Mötesanteckningar PULS Styrelsemöte Tid: 08.15 10.00, tisdag, 2014-11- 11 Plats: RG3 Närvarande: Evelina Sönnerstedt, Linnéa Fällström, Sandra Sjölander, Sofia Lindblad, Emma Rydén, Martina Kraff och Jessica Andersson Dagordning 1. Mötet öppnas 2. Godkännande av arbetsordningen 3. Val av justerare 4. Inlägg av övriga frågor 5. Fastställande av dagordningen 6. Minutrundan 7. Avbockning åtgärdslistan 8. Höstmöte 9. Valberedningspub 10. Revidering PiLS äskning 11. Överlämning 12. Kvar att göra 2014 13. Övriga frågor 14. Åtgärdslista 15. Feedback 16. Nästa möte 17. Mötet avslutas _
1. Mötet öppnas Emma öppnar mötet 2. Godkännande av arbetsordningen Mötet godkänner arbetsordningen med inlägg av en kort paus 08:55 3. Val av justerare Mötet godkänner Linnéa Fällström till justerare. 4. Inlägg av övriga frågor Mötet önskar att lägga till punkt 13.1 USB- minne till punkt 13. Övriga frågor i dagordningen 5. Fastställande av dagordningen Mötet fastställer dagordningen 6. Minutrundan Jessica var på P- riks årsmöte med Emma i helgen. Två medlemmar ifrån PULS i Linköping blev invalda till nya styrelsen vilket var jättekul! Har mailat med StuFF angående UB- projektet, vilket nu är helt spikat! Hon har även hållit i ett utskottsmöte sedan senast och diskuterade då ihop sig inom gruppen angående valberedningspuben. Vidare har hon även skrivit på sitt testamente. Sofia har haft möte med Tove Rahme ifrån PA1 angående det ekonomiska rörande tackfesten och ska ka ha möte med ekonomiansvarig i HR- dagen under dagen. Vidare fortsätter hon med bokföringen. Linnéa har haft utskottsmöte och tryckte då de olika dokument som ska in till styrelsen nu under slutet av terminen. Hon undrar när testamente senast ska in ifrån arbetsgrupperna då det var en fråga som kom upp under hennes utskottsmöte. Vidare ger hon förslag till övriga utskottsordföranden om att alla arbetsgrupper borde ha uppdaterat sina arbetsbeskrivningar inför valberedningspuben. _
Sandra ska ha utskottsmöte på torsdag. Hon har varit i en hel del kontakt med studiebesöksgruppen och HR- dagen samt har skrivit på sitt testamente. Martina har gjort diverse löpande arbete. Hon har haft möte med valberedningsgruppen och även börjat skriva på sitt testamente. Emma har haft möte med Marcus Grapne om höstmötet. Hon har ordnat med dokumenten tillsammans med Evelina som skickades ut med sista kallelsen. Hon har varit på P- riks årsmöte tillsammans med Jessica. Vidare har hon fortsatt med planeringen av höstmötet och skrivandet på sitt testamente. Evelina har skickat ut och samlat in samtliga justerade mötesprotokoll. Hon har uppdaterat medlemslista som ska lånas av PiLS under dagens biljettsläpp samt gjort tillhörande arbetsuppgifter såsom uppdatera P- riks medlemsregister, skriva och distribuera kvitton och ge Martina information om de nya medlemmarna. Hon har sammanställt anmälda till höstmötet och skapat en närvarolista till tallängden samt en matlista till årsmötet. Hon fortsätter med sitt löpande arbete och har skickat ut sista kallelsen till höstmötet. 7. Avbockning åtgärdslistan - Om inte styrelsen kan åka på P- riks utvecklingsdagar och inte heller tillträdande styrelsen så bör medlemmar tillfrågas. Skjuts upp. - Jessica har mailat Dennis på StuFF angående medlem utanför PA, BVG och Master och inväntar svar. Martina får bli medlem, Jessica kontaktar henne om information. - Emma skriver ett nytt dokument som reglerar att styrelsen 2014 får mandat att välja in diplomeringsgruppen på ett styrelsemöte efter höstmötet. Emma skrev till ett stycke i propositionen så att den kan godkännas i sin helhet. - Emma hör av sig till valberedningen och ber dem att skriva en tydligare motion - Martina lägger upp den reviderade policyn på hemsidan - Bra att lägga till en informationspunkt under höstmötet för att ge medlemmar och aktiva lite uppdaterad information om hur policyn kan påverkas och ändras. Information om policyn kommer att läggas till som en övrig fråga till dagordningen på höstmötet. _
- Fråga 11.1 Förfrågan L- sek och 11.3 USB- minne bordläggs till nästa möte. Fråga 11.1 Förfrågan L- sek diskuterades på facebook och gruppen känner att vi inte har tid till att göra detta. Emma har varit i kontakt med L- sek och avböjt deras förfrågan. 8. Höstmöte Emma går igenom med styrelsen hur upplägget på höstmötets dagordning ser ut genom den PPT som hon har skapat. Denna ligger i dropbox under fliken höstmöte. Ansvar över de olika mötespunkterna delegeras ut. Styrelsen håller i alla punkter på dagordningen förutom valberedningens nomineringar till de i styrelsen 2015, detta håller valberedningen själva i. Alla bör nu vara någorlunda införstådda med vad som sker under mötet. Tidschema under morgondagen: 15:15 ses höstmötesplaneringsgruppen i A1. 16:15 från denna tid har övriga styrelsemedlemmar jour 16:45 förväntas hela styrelsen att vara på plats i A1 Alla ska ha representationskläder på sig! 9. Valberedningspub Linnéa går igenom valberedningsgruppens upplägg för valberedningspuben och vilka ansvarsområden styrelsen samt varje enskilt person har. Under kvällen kommer valberedningen att sköta själva presentationerna och innehållet på puben. Styrelsen sköter mat och dricka. Alla medlemmar kommer att bjudas på mat (nachotallrik) och icke- medlemmar kommer att erbjudas att köpa en tallrik för 50:-. Mycket koncist tidschema: 14:00 ska alla mötas upp i Gasquen där vi skriver in oss i personalliggaren, där får vi även en genomgång av DA. _
16:30 presentationerna av arbetsgrupperna drar igång 21:00 officiell sluttid på puben. Därefter stannar samtliga i styrelsen för att städa kök, bar och pub. Under kvällen har alla olika arbetsuppgifter, dessa går vi igenom återigen på plats. Under början av puben kommer StuFF att närvara i köket men de har lovat att vara borta senast till klockan 18:00. Under puben kommer temat att vara Movember, vilket även passar bra då det är internationella mansdagen samma dag. 10. Revidering PiLS äskning PiLS äskning som berörde julsittningnen behandlades och beviljades under föregående möte på en beräknad summa av 50:- per person. Då Sofia efter mötet med Tove Rahme och tackfestens ekonomi kunde konstatera att en större summa blev över av deras äskning så diskuterar styrelsen hur möjligheterna ser ut för att höja PiLS äskning för sittningen. Styrelsen går till beslut. Styrelsen röstar med klar majoritet för att bevilja en egen initierad ökning av PiLS äskning till årets julsittning, det totala beloppet uppgår till 2000:-. 11. Överlämning Emma vill rikta en allmän påminnelse om att testamenten ska skickas till invald efterträdare senast nu på söndag 16/11-2014. Efter diskussion beslutar även de närvarande på mötet att byta tid på överlämningsmötet mellan styrelserna. Tiden beslutas att vara torsdagen den 27/11 istället för måndagen den 24/11. Emma ser över möjligheterna till att styra med trevlig kväll hemma hos henne för överlämning. 12. Kvar att göra 2014 _
Emma vill rikta ytterligare en påminnelse om att det nu är kort tid kvar av året 2014 och det är därför viktigt att samtliga ser över att de hinner med de sista arbetsuppgifterna de har framför sig samt påbörjade projekt för att underlätta för våra efterträdare men även för att fullfölja satt verksamhetsplan. 13. Övriga frågor 13.1 USB- minne Linnéa lyfter frågan om att köpa in USB- minne för att kunna överräcka till tillträdande styrelse med viktiga dokument och testamente. De som eventuellt behöver ett, då de inte fått detta tidigare är Evelina, Martina och eventuellt Petra behöver. Emma kollar med Petra om vi kan få spons för detta samt om hon har ett behov av ett USB- minne. 14. Åtgärdslista - Om inte styrelsen kan åka på P- riks utvecklingsdagar och inte heller tillträdande styrelsen så bör medlemmar tillfrågas. - Emma kollar om vi kan ha tacokväll hos henne vid överlämningsmötet - USB- minne köps eventuellt in. Emma hör med Petra om Spons för detta samt om hon har något behov av ett USB- minne. - Alla arbetsgrupper bör ha uppdaterat sina arbetsbeskrivningar inför valberedningspuben - Deadline borde sättas för när testamente ska lämnas in av arbetsgrupperna 15. Feedback Emma har gjort en 52 sidor lång slide till höstmötet och styrt bra med detta! 16. Nästa möte _