Qulturum Rapport Kvalitetsbarometern En intervjuundersökning om engagemang och systematik i förbättringsarbetet Kjell Lindström Brita Aldrin Wera Hjalmarson Primärvårdens FoU-enhet Qulturum 2003:1
Författare: Kjell Lindström, distriktsläkare Primärvårdens FoU-enhet 551 85 JÖNKÖPING Tfn 036-32 52 02 kjell.lindström@lj.se Brita Aldrin, sjuksköterska Primärvårdens FoU-enhet 551 85 JÖNKÖPING Tfn 036-32 52 06 brita.aldrin@lj.se Wera Hjalmarson, projektledare Qulturum Box 702 551 20 JÖNKÖPING Tfn 036-32 50 99 wera.hjalmarson@lj.se
Sammanfattning Utvecklingsenheterna i Landstinget i Jönköpings län har samverkat i att utarbeta ett verktyg - Kvalitetsbarometern - som analyserar hur långt en verksamhet kommit i sitt systematiska förbättringsarbete. Syftet med Kvalitetsbarometern är att identifiera en verksamhets styrkor och svagheter i förbättringsarbetet, att kunna jämföra olika verksamheter, att göra jämförelser mellan olika personalkategorier och att kunna följa utvecklingen vid en verksamhet genom upprepade mätningar. Kvalitetsbarometern baseras på strukturerade, individuella intervjuer med 6-8 medarbetare från olika yrkeskategorier som valts som representanter för den verksamhet som analyseras. Intervjuerna innehåller 31 frågor inom 12 områden. Resultaten sammanställs till en profil för varje enhet, vilket gör att man kan jämföra sig med andra enheter och med medelvärdet för landstinget. Under 2001 och 2002 har Kvalitetsbarometern genomförts på 53 verksamheter, t.ex. sjukhusavdelningar, sjukhusmottagningar och vårdcentraler, i Jönköpings sjukvårdsområde. Det har framkommit att många verksamheter framför allt har svårigheter med att formulera relevanta mål och att mäta resultat. Utbildningar har därför genomförts inom dessa områden. Kvalitetsbarometern är validerad och reliabilitetstestad. Metod och resultat redovisas i Qulturumrapport 2003:2 Vår erfarenhet är att Kvalitetsbarometern är en enkel, pedagogisk och användbar metod för att värdera hur en enhet bedriver förbättringsarbete och för att utvärdera olika satsningar på kvalitetsarbete.
Innehållsförteckning SAMMANFATTNING BAKGRUND 1 SYFTE 1 METOD 2 ERFARENHETER 4 KONKLUSION 7 BILAGA 1 Frågor om kvalitetsarbete BILAGA 2 Sammanställning av kvalitetsarbete
Bakgrund Landstinget i Jönköpings län bedriver sitt systematiska förbättringsarbete utifrån Hälso- och Sjukvårdslagen, Socialstyrelsens föreskrift om kvalitetssystem, Riksdagens prioriteringsbeslut och QUL:s 13 grundläggande värderingar. Utifrån dessa utgångspunkter är det angeläget att aktivt och fortlöpande stödja, stimulera och värdera hur det systematiska förbättringsarbetet utvecklas. Kvalitetsbarometern är en metod som utarbetats av landstingets egna utvecklingsenheter för att kartlägga vilket engagemang och vilken systematik som finns i kvalitetsarbetet i olika verksamheter. Syfte Syftet med Kvalitetsbarometern är att få en bild av hur långt en verksamhet (t ex en vårdcentral, sjukhusmottagning, sjukhusavdelning) har kommit i sitt systematiska förbättringsarbete samt att identifiera dess styrkor och brister. Metoden kan också användas för jämförelse mellan olika enheter och för att följa utvecklingen vid en enhet över tid, t ex före och efter en utbildningssatsning. Till eftertanke Om jag vill lyckas med att föra en människa mot ett bestämt mål, måste jag först finna henne där hon är och börja just där. Den som inte kan det, lurar sig själv när hon tror att hon kan hjälpa andra. För att hjälpa någon måste jag visserligen förstå mer än vad hon gör, men först och främst förstå det hon förstår. Om jag inte kan det så hjälper det inte att jag kan och vet mera. Dessa kända rader av den danske filosofen Kirkegaard beskriver vikten av att man har kunskap om vem man ska hjälpa om man ska förstå hur detta bäst ska göras, d v s hur sjukvårdsområdets resurser bör användas för att på bästa sätt stödja och stimulera olika verksamheter i förbättringsarbetet. 1
Metod Kvalitetsbarometern bygger på intervjuer utifrån strukturerade formulär med sammanlagt 31 frågor inom följande tolv områden: 1. Personalens inställning till kvalitetsarbete 4 frågor 2. Ledningens inställning till kvalitetsarbete 2 frågor 3. Struktur i kvalitetsarbetet 3 frågor 4. Utbildning i förbättringskunskap/ 2 frågor kvalitetsarbete 5. Allas delaktighet 5 frågor 6. Målformulering och uppföljning 3 frågor 7. Patientorientering 1 fråga 8. Fortlöpande arbete 3 frågor 9. Metodkunskap i kvalitetsarbete 3 frågor 10. Vana att mäta och jämföra 2 frågor 11. Samverkan i kvalitetsarbetet 1 fråga 12. Dokumentation av kvalitetsarbete 2 frågor Den verksamhet som bedöms representeras av 6 8 medarbetare, från olika yrkesgrupper, som ska ha jobbat på enheten under det senaste året. Intervjuerna genomförs enskilt och tar i de flesta fall 25 40 minuter. När intervjun är avslutad görs en analys och bedömning av varje fråga där svaret översätts till en siffra från 1 5 enligt en metod som framgår av några exempel i nedanstående tabell. Tabell I. Exempel på frågor ur Kvalitetsbarometern och hur svaren översätts från ord till siffror. Hur stor andel av personalen deltar i kvalitetsarbetet på din arbetsplats? 1= Ingen 2= Få 3=Hälften 4= Många 5= Alla Hur stor del av din arbetstid uppskattar du används till kvalitetsarbete? 1= Ingen tid 2= < ½ tim/v 3= Cirka ½ tim/v 4= Cirka 1 tim/v 5= > 1 tim/v Har du deltagit i någon utbildning (internt/externt) om kvalitetsarbete/förbättringskunskap? 1= Ingen utbildning 2= Cirka ½ dag 3= Cirka 1 dag 4= Cirka 2 dagar 5= 3 dagar eller mer Följs målen upp? 1= Inte alls 2= Knappast alls 3= Delvis 4= I hög grad 5= Helt Dokumenteras kvalitetsarbetet? 1=Aldrig 2=Sällan 3=Ibland 4=Ofta 5=Alltid 2
Under intervjun ges svaren öppet och utan fasta alternativ. Översättningen av svaren till siffror sker först sedan hela intervjun avslutats beroende på att svar på senare frågor ibland också belyser de initiala frågorna. En av metodens svagheter är att tolka och gradera svaren på ett enhetligt sätt från 1 5. Olika intervjuare kan göra olika tolkningar och vissa intervjupersoner uttrycker sig så att man trots följdfrågor ibland har svårt att gradera svaren. När alla svar översatts till siffror grupperas frågorna i ämnesområden och ett medelvärde räknas ut för varje område enligt Figur 1. Figur 1. Sammanställning av Kvalitetsbarometerns tolv ämnesområden för en intervjuad person. 3
Därefter görs en beräkning och sammanställning av medelvärde och spridning för samtliga intervjuer som representerar enheten på följande sätt: Figur 2. Sammanställning av Kvalitetsbarometerns tolv ämnesområden för en verksamhet med medelvärde och spridning för de intervjuade. Sammanställningen ger genom medelvärdena en bild av hur långt verksamheten kommit när det gäller engagemang och systematik i förbättringsarbetet men visar också på spridningen mellan de personer som intervjuats. Sammanställningen återförs till verksamheten åtföljd av kommentarer inom två veckor. Erfarenheter Metoden utarbetades under 1999 och 2000 och prövades på cirka 30 enheter. Sex olika personer genomförde intervjuerna antingen enskilt eller tillsammans två och två. De 31 frågorna har modifierats efter vunnen erfarenhet liksom kriterierna för bedömning av intervjusvaren. 4
Under 2001 och 2002 har metoden validerats enl. Delphi-metoden och reliabilitetstestats samtidigt som fyra intervjuare genomfört Kvalitetsbarometern på flertalet sjukhusavdelningar, sjukhusmottagningar och vårdcentraler i Jönköpings sjukvårdsområde. Testningen har omfattat validering av de 31 frågorna och interbedömarreliabilitet av de fyra personer som genomfört intervjuerna. Resultaten presenteras i särskild rapport. De praktiska rutinerna har systematiserats på följande sätt: Erbjudande om genomförande av Kvalitetsbarometern skickas ut till aktuella verksamhetschefer. Respektive verksamhet beställer Kvalitetsbarometern via Primärvårdens FoUenhet och meddelar samtidigt namn på kontaktperson på enheten. Utsedd intervjuare och kontaktperson kommer överens om tidpunkt och plats för intervjuerna. Kontaktpersonen för verksamheten väljer ut 6 8 intervjupersoner, ordnar ett ostört rum och gör upp ett tidsschema för intervjuerna. En timma avsätts per intervju. Intervjuerna genomförs, sammanställs och återrapporteras inom 14 dagar till kontaktperson och verksamhetschef. Resultaten redovisas även för sjukvårdsledningen. För att enkelt kunna jämföra olika enheter med varandra har vi valt att använda enbart medelvärden. Tabell II. Jämförelser av olika enheters medelvärden av Kvalitetsbarometerns tolv ämnesområden och totalsumman. Enhet 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 Medel 31 enh Attityd personal 4,1 3,5 3,7 3,9 3,9 4,2 4,2 4,6 4,9 4,9 5,0 4,2 Attityd ledning 3,0 1,4 3,6 4,0 4,0 4,0 4,8 4,7 4,8 4,7 5,0 4,2 Struktur 1,4 2,3 1,5 2,6 2,8 3,2 3,0 4,0 4,0 4,4 4,7 3,0 Utbildning Q-arb 2,0 1,2 3,3 3,3 1,9 3,9 4,6 4,0 4,3 4,7 3,8 3,4 Delaktighet 1,6 2,2 2,4 2,8 3,2 4,0 3,4 3,9 4,4 4,8 4,6 3,6 Mål 1,4 1,2 1,6 2,5 3,2 3,4 2,9 4,1 3,8 4,5 4,9 3,0 Patientorientering 3,3 3,2 3,5 2,7 3,1 3,6 4,3 4,1 4,7 4,3 5,0 3,8 Fortlöpande arbete 1,5 1,4 2,5 2,3 2,7 3,0 4,4 3,5 4,2 4,0 5,0 3,2 Metod 1,5 2,2 1,6 2,4 3,1 2,9 3,5 3,3 3,9 4,1 4,0 2,9 Mätetal 1,4 1,1 1,8 1,9 2,8 2,4 2,9 2,1 2,7 3,3 4,0 2,4 Samverkan 1,3 1,9 2,2 2,9 2,7 2,0 3,0 2,4 2,2 4,4 4,0 2,8 Dokumentation 2,8 4,7 3,3 3,3 3,4 4,0 4,0 4,5 4,8 4,5 5,0 4,1 Medelvärde 2,1 2,2 2,6 2,9 3,1 3,4 3,7 3,8 4,1 4,4 4,6 3,4 5
En stor andel av genomförda Kvalitetsbarometrar är utförda i Jönköpings sjukvårdsområde. På sjukhuset (Länssjukhuset Ryhov) har man under fem år genomfört betydande satsningar på att få igång ett systematiskt kvalitetsarbete. Resultaten från Kvalitetsbarometern visar att ledningens och personalens inställning till kvalitetsarbete genomgående är mycket positiv, d.v.s. man har lyckats etablera en kvalitetskultur i verksamheten. Även områdena utbildning i förbättringskunskap, allas delaktighet, patientorientering, fortlöpande arbete och dokumentation av kvalitetsarbetet får ofta höga poäng. Svagheterna är framför allt vana att mäta, jämföra med andra, målformulering och uppföljning av mål. Dessa erfarenheter har lett till att man inom sjukvårdsområdet genomfört särskilda utbildningar i att mäta och att formulera relevanta mål. Vid ett antal enheter har man upprepat Kvalitetsbarometern efter 1 1½ år. Samma personer har då intervjuats vid båda tillfällena av samma intervjuare. Medelvärdena från de båda undersökningarna har presenterats enligt Figur 3. Samverkan Mätetal Dokumentation Attityd personal 5 4 3 2 1 0 Attityd ledning Struktur Utbildning kvalitetsarbete Metod Allas delaktighet Fortlöpande arbete Patientorientering Mål Vårdcentral 1 Medelvärde mätning 1 Vårdcentral 1 Medelvärde mätning 2 Figur 3. Medelvärden av Kvalitetsbarometerns tolv ämnesområden vid två mätningar med drygt två års mellanrum. 6
Läkargruppen beskrivs ibland som ett hinder i kvalitetsarbetet. Vid jämförelse mellan de olika personalkategorier som intervjuats våren 2001 (Figur 4) finner vi att läkarna är den grupp som är mest engagerade medan sekreterare och undersköterskor tycks känna ett mindre engagemang och vara mindre involverade i förbättringsarbetet. 5,0 4,0 läkare n=23 3,0 ssk n=56 sekr n=30 2,0 usk n=32 1,0 Attityd personal Attityd ledning Struktur Utbildning Q-arb Delaktighet Mål Patientorientering Fortlöpande arbete Metod Mätetal Samverkan Dokumentation Figur 4. Medelvärden för olika personalkategorier som intervjuats med Kvalitetsbarometern. På rekommendation av sjukvårdsledningen och som en del av kvalitetssystemet för Jönköpings sjukvårdsområde genomförs Kvalitetsbarometern en gång årligen i samtliga verksamheter. Endast ett fåtal enheter har valt att avstå. Intervjuarna har genomgående blivit mycket väl bemötta på de enheter som deltagit och resultaten har mött stort intresse från såväl verksamhet, verksamhetsledning som sjukvårdsledning. Konklusion Satsningar på kvalitetsarbete har förespråkare och kritiker. Systematiskt förbättringsarbete innebär bl.a. att man mäter och följer upp resultat av olika insatser. Det är naturligtvis angeläget att också följa upp vad satsningar på systematiskt förbättringsarbete leder till. För att lyckas med detta behöver man utveckla nya metoder som ger möjlighet att identifiera styrkor och svagheter i förbättringsarbetet och följa upp hur förbättringsarbetet påverkas av olika insatser. Det behövs också mer forskning om nyttan av systematiskt förbättringsarbete samt vilka arbetssätt och metoder som är att föredra. 7
BILAGA 1 Frågor om kvalitetsarbete Datum Arbetsplats Kön, födelseår, anställningstid nuvarande arbetsplats år. Befattning 1. (5) Deltar du i något förbättringsarbete/kvalitetsarbete på din arbetsplats? 1. Nej 2. (5) Hur stor andel av personalen deltar i kvalitetsarbetet på din arbetsplats? 1. Ingen/Vet ej 2. Få 3. Hälften 4. Många 5. Alla 3. (8) Sker kvalitetsarbetet fortlöpande? (Hur ofta?) 1. Nej/Vet ej 4. (5) Hur går det till när ni sätter igång ett kvalitetsprojekt/arbete? (Vem tar initiativ, vad avgör vilka som deltar?) 1. Top-down 2. 3. 4. 5. Skapar delaktighet 5. (8) Hur stor del av din arbetstid uppskattar du används till kvalitetsarbete? 1. 0 tim/v 2. <½ 3. ½ 4. 1 5. >1 6. (8) Finns tid avsatt för kvalitetsarbete? 1. Nej
7. (4) Har du deltagit i någon utbildning (internt/externt) om kvalitetsarbete/ förbättringskunskap? 1. 0 dag 2. ½ 3. 1 4. 2 5. >3 Om ja, kan du beskriva något om omfattning och innehåll? (Handlade utbildningen om kvalitetsarbete?) 8. (1) Tycker du att förbättringsarbete/kvalitetsarbete är ett viktigt område? 1. Nej 9. (1) Är du intresserad av att arbeta med kvalitetsfrågor? 1. Nej 10. (1) På vilket sätt tror du att kvalitetsarbete kan ha betydelse på din arbetsplats? 1. Mycket litet 2. Litet 3. Varken eller 4. Stort 5. Mycket stort 11. (3) Vad känner du till om Socialstyrelsens föreskrift om kvalitetssystem? 1. Inget 2. Mycket lite 3. Lite 4. En hel del 5. Allt 12. (3) Känner du till om det finns något kvalitetssystem på din arbetsplats? 1. Nej/Vet ej 13. (3) Har ni en plan / organisation / ordning och reda i kvalitetsarbetet? 1. Nej/Vet ej
14. (6) Arbetar ni mot uppsatta mål på din arbetsplats? Kan du ge exempel? 1. Nej/Vet ej 15. (6) Finns det mätbara mål i verksamheten? 1. Nej/Vet ej 16. (5) Om ja, har du varit engagerad i att formulera målen? 1. Aldrig 2. Sällan 3. Ibland 4. Ofta 5. Mycket ofta 17. (6) Följs målen upp? (Hur?) 1. Inte alls/vet ej 5. Helt 18. (5) Är du delaktig i uppföljningen? 1. Nej/Vet ej 19. (7) Utgår kvalitetsarbetet från befolkningens/patienternas behov och önskemål? (Kan du ge något exempel på hur ni kartlägger behov?) 1. Nej 20. (9) På vilket sätt sker kvalitetsarbetet inom enheten (cirklar, tvärfackliga arbetsgrupper, kategorivis, egengranskning)? 1. Inga metoder/vet ej 2. Få 3. En del 4. Flertal 5. Många 21. (9) Vilka verktyg använder ni i kvalitetsarbetet? (Kvalitetsindikatorer, kvalitetsregister, enkäter, tillbuds/avvikelserapport, intervjuer, BSC, flödesschema.) 1. Inga /Vet ej 2. Få 3. En del 4. Flertal 5. Många
22. (10) Känner du till några mätningar på din egen enhet som har gjorts senaste året? (Ge gärna exempel.) 1. Nej 2. Få 3. En del 4. Flertal 5. Många 23. (10) Om ja, har resultatet jämförts med andra enheter? 1. Nej/Vet ej 24. (1) Upplever du att medarbetarna är intresserade av kvalitetsarbete? (Hur många?) 1. Nej/Vet ej 2. Få 3. En del 4. Flertal 5. Många/Alla 25. (2) Hur ser du på ledningens engagemang och stöd för din medverkan i kvalitetsarbetet? (Hur visar man engagemang och stöd?) 1. Mycket litet 2. Litet 3. Varken stort el. litet 4. Stort 5. Mycket stort 26. (2) Får du gehör från ledningen för förslag och idéer som kan påverka kvaliteten i verksamheten? 1. Aldrig 2. Sällan 3. Ibland 4. Ofta 5. Mycket ofta 27. (2) Ger ledningen dig och dina medarbetare ett tydligt delansvar i kvalitetsarbetet? 1. Aldrig 2. Sällan 3. Ibland 4. Ofta 5. Mycket ofta 28. (11) Samverkar ni i kvalitetsarbetet med andra enheter och i så fall hur? ( t ex utveckling av vårdkedjearbetet) 1. Aldrig/Vet ej 2. Sällan 3. Ibland 4. Ofta 5. Mycket ofta 29. (12) Dokumenteras kvalitetsarbetet? (På vilket sätt?) 1. Inte alls/vet ej 2. Sällan 3. Ibland 4. Ofta 5. Mycket ofta
30. (12) Finns dokumentationen tillgänglig för alla på arbetsplatsen? 1. Nej 31. (5) Finns kanaler/forum för förankring och spridning av nya kvalitetsmetoder/resultat till hela enheten? 1. Nej
BILAGA 2 Sammanställning av kvalitetsarbete (arbetsplats) 1. Attityd personal 8, 9, 10, 24 1 2 3 4 5 2. Attityd ledning 25, 26, 27 3. Struktur 11, 12, 13 4. Utbildning i kvalitetsarbete/ förbättringskunskap 7 5. Allas delaktighet 1, 2, 4, 16, 18, 31 6. Mål 14, 15, 17 7. Patientorientering 19 8. Fortlöpande arbete 3, 5, 6 9. Metod 20, 21 10. Mätetal 22, 23 11. Samverkan 28 12. Dokumentation 29, 30
Sammanställning av kvalitetsarbete (individ) 1. Attityd personal 8, 9, 10, 24 1 2 3 4 5 2. Attityd ledning 25, 26, 27 3. Struktur 11, 12, 13 4. Utbildning i kvalitetsarbete/ förbättringskunskap 7 5. Allas delaktighet 1, 2, 4, 16, 18, 31 6. Mål 14, 15, 17 7. Patientorientering 19 8. Fortlöpande arbete 3, 5, 6 9. Metod 20, 21 10. Mätetal 22, 23 11. Samverkan 28 12. Dokumentation 29, 30
Apoteket AB Kontaktperson: Carin Svensson Apoteket Qulturum Box 702 551 20 JÖNKÖPING Tfn: 036-32 51 82 carin.svensson@apoteket.se Barnhälsovårdsenheten Kontaktperson: Annette Yxne Qulturum 551 85 JÖNKÖPING Tfn: 036-32 51 95 annette.yxne@lj.se GUID-gruppen Kontaktperson: Britt-Louise Suneson Qulturum 551 85 JÖNKÖPING Tfn: 036-32 10 22 britt-louise.suneson@lj.se Primärvårdens FoU-enhet Kontaktperson: Lisbeth Nyman Qulturum 551 85 JÖNKÖPING Tfn: 036-32 52 00 lisbeth.nyman@lj.se Qulturum Kontaktperson: Rolf Bardon Box 702 551 20 JÖNKÖPING Tfn: 036-32 12 86 rolf.bardon@lj.se Vetenskapliga rådet Qulturum Box 702 551 20 JÖNKÖPING Tfn: 036-32 10 28 http://www.qulturum.com