Framtidens IT-upphandling baseras på dialog Jonas Andersson HerbertNathan & Co 2014-02-03 Stockholm Göteborg Karlstad Köpenhamn Århus Oslo Reykjavik 1 2014-02-03
HerbertNathan & Co Konsulttjänster Strategi Upphandling Implementering Optimering Strategi Förstudie Nyttoanalys Behovsaanalys Kravspecifikation Anbudsprocess Urvalsprocess Avtalstecknande Projektledning Styrgruppsstöd Kvalitetssäkring Leverantörsstyrning Förändringsledning Hälsokontroll Nyttorealisering Uppgradering Förädling Outsourcing Rådgivning och insikt Analys Marknadsanalyser Rapportpublikationer Benchmarking Facilitering Seminarer och konferenser Erfa-grupper Match making Privat sektor Offentlig sektor
Upphandlingsförfaranden med dialog Förhandlad upphandling Konkurrenspräglad dialog
Upphandling av IT-system Vanligt Vanligt scenario Orsak? resultat Man Delvis ska nöjd upphandla med IT-systemet ett IT-system Man Bristande gör en förstudie/behovsanalys insikt om upphandling Delvis nöjd med leverantören Man Bristande tar fram förberedelser Oenighet om en kravuppfyllandet kravspecifikation Fokus Ingen Missnöjd på funktion / för lite dialog under upphandlingen med implementeringen Begränsat Missnöjd fokus organisation på leverantören Begränsat Överskriden fokus budget/tidplan på process/organisation Överprövning
Okunskap / missförstånd om dialog Dialog är inte tillåtet efter lämnat anbud Man får inte förhandla om pris Man får inte ändra specifikationen Det råder absolut sekretess Etc Överdriven tystnad/sekretess under upphandlingen Rädsla för överprövning
Vad omfattas normalt i upphandlingen? Applikation Förändrat arbetssätt för många medarbetare UH/support Förändrad drift, styrning och förvaltning Implementering Avsevärd påfrestning / intern insats Integration/ utveckling Förändrad IT-strategi, plattform, infrastruktur
Viktigt att förstå sammanhanget Styrning Ledning Organisation Processer Vision Kultur Kultur Kultur Människor Människor Människor IT-Stöd Styrning Ledning Organisation Processer Styrning Ledning Organisation Processer Kultur Kultur Människor Människor IT-Stöd Har vi en plan? Kultur Människor Kultur Människor IT-Stöd 2014 2015 2016. 2020
Kritiska frågeställningar Applikation Underhåll/support Teknik/integrationer Implementering Utmaningen. Lösningen. Vilka Vår är vi? Säkerhet? organisation? Våra användare? Vår Våra arbetstider? Att organisation? Plattform? Dialog få med all relevant fakta Vår Vår IT-mognad? Vår kompetens? Att kompetens? Strategi? Dialog säkerställa korrekt beskrivning Våra Vårt mål? Parallella Risker? ägarskap? Att projekt? Dialog säkerställa rätt tolkning Behov Vem till Projektledning? sköter förändringar? Att Branschnormer? drift? Dialog säkerställa intern förståelse Förväntade Ansvarsfördelning? Våra förväntningar? effekter? Att Ägarskap? Dialog förstå leverantörens erbjudande Omvärld? Testprocedurer? Teknik/säkerhet? Att Masterdata? Dialog eliminera missförstånd etc Kvalitetssäkring? etc Att hantera nya insikter etc Dialog Förändringsledning? etc Dialog Etc
Exempel på modell för dialogbaserad upphandling Inbjudan Anbud Dialog Slutbud
Exempel på modell för dialogbaserad upphandling Inbjudan Anbud Dialog Slutbud Bakgrundsfakta Översiktlig behovsbeskrivning Kvalificerande krav (begränsat) - Anbudslämnare - Applikation - Teknik - Referenser - Etc
Exempel på modell för dialogbaserad upphandling Inbjudan Anbud Dialog Slutbud Fördjupad behovsbeskrivning Preliminära specifikationer (inga krav) - Applikation - Processer/rutiner - Teknik - Etc Anbudslämnare lämnar preliminära anbud - inkl preliminär uppfyllandegrad - inkl preliminär projekt-/impl.modell - inkl preliminärt anbudspris
Exempel på modell för dialogbaserad upphandling Inbjudan Anbud Dialog Slutbud Systempresentationer Dialog/förtydliganden Funktionsmöten Processmöten Teknik/integration Projekt/implementering Avtalsvillkor etc Revidering av specifikationer Fastställande av definitiva specifikationer (Dock inga nya krav)
Exempel på modell för dialogbaserad upphandling Inbjudan Anbud Dialog Slutbud Slutbud baseras på de definitiva specifikationerna Slutbudet avser leveransåtagande och pris Anbudslämnare lämnar definitiva anbud - Definitivt leveransåtagande - Definitiv projekt/impl.modell - Definitivt anbudspris
Exempel på modell för dialogbaserad upphandling Inbjudan Anbud Dialog Slutbud Kontroll Slutbud Lämna ut def. spec. Ta emot preliminära anbud Lämna ut prel. specifikationer Kvalificering av anbudslämnare
IT-upphandling ofta en mognadsprocess Inbjudan Anbud Dialog Slutbud
Motiv till dialogbaserad IT-upphandling Kunden får ökad förståelse/insikt Leverantören får bättre problembild Förutsättningarna blir tydligare Förväntade effekter kommer i fokus Avsevärt bättre specifikation Minskad risk för oenighet om tolkning Mer troligt att rätt leverantör vinner Avsevärt bättre implementering
Viktigt att beakta Kräver stort engagemang Tar oftast längre tid Kräver projektledning/styrning Disciplin vid kommunikation Disciplin vid dokumentation Kräver proaktivitet Förutsätter erfarenhet
Tack! Jonas Andersson HerbertNathan & Co ja@herbertnathan.com 2014-02-03 Stockholm Göteborg Karlstad Köpenhamn Århus Oslo Reykjavik 18 2014-02-03