Örebro Gymnastikförening/Kif RIKTLINJER FÖR LEDARE & STYRELSE VT-16 www.orebrogf.com
Vision Gymnastik rörelseglädje för alla hela livet! Värdegrund I vår förening: är alla lika mycket värda möter vi varandra med respekt tar vi ansvar på alla plan möter du engagerade ledare möts du av glädje och gemenskap tar vi avstånd från alkohol och droger siktar vi mot ständig förbättring Utvecklingsområden Ledning och styrning Kommittéutveckling Ekonomistyrning Ledarutveckling Medlemsrekrytering Marknadsföring Lokaler Uppföljning och utvärdering 2
DEL 1 TRÄNING Sid Sid 1:1 a Träningspolicy 4 1:2 Terminsstart 4 1:3 Avgifter 4 1:4 Närvarokort 5 1:5 SISU-listor 51 1:6 Ledararvoden 5 1:7 Huvudledare 5 1:8 Kommittéansvarig 5 1:9 Skatteregler 6 1:10 Föräldragrupper och insamling till gruppkassa 6 1:11 Uppsägning av plats i grupp 6 1:12 Nya ledare 6 1:13 Avslutat ledarskap 6 DEL 2 - TÄVLING/UPPVISNING/LÄGER 2:1 Tävling/uppvisning och lägerpolicy 6 2:2 Tävlingsdeltagande 7 2:3 Lägerdeltagande 7 2:4 ÖGF-uppvisning 7 s DEL 3 UTBILDNING/KURS 3:1 Utbildning/kurspolicy 7 3:2 Hitta rätt utbildning 7 3:3 Anmälan till utbildning/kurs 7 3:4 Ekonomiskt bidrag 8 3:5 Resa och logi 8 3:6 Kursintyg 8 3:7 Ledarintyg/intyg om ideellt engagemang 8 DEL 4 - ÖVRIGT 4:1 Styrelse 8 4:2 Kommittéansvariga 8 4:3 Kansli 8 4:4 Hemsida 9 4:5 Webkansli - Sportsadmin 9 4:6 ÖGF-kollektion 9 Syftet med Örebro Gymnastikförening KIF:s riktlinjer är att de ska fungera som ett verktyg för såväl ledare och styrelsemedlemmar. De ska klargöra vilka möjligheter och rättigheter samt vilka krav och förväntningar ledare och styrelsemedlemmar kan ha på varandra. 3
1:1 Träningspolicy för Örebro Gymnastikförening KIF En träningsgrupp bör vara runt 20 gymnaster. Max antal är beroende av antal ledare och lokal. 1-10st aktiv 1 ledare 10-20st aktiv 2 ledare 20à st aktiv 3 ledare Undantag; Bamsegrupperna får ha 3 ledare/per grupp Ledarens främsta uppgifter är att: Planera verksamheten och leda gruppen mot angivna mål. Ha god föräldrakontakt. Ha regelbunden kontakt med kommittéansvarig. Ansvara för sin grupplista på webbkansliet och att närvarokort lämnas in. Delta vid samtliga ledarträffar. Ledaren förväntas även: Vara i god tid före träningens början. Vara ombytt till träningskläder. Ansvara för ordningen i gruppen och att träningshallens regler följs. Ansvara för att den som sist lämnar träningslokalen är en ledare. 1:2 Terminsstart Terminsstarten är normalt vecka 3 på vårterminen och vecka 35 på höstterminen. Terminen för en barn- basgrupp är 13v med avbrott för lov. Elit-tävlinggrupper tränar 17v/termin eller året runt med 3v avbrott på sommaren, alltid i samråd med kommittéansvarig. Önskar du som ledare starta någon annan vecka ska du meddela kansliet i god tid. 1:3 Avgifter Beroende på vilken grupp du tränar berörs de aktiva av tre stycken olika avgifter. Kansliet sköter administrationen kring inbetalningskort. För att veta vilka som går i din grupp måste du gå in på ledarsidan och bekräfta att medlemmen är aktiv vid varje terminsstart. Alternativt när fakturan skickats ut då nya systemet fungerar. Medlemsavgift: 120kr/år. Samtliga medlemmar såsom aktiva, ledare och styrelsemedlemmar betalar denna avgift. I medlemsavgiften ingår en grundförsäkring. (betalas på vårterminen). Licensavgift: Bas/Träning 150kr/år. Denna försäkring är till för alla som hoppar trampett, såväl på träning som på tävling. (betalas på höstterminen). Licensavgift: Tävling 180kr Licensavgift: Cheerleading 220kr Träningsavgift: Avgiften baseras på tabellen nedan. Lokal och antal träningstimmar styr vilken summa den aktive ska betala. Skollokal 13v/termin Oscaria 13/termin Oscariahallen/I3 17v/termin eller mer 1h 600:- 1h 900:- 1,5-2h 700:- 2h 800:- 2h 1000:- 2,5-3h 800:- 3h 900:- 3h 1100:- 3,5-4h 900:- 4h 1000:- 4h 1200:- 4,5-5h 1000:- 5h 1100:- 5h 1300:- 6h 1400:- 7h 1600 8h 1800:- 9h 2000:- 10h 2200:- 4
Ledare som har barn i egen grupp betalar endast medlemsavgift + licens för barnet. Ledare som har barn i annan grupp betalar 50% av träningsavg. + medlemsavg + licens för barnet. Ledare (<18) som även är aktiv betalar 50% av träningsavg. + medlemsavg + licens Ledare (>18 eller som har grupper två gånger i veckan) som även är aktiv betalar endast medlemsavgift + licens, INTE träningsavgift 1:4 Närvarokort Idrottsverksamhet kan få ett bidrag från kommunen som heter LOK-stöd. Detta fylls i på närvarokort direkt via mobil eller datorn i sportadmin. Ju fler närvarokort ÖGF lämnar in, ju mer pengar får vi i bidrag. Vid varje terminsstart skriver du in alla träningstillfällen i sportadmin. Vid terminsslutet skickar du närvarokorten till kansliet tillsammans med din arvodesblankett. Arvodesblankett utan närvarokort hanteras ej! (Arvode betalas bara ut till 1 ledare per 10 gymnaster. Undantag Bamsegrupperna enligt 1:1) Vårterminen: Senast den 15 juni Höstterminen: Senast den 15 december 1:5 SISU-listor Idrottsverksamhet kan också få bidrag genom SISU Idrottsutbildarna. Vår kontaktperson på SISU heter Isabelle Olsson, isabelle.olsson@sisuorebro.t.se, tel 019 17 55 96. Har du frågor om hur du kan söka bidrag eller fylla i listor kan du vända dig till kansliet. Vid terminsslutet skickar du SISU-listorna till kansliet tillsammans med din arvodesblankett och närvarokort. Vårterminen: Senast den 15 juni Höstterminen: Senast den 15 december 1:6 Ledararvoden Planeringstid, uppvisning, tävling, möten och kurser gör du som ideell ledare i Örebro Gymnastikförening-KIF. Träningstid i hallen får du arvode för enligt tabellen nedan. Arvodet registrerar du på en arvodesblankett (finns på hemsidan) som du får vid terminsstarten. Vid terminsslutet skickar du den ifyllda arvodesblanketten till kansliet tillsammans med närvarokorten. Arvodesblankett utan närvarokort hanteras ej! (Arvode betalas bara till 1 ledare per 10 gymnaster, undantag Bamse enligt 1:1) Outbildad Bamseutbildning Baskurs Steg 1 Steg 2 Steg 3 20kr/h 40kr/h 50kr/h 60kr/h 70kr/h 80kr/h På varje steg måste man ha minst 2 av stegets utbildningar, alternativt liknande utbildning på barn/gymmix/cheer som motsvarar 2 helgkurser. Kommittéansvarig får 700kr extra/termin, huvudledare får 500kr extra/termin. Dessa ersättningar kan inte kombineras på något sätt. (t.ex. ansvar för 2 grupper = 500kr, kommittéansvar + huvudansvar = 700kr) Vårterminen: Senast den 15 juni Höstterminen: Senast den 15 december 1:7 Huvudledare En ledare per grupp utses som huvudledare. Den har som uppgift att: - Se till så din grupp är uppdaterad och bekräftad på sportadmin. - Ansvara för närvarokorten. - Fylla i alla SISU-aktiviteter för gruppen. - Vara delaktig på kommittémöten ca 2 gånger per termin. - Ansvara för kollektionshanteringen i samverkan med kommittéansvarig. - Ansvara för att meddela kansliet behov av uppdateringar på hemsidan och sportadmin. 1:8 Kommittéansvarig Varje kommitté har en eller två ansvariga, vilka är utsedda av styrelsen. De har till uppgift att: - Ansvara för planering och utveckling av verksamheten. - Lämna in en handlingsplan inkl. beräknade kostnader till styrelsen. - Sammankalla alla sina ledare minst en gång per termin för gemensam planering. Dessa möten ska dokumenteras och skickas till styrelsen! - Kontinuerligt dokumentera och återkoppla utvecklingsbehov till styrelsen. 5
- Ansvar för samordning av kollektionshanteringen. Ansvara för rekrytering, utbildning och ledarutveckling. - Marknadsföring genom pressmeddelanden, framtagande av material, uppvisningar ÖGFs FACEBOOKSIDA + HEMSIDA mm. 1:9 Skatteregler Om du tjänar över ett halvt basbelopp (22.250 kr) måste du betala skatt på din inkomst. Arvodet du tjänar som ledare räknas som en inkomst och redovisas till Skattemyndigheten. Vill du att föreningen ska dra skatt på ditt arvode meddelar du vår kassör på mailadress: deniz.muharemi@trelleborg.com, eller skriver detta tydligt på arvodeslappen. Annars drar du din skatt själv när deklarationen kommer. 1:10 Föräldragrupper och insamling till gruppkassa Alla tävlingsgrupper måste ha en aktiv föräldragrupp som kan hjälpa till inför tävlingar, uppvisningar, läger, resor etc. Föreningen har utarbetat en policy för föräldragrupper som stöd till ledare och föräldrar. Den finns hos varje kommittéansvarig som även kan hjälpa till som stöd vid ev. frågor eller problem. En grupp kan samla in pengar genom att t.ex. inventera eller sälja kakor. Alla pengar som samlas in i ÖGF-KIF:s namn tillhör rent juridiskt ÖGF men får hanteras av föräldragrupp/ledare. Om så önskas får föräldragruppen administrera gruppkassan individuellt (t.ex. Anna har sålt 5 kakburkar och tjänat 500kr till sitt gymnastkonto). 1:11 Uppsägning av plats i grupp Har man som ny medlem deltagit i gymnastiken under fler än två tillfällen och licens har blivit framkallat i samband med deltagandet, och man väljer att avsluta sitt medlemskap kommer faktura på licensavgift fortfarande utgå. 1:12 Nya ledare Alla nya ledare ska få ett välkomstmejl utskickat och en träff med kansliet och kommitteeansvarige där en genomgång av sportadmin och närvarorapportering görs. Alla nya ledare får en t-shirt. Om de nya ledarna tar över en befintlig pågående grupp ska de besöka gruppen (ledare och medlemmar) och presentera sig samt lära känna nivån på nuvarande gymnaster och upplägg på träningarna. 1:13 Avslutat ledarskap Om du måste sluta som ledare i föreningen måste du meddela kommittéansvarig detta en termin innan avslutet kommer. Detta för att vi ska ha möjlighet att ersätta dig i den grupp du har. Vi förutsätter dock att du under din sista termin som ledare gör allt i din makt för att hitta en ersättare i din grupp t.ex. en aktiv förälder eller liknande. 2:1 Tävling, läger och uppvisningspolicy för Örebro Gymnastikförening KIF När du är ute på tävling, läger och uppvisningar tänk då på att: Du representerar Örebro Gymnastikförening KIF Du aldrig är privatperson Du är ledare! Du som ledare hjälper och stöttar andra ledare och gymnaster så att insatsen blir bra. För användande av alkohol och droger så följer Svenska Gymnastikförbundets policy. Om du röker, gör det diskret. Du alltid bär föreningskläderna korrekt. Alltid ha marginal till angivna tider. Alltid uppträda korrekt mot domare och andra lag. Vi i Örebro Gymnastikförening KIF protesterar aldrig mot ett domarbeslut! 6
2:2 Tävlingsdeltagande Vid tävling står föreningen för kostnaderna för tre stycken ledare/lag. Så fort du som ledare vet alla kostnader för tävlingen ska du skicka ett mail till kansliet på info@orebrogf.com. Mailet ska innehålla en deltagarförteckning. Detta för att föreningen ska kunna svara på frågor från myndigheter om olyckan skulle vara framme. I mailet ska det också stå hur mycket varje person ska betala. Du som ledare ansvarar för att meddela de aktiva/föräldrar hur mycket de ska betala SEDAN skickar kansliet ut en faktura till den aktive. Kontant insamling bör undvikas. 2:3 Lägerdeltagande Vid läger i Sverige står föreningen för kostnaden för 1 ledare/10st gymnaster. Vill fler ledare åka med på lägret får kostnaden för den ledaren slås ut på lägerdeltagarna. Lägerplanering måste ske i samråd med kommittéansvarig. Gällande läger utomlands ska planering och kostnader finnas i handlingsplanen och bedöms av styrelsen för varje tillfälle. 2:4 ÖGF-uppvisning Varje vår har Örebro Gymnastikförening-KIF en traditionell våruppvisning i Idrottshuset. Samtliga medlemmar förväntas deltaga på den, stora som små. En speciell arbetsgrupp bestämmer tema och planerar genomförandet. Vill du medverka i planeringsgruppen? Kontakta din kommittéansvarig. Vill ni arrangera en uppvisning med bara er grupp är det ok så länge ni håller er till policyn ovan. 3:1 Utbildning/kurspolicy för Örebro Gymnastikförening KIF När du är på utbildning/kurs tänk då på att: Du representerar Örebro Gymnastikförening KIF Du aldrig är privatperson Du är ledare och kursdeltagare! Alltid uppträda på ett trevligt sätt mot andra kursdeltagare och kursansvarig. Alltid ha marginal till angivna tider. Deltag i kursen till 100 %. Användande av alkohol och droger aldrig kommer att tolereras. Om du röker, gör det diskret. Du förbinder dig till att: Inom en månad efter avslutad kurs sända en kopia av kursintyget till kansliet. Arbeta som ledare minst två terminer efter genomgången kurs. Återbetala hela kursavgiften om du inte fullföljer kursen. Återbetala hela kursavgiften om du inte är kvar som ledare minst två terminer. Återbetala halva kursavgiften om du endast är kvar en termin. 3.2 Hitta rätt utbildning På föreningens hemsida finns en länk Gymnastikförbundet Mellansvenska. Där hittar du utbudet av utbildningar! Kommittéansvarig har huvudansvaret för att kontinuerligt hålla sig uppdaterad på kommande utbildningar och konvent. Enskilda ledare bör också söka efter utbildningar! 3.3 Anmälan till utbildning/kurs Anmälan görs direkt på Gymnastikförbundets hemsida av kansliet efter att kommittéansvarig meddelat kansliet. Anmälan är bindande. Ledaren får själv stå förkostnaderna om anmälan inte gjorts i tid eller om man har läkarintyg. 7
3:4 Ekonomiskt bidrag Som ledare kan du ansöka om ekonomiskt bidrag för kurser som Svenska Gymnastikförbundet, Svenska Cheerleadingförbundet, SISU eller liknande organisation anordnar. Detta gör du i första hand hos din kommittéansvarig. Styrelsen försöker alltid ha ekonomiskt utrymme för att kunna godkänna alla utbildningsönskemål. 3:5 Resa och logi Detta arrangerar du själv som ledare självklart alltid till billigaste alternativ! Om föreningen ska stå för kostnaderna så det är viktigt att du sparar alla kvitton alternativt fakturerar ÖGF. Detta ska alltid ske i samråd med kommittéansvarig samt kansli. 3.6 Kursintyg Du måste alltid skicka en kopia på kursintyget till kansliet! Senast en månad efter avslutad kurs. 3:7 Ledarintyg / Intyg om ideellt engagemang Du kan genom din kommittéansvarig få ett intyg på dina ledaruppdrag. Detta kan efterfrågas vid t.ex. anställningsintervjuer. 4:1 Styrelse Ordförande Ulrika Riseby ulrika.riseby@great.se V.ordförande Eva Sundmalm evasundmalm@gmail.se Sekreterare Eva Sundmalm evasundmalm@gmail.se Kassör Deniz Muharemi deniz.muharemi@trelleborg.com Ledamot Malin Engström malin.engstrom@orebrohockey.se Ledamot Susanne Persson susanne.persson@orebro.se Ledamot Mikael Nilson micke.lbh@telia.com Suppleant Evy Ekström ekstromevy@gmail.com Revisor Irja Borlin irjah.borlin@telia.com Valberedning Karin Steffenstorpet karin.steffenstorpet@orebroll.se Valberedning Lisandra Lannerhag lisandralannerhag@gmail.com Valberedning Robert Wideudde robertwideudde@hotmail.com 4.2 Kommittéansvariga Alexandra Nyström, Trupp Lisandra Lannerhag, Barn Cassandra Hedström, Cheerleading Erik Isberg, Freerunning alexandra.nystrom@gymnastik.se lisandralannerhag@gmail.com cassandra96@live.se erik_isberg@hotmail.com 4:3 Kansli På kansliet arbetar Angelica Flodin (50%) och Denice Erkenby (30-50%). Adress: Örebro Gymnastikförening KIF Box 393 (Osmundsgatan 12) 703 63 Örebro E-post info@orebrogf.com (i första hand) Telefon: 073-999 45 54 8
4:4 Hemsida Föreningens hemsida har adressen www.orebrogf.com. Kansliet sköter uppdateringen av informationen som finns på sidan. Det är viktigt att informationen som finns där är aktuell, det är vårt gemensamma ansvar. Har ni varit från tävling eller har någon annan nyhet? Skicka resultat och eventuella bilder till info@orebrogf.com. Du som är ledare för ett tävlingslag kan uppdatera er egen lagsida genom att gå in på www.orebrogf.com, klicka på login symbolen uppe till höger, logga in, gå till din lagsida och uppdatera med t.ex. text, bilder och youtube-klipp 4:5 Webkansli - Sportsadmin Webkansliet finns länkad på hemsidan och är den sida som bara ledare och styrelse har tillgång till. Där finns alla grupplistor och information om de aktiva och ledare. Grupplistorna måste alltid vara uppdaterade. Detta för att kansliet ska kunna skicka ut inbetalningskort och ev. påminnelser. Börjar det en ny aktiv i din grupp måste du lägga in den i din grupplista. Lika viktigt är det att ta bort en aktiv om hon/han slutar. Kansliet behöver fullständiga person- och adressuppgifter för att de aktiva ska kunna försäkras och faktureras. Har du inte tillgång till Internet och kan uppdatera din grupplista måste du kontakta kansliet. 4:6 ÖGF-kollektion Återförsäljare för våra föreningskläder är Strozzi, www.strozzi.se Föreningskollektionen finns länkad på www.orebrogf.com. Du som ledare, förälder, eller myndig gymnast beställer kläder direkt på: http://strozzi.jetshop.se/din-klubb/orebro-gf--kif-c-379-1.aspx beloppet betalas direkt via hemsidan med kort eller faktura (fakturaavgift 25kr). Orderbekräftelse ska tas med vid hämtning av kläder i Oscariahallen, under aktuella utlämningsperioder. 9