Handbok för projektansökan Atlas praktik 201
Förord Handboken är tänkt att ge dig som projektansökare vägledning, stöd och råd när du fyller i ansökan för Atlas praktik. Om du har frågor om ansökan eller behöver råd i utformningen av er projektidé är du välkommen att kontakta ansvarig handläggare för Atlasprogrammet; vxl tel: 010-470 03 00, e-post: atlas@uhr.se. Om ansökan Du fyller i och skickar in ansökan online. Länk till ansökan finns på Universitets- och högskolerådets webbplats www.utbyten.se/ansokan-atlas-praktik. Du ska inte skicka in några papperskopior. Samtliga frågor i ansökan är obligatoriska att besvara för att den ska registreras som giltig. En ogiltig ansökan går inte vidare i behandlingen utan avslås utan att kvalitetsbedömas. Giltighetskriterier för programmet finns på sidan Bedömning av ansökan på utbyten.se. Sista dag att skicka in ansökan är 1 april för praktikperiod 1 juli 2015-30 juni 2016 1 oktober för praktikperiod 1 januari - 31 december 2016 Beslut meddelar vi tidigast 10 veckor efter sista ansökningsdag. Vi kan inte lämna förhandsbesked. Universitets- och högskolerådets beslut om bidrag kan inte överklagas enligt SFS 2012:811. Lycka till med er ansökan! Sida 1 (12)
Innehåll Innehållsförteckning Förord... 1 Om ansökan... 1 Innehåll... 2 Ansökan online kom igång med ditt användarkonto... 3 Sökande organisation sida 1... 3 Sökande... 3 Uppgifter för utbetalning... 3 Partnerorganisation sida 2... 4 Partner... 4 Lägg till partner... 4 Kontaktperson sida 3... 4 Rektors utlåtande... 4 Resor och budget sida 4... 4 Projektbeskrivning sida 5... 5 Förutsättningar... 5 Projektets syfte och mål och Atlas praktiks mål på lång sikt... 5 Riskhantering... 7 Bekräfta och skicka in... 7 Bilaga 1 Villkor Atlas praktik 2015... 8 Bilaga 2 Ekonomiska riktlinjer för Atlas planering... 10 Projektkostnader... 10 Återkrav... 11 Bilaga 3 Checklista för valbarhet... 12 Sida 2 (12)
Ansökan online kom igång med ditt användarkonto Ansökan ska och kan endast registreras online. Länken till online-ansökan hittar du på vår webbplats utbyten.se Ansökan Atlas praktik. För att kunna fylla i en ansökan behöver du skapa ditt eget användarkonto till ansökningssystemet. Du skapar användarkontot genom funktionen logga in och registrera dig. När du skapat ditt användarkonto följer du anvisningarna i ansökningssystemet. När du skickat in ansökan får du ett diarienummer som du använder när du kontaktar Universitets- och högskolerådet. En bekräftelse på att din ansökan mottagits av Universitets- och högskolerådet skickas till den e-postadress du angivit när du skapade ditt användarkonto. All information kring din ansökan sker via ditt användarkonto. Alla typer av beslut och besked angående ditt ärende skickas till den epostadress som angivits i ansökan, samt till rektor/skolledares e-postadress. Det finns möjlighet att lägga till ytterligare kontaktpersoner. Om kontaktperson läggs till i systemet, får även de samtliga beslut och besked angående ditt ärende. Tips: Samtliga fält på varje sida i ansökan måste besvaras för att du ska kunna spara respektive sida och gå vidare i systemet. Det är därför bra om du har inbjudningsbrev samt rektors utlåtande liksom inbjudningar från partners tillgängliga när du kommer till de sidor där dessa dokument ska laddas upp. Sökande organisation sida 1 Sökande Ange er skolas adressuppgifter i fältet sökande organisation, dvs. den skola vars rektor godkänner villkoren för Atlas praktik, se bilaga 1. Ange också om ni tidigare har beviljats bidrag genom Atlas praktik. Om ni som sökande skola tidigare beviljats medel för ett projekt inom Atlas planering/förberedande besök med den aktuella samarbetspartnern ska ni ange diarienummer för tidigare samarbete här. Exempel: 450-2014. Diarienumret står i beslutsbrevet. (Det är inte ansökans ID-nummer som efterfrågas, som kan se ut som exempel: 20022656). Uppgifter för utbetalning Beviljade medel betalar vi ut till det plus- eller bankgironummer som du anger i ansökan. De betalningsuppgifter du anger för kontoinbetalning, organisationsnummer och plus- eller bankgiro, måste tillhöra en och samma organisation. För att kunna lokalisera de utbetalda pengarna anger du en utbetalningstext. Är du osäker på vilken text som är lämplig, stäm av med ekonomiavdelningen på din skola. Ange max 50 tecken, övrig text kommer inte med vid utbetalning. Observera att Universitets- och högskolerådet inte betalar ut bidrag till privata personkonton. Sida 3 (12)
Partnerorganisation sida 2 Partner Här anger du utländska partnerorganisationens/-organisationernas adressuppgifter. Det är också här som du laddar upp inbjudan från den/de involverade organisationerna. Vid typ av organisation väljer du om partnerorganisationen är en praktikplats eller en så kallad vidareförmedlande organisation. En vidareförmedlande organisation är en organisation som hjälper den sändande organisationen att hitta praktikplatser utomlands. För att vi ska godkänna en sådan organisation som partner ska det i inbjudan framgå att de tar på sig att hitta lämpliga praktikplatser till de elever som deltar. Lägg till partner Inom Atlas praktik är det möjligt att samarbeta med flera partners utomlands, inom samma land eller från olika länder. Om er ansökan involverar flera utländska partners ska du fylla i adressuppgifter till samtliga partnerorganisationer. Du ska också ladda upp varje partners inbjudan. Är inbjudan från en vidareförmedlande organisation räcker det med den enda inbjudan. För att lägga till en partnerorganisation klickar du på +Lägg till partner. Kontaktperson sida 3 Här fyller du i kontaktuppgifter till rektor och kontaktpersoner på er skola. De personer som du fyller i här är de som kommer att få ta del av beslut med mera gällande projektet. Du kan lägga till flera kontaktpersoner. Rektors utlåtande Du som söker Atlas planering ska ladda upp ett dokument med rektors utlåtande i ansökningssystemet. I dokumentet ska rektor motivera på vilket sätt ledningen stödjer projektet samt ange vad det förväntade resultatet kan ge för effekter på verksamheten. Observera att det är rektor för skolenheten som ska utföra detta, inte biträdande rektor eller skolchefer. Rektors namn och titel ska framgå i utlåtandet, t.ex. som ett brevhuvud eller e-postsignatur. Rektor ska också godkänna de allmänna villkor som gäller för Atlas planering. Detta sker i ansökningssystemet, innan ansökan skickas in. Resor och budget sida 4 Här fyller du i antal deltagare som ska praktisera per partnerorganisation vilka yrkesprogram deltagarna representerar praktiklängd i veckor per deltagare när praktiken ska genomföras, år-månad (kan anges på ett ungefär). Ange också hur många elever som ska praktisera under höst- respektive vårtermin. För deltagare med funktionsnedsättning kan ni söka bidrag för de merkostnader som kan uppstå. Ange beräknade merkostnader i det avsedda fältet. Sida 4 (12)
För att lägga till en praktikperiod, klicka på +lägg till resa. En rad representerar praktikomgångar till samma partnerorganisation, yrkesförberedande program och med samma praktiklängd per deltagare. Lägg till fler rader om eleverna praktiserar olika lång till, om ni samarbetar med flera partnerorganisationer och/eller eleverna kommer från flera yrkesprogram. Under antal veckor: ange veckor per person. Projektbeskrivning sida 5 Här ska du skriva in relativt mycket text och information. Om du inte har tid eller möjlighet att fylla i all information på en och samma gång kan du spara sidan. Du kan sedan gå tillbaka för att fylla på med text vid ett senare tillfälle. Alla rutor måste vara ifyllda för att du ska kunna spara sidan, vilket du kan lösa genom att exempelvis skriva ett ord i varje ruta. Tänk på att besvara frågorna utifrån ett vad-, hur- och varförperspektiv för att ge ett utvecklat svar. Förutsättningar Förutsättningar för skolan: 1. Beskriv skolans förutsättningar och utvecklingsbehov Här handlar det om att beskriva skolans utvecklingsbehov och hur detta/dessa påverkar ert val av inriktning på praktikprojektet. Projektets syfte och mål och Atlas praktiks mål på lång sikt Projektet ska ligga i linje med programmets syfte, mål och förväntade resultat. Se sidan Förväntade resultat för Atlas praktik på utbyten.se. 2. Beskriv projektets syfte och mål och hur de relaterar till de långsiktiga målen för Atlas praktiks. Projektplan 3a. Beskriv projektets övergripande upplägg 3b. Beskriv hur projektets aktiviteter är kopplade till projektets syfte och programmets mål. Här handlar det om att beskriva hur era projektmål och utvecklingsbehov sammankopplas med målen för Atlas praktik. Beskriv projektets huvuddrag. Beskriv hur ni tänker att era planerade aktiviteter inom projektet syftar till målen för Atlas praktik. Beskriv hur praktikprojektet kommer att bidra till skolans utveckling. OBS! Extra viktigt vid en fördjupningsansökan. Även om ni inte har planerat allt i detalj bör ni försöka beskriva de huvudsakliga aktiviteterna så konkret som möjligt. Kom ihåg att detta ska inkludera aktiviteter under hela projektperioden, både inför, under och efter praktiken. Om ni söker fördjupningsprojekt från år 2 3c. Beskriv utvecklingen av befintligt samarbete. Vilka är de huvudsakliga förändringarna och motiven för dessa? Här anger du vilka lärdomar ni dragit utifrån tidigare års projektresultat och hur det har påverkat utvecklingen av ert projekt. Sida 5 (12)
Förväntat resultat Det här är nytt 2015. Förväntade projektresultat ska kunna utläsas av de svar du ger på frågorna nedan. Du förväntas ge en bild av nuläget på skolan under fråga A. Var ärlig, det vi vill se är er utveckling under projektets gång. På fråga B vill vi att du beskriver era kommande insatser och ert arbete mot programmålen. Vad kommer ni att få ut av projektet? Ni kan inte veta men försök ända att beskriva hur ni tänker er resultatet på elevnivå. 4a. Beskriv elevernas förmåga/kompetens att verka i globala sammanhang. 4b. Hur ska deltagarnas förmåga/kompetens att verka i globala sammanhang öka genom projektet? 4c Hur ska projektet leda till ökad kunskap inom ämnes/yrkesområdet? Med förmåga/kompetens avser vi här språkliga/kommunikativa färdigheter, initiativförmåga, kulturell förståelse, praktiska färdigheter, flexibilitet och anpassningsförmåga, samarbetsförmåga, självkänsla, analysförmåga, ledarskapsförmåga. Att verka i globala sammanhang jan till exempel innebära att inom ett ämnesområde kopplat till globala frågor arbeta utomlands, med bistånd eller med internationella relationer. Det kan också handla om att på annat sätt aktivt delta i sammanhang där globala frågor har en central roll. Med ämnesområde avser vi det/de yrkesämne/n och/eller språk som ni ska lägga fokus på inom projektet. 5a. Finns det strukturer/metoder för att ta tillvara elevers internationella erfarenheter/arbeten? Beskriv vilka. 5b. Hur ska projektet leda till ett tillvaratagande av elevers internationella erfarenheter/arbeten? Förutsättningar för projektet: 6a. Beskriv på vilket sätt ledningen stödjer projektet. 6b. Hur är projektet förankrat inom organisationen? 7. Vilka förberedelser har gjorts inför ansökan? Till exempel tidigare aktiviteter eller förberedelseresor. 8. Hur kommer deltagarna att förberedas inför Atlas praktik? 9. Beskriv hur organisationen planerar för att ekonomiskt och tidsmässigt ge utrymme för lärare/personal att arbeta med projektet. 10a. Har skolan deltagit i Den Globala Skolans seminarieverksamhet? 10b Har skolan deltagit i globala resor arrangerade av Den Globala Skolan? 6a, 6b Beskriv på vilket sätt projektet är viktigt för er skola och hur det är förankrat hos kollegor och skolledning. Bifoga rektors utlåtande, som kan komma att vägas in i bedömningen av denna fråga. 7 Har ni haft internationella projekt tidigare, beskriv de kontakter ni tagit med den/de partner/s ni nu vill samarbeta med. Har ni tidigare samarbetat med samma partner ska du beskriva tidigare års lärdomar och hur dessa påverkat utvecklingen av projektet. 8 Vilka förberedelser, språkliga, kulturella, yrkesmässiga och pedagogiska etc, anser ni att deltagarna kommer att behöva med tanke på praktikens innehåll? Hur och varför kommer ni att arbeta med detta? 9 Vi vill ha en beskrivning av er skolas förutsättningar i form av t.ex. personalresurser, tid avsatt för projektet, ekonomi, stöd av skolledningen, projektadministration etc. Sida 6 (12)
Samarbete och partnerorganisation 11. Beskriv roller och ansvarsfördelning gällande planering och förberedelser, genomförande och uppföljning av projektinnehåll, kommunikation, handledning, bedömning etcetera. Samtliga partnerorganisationer måste beskrivas. Beskriv på vilket sätt ni kommer att samarbeta med er/era partner/s. Hur kommer ansvarsfördelningen att se ut under projektets olika faser? Era olika roller och ansvar i projektet ska framgå tydligt. Hur ska ni kommunicera? Observera att ni till ansökan ska ladda upp en aktuell inbjudan från varje partner som tydligt visar att samarbetet rör det aktuella projektet. Det kan vara i form av ett brev, formellt e-post eller fax, tydligt daterat och med underskrift av ansvarig person på partnerskolan/organisationen samt titel. Riskhantering 12a. Beskriv vilka risker som kan uppstå under projektets gång och som kan hindra projektets måluppfyllelse. 12b. Hur ni kommer att hantera de identifierade riskerna - om de uppstår? Utvärdering 13. Beskriv hur och vid vilka tillfällen projektet ska utvärderas av elever, lärare och skolledning. Tänk på att utvärdering ska ske med samtliga partners. 14. Beskriv hur elevernas erfarenheter ska valideras och dokumenteras. Bekräfta och skicka in Här får du en sammanställning av ansökan och du kan enkelt gå tillbaka till olika delar och redigera vid behov. På denna sida ska rektor kryssa i att han/hon accepterar villkoren för Atlas praktik 2015. Sida 7 (12)
Bilaga 1 Villkor Atlas praktik 2015 1. BESLUT Universitets- och högskolerådets beslut om beviljande av bidrag meddelas via e-post till kontaktperson och rektor/rektors motsvarighet. I beslutet specificeras beviljade medel samt de särskilda villkor som gäller. 2. SYFTE Beviljade medel gäller för genomförande av arbetsplatsförlagt lärande utomlands i enlighet med beskrivning i ansökan. 3. GILTIGHET Beviljade medel ska utnyttjas inom den giltighetsperiod som anges i beslutet. 4. FINANSIERING Beviljat belopp och beviljat antal deltagare framgår av beslutet. Medel beviljas i form av ett schablonbidrag beroende på praktikperiodens längd och i vilket land praktiken genomförs. Beviljade medel kan användas för att täcka kostnader för resa och uppehälle. Praktikperioden utomlands är avgiftsfri för eleverna. Kostnader för personal och eventuella vikarier är inte giltiga. Enligt Inkomstskattelagen (SFS 1999:1229) avd. III, paragraf 5 är stipendier för utbildning mestadels skattefria. Vi rekommenderar er att kontakta Skatteverket vid tveksamhet. 5. UTBETALNING AV MEDEL Efter beslut av Universitets- och högskolerådet betalas medel ut till det bank- eller plusgironummer som finns angivet i ansökan. Observera att utbetalning inte kan ske till privata konton. 6. ÄNDRINGAR OCH ÅTERBETALNING Universitets- och högskolerådet måste omgående underrättas om: Er skola/organisation beviljas andra medel för samma aktivitet. Ändringar sker i projektets syfte och aktiviteter. Projektet inte kan genomföras. Efter beslut av Universitets- och högskolerådet kan beviljade medel komma att justeras. Utbetalda medel som inte disponeras enligt ansökan och Universitets- och högskolerådets beslut, ska återbetalas på begäran av Universitets- och högskolerådet. 7. RAPPORT Efter avslutat projekt ska rapport och ekonomisk redovisning skickas elektroniskt till Universitets- och högskolerådet. All information kring hur rapporteringen ska göras finns på vår webbplats: www.utbyten.se Det är önskvärt att ni skickar in er rapport senast fyra veckor efter genomförd aktivitet, dock senast 1 september året efter beslutet om beviljade medel har tagits Ni ska kunna styrka deltagande genom färdbevis i form av till exempel boardingkort. Verifikationerna måste sparas på skolan/organisationen i fem år för en eventuell revision. Sida 8 (12)
8. VISUM OCH VACCINATIONER Det är skolans skyldighet att kontrollera och följa de visumregler och krav på vaccinationer som gäller i de mottagande länderna. 9. GODKÄNNANDE Ansökan och avtalet ska godkännas av rektor/rektors motsvarighet med ekonomiskt ansvar för verksamheten. Sida 9 (12)
Bilaga 2 Ekonomiska riktlinjer för Atlas planering De bidrag som beviljas betalar Universitets- och högskolerådet ut direkt till er skola/organisation vid ett tillfälle. Bidrag beviljas i form av schablonbelopp, vilket justeras beroende på antal praktikveckor, deltagare och vilket land eleverna ska praktisera i. Det går inte att söka bidrag för medföljande lärare. För deltagare med funktionsnedsättning kan skolan söka bidrag för de merkostnader som kan uppstå. Nedan beskriver vi vilka kostnader som får och inte får rymmas inom projektbudgeten och när ett återkrav föreligger. Det är inte uttömmande beskrivningar utan ska ses som en vägledning. Är ni osäkra på några utgifter, kontanta handläggare så får ni hjälp. Projektkostnader Resor Flyg: Det ekonomiska bidraget ska täcka de internationella flygresorna, ekonomiklass. Inom ramen för flygresor ingår även eventuella avbeställningsskydd. Resor inom landet för att ta sig till och från flygplats är också giltiga kostnader. Transporter: Transporter inom besökslandet för att ta sig mellan boendet och skolan/organisation samt att ta sig till och från flygplats är giltiga kostnader. Nöjesresa: Nöjesresor godkänns inte. Exempel som betraktas som nöjesresa är safariresa samt skidresa. Vill eleven ändå göra en sådan resa på sin lediga tid ska den bekostas på annat sätt samt förläggas utanför projekttiden. Logi Kostnader för logi för godkända deltagare inom Atlas praktik godtas. Logikostnader utanför praktikperioden är inte giltiga. Mat Matkostnader, samtliga måltider, under hela praktikperioden godtas. Vad gäller kostnader för alkoholhaltiga drycker ska skolan följa sin egen kommuns/regions policy gällande detta. Vaccinationer Vaccinationskostnader för godkända deltagare inom Atlas praktik godtas. Visum Visumkostnader för godkända deltagare inom Atlas planering godtas. Även resor till och från ambassad kan godkännas om det krävs för visumhanteringen. Försäkring Utgifter för försäkring av godkända deltagare godtas. Sida 10 (12)
Nöjen Kostnader för nöjen godkänns inte. Till nöjen räknas bland annat utflykter till nöjesfält, bio och bowling. Studiebesök Studiebesök med koppling till praktikens syfte och mål kan godkännas om det är väl motiverat. Avskrivningsvaror Kostnader för elektronisk utrustning, t.ex. datorer, kameror etc. godtas inte. Representation Representation ska vara och uppfattas som motiverad och måttfullt anpassad till representationstillfället. Som givare bör en medvetenhet finnas om att inte utsätta sig för misstanke om givande av muta. Kostnader för eventuella gåvor kan godkännas inom ramen för Atlas praktik men då med ett belopp om max 400 SEK. Personal Lönekostnader för personal, traktamenten och eventuella vikarier är inte giltiga. Projektstöd Om projektstöd i form av till exempel tolk eller koordinator behövs i projektet och dessa funktioner inte finns att tillgå på den svenska skolan, godkänns kostnader för dessa. Förberedelser Kostnader kan läggas på språkliga och kulturella förberedelser, föreläsare och andra typer av förberedelser inför en praktikperiod. Aktiviteter arrangerade av Universitets- och högskolerådet Kostnader för att delta vid upptaktsseminarier och erfarenhetsutbyten arrangerade av Universitets- och högskolerådet godtas. Återkrav Universitets- och högskolerådet har i vissa fall rätt att återkräva beviljade medel. Nedan anger vi fall där det kan bli aktuellt. De grunder som anges är inte uttömmande. Kontakta en handläggare om du har frågor om specifika situationer eller detaljer som inte står med. Den genomförda aktiviteten stämmer inte överens med den som anges i ansökan. Antal deltagare är färre än de beviljade. Antal genomförda praktikveckor är färre än beviljat. Sida 11 (12)
Bilaga 3 Checklista för valbarhet Använd listan som en sista kontroll av att ni har fyllt i ansökan korrekt och fullständigt samt att ni inte har missat någon punkt som gör att hela ansökan blir ogiltig. Er organisation är behörig att söka. Samarbetspartner är giltig. Rektor har i ett utlåtande motiverat på vilket sätt ledningen stödjer projektet samt angett vad det förväntade resultatet kan ge för effekter på verksamheten. Rektors namn och titel ska framgå i utlåtandet, t.ex. som ett brevhuvud eller e-postsignatur. Rektor ska också godkänna de villkor som gäller för Atlas praktik. Detta sker i ansökningssystemet, innan ansökan skickas in. Observera att det är rektor för skolenheten som ska utföra detta, inte biträdande rektor eller skolchefer. Angiven rektor är ekonomiskt ansvarig. Komplett inbjudan från varje samarbetspartner har bifogats ansökan. Det kan vara i form av ett aktuellt brev, formellt e-post eller fax. Inbjudan ska: o vara daterad (visa att det är aktuellt) o vara signerad av partnerorganisationen med namnteckning/brevhuvud/namn och titel o ange tid för praktikperioden o ange praktikens längd o ange antal elever o vara skrivet på engelska eller svenska, alternativt vara översatt till något av dessa språk. Om ni innan beviljats planeringsresa: ni har skickat in rapport som godkänts av Universitets- och högskolerådet. Samtliga ansökningsfrågor har besvarats. Ansökan avser rätt tidsperiod. Ansökan har utförts enligt programmets ramar och kriterier. Tänk också på: Om ni tidigare beviljats ett projektsamarbete med ett land inom EU/EES kan ni tidigast söka nya bidrag för samarbeten med dessa länder efter fem år räknat från det år projektet beviljades (gäller från 2011). Vi har inte möjlighet att i förväg läsa er ansökan och undersöka om den är korrekt ifylld/komplett eller inte. Vi läser inte hänvisningar till webbplatser eller annat utan endast det som står i er ansökan. Sida 12 (12)