Tjänsteskrivelse Intern kontrollplan 2013

VALLENTUNA KOMMUN TJÄNSTESKRIVELSE BARN- OCH UNGDOMSFÖRVALTNING 2012-12-03 DNR UN 2012.206 BRITT-MARIE LÖVQUIST SID 1/2 TF EKONOMIADMINISTRATIV CHEF 0858785171 BRITT-MARIE.LOVQUIST@VALLENTUNA.SE UTBILDNINGSNÄMNDEN Tjänsteskrivelse Intern kontrollplan 2013 Förslag till beslut Utbildningsnämnden beslutar att särskilt granska följande rutiner under 2013: - Avslutning av anställning - Likabehandlingsplan - Delområde inom systematiskt arbetsmiljöarbete; Fördelning av arbetsmiljöuppgifter - Delområde inom systematiskt arbetsmiljöarbete; Samordningsansvaret lokaler med flera brukare Ärendet i korthet Nämnderna har, enligt kommunens reglemente för intern kontroll, ansvar för den interna kontrollen. Nämnderna har vidare ansvar för att följa upp det interna kontrollsystemet inom sina verksamhetsområden. Nämnden fastställer årligen en intern kontrollplan med ett urval av rutiner som särskilt ska granskas under året. Bakgrund har en rutinförteckning som innehåller en väsentlighets och riskbedömning. Denna utgör underlag för urval av vilka rutiner som ska granskas i den årliga interna kontrollplanen. Rutinförteckningen innehåller en väsentlighets- och riskbedömningsmatris där graden av sannolikhet och konsekvens inom områdena värderas inom skalan 1 till 4. De olika komponenterna sannolikhet och konsekvens multipliceras med varandra. föreslår att följande områden granskas under 2013; - Avslutning av anställning. Risk- och väsentlighetsbedömningsvärde 6. Rutinen har inte tidigare undersökts. - Likabehandlingsplan. Risk- och väsentlighetsbedömningsvärde 9. Rutinen undersöktes senast år 2007. 186 86 VALLENTUNA TFN 08-587 850 00 FAX 08-587 850 88 WWW.VALLENTUNA.SE

VALLENTUNA KOMMUN TJÄNSTESKRIVELSE BARN- OCH UNGDOMSFÖRVALTNING 2012-12-03 DNR UN 2012.206 SID 2/2 - Delområde inom systematiskt arbetsmiljöområde; Fördelning av arbetsmiljöuppgifter. Rutinen undersöktes under 2012 och resultatet från granskningen behöver följas upp under 2013. - Delområde inom systematiskt arbetsmiljöområde; Samordningsansvaret för lokaler med flera brukare. Rutinen undersöktes under 2012 och resultatet från granskningen behöver följas upp under 2013. Handlingar 1. Intern kontrollplan 2013, förslag 2. RUTINER UN 2013-01-29 3. Intern kontroll Rutinförteckning över interna kontrollrutiner Eva Lod T.f. utbildningschef Ska expedieras till: Akten

2013-01-22 1(5) Ekonomi Kontanthantering och handkassor Rutiner för hantering av handkassa Rutinen undersökt 2010 Rutinen undersökt 2009 Upphandlingar Inköp av tjänst Inköp av vara Lag om offentlig upphandling, nämndens delegationsordning Nämndens delegationsordning utifrån tecknade ram- eller årsavtal Nämndens delegationsordning utifrån tecknade ram- eller årsavtal 1 3 3 Rutinen undersökt 2005 Rutinen undersökt 2005 Rutinen undersökt 2005 Rutinen undersökt 2005 Inköp av läromedel Nämndens delegationsordning utifrån tecknade ram- eller årsavtal 3 1 3 Rutinen undersökt 2010 Försäljning av måltidskuponger Intern rutin, fastställda priser. Rutinen undersökt 2011 Debitering av avgifter, förskola, fritidshem och kulturskola, skola (prövningar, "ringa värde") Skolpeng Bidragsbelopp (ersättning per elev) Interkommunal ersättning från annan kommun (kundfakturor) Rekvirera och redovisa statsbidrag Leverantörsfakturor Taxor fastställda av KF, regler och riktlinjer fastställda av nämnden, Skolinspektionens bedömningar av avgifter i skolan Skollag, nämndens regelverk / fastställda belopp, interna handläggningsrutiner Skollag, nämndens regelverk / fastställda belopp, interna handläggningsrutiner Skollagen, rutin för kondreskontra, flödesbeskrivning av kundfordringar Aktuella regler utfärdade av ansvarig myndighet Attestreglemente, gällande besluts- och behörighetsattestanter, flödesbeskrivning av leverentörsfakturor i IM 1 2 2 Rutinen undersökt 2010 Kundfakturor, övrigt Rutinen bör ses över 2014 som en utvärdering av Stratsys Rutin för kondreskontra, flödesbeskrivning av kundfordringar 1 1 1 Inkomstkontroll BUF-rutin Krav och inkasso Kommunens kravrutin, sköts delvis av Visma Rutinen bör ses över 2013 Avstämning av balanskonton Kommunrutin 1 1 1 Rutinen undersökt 2006 Rutinen undersökt 2006 Kommun- och verksamhetsplan Rutinen bör ses över 2014 Reglemente, bokslutsanvisningar, tidsplan, 1 1 1 som en utvärdering av tids- och aktivitetsplan Stratsys Konteringsbudget, detaljbudget till ekonomisystem Anvisningar från kommunledningskontoret 1 1 1

Rutinen undersökt 2006, 2008 och 2010 Rutinen undersökt 2006 och 2008 Rutinen undersökt 2006 och 2008 Rutinen undersökt 2006 och 2008. 2013-01-22 2(5) Investeringar, budget VASARU och delårsbokslut Anvisningar från kommunledningskontoret Periodiseringar i delårsbokslut och bokslut Periodiseringshjälp från kommunledningskontoret Bidrag och stipendier Stiftelselag, fondernas stadgar 1 1 1 Skadegörelse Personal, löner och förmåner Arvoden till förtroendemän Skadeståndslagen, skollagen, intern rutin för hantering Bestämmelser om ersättning till kommunala förtroendemän Hantering av personliga utlägg, friskvård Policy 3 1 3 Personalkostnader: Anställningsavtal och avslut av tjänst Personalkostnader: Ledighetsansökningar, tidrapporter, sjukförsäkran och försäkran vid vård av barn och ändringuppgifter Personalkostnader: Lönetillägg, löneförskott och löneskuld Personalkostnader: Vikariehantering Lagen om anställningsskydd, Allmänna bestämmelser, Semesterlagen, föräldraledighetslag mfl. arbetsrättsliga lagar och avtal. Dessutom uppgifter i personalsystemet Lagen om anställningsskydd, Allmänna bestämmelser, Semesterlagen, föräldraledighetslag mfl. arbetsrättsliga lagar och avtal. Dessutom uppgifter i personalsystemet Lagen om anställningsskydd, Allmänna bestämmelser, Semesterlagen, föräldraledighetslag mfl. arbetsrättsliga lagar och avtal. Dessutom uppgifter i personalsystemet Lagen om anställningsskydd, Allmänna bestämmelser, Semesterlagen, föräldraledighetslag mfl. arbetsrättsliga lagar och avtal. Dessutom uppgifter i personalsystemet 3 3 9 Rutinen undersökt 2006 och 2010 Rutinen undersökt 2006 och 2009 Rutinen undersökt 2006 Rutinen undersökt 2006, rutinen bör undersökas 2013 Resor och bilavtal Gällande avtal och reglementen

Rutinen undersökt 2007 och 2009 2013-01-22 3(5) Mobiltelefon i tjänsten Kommun policy och regleverk 2 1 2 Bisysslor Policy för anställdas bisysslor Utdrag ur belastningsregister vid anställning Lag om registrerkontroll av personal inom förskola, skola och skolbarnomsorg 2 4 8 Rutinen undersökt 2008, 2009 och 2010 Individuell kompetensutvecklingsplan Kommunens kompetensutvecklingspolicy Rehabilitering Jämställdhets- och mångfaldsarbete Systematiskt arbetsmiljöarbete, se bilaga 1 Anmälan om arbetsskada/tillbud Avslutning av anställning Varsel om anställningens upphörande Administration Postmottagning / post / fax / e-post Arbetsmiljölagen, lagen om allmän försäkring, sjuklönelagen, lagen om anställningsskydd Jämställdhetslagen, diskriminieringslagar, kommunens jämställdhets- och mångfaldsplan Arbetsmiljölagen, arb.miljöförordningen, Arbetsmiljöverkets författningssamling, kommunens arbetsmiljöpolicy, lokal arbetsmiljöpolicy Arbetsmiljölagen, Arbetsmiljöverkets författningssamling HR-portalen samt BUF-rutin, avcheckningsrutin Lagen om anställningsskydd, allmänna bestämmelser Policy för postöppning, E-postpolicy för Rutinen undersökt 2007 Rutinen undersökt 2007 Rutinen undersökt 2007 Rutinen undersökt 2007 2 4 8 Rutinen undersökt 2006, 2007, 2011 och 2012 Rutinen undersökt 2007 Rutinen undersökt 2007, 2011 och 2012. Delområden inom rutinen bör följas upp 2013 Rutinen undersökt 2007 och 2011 3 2 6 Rutinen bör ses över 2013 Rutinen bör ses över 2013 1 3 3 Rutinen undersökt 2011 Rutinen undersökt 2011 Dokument- och ärendehantering Av nämnden fastställd dokumenthanteringsplan, regler och riktlinjer för dokument- och ärendehantering Rutinen undersökt 2007 och 2009

Rutinen undersökt 2007 och 2009 2013-01-22 4(5) Delegationsordning Förvaltningslagen, kommunallagen, nämndens delegationsordning, anmälan av delegationsbeslut Rutinen undersökt 2005 Rutinen undersökt 2005 Arkivvård Arkivlag, Kommunalt arkivreglemente, nämndens dokumenthanteringsplan, Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd Rutinen undersökt 2007 och 2009 Förvaltningens serviceskyldighet Förvaltningslagen Rutinen undersökt 2006 Rutinen undersökt 2006 Projektarbete Tillsyn, uppföljning och utvärdering av verksamheten vid kommunala och enskilda skolor och förskolor Elevadministration (t.ex. skolpliktsbevakning för grundskolan och uppföljningsansvaret för gymnasieskolan) Individuell utvecklingsplan för elever och skriftliga omdömen Betyg och skriftliga bedömningar Uppdrag från nämnden, projekt initierade från annat håll 1 2 2 Skollag och eventuella interna riktlinjer Skollag, Grundskoleförordningen, Gymnasieförordningen, SkolSFS etc, interna handläggningsrutiner Skolverkets allmänna råd för individuell utecklingsplan respektive skriftliga omdömen, eventuella interna riktlinjer Skolverkets stödmaterial, förvaltningens ITstödda rutiner Rutinen undersökt av Skolinspektionen 2010 Rutinen undersökt av Skolinspektionen 2010 2 4 8 Rutinen undersökt 2012 Rutinen undersökt 2012 1 4 4 Likabehandlingsplan Skollagen, Allmänna råd för likabehandling 3 3 9 Nationella prov Skolverkets riktlinjer 1 2 2 Skolhälsovård Skollagen, hälso- och sjukvårdslagen, grundskoleförordningen 1 4 4 Insatser till elever i behov av särskilt stöd Skollagen, grundskoleförordningen, gymnasieförordningen Korrekt statistik (tex till SCB) Anvisningar från SCB angående statistikinlämning 3 2 6 Skolval Handläggning av förskole- och fritidshemsplaceringar, köhantering, platserbjudande riktlinjer för tillämpning av maxtaxa Maxtaxa fastställd av KF, regler och Handläggning och beslut av skolskjuts Skolskjutsförordning, Riktlinjer för skolskjutsverksamhet Hantering av terminskort (SL) Intern rutin för utkvittering av terminskort Rutinen undersökt 2007. Rutinen bör ses över 2013 Rutinen undersökt 2007. Rutinen bör ses över 2013

2013-01-22 5(5) Behandling av personuppgifter Personuppgiftslagen, personuppgiftsförordning Inventarieredovisning Intern rutin 3 3 9 Rutinen undersökt 2008 Rutinen undersökt 2008 Kommungemensamm försäkringar, elev, Försäkringar 1 3 3 egendom olycksfall, motorfordon etc. Gymnasiets fordon Rutinen undersökt 2009

2012-12-03 SID 1/2 Intern kontroll Rutinförteckning över interna kontrollrutiner s rutinförteckning, Intern kontroll har granskats och gåtts igenom av förvaltningens ekonomi- administrativa enhet och förslag på nya områden har lagt till. Gruppen har även tagit fram förslag till barn- och ungdomsnämnden på granskningsområden till 2013, rödmarkerade i dokumentet. Väsentlighets- och riskbedömning 1 En väl genomförd väsentlighets- och riskbedömning ska tydliggöra vilka hot som finns till följd av påverkbara eller opåverkbara risker och som kan inverka på organisationens möjligheter att nå sina mål. Väsentlighet kan uttryckas som ekonomiska, politiska/förtroendemässiga, tekniska, mänskliga och inte minst verksamhetsmässiga konsekvenser för kommunen eller för enskilda kommuninvånare som kan uppstå vid fel, (brister i hantering av ekonomi och/eller verksamhet eller vid bristande måluppfyllelse). Risk kan uttryckas som fel, misskötsel, brister i måluppfyllelse med mera som finns i olika grad. Sannolikheten för fel, misskötsel etc varierar mellan och inom verksamhetsområden/system, rutiner/processer och måste bedömas individuellt, liksom den möjliga konsekvensen. Det är risken för att negativa konsekvenser av väsentlig betydelse kan uppstå som ska bedömas. Arbetet med intern kontroll bör därför prioritera väsentliga områden där det finns risk för allvarliga fel med stora konsekvenser. Vid bedömning av väsentlighet och risk kan därför följande kriterier ligga till grund: Områdets ekonomiska betydelse En balansposts storlek i relation till omslutningen Transaktionsvolym och storlek på enskilda transaktioner inom verksamhetsområdet Den omfattning i vilken verksamhetsområdet är föremål för löpande bedömningar I vilken mån mål är definierade för verksamheten i mätbara termer avseende kvantitets- och kvalitetskrav och hur dessa följs upp Kompetens och erfarenhet hos berörd personal i verksamheten. 1 Texten är hämtad från Intern kontroll, en del av verksamhets- och ekonomistyrningen, Öhrlings PricewaterhouseCoopers, 2005 BARN- OCH UNGDOMSFÖRVALTNINGEN 186 86 VALLENTUNA BESÖK: TUNA TORG 2 TFN: 08-587 850 00 FAX: 08-587 849 10 BUF@VALLENTUNA.SE WWW.VALLENTUNA.SE

SID 2/2 Vid väsentlighets- och riskbedömning kan en matris med graden av sannolikhet och konsekvens inom skalan 1 till 4 användas: 4- Allvarlig 4 8 12 16 3- Kännbar 3 6 9 12 2- Lindrig 2 4 6 8 1- Försumbar 1 2 3 4 1- Osannolik 2- Mindre sannolik 3- Möjlig 4- Sannolik Sannolikhet Varje ruta i matrisen svarar mot en kombination av bedömd sannolikhet och ekonomisk, verksamhetsmässig eller annan konsekvens, d.v.s. en subjektiv väsentlighets- och riskbedömning. erna och sannolikheten graderas från ett till fyra med nedanstående innebörd: 1 Försumbar är obetydlig för de olika intressenterna och kommunen 2 Lindrig uppfattas som liten av såväl intressenter som kommunen 3 Kännbar uppfattas som besvärande för intressenter och kommunen 4 Allvarlig är så stor att fel helt enkelt inte får inträffa. Sannolikhet 1 Osannolik risken är praktiskt taget obefintlig för att fel ska uppstå 2 Mindre sannolik risken är mycket liten för att fel ska uppstå 3 Möjlig det finns en möjlig risk för att fel ska uppstå 4 Sannolik det är mycket troligt att fel ska uppstå De olika komponenterna multipliceras med varandra och texten enligt ovan beskriver utgångsläget för en specifik rutin. Bedöms konsekvensen som lindrig men sannolikheten som möjlig får vi således: konsekvensen om något går fel uppfattas som liten av såväl intressenter som kommunen men det finns en möjlig risk för att fel ska uppstå. Vad gör vi då med denna kunskap? En grov indelning kan se ut så här: 1-3: Inget agerande krävs. Vi accepterar riskerna. 4-8: Rutinen/processen bör hållas under uppsikt. Eventuellt delar vi riskerna med annan part, exempelvis försäkringslösning. 9-12: Rutinen/processen bör åtminstone tas med i kommande intern kontrollplan. Eventuellt behövs nya regelverk och/eller utbildning av personalen. Vi reducerar riskerna. 16: Direkt åtgärd krävs! Vi försöker minimera riskerna. BARN- OCH UNGDOMSFÖRVALTNINGEN 186 86 VALLENTUNA BESÖK: TUNA TORG 2 TFN: 08-587 850 00 FAX: 08-587 849 10 BUF@VALLENTUNA.SE WWW.VALLENTUNA.SE