 12
Reflektioner Då man ej har registrerat och definierat på samma sätt försvåras sammanställning... Behövs gemensam standard för definitioner och registrering så att man kan jämföra siffror, diskutera och analysera underlaget och göra uppföljningar över tid. Stor variation i tidsåtgång. Minskad variation ökar andelen värdeskapande tid samtidigt som man får en bättre arbetsmiljö en lugnare och jämnare takt i arbetet. 13
Inringade förbättringsbehov Flöden med långa svarstider Stora grupper/volymer: Bas-patologi /diagnostisering på plats? Små grupper/volymer: Samordningsvinster? 14
Behovet större än produktionsstatistiken En stor andel skickas (externt och internt) NLL: 7050 remisser externt utanför regionen samt 1842 cytologier har skickats internt inom regionen (till VLL). LVN: 1565 histopatologiremisser och 553 cytologi- remisser externt utanför regionen. JLL - De tre personer som anlitats under 2013 har haft som uppdrag att fokusera på att heltidsproducera och således ej kunnat fylla behovet att ta hand om ST läkare samt hela behovet av kvalitets- /utvecklingsarbete VLL Skickat endast remisser njure externt utanför regionen pga behov av specialistkunskap. 15
Multidisciplinära konferenser (MDK) Tidskrävande för deltagande läkare En hel del logistiska problem och mycket arbete för sekreterare Totalt antal ca 85 ronder/mån 16
Kapacitetskartläggning 17
Kapacitetskartläggning 20131008 Tjänster Närvaro /årsarbetande Patologer/öl 24,83 15,11 därav m cyt komp 2 2 Under utb t cytolog 2 2 ST 9 9 BMA 43,5 40,6 CD 25,5 20,9 BMA hem 6 6 OBD 8 8 Sekr 16 15,5 Övr personal 2 5,33 18
Kommentarer inför framtiden Nya vårdprogram förstärker behovet av att göra mer och mer kopplat till varje prov och således ökat behov av: patologer, cytologer, BMA, cytodiagnostiker, molekylärpatologisk kompetens, MT-teknik, IT-stöd, sekreterare, obduktionstekniker samt övriga tex lab biträden Om man ska följa standards kommer det att bli många fler glas att hantera Arbetet blir mer och mer komplext, mer kopplingar och man inför många nya saker och det är viktigt att beakta att detta medför mer arbete kopplat till IT och behov av ökade IT-resurser. 19
Många pensionsavgångar de närmsta åren 20
Dålig balans mellan behov och kapacitet 21
Tillgång på patologer räcker resurserna till? Axand Undersökningar 2010 - uppdaterat 2013 Upptagningsområde i invånarantal 2010 (883 000 inv) Jämtland: 130 000 inv, Västernorrland: 243 000 inv, Västerbotten: 260 000 inv och Norrbotten: 250 000 inv Antal årsarbetande specialister/öl 2012-2013: 15,1 öl JLL 1 öl, LVN 2,5 öl, VLL 9,8 öl, NLL 1,8 öl Invånare per specialist 2013 JLL: 130 000/specialist (1) LVN: 97 200/specialist (2,5) VLL:26 531/specialist (9,8) NLL: 138 888/specialist (1,8) Totalt Regionen: 58 477/specialist Varierar i Sverige mellan 23 600 129 500/spec (år 2010) 22 Kommentar: i beräkningen av inv/specialist 2012-2013 anv samma invånarantal som 2010
Bemanningsrekommendationer Rekommendationerna är fastställda av Svensk Förening för Patologi 19/5 2010 Universitetslaboratorium: 1 Specialistläkare / 2200 prover Länssjukhuslaboratorium: 1 Specialistläkare/ 3000 prover Om man utgår från 1 spec.läk/2200 prover/år: ger 0.00045 läk/prov (0.00045 = 1/2200). Om man utgår från 1 spec.läk/3000 prover/år: ger 0,0003333 läk/prov (0,0003333=1/3000) 23
Bemanningsrekommendationer Rekommendationerna är fastställda av Svensk Förening för Patologi 19/5 2010 Universitetslaboratorium: 1 Specialistläkare / 2200 prover Länssjukhuslaboratorium: 1 Specialistläkare/ 3000 prover Som prover definieras: all sk övrig cytologi (punktioner, excudat, etc) alla typer av histologiska prover (biopsier, utskärnings-preparat etc) Obduktioner ingår ej utan förväntas ske inom ramen för rek bemanning vilket också gäller för läkarinsatser inom den gynekologiska cytologin. 24
VLL (Universitetssjukhus lab) 26 213 remisser (exkl vaginal cyt & obdukt.) Behov: 11,8 Nuläge: 9,8 spec läk Gap = -2 Jämförelse/avstämning med bemanningsrekommendationer 25
JLL, LVN, NLL (Länssjukhus lab) 44196 remisser (exkl vaginal cyt & obdukt) Behov:14,7 Nuläge: 5,3 spec.läk Gap: -9,4 Jämförelse/avstämning med bemanningsrekommendationer 26
Viktiga förutsättningar En viktig förutsättningar för bra samordning och välfungerande logistik i regionen är att IT-system kan kommunicera samt på sikt även önskvärt med en gemensam databas 27
Kort sammanfattning av synpunkter från de största remitterande klinikerna September 2013 28
Problem Långa svarstider som ger: fördröjd diagnos o behandling sämre prognos jobbig upplevelse för patienter att vänta Papperssvar som måste scannas in ger: Extra arbete, tidskrävande att leta Risk för fel Oklara rutiner tex var ska man vända sig, var ska man fråga Varierande kompetens Sårbart bara en person kan Kvalité och utformade av svaren Ofullständiga svar Ostrukturerat Suboptimala svar ej enligt riktlinjer alt avsaknad av riktlinjer Saknas diagnos, konklusion Svårtolkade svar Diagnos ändras ofta vid eftergranskning 29
Behov / önskemål Korta svarstider Strukturerade svar Svar innehållande all erforderliga uppgifter Gott samarbete Deltagande av patologer på MDK Enkelt kunna nå en patolog man känner för att diskutera oklara svar etc Möjlighet till tel.kontakt vid oklara/brådskande fall Närvaro vid AT/ST-utb Utveckling av verksamheten 30
Arbetsgruppens arbete i steg II 20131016-20131217
Arbetsgrupp i steg II: Birgitta Svensson, NLL Solveig Olausson, NLL Kerstin Stenberg, NLL Karin Sixtensdotter Graffmo, NLL Charlotta Andersson, VLL Gun Jakobsson, JLL och VLL Maria Näslund, JLL och VLL Josef Nygren, VLL Birgitta Höglin, LVN Jan Olovsson, LVN Anders Bergqvist, LVN 32
Uppdrag i steg II Värdeflödesanalyser med nulägesbeskrivn i resp landsting Identifiera ev outnyttjade resurser/ brister/problem i resp processer Göra jfr med bef nationella/regionala vårdprogr följsamhet till dessa? Finns skillnader i Regionen? Finns förbättringsbehov? 33
Parallellt uppdrag för arbetsgruppen Ta fram förslag till regionalt system för vidare- och fortbildning inom Patologi 34
Nuläge: Förslag till system för vidareutb patologer klart och presenterat för styrgrupp 17 dec Förslag BMA utkast finns, ska göras klart 30/1 35
Standardprocess med inringade förbättringsförslag i olika delar av processen 1 Beställning Transportprocess Produktionsprocess preanalys Rätt från början Processdesign för Takt och kvalitet 2 Säkerställ i bägge riktningarna 4 LIS process 5 Provtagning Patient /Remiss Transporter 3 Provmottagning Integrerad Provuppackning Ankomstregistrering Sortering Prioritering Rollfördelning Utskärning Skrap Packning 6 7 Produktionsprocess glas Produktionsprocess färska vävnader Taktning för jämnt flöde Produktionsprocess fixerade vävnader Taktning för jämnt flöde 8 9 Kontroll Komplett Debitering Dehydrering Inbäddning Snittning Infärgning Montering Utlämning Analysprocess diagnostik Bedömning digital bild Bedömning mikroskop Sekreterarprocess Svarsrutiner Administration 10 12 14 11 13 15 Distribuera Diagnostik Diktering Skriva Utlåtande Svarssignering Utlåtande Arkivering remiss/glas/ klossar Svarsmottagning Support/Konf KTJ Rätt och i rätt tid Mottagande av utlåtande Läkare/patient 16 17 Kompetensutveckling, 36 Utbildning, Rollfördelning, Rekrytering Patologer Kompetensutveckling, Utbildning, Rollfördelning, Rekrytering CD, BMA
Arbetsgruppens förslag till förbättringsprojekt 1. Beställning rätt från början 2. Transporter logistik, tider 3. Produktionsprocess - Standardiserad preanalys 4. Produktionsprocessen Framställa glas 5. Molekylärpatologi ny metodologi och ny produktionsprocess 6. Glas scanning och digital patologi Processdesign och teknikval 7. Utlämning - Garanterad kvalitet till rätt kostnad 8. Diagnostikprocessen kompetensnätverk för bättre resursanv 9. Svarsgenerering och administrativa rutiner design för samverkan 10. Svarsutlämning/mottagning kundrelation för lärande och feedback 11. Lösa patologbristen system för regional utb och kompetensutv 12. BMA/CD system för regional utb och kompetensutv, samverkande IT/MT, Kvalitets- och Inköpsorganisation 37
Beställning Transporter Preanalys Produktion Glas/Utlämning (Kvalitet) Diagnostik - Svar Kundrelation Kompetens Rollfördelning Utbildning Rekrytering 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 St KR IT Rel Tek Log 38
IT Komplexitet - Infrastruktur P A T I E N T E R Diagnostiskt IT Nätverk Fysiologi Radiologi *) nätverk HIS (Sjh.) EPJ (PV) ROS POCT RIS/PACS (DICOM) LIS+/alt MW (Multidisciplinärt) MiddleWare Processkontroll /automatisering QMS (avvikelse- /dok hantering) Digital patologi (DICOM) Tele Patologi Klinisk kemi Mikrobiologi Genetik Patologi *) Bildarkiv *) *) *)Partnerskap? 39
Struktur Regional Samverkan 1 Lokala organisationer 2 Lokala standardiserade produktionsprocesser LVN 3 Regionens kunder (Sjukhus + Prim. Vård) 4 Gemensamt kompetensnätverk (Patologer, CD, BMA, sekreterare) 5 IT Infrastruktur Digital Patologi/Telepatologi Patolognätverk Rekrytering Utbildning Kompetensnätverk: patologer,bma CD,sekr NLL 6 Material och informations flöden JLL VLL 40
Styrgruppens val och indelning av fortsatt inriktning för projektet Fyra prior huvudområden: Kompetensförsörjning/rekrytering-utbildning Teknik/IT Arbetssätt/standardisering Ekonomi Detaljerat förslag och tidplan diskuteras på arbetsgruppsmöte 6 februari 41
Kvar att komplettera från steg I-II: Förslag till system för regional utbildning och kompetensutveckling BMA Återkoppling till remittenter som lämnat in synpunkter Kartläggning och analys av svarstider 42