Den sv e n s k a ve r k s a m h e t e n i de regionala strukturerna b a s r a p p o rt Bettina C. Lindfors Publikationer av projektet Förvaltningslösningars språkliga konsekvenser (SpråKon)
Den sv e n s k a ve r k s a m h e t e n i de regionala strukturerna b a s r a p p o rt Bettina C. Lindfors Publikationer av projektet Förvaltningslösningars språkliga konsekvenser (SpråKon)
F i g u r e r 4 I n n e h å l l För mer information om SpråKon, se: http://sockom.helsinki.fi/forum/sprakon/sprakon.html. ISSN 1798-0666 (print) ISSN 1798-0674 (online) ISBN 978-952-10-5307-8 (hft.) ISBN 978-952-10-5308-5 (PDF) Första upplagan Tryck: Oy Painotalo TT-Urex Ab, Borgå, 2009 Grafisk formgivning: Anna Kujala 1. In l e d n i n g 1.1 Bakgrund 1.2 Syfte och avgränsning 1.3 Källmaterial 1.4 Några centrala bestämmelser i språklagen 1.5 Definition av språkliga konsekvenser 1.6 Rapportens struktur 2. Lä n s s t y r e l s e r 2.1 Södra Finlands länsstyrelse 2.2 Västra Finlands länsstyrelse 2.3 Samservice 2.4 Polisens länsledning 2.4.1 Polisens länsledning inom Södra Finlands län 2.4.1 Polisens länsledning inom Västra Finlands län 3. Nö d c e n t r a l s v e r k e t 3.1 Nödcentralsverket och de tvåspråkiga nödcentralerna 3.2 Helsingfors nödcentral 3.3 Östra- och Mellersta Nylands nödcentral 4. Fo l k p e n s i o n s a n s t a l t e n 4.1 Centralförvaltningen 4.2 Södra Finlands kretscentral 4.3 Sydvästra Finlands kretscentral 4.4 Västra Finlands kretscentral 5. La n d s k a p s f ö r b u n d 5.1 Österbottens förbund 5.2 Mellersta Österbottens förbund 5.3 Södra Österbottens förbund 5.4 Nylands förbund 5.5 Östra Nylands förbund 5.6 Egentliga Finlands förbund 5.7 Kymmenedalens förbund 6. TE- c e n t r a l e r 6.1 Nylands TE-central 6.2 Österbottens TE-central 6.3 Södra Österbottens TE-central 6.4 Egentliga Finlands TE-central 6.5 Sydöstra Finlands TE-central 7. Mi l j ö c e n t r a l e r 7.1 Nylands miljöcentral 7.2 Västra Finlands miljöcentral 7.3 Sydvästra Finlands miljöcentral 7.4 Sydöstra Finlands miljöcentral 8. Pro j e k t e t f ö r a t t r e f o r m e r a r e g i o n a l f ö r v a l t n i n g e n s p r å k l i g a a s p e k t e r 9. Di s k u s s i o n B i l a g o r K ä l l o r 6 6 7 7 8 9 10 11 13 14 16 18 19 20 21 23 24 25 26 26 27 28 28 30 30 31 32 32 33 34 34 36 37 37 38 38 39 41 41 42 42 43 45 52 55 65
4 Fig u r e r För o r d 5 Sida 10 11 12 15 21 23 35 40 41 44 F i g u r e r Figur 1. Språkliga konsekvenser bred ansats Figur 2. Av de nuvarande fem länen är Södra Finlands och Västra Finlands län tvåspråkiga Figur 3. Länsstyrelsens organisation Figur 4. Länsstyrelsernas språkliga dimensioner Figur 5. Nödcentralsverket resultatstyrs av inrikesministeriet tillsammans med social- och hälsovårdsministeriet Figur 6. Personalens språkliga fördelning vid de tvåspråkiga nödcentralerna i september/oktober 2008 Figur 7. Landskapsförbundens språkliga dimensioner Figur 8. TE-centralernas språkliga dimensioner Figur 9. Finlands miljöförvaltning Figur 10. Miljöcentralernas språkliga dimensioner För o r d Förvaltningslösningars språkliga konsekvenser (SpråKon) är ett samarbetsprojekt mellan Forsknings- och samarbetscentret FO-RUM vid Svenska social- och kommunalhögskolan, Institutionen för offentlig förvaltning vid Åbo Akademi samt Åbo Akademi i Vasa. Under åren 2008-2010(11) kommer projektet att utreda vilka konsekvenser de senaste förvaltningsreformerna har haft för de tvåspråkiga områdena och det svenska språket i Finland. Antalet förvaltningsreformer sedan början av 1990-talet är stort och de berör alla förvaltningsnivåer från kommunen till centralstaten. Likväl är antalet förvaltningsmodeller och styrinstrument som idag står till buds för att organisera servicen ur ett tvåspråkigt perspektiv omfattande. Lösningarna kan variera regionalt, men även på dimensionerna offentligt privat och beständigt temporärt. Språkon- projektet ämnar råda bot på det bräckliga kunskapsunderlaget samt avsaknaden av en finlandssvensk helhetsbild. Projektet förverkligas med stöd av Svenska kulturfonden. Under projektets första fas åren 2008-2009 uppmärksammas reformpolitikens och de regionala förvaltningslösningarnas språkliga konsekvenser vid tvåspråkiga myndigheter. Kartläggningen utförs stegvis var det första steget utgörs av en kvalitativ enkätundersökning om myndigheternas språkliga organisering och vars resultat presenteras i denna rapport. Medverkande tvåspråkiga regionala förvaltningsenheter med centrala servicefunktioner utgörs av länsstyrelser, landskapsförbund, arbetskraft- och näringscentraler (TEcentraler), miljöcentraler, Folkpensionsanstaltens kretscentraler, Nödcentralsverket och nödcentraler samt polisens länsledning. Härefter utförs ett urval bland de regionala enheterna för djupanalys i form av intervjuer med anställda. En summerande analys av utgångsläget vad gäller organiseringsformer och deras språkliga konsekvenser på regional nivå presenteras under år 2009. Analysen beaktar även den pågående reformeringen av regionalförvaltningen och dess språkliga aspekter. SpråKon-projektets positiva mottagandet bland de medverkande myndigheterna har bekräftat att det även existerar interna behov av att teckna en språkligt-administrativ helhetsbild av det tvåspråkiga Finland. Därtill har de erhållna uppgifterna bekräftat en stor variation både gällande språkliga organiseringformer och praktiskt tillämpande av tvåspråkigheten inom myndigheternas servicefunktioner. Basrapporten redogör för myndigheternas språkliga organisering fram till den 31.12.2008. Helsingfors 25.01.2009 Bettina C. Lindfors
6 1. In l e d n i n g 1. In l e d n i n g 7 1. In l e d n i n g 1.1 Ba k g r u n d I början av 1990-talet hade den statliga regionalförvaltningen ännu en central roll på den regionala nivån. Därefter förstärktes det kommunala beslutsfattandet inom regionalpolitiken och statliga myndigheter började sammanföras. År 1993 knöts bestämmelser om samkommuner till kommunallagen, vilket i princip möjliggjorde kommunalt driven regional utveckling. Landskapsförbundens ställning stärktes år 1994, då de erhöll lagstadgad uppgift att sköta regionutvecklingen tillsammans med statens regionala myndigheter. Man övergick därmed till en programbaserad regionalpolitik. Efter EU-medlemskapet preciserades ansvarsfördelningen i lag om den nationella förvaltningen av programmen för strukturfonderna. Den regionala miljöförvaltningen stärktes i och med att regionala miljöcentraler år 1995 inrättades under miljöministeriet. De bildades av vatten- och miljödistrikten och länsstyrelsernas miljöenheter. Sedermera förenhetligades miljöförvaltningens tillståndssystem genom att tre miljötillståndsverk inrättades. Dessa är i sitt beslutsfattande oberoende av miljöcentralerna. Reformen Regionalförvaltning 2000 syftade för sin del till att sammanföra skötsel av arbetskrafts- och näringsfrågor, effektivera statens regionalförvaltning samt förenhetliga områdesindelningen. Den genomfördes år 1997 då arbetskrafts- och näringscentralerna, TEcentralerna grundades. Samtidigt skars länsstyrelsernas antal ned från tolv till sex, varvid de fick rollen som allmänna regionala förvaltnings- och säkerhetsmyndigheter samt sakkunnigeämbetsverk. Sedan år 1997 har områdesindelningen för de statliga myndigheterna baserat sig på landskapsindelningen (se bilaga 3). De nuvarande riktlinjerna för utvecklandet av förvaltningen presenterades i statsrådets senaste redogörelse för riksdagen år 2005 (Bättre service, effektivare förvaltning, 2005). I redogörelsen betonar regeringen särskilt riktlinjer för att trygga tillgången på service samt för att förbättra produktiviteten, förvaltningsstrukturerna och samarbetet, informationsutvecklingen och personalresurserna. Riktlinjerna och förslagen har givetvis en betydelse för den språkliga servicen. I det avseende bör följande tyngdpunkter för regionalförvaltningen nämnas; fortsatt satsning på nätverksbaserade servicesystem, fortsatt överföring av beslutanderätt i enskilda fall, stödfunktioner och beviljande av tillstånd till statliga regionalförvaltningsmyndigheter; förstärkning av TE-centralernas kund- och serviceorientering; fortsatt satsning på samservice; förstärkning av länsstyrelsernas roll i det regionala samarbetet särskilt vad gäller grundläggande välfärds- och säkerhetstjänster. Den förvaltningspolitiska utvecklingen har inneburit att regulativa styrformer trätt tillbaka till förmån för ekonomiska, informativa och samarbetsinriktade styrmedel. Språkliga konsekvenser handlar emellertid inte enbart om följderna av resursmässiga och organisatoriska förändringar i enskilda verksamheter. Statsrådets ovan nämnda redogörelse hänvisar till ett reformtryck gentemot den offentliga förvaltningen som relateras till landets konkurrenskraft, globalisering samt till den regionalt och socialt allt mera differentierad servicestruktur. Vid sidan om kommun- och strukturreformen genomgår den regionala statsförvaltningen inom de närmaste åren igen stora förändringar i enlighet med de riktlinjer som drogs upp i det senaste regeringsprogrammet. Projektet för att reformera regionförvaltningen, i folkmun ALKU, överlämnade den 2 april 2008 sin mellanrapport till förvaltnings- och kommunminister Mari Kiviniemi. I rapporten föreslås att statens regionförvaltning koncentreras till två nya myndigheter; närings-, trafik- och naturresurscentraler (ELLU) samt regionförvaltningsmyndigheter (ALLU). Detta skulle innebära att de nuvarande länsstyrelsernas, arbetskrafts- och näringscentralernas (TE-centralernas), regionala miljöcentralernas, miljötillståndsverkens, vägdistriktens och arbetsskyddsdistriktens uppgifter omorganiseras samtidigt som nya samarbetsområden tas i bruk. Bland faktorerna som tas i beaktande vid statens regionindelningar återfinns de språkliga förhållandena. Samtidigt pågår arbetet med att utveckla den offentliga förvaltningens kundservice i form av en samservicemodell, där man eftersträvar att i varje kommun kunna erbjuda invånarna tillgång till den offentliga förvaltningens tjänster på ett enda ställe. TEcentralernas organisation förnyas och tjänsterna ordnas på ett mer kundorienterat sätt parallellt med att namnet förkortas till arbets- och näringscentral. Därtill står bland annat polisförvaltningen inför en omstrukturering som inleds med att den lokala polisorganisationen reformeras år 2009, vilket i sin tur medför förändringar i polisinrättningarnas språkliga fördelning. Parallellt med denna reformiver inom förvaltningen, förnyades språklagen år 2004 och en central ändring jämfört med den gamla lagen från år 1922, är att myndigheterna idag är skyldiga att handla på eget initiativ för att de språkliga rättigheterna skall förverkligas utan att medborgarna behöver åberopa sina rättigheter. I språklagen betonas förverkligandet av individens språkliga rättigheter i praktiken, vid kontakter med myndigheter och andra som sköter offentliga uppgifter samt i informationen till allmänheten. Frågan är vilka konsekvenser den bedrivna reformpolitiken i sig har haft för tillgången till service på minoritetsspråket, och vilka är de sannolika framtida konsekvenserna om trenderna i reformpolitiken består? Står svenskan som servicespråk inför ett vägval i att (över)vinna eller försvinna, då vi står inför följande stora förvaltningsreformer i Finland? 1.2 Sy f t e oc h av g r ä n s n i n g Denna kartläggning redogör för den språkliga organiseringen vid regionala förvaltningsenheter. Utgångspunkten för valet av verksamheterna är att dessa skall representera centrala servicefunktioner ur medborgarsynpunkt och därtill beakta olika former av klientrelationer (invånare, kommuner). Servicefunktionerna kan vara direkta (service) såväl som indirekta (övervakande och tillståndsgivande). Ytterligare skall verksamheterna ge en möjlighet att analysera administrativa relationer ur språklig synpunkt. Analysen avgränsas vidare till tvåspråkiga myndigheter eller myndigheter som verkar inom de tvåspråkiga regionerna; Nyland, Åboland och Österbotten. Härvid framstår följande verksamheter inom regionalförvaltningen och de statliga lokalförvaltningen som centrala; länsstyrelser, samservice, polisens länsledning, landskapsförbund, miljöcentraler, TE-centraler, Nödcentralsverket (nödcentraler) samt Folkpensionsanstalten (kretscentraler). Vissa enspråkiga (finska) myndigheter har därtill inkluderats urvalet i och med det pågående projektet att reformera regionalförvaltningen. Dessa enheter är Södra Österbottens förbund, Södra Österbottens TEcentral och Mellersta Österbottens förbund. Kymmenedalens förbund, Sydöstra Finlands TE-central samt miljöcentral uppmärksammas i och med att Pyttis, som enda tvåspråkiga kommun, ingår i dessa myndigheters verksamhetsområde. Inom de tvåspråkiga regionerna verkar idag två länsstyrelser, sex landskap, fyra TE-centraler, fyra miljöcentraler, tre försäkringskretsar och sex nödcentraler med uppgift att erbjuda invånarna och kommunerna service på de bägge inhemska språken. Per den 31.12.2007 hade Finland 5 300 484 invånare och av samtliga invånare hade 91,2 procent finska medan 5,5 procent hade svenska som modersmål. Största delen av de ca 290 000 svenskspråkiga i Finland bor i tvåspråkiga eller enspråkigt svenska kommuner vid kusten i de nämnda regionerna (se bilaga 2). Medan ca 13 250 svenskspråkiga bor i enspråkigt finska kommuner i andra delar av landet. Samtidigt bor ca 37 000 finskspråkiga i kommuner där finska är ett minoritetsspråk. I 17 10 mom. i grundlagen konstateras att Finlands nationalspråk är finska och svenska. För tillfället saknas en språkligt-administrativ helhetsbild över situationen i de tvåspråkiga förvaltningsenheterna och myndigheternas sätt att omsätta de språkliga rättigheterna i praktiken. Syftet med denna rapport har varit att samla in grundläggande uppgifter om de medverkande myndigheternas språkliga organisering. I denna rapport framkomna uppgifter används som underlag för urval av regionala enheter för kommande djupanalys i form av intervjuer med anställda. Därtill uppmärksammas hur de språkliga aspekterna beaktas i beredningen av projektet för att reformera regionförvaltningen (ALKU). Kartläggningen kommer att utmynna i en summerande analys av organiseringsformer och deras språkliga konsekvenser på regional nivå. Resultaten kan användas som en referenspunkt vid utvärderingen av de framtida scenarierna för tillgång till svensk service inom regionalförvaltningen. Vidare förutsätter en tillförlitlig bedömning av den pågående kommun- och strukturreformens konsekvenser, att effekterna av centrala reformer inom regionalförvaltningen och den statliga lokalförvaltningen utreds. 1.3 Kä l l m at e r i a l Information om de regionala myndigheternas organisering av svenskspråkig service har samlats in genom en kvalitativ enkätundersökning till på förhand valda enheter. Förfrågan riktades till de ledande tjänste-
8 1. In l e d n i n g 1. In l e d n i n g 9 män vid myndigheternas informations- alternativt förvaltningsavdelningar. Därtill informerades förvaltningsenheternas högsta ledning om den pågående utredningen. Förfrågan utfördes i tre etapper var av den första genomfördes den 20.3. 3.4.2008 och då medverkade de tvåspråkiga länsstyrelserna inkluderat samservice, TE-centralerna, miljöcentralerna och landskapsförbunden. Vid den andra etappen 21.8 29.8.2008 tillställdes förfrågan de finskspråkiga Södra Österbottens förbund samt Södra Österbottens TE-central. I den tredje etappen 15. 30.9.2008 medverkade FPA och dess regionala kretscentraler, Nödcentralsverket och dess regionala nödcentraler, polisens länsledning vid de tvåspråkiga länsstyrelserna, Sydöstra Finlands TEcentral och miljöcentral samt Kymmenedalens förbund. Frågebatteriet innehöll 9 frågor med öppet svarsutrymme om myndighetens organisering av svensk service. Frågornas art varierade beroende på myndighet och dess organisationsstruktur samt funktion. Exempelvis vid landskapsförbunden beaktades både den operativa ledningens och politiska ledningens språkliga fördelning. Frågor ställdes om organiseringen av svensk service överlag, personalens och ledningens språkliga fördelning, tillgång till svensk informatör och översättare, tillämpande av interna anvisningar eller strategier om svensk service, myndighetens interna och externa språkliga profilering, rekrytering samt framtida utvecklingsbehov. De erhållna uppgifterna är av kvalitativ art och grundar sig delvis på myndigheternas uppskattning och beskrivning av den egna organisationens nuvarande situation. Enkätundersökningen bidrog vidare till att definiera såväl organisationernas nyckelpersoner som eventuella nätverk och strukturer i fråga om språklig service. Vid oklarheter preciserades de erhållna svaren genom personlig kontakt till de berörda myndigheterna. Allmän information om de regionala myndigheternas serviceverksamhet har samlats in genom att ta del av information på organisationernas webbsidor och annan skriftlig organisationsspecifik dokumentation. I vissa fall har man även haft tillgång till myndigheternas rapporter och utlåtanden om hur dessa har fullgjort sina serviceåligganden enligt språklagen. Myndigheterna för vanligtvis ingen statistik över sin serviceverksamhet enligt det språk eller de språk som används av personalen. Materialet för denna kartläggning har därmed inhämtats ur flera olika informationskällor beroende på sammanhanget och tillgången av tillförlitliga uppgifter. 1.4 Nå g r a ce n t r a l a be s t ä m m e l s e r i sp r å k l a g e n Den nya språklagen (423/2003) som gäller Finlands nationalspråk finska och svenska samt anknuten lagstiftning, trädde i kraft den 1 januari 2004. Språklagens syfte är att precisera och trygga den rättighet som enligt 17 i grundlagen tillkommer alla medborgare. Var och en har rätt att i domstol och andra myndigheter i egen sak använda sitt eget språk, antingen finska eller svenska. Tillämpningen av språklagen, förverkligandet av de språkliga rättigheterna och språkförhållandena i Finland, har behandlats i statsrådets senaste berättelse om tillämpningen av språklagstiftningen (2006). Då språklagen är en allmän lag som förpliktar förvaltningen i dess helhet har den ett omfattande tillämpningsområde. Varje myndighet utövar inom sitt eget verksamhetsområde tillsyn över att lagen följs. Målet är att tvåspråkigheten i det officiella Finland syns och fungerar så att individen kan leva och vara verksam på sitt eget språk, finska eller svenska. En central ändring jämfört med den gamla lagen från år 1922, är att myndigheterna är skyldiga att handla på eget initiativ för att de språkliga rättigheterna skall förverkligas utan att medborgarna själva behöver åberopa sina rättigheter. Lagstiftaren har även strävat till att göra lagen så smidig att de språkliga rättigheterna skall förverkligas oberoende av myndigheternas verksamhetsform och med hjälp av olika lösningar. Syftet med lagen om de språkkunskaper som krävs av offentligt anställda är att säkerställa att myndigheterna fullgör sina skyldigheter i enlighet med språklagen och speciallagstiftningen. Lagen gäller anställda inom stat, kommun och andra offentliga sammanslutningar och den betonar arbetstagarens skyldighet att tillgodose medborgarnas språkliga rättigheter. Lagen utgår från att personer som sköter offentliga uppgifter skall ha sådana språkkunskaper som tjänsten eller uppdraget förutsätter. Detta innebär beroende på uppgiften kunskaper i finska, svenska och även i andra språk. Lagen förutsätter dock inte att alla tjänstemän skall ha lika goda eller lika omfattande språkkunskaper. Huvudsaken är att varje ämbetsverk har personal med tillräckliga kunskaper i finska och svenska för att kunna sköta sina uppdrag. En fördelning av arbetsuppgifterna mellan tjänstemän som behärskar olika språk är därmed ett möjligt sätt att se till att de språkliga sättigheterna förverkligas (RP 92/2002 rd, 102). En myndighet kan försäkra sig om att personalen har de språkkunskaper som uppgifterna kräver genom att föreskriva i lag eller förordning om behörighetsvillkor som gäller språk. Men även då sådana villkor inte har uppställts skall arbetsgivaren alltid innan en tjänst lediganslås fastställa vilka faktiska språkkunskaper krävs för tjänsten i fråga och beakta kunskaperna som merit. Arbetsgivaren skall enligt lagen också se till att de anställdas språkkunskaper upprätthålls. Lagen om de språkkunskaper som krävs av offentligt anställda, kompletteras av statsrådets förordning om bedömning av kunskaper i finska och svenska inom statsförvaltningen. Bland viktiga allmänna lagar som gäller språk kan vidare nämnas lagen om likabehandling, var syfte är att främja och trygga likabehandling samt att effektivera rättskyddet för dem som utsatts för diskriminering. Enligt förvaltningslagen skall myndigheten ombesörja tolkning och översättning av ett ärende till ett språk som parten kan konstateras förstå tillräckligt bra med hänsyn till ärendets art. Ifråga om nationalspråken hänvisar förvaltningslagen till språklagen. Enligt principerna om god förvaltning skall myndigheterna använda ett sakligt och begripligt språk. Inom statsförvaltningen och tvåspråkiga kommuner gäller detta kvalitetskrav såväl finskan som svenskan. Tvåspråkiga statliga myndigheter samt tvåspråkiga kommuner och samkommuner ska alltid kunna betjäna medborgarna både på finska och svenska. I enspråkiga kommuner och samkommuner betjänas medborgarna i regel på kommunens språk, finska eller svenska. Gällande uppföljning så skall varje myndighet enligt 36 1 mom. i språklagen inom sitt verksamhetsområde övervaka att lagen följs. Målet är att de missförhållanden med tillämpningen av språklagstiftningen som upptäcks i myndigheternas verksamhet vanligtvis skall lösas genom myndigheternas egen övervakning. 1.5 Definition a v be g r e p p e t sp r å k l i g a ko n s e k v e n s e r Tidigare forskning visar att språkliga konsekvenser är särskilt besvärliga att isolera. Om man exempelvis undantar fall där arbetsspråket ändras pro forma, kan en urholkning av den språkliga servicen ske tämligen obemärkt. Det är fråga om en glidande skala och orsakerna kan vara allt från förändrade politiska förhållanden och krympande resurser till enskilda chefsbyten. Själva begreppet kan även uppfattas på mycket olika sätt, och påverkningsfaktorerna variera ofantligt. Som tidigare framgått är utgångspunkten servicens reglering och organiseringsprinciper. Reglering skall här uppfattas i vid bemärkelse. Servicen påverkas även av andra styrmedel såsom ekonomiska och informationsbaserade, än lagstiftningen. Med den utgångspunkten framstår fyra konsekvensaspekter som realistiska i sammanhanget (figur 1). Regleringen påverkar (1) de handlingsalternativ som står till buds, vilket i sin tur påverkar den konkreta (2) organiseringsform som tillämpas för servicens språkliga organisering i enskilda myndigheter och verksamheter. Här bör man i första hand analysera variationen i de organisatoriska lösningarna för service på minoritetsspråket, personalens sammansättning i språkligt avseende och personalens språkkunskaper. Till det kommer sedvanliga data på serviceutbudet och dess omfattning. Tillgången på hårda prestationsdata enligt språklig indelning varierar dock i betydande mån beroende på organisation och serviceform. Organiseringsformen har i sin tur återverkningar på (3) interaktionsformerna mellan myndigheterna, som dels avser den språkliga växelverkan arbetsspråket dels intressebevakningsrelationen mellan exempelvis kommuner och regionala myndigheter. Allt detta påverkar slutligen (4) invånarnas handlingskapacitet som dels gäller tillgången på service och invånarnas servicetillfredsställelse, dels deras civila kompetens, det vill säga deras förmåga att påverka och kontakta offentliga myndigheter. Språkliga konsekvenser definieras här som en relation i flera led; från principiellt tänkbara organiseringsalternativ via den konkreta organiseringsformens språkliga konsekvenser till interaktionsmönster och konsekvenser för invånarnas servicetillfredsställelse och handlingsförmåga.
10 1. In l e d n i n g 11 2. Lä n s s t y r e l s e r n a 2. Lä n s s t y r e l s e r n a Reformerna och servicens reglering Den framtida organiseringen Figur 1. Språkliga konsekvenser bred ansats Även om projektets utgångspunkt är de fyra konsekvensdimensioner som här nämnts, är det samtidigt viktigt att tillämpa en delvis öppen design, och inte a priori låsa konsekvensbegreppet helt. Alla intressanta språkliga konsekvenser faller inte nödvändigtvis inom de fyra dimensionerna. Det bästa exemplet på detta är kanske den ICT baserade service som idag snabbt utvecklas både inom den offentliga, semioffentliga och frivilliga sektorn. Det har varit svårt att få en översikt över den här utvecklingen, på samma sätt som den tillsvidare ofta utgör ett komplement och ett tillskott till traditionella serviceformer. Beroende på kartläggningens utfall kan det uppstå behov av att definiera fler konsekvensdimensioner. Enkätundersökningen och de kommande, fördjupande intervjuerna berör tre dimensioner; myndigheternas handlingsalternativ, servicens organisering samt växelverkan mellan myndigheter, enskilda och övriga aktörer. Den fjärde dimensionen om invånarnas handlings- och påverkningsmöjligheter uppmärksammas särskilt i ett senare skede av projektet. Preliminär information om denna dimension framkommer redan vid granskningen av de tre först nämnda dimensionerna. 1.6 Ra p p o rt e n s st r u k t u r Språkliga konsekvenser bred ansats Handlingsalternativ Servicens organisering, servicenät, tillgänglighet Växelverkan: myndigheter, andra aktörer och enskilda Invånarnas handlings- och påverkningsmöjligheter Inledningsvis redogörs för bakgrunden till behovet av att granska de regionala förvaltningsreformernas språkliga konsekvenser. Vidare presenteras rapportens syfte och avgränsning, metoder för materialinsamling, några centrala bestämmelser i den nya språklagen samt definition av begreppet språkliga konsekvenser. I kapitlen 2-7 granskas de medverkande förvaltningsenheternas språkliga organisering. I kapitel 8 redogörs för hur de språkliga aspekterna har uppmärksammats i fråga om projektet att reformera regionalförvaltningen. Rapporten avslutas med en summerande diskussion på basen av de framkomna uppgifterna om myndigheternas språkliga organisering. Länsstyrelsen är en gemensam regional myndighet för åtta ministerier och i dags läget arbetar länsstyrelsen med uppgifter som hänför sig till social- och hälsovårdsförvaltning, utbildnings- och kulturförvaltning, polisförvaltning, räddningsförvaltning, trafikförvaltning, konsument-, konkurrens- och livsmedelsförvaltning, veterinärvård och djurskydd samt justitieförvaltning. Därtill har länsstyrelsen följande särskilda uppgifter; förberedelser för undantagsförhållanden och utvärdering av basservicen. Den 1 september år 1997 trädde den nuvarande länsindelningen i kraft och av de dåvarande 12 länen grundades sex nya storlän. Länsstyrelsernas verksamhetsområde var som störst under 1970-talet då man fortfarande utvidgade välfärdsamhällets uppgifter och funktioner. Redan under början av 1990-talet minskade länsstyrelsernas roll i och med bland annat statsandelsreformen, som innebar att länsstyrelserna inte längre behandlar statsandelsbeslut, och överflyttningen av de allmänna regionutvecklingsuppgifterna till landskapen. I och med länsreformen år 1997 beskars länsstyrelsernas uppgifter och befogenheter ytterligare till en väldigt låg nivå. Numera är länsstyrelsernas mest centrala uppgifter i anknytning till polis- och räddningsförvaltningen. Enligt statsrådets beslut 121/97 är Södra Finlands län finskspråkigt beträffande finskspråkiga kommuner och tvåspråkigt beträffande tvåspråkiga kommuner. Västra Finlands län är finskspråkigt beträffande finskspråkiga, svenskspråkigt beträffande svenskspråkiga och tvåspråkigt beträffande tvåspråkiga kommuner. De övriga tre länen är finskspråkiga och gällande Åland bestäms särskilt. Figur 2. Av de nuvarande fem länen är Södra Finlands och Västra Finlands län tvåspråkiga Södra Finlands län grundades genom sammanslagning av gamla Nylands län, Kymmene län, och södra delarna av Tavastehus län samt kommunerna Heinola, Sysmä och Hartola från gamla St. Michels län. Av de tvåspråkiga landskapen ingår Nylands och Östra Nylands landskap samt av de tvåspråkiga TE-centralerna ingår Nylands och Sydöstra Finlands TE-central. I södra Finlands län bor 40 procent av hela landets befolkning och 47 procent av landets svenskspråkiga befolkning. Andelen svenskspråkiga invånare i länet är 6,3 procent av den totala befolkningen på 2,15 miljoner invånare. Inom länet finns fem kommuner med svenska som majoritetsspråk. Länsstyrelsen är lokaliserad i Tavastehus och har två regionala serviceenheter i Helsingfors respektive Kouvola. Västra Finlands län består av gamla Åbo- och Björneborgs län, Vasa län, Mellersta Finlands län och norra delarna av Tavastehus län. Av de tvåspråkiga landskapen ingår Egentliga Finland, Österbotten och Mellersta Österbotten samt av de tvåspråkiga TE-centralerna Egentliga Finlands och Österbottens TE-central. Andelen svenskspråkiga invånare i länet är 6,7 procent av den totala befolkningen på 1,87 miljoner invånare. Länsstyrelsen är lokaliserad i Åbo och har fyra regionala serviceenheter i Jyväskylä, Björneborg, Tammerfors och Vasa. Länsstyrelsens verksamhet leds av landshövdingen. I respektive länsstyrelse bistår ledningsgruppen landshövdingen i att leda, utvärdera och utveckla verksamheten, ansvara för verksamhetens strategiska inriktning och säkerställa informationen. Operativt är verksamheten organiserad i olika avdelningar såsom social- och hälsovård, bildning, polis, räddning, trafik, konkurrens- och konsumentärenden samt justitieförvaltning och förvaltningsavdelning. Ledningsgruppen behandlar de centrala samhällspolitiska mål, riktlinjer och prioriteringar som styr länsstyrelsens verksamhet. Dessutom behandlar ledningsgruppen länsstyrelsens resultatplan och centrala frågor som berör verksamhetsenheterna. Till grund för resultatplaneringen utvärderar ledningsgruppen också resultaten av verksamheten samt behandlar och samordnar andra principiellt viktiga frågor. Till ledningsgruppen hör landshövdingen, kanslichefen, cheferna för verksamhetsenheterna samt representanter för de huvudavtalsorganisationer som är företrädda i länsstyrelsen.
2. Lä n s s t y r e l s e r n a 2. Lä n s s t y r e l s e r n a 12 13 Intern revision Förvaltningsavdelningen Konkurrens- och konsumentavdelningen Länsstyrelsens organisation Landshövding Ledningsgruppen Justitieförvaltningsavdelningen Ledningsgruppen Räddningsavdelningen 2.1 Sö d r a Fi n l a n d s lä n s s t y r e l s e Södra Finlands länsstyrelse verkar i Tavastehus med regionala serviceenheter i Helsingfors och Kouvola. Den totala personalstyrkan uppgår till 372 personer. Arbetsmiljöerna både i Tavastehus och i de regionala serviceneheterna är i huvudsak finskspråkiga då länsstyrelsens arbetsspråk är finska. Ett undantag utgörs av bildningsavdelningens svenska enhet i Helsingfors där arbetsmiljön är svenskspråkig. Enhetens personalstyrka uppgår till 6 sakkunniga som betjänar svenska kunder. Enheten har därtill egna regler gällande den skriftliga kommunikationen, som i sin tur baserar sig på lagstiftningen berörande bildningsväsendet. Muntlig betjäning och rådgivning för svenskspråkiga kunder har inom länsstyrelsen koncentrerats till medlemmarna av det svenskspråkiga servicenätverket samt hos särskilt utnämnda svenskspråkiga sakkunniga på respektive avdelning, totalt 47 personer. På grund av denna organisering av språkliga resurser förutsetts inte av länsstyrelsens samtliga tjänstemän goda kunskaper i svenska. Den svenska skriftliga servicen som här definieras som översättning, handhas av länsstyrelsens egna översättare. Trafikavdelningen Social- och hälsoavdelningen Figur 3. Länsstyrelsens organisation Polisavdelningen Bildningsavdelningen Länsstyrelsens ledningsgrupp som utgörs av 14 medlemmar innefattande landshövdingen, ansvarar för att den svenskspråkiga servicen är sakenligt ordnad. Chefen för den svenska enheten vid bildningsavdelningen deltar i ledningsgruppens arbete med särskilt fokus på svenska frågor. På initiativ av ledningsgruppen tillsattes år 2000 en arbetsgrupp med uppgift att bilda ett internt nätverket med ansvar för svenskspråkig service. Det svenska servicenätverket inledde sitt arbete år 2001 och rapporterar om sin verksamhet direkt till ledningsgruppen. Därtill har avdelningscheferna utnämnt särskilda sakkunniga inom respektive avdelning och dessa totalt 32 personer har som uppgift att ge svenskspråkig service i frågor berörande den egna sektorn. Trafikavdelningen har för tillfället dock ingen utnämnd svensk sakkunnig. Med stöd av 13 i länsstyrelseförordningen (120/97) har bildningsavdelningarna vid länsstyrelserna i Södra och Västra Finlands län en särskild svenskspråkig enhet för undervisningsväsendet. De svenska enheteternas uppgift är att främja den svenskspråkiga befolkningens möjligheter till mångsidiga utbildningstjänster inom länet utgående från befolkningens och arbetslivets behov. Svenska enheten handhar byggnadsprojekt, gemensam ansökan, fortbildning för undervisningspersonal, prognostisering av utbildningsbehov, rättsskyddsärenden, strukturfondsprojekt, utvärdering av basservice och yrkesinriktad tilläggsutbildning. Svenska enheten i Södra Finlands län är lokaliserad i Helsingfors medan den svenska enheten inom Västra Finlands län har fördelat verksamheten mellan Åbo och Vasa. Länsstyrelsernas roll i fråga om samservice är att koordinera verksamheten inom respektive län, utveckla verktyg för personalen vid samservicepunkterna och att upprätthålla de tvåspråkiga webbsidorna, www. yhteispalvelu.fi. I och med att statens regionförvaltning omorganiseras från och med 1.1.2010 kommer uppgifterna vid statens regionförvaltningsmyndigheter att koncentreras till två nya regionförvaltningsmyndigheter som har arbetsnamnen Närings-, trafik- och naturresurscentralen samt Regionförvaltningsverket (se kapitel 8). Länsstyrelsens uppgifter överförs till båda myndigheterna. Den nya Närings-, trafik- och naturresurscentralen stöder den regionala utvecklingen. Uppgifterna organiseras i tre huvudsakliga ansvarsområden: näringsliv, arbetskraft, kunnande och kultur; trafik och infrastruktur samt miljö och naturresurser. Av de uppgifter som idag sköts av länsstyrelsen skulle utbildnings- och kulturförvaltningssektorns uppgifter som hänför sig till kunnande, strukturfondsärenden, biblioteks- idrotts- och ungdomsväsendet, internationella frågor samt trafikförvaltningens uppgifter överföras till Närings- trafik- och naturresurscentralen. Det nya Regionförvaltningsverkets funktion är att stöda den regionala jämlikheten genom att svara för verkställandet av lagstiftningen, styrningen av verkställandet samt för tillsynen över att lagstiftningen förverkligas. Verket främjar tillgodoseendet av de grundläggande rättigheterna och rättsskyddet samt tillgången till basservice. Dess uppgifter hänför sig också till miljötillstånd, en hälsosam och trygg livsmiljö samt inre säkerhet. Av länsstyrelsens nuvarande uppgifter skulle utvärderingen av basservicen, socialtjänsterna, hälsovårdstjänsterna, miljöhälsovården, utbildnings- och bildningsväsendets tjänster, konsument- och konkurrensärenden samt beredskapen för undantagsförhållanden flyttas till regionförvaltningsverket. Hur polisens och räddningsväsendets uppgifter inom regionförvaltningen ska skötas är tillsvidare oklart. Det svenska servicenätverkets 15 medlemmar har ett bredare arbetsfält än de svenskspråkiga sakkunniga. Varje avdelning utnämner sin representant till servicenätverket och nätverket väljer inom sig ordförande och sekreterare. Nätverket har inte tilldelats några extra resurser utan medlemmarna sköter uppgiften vid sidan om den ordinära tjänsten. Till medlemmarnas uppgifter hör bland annat att ge allmän muntlig service i den egna avdelningens ärenden, handleda den egna avdelningens kollegor i svenska ärenden samt utveckla den svenskspråkiga servicen vid länsstyrelsen. Nätverkets medlemmar och experter ger även vid behov tilläggsuppgifter på svenska och det är till dessa man hänvisar till i fråga om skriftlig och muntlig korrespondens på svenska vid olika kundkontakter. Vidare har medlemmarna markerats på länsstyrelsens webbsidor som sakkunniga som ger svenskspråkig betjäning. Informationsavdelningen har helhetsansvar för länsstyrelsens informationsverksamhet. De finskspråkiga informatörerna ger vid efterfråga muntlig svenskspråkig service. I huvudsak produceras allt informationsmaterial både på finska och svenska. Länsstyrelsen har tillgång till en egen svenskspråkig översättare och vid större arbeten utnyttjas köptjänster. Anvisningar för personalen om muntlig och skriftlig svensk service vid länsstyrelsen har utarbetats av servcenätverket och godkänts av ledningsgruppen. Varje tjänsteman har ansvar att kontrollera i de interna anvisningarna eller språklagen om materialet som denne handhar ska översättas till svenska, reservera behövlig tid för översättning redan vid planeringsskedet och sända färdigt materialet till översättaren. Dock förverkligas ingen kontinuerlig uppföljning av hur personalen efterföljer anvisningarna i sitt arbete. Inom länsstyrelsen genomfördes den senaste CAF-utvärdering år 2004 och på initiativ av servicenätverket genomfördes då även en utvärdering beträffande den svenskspråkiga servicen. Länsstyrelsen har därtill medverkat i justitieministeriets CAF-pilotprojektet gällande svenskspråkig service. CAF-utvärderingsbilagan kallad Kundbetjäning på kundens eget språk har utvecklats av justitieministeriet och är avsedd att användas som hjälpmedel vid utredning om hur väl organisationen uppfyller den nya språklagens krav. Vid skriftlig korrespondens till kommunerna är minimikravet att tjänstemännen använder sig av kommunens officiella språk och i det fall att kommunen är tvåspråkig används majoritetsspråket. Länsstyrelsen använder därmed svenska i korrespondens med de svenskspråkiga kommunerna inom dess verksamhetsområde. Det rekommenderas dock att tjänstemännen vid sidan om de finskspråkiga breven även sänder svenskspråkiga kopior i ärenden berörande de 16 tvåspråkiga kommunerna med finska som majoritetsspråk. Vid skriftlig korrespondens med övriga kunder inom tvåspråkiga områden skall breven besvaras på det språk kunden använt vid kontakttagande. Det är på handläggarens ansvar att det skriftliga materia-
2. Lä n s s t y r e l s e r n a 14 2. Lä n s s t y r e l s e r n a 15 let sänds för översättning till svenska. Handläggaren kan vid behov kontrollera vilken tjänsteman som ger tilläggsinformation på svenska i ärendet och bifoga denna uppgift i brevet till kunden. Länsstyrelsen har som målsättning att samtidigt posta de finsk- och svenskspråkiga breven till kommunerna. För de svenskspråkiga kunderna och kommunerna med svensk majoritet, sänds breven alltid med svenskspråkig adress. Kundernas adresser sparas i adressregistret enligt språklig fördelning som baserar sig på bestämmelserna i språklagen. Länsstyrelsens pressmeddelanden översätts i huvudsak till svenska med undantag av att ärendet enbart riktar sig till en snäv finskspråkig publik. Publikationerna innefattar alltid både en svensk- och finskspråkig sammanfattning över det centrala innehållet. För publikationer till tvåspråkiga kommuner, utarbetas en svenskspråkig sammanfattning om varje ämneshelhet. Broschyrer som hänför sig till länsstyrelsen verksamhet publiceras i allmänhet på de bägge inhemska språken. Personalens visitkort är tvåspråkiga och vid behov trespråkiga (engelska). Officiella meddelanden och kunggörelser ges på de bägge inhemska språken. Platsannonserna utarbetas enligt avdelningarnas behov och önskemål. Skyltningen på de tre verksamhetsställena är tvåspråkiga. Gällande länsstyrelsen webbsidor är det centrala innehållet översatt till svenska och här hittas även vid kontaktuppgifterna information om vilka tjänstemän som betjänar på svenska. Länsstyrelsens samtliga blanketter finns tillgängliga på svenska och finska. I de interna anvisningarna uppmanas arbetsgrupper och projekt inom länsstyrelsen att redan vid inledningsskedet beakta behovet av tvåspråkighet information i budgeteringen. Därtill uppmanas länsstyrelsens representanter i ministeriernas olika arbetsgrupper att föra fram behovet av kontinuerlig svenskspråkig informationsförmedling från ministerierna i syfte att betjäna invånarna inom länet på lika villkor. Den svenskspråkiga servicen uppmärksammas i form av en horisontalstrategi i länsstyrelsens strategidokument från år 2003 samt som en kritisk framgångsfaktor i den uppdaterade strategin som gäller fram till år 2010. De framkomna språkliga anvisningarna ingår även i informationsstrategin. Länsstyrelsen strävar till att upprätthålla och förbättra personalens kunskaper i svenska genom att erbjuda utbildningstillfällen i svenska vid efterfråga. Detta sker bland annat inom ramen för länsstyrelsens OSAKE projektet om systematisk utveckling av personalens kunnande. Personalens individuella språkkunskaper och eventuella utbildningsbehov beaktas vid de årliga utvecklingssamtalen mellan förman och arbetstagare. Länsstyrelsen profilerar sig externt som en tvåspråkig myndighet, medan den interna profilen är finskspråkig med undantag av den svenska enheten vid bildningsavdelningen. Länsstyrelsen har inte utvärderat kundernas tillfredsställelse av tillgången till svensk service. 2.2 Vä s t r a Fi n l a n d s lä n s s t y r e l s e Västra Finlands länsstyrelse är en tvåspråkig myndighet som verkar i Åbo och har därtill regionala serviceenheter i Jyväskylä, Björneborg, Vasa och Tammerfors. Den totala personalstyrkan uppgår till omkring 360 personer och ca 10 procent av tjänstemännen har svenska som modersmål eller innehar goda kunskaper i svenska. De flesta av de svensk- och tvåspråkiga tjänstemännen är lokaliserade antingen i länsstyrelsens kansli i Åbo eller i den regionala enheten i Vasa. Personalen vid bildningsavdelningens svenska enhet är fördelad mellan enheterna i Åbo och Vasa. På grund av det stora antalet svensk- och tvåspråkiga kommuner i de österbottniska och åboländska kustområdena har länsstyrelsen till dessa två enheter koncentrerat de arbetsuppgifter som förutsätter goda kunskaper i svenska. Arbetsmiljön i Vasa karaktäriseras som tvåspråkig, arbetsmiljön i Åbo är finskspråkig med inslag av svenska medan arbetsmiljöerna i Jyväskylä, Björneborg och Tammerfors är finskspråkiga. Länsstyrelsens arbetsspråk är finska med undantag av svenska på bildningsavdelningens svenska enhet. Länsstyrelsens ledning är tillsammans med förvaltningsavdelningen och personalförvaltningen ansvariga för organiseringen av den svenska servicen. Chefen för den svenska enheten vid bildningsavdelningen representerar det svenska intresset i ledningsgruppen som består av 15 medlemmar. Länsstyrelsen verkar enligt en serviceprincip som utgår från kundernas behov och principerna om god förvaltning. Vid kundinformation och -service följs de språkliga bestämmelserna i både grund- och språk- lagen. Länsstyrelsen eftersträvar i sin verksamhet att trygga invånarnas språkliga rättigheter utan särskild vädjan från kunden. Med stöd av 2 i länsstyrelseförordningen avger länsstyrelsen årligen en rapport om organiseringen av dess svenskspråkiga service till inrikesministeriet. Ur rapporten framgår länsstyrelsens serviceprinciper samt dess svenskspråkiga resurser på respektive avdelning. Vid länsstyrelsen finns svenskspråkig personal tillgänglig på social- och hälsovårds-, polis-, bildnings-, konkurrens- och konsument- och justitieförvaltningsavdelningarna. Vid räddningsavdelningen har personalen uppmuntrats till att delta i språkkurser på svenska. Tjänstemännens arbetsuppgifter är organiserade på så vis att de förmår betjäna kunden både muntligt och skriftligt på hennes modersmål. Med andra ord är personalen och dess språkliga resurser riktade enligt områdets språkliga fördelning och behov. Den svenska enheten vid bildningsavdelningen handhar utbildnings- och kulturfrågor på svenska och personalstyrkan uppgår till 9 sakkunniga, var av fyra personer är placerade i Åbo och fem personer i Vasa. I flera fall fungerar dock enheten som översättningsbyrå för undervisningsministeriet då de flesta handlingarna distribueras enbart på finska. Enhetens personal tillsammans med länsstyrelsens översättare strävar efter att översätta de viktigaste dokumenten till svenska. Till den svenska enhetens verksamhetsområde hör det svenska skolväsendet i 25 av länets kommuner samt biblioteksväsendet i 20 kommuner. Förverkligandet av de språkliga rättigheterna uppmärksammas även i länsstyrelsens personalpolitik. Personalens språkkunskaper upprätthålls genom intern utbildning, strategisk placering av tvåspråkig personal i Åbo och Vasa och därtill uppmuntras personalen att förkovra sina språkkunskaper på egen hand. Vid rekryteringen uppmärksammas sökandes språkkunskaper i enlighet med de kunskaper tjänster förutsätter. Därtill kontrolleras sökandes verkliga språkkunskaper vid intervjutillfället samt genom uppvisande av betyg. Informationschefen är tvåspråkig medan de övriga informatörerna är finskspråkiga. De informationsansvariga samarbetar med länsstyrelsens översättare i fråga om svensk information och material. Översättaren har en central roll i och med att personen ansvarar både för länsstyrelsens översättningsarbete, koordinerar översättningar som anskaffas som köptjänster, ombesörjer personalens språkvård samt ordnar språkkurser i svenska för personalen. Därtill har översättaren koordinerat översättningen av suomi.fi- blankettjänsten till svenska tillsammans med kollegan vid Södra Finlands länsstyrelse. Gällande den språkliga profileringen har länsstyrelsen och dess personal internt en stark tradition av tvåspråkighet. Externt strävar organisationen till att synliggöra tvåspråkigheten i både muntlig och skriftlig kommunikation med olika kundgrupper. Med tanke på framtida utmaningar finns det behov av att erbjuda personalen fler språkkurser i svenska i syfte att bibehålla den nuvarande svenska servicenivån. Vidare kommer att det i framtiden att bli allt svårare att rekrytera kompetent personal både i fråga om sak och språk. Vid länsstyrelsen framhåller man att den offentliga sektorn behöver kunna svara på de framtida utmaningarna inom rekryteringen genom exempelvis en attraktiv personal- och lönepolitik. Figur 4. Länsstyrelsernas språkliga dimensioner Språkliga dimensioner Södra Finlands län Västra Finlands län Befolkning / svenskspråkiga * 2 156 136 / 6,3% 1 870 000 / 6,7% Personal / svenskspråkiga 372 / 47 360 / 36 Ledning / svenskspråkiga 14 / 1 15 / 1 Arbetsspråk Finska/svenska Finska / svenska Svensk informatör nej ja Svensk översättare Ja & köptjänst Ja & köptjänster Svenska strukturer Svensk enhet vid bildningsavd. Svensk enhet vid bildningsavd. Svenska nätverk Svenskt servicenätverk Svenskspr. sakkunniga/avdelning * Med svenskspråkiga avses personer med svenska som modersmål eller personer med goda kunskaper i svenska.
2. Lä n s s t y r e l s e r n a 16 2. Lä n s s t y r e l s e r n a 17 2.3 Sa m s e r v i c e Utvecklandet av samservicen har baserat sig på lagen om kundbetjäning vid gemensamma samserviceenheter inom den offentliga förvaltningen (802/1993). Den nya lagen om samservice inom den offentliga förvaltningen (223/2007) trädde i kraft den 1.4.2007. Lagen tillämpas då biträdande kundservicefunktioner som ankommer på statliga och kommunala myndigheter samt Folkpensionsanstalten ordnas och sköts genom samarbete mellan myndigheter. Visionen för utvecklingen av samservicen är att region- och lokalförvaltningens vanligaste tjänster i huvudsak ska erbjudas kunderna som samservice i kommunerna. Målsättningen är att garantera att de offentliga tjänsterna tillhandahålls heltäckande i hela landet och förbättra serviceproducenternas image samt öka medborgarnas tillfredsställelse med servicen. I Finland finns det för närvarande omkring 200 samservicekontor, var av 56 kontor inom Södra Finlands län och 79 inom Västra Finlands län. Samservicen omfattar mottagande och utgivande av handlingar, rådgivning om anhängiggörande och behandling av ärenden samt stöd för användningen av elektroniska tjänster. Södra Finlands länsstyrelse har ansvar för koordineringen av samservicens operativa verksamhet inom samtliga län. Länsstyrelsernas roll är att koordinera samservice, utveckla verktyg för personalen vid samservicepunkterna och att upprätthålla de tvåspråkiga webbsidorna, www.yhteispalvelu.fi. Vid exempelvis Södra Finlands länsstyrelse fungerar en samservicegrupp och dess medlemmar har ansvar för olika regioner inom länet fördelat enligt de regionala serviceenheterna Helsingfors, Kouvola och Tavastehus. Gruppen leds av en utnämnd samservicekoordinator vid länsstyrelsen som handhar uppgiften som heltidstjänst sedan år 2003. Gruppens övriga medlemmar har hand om samserviceuppgiften vid sidan om sina övriga arbetsuppgifter inom länsstyrelsen. Därtill verkar länsstyrelsen som samarbetsforum för regioncheferna för de medverkande myndigheterna. De träffas några gånger årligen för att dra upp riktlinjer för utvecklingen av servicen vid samservicepunkterna. Regioncheferna har även ansvar för kontakten till de lokala aktörerna i kommunerna. Vid Västra Finlands länsstyrelse arbetar två samservicekoordinatorer. Vid den pågående reformeringen av regionalförvaltningen planeras ansvaret för koordineringen av samservice att förflyttas från länsstyrelserna till landskapsförbunden. Ingen utvärdering av organisering eller tillgänglighet av språklig servicen vid samservicepunkterna har utförts. På ett samservicekontor tillhandahålls minst två myndigheters tjänster. De centrala serviceproducenterna inom samservicen är kommunerna (oftast i rollen som värdorganisation), FPA, polisinrättningarna, magistraterna samt arbetskrafts- och skatteförvaltningen. Också andra lokala aktörer såsom organisationer, företag och privata sammanslutningar kan delta i samarbetet. Myndigheterna har gemensamt fastställt ett standardurval av tjänster som ska erbjudas som samservice (se bilaga 4). Flera av samservicekontoren är lokaliserade i kommunens eller statens ämbetshus, men samservicekontor kan också inrättas i bibliotek eller i gemensamt hyrda lokaler. Exempelvis Västra Finlands länsstyrelse och Vasa stad har ett gemensamt samservicekontor i Vasa. Vid medborgarinfo tillhandahåller även Folkpensionsanstalten, Magistraten i Vasa, arbetskraftsbyrån och skattebyrån sina tjänster. Servicesekreterarna som arbetar på samservicekontoren ger i första hand rådgivning om hur man anhängiggör ett ärende. I de flesta fallen sköter servicesekretararna samserviceuppgiften vid sidan om den ordinära tjänsten. Den språkliga servicen vid samservicepunkterna är beroende på samservicesekreterarnas språkliga kunskaper. Då kommunen i flera fall verkar som värdorganisation det vill säga ställer utrymmen och sekreterarresurser till gemensamt förfogande, återspeglas kommunens språkliga fördelning i den muntliga service som erbjuds. Varje myndighet ansvarar för skriftlig informationsmaterial både i tryckt format och på webben finns tillhanda på finska och svenska. För tillfället pågår pilotering av samservicemodellen i tio kommuner; Utsjoki, Puolanka, Juva, Mäntyharju, Virdois, Parkano, Etseri, Savitaipale, Heinola, Ingå, Vanda, Nurmijärvi, Tavastehus, Lappträsk, S:t Michel och Kiminge. Utöver dessa har man inlett beredningen för att få samservice även till Östra centret i Helsingfors. få information om den offentliga förvaltningens webbtjänster eller om andra webbtjänster. Servicesekreterarna visar vid behov hur man använder utrustningen. Utvecklandet av samservicemodellen blir allt viktigare på grund av kommun- och servicestrukturreformen och reformeringen av statens lokal- och regionförvaltning. Utredningsmannen Timo Kietäväinen framhåller i rapporten Ny offentlig kundservicemodell som överräcktes till förvaltnings- och kommunminister Mari Kiviniemi den 12.6.2008, att behovet av effektivare verksamhet leder oundvikligen till att tillgången på offentlig service försvagas om man inte utvecklar nya slags handlingsmodeller. Utredaren föreslår att utvecklandet av den offentliga kundservicen åläggs finansministeriets avdelning för utvecklandet av förvaltningen. I dagsläget är ingen part ansvarig för utvecklandet och koordineringen av kundservicen. Samserviceställen som koncentrerar offentliga tjänster i större omfattning har inte haft framgång överallt i landet och orsaken hittas i behörighetsfrågor. Utredaren föreslår därför att man inte befattar sig med behörighetsgränserna mellan olika myndigheter. I stället för blankettutdelande kontor ska det grundas samserviceställen där varje deltagande statlig eller kommunal myndighet kan erbjuda service antingen med egen personal på heltid eller under vissa tider på veckan, via bildtelefonförbindelse eller som elektronisk webbservice, där den övriga personalen kan assistera kunden. Varje kommun borde ha ett samservicekontor i framtiden. Kommunerna borde enligt förslaget binda sig till att tillhandahålla bland annat allmän rådgivning, mottagning av ansökningar, samt även beslut, kassaservice, reservering av lokaler samt biblioteksbeställningsservice på samserviceställen. Den statliga kundservicen borde inkludera åtminstone folkpensionsanstaltens, skatteförvaltningens, polisens, magistratens, immigrationsverkets samt arbetskraftsbyråernas tjänster. Det föreslås att tjänsterna skulle fastslås nationellt exempelvis med två års mellanrum. Personalen vid samserviceställena skulle enligt förslaget bestå av kommunanställda serviceexperter. Utgifterna skulle framledes fördelas jämnt mellan staten och kommunerna. Utredaren föreslår fortsatt beredning bland annat i syfte att skaffa bildtelefonsystem och övriga informationssystem, att bereda ett system för distanstolkning samt för kartläggning av lagstiftningen och finansieringen. Kommun- och förvaltningsminister Kiviniemi framhöll vid överräckningstillfället i juni 2008 att koordineringen av offentlig kundservice bör effektiviseras. Enligt Kiviniemi kunde sådana kommuner, som på ett naturligt sätt vill trygga servicen för sina invånare, inta en nyckelposition vid upprätthållandet av samservice. Kommunerna är å andra sidan bästa på att skapa den infrastruktur som behövs för statens kundservice i hela landet. De parter som tillhandahåller statens regionala tjänster bör förbinda sig till att tillhandahålla sina egna tjänster inom kommunal samservice. Det vore också viktigt att de statliga myndigheter som svarar för regionförvaltningsservicen skulle vara försiktiga med att dra in på det nuvarande servicenätet innan man uppnått tillräcklig klarhet gällande utvecklandet av samservicen i syfte att trygga kundservicen. Ministerarbetsgruppen för förvaltning och regional utveckling förespråkade den 30.10.2008 inrättandet av ett projekt för att utvidga samservicen. Projektet har som uppgift att fortsätta beredningen av utredningsman Kietiväinens förslag om samservice, på så vis att pilotering av den nya samservicemodellen kunde inledas under våren 2009. Därtill stöder projektet lokala aktörer i att delta i samservice och lägger vid behov fram fler förslag för utveckling av tjänsten. De centrala producenterna av offentliga tjänster har därtill utfärdat en rekommendation till region- och lokalförvaltningen om att trygga servicetillgången med hjälp av samservice. I rekommendationen konstateras att de statliga aktörerna på lokal nivå och kommunerna bör ha ett intensivt och omfattande samarbete för att trygga tillgången och kvaliteten på tjänsterna när nätverket av verksamhetsställen förnyas. Det behövs också samarbete på regionnivå. Ett av de viktigaste föremålen för samarbetet är att tillhandahålla samservice på sådana orter där förändringarna i nätverket av verksamhetsställen eller serviceurvalet försämrar servicetillgången. Ett annat mål är att utöka på serviceutbudet hos de existerande samserviceställena. Finansministeriet har tillsatt utvidgningsprojektet för samservicen för mandatperioden 15.12.2008 31.5.2010. Vid utvecklingen av kundservicen fästs särskild vikt vid användningen av elektronisk utrustning på servicekontoren. De elektroniska serviceprocesserna skall underlätta både kundernas självbetjäning och servicesekreterarnas praktiska arbete. Målet är att alla samservicekontor ska ha kunddatorer med internetuppkoppling och kortläsare för elektroniska ID-kort. På kunddatorn kan man enkelt söka efter lediga arbetsplatser,