Örebro Gymnastikförening/Kif RIKTLINJER FÖR LEDARE & STYRELSE.

Transkript

1 Örebro Gymnastikförening/Kif RIKTLINJER FÖR LEDARE & STYRELSE

2 Verksamhetsidé Gymnastik rörelseglädje för alla hela livet! Vision Bredd och elit vi ska ända dit Värdegrund I vår förening: är alla lika mycket värda möter vi varandra med respekt tar vi ansvar på alla plan möter du engagerade ledare möts du av glädje och gemenskap siktar vi mot ständig förbättring Utvecklingsområden Ledning och styrning Kommittéutveckling Ekonomistyrning Ledarutveckling Medlemsrekrytering Marknadsföring Lokaler Uppföljning och utvärdering 2

3 DEL 1 TRÄNING Sid 1:1 Träningspolicy Sid 4 1:2 Terminsstart 4 1:3 Avgifter 4 1:3:1 Ledare och Prisreducering 5 1:4 Närvarokort 5 1:5 SISU-listor 5 1:6 Ledararvoden 5 1:7 Huvudledare 5 1:8 Kommittéansvarig 6 1:9 Styrelsemedlem 6 1:10 Skatteregler 6 1:11 Föräldragrupper och insamling till gruppkassa 6 1:12 Uppsägning av plats i grupp 6 1:13 Nya ledare 6 1:14 Avslutat ledarskap 6 DEL 2 - TÄVLING/UPPVISNING/LÄGER 2:1 Tävling/uppvisning och lägerpolicy 7 2:2 Tävlingsdeltagande 7 DEL 3 UTBILDNING/KURS 2:3 Lägerdeltagande 7 2:4 ÖGF-uppvisning 7 3:1 Utbildning/kurspolicy 8 3:2 Hitta rätt utbildning 8 3:3 Anmälan till utbildning/kurs 8 3:4 Ekonomiskt bidrag 8 3:5 Resa och logi 8 3:6 Kursintyg 8 3:7 Ledarintyg/intyg om ideellt engagemang 8 s DEL 4 - ÖVRIGT 4:1 Styrelse 9 4:2 Kommittéansvariga 9 4:3 Kansli 9 4:4 Hemsida 9 4:5 Webkansli - Sportsadmin 9 4:6 ÖGF-kollektion 9 Syftet med Örebro Gymnastikförening KIF:s riktlinjer är att de ska fungera som ett verktyg för såväl ledare och styrelsemedlemmar. De ska klargöra vilka möjligheter och rättigheter samt vilka krav och förväntningar ledare och styrelsemedlemmar kan ha på varandra. 3

4 1:1 Träningspolicy för Örebro Gymnastikförening KIF En träningsgrupp bör vara runt 25 gymnaster. Max antal är beroende av antal ledare och lokal. 1-10st aktiv 1 ledare 10-20st aktiv 2 ledare 20 st aktiv 3 ledare Undantag; Bamsegrupperna får ha 3 ledare/per grupp Ledarens främsta uppgifter är att: Vara i god tid före träningens början Vara ombytt till träningskläder Ansvara för ordningen i gruppen och att träningshallens regler följs Ansvara för att den som sist lämnar träningslokalen är en ledare Planera verksamheten och leda gruppen mot angivna mål Ha god föräldrakontakt Veta att vid uppstådda problem är det kommittéansvarig som är närmaste kontaktperson Ansvara för sin grupplista på sportadmin och regelbundet uppdatera närvarolistan. Delta vid samtliga ledarträffar Under träningar gäller mobilförbud för både tränare och gymnaster. Tränarna får använda mobiltelefon under följande förutsättningar: Närvaroregistrering Använda som musikspelare Filma gymnasterna i övningar till utbildningssyfte 1:2 Terminsstart Terminsstarten är normalt vecka 3 på vårterminen och vecka 35 på höstterminen. Terminen för en barn- basgrupp är 13v med avbrott för lov. Elit-tävlinggrupper tränar 17v/termin eller året runt med 3v avbrott på sommaren, alltid i samråd med kommittéansvarig. Önskar du som ledare starta någon annan vecka ska du meddela kansliet i god tid. 1:3 Avgifter Beroende på vilken grupp du tränar berörs de aktiva av tre stycken olika avgifter; medlemsavgift, licensavgift samt träningsavgift. Kansliet sköter administrationen kring fakturorna. För att veta vilka som går i din grupp måste du gå in på ledarsidan och bekräfta att medlemmen är aktiv vid varje terminsstart. Medlemsavgift 120:-/år. Samtliga medlemmar såsom aktiva, ledare och styrelsemedlemmar betalar denna avgift. I medlemsavgiften ingår en grundförsäkring (gäller per kalenderår). Licensavgift Träning gymnastik och freerunning 150:-/år Obligatorisk för alla gymnaster som utför fria rotationer runt tväraxeln (oavsett redskap) eller överslag och kullerbytta på trampett. (gäller sep-sep). Licensavgift Tävling gymnastik och freerunning 180:-/år Den är obligatorisk för alla gymnaster som deltar på tävling med gymnaster från annan klubb där poängbedömning sker. Licensavgift Cheerleading Träning: 50:-/år Tävling: 235:-/år Administrationsavgift 20:- Påminnelseavgift 50:- Utgår från påminnelse nr 2 Träningsavgift Avgiften baseras på tabellen nedan. Lokal och antal träningstimmar styr vilket belopp den aktive ska betala (minst en träning på Oscaria, då gäller häger sidan) 4

5 Skollokal 13v/termin Oscariahallen/I3 17v/termin eller mer 1h 700:- 1-2h 1050:- 1,5-2h 800:- 2,5-3h 1150:- 2,5-3h 900:- 3,5-4h 1250:- 3,5-4h 1000:- 4,5-5h 1350:- 4,5-5h 1100:- 5,5-6h 1450:- 6,5-7h 1650:- 7,5-8h 1850:- 8,5-9h 2050:- 9,5-10h 2250:- 10h < 2450:- 1:3:1 Ledare och prisreducering Det finns huvudledare (se 1:7), ledare och hjälpledare i Örebro Gymnastikförening kif, och för alla gäller vad som står i punkt 1:1. Alla har samma ansvar för att våra värdegrunder uppnås och att träningen bedrivs enligt dem. Alla ledare delar upp arbetsuppgifter mellan sig; så som föräldrakontakten, mejlutskick om terminsstart, kanslikontakt. Huvudledare & Ledare som har barn i egen grupp får välja om de vill ha arvode eller 100% prisreducering på träningsavgiften. Alla betalar medlemsavgift och licensavgift. Hjälpledare som har barn i egen grupp betalar medlemsavgift, licens och 50% av träningsavgiften. Huvudledare & ledare som själva är aktiva i föreningen får välja om de vill ha arvode eller 100% prisreducering på träningsavgiften. Alla betalar medlemsavgift och licensavgift. Hjälpledare som är aktiva i föreningen får ingen prisreducering på träningsavgiften. De är med för att se och lära för att sedan bli ledare i egen grupp. 1:4 Närvarokort Idrottsverksamhet kan få ett aktivitetsbidrag från kommunen som heter LOK-stöd. Detta fylls i på närvarokort direkt via mobil eller datorn i sportadmin. Ju fler närvarokort ÖGF lämnar in, ju mer pengar får vi i bidrag. Vid varje terminsstart skriver du in alla träningstillfällen i sportadmin och vid varje träningstillfälle fyller du i närvaro på aktiva och ledare. Vårterminen: Senast den 15 juni Höstterminen: Senast den 15 december 1:5 SISU-listor Idrottsverksamhet kan också få bidrag genom SISU Idrottsutbildarna. Vår kontaktperson på SISU heter Isabelle Olsson, isabelle.olsson@sisuorebro.t.se, tel Har du frågor om hur du kan söka bidrag eller fylla i listor kan du vända dig till kansliet. Vid terminsslutet skickar du SISU-listorna till kansliet. Vårterminen: Senast den 15 juni Höstterminen: Senast den 15 december 1:6 Ledararvoden Planeringstid, uppvisning, tävling, möten och kurser gör du som ideell ledare i Örebro Gymnastikförening-KIF. Träningstid i hallen får du arvode för enligt tabellen nedan. Efter varje träningstillfälle registrerar du dina timmar du på tidskort.com. Efter varje avslutad månad trycker du på knappen submit. Inloggningsuppgifter får du av kansliet. Arvode betalas till 1 ledare per 10 gymnaster, undantag Bamse enligt 1:1. Bamseutbildning Baskurs Steg 1 Steg 2 Steg 3 40kr/h 50kr/h 60kr/h 70kr/h 80kr/h På varje steg måste man ha minst 2 av stegets utbildningar, alternativt liknande barn/cheer som motsvarar 2 helgkurser. Kommitéansvariga får 700 kr extra/termin. Vårterminen: Senast den 20 juni Höstterminen: Senast den 20 december 5

6 1:7 Huvudledare En ledare per grupp utses som huvudledare. Den har som uppgift att: - Fylla i alla SISU-aktiviteter för gruppen (ledarmöten, föräldramöten, gymnastmöten) - Vara delaktig på kommittémöten ca 2 gånger per termin. - Ansvara för att meddela kansliet behov av uppdateringar på hemsidan och sportadmin. - Delegera ut arbetsuppgifter till övriga ledare & hjälpledare 1:8 Kommittéansvarig Varje kommitté har en eller två ansvariga, vilka är utsedda av styrelsen. De har till uppgift att: - Ansvara för planering och utveckling av verksamheten. - Lämna in en handlingsplan inkl. beräknade kostnader till styrelsen. - Sammankalla alla sina ledare minst en gång per termin för gemensam planering. Dessa möten ska dokumenteras och skickas till styrelsen! - Kontinuerligt dokumentera och återkoppla utvecklingsbehov till styrelsen. - Ansvar för samordning av kollektionshanteringen. Ansvara för rekrytering, utbildning och ledarutveckling. - Marknadsföring genom pressmeddelanden, framtagande av material, uppvisningar ÖGFs FACEBOOKSIDA + HEMSIDA mm. 1:9 Styrelsemedlem Som medlem i styrelsen: - Skall du delta på merparten av samtliga styrelsemöten - Skall du delta på minst ett arrangemang (uppvisning etc) och/eller någon ledardag - Kommer du att ha ett tydligt utvecklingsuppdrag enligt särskild överenskommelse i styrelsen 1:10 Skatteregler Om du tjänar över ett halvt basbelopp ( kr) måste du betala skatt på din inkomst. Arvodet du tjänar som ledare räknas som en inkomst och redovisas till Skattemyndigheten. Vill du att föreningen ska dra skatt på ditt arvode meddelar du vår föreningskanslist på mailadress: info@orebrogf.com. 1:11 Föräldragrupper och insamling till gruppkassa Alla tävlingsgrupper måste ha en aktiv föräldragrupp som kan hjälpa till inför tävlingar, uppvisningar, läger, resor etc. Föräldragruppen i samråd med ledarna får tillsammans avgöra hur gruppkassan ska fördelas. En grupp kan samla in pengar genom att t.ex. inventera eller sälja varor/produkter. Alla pengar som samlas in i ÖGF-KIF:s namn tillhör rent juridiskt ÖGF men hanteras av våra föreningskonsulenter. Dessutom ska gymnasternas ev. skulder kunna tas från den enskilda gymnastens konto i respektive gruppkassa. 1:12 Uppsägning av plats i grupp Har man som ny medlem deltagit i gymnastiken under fler än två tillfällen och licens har blivit framkallat i samband med deltagandet, och man väljer att avsluta sitt medlemskap kommer faktura på licensavgift fortfarande utgå. Om du säger upp din plats och har saldo i ditt konto i gruppkassan, kan du välja att: Ge ditt saldo till annan gymnast inom ÖGF eller handla kläder för ditt kvarvarande saldo 1:13 Nya ledare Alla nya ledare ska få ett välkomstmejl utskickat och en träff med kansliet där en genomgång av sportadmin och närvarorapportering görs. Alla nya ledare får en t-shirt. Om de nya ledarna tar över en befintlig pågående grupp ska de besöka gruppen (ledare och medlemmar) och presentera sig samt lära känna nivån på nuvarande gymnaster och upplägg på träningarna. 1:14 Avslutat ledarskap Om du väljer att sluta som ledare i föreningen måste du meddela kansliet detta en termin innan avslutet kommer. Avslutet måste meddelas via dokumentet avsluta mitt ledarskap (skickas in via post/mejl) Detta för att vi ska ha möjlighet att ersätta dig i den gruppen du har. Vi förutsätter dock att du under din sista termin som ledare gör allt i din makt för att hitta en ersättare i din grupp. Tex en aktiv förälder eller liknande. 6

7 2:1 Tävling, läger och uppvisningspolicy för Örebro Gymnastikförening KIF När du är ute på tävling, läger och uppvisningar tänk då på att: Du representerar Örebro Gymnastikförening KIF Du aldrig är privatperson Du är ledare! Du som ledare hjälper och stöttar andra ledare och gymnaster så att insatsen blir bra. För användande av alkohol och droger så följer vi Svenska Gymnastikförbundets policy. Du alltid bär föreningskläderna korrekt. Alltid ha marginal till angivna tider. Alltid uppträda korrekt mot domare och andra lag. Vi i Örebro Gymnastikförening KIF protesterar aldrig mot ett domarbeslut! 2:2 Tävlingsdeltagande Varje grupp får 2500kr/år av föreningen att använda till tävlingskostnader. Allt tävlingskostnader som överstiger 2500kr/år fördelas och bekostas av gymnasten, även ledarnas kostnader. Har gymnasten tackat ja till att tävla/blivit uttagen till tävling är anmälan bindande. Det betyder att alla kostnader som rör tävlingen belastar gymnasten, även om han/hon sedan inte deltar på tävlingen. Oförutsedda händelser som innebär utgifter för föreningen bekostas av gymnasten (ex sjukdom). Oförutsedda händelser som innebär utgifter för föreningen bekostas av gymnasten (ex avbokning). Vid sjukdom så bedöms varje enskilt fall individuellt vid uppvisande av läkarintyg. Så snart ledaren vet alla kostnader för tävlingen skickas underlaget till kansliet på info@orebrogf.com där en deltagarförteckning skall finnas med. I mejlet ska det också stå hur mycket varje deltagare ska betala. Innan tävling och fakturautskick ska föräldrar och gymnaster underrättats muntligt/mejl ett CIRKA belopp som fakturan kommer sluta på. 2:3 Lägerdeltagande Samtliga lägerkostnader fördelas och bekostas av gymnasten, även ledarnas kostnader. Lägerplanering måste ske i samråd med kommittéansvarig. Gällande läger utomlands ska planering och kostnader finnas med i handlingsplanen och bedöms av styrelsen för varje tillfälle. Oförutsedda händelser som innebär utgifter för föreningen bekostas av gymnasten (ex avbokning). Vid sjukdom så bedöms varje enskilt fall individuellt vid uppvisande av läkarintyg. 2:4 ÖGF-uppvisning Varje vår har Örebro Gymnastikförening-KIF en traditionell våruppvisning i Idrottshuset. Samtliga medlemmar förväntas deltaga på den, stora som små. En speciell arbetsgrupp bestämmer tema och planerar genomförandet. Vill du medverka i planeringsgruppen? Kontakta din kommittéansvarig. Vill ni arrangera en uppvisning med bara er grupp är det ok så länge ni håller er till policyn ovan. 2:5 Föräldraengagemang ÖGF är en ideell förening som precis som alla andra föreningar är helt beroende av föräldrar som engagerar sig på olika vis, och att vara medlem i ÖGF kräver ett visst mått av engagemang. Som förälder vill vi att du hjälper till på det sätt som önskas då ditt barn deltar i olika arrangemang som uppvisningar och tävlingar. Alla gymnaster/målsman i våra tävlingslag jobbar under ett arrangemang per år för föreningens räkning. 7

8 3:1 Utbildning/kurspolicy för Örebro Gymnastikförening KIF När du är på utbildning/kurs tänk då på att: Du representerar Örebro Gymnastikförening KIF Du aldrig är privatperson Du är ledare och kursdeltagare! Alltid uppträda på ett trevligt sätt mot andra kursdeltagare och kursansvarig. Alltid ha marginal till angivna tider. Deltaga i kursen till 100 %. Användande av alkohol och droger aldrig kommer att tolereras. Du förbinder dig till att: Inom en månad efter avslutad kurs sända en kopia av kursintyget till kansliet. Arbeta som ledare minst två terminer efter genomgången kurs. Återbetala hela kursavgiften om du inte fullföljer kursen. Återbetala hela kursavgiften om du inte är kvar som ledare minst två terminer. Återbetala halva kursavgiften om du endast är kvar en termin. 3.2 Hitta rätt utbildning På föreningens hemsida finns en länk Gymnastikförbundet Mellansvenska. Där hittar du utbudet av utbildningar! Kommittéansvarig har huvudansvaret för att kontinuerligt hålla sig uppdaterad på kommande utbildningar och konvent. Enskilda ledare bör också söka efter utbildningar! 3.3 Anmälan till utbildning/kurs Alla ledare får gå en utbildning per år (plus domarutbildning) inom region mellansvenska och bekostas av föreningen. Vill man gå i en annan region på basnivå, steg 1 eller 2 så bekostar ledaren själv resa och boende. Vill du gå fler utbildningar under ett år söker du dispens för dessa hos styrelsen. Anmälan görs direkt på Gymnastikförbundets hemsida av ledaren efter att ha meddelat kansliet. Anmälan är bindande. Ledaren får själv stå för kostnaderna om avanmälan inte gjorts i tid eller om man saknar läkarintyg. 3:4 Ekonomiskt bidrag Som ledare kan du ansöka om ekonomiskt bidrag för kurser som Svenska Gymnastikförbundet, Svenska Cheerleadingförbundet, SISU eller liknande organisation anordnar. Detta gör du i första hand hos din kommittéansvarig. Styrelsen försöker alltid ha ekonomiskt utrymme för att kunna godkänna alla utbildningsönskemål. 3:5 Resa och logi Detta arrangerar du själv som ledare självklart alltid till billigaste alternativ! Om föreningen ska stå för kostnaderna så det är viktigt att du sparar alla kvitton alternativt fakturerar ÖGF. Detta ska alltid ske i samråd med kommittéansvarig samt kansli. 3.6 Kursintyg Du måste alltid skicka en kopia på kursintyget till kansliet! Senast en månad efter avslutad kurs. 3:7 Ledarintyg / Intyg om ideellt engagemang Du kan genom din kommittéansvarig få ett intyg på dina ledaruppdrag. Detta kan efterfrågas vid t.ex. anställningsintervjuer. 8

9 4:1 Styrelse Ordförande Eva Sundmalm V. Ordförande Sandra Samuelsson Sekreterare Matilda Wiking Kassör Kari Ånberg Ledamot Albin Rantala Ledamot Satu Sandberg Ledamot Lars Augustsson Suppleant Sara Grundel Suppleant Evy Ekström Revisor Kajsa Svenning Valberedning Mikael Ström Rantala Valberedning Valberedning 4.2 Kommittéansvariga Hanna Fridström, Trupp Sara Grundel, Barn Cassandra Hedström, Cheerleading Erik Isberg, Freerunning 4:3 Kansli På kansliet arbetar: Angelica Flodin Alexandra Nyström Adress: Örebro Gymnastikförening KIF Karlsgatan Örebro E-post Telefon: :4 Hemsida Föreningens hemsida har adressen Kansliet sköter uppdateringen av informationen som finns på sidan. Det är viktigt att informationen som finns där är aktuell, det är vårt gemensamma ansvar. Har ni varit från tävling eller har någon annan nyhet? Skicka resultat och eventuella bilder till Du som är ledare för ett tävlingslag kan uppdatera er egen lagsida genom att gå in på klicka på login symbolen uppe till höger, logga in, gå till din lagsida och uppdatera med t.ex. text, bilder och youtube-klipp 4:5 Webkansli - Sportsadmin Webkansliet finns länkad på hemsidan och är den sida som bara ledare och styrelse har tillgång till. Där finns alla grupplistor och information om de aktiva och ledare. Grupplistorna måste alltid vara uppdaterade. Detta för att kansliet ska kunna skicka ut fakturor och ev. påminnelser. Börjar det en ny aktiv i din grupp måste du lägga in den i din grupplista. Lika viktigt är det att ta bort en aktiv om hon/han slutar. Kansliet behöver fullständiga person- och adressuppgifter för att de aktiva ska kunna försäkras och faktureras. Har du inte tillgång till Internet och kan uppdatera din grupplista måste du kontakta kansliet. 4:6 ÖGF-kollektion I ÖGF kan man beställa kläder på två olika sätt. Kläder från Strozzi, beställer man via deras hemsida (länk föreningskollektionen ) Klädutlämningar beställda från Strozzi kan hämtas from den 15:e varje månad på ÖGF:s kansli. Det går att välja till hemleverans för 80 kr som täcker frakt och manuell hanteringskostnad. Önskar du beställa föreningsoverallen beställs den via kansliet. Vi skickar dessa beställningar den 1:a varje månad. Vi har en garanterad maxtid för leverans på 2 veckor. Denna beställning går inte att få hemskickad. Ni får sms/mejl när din leverans finns på plats för avhämtning. 9