Årlig granskning av Kostnämnden i Sollefteå 2013 Revisionspromemoria LANDSTINGETS REVISORER
2014-04-09 14REV43 2(9) Sammanfattning Landstinget Västernorrland har i samverkan med Sollefteå kommun bildat en gemensam nämnd för kostproduktion för Sollefteå sjukhus och äldreomsorgen i Sollefteå kommun. Vi bedömer sammantaget att Kostnämnden i Sollefteå planerar, leder och kontrollerar sin verksamhet på ett ändamålsenligt sätt.
2014-04-09 14REV43 3(9) Innehållsförteckning 1 Bakgrund...4 2 Syfte, revisionsfråga och avgränsning...4 3 Revisionskriterier...4 4 Metod...6 5 Resultat av granskningen...6 5.1 Ekonomi...6 5.2 Kvalitet...7 5.3 Intern kontroll...8 5.4 Delegation...8 6 Revisionell bedömning...9
2014-04-09 14REV43 4(9) 1 Bakgrund Landstinget Västernorrland har i samverkan med Sollefteå kommun bildat en gemensam nämnd som ansvarar för produktion av måltider vid Sollefteå sjukhus och för äldreboenden i Sollefteå kommun. Den gemensamma nämnden inledde sitt arbete den 1 januari 2005. Landstinget Västernorrland är värdkommun och den gemensamma nämnden ingår i landstingets organisation. Kostnämnden ansvarar gentemot respektive huvudman för den verksamhet och de uppgifter som dessa har ålagt nämnden. 2 Syfte, revisionsfråga och avgränsning Revisorerna granskar årligen all verksamhet som bedrivs inom nämndernas och fullmäktigeberedningarnas verksamhetsområden. Revisorerna prövar om verksamheten sköts på ett ändamålsenligt sätt utifrån fullmäktiges mål, beslut och riktlinjer samt de föreskrifter som gäller för verksamheten. Vidare prövas om verksamheten genomförs på ett ekonomiskt tillfredsställande sätt och med en tillräcklig intern kontroll, samt om räkenskaperna är rättvisande. Inför revisorernas årliga ansvarsprövning ska följande revisionsfråga besvaras: Planerar, leder och kontrollerar Kostnämnden i Sollefteå sin verksamhet på ett ändamålsenligt sätt? Granskningen är avgränsad till en genomgång och översiktlig analys av kostnämndens mötesprotokoll, handlingar och verksamhetsberättelse för 2013. Någon ingående analys av Kostnämndens verksamhet, interna kontroll och ekonomiska redovisning ingår inte i granskningen. 3 Revisionskriterier Med revisionskriterier avses de bedömningsgrunder som bildar underlag för revisionens analyser, slutsatser och bedömningar. Revisionskriterierna hämtas bland annat från lagar, interna regelverk, policyer och fullmäktigebeslut. Resultatet av granskningen kommenteras och bedöms med stöd av kommunallagen och fullmäktiges beslut. Granskningens revisionskriterier utgörs huvudsakligen av: Kommunallag (1991:900), främst 3 kap, 3 a-c och 6 kap, 7 Avtal om samverkan i gemensam nämnd för måltidsverksamhet Reglemente Kostnämnden i Sollefteå Nämndens ansvar för planering, ledning och kontroll Nämndens ansvar att planera, leda och kontrollera verksamheten kommer till uttryck i kommunallagen. Nämnden ska inom sitt område se till att verksamheten bedrivs i enlighet med de mål och riktlinjer som fullmäktige har bestämt samt de föreskrifter som gäller för verksamheten. De skall också se till att den interna kontrollen är tillräcklig samt att verksamheten bedrivs på ett i övrigt tillfredsställande sätt.
2014-04-09 14REV43 5(9) Särskilt om gemensamma nämnder i kommunallagen Enligt kommunallagen får kommuner och landsting samverka genom en gemensam nämnd för att fullgöra sina uppgifter. Kommunallagens bestämmelser om nämnder i övrigt gäller även för gemensamma nämnder, om inget annat anges. Några av de centrala särregleringarna i kommunallagen kring gemensamma nämnder redovisas nedan: Nämnden tillsätts i någon av de samverkande kommunerna eller landstingen och ingår i denna kommuns eller detta landstings organisation. Nämndens behörighet och befogenhet ska preciseras i en överenskommelse mellan de berörda kommunerna och landstingen. Reglementet för nämnden ska antas av fullmäktige i var och en av de samverkande kommunerna eller landstingen. Budgeten för en gemensam nämnd upprättas av den kommun eller det landsting som har tillsatt nämnden. Budgeten ska upprättas efter samråd med de övriga samverkande kommunerna och landstingen. Nämnden ska granskas av revisorerna i var och en av de samverkande kommunerna eller landstingen. Fråga om ansvarsfrihet och om anmärkning för en gemensam nämnd skall prövas av fullmäktige i var och en av de samverkande kommunerna eller landstingen. Samverkansavtalet Landstinget Västernorrland och Sollefteå kommun har tecknat ett avtal om en gemensam nämnd för samverkan kring måltidsverksamhet. Avtalet gäller från och med den 1 januari 2005 till och med den 31 december 2009. Avtalet förlängs med två år i taget om ingen uppsägning sker. Syftet med samverkan är att åstadkomma en kostnadseffektiv måltidsverksamhet med hög kvalitet. Kostnämndens ansvarsområde är: Måltidsproduktion vid Sollefteå sjukhus och måltidsverksamhet för sjukhusets patienter och personal samt måltidsverksamhet för följande äldreboenden i Sollefteå kommun: Skärvstagården, Solgården, Vallänge, Ärebo och Helgum 1. Avtalet innehåller vidare preciseringar av huvudmännens ansvar samt reglerar kostnadsfördelning, insyn, samråd, m.m. Reglementet Landstingsfullmäktige har i november 2011 fastställt det gällande reglementet för Kostnämnden. Kostnämndens uppdrag enligt reglementet är att svara för kostverksamhet på det sätt som anges i samverkansavtalet. Reglementet innehåller vidare uppgifter om nämndens ansvar i övrigt samt nämndens arbetsformer. 1 inklusive matlådor via hemtjänsten i nämnda områden
2014-04-09 14REV43 6(9) 4 Metod Granskningen genomförs med hjälp av dokumentstudier och avstämning av uppgifter med enhetschefen för landstingets kostverksamhet i Sollefteå. 5 Resultat av granskningen 5.1 Ekonomi Ett av syftena med samverkan i en gemensam nämnd är att åstadkomma en kostnadseffektiv måltidsverksamhet. Landstinget Västernorrland ska fastställa budgeten för den gemensamma nämnden i samråd med Sollefteå kommun. Budgeten ska bygga på den årsvolym portioner som kommunen och Landstinget anser sig vara i behov av. Förslag till budget ska tillställas Sollefteå kommun enligt landstingets tidplan för budgetarbetet. Produktionspriset ska beräknas enligt de i budgeten angivna kalkylerna. 2 Kostnämnden ska varje tertial redovisa till landstingsfullmäktige och kommunfullmäktige hur verksamheten bedrivs och utvecklas och hur den ekonomiska ställningen är. 3 Iakttagelser Kostnämnden har genomfört kunddialoger med Sollefteå sjukhus och Sollefteå kommun inför överenskommelser om budget 2013. Enligt överenskommelserna ska Kostnämndens produktionskök leverera totalt 307 000 portioner under 2013, varav cirka en tredjedel för landstinget (se tabell nedan). Tabell: Produktionsstatistik 2013 Antal portioner enligt budget Antal levererade portioner Avvikelse mot budget Sollefteå sjukhus 67 000 89 193 + 22 193 Sjukhusets restaurang/café 21 000 17 506-3 494 Sollefteå kommun 182 500 167 904-14 596 Hemtjänsten matlådor 36 500 28 376-8 124 Summa 307 000 302 979-4 021 Källa: Verksamhetsberättelse 2013 2 Avtal om samverkan i gemensam nämnd för måltidsverksamhet, 7 3 Reglemente för Kostnämnden, 2
2014-04-09 14REV43 7(9) Kostnämnden har i september 2012 fastställt förslag till budget för 2013. 4 Enligt budgetförslaget omsätter Kostnämnden cirka 26 mkr under 2013. Verksamheten är helt intäktsfinansierad. Landstingsfullmäktige fastställde budgeten i november 2012. 5 Kostnämnden har upprättat delårsrapporter för tertial 1 och 2 och verksamhetsberättelse för 2013. Kostnämnden prognostiserade ett underskott på 500 000 kronor i delårsrapport 1 och 800 000 kronor i delårsrapport 2. Underskottet blev slutligen 400 000 kronor. Underskottet hänförs bland annat till minskade måltidsleveranser, ett ej budgeterat byte av ytskikt i produktionsköket samt en förändrad lagerredovisning. Underskottet har enligt verksamhetsberättelsen reglerats av de bägge huvudmännen i enlighet med samverkansavtalet. Kostnämnden klarade övriga mål i sitt styrkort för kostnadsutveckling och kostnadseffektivitet. 5.2 Kvalitet Ett av syftena med samverkan i en gemensam nämnd är att åstadkomma en måltidsverksamhet med hög kvalitet. Kvalitetskraven redovisas i en särskild bilaga till samverkansavtalet. Kvalitetsbilagan redogör även för hur kvalitet och kundtillfredsställelse ska säkerställas. Iakttagelser Enhetschefen för kostverksamheten uppger att rutiner och organisation för kunddialog är väl inarbetade. Ledningen för Kostnämndens verksamhet träffar kostombuden för vårdavdelningar, hemtjänst och särskilda boenden vid två tillfällen per år, vid så kallade Kostråd. Vid Kostråden förs en dialog kring bl.a. kompetensutveckling, arbetsmiljö, beställningsrutiner, utbud och avvikelser. Vidare för verksamhetsledningen en kontinuerlig dialog för planering av kostverksamhetens omfattning. Kostnämnden har i sitt balanserade styrkort fastställt mål och mått för framgångsfaktorerna inom de fyra perspektiven i landstingsplanen. Kostnämnden uppfyller enligt den genomförda kundenkäten samtliga mål för nöjda medborgare/kunder. Resultatet för de fyra perspektiven redovisas mer utförligt i verksamhetsberättelsen. Enligt redovisningen i verksamhetsberättelsen uppfyller nämnden det grundläggande syftet med samverkan i en gemensam kostnämnd - att åstadkomma en kostnadseffektiv måltidsverksamhet med hög kvalitet. Kostnämnden får återkommande redovisning av verksamhetens utveckling vid sina sammanträden. Utöver delårsrapporterna och verksamhetsberättelsen har nämnden fått rapporter kring resultatet av kundenkäten, benchmarking av patientkost och en mätning av matsvinn. 4 Kostnämnden, 2012-09-28, 18 5 Landstingsfullmäktige, 2012-11-21, 174
2014-04-09 14REV43 8(9) 5.3 Intern kontroll Nämnder har i kommunallagen ett uttalat ansvar att se till att den interna kontrollen är tillräcklig. Syftet med den interna kontrollen är bland annat att säkerställa att verksamheten bedrivs effektivt och säkert samt uppfyller lagstiftningens krav och de mål som gäller för verksamheten. Interna kontrollsystem bör utformas utifrån en helhetssyn på verksamheten och med beaktande av risk- och väsentlighet. Iakttagelser I samband med föregående års revision konstaterades brister kring den interna kontrollen. Kostnämnden har i maj 2013 beslutat om åtgärder och vid efterföljande sammanträde i oktober fastställdes en risk- och väsentlighetsanalys samt en internkontrollplan för 2014. Den interna kontrollen ska enligt planen säkerställa: en ändamålsenlig och kostnadseffektiv verksamhet, tillförlitlig rapportering och information om verksamheten, och efterlevnad av tillämpliga lagar, föreskrifter, riktlinjer m.m. Kommentar: Nämnden saknar visserligen en internkontrollplan för 2013, vi menar dock att nämnden vidtagit ändamålsenliga åtgärder med sådan skyndsamhet som kan begäras. 5.4 Delegation Kostnämnden får enligt sitt reglemente uppdra åt en ledamot eller ersättare eller åt en anställd hos kommunen eller landstinget att besluta på nämndens vägnar i ett visst ärende eller en viss grupp av ärenden, i enlighet med kommunallagens bestämmelser. Som gemensam nämnd får Kostnämnden även uppdra åt en anställd i någon av de samverkande kommunerna eller landstingen att besluta på nämndens vägnar. Ärenden som avser verksamhetens mål, inriktning, omfattning eller kvalitet får inte delegeras. Delegationsbeslut ska enligt kommunallagens bestämmelser anmälas till nämnden och enligt praxis protokollföras. 6 Kostnämnden ska också inom sin verksamhet utse, eller delegera till annan att utse, en eller flera betalningsattestanter samt ersättare för dessa. Beslut om detta ska fattas särskilt för varje kalenderår. Om flera attestanter utses ska omfattningen av deras uppdrag klart anges. 7 Iakttagelser I samband med föregående års revision konstaterades formella brister kring nämndens delegationsordning och attesträtter. Kostnämnden har i maj 2013 beslutat om åtgärder och vid efterföljande sammanträde i oktober fastställdes en ny delegationsordning samt formerna för anmälan av delegationsbeslut till nämnden. Vidare har nämnden i maj fastställt betalningsattestanter för 2013 och i oktober fattades motsvarande beslut för 2014. 6 Kommunallag (1991:900), 6 kap, 33-38 7 Attest- och utbetalningsreglemente, Landstingsfullmäktige 2010-11-24, 175
2014-04-09 14REV43 9(9) 6 Revisionell bedömning Landstinget Västernorrland har i samverkan med Sollefteå kommun bildat en gemensam nämnd för kostproduktion för Sollefteå sjukhus och äldreomsorgen i Sollefteå kommun. Landstinget är värdkommun och den gemensamma nämnden ingår därmed i landstingets organisation. Som gemensam nämnd har Kostnämnden i Sollefteå samma kommunalrättsliga ställning som övriga nämnder i landstinget. Inför revisorernas årliga ansvarsprövning ska följande revisionsfråga besvaras: Planerar, leder och kontrollerar Kostnämnden i Sollefteå sin verksamhet på ett ändamålsenligt sätt? Granskningen visar att nämnden har fastställt förslag till budget och redovisat verksamhetens resultat i enlighet med samverkansavtalet, nämndens reglemente och landstingsplanen. Nämnden har också fastställt ett balanserat styrkort i enlighet med principerna i landstingsplanen. Nämnden har vidtagit ändamålsenliga åtgärder för att utveckla sin ledning, styrning och kontroll av verksamheten under 2013. Efter föregående års revision har nämnden beslutat om betalningsattestanter i enlighet med landstingets attest- och utbetalningsreglemente, fastställt en ny delegationsordning, beslutat om formerna för anmälan av delegationsbeslut, genomfört och dokumenterat en risk- och väsentlighetsanalys och fastställt en internkontrollplan för 2014. Vi bedömer sammantaget att Kostnämnden i Sollefteå planerar, leder och kontrollerar sin verksamhet på ett ändamålsenligt sätt. Härnösand den 9 april 2014 Revisor