: Plats och tid Kommunhuset, den, kl. 14.00-16.15 Beslutande Se sidan 2 Övriga närvarande Tf kommunchef Jörgen Prahl, kanslichef Christian Björkqvist, VD Pia Brink, projektledare Peter Svensson, Carina Barthel och Bengt Högborg från Miljöförbundet, Bo Persson och Bertil Hansson från ÖKRAB Utses att justera Inger Åbonde (S) Justerade paragrafer 149-163 Justeringens plats och tid Underskrifter Sekreterare Kommunhuset Anders Larsson (C) Christian Björkqvist Ordförande Magnus Björkman (M) Justerare Inger Åbonde (S) Anders Larsson (C) ANSLAG/BEVIS Protokollet är justerat. Justeringen har tillkännagivits genom anslag Organ Datum då anslaget sätts upp Datum då anslaget tas ned Förvaringsplats för protokollet Underskrift Christian Björkqvist 1
: Beslutande Magnus Björkman (M), ordförande Anders Throbäck (S), tjg ers Lars-Ove Hägerroth (M), tjg ers Mats Andersson (M) Anders Larsson (C) Lotta Hedström (MP), tjg ers 149-150 Håkan Malmgren (SD) Inger Åbonde (S) Torgny Larsson (S) Marianne Åkerblad (M) Leif Sandberg (C) Anders Albäck (FP) Gerrit Hoogendoorn (MP), 151-163 Jerker Ottosson (SD) Ej tjänstgörande ersättare Per-Martin Svensson (M) Daniel Persson (M) Bo Herou (KD) Lotta Hedström (MP), delvis tjg Per Skoog (S) Lars Ottosson (M) Ann-Christine Harrysson (SPI) Britta Berg (V) Ärenden vid dagens sammanträde med 149 150 151 152 Ändringar i föredragningslistan Information/Dialoger Svar på motion om finansiering av framtida investeringar Svar på motion om ändring av reglementen för beslut om kurser och konferenser 153 Svar på motion om handsfree i kommunens bilar 154 Svar på motion om nya upphandlingsregler 155 Intern kontrollplan 2014 kommunledningskontoret och samhällsbyggnad 156 Byggnadsnämndens begäran om planutredning för Ullstorps området 132:3 157 Byggnadsnämndens begäran om planutredning för Ullstorps området 132:3 158 Svar på motion om rekryteringsplan 159 Svar på motion - Finansiering av Tomelillafestivalen "Stolt och Nykter" 160 Svar på motion om kostpolitiska riktlinjer 161 Intern kontrollplan 2014 - Kultur och fritid 162 Anmälningsärenden kommunstyrelsen den 163 Delegeringsbeslut kommunstyrelsen 2
KS 149 Dnr KS Ändringar i föredragningslistan s beslut Information från Österlenhem AB/TIAB läggs till under information/dialoger. 3
KS 150 Dnr KS 2014/4 Information/Dialoger s beslut beslutar att lägga informationen till handlingarna. Ärendebeskrivning Förbundsdirektör Carina Barthel och vice ordförande Bengt Högborg informerar om Miljöförbundets verksamhet. Ny konstruktion på förbundet taxor har tagit mycket tid och kommer inom kort upp i förbundsdirektionen. Antalet prövningar har sjunkit. Förbundets täckningsgrad ligger för närvarande på 55 % att jämföras med medlemmarnas krav på 53 %. Bo Persson och Bertil Hansson, ÖKRAB, informerar om upphandlingen av renhållningsentreprenad 2017. Projektledare Peter Svensson informerar om simhallsbyggnationen. Under sommaren har rivning av kakel och klinker skett. Inom kort sker urgrävning för gjutning och byggställningar för att plocka ner innertaket. Ekonomi; för närvarande +/- noll i jämförelse med budget. VD Pia Brink, Österlenhem AB/TIAB informerar om verksamheten i bolagen. För närvarande pågår utvärdering av de anbud som inkommit beträffande byggnation i kvarteret Svärdet. Övergången av fastighetsförvaltningen till kommunen pågår och förhandlingar med facket har inletts. Sommaren 2015 sker samlokalisering av bolagens personal till industribyn. Intressent finns gällande förvärv av Slakteriet 43. Uthyrningsläget; 1 ledig lägenhet. Styrelsen har antagit strategiplan för byggnation. 4
KS 151 Dnr KS 2014/78 Svar på motion om finansiering av framtida investeringar s förslag till kommunfullmäktige Kommunfullmäktige beslutar att anse motionen besvarad med förvaltningens yttrande. Ärendebeskrivning Sven Erik Eriksson (-) har den 6 mars 2014 lämnat in en motion om finansiering av framtida investeringar med följande lydelse: Åkermarken stiger i pris. Motion från 2007, jorden dyrare än någonsin tidigare. 2014, vad är priset idag? Den senaste tiden har det förekommit försäljning av åkermark Kåseholm 1 av god man Bo Claesson. Det har också förekommit andra försäljningar i vårt närområde av åkermark. Tidigare försäljning är en indikation på vad värdet kan vara. Tomelilla kommun står inför mycket höga investeringar i den närmaste framtiden bl.a simhallen och därför yrkar jag som jag gjorde 2007. Jag yrkar. Att Tomelilla kommun ser över om det finns mark som ej behövs till tomt och/eller industri i framtiden, att denna mark bjuds ut till försäljning. Samhällsbyggnadschef Jörgen Prahl framför i tjänsteskrivelse följande: I en motion behandlad i kommunstyrelsens arbetsutskott den 16 april 2014 föreslår Sven-Erik Eriksson (-) att Tomelilla kommun ser över om det finns mark som ej behövs till tomt och/eller industri i framtiden och att denna bjuds ut till försäljning. 5
Forts 151 Tomelilla kommun har idag ca 190 hektar fördelat på drygt 40 fastigheter utarrenderade för jordbruksändamål. Flertalet av dessa arrenden är väldigt små bitar som finns i anslutning till befintliga verksamhetsområden. Av kommunens totala markreserv är det endast ca 8 hektar som inte finns utpekade i nuvarande översiktsplan. Här rör det sig främst om natur/ betesmark. Förvaltningen gör bedömningen att det bör finnas mellan 15 till 20 hektar mark som borde gå att avyttra men att detta bör anstå till det att kommunens nya översiktsplan antagits. En grov uppskattning är att denna mark betingar ett värde på mellan tre och fyra miljoner. Tidigare behandling s arbetsutskott 152/2014: Kommunfullmäktige beslutar att anse motionen besvarad med förvaltningens yttrande. s arbetsutskott 80/2014: Motionen remitteras till samhällsbyggnad för yttrande. Kommunfullmäktige 52/2014: Kommunfullmäktige beslutar att remittera motionen till kommunstyrelsen för beredning. Beslutet skickas till: Kommunfullmäktige 6
KS 152 Dnr KS 2013/235 Svar på motion om ändring av reglementen för beslut om kurser och konferenser s förslag till kommunfullmäktige Kommunfullmäktige beslutar att rekommendera kommunstyrelsen och nämnderna att fatta följande beslut om deltagande i kurser, konferenser och liknande: Ordförande, 1vice ordförande och 2 vice ordförande i kommunstyrelsen, nämnder och utskott fattar var och en beslut om deltagande i kurser, konferenser och liknande i upp till två dagar och/eller till ett högsta belopp motsvarande 10 % av ett prisbaslopp per gång (ett prisbasbelopp uppgår för år 2014 till 44 400 kronor). Som årlig begränsning gäller ett halvt prisbasbelopp. För deltagande i kurser med mera som överstiger två dagar eller 10 % av ett prisbasbelopp samt i de fall den årliga begränsningen har överskridits fattas beslut om deltagande av styrelse, nämnd eller utskott. För övriga förtroendevalda fattar respektive nämnd eller utskott beslut om deltagande. Ärendebeskrivning Kanslichef Christian Björkqvist framför i tjänsteskrivelse följande: Leif Sandberg (C) har inlämnat motion med följande lydelse: I nuläget har ordförandena i styrelser och nämnder möjlighet att ta beslut i egen favör avseende kurser och konferenser. Denna ordning har dock inte alltid varit på detta vis, redan 2009 togs ett enigt beslut i KSAU om att kurser och konferenser skulle tas beslut på vid sammanträde, detta efter att en presidiemedlem åkt på kommunledningsresa på eget bevåg. 7
Forts 152 Att som ordförande ta beslut i egen sak åsidosätter en grundläggande princip om kollegialt primärkommunalt beslutsfattande. Som ordförande har man en särskild roll, men bara vid brådskande ärenden och då arbetsutskott eller styrelse/nämnd sammanträder, då genom bl a utslagsröst. Vi har annars identiska ansvar oavsett om är i opposition eller majoritet. Det här förfaringssättet står i strid med resepolicyn och åsidosätter dessutom attestreglementet den som attesterar landar upp i en utpressningsliknande situation; där ordförandens eget beslut om det sitt eget konferensdeltagande ska godkännas för utbetalning. Detta oetiska förfaringssätt menar jag behöver ändras och det omgående. Jag yrkar därför på att Kommunfullmäktige ger och dess förvaltning uppdrag att återkomma med förslag till reviderade reglementen som anger att det är arbetsutskott eller styrelse/nämnd som fattar beslut om konferenser och fortbildning vid belopp över 3 % av prisbasbeloppet. Beslut om deltagande i kurser, konferenser och liknande är normalt sett inte att betrakta som egentliga beslut enligt kommunallagen utan är att anse som verkställighet. I delegationsordningen för kommunstyrelsen finns för närvarande, under rubriken V2 Verkställighet, följande skrivning: Ärende Förtroendevaldas deltagande i kurser, konferenser och liknande Beslutande Respektive ordförande i fullmäktige, styrelsen, nämnd, beredning eller utskott Eftersom det är respektive nämnd/styrelse som fattar beslut om vilken delegation som ska gälla så bör kommunfullmäktiges beslut om en eventuell förändring, innehålla en rekommendation till kommunstyrelsen och nämnderna/utskott att förändra sitt regelverk. Ordförande/1vice 8
Forts 152 ordförande/2 vice ordförande i kommunstyrelsen, nämnder och utskott bör själva kunna fatta beslut om deltagande i kurser, konferenser och liknande i upp till två dagar och/eller till ett högsta belopp motsvarande 10 % av ett prisbaslopp per gång (ett prisbasbelopp uppgår för år 2014 till 44 400 kronor). För deltagande i kurser med mera som överstiger två dagar eller 10 % av ett prisbasbelopp fattas beslut om deltagande av styrelse, nämnd eller utskott. För övriga förtroendevalda fattar respektive nämnd eller utskott beslut om deltagande. beslöt 89/2014 att återremittera ärendet till kommunförvaltningen för att i förslaget infoga ett årligt tak. I förvaltningens förslag har detta markerats med kursiv text. Förvaltningens förslag till beslut Kommunfullmäktige beslutar att rekommendera kommunstyrelsen och nämnderna att fatta följande beslut om deltagande i kurser, konferenser och liknande: Ordförande, 1vice ordförande och 2 vice ordförande i kommunstyrelsen, nämnder och utskott fattar var och en beslut om deltagande i kurser, konferenser och liknande i upp till två dagar och/eller till ett högsta belopp motsvarande 10 % av ett prisbaslopp per gång (ett prisbasbelopp uppgår för år 2014 till 44 400 kronor). Som årlig begränsning gäller ett halvt prisbasbelopp. För deltagande i kurser med mera som överstiger två dagar eller 10 % av ett prisbasbelopp samt i de fall den årliga begränsningen har överskridits fattas beslut om deltagande av styrelse, nämnd eller utskott. För övriga förtroendevalda fattar respektive nämnd eller utskott beslut om deltagande. 9
Forts 152 Tidigare behandling Kommunfullmäktige 153/2013: Beslutar att remittera motionen till kommunstyrelsen för beredning. s arbetsutskott 168/2013: Motionen remitteras till förvaltningen med uppdraget att ta fram förslag till ändring i reglemente för beslut om kurser och konferenser utifrån de synpunkter som framförts i motionen. s arbetsutskott 76/2014: Ärendet överlämnas till kommunstyrelsen utan ställningstagande. 89/2014: beslutar att återremittera ärendet till kommunförvaltningen. s arbetsutskott 153/2014: Kommunfullmäktige beslutar att rekommendera kommunstyrelsen och nämnderna att fatta följande beslut om deltagande i kurser, konferenser och liknande: Ordförande, 1vice ordförande och 2 vice ordförande i kommunstyrelsen, nämnder och utskott fattar var och en beslut om deltagande i kurser, konferenser och liknande i upp till två dagar och/eller till ett högsta belopp motsvarande 10 % av ett prisbaslopp per gång (ett prisbasbelopp uppgår för år 2014 till 44 400 kronor). Som årlig begränsning gäller ett halvt prisbasbelopp. För deltagande i kurser med mera som överstiger två dagar eller 10 % av ett prisbasbelopp samt i de fall den årliga begränsningen har överskridits fattas beslut om deltagande av styrelse, nämnd eller utskott. För övriga förtroendevalda fattar respektive nämnd eller utskott beslut om deltagande. Beslutet skickas till: Kommunfullmäktige 10
KS 153 Dnr KS 2014/168 Svar på motion om handsfree i kommunens bilar s förslag till kommunfullmäktige Kommunfullmäktige beslutar att anse motionen besvarad med förvaltningens yttrande. Aktualiseringen av fordonspolicyn ska vara klar senast den 30 juni 2015. Ärendebeskrivning Miljöstrateg Ida Abrahamson framför i tjänsteskrivelse följande: Leif Sandberg (C) och Anette Olsson (C) har den 4 juni inlämnat motion om handsfree i kommunens bilar med följande lydelse: Många av våra anställda tillbringar mycket av sin arbetstid i fordon. Det gäller framför allt hemtjänstpersonal men det finns även andra personalkategorier som rör sig ganska mycket ute på vägarna när man är i tjänst. Idag ser vi många som sitter och pratar i mobiltelefonen med enbart en hand på ratten. Eftersom det sker även i korsningar och rondeller, uppstår dagligen situationer som vare sig är trafiksäkra eller acceptabla. Det är ingen bra personalpolitik att utsätta våra anställda för de risker det innebär att prata i telefon utan handsfree. Vi anser därför att det är dags att se över förutsättningarna för att kunna använda telefonen i fordon. Förslag Kommunen köper in handsfreeutrustning till befintlig fordonspark. Det kan ske antingen genom installationer i fordonen eller genom att de åkande får en personlig handsfree-utrustning att användas för resor i tjänsten. Kommunen ställer krav på handsfreeutrustning i fordon vid kommande upphandlingar, tex inom äldreomsorgen. I kommunens fordonspolicy från 2008, beslutad 5 november 2008 290. Står det att; Våra anställda ska alltid använda handsfreeutrustning vid mobilsamtal under körning eller om möjligt stanna bilen för att fullfölja samtal. 11
Forts 153 Tomelilla kommun har totalt 59st fordon, varav 49st är personbilar eller lastbilar. Av dessa har 27st inbyggd handsfree i bilen som standardutrustning. Stöd och omsorg är den verksamhet med flest fordon och har totalt 30st bilar, varav 22st med handsfree. Handsfree som standard i bilen tar mellan 3 och 5 nummer, sen måste man radera och lägga till nya nummer. Detta skapar problem om man är flera förare med olika telefonnummer som delar på bilen, vilket oftast är fallet i hemtjänsten. Användningen av kommunens fordon är mångsidig och antalet förare som delar fordon varierar från 1-10 personer. Fordon som bara har 1-3 förare är lätta att åtgärda med en egen snäcka eller med bilens handsfree. För bilar med flera förare finns det möjlighet att köpa extern handsfreefunktion att sätta i bilen, dessa tar 8 telefonnummer och kostar cirka 600kr. Behovet och möjligheterna bör undersökas ytterligare för att ge ett bra underlag för en kommande upphandling. Rutiner för hantering av handsfree och samtal i bil bör även fastställas. Förvaltningens förslag till beslut Fordonspolicyn från 2008 är inaktuell och bör aktualiseras, i en sådan bör krav på kommande fordon fastställas. Detta gäller utrustning i bilarna, finansiering och övriga krav i en upphandling samt arbetsmiljöfrågor. Tidigare behandling s arbetsutskott 154/2014: Kommunfullmäktige beslutar att anse motionen besvarad med förvaltningens yttrande. Kommunfullmäktige 109/2014: Kommunfullmäktige beslutar att remittera motion till kommunstyrelsen för beredning. Förslag till beslut under sammanträdet Leif Sandberg (C) yrkar som tillägg att fordonspolicyn ska vara klar senast den 30 juni 2015. 12
Forts 153 Beslutsgång Ordföranden ställer proposition på arbetsutskottets förslag med Leif Sandbergs tillägg och finner att kommunstyrelsen bifaller detsamma. Beslutet skickas till: Kommunfullmäktige 13
KS 154 Dnr KS 2014/26 Svar på motion om nya upphandlingsregler s beslut beslutar att återremittera ärendet till förvaltningen för ett sammanhängande svar med övriga motioner som handlar om upphandling. Ärendebeskrivning Kanslichef Christian Björkqvist framför i tjänsteskrivelse följande: Centerpartiet har genom Leif Sandberg (C) inlämnat en motion daterad den 20 januari 2014 med följande lydelse: Nya upphandlingsregler för kvalitet och miljö De nya EU-reglerna om offentlig upphandling som antogs av Europaparlamentet för någon vecka sedan, är en tydlig seger för kvalitet och miljö. Reglerna är fortfarande snåriga och onödigt byråkratiska. Men beslutet är bra och ett steg i rätt riktning. Nu öppnas nya möjligheter för alla som har reagerat mot krångliga och felaktiga upphandlingsregler att utforma sina krav efter mål som kvalitet och hållbarhet. Dessutom kommer de nya EU-reglerna att välkomnas av svenska livsmedelsproducenter och andra som levererar varor och tjänster med hög kvalitet. Många av dessa företag runt om i hela Sverige ligger redan i dag i framkant när det gäller hållbara produkter som tagits fram med hänsyn till kvalitet, arbetsvillkor och omsorg om miljön. Just kvalitet, arbetsvillkor och omsorg om miljön ska vara vägledande för offentlig upphandling i EU, enligt beslutet i Europaparlamentet. Det är bra, och det innebär nya möjligheter för upphandlare som vill göra kloka inköp till den lokala och regionala offentliga verksamheten. 14
Forts 154 Nu krävs beslut på nationell nivå om de kommande reglerna i Sverige så att onödiga byråkratiska bestämmelser och tillägg försvinner. Men till sist är det ändå vi som lokala upphandlare som har avgörandet i vår hand. Det är upp till oss att köpa in råvaror och livsmedel av rätt kvalitet så att våra barn och äldre ska kunna äta bra och näringsrik mat i skolan och på äldreboendet. Med hänvisning till ovanstående yrkar jag att kommunfullmäktige beslutar att uppdra till kommunstyrelsen att ta fram nya regler för upphandlingar i Tomelilla kommun så att kvalitet, arbetsvillkor och omsorg om miljön blir vägledande. såsom nämns i motionen har Europaparlamentet 15 januari 2014 godkänt den överenskommelse som nåtts mellan Europaparlamentet och rådet gällande det så kallade paketet för offentlig upphandling. Utgångspunkten för de nya upphandlingsreglerna kan delas in i fem huvudområden; sunda förfaranden, förenkling och ökad flexibilitet, strategisk användning för att möta nya utmaningar, bättre tillgång till marknaden för små, medelstora och nystartade företag, förvaltning (tillsyn och vägledning). Sunda förfaranden För att motverka osunda affärsbeteenden som favorisering och korruption finns bestämmelser om bland annat jäv, obligatorisk uteslutning på grund av obetalda skatter och sociala avgifter samt hur upphandlande myndigheter ska agera när leverantörer har deltagit vid marknadsanalyser inför upphandlingen. Förenkling och ökad flexibilitet Genom det nya direktivet om offentlig upphandling kommer möjligheterna att förhandla om anbuden öka i den klassiska sektorn. Ett nytt 15
Forts 154 upphandlingsförfarande introduceras, så kallade innovationspartnerskap. Syftet är att möjliggöra ett strukturerat långsiktigt partnerskap både för utveckling och om möjligt efterföljande köp av en innovativ produkt eller tjänst som ännu inte finns på marknaden. Genom direktivet införs obligatoriska bestämmelser om e-upphandling med förhoppning att uppnå betydande besparingar och förbättrade upphandlingsresultat. De nya direktiven innehåller även bestämmelser som delvis avser kodifiering av rättspraxis från EU-domstolen, till exempel vad gäller offentligt offentligt samarbete. Utöver detta kan nämnas att de nya direktiven också kommer att innehålla regler om ändring av och avslutande av kontrakt, som i huvudsak bygger på rättspraxis från EU-domstolen. Bestämmelserna reglerar bland annat under vilka förutsättningar ett kontrakt kan ändras utan att en ny upphandling behöver göras. Strategisk användning av offentlig upphandling som svar på nya utmaningar Upphandling som ett verktyg att uppnå miljömål och för att ta sociala hänsyn lyfts fram och upphandlande myndigheter ges instrument för att möjliggöra främjande av strategiska mål och uppmuntra till kvalitet. En annan nyhet är regler om livscykelkostnader som anger förutsättningarna för att utgå från livscykelkostnaden för det som ska upphandlas som ett tilldelningskriterium. Vad gäller tilldelningskriterier sätts det ekonomiskt mest fördelaktiga anbudet i första rummet men det kommer fortsatt vara möjligt att upphandla till lägsta pris. Uppdelningen i så kallade A- och B-tjänster avskaffas. I stället införs en ordning med enklare regler för upphandling av sociala och andra så kallade specifika tjänster, till exempel hälsovårdstjänster och utbildningstjänster, över ett tröskelvärde om 750 000 euro. Regler om reserverade kontrakt utvidgas i de nya direktiven bland annat till leverantörer vars huvudsakliga syfte är att integrera funktionshindrade och missgynnade arbetstagare. 16
Forts 154 Underlätta för små, medelstora och nystartade företag att delta i upphandlingar I syfte att möjliggöra för små och medelstora företag att i högre grad kunna lämna anbud på offentliga upphandlingar införs nya regler som innebär att myndigheten, i de fall den inte delar upp ett kontrakt, måste förklara varför den inte gjort det. För att motverka oproportionerliga eller alltför höga krav på leverantörernas ekonomiska kapacitet har ett tak för vilken omsättning som kan krävas som huvudregel satts till två gånger kontraktsvärdet. Nya regler om underentreprenad införs som bland annat innebär att medlemsstaterna kan införa regler om direktbetalning till underleverantör. Styrning (tillsyn, vägledning, statistik och rapportering) Att det finns fungerande och välavvägda regler om tillsyn och vägledning är viktigt både för de som upphandlar och för företagen. De nya reglerna är i huvudsak inriktade på vilka uppgifter medlemsstaterna ska uppfylla på området utan att ange vilka strukturer som måste finnas. Direktivet om tilldelning av koncessioner Direktivet om tilldelning av koncessioner är, som framgått, ett nytt direktiv. Direktivets syfte är att skapa rättslig klarhet och öka transparensen vid tilldelning av koncessioner genom att de ska annonseras. Regleringen är mer flexibel och inte lika detaljerad som upphandlingsreglerna i övrigt. Vad gäller de svenska valfrihetssystemen togs en skrivelse in i skälen i koncessionsdirektivet som anger särskilda kännetecken för de svenska valfrihetssystemen och att sådana arrangemang inte bör betraktas som koncessioner. Vad händer nu? Sverige och övriga EU-länder har nu 24 månader på sig att skriva in reglerna i sina nationella lagar. I Sverige tillsatte regeringen redan hösten 2012 en utredning (S 2012:09) som arbetar med hur direktiven ska genomföras i Sverige. Utredningen ska lämna sitt betänkande under 2014. Målet är att de nya upphandlingsreglerna ska träda i kraft i svensk lagstiftning under våren 2016. 17
Forts 154 Så fort Sverige har implementerat dessa regler i svensk lag bör Tomelilla kommun ta fram nya regler för upphandling så att kvalité, arbetsvillkor och omsorg om miljön blir vägledande. Redovisning/föredragning Förvaltningens förslag till beslut Kommunfullmäktige förslås besluta att anse motionen besvarad med kommunledningskontorets yttrande. Tidigare behandling Kommunfullmäktige 18/2014: Kommunfullmäktige beslutar att remittera motionen till kommunstyrelsen för beredning. s arbetsutskott 18/2014: Motionen remitteras till kommunförvaltningen för yttrande. s arbetsutskott 155/2014: Kommunfullmäktige beslutar att anse motionen besvarad med förvaltningens yttrande. Förslag till beslut under sammanträdet Lars-Ove Hägerroth (M) yrkar med instämmande av Leif Sandberg (C) och Torgny Larsson (S) att ärendet återremitteras till förvaltningen för ett sammanhängande svar med övriga motioner som handlar om upphandling. Beslutsgång Ordföranden ställer proposition på återremissyrkandet och finner att kommunstyrelsen bifaller detsamma. Beslutet skickas till: Kommunchef Göran Clausson 18
KS 155 Dnr KS 2014/221 Intern kontrollplan 2014 kommunledningskontoret och samhällsbyggnad s beslut beslutar att anta Interkontrollplanen för 2014 för samhällsbyggnad och kommunledningskontoret. Ärendebeskrivning Enligt reglementet för Intern kontroll har nämnderna det yttersta ansvaret för att det upprättas kontrollplaner inom respektive verksamhetsområde. Målet med intern kontroll är: Ändamålsenlig och kostnadseffektiv verksamhet Tillförlitlig finansiell rapportering och information om verksamheten Trygga kommunens tillgångar Efterlevnad av tillämpliga lagar, föreskrifter, riktlinjer mm Minimera risker Skydda förtroendevalda och anställda från oberättigade misstankar I kontrollplanen för 2014 för Kommunledningskontoret och Samhällsbyggnad föreslås följande områden ingå: o Styrning och uppföljning av projekt o Externa projektmedel o Fordonspolicy o Intern hyressättning o Fastighetsunderhåll o Plan- och bygglovstaxor o IT-kostnader Tidigare behandling s arbetsutskott 159/2014: beslutar att anta Interkontrollplanen för 2014 för samhällsbyggnad och kommunledningskontoret. 19
Beslutet skickas till: Kommunchef Göran Clausson Samhällsbyggnadschef Jörgen Prahl Ekonomichef Eva Lundberg 20
KS 156 Dnr KS 2014/227 Byggnadsnämndens begäran om planutredning för Ullstorps området 132:3 s beslut Samhällsbyggnad får i uppdrag att återkomma med ett samlat svar vad gäller VA-frågor i området, behov av fördjupad översiktplan med mera. beslutar vidare att meddela byggnadsnämnden att kommunstyrelsen ej avser detaljplanelägga området. Ärendebeskrivning I samband med beslut om förhandsbesked gällande byggnation på fastigheten Ullstorp 132:3 har byggnadsnämnden även hemställt hos kommunstyrelsen att man låter utföra en planutredning för Ullstorpsområdet i syfte att klarlägga förutsättningar för ytterligare bostadsbyggande. Tidigare behandling s arbetsutskott 160/2014: Samhällsbyggnad får i uppdrag att återkomma med ett samlat svar vad gäller VA-frågor i området, behov av fördjupad översiktplan med mera. beslutar vidare att meddela byggnadsnämnden att kommunstyrelsen ej avser detaljplanelägga området. Beslutet skickas till: Byggnadsnämnden Samhällsbyggnadschef Jörgen Prahl 21
KS 157 Dnr KS 2011/447 Arbetsordning för Tillgänglighetsrådet 2015-2018 s förslag till kommunfullmäktige Kommunfullmäktige beslutar att anta upprättat förslag till arbetsordning för tillgänglighetsrådet 2015-2018, med följande tillägg/ändringar: - Förtroendevalda i tillgänglighetsrådet väljs av kommunfullmäktige - Under rubriken Representanter för personer med funktionsnedsättningar läggs till Vice ordförande utses ur denna grupp. Ärendebeskrivning Tillgänglighetsstrateg Gun-Inger Eriksson framför i tjänsteskrivelse följande: Arbetsordningen strukturerar rådets samrådsarbete, representationen och de administrativa rutinerna för de kommande fyra åren. Rådet är knutet till kommunstyrelsen. Rådets arbete har vidareutvecklats med en verksamhetsplan för varje år. Den ger en inriktning på rådet, som följer regeringens strategier för de nationella handikappolitiska målen samt de behov som berör personer med funktionsnedsättningar i Tomelilla kommun. Rådet har både haft dialog och skriftlig information om arbetsordningen. Efter vissa justeringar har rådet enats om arbetsordningen för 2015-2018. De förändringar som gjorts i förhållande till befintlig är bl.a. att; Förtydliga rådets målgrupp, som är barn, unga och vuxna mitt i livet. Ett av vårens samråd ska ske med KSAU inför budgetberedningen. Val av politiska representanter styrs utifrån vilka utskott, nämnder man representerar, för att få lämplig inriktning på rådet. En remissgrupp ska bildas från handikapporganisationerna som ska vara remissinstans, arbets-gransknings- och fokusgrupp vid behov. Någon tjänsteman(kan variera beroende på ämne) utöver sekreteraren ska bjudas in vid rådets möte, för att få en helhet. 22
Forts 157 Förvaltningens förslag till beslut föreslås anta arbetsordningen för tillgänglighetsrådet och ger valberedningen inför ny mandatperiod i uppdrag att välja representanter till rådet, enligt arbetsordningen. Tidigare behandling s arbetsutskott 164/2014: Kommunfullmäktige beslutar att anta upprättat förslag till arbetsordning för tillgänglighetsrådet 2015-2018, med följande tillägg/ändringar: - Förtroendevalda i tillgänglighetsrådet väljs av kommunfullmäktige - Under rubriken Representanter för personer med funktionsnedsättningar läggs till Vice ordförande utses ur denna grupp. Beslutet skickas till: Kommunfullmäktige 23
KS 158 Dnr KS 2014/131 Svar på motion om rekryteringsplan s förslag till kommunfullmäktige Kommunfullmäktige beslutar att anse motionen besvarad med förvaltningens yttrande. Ärendebeskrivning Leif Sandberg (C) och Christer Yrjas (C) har den 5 maj 2014 inlämnat motion om rekryteringsplan med följande lydelse: Under de kommande åren har vi stora pensionsavgångar inom flera viktiga sektorer och funktioner inom vår kommun. Centerpartiet menar att vi måste vara väl förberedda och redan innan det uppstår ett svårt läge, ha arbetat fram en plan för att inom dessa sektorer, såsom läraryrket där upp till 25 % av lärarna - och med större tyngd på vissa enheter, pensioneras inom ett par års tid. Vi vill därför att kommunstyrelsens kommunförvaltning gör en analys och en rekryteringsplan som ger utrymme för olika instrument såsom överlappande rekrytering, fortbildningsinsatser, traineeplatser och yrkesintroduktionsplatser. I rekryteringsplanen behöver även kommunens löneläge och konkurrenskraft inom yrkessektorerna analyseras. Planen behöver vara klar i slutet på 2014. Vi föreslår därför att Kommunfullmäktige beslutar uppdra åt kommunstyrelsen och dess förvaltning att ta fram en Rekryteringsplan i enlighet med intentionerna i motionen. Personalchef Maria Wihlborg framför i tjänsteskrivelse följande: Motionen hävdar att vi har stora pensioner under de närmaste åren och utifrån detta har ett behov av en s.k. rekryteringsplan. 24
Forts 158 Att som arbetsgivaren vara förberedd på de rekryteringar som ligger i framtiden är bra, och de enda rekryteringar som man kan planera för är just pensionsavgångar. Idag är pensionsåldern flytande i Sverige man har rätt att börja ta ut sin allmänna pension vid 61 år och har en rätt att vara kvar i sin anställning till fyllda 67 år. I våra personalredovisningar väljer vi att redovisa hur många som fyller 65 år under kommande år och de fem följande, då det fortsatt är vanligast att man lämnar sin anställning fyllda 65 år. 2014 har vi några anställda som fyller både 66 och 67 år, vilket är ett tecken på att vi kanske börjar få fler som väljer att jobba kvar lite längre. I Tomelilla så når 107 personer av våra ca 670 tillsvidareanställda 65 års ålder under perioden 2014 2019, det är ca 16 % av våra tillsvidareanställda. Jämnt utspritt på hela förvaltningen så pratar vi om 21 personer per år. Exempelvis inom Barn och Utbildning så pratar vi om 2 lärare som fyller 65 år 2015, 3 lärare som fyller 65 år 2016. Det är inte så att 25 % av våra lärare går i pension de närmaste åren. Varje chef i förvaltningen är medveten om sina kommande pensionsavgångar, och frågar sina seniora medarbetare hur de tänker sig sin pension i samband med det årliga medarbetaresamtalet. Vi har vissa yrken som är svårrekryterade för svenska kommunala arbetsgivare idag. Det är främst distriktssjuksköterskor, seniora socialsekreterare, tekniska specialyrken, lärare med ämneslegitimation i Ma/fy samt tekniska chefer. Bedömningen är att lokala åtgärder i Tomelilla inte påverkar den allmänna bristen av dessa yrken. Naturligtvis är det viktigt att se över så att vi är attraktiva som arbetsgivare för svårrekryterade personer, delvis genom att våga vara differentierade i vad vi kan erbjuda som upplevd förmån. Men största anledningen till varför man söker ett jobb och behåller det är innehåll, förutsättningar och geografi. 25
Forts 158 Minst en gång om året görs en analys av befintlig lönestruktur i alla yrkeskategorier. Mer en än gång om året i vissa yrken ifall det är aktuellt med en rekrytering, då vi snabbt får en omvärldsanalys när kandidaten för tjänsten anger sitt löneanspråk. 2014 visade analysen av lönestrukturen att en justering av löneläget för våra lärare i åk F-6 behövdes göras för att vår marknadsmässighet skulle vara intakt. Det skedde genom politiskt beslut om extra anslag till lärarna i samband med lönerevisionen. Förvaltningens förslag till beslut Yttrandet från förvaltningen är att det inte finns något behov av en rekryteringsplan för förvaltningen pga av våra kommande pensionsavgångar 2015-2020. Men om kommunstyrelsen av någon annan anledning önskar en rekryteringsplan som komplettering till sättet som förvaltningen redan idag arbetar med rekryteringar så tar förvaltningen fram en sådan under 2014/2015. Tidigare behandling Kommunfullmäktiges beslut 90/2014: Motionen remitteras till kommunstyrelsen för beredning. s arbetsutskott 132/2014: Motionen remitteras till kommunförvaltningen för yttrande. s arbetsutskott 165/2014: Ärendet överlämnas till kommunstyrelsen utan ställningstagande. Förslag till beslut under sammanträdet Torgny Larsson (S) yrkar att motionen anses besvarad med förvaltningens yttrande. 26
Forts 158 Beslutsgång Ordföranden ställer proposition på det framförda yrkande och finner att kommunstyrelsen bifaller detsamma. Beslutet skickas till: Kommunfullmäktige 27
KS 159 Dnr KS 2013/326 Svar på motion - Finansiering av Tomelillafestivalen "Stolt och Nykter" s förslag till kommunfullmäktige Kommunfullmäktige beslutar att anse motionen besvarad med kultur- och fritidsutskottets yttrande. Ärendebeskrivning Ida Abrahamsson (V), Britta Berg (V) och Figge Bergquist (V) har den 28 november 2013 lämnat in en motion om finansiering av Tomelillafestivalen Stolt och Nykter med följande lydelse: Bakgrund 1 december 2012 gick information ut om att Kultur & Fritid ville anordna en drogfri musikalisk folkfest på Torget i samband med skolavslutningen den 14 juni 2013. Ett syfte med detta arrangemang var att erbjuda ett attraktivt alternativ att fira skolavslutningen utan att blanda in droger och alkohol. Satsningen skulle bli omfattande med mycket musik och åtminstone delvis med större och mer välkända band. Redan i detta tidiga planeringsskede var länken att arrangemanget till största delen skulle finansieras med hjälp av sponsorer. Den utvärdering som gjordes efter denna första festival visar att det blev en på många sätt mycket lyckad satsning. I 5-6 timmar roade sig mellan 300 och 400 nyktra ungdomar (samt 3-4 påverkade vuxna!). En del av erfarenheterna från detta arrangemang tar man nu med sig när det är dags att planera nästa fest, bland annat var det enligt utvärderingen mycket trögt och tog lång tid att skrapa ihop det 30-tal sponsorer som till slut bidrog ekonomiskt eller på annat sätt till arrangemanget. Det ekonomiska resultatet blev att festivalen kostade totalt knappt 127.000 kronor (plus nedlagd tid etc för kommunanställda som arbetade med projektet). Sponsorintäkterna låg på 115.500 kronor. Det framgår inte av den ekonomiska redovisningen vem som står för nettokostnaden på drygt 11.000 kronor, men jag antar att det faller på Kultur & Fritid. 28
Forts 159 Vänsterpartiet i Tomelilla anser att grundtanken med en satsning av detta slag är mycket god, vilket vi också manifesterade med en insändare i Ystads Allehanda den 2 januari 2013. Däremot anser vi att finansieringsmodellen, som till allra största delen bygger på att sponsorer skjuter till pengar, är helt felaktig. Att en kommunal satsning för att motverka alkohol- och drogmissbruk bland barn och ungdomar kopplas ihop med ett kommersiellt jippo där sponsorer kan marknadsföra sig i satsningen ger helt fel signaler. Självklart är detta ett initiativ som bör bekostas med skattemedel. Med ovanstående som bakgrund föreslår vi: Att den Tomelillafestival som nu planeras till skolavslutningen 2014 finansieras i sin helhet med skattemedel. Förra festivalen kostade totalt knappt 127.000 kronor; vi föreslår att 150.000 kronor avsätts till att finansiera den del av arrangemanget som faller utanför egna lönekostnader etc. Tidigare behandling s förslag 83/2014: Kommunfullmäktige beslutar att anse motionen besvarad med kultur- och fritidsutskottets yttrande. s kultur- och fritidsutskotts beslut 9/2014: Utskottet beslutar att lämna följande yttrande på ärendet angående Motion Finansering av Tomelillafestivalen Stolt och Nykter : - Externa finansiärer bidrar till större ansvarstagande och deltagande i arrangemanget. Tomelilla kommun bidrar med lokal- och lönekostnader för all personal som arbetar med arrangemanget, både vad gäller planering och genomförande. Kommunen bjuder även alla artister och funktionärer på förtäring under festivaldagen. Årets Tomelillafestival är nu i stort sett finansierad. s förslag 83/2014: Kommunfullmäktige beslutar att anse motionen besvarad med kultur- och fritidsutskottets yttrande. 29
Forts 159 Kommunfullmäktige 80/2014: Kommunfullmäktige beslutar att återremittera motionen. s kultur- och fritidsutskott 34: Motionssvaret har återremitterats till kultur- och fritidsutskottet som vidhåller sitt tidigare svar och tillägger följande: Kultur- och fritidsutskottet har hittills gått in med de medel som ej kunnat finansieras via sponsring. Under 2015 kommer inte Tomelillafestivalen Stolt och nykter att arrangeras eftersom det sammanfaller med 150-års jubiléet. Beslutet skickas till: Kommunfullmäktige 30
KS 160 Dnr KS 2014/35 Svar på motion om kostpolitiska riktlinjer s förslag till kommunfullmäktige Kommunfullmäktige beslutar att bifalla motionen. Ärendebeskrivning Bengt Högborg( C) och Anders Larsson (C) har den 27 januari inlämnat en motion om ny kostpolicy. Motionen har följande lydelse: Centerpartiets motion om att ansöka om att bli Årets Matlandethuvudstad 2015 fick snabbt ett positivt gensvar, vilket är utomordentligt bra. För Tomelilla kommun på Österlen är det nu också viktigt att vi uttrycker en tydlig matvilja med att ställa krav på den offentliga matens kvalitet. Åtminstone tycker Centerpartiet att det är dags för en uppryckning! En bra mat i förskola, skola och äldreomsorg har goda möjligheter att både skapa guldkant på vardagen samtidigt som den ger en bra grogrund för kommande generationerna kosthållning - och därmed också en folkhälsofråga - och i nuet energifyllt lärande. Centerpartiet har tidigare motionerat och ställt frågor rörande den politiska matviljan. Tidigare har både svar från majoriteten varit avvisande och i handling genom bygge av storkök och avveckling av mindre enheter, och ovilja att frångå hel- och halvfabrikatmat, så har det känts mer som politisk ovilja. Centerpartiet vill att den goda maten lagad från grunden och med lokala råvaror, ska bli ett starkt konkurrensargument för Tomelilla kommun på Österlen. En viktig del i denna kvalitetssträvan är en tydlig och klar politisk ambition, den bör som vi ser det uttryckas i en kostpolicy eller motsvarande. Den senaste är klart ålderstigen. 31
Forts. 160 Med anledning härav hemställer vi om att Kommunfullmäktige ger uppdrag till kommunstyrelsen att omgående påbörja arbetet med att ta fram en ny kostpolicy som kan träda i kraft redan från hösten 2014. Tidigare behandling Kommunfullmäktiges beslut 38/2014: Kommunfullmäktige beslutar att remittera motionen till kommunstyrelsen för beredning. s arbetsutskotts beslut 36/2014: Motionen remitteras till kultur- och fritidsutskottet för yttrande. s kultur- och fritidsutskott beslut 20/2014: Utskottet anser motionen besvarad med förvaltningens förslag som har följande lydelse: Kostenheten får återkoppling om kvaliteten på maten bland annat genom enkäter. Dessa visar att merparten av matgästerna är nöjda med maten. Andra kommuner uppvaktar Tomelilla eftersom intresse finns av kommunens nytänkande och goda kvalitet. I dagsläget lagas merparten av maten från grunden i alla kommunens kök. Färsrätter typ köttbullar och pannbiffar lagas i Kastanjeskolans kök och skickas ut till skolköken. Vid högre arbetsbelastning än normalt i Kastanjeskolans kök får övriga skolkök använda halvfabrikat. Ska dessa rätter göras från grunden i varje skolkök så behövs det investeras i ny utrustning och ventilation. Det blir alltså fråga om ombyggnad/renovering av de flesta köken samt inventering av personaltätheten måste också göras. Lagen om offentlig upphandling är styrande och man kan inte välja var man vill handla sina livsmedel. Kommunen har vid senaste upphandlingen ställt alla tillåtna krav på djurskydd och därmed fått in svenskt färskt griskött. Upphandlingen är delad i små varugrupper för att få in de lokala producenterna. Avtal har tecknats med Fridshills kyckling (Raskarum), Ingelsta kalkon och Reimans bröd. I varugrupperna äpplen, tomater kom inga lokala anbud in. 32
Forts 160 Tillsammans med Ystads och Simrishamns kommuner har Tomelilla startat en gemensam distributionscentral. Förutom miljövinster så främjar den de lokala producenterna som inte behöver leverera till de 124 enheterna som finns i dessa kommuner utan kan lämna på ett ställe. Arbetet med ny kostpolicy är påbörjat och beräknas vara klart för politisk beredning vid årsskiftet. Anledningen till tidsplanen är inväntande av ny nutritionspolicy samt vikten av samverkan kring kommunens miljömål. Kultur och fritid föreslår kommunstyrelsens kultur- och fritidsutskott att anta föreslagen tidsplan. s arbetsutskott beslut 108/2014: Ärendet överlämnas till kommunstyrelsen utan ställningstagande s kultur- och fritidsutskott beslut 33/2014: Kultur- och fritidsenheten får i uppdrag att arbeta fram förslag till kostpolitiska riktlinjer. Beslutet skickas till: Kommunfullmäktige 33
KS 161 Dnr KS 2014/237 Intern kontrollplan 2014 - Kultur och fritid s beslut Upprättat förslag till intern kontrollplan för kultur och fritid 2014 godkänns. Ärendebeskrivning Inom kultur och fritid har upprättats förslag till intern kontrollplan för 2014. Tidigare behandling s kultur- och fritidsutskott 39/2014: Upprättat förslag till intern kontrollplan för kultur och fritid 2014 godkänns. Beslutet skickas till: Marina Hansson för vidare hantering 34
KS 162 Dnr KS 2014/5 Anmälningsärenden kommunstyrelsen den 10 september 2014 s beslut beslutar att lägga anmälningsärendena till handlingarna Ärendebeskrivning 1. Protokoll den 18 juni 2014 kommunstyrelsens arbetsutskott 124-136. 2. Protokoll den 25 juni 2014 kommunstyrelsens arbetsutskott 137. 3. Protokoll den 7 juli 2014 kommunstyrelsens arbetsutskott 138-140. 4. Protokoll den 6 augusti 2014 kommunstyrelsens arbetsutskott 141-146. 5. Protokoll den 18 augusti 2014 kommunstyrelsens kultur- och fritidsutskott 30-41. 6. Protokoll från Central Samverkansgrupp den 8 april 2014. Förvaltningens förslag till beslut Kommunsstyrelsen lägger anmälningsärendena till handlingarna. 35
KS 163 Dnr KS 2014/3 Delegeringsbeslut kommunstyrelsen s beslut beslutar att lägga delegeringsbesluten till handlingarna. Ärendebeskrivning Anmälan av delegeringsbeslut april 2014 kommunchef, tf. kommunchef. Anmälan av delegeringsbeslut juli, augusti 2014 för kommunchef m.fl. Förvaltningens förslag till beslut lägger delegeringsbesluten till handlingarna. 36