Socialnämnden 2017-04-12 1 (23) Plats och tid Socialförvaltningen, Vikhyttegatan 14, Filipstad, 2017-04-12 kl. 9:00-14:20 Ajournering kl. 13:00-13:30, 13.35-13.45 Beslutande Anders Nilsson, ordförande Christer Olsson, Britt-Marie Wall Jomark Polintan Tjänstgörande ersättare Ej tjänstgörande ersättare Övriga deltagande Helen Eriksson Frida Olsson Inger Ahvanainen Claes-Erik Eriksson Helene Saikoff Larsson Kristina Steijner, förvaltningschef Helen Hasselberg, nämndadministratör Åsa Andersson, verksamhetschef, 40-42 Katarina Hammargren, verksamhetschef, 43, 45 Eva-Lena Svensson, 36 Ulla Kjellemar, verksamhetschef, 38-39 Monica Löfgren Larsson, MAS, 53 Charlotte Sjöberg, TÖS, 44 Annika Alfredsson, personalchef, 36 Utses att justera Christer Olsson, ej 39 Helen Eriksson, 39 Justeringens plats och tid Underskrifter Socialförvaltningen 2017-04-20 Sekreterare Paragrafer 35-53 Helen Hasselberg Ordförande Anders Nilsson Justerande Christer Olsson Helen Eriksson ANSLAG/BEVIS Protokollet är justerat. Justeringen har tillkännagivits genom anslag. Organ Socialnämnden 2017-04-12 Datum för anslagets Datum för anslagets nedtagande 2017-05-15 uppsättande 2017-04-20 Förvaringsplats för protokollet Socialförvaltningen, Vikhyttegatan 14 Underskrift Helen Hasselberg
Socialnämnden 2017-04-12 2 35 Jakob Larsson från Bergslagens arbetsmiljö kommer på besök och presenterar verktyget Take note. Ordförande tackar för besöket
Socialnämnden 2017-04-05 3 36 Dnr. 2017/43 Projekt utökning gruppledare Äldreomsorg/LSS Socialförvaltningen har tillsammans med personalavdelningen genomfört en analys av den höga sjukfrånvaron inom socialförvaltningen. Äldreomsorgen redovisar en snittsjukfrånvaro på 11,09 % för 2015 och under 2016 har den siffran sjunkit till 9,76 %. LSS redovisar en snittsjukfrånvaro på 9,21 % för 2015 och under 2016 har den siffran sjunkit till 8,74 %. Analysen har lett till att socialförvaltningen tillsammans med personalavdelningen ser att ett större grepp runt sjukfrånvaro, inom dessa två verksamheter är nödvändig. Inom äldreomsorgen och LSS ansvarar varje heltids årsarbetare gruppledare, för cirka 50 tillsvidareanställda medarbetare. En stor del av gruppledarnas vardag går åt till att introducera och rekrytera nya timanställda medarbetare till sina verksamheter. Verksamheternas löpande behov av timvikarier har ökat totalt med cirka 65 % sedan 2012, därutöver tillkommer behovet av rekrytering till tillsvidare anställningar och olika vikariat. I dagsläget finns ca 200 timvikarier i förvaltningen, största delen finns inom äldreomsorgen. I gruppledarens ansvar ingår det också att hantera och planera för att ta emot praktikanter från vård och omsorgscollege, praoelever, arbetsprövningar, språkpraktikanter, extratjänster, värmlandsmodellen med mera. För att ge gruppledare möjlighet att fokusera på tillsvidare anställda medarbetare och öka attraktiviteten på arbetsplatsen, föreslår utredarna att 2 årsarbetare gruppledare projektanställs under en tidsperiod om 2 år. Uppdraget för de projektanställda gruppledarna är att rekrytera, anställa, introducera, följa upp och ge feedback till de ca 200 timanställda medarbetarna, poolpersonal, elever och övriga anställningsformer, som finns inom äldreomsorgen och LSS. Bilaga Tjänsteskrivelse Bilagor från personalchef
Socialnämnden 2017-04-12 4 Forts 36 Dnr. 2017/43 Socialförvaltningen föreslår socialnämnden besluta att godkänna analysen att godkänna projektanställning av 2.0 årsarbetare gruppledare under en period av 2 år, för personalgrupperna; timvikarier, praktikanter, och poolpersonal inom verksamheterna äldreomsorg och LSS att utvärderingar sker var 6;e månad under projekttiden och att redovisningen sker kontinuerligt under socialnämndens ärende - sjukstatistik att godkänna att kostnaden antas rymmas inom socialnämndens budgetram genom minskad sjukfrånvaro Personalchef Annika Alfredsson och verksamhetschef Eva-Lena Svensson föredrar ärendet och svarar på frågor härtill Socialnämnden beslutar att återremittera ärendet för att överse en organisationsförändring med mindre områden och att utreda om timvikarier ska ligga inom poolverksamheten. Beslutsexp KS
Socialnämnden 2017-04-12 5 37 Dnr. 2017/05 Verksamhetsuppföljning januari-mars 2017 Socialförvaltningen har upprättat en resultatuppföljning för verksamheterna efter 3 månader. Prognos för året har beräknats till ett underskott med 6 425 tkr. att ta del av uppföljningen Förvaltningschef Kristina Steijner föredrar ärendet och svarar på frågor härtill Socialnämnden beslutar att ta del av uppföljningen att förvaltningschefen får i uppdrag att ta fram förslag till åtgärder med tillhörande konsekvensbeskrivningar för att uppnå en balanserad budget
Socialnämnden 2017-04-12 6 38 Dnr. 2017/49 Handlingsplan för utveckling av e-hälsa, digital teknik och välfärdsteknologi 2017-2019 Socialnämnden har gett socialförvaltningen i uppdrag att uppdatera Handlingsplan för utveckling av trygghet, service och delaktighet i hemmet genom digital teknik. Socialförvaltningen har valt att föreslå att handlingsplanen byter rubrik till Handlingsplan för utveckling av e- hälsa, digital teknik och välfärdsteknologi 2017-2019 för att tydliggöra dess innehåll. Bilaga att godkänna handlingsplan för utveckling av e-hälsa, digital teknik och välfärdsteknologi 2017-2019 Verksamhetschef Ulla Kjellemar föredrar ärendet och svarar på frågor härtill Socialnämnden beslutar att godkänna handlingsplan för utveckling av e-hälsa, digital teknik och välfärdsteknologi 2017-2019 att varje ej påbörjad insats före beslut tas till socialnämnden
2017-04-12 Socialnämnden 2017-02-08 7 39 Dnr. 2017/15 12 Administrativt stöd för sjuksköterskor och annan legitimerad personal Socialförvaltningen har fått i uppdrag av Socialnämnden att genomföra ett utredningsuppdrag gällande avlastning administrativt för sjuksköterskor och annan legitimerad personal. Med hänvisning till omvärldsanalysen och de diskussioner som förts inom verksamheten så föreslår socialförvaltningen att inte tillsätta något administrativt stöd till legitimerad personal. Förvaltningen föreslår vidare att mobil dokumentation och digital signering införs snarast möjligt för att möjliggöra effektivisering av administrativa arbetsuppgifter. Vidare är det av yttersta vikt att fortsätta rekrytering av distriktssköterskor/sjuksköterskor till vakanta tjänster och till den planerade och oplanerade frånvaron som finns i verksamheten, så att en acceptabel täthet av dessa personalkategorier kan uppnås. Det blir då möjligt att klara av att utföra de administrativa arbetsuppgifter som är kopplat till patientarbetet utan att känna stress och att därmed skapa en attraktiv arbetsplats för legitimerad personal. Inom Kommunrehab finns behov av utökning av personalresurser för att uppnå samma resultat. (se Utredning avseende Kommunrehabiliteringen arbetsbelastning för personal, väntetider och möjlighet att tillgodose invånarnas behov ). Bilaga, Tjänsteskrivelse att godkänna utredningen att besluta att mobil dokumentation för legitimerad personal och digital läkemedelssignering införs så snart det är möjligt. att hos Kommunstyrelsen begära budgetmedel för 2017, för att införa mobil dokumentation för legitimerad personal och för att införa digital signering i alla verksamheter. Den sammanlagda kostnaden är 858 tkr. 158 tkr för mobil dokumentation varav 104 tkr är engångskostnad och 54 tkr är årlig kostnad för licensen. För digital signering är kostnaden totalt 700 tkr, varav 150 tkr är engångskostnad för hårdvara och ca 550 tkr är årlig kostnad för licensen.
2017-04-12 Socialnämnden 2017-02-08 8 Forts. 39 12 Dnr. 2017/15 att kostnaden får beaktas inom budgetarbetet 2018-2020 att införandet av mobil dokumentation för legitimerad personal och digital signering ska ingå i och prioriteras i den kommande Handlingsplanen för utveckling av trygghet, service och delaktighet genom digital teknik 2017-2019 Verksamhetschefen Ulla Kjellemar föredrar ärendet och svarar på frågor härtill Socialnämnden beslutar att återremittera utredningen för att få en mer detaljerad bild av systemet och dess praktiska tillämpning Christer Olsson avstår från att delta i beslutet. Administrativt stöd för sjuksköterskor och annan legitimerad personal Socialförvaltningen har fått i uppdrag av Socialnämnden att genomföra ett utredningsuppdrag gällande avlastning administrativt för sjuksköterskor och annan legitimerad personal. Socialnämnden beslutade 170208 att återremittera ärendet för att få en mer detaljerad bild av digital signering och dess praktiska tillämpning. Socialförvaltningen redovisar i tjänsteskrivelse en detaljerad information om digital signering och dess praktiska tillämpning. Förvaltningen redovisar också hur information om digital signering har presenterats i verksamheterna och en uppdaterad kostnadsanalys. Med hänvisning till omvärldsanalysen och de diskussioner som förts inom verksamheten så föreslår socialförvaltningen att mobil dokumentation och digital signering införs snarast möjligt för att möjliggöra effektivisering av administrativa arbetsuppgifter. Bilaga Tjänsteskrivelse
2017-04-12 Socialnämnden 2017-02-08 9 Forts. 39 12 Dnr. 2017/15 att godkänna utredningen att besluta att mobil dokumentation för legitimerad personal och digital läkemedelssignering införs så snart det är möjligt. att hos Kommunstyrelsen begära budgetmedel för 2017, för att införa mobil dokumentation för legitimerad personal och för att införa digital signering i alla verksamheter. att kostnaden får beaktas inom budgetarbetet 2018-2020 att införandet av mobil dokumentation för legitimerad personal och digital signering ska ingå i och prioriteras i Handlingsplan för utveckling av e-hälsa, digital teknik och välfärdsteknologi 2017-2019 Verksamhetschef Ulla Kjellemar föredrar ärendet och svarar på frågor härtill Socialnämnden beslutar enligt förslaget Christer Olsson och Frida Olsson anmäler jäv och deltar ej under beslut. Beslutsexp KS
Socialnämnden 2017-04-12 10 40 Dnr. 2017/41 Samverkan kring barn och unga med psykisk ohälsa Filipstads kommuns revisorer har granskat Filipstads kommuns och landstingets samverkan kring barn och unga med psykisk ohälsa. Samtliga kommuner i Värmland har varit med i granskningen. Revisionsrapporten pekar för Filipstads kommun ut följande utvecklingsområden: Intern samverkan nämnderna (BUN och socialnämnden) föreslås ta upp den politiska kontakten mellan presidierna för att upprätthålla den politiska styrningen samt för att utveckla samverkan mellan förvaltningar för att få ett gemensamt perspektiv av barn- och ungdomsfrågorna mellan nämnderna. Resultatet i elevhälsoundersökningen ELSA bör ingå i både skolans och socialförvaltningens analys- och kvalitetsarbete på ett tydligare sätt. Samverkan med landstinget arbeta för att förtydliga vardera organisations ansvar och roll samt få kännedom om varandras uppdrag. Samverkan runt den specialiserade vården behöver förtydligas och stärkas, exempelvis genom att teckna lokalt avtal mellan individ- och familjeomsorgens och barn- och ungdomspsykiatrin i syfte att förtydliga huvudmännens tolkningar av ansvarsfrågan. Revisorerna vill ha en redogörelse av vilka åtgärder kommunen avser vidta med anledningen av iakttagelserna. Bilagor att godkänna socialförvaltningens svar till revisorerna Verksamhetschef Åsa Andersson föredrar ärendet och svarar på frågor härtill Beslutsexp KS Socialnämnden beslutar enligt förslaget
Socialnämnden 2017-04-12 11 41 Dnr. 2017/47 Deltagande i projekt förbättrad dokumentation Barn- och ungdomsgruppen har möjlighet att delta i SKL:s projekt Förbättrad dokumentation. Projektet syftar till att ta fram förslag på stöd och nationella kunskapsprodukter som kan förbättra och effektivisera dokumentationen i barn- och ungdomsärenden. Projektet är inte förenat med extra kostnader utan hanteras inom ordinarie verksamhet. Bilaga Information från SKL att godkänna att Barn- och ungdomsgruppen deltar i projektet Verksamhetschef Åsa Andersson föredrar ärendet och svarar på frågor härtill Socialnämnden beslutar enligt förslaget Beslutsexp Region Värmland SKL
Socialnämnden 2017-04-12 12 42 Individärenden Socialnämnden beslutar i varje enskilt ärende enligt bilaga Bilaga sekretess
Socialnämnden 2017-04-12 13 43 Dnr. 2016/48 Utredningsuppdrag handlingsplan för att rekrytera och handleda kontaktpersoner SoL och LSS Socialnämndens individutskott beslutade 2016-10-12 att ge uppdrag till förvaltningen att upprätta en handlingsplan för att rekrytera och handleda kontaktpersoner för SoL och LSS. Verksamheten har nu ett mer frekvent utbyte av uppdragstagare med individ- och familjeomsorgen vilket har underlättat rekryteringen en del. Verksamheten har även utarbetat en ny form av ansökningshandling för att underlätta matchning och därmed snabba på rekryteringen. Förvaltningen har även besökt Karlstads kommun för att se hur de löst rekryteringen för kontaktpersoner. Bilagor Tjänsteskrivelse Handlingsplan att godkänna informationen Verksamhetschef Katarina Hammargren föredrar ärendet och svarar på frågor härtill Socialnämnden beslutar enligt förslaget
Socialnämnden 2017-04-12 14 44 Dnr. 2017/44 Reviderade Riktlinjer Lex Sarah Den 1 juli 2011 trädde nya bestämmelser om Lex Sarah i socialtjänstlagen (2001:453), SoL, och i lagen (1993:387) om stöd och service till vissa funktionshindrade, LSS, i kraft. Samtidigt trädde Socialstyrelsens föreskrifter och allmänna råd (SOSFS 2011:5) om Lex Sarah i kraft. Socialnämnden antog 2012-04-17 Socialförvaltningens Riktlinjer och Rutiner för Lex Sarah. Socialförvaltningen har efter genomgång av Riktlinjerna reviderat dokumentet. Bilaga att anta de reviderade Riktlinjerna för Lex Sarah för socialförvaltningen Filipstads kommun Socialnämnden beslutar enligt förslaget Beslutsexp TÖS
Socialnämnden 2017-04-12 15 45 Dnr. 2017/06 Rapportering av ej verkställda beslut enligt 4 kap 1 socialtjänstlagen (SoL) samt 9 lagen om stöd och service för vissa funktionshindrade (LSS), för 1:a kvartalet 2017 Kommunerna har från 1 januari 2010 skyldighet att till Inspektionen för vård och omsorg (IVO) rapportera in gynnande beslut som inte verkställts inom tre månader från beslutsdatum. Från samma datum gäller även skyldigheten att rapportera in avbrott i verkställigheten om beslutet inte verkställts på nytt inom tre månader från dagen för avbrottet. Rapporteringsskyldigheten gäller beslut i alla verksamheter enligt socialtjänstlagen och LSS. De uppgifter som ska rapporteras är tidpunkten för beslut, vilken typ av bistånd beslutet gäller samt skälen till dröjsmålet. För första kvartalet 2017 har socialförvaltningen inrapporterat att ett beslut om insats LSS i form av kontaktperson, inte verkställts inom tre månader, anledningen är att den enskilde har tackat nej till uppdragstagaren som förvaltningen har erbjudit. Det andra beslutet gäller daglig verksamhet LSS och är inte verkställt på grund av resursbrist. Två beslut har verkställts och därmed avslutats som ej verkställt beslut hos IVO. Rapport sker till nämnden varje kvartal samt även till revisorer och Kommunfullmäktige. Bilaga att ta del av rapporten och lägga den till handlingarna Socialnämnden beslutar Beslutsexp Revisorer Kom fullm att ta del av rapporten och lägga den till handlingarna
Socialnämnden 2017-04-12 16 46 Dnr. 2017/45 Mångfaldspolicy Socialförvaltningen har fått ansvaret att upprätta en mångfaldspolicy. Utgångspunkten för arbete kring mångfald är att olikheter berikar och tillför värdefulla erfarenheter och kompetenser. Kunskap och förståelse för mångfaldsfrågor ska finnas på alla nivåer och i alla sammanhang i kommunen. Förvaltningen har därför utarbetat ett förslag till mångfaldspolicy. Bilaga att Socialförvaltningen föreslår socialnämnden att föreslå kommunstyrelsen att föreslå kommunfullmäktige godkänna mångfaldspolicyn Socialnämnden beslutar att socialnämnden föreslår kommunstyrelsen att föreslå kommunfullmäktige godkänna mångfaldspolicyn att handlingsplanen följs årligen upp i Kommunstyrelsen med rapport till, folkhälsorådet, barn och utbildningsnämnden samt socialnämnden
Socialnämnden 2017-04-12 17 47 Dnr. 2017/46 Kommunikationsplan Socialförvaltningen har av socialnämnden fått i uppdrag att upprätta en kommunikationsplan. Förvaltningen har därför utarbetat ett förslag till kommunikationspolicy. Syftet med kommunikationsplanen är att skapa transparens, intresserade ska få en möjlighet att följa utvecklingen och ta del av information och aktiviteter innan beslut. Bilaga att godkänna kommunikationsplanen Socialnämnden beslutar enligt förslaget
Socialnämnden 2017-04-12 18 48 Dnr. 2017/13 Sjukfrånvaro Socialförvaltningen redovisar statistik över sjukfrånvaro till och med mars månad 2017, sammanställd av personalavdelningen. Bilaga Socialnämnden föreslås att ta del av informationen Socialnämnden tar del av informationen
Socialnämnden 2017-04-12 19 49 Dnr. 2017/07 Statistik Socialförvaltningen Verksamhetsstatistik avseende mars månad 2017 presenteras för socialnämnden. Bilaga Socialnämnden föreslås att godkänna informationen Socialnämnden godkänner informationen
Socialnämnden 2017-04-12 20 50 Anmälningsärenden Följande beslut fattade med stöd av delegeringsreglerna anmäles och läggs till handlingarna - Protokoll individutskottet 2017-03-08 - Delegationslistor mm för beslut fattade av tjänstemän - Anställningar att med godkännande lägga anmälningarna till handlingarna Socialnämnden beslutar enligt förslaget
Socialnämnden 2017-04-12 21 51 Delgivningar 1. Domar / beslut från förvaltningsrätt, kammarrätt, tingsrätt, kronofogdemyndighet, länsstyrelse och socialstyrelsen - DOM Tingsrätten I Karlstad, mål nr. 4382-16 - BESLUT Kammarrätten I Göteborg, mål nr. 882-17 2. Övriga delgivningar - Protokoll Värmlands läns Vårdförbund 2017-03-17, bilaga - Beslut IVO 8.5-42482/2016-3, bilaga - Brukarenkäter, bilaga att lägga delgivningarna till handlingarna Socialnämnden beslutar enligt förslaget
Socialnämnden 2017-04-12 22 52 Kurs- och konferensinbjudan Nr Inbjudan från Benämning Plats och tid 1. Region Värmland Värmland tillsammans Karlstad CCC 10 maj 2017 2. Sveriges kommuner och landsting Socialtjänstens utmaningar Webbsändning alt. Stockholm 10 maj 2017 3. Ability partner Framtidens boende för äldre 2017 Stockholm 31 maj-1 juni 4. Sveriges kommuner och landsting SKL s politik och arbete för att stärka samverkan med civilsamhälle Stockholm 15 maj att lägga inbjudningarna till handlingarna Socialnämnden beslutar enligt förslaget
Socialnämnden 2017-04-12 23 53 Information från Förvaltningschefen Förvaltningschefen kommer fortsättningsvis under denna punkt i protokollet att informera tillsammans med tillsynsteamet samt med berörda verksamhetschefer. Socialförvaltningen ska upphandla ett nytt verksamhetssystem, vårt nuvarande system heter Procapita. Avtalet gällande serviceinsatser inom förvaltningen upphör att gälla 2018, därför kommer ny upphandling att inledas. Den 6-7 maj presenterar ledningsgruppen socialförvaltningen på Filipstadsmässan. Enkäten som handlar om framtidens äldreomsorg som gått ut till Pensionärs- och handikappförbunden inom Filipstads kommun, kommer att finnas tillgänglig på mässan. Kristina Steijner ska skriva en rapport om de två utvecklingsgruppernas arbete inom förvaltningen som sedan ska presenteras för utvecklingsgrupperna. Om rapporten godkännes presenteras rapporten för socialnämnden i maj månad. Socialnämnden tar del av informationen