Sammanträdesprotokoll 1 (18) Plats och tid Sessionssalen, Hultsfred kl. 08.00-12.45 Beslutande Lars Rosander, C Åke Nilsson, KD Åke Bergh, M 256 Mattias Wärnsberg, S Carola Nilsson, S Övriga deltagande Lars-Erik Rönnlund, kommunchef Hans Andersson 265 Britt Olsson, sekreterare Ylva Gustafsson 267 Mattias Wärnsberg Utses att justera Underskrifter Paragrafer 256-268 Sekreterare Ordförande Justerande. Britt Olsson. Lars Rosander. Mattias Wärnsberg Anslag/Bevis Protokollet är justerat. Justeringen har tillkännagivits genom anslag. Organ Kommunstyrelsens arbetsutskott Datum för anslags uppsättande 2014-10-10 Datum för anslags nedtagande 2014-11-02 Förvaringsplats av protokollet Kommunkansliet Underskrift. Britt Olsson
Sammanträdesprotokoll 2 (18) Kommunstyrelsen KSAU 256/2014 Dnr 2014/73 009 Redovisning av motioner under beredning 2014 Arbetsutskottets förslag till kommunstyrelsen Arbetsutskottet föreslår kommunstyrelsen att föreslå kommunfullmäktige att godkänna redovisningen av motioner per 2014-10-01. Enligt arbetsordningen för kommunfullmäktige ska kommunkansliet två gånger per år upprätta en redovisning av inlämnade motioner som inte är färdigberedda. Mot bakgrund av detta redovisas därför motioner under beredning per 2014-10-01. Redovisningen upptar 15 motioner för genomgång. Sedan den senaste redovisningen per 2014-03-26 har kommunfullmäktige slutligt behandlat 8 stycken motioner. Av de ej färdigberedda motionerna finns det tre stycken motioner som är äldre än ett år, varav den äldsta inlämnades till fullmäktiges sammanträde 2012-06-25. Nedan redovisas var motionerna för närvarande ligger i beredningen: Antal motioner som remitterats till remissinstansen Socialnämnden 4 3 Samhällsbyggnadsgrupp 2 Kommunchef 1 Ekonomikontor 1 1 Kostchef 1 1 Personalkontoret 1 1 Campus Hultsfred 1 1 Utvecklingschef 1 Kommunsekreterare 1 1 Turist- och infochef 1 1 Till KSAU 2 Till KS 3 Till KF 0 Varav gemensamt uppdrag med annan remissinstans
Sammanträdesprotokoll 3 (18) Redovisning av varje motion Dnr 2012/114 Motion från Lennart Beijer m fl, samtliga S och V, om kartläggning av situationen för barn och ungdomar. Förslag till svar på motionen kommer att behandlas av kommunstyrelsen 2014-10-14. Dnr 2013/5 Motion från Lennart Beijer, V, om ett attraktivt centrum i Hultsfred. Remitterad till samhällsbyggnadsgruppen för yttrande ksau 53/2013-02-19. Behandlas i samband med pågående gestaltningsprogram för Hultsfred tätort och berörs även av ett kommande studentarbete. Förslag till svar förväntas under våren 2015. Dnr 2013/90 Motion från Mattias Wärnsberg m fl, samtliga S, om justa villkor. Motionen kommer att behandlas av kommunstyrelsen 2014-10-14. Dnr 2013/225 Motion från Lennart Beijer, V, om att lagen om offentlig upphandling missgynnar landsbygden. Motionen kommer att behandlas av kmmunstyrelsen 2014-10-14. Dnr 2014/3 Motion från Tommy Rälg och Rosie Folkesson, båda S, om Silverslättsvägen. Samhällsbyggnadsgruppens yttrande över motionen behandlades av ksau 188/2014-08-12 men återremitterades för komplettering med kostnadsförslag. Dnr 2014/13 Motion från Håkan Hermansson, FP, om att utveckla Knektagården som boende vid tillfällig vård och omsorg. Förslag till svar på motionen kommer att behandlas av kommunstyrelsen 2014-10-14. Dnr 2014/15 Motion från Åke Nilsson, KD, m fl om barnahus i norra länsdelen. Kommunstyrelsens arbetsutskott beslutade att återremittera motionen till socialnämnden ksau 254/2014-09-30. Dnr 2014/25 Motion från Socialdemokraterna och Vänsterpartiet om full lön vid journatt-tjänstgöring. Remitterad till socialnämnden och personalkontoret för yttrande ksau 74/2014-03-18. Socialnämnden behandlade ett förslag till yttrande 2014-09-10 men begärde då komplettering av uppgifter från verksamheten. Dnr 2014/26 Motion från Socialdemokraterna om satsning på rehabilitering för äldre. Remitterad till socialnämnden för yttrande ksau 75/2014-03-18. Dnr 2014/27 Motion från Socialdemokraterna och Vänsterpartiet om att motverka ensamhet bland äldre. Remitterad till socialnämnden och Campus Hultsfred för yttrande ksau 76/2014-03-18.
Sammanträdesprotokoll 4 (18) Dnr 2014/32 Motion från Lennart Davidsson, KD, om att ompröva kylmaten. Remitterad till socialnämnden och kostchefen för yttrande ksau 111/2014-04-01. Dnr 2014/69 Motion från Åke Nilsson, KD, om ungdomskraft. Remitterad till utvecklingschefen för yttrande ksau 111/2014-04-01. Kostnadsförslag begärt från ÖSK. Dnr 2014/116 Motion från Börje Helgesson, FP, om förbättrad/utökad skolskjuts inom kommunen Förslag till svar på motionen kommer att behandlas av kommunstyrelsen 2014-10-14. Dnr 2014/125 Motion från Göran Berglund om att införa möjlighet att lämna medborgarförslag Remitterad till turism- och informationschefen och kommunsekreteraren för yttrande ksau 187/2014-08-12. Dnr 2014/167 Motion från Monica Bergh och Åke Nilsson, båda KD, om översyn av kommunala lekplatser Remitterad till kommunstyrelsen av kommunfullmäktige 100/2014-09-22.
Sammanträdesprotokoll 5 (18) Kommunstyrelsen KSAU 257/2014 Dnr 2013/225 059 Motion om att Lagen om offentlig upphandling (LOU) missgynnar landsbygden samt motion om justa villkor Arbetsutskottets förslag till kommunstyrelsen Arbetsutskottet föreslår kommunstyrelsen att föreslå kommunfullmäktige att anse motionerna besvarade. LOU är en del av idén med den Europeiska gemenskapen och fortsatt finns inget lagstöd för att uttryckligen gynna leverantörer som finns i en enskild kommun och därmed missgynna leverantörer som finns på annan plats. Inte heller finns det uttryckligt stöd för att ställa krav på att en leverantör ska vara kollektivavtalsansluten för att få lämna anbud i en offentlig upphandling. Kommunstyrelsen har förberett och nogsamt följt införandet av de nya reglerna. En ny upphandlingspolicy är under behandling där flera av de regler som kan nyttjas för lokal ekonomisk stimulans inarbetats. Vidare innehåller förslaget till upphandlingspolicy så omfattande krav som anses möjligt att ställa vad gäller kollektivavtalsliknande villkor och andra krav som är i motionernas riktning. Utöver detta har kommunstyrelsen initierat ett arbete med att utreda möjligheterna för samordnad varudistribution. Vilket kan ge fler lokala livsmedelsproducenter möjligheten att delta i kommunala upphandlingar. Motion ett Lagen om offentlig upphandling. Fullmäktigeledamot Lennart Beijer, V, har 2013-12-20 lämnat in en motion till kommunfullmäktige där han föreslår: att kommunfullmäktige ger kommunstyrelsen i uppdrag att förbereda förväntade förändringar av LOU, att inte ingå i fler stora upphandlingsavtal som kan påverka möjligheten att om något år förändra inriktningen av upphandlingen. Motion två Justa villkor Mattias Wärnsberg S med flera har 2013-05-07 lämnat in en motion till kommunfullmäktige om justa villkor där han föreslår att:
Sammanträdesprotokoll 6 (18) Hultsfreds kommun vid upphandlingar och inköp endast använder sig av de företag som har verksamhet enligt de justa regler som motionen beskriver. Hultsfreds kommuns policydokument för upphandlingar och inköp kompletteras med regler för justa villkor i arbetslivet. Motionen remitterades till ekonomikontoret att svara i samråd med kommunjuristen. Eftersom att svar kan samordnas med först nämnda motion har kommunchef Lars-Erik Rönnlund fått i uppdrag av kommunalråd Lars Rosander svara även på motion två. Ärendena Kommunstyrelsen har förberett och nogsamt följt införandet av de nya reglerna. En ny upphandlingspolicy är under behandling där flera av de regler som kan nyttjas för lokal ekonomisk stimulans inarbetats samt där sociala villkor ställs. Kommunstyrelsen har initierat ett arbete med att utreda möjligheterna för samordnad varudistribution. Vilket kan ge fler lokala livsmedelsproducenter möjligheten att delta i kommunala upphandlingar. Sedan motion ett skrevs har de regler som motionären hänvisat till genomförts. Inga större upphandlingsavtal har ingåtts som varit aktuella att förändra inriktningen på. Vad gäller motion två så finns det i förslaget till upphandlingspolicy text som beskriver att kommunen ska kunna ställa krav på sina leverantörer att de främjar goda arbetsvillkor och jämställdhet i arbetslivet, följer arbetsmarknadens villkor och/eller kollektivavtal, motarbetar diskriminering och korruption och medger insyn i sin verksamhet och meddelarfrihet för anställda. Dessa krav ska även gälla för underentreprenörer som leverantören anlitar. Beredning Kommunfullmäktige 65/2013, 2/2014 Kommunstyrelsens arbetsutskott 2014/2013, 20/2014
Sammanträdesprotokoll 7 (18) Östra Smålands Kommunalteknikförbund KSAU 258/2014 Dnr 2014/167 332 Motion från Monica Bergh och Åke Nilsson, KD, om översyn av kommunala lekplatser Arbetsutskottets beslut Arbetsutskottet beslutar remittera motionen för yttrande till Östra Smålands Kommunalteknikförbund (ÖSK). Fullmäktigeledamöterna Monica Bergh och Åke Nilsson, båda KD, har 2014-09-19 lämnat in en motion om en översyn av kommunala lekplatser. Motionsställarna har blivit uppmärksammade på att flera av kommunens lekplatser är i dåligt skick och att lekredskap plockats bort utan att ersättas med nya. I motionen yrkas därför på att alla lekplatser i kommunen ska ses över och där behov finns rustas upp med attraktiva lekredskap. Detta för att vår kommun ska vara attraktiv för barnfamiljer att bo i. Kommunfullmäktige beslutade 100/2014-09-22 att remittera motionen till kommunstyrelsen för beredning. Beredning Kommunfullmäktige 100/2014
Sammanträdesprotokoll 8 (18) Östra Smålands Kommunalteknikförbund Ekonomikontoret KSAU 259/2014 Dnr 2014/170 845 Begäran om starttillstånd för servicebyggnad på campingen Arbetsutskottets beslut Arbetsutskottet beslutar att budgeterade medel för dusch och servicebyggnad i Hultsfreds camping får användas för att projektera och ta in anbud på denna entreprenad. Om anbuden visar att entreprenaden går att utföra inom ramen för projektet, gäller beslutet även genomförande av projektet. Beslutet gäller under förutsättning att nytt arrendeavtal upprättats mellan Hultsfreds kommun och nuvarande arrendator. Arrendatorn av Hultsfreds camping har uttryckt ett behov av utökad service till gästerna gällande dusch och sanitetstillgänglighet. Arbetsutskottet beslutade 57/2014-03-04 att föreslå om anslag på 1 700 000 kronor i investeringsbudgeten för 2015. Eftersom byggnaden bör stå färdig till säsongen 2015 måste projektering och upphandling genomföras under 2014. Östra Smålands Kommunalteknikförbund (ÖSK) föreslår att projektering genomförs samt att anbud tas in. Om anbuden visar att projektet gå att genomföra på anslagen budget, föreslås att projektet genomförs för att vara färdigställt till 2015-04-30. Beslut om genomförande ska gälla under förutsättning att ett nytt arrendeavtal ska vara upprättat mellan Hultsfreds kommun och nuvarande arrendator. Detta ingår i kommunfullmäktiges beslut 92/2014-06-23. Beredning Kommunfullmäktige 96/2014
Sammanträdesprotokoll 9 (18) Kommunstyrelsen KSAU 260/2014 Dnr 2014/169 003 Ändringar i reglementen Arbetsutskottets förslag till kommunstyrelsen Arbetsutskottet föreslår kommunstyrelsen att föreslå kommunfullmäktige godkänna justering i reglementen för kommunstyrelsen, barn- och utbildningsnämnden samt socialnämnden vad gäller antalet ledamöter och ersättare. Kommunfullmäktige har tidigare beslutat om förändringar vad gäller antalet ledamöter och ersättare i styrelser och nämnder. Detta innebär då att antalet ledamöter och ersättare i reglementen inte stämmer. I väntan på revidering av samtliga reglementen föreslås därför godkänna att nuvarande reglementen justeras vad gäller tidigare beslut av antalet ledamöter och ersättare.
Sammanträdesprotokoll 10 (18) Kommunstyrelsen Socialnämnden f k KSAU 261/2014 Dnr 2014/137 752 Remiss av betänkandet Våld i nära relationer - en folkhälsofråga (SOU 2014:49) Arbetsutskottets förslag till kommunstyrelsen Arbetsutskottet föreslår kommunstyrelsen att avstå från yttrande. Arbetet mot våld i nära relationer är ett prioriterat område för regeringen. Den 26 april 2012 beslutade regeringen att tillsätta en nationell samordnare mot våld i nära relationer, med uppdraget att åstadkomma en kraftsamling inom området. Justitiedepartementet har lämnat in en remiss av betänkandet Våld i nära relationer en folkhälsofråga. Eventuellt remissvar ska ha inkommit till Justitiedepartementet senast 31 oktober 2014. Arbetsutskottet beslutade 184/2014-08-12 att ge socialnämnden i uppdrag att lämna förslag till eventuellt yttrande alternativt att kommunen avstår från yttrande till arbetsutskottet senast 1 oktober 2014. Socialnämnden kommer att behandla ärendet under oktober månad och förvaltningen har meddelat att förslaget är att avstå från yttrande. Om kommunen vill lämna yttrande går det bra via Länsstyrelsens yttrande. Beredning Kommunstyrelsens arbetsutskott 184/2014
Sammanträdesprotokoll 11 (18) Kommunstyrelsen KSAU 262/2014 Dnr 2014/139 019 Remiss om Europeiska kommissionens förslag till revidering av flera av EU:s avfallsdirektiv Arbetsutskottets förslag till kommunstyrelsen Arbetsutskottet föreslår kommunstyrelsen att Hultsfreds kommun hänvisar till det remissvar som kommunernas expertorgan Avfall Sverige avser att lämna i ärendet. Kommunen har utöver detta inga ytterligare synpunkter. Miljödepartementet har lämnat in Europeiska kommissionens förslag till revidering av flera av EU:s avfallsdirektiv. Eventuellt remissvar ska ha kommit in till Miljödepartementet senast 31 oktober 2014. Arbetsutskottet beslutade 183/2014-08-12 att ge Östra Smålands Kommunalteknikförbund (ÖSK) i uppdrag att lämna eventuellt yttrande alternativt besked om att avstå från yttrande till arbetsutskottet senast 1 oktober 2014. ÖSK har lämnat förslag till yttrande enligt följande: Hultsfreds kommun hänvisar till det remissvar som kommunens expertorgan Avfall Sverige avser att lämna i ärendet. Kommunen har utöver detta inga ytterligare synpunkter att redovisa. Beredning Kommunstyrelsens arbetsutskott 183/2014
Sammanträdesprotokoll 12 (18) KSAU 263/2014 Dnr 2014/113 024 Bestämmelser om ersättningar till kommunalt förtroendevalda från och med 2015-01-01 Arbetsutskottets beslut Arbetsutskottet ger kommunsekreterare Britt Olsson i uppdrag att återkomma med nytt underlag där dagens modell för ersättning till förtroendevalda kvarstår även för år 2015. Vad gäller arvode till överförmyndare kommer nytt förslag att lämnas. Ett förslag till bestämmelser om ersättning till politiker har tagits fram. Vad gäller arvodesnivån har inga förslag lagts utan det får behandlas hos partierna för att sedan återkomma till arbetsutskottet och vidare till kommunstyrelsen och kommunfullmäktige. Samtidigt kommer också överförmyndarens arvode att ingå i översynen. Regler om partistöd har tidigare beslutats i kommunfullmäktige. Arbetsutskottet beslutade 148/2014-05-20 att översända underlag till partigrupperna för att kunna komma med yttrande till arbetsutskottet senast 30 september 2014. Ett yttrande har inkommit. Beredning Kommunstyrelsens arbetsutskott 233/2013, 297/2013, 122/2014, 148/2014 Kommunstyrelsen 100/2013 Kommunfullmäktige 117/2013
Sammanträdesprotokoll 13 (18) Kommunstyrelsen KSAU 264/2014 Dnr 2014/171 006 Sammanträdesdagar för kommunstyrelsen och kommunfullmäktige 2015 Arbetsutskottets förslag till kommunstyrelsen Arbetsutskottet föreslår kommunstyrelsen att godkänna sammanträdesdagar för sin del och att kommunstyrelsen föreslår kommunfullmäktige godkänna sammanträdesdagar för sin del. Vidare föreslås kommunstyrelsen fastställa arbetsutskottets sammanträdesdatum för 2015 enligt särskild lista. Ett förslag på sammanträdesdagar för 2015 har tagits fram enligt följande: Kommunstyrelsen Kommunfullmäktige Tisdagar Kl Måndagar Kl 13 januari 14.00 26 januari 16.00 10 februari 14.00 23 februari 18.30 10 mars 14.00 30 mars 18.30 14 april 14.00 27 april 18.30 5 maj 14.00 25 maj 18.30 2 juni 9.00 (budget) 22 juni 15.00 (budget) Uppehåll Juli-augusti Uppehåll Juli-augusti 8 september 14.00 28 september 18.30 13 oktober 14.00 2 november 18.30 24 november 14.00 14 december 17.00 Kommunstyrelsens sammanträden börjar kl. 14. Gruppmöten är mellan kl. 13 och 14. Budgetmötet i juni börjar kl. 9. Kommunstyrelsens sammanträden är öppna för allmänheten enligt tidigare beslut i kommunfullmäktige. Introduktionsdag för nyvalda politiker föreslås kl 9-16 26 januari med kommunfullmäktige och budgetintroduktion kl. 16. Årsstämmor för AB Hultsfreds Bostäder och Hultsfreds Kommunala Industri AB sker i mars respektive april direkt före kommunfullmäktiges sammanträden.
Sammanträdesprotokoll 14 (18) Personalchefen Ekonomikontoret för kännedom KSAU 265/2014 Möjlighet för anställda att välja friskvårdsbidrag Arbetsutskottets beslut Arbetsutskottet ger personalchef Hans Andersson i uppdrag att i samverkan med de fackliga organisationerna utforma detaljerna kring det alternativa friskvårdsbidraget. Arbetsutskottet beslutar godkänna förslaget att det från och med 2015 ska vara möjligt för anställda att välja friskvårdsbidrag som ett alternativ till nuvarande friskvårdskort och massagecheckar. För 2015 kan bidrag erhållas med max 750 kronor per anställd. Finansieringen av friskvårdsbidraget sker inom ramen för personalkontorets budget för arbete med rehabilitering. Efter de förändringar som gjort från och med hösten 2014 kring friskvårdskorten och massagecheckarna, har diskussioner förts om att ytterligare utveckla formerna för friskvården. Personalchef Hans Andersson redovisar därför ett förslag på friskvårdsbidrag. Förslaget innebär att anställda ges möjligheten till ekonomiskt bidrag för egen vald friskvård som alternativ till nuvarande friskvårdskort och massagecheckar. För att erhålla bidraget ska kvitton inlämnas och redovisas vid två tillfällen per år. Utbetalning sker sedan via ordinarie löneutbetalning två gånger per år.
Sammanträdesprotokoll 15 (18) Kommunstyrelsen KSAU 266/2014 Dnr 2013/210 007 Granskning av intern kontroll till skydd för oegentligheter Arbetsutskottets förslag till kommunstyrelsen Arbetsutskottet föreslår kommunstyrelsen att anta ekonomikontorets yttrande som sitt eget och överlämna detsamma till revisorerna Revisionen har gjort en granskning avseende intern kontroll, för att förebygga att oegentligheter ska uppstå. Revision har identifierat följande förbättringsområden: De bedömer att kontrollerna, främst vid uppföljning, bör utföras mer systematiskt. Resultatet av utförda kontroller bör dokumenteras. De bedömer att ytterligare stickprov bör utföras regelbundet inom områden med större bedömd risk, till exempel när det gäller avstämning av betalning med klientmedel inom socialtjänsten. Avstämning bör ske mot underlag, till exempel leverantörsfaktura. De bedömer vidare att systemet som hanterar leverantörsfakturor bör kräva att fakturan attesteras av två olika personer (mottagnings- /granskningsattest samt beslutsattest). De anser att det bör vara möjligt att logga ändringar av uppgifter med större risk. Till exempel vem som registrerat/ändrat uppgifter om leverantör i ekonomisystemet. Arbetsutskottet beslutade 343/2013-12-17 att ge ekonomikontoret i uppdrag att i samråd med berörda lämna förslag till svar på revisionens granskning samt återkomma med svaret till arbetsutskottet. Ekonomikontoret har lämnat följande svar på granskningen: Det finns ett antal interna kontroller som utförs. Enklare dokumentation av felaktigheter görs i Excel. Kontroll av IFO-fakturor är ett av de områden som finns med i socialnämndens plan för stickprovskontroller under 2015. Resultatet av stickprovskontrollerna kommer att ligga till grund för hur kontrollerna ska ske fortsättningsvis.
Sammanträdesprotokoll 16 (18) Enligt kommunens Ekonomihandbok och kapitlet för attestregler ges rätten att en person ensam kan attestera vissa fakturor till exempel avtalsbaserade fakturor. Vi anser inte att attestreglerna behöver ändras nu. I samband med byte av ekonomisystem kommer en översyn av attestreglerna att göras. När systemet för hantering av leverantörsfakturor ska bytas kommer krav på spårbarhet att ställas. Beredning Kommunstyrelsens arbetsutskott 343/2013
Sammanträdesprotokoll 17 (18) Kommunstyrelsen KSAU 267/2014 Dnr 2014/173 042 Delårsrapport per 2014-08-31 Arbetsutskottets förslag till kommunstyrelsen Arbetsutskottet föreslår kommunstyrelsen att föreslå kommunfullmäktige att godkänna delårsrapporten för 2014-08-31. Rapporten kommer att lämnas till sammanträdet med kommunstyrelsen 2014-10-14. Controller Ylva Gustafsson informerar om att arbetet med att sammanställa delårsrapporten per 2014-08-31 pågår och att underlaget är klart till kommunstyrelsens sammanträde 2014-10-14. Östra Smålands Kommunalteknikförbund har lämnat förslag om att kommunfullmäktige ska godkänna delårsrapporten för förbundets del.
Sammanträdesprotokoll 18 (18) KSAU 268/2014 Anmälningsärenden 1. Beslut om geografisk indelning av Polisregion Syd 2. Nystartade företag i kommunen 3. Andre vice ordförande Mattias Wärnsberg redovisar för en skrivelse från PRO i Mörlunda om asfaltering och gatljus.