Verksamhetsberättelse 2018

Verksamhetsberättelse 2018 Bokslut 2018

Innehållsförteckning 1 Inledning... 3 2 Organisation... 5 3 Målredovisning - verksamhetsmål utifrån kommunfullmäktiges mål... 6 3.1 Mod och nytänkande... 6 3.2 Utbildning, näringsliv och arbete... 11 3.3 Socialt hållbar utveckling... 14 3.4 Ekologiskt hållbar utveckling... 17 3.5 Riktningar... 19 4 Målredovisning - nämndens verksamhetsmål... 23 5 Personalredovisning... 24 5.1 Kompetensförsörjning... 25 5.2 Sjukfrånvaro... 29 5.3 Hälsofrämjande och förebyggande insatser... 29 5.4 Organisatorisk och social arbetsmiljö... 30 5.5 Arbetsskador... 30 5.6 Årlig uppföljning av det systematiska arbetsmiljöarbetet... 32 5.7 Sammanfattande analys... 32 6 Ekonomisk redovisning... 33 7 Nyckeltal (jämförelse mot helårsutfall)... 46 8 Väsentliga händelser... 49 9 Internkontroll... 50 9.1 Verksamhet... 50 9.2 Styrning... 51 9.3 Ekonomi... 52 9.4 Lagar, riktlinjer och planer... 53 9.5 HR/medarbetare... 55 Bilagor Bilaga 1: 2018 arbetsmiljoarbete-uppfoljning-se Verksamhetsberättelse 2018 2

1 Inledning 2018 har varit ett aktivt år för servicekontorets verksamheter där mycket fokus lagts på förbättringsåtgärder vad gäller organisering och arbetssätt för att möta den stora tillväxten i kommunen. I juni antog servicenämnden en ny vision för servicekontoret som lyder: Vi ska vara ett riktmärke för Sveriges offentliga serviceorganisationer. Genom att uppfylla visionen blir vi ett viktigt stöd för kommunens kärnverksamheter att nå sina mål och att invånarnas upplevelse av Halmstad förbättras. Hela visionen med tillhörande text hittar man bland annat på intranätet. FM-service uppdrag har nu pågått i två år och det är en bra organisering av kommunens internservicetjänster. Fler kommuner gör detsamma så vi ligger lite före många andra. Däremot tar förändringsarbetet tid och vi tror inte att man uppnår full effekt på tre år som projektidén utgick från. Det kommer ta ett par år till troligen, av flera anledningar. Inte minst den bristfälliga kollen inom kommunens verksamheter på vad man gjorde innan och vad det kostade, gränsdragnings- och kostnadsproblematik främst mellan fastighetskontoret och servicekontoret samt att det gjordes avsteg från den ursprungliga projektidén avseende vilka funktioner och personal som skulle samordnas. Dock tror vi å andra sidan att effektiviseringen kan bli större än vad man först räknade med eftersom en ökad digitalisering/automation samt ökad kompetens och smartare arbetslösningar påverkar utkomsten positivt. Under hösten/vintern (2018) har det arbetats med att ta fram en uppdaterad affärsplan som synliggör den fortsatta utvecklingen nu när vi har mer vetskap om vad det handlar om. Planen ska vara klar i början av 2019. 2020 kommer vi presentera en slutrapport över projektet med en lista på de förbättringar som gjorts de första tre åren och de saker som vi kommit tillrätta med genom att ta ett helhetsansvar för kommunens bästa. Måltidsservice fortsatte leverera bra måltidsupplevelser och sedan i maj serveras två olika rätter till lunch, alla sju dagar i veckan på äldreboenden och seniorrestauranger. Vidare avvaktar vi med spänning Region Hallands kommande beslut om vi får uppdraget att leverera portionsmat till sjukhusen i Halmstad och Varberg. Även Falkenbergs kommun är intresserade. Får vi förtroendet blir det spännande att testa de juridiska utmaningarna som kan bli aktuella när vi rör oss över kommun- och organisationsgränser med skattemedlens kloka användande som ledstjärna. IT-service är ett viktigt nav för kommunens digitaliseringsresa framåt och har en diger projektlista att Verksamhetsberättelse 2018 3

beta av. Digitaliseringen av kommunen är viktig som man kan läsa om i flera stycken i planeringsdirektiv med budget. Till nästa år kommer vi därför förstärka verksamheten med fler nya kompetenser. Kommuntransport är mitt uppe i omställningen från att själva tillhandahålla service och reparationer till att istället upphandla de tjänsterna av privata aktörer i närområdet. Ett förslag till ny fordonspolicy är framtagen och beslutad av servicenämnden för vidare hantering av kommunfullmäktige. Sommaren var intensiv med en omfattande lägerverksamhet. Snabbt räknat har lägren ökat från runt 15 till 35 på bara några få år. Återigen fick vi stort beröm från Stadium Sports Camp över våra leveranser och vårt engagemang. Det är vi givetvis väldigt stolta över. Mindre positivt sommaren 2018 var torkan som drabbade oss och som bland annat kommer innebära ökade priser på livsmedel framöver då skördarna inte föll ut som planerat och djur behövde nödslaktas. Fokus under hösten var givetvis RKL-valet. Servicekontoret har det praktiska uppdraget från valnämnden att genomföra valen i kommunen. En skärpt vallagstiftning och ett lite mer oroligt läge i allmänhet påverkade valet och resursbehoven. Valet genomfördes bra men i skrivande stund har Sverige inte enats om en regering och nu är vi oroliga för eventuellt extraval. Sist men inte minst vill vi nämna att Halmstad direkt under året fick förtroendet att ta över Halmstads stadsnäts kundtjänst vilket vi är stolta över. Vi kan redan nu märka av nöjdare kunder när det finns en lokalkännedom som underlättar när man behöver hjälp. Hela delårsrapporten från Halmstad direkt hittar du på intranätet. Nu satsar vi vidare! Verksamhetsberättelse 2018 4

2 Organisation Nämndens uppdrag enligt 2 i reglementet: skall mot ersättning tillhandahålla beställande nämnder och bolag kompetens och tjänster i egen regi, genom intraprenad eller genom upphandlad verksamhet i fråga om: arbetsplats- och fastighetsservice- måltidstjänster IT-tjänster och digital utveckling fordons-, åkeri- och logistiktjänster kontaktcentertjänster annat som kommunen bestämmer Därutöver svarar servicenämnden för valnämndens kansli. skall bedriva ett internt effektiviseringsarbete samt i samverkan med de beställande nämnderna genomföra förändringar i syfte att skapa effektiviseringar för dessa och/eller genomföra förändringar för att skapa kommunövergripande nytta. Verksamhetsberättelse 2018 5

3 Målredovisning - verksamhetsmål utifrån kommunfullmäktiges mål 3.1 Mod och nytänkande 3.1.1 Konkretiserat mål 1: I Halmstad ska vi ha ett förhållningssätt som präglas av mod och nytänkande och av att vi arbetar tillsammans för att göra skillnad för invånare, besökare och företagare. 3.1.1.1 Servicekontoret ska ha ett förhållningssätt som präglas av mod och nytänkande. antog under 2018 en ny vision för servicekontoret: "Vi ska vara ett riktmärke för Sveriges offentliga serviceorganisationer." Visionen ger stöd för ett fortsatt fokus på mod och nytänkande. På Torsgatan pågår ett arbete med att ställa om kontoret till en behovsanpassad arbetsplats med välintegrerad modern teknik, exempelvis sensorer av olika slag (IoT). Förändringen har flera syften och utgår från bättre resursutnyttjande, mindre miljöpåverkan och att vara en attraktiv modern arbetsgivare. Konceptet bör dessutom kunna erbjudas av FM-service till våra kunder i ett senare skede så vi kommer leva som vi lär. Planen är att vara klara i efter sommarsemestern 2019. Servicekontoret som helhet tänker framåt och har påbörjat flera kompetenshöjande aktiviteter, till stor del inom digitalisering. Syftet är att rusta medarbetare för att kunna vara kvar i organisationen trots stora förändringar. Språk, validering* och tekniska utbildningar ingår också i kompetenshöjningen. Omställningsfonden** finansierar en stor del av satsningen. Måltidsservice är med i ett nationellt forskningsprojekt där vi arbetar fram konsistensanpassad mat för äldre, som kan återges i sin naturliga form med hjälp av en 3D-skrivare. Forskningsprojektet pågår under drygt två år och drivs av RISE. Vidare pågår bland annat utveckling och tester av svinnregistrering inom äldreomsorgen i appformat. IT-service utforskar flera nya områden, i olika initiativ arbetar vi till exempel med IoT - Internet of Things, RPA - Robotic Process Automation och AI - Artificiell Intelligence. IT-service är också delaktiga i flera nytänkande nationella projekt, till exempel sitter vi med i expertgrupper i Ineras projekt/tjänst eklient där Sveriges landsting och kommuner gemensamt tar fram standarder, lösningar och verktyg för en effektiv hantering av sin IT-miljö. Vi deltar också i Ineras referensgrupp Arkitektur för digital utveckling och har under året deltagit i det nationella projektet Säker digital kommunikation. IT-service är även drivande inom området Mina Meddelanden - digital myndighetspost i Halmstads kommun. Vi ser även införandet av nya och ledande system inom IT Service Management och IAM - identitets- och behörighetsplattform som ett tecken på att vi ligger i framkant i Halmstads kommun. Verksamhetsberättelse 2018 6

Kommuntransport utmanar upphandlingsprocesserna genom att ta sig an den nya upphandlingsformen "Dynamisk upphandling". I denna form har vi tagit fram ett nytt verktyg för att underlätta processen vid förnyad konkurrensutsättning. Kommuntransport deltar även i ett nationellt forum för samordnad varudistribution (KOSAVA) där vi driver utveckling mot nationella standarder inom området. FM-service har utvecklat ärendehanteringssystemet DeDu, initialt använt endast för felanmälan, till att användas även för verksamhetsbeställning. Systemet är "en väg in" för både kund och medarbetare. Information och möteskallelser sker endast digitalt. Lokalvårdsutbildning i maj genomfördes digitalt via ipads. Halmstad direkt gjorde om sin organisation för att bättre möta förvaltningarna och servicen till våra invånare, besökare och företagare. Halmstad direkt har också gått in som stöd åt BUF vad gäller processutveckling på skolskjutsområdet. * Validering innebär att köksbiträden gör teoretiska och praktiska prov för att få intyg att de har kompetens som kockar. ** Omställningsfonden är ett stöd för uppsagda medarbetare inom kommunal sektor. Finansieringen kommer från de kommunala arbetsgivarna, 0,1% av lönesumman betalas som premie. Fonden har för närvarande inte kostnader som motsvarar premierna, därför finns också möjlighet att söka pengar för att undvika uppsägningar i framtiden. Mätetal Utfall T3 2018 Målvärde Antal aktiviteter som präglas av mod och nytänkande Antal aktiviteter som präglas av mod och nytänkande Ökning Tittar man igenom delårsboksluten och detta bokslut, våra nyhetsbrev och annan kommunikation exempelvis på intranätet kan man med lätthet se flera exempel på aktiviteter som präglas av mod och nytänkande. Bland de större kan nämnas att vi gått i bräschen inom kommunen för att utveckla våra verksamheter med stöd av Omställningsfonden, vår satsning på att ställa om till aktivitetsbaserat kontor, nya arbetssätt och digitalisering inom FM-verksamheten, IT-service stora projektlista osv. Vi bedömer att aktiviteterna ökat mot föregående år. Aktiviteter Testa robotiserad tolk på Halmstad direkt Högskolan har haft flera projekt för chatroboten och har inte haft möjlighet att prioritera Halmstad direkt. 2019 har vi för avsikt att istället prova AI-baserade chattmöjligheter via webben. Verksamhetsberättelse 2018 7

Aktiviteter Testa moderna och flexiblare arbetsformer Måltidsservice Använder sig av en app inom äldreomsorgen för att registrera svinn. Under hösten har även skolorna börjat registrera i appen. Vi har förberett för att under första kvartalet 2019 börja låta brukare beställa enportionskost via digitalt verktyg. Några chefer och medarbetare använder sig vidare av skypemöten och arbetar på distans. I början av 2019 (februari) kommer vi börja tillämpa aktivitetsbaserad arbetsplats mer aktivt då det nya rekryteringscentret flyttar in i måltidsservices del av lokalerna på Torsgatan. Förberedelser och övergång pågår just nu. Måltidsservice har blivit utsedda till "Årets Matilda" av FoodIt som är leverantör av kostdatasystemet Matilda. Orsaken är att vi använder flertalet av deras moduler och driver utveckling. FM-service Under året har smartphones införskaffats till all FMpersonal som i huvudsak jobbar med städning. Det har underlättat möjligheterna för att komma åt intranät, e-post, kalendrar, säkerhetsdatablad för kemikalier och att hantera felanmälningar. Vi har slutat skicka internpost inom FM-service. Ett flertal områdeschefer arbetar på distans och nyttjar Skype vid möte. Digitala verktyg som smartphones, bärbara datorer, ipads nyttjas i större utsträckning inom hela verksamheten. Torsgatan Under året har vi jobbat att ställa om till aktivitetsbaserat kontor på Torsgatan. På ett aktivitetsbaserat kontor är det arbetsuppgiften som styr vilken plats du arbetar på. I praktiken innebär det att vi räknar med att minst dubbelt så många personer kan jobba på samma yta. Samhällsbyggnadskontoret och central HR har varit intresserade och har därför varit med under processen. I juni svarade över 160 personer på en enkät som resulterade i en analys av våra upplevda behov av funktioner och teknik samt samarbetsmönster. I december deltog över 100 personer på workshoppar med syftet att öka förståelsen och få möjligheter att ställa frågor. Resultatet av dessa aktiviteter utgör grunden för planeringen av nytt kontor. Arbetet fortsätter under våren och vi hoppas vara klara efter sommarsemestern 2019. Verksamhetsberättelse 2018 8

Aktiviteter Redovisa misslyckade utvecklingsprojekt Måltidsservice Köket Karl XI testade att ha varuplocket till Slottsparken på Västersol, men det fungerade inte då det var svårt att ligga på ett lager utan att produkterna blev gamla. Det var också svårt att uppskatta vad som behövdes. I och med det fick Västersol ligga på större lager än nödvändigt alternativt ofta saker som inte kunde levereras utan väntetider. Därav har det nu flyttats till Karl XI. Vinsten hade varit ökad sysselsättning och nya arbetsuppgifter för personalen på Västersol. Vi hade nyttjat det fina köket i en lite större utsträckning och avlastat Karl XI. Vi kunde ha livsmedel hemma för att öka kvalitén på salladsbuffé med mera. Ändringar och justeringar gjordes under tredje tertialet och det fungerar bättre nu. Projekt kring svinnregistreringen med app inom äldreomsorgen har inte fallit ut som viljan har varit. Verktygen och rutinerna finns framme. Vi arbetar vidare i frågan för att skapa framgång men möter dock motstånd från våra kunder att var del i arbetet. Kommunikation pågår. FM-service Projekt med sensorer på Torsgatan har inte lyckats enligt tidsplan. Leverantör kunde endast leverera rådata i första skede. Trots flera försök lyckades de inte att visualisera rådatan i ett kartsystem enligt våra önskemål. Vi borde ha säkerställt resultatet innan anskaffning av sensorer. Lyckligtvis ser det ut som sensorerna kan användas i ett kommande teknikstöd för vårt aktivitetsbaserat kontor. IT-service Projektet Redundant Serverhall med målet att skapa högre tillgänglighet för kommunens IT-system är nu nästan klart, men projektet har kantats av förseningar, framförallt på grund av svårigheterna att hitta en lämplig lokal och försenande upphandlingar. Vi har även dragit lärdomar i projekt där vi använt konsulter hur viktigt det är med frekventa avstämningar, att dela upp projekt i faser, och att ha tydligt definierade och överenskomna mål. Halmstad direkt Utöver de projekt som redovisats i tidigare delårsbokslut har verksamheten fått ta tillbaka tung administrativ hantering av boendeparkering. Anledningen är att ansvarig förvaltningen inte fått klart e-tjänst inom förväntad tid. Arbetet med att införa Microsoft Teams som gemensam kanal för Halmstad direkt avbröts under året. Efter intern genomlysning av kanalstrategin pågår utvärdering och planering för fortsatt utbildning i olika steg. Kommuntransport Upphandling av service och reparationer av fordon under 3,5 ton har försenats. Anledningen är en för bred kravspecifikation som ledde till anbudssvar som ej kunde godkännas. En ny omarbetad kravspecifikation är under framtagande. 3.1.1.2 Servicekontorets verksamheter ska, tillsammans med våra kunder, arbeta för att göra skillnad för invånare, besökare och företagare. Vi har många bra samarbeten med våra kunder i syfte att göra skillnad för invånare, besökare och Verksamhetsberättelse 2018 9

företagare. Som exempel kan nämnas utvecklingen av robotiserad ärendehantering inom socialtjänsten, det stora gemensamma arbetet kring sommarens alla lägerverksamheter och sist men inte minst valarbetet i september. Mätetal Utfall T3 2018 Målvärde Andel personer som har kontaktat kommunens kontaktcenter och som är nöjda med servicen 89% 90% Andel medarbetare som upplever att vi arbetar tillsammans (enkät februari 2018) 75% 75% Andel personer som ringer Halmstad direkt och som kommer fram inom 2 minuter (tillgänglighet) 78% 80% Andel kontakter till Halmstad direkt via digitala kanaler 18% 15% Andel personer som har kontaktat kommunens kontaktcenter och som är nöjda med servicen Vi mäter invånarnöjdhet via Brilliant och handläggarenkät till specialistgrupper på förvaltningarna. Mäts i november och resultaten är fortsatt bra. Mätningar görs även inom ramen för SKL:s årliga mätning "Kommunens kvalitet i korthet (KKIK). För bägge mätningarna är resultaten goda, för utom måttet tillgänglighet. Ett samarbetsprojekt pågår mellan SKL och kommunernas kontaktcenter för att utveckla nya mätetal som bättre ska driva utveckling mot självservice och enkelhet i att få sitt ärende löst. Andel medarbetare som upplever att vi arbetar tillsammans (enkät februari 2018) 517 medarbetare har svarat i medarbetarundersökningen och 75% av dem upplever att vi arbetar tillsammans inom förvaltningen. Undersökningen som genomfördes i februari 2018 har dessutom en ny fråga "vi arbetar tillsammans mellan andra förvaltningar/bolag". Den frågan har fått 72% positiva svar. Andel personer som ringer Halmstad direkt och som kommer fram inom 2 minuter (tillgänglighet) Under hösten gjordes en större organisationsförändring som medförde vidareutbildning av all personal. Samtidigt infördes av ett helt nytt telefonisystem med tillhörande uppstartsproblem. Detta har påverkat tillgängligheten negativt men lösningsgrad och kvalitet har bibehållits. Andel kontakter till Halmstad direkt via digitala kanaler Siffran fortsätter att öka i positiv riktning. De personer som sig söker sin information på halmstad.se finns inte med i mätetalet, men även webstatistiken bekräftar en tydlig digital ökning av antal användare. Aktiviteter Utreda ett större ansvarsområde för Halmstad Direkt En process pågår för överflyttning av Konsument Halmstad till Halmstad direkt i början av 2019. Ett samarbete har startats i syfte att få ett enhetligt arbetssätt på alla kommunens "öppna receptioner". Halmstad direkt ser fördelarna med att ha en huvudman och belyser det i remissvar till Handlingsplan för integration. Verksamhetsberättelse 2018 10

Aktiviteter Samordna och utveckla vårt interna arbete bättre gentemot våra kunder. Driva digitalisering och självserviceutveckling (etjänster) i de övergripande kommunklusterna. Halmstad direkt har arbetat fram ett nytt upplägg för samarbetet med förvaltningarna på tre nivåer ("samarbetsprocessen") i syfte att tydliggöra ansvar och bidra till utveckling i respektive verksamheter. Redovisning fortgår på chefsfrukostar av samtliga verksamheter på servicekontoret i syfte att ge en bättre helhetssyn. Styrgruppen för projektet e-tjänstesamordning har beslutat att samordningen av kommunens e-tjänster ska ske på Halmstad direkt. 3.2 Utbildning, näringsliv och arbete 3.2.1 Konkretiserat mål 7: Halmstad ska vara en självklar, aktiv, regional aktör och samarbetspartner som tar ansvar för utvecklingsfrågor i Halland och de omgivande regionerna Aktiviteter Delta i kommungemensamt projekt med att skapa bilden av Halmstad. Projektet är avslutat och projektledaren har slutat sin tjänst. 3.2.2 Konkretiserat mål 8: Halmstad ska unga (18-24 år) studera eller kunna försörja sig genom anställning eller företagande 3.2.2.1 Servicekontoret ska verka för att unga (18-24 år) ska kunna försörja sig genom anställning eller företagande Servicekontoret bidrar till ungdomars försörjning genom vanliga anställningar och praktik/arbetsmarknadsanställningar. Både måltidsservice och FM-service har rekryteringssvårigheter vilket innebär att många unga som visar intresse och har lämplig bakgrund erbjuds arbete trots att de inte har så stor erfarenhet. Mätetal Utfall T3 2018 Målvärde Antalet erbjudna sommarjobb och prova-på-platser 95 20 Antalet erbjudna sommarjobb och prova-på-platser I servicekontorets personalregister (december 2018) finns 34 medarbetare födda 1994-2001. Av dem är fem tillsvidareanställda, två vikarier och 27 timanställda. Några sommarvikarier har eventuellt tagits bort ur systemet när de slutade i augusti. Praktikanter från skolor och åtgärden sommarkraft är för ungdomar som inte ännu fyllt 18 år. Servicekontoret sysselsatte 38 ungdomar under tre veckor 2018. Övriga arbetsmarknadsanställningar har varit 8 unga och 15 äldre. I redovisningen har alla upp till 25 år tagits med, 95 totalt. De som har en sommaranställning får större möjlighet att försörja sig efter gymnasiet tack vare goda prestationer och referenser. Verksamhetsberättelse 2018 11

Aktiviteter Prova omvänt rekryteringsförfarande på FM-service tillsammans med Arbetsförmedlingen Modellen med omvänt rekryteringsförfarande har svalnat från Arbetsförmedlingens sida och tillsvidare är testerna nedlagda. 3.2.3 s verksamheter ska vara konkurrenskraftiga och kännetecknas av bra service och gott bemötande Vi har överlag nöjda kunder och jobbar hela tiden med att jämföra utbud och kvalitet med privata aktörer och jämförbara kommuner. Många kunder och kollegor inom kommunen berömmer servicekontorets breda engagemang och vilja att hjälpa till i alla lägen. Aktiviteter Verksamhetsberättelse 2018 12

Aktiviteter FM-service NKI på fastighetsskötsel från ärendehanteringssystemet (DeDu) visar att gruppen mycket nöjda har ökat med 1% i jämförelse med år 2017. Mestadels av missnöjet beror främst på att kunderna inte är nöjda med återkopplingen på sina ärenden. (Avrundningsfel gör att summan på bilden visar 100 procent när tårtbitarna tillsammans blir 99. Med decimaler är värdena 8,3 14,3 respektive 77,4) Redovisa rutiner och resultat för kundupplevel sen Måltidsservice Detaljer kring hemvårdsförvaltningens NKI finns som beskrivning till respektive mätetal. Där finns utfallen för särskilt boende och seniorrestauranger samt enportionskosten. Kundundersökningen är gjord genom enkäter som har hanterats manuellt. För förskolan är ingen undersökning avseende kundnöjdheten genomförd. För grundskola och gymnasieskola kan eleven lämna sitt omdöme om skolmaten dagligen. Görs genom att eleven lämnar sitt betyg på en surfplatta i anslutning till matsalen. Eleven kan lämna följande betyg; dåligt, neutralt eller bra. Under 2018 har vi fått nästan 194 000 svar. 75% av svaren ger betyget bra eller neutralt omdöme om skolmaten (47% Bra och 28% Neutral). 25% av svaren gav omdömet att skolmaten är dålig. Verksamhetsberättelse 2018 13

3.3 Socialt hållbar utveckling 3.3.1 Konkretiserat mål 12: I Halmstad ska äldre personer ha möjlighet till ett självständigt och aktivt liv och uppleva god livskvalitet 3.3.1.1 Servicekontoret ska bidra till de äldres goda livskvalitet genom en bra och näringsrik måltidsupplevelse Måltidsservice har fortsatt arbetet sedan delårsbokslutet med att leverera god mat och bra service till sina gäster och kunder genom att skapa en helhetsupplevelse av måltiden. Vi serverar traditionell husmanskost blandat med nya rätter för att skapa nyfikenhet. Till cirka 94 procent (-1) lagar vi maten från grunden. På Harplinges äldreboende och Ljungblommans seniorrestaurang erbjuds även vin och öl till måltiden. Det finns även möjligheter med något till kaffet. Projekt Guldkant och fadderverksamheten bidrar till de äldres goda livskvalitet. Från och med maj månad erbjuder vi två rätter att välja på inom äldreomsorgen på helgerna. Mätetal Utfall T3 2018 Målvärde Andelen nöjda (mat-)kunder inom äldreboende 76% 83% NKI för mat levererad till eget boende. [År] 93% 95% Andelen mat lagad från grunden [År] 94% 94% Andel serveringssvinn vid matservering i äldreomsorgen 18% Andelen nöjda (mat-)kunder inom äldreboende Utfallet, 76 procent, är från socialstyrelsens enkät 2018. Tappat med två procentenheter mot föregående år. Det är männen och åldersgruppen 65-79 år som har minskat mest. Socialstyrelses enkät är görs på vissa enheter inom hemvårdsförvaltningen, totalt 422 svar. Privat regi fick utfallet 62 procent 2018. Vår egen enkät (nedan) görs på alla enheter i kommunen, förutom Svalans dagverksamhet. I den har vi fantastiska resultat som mer stämmer med verkligheten när vi för en dialog med våra gäster. I vår egna enkät som vi hade i höstas fick vi följande resultat: Äldreboende: Seniorrestaurang Verksamhetsberättelse 2018 14

NKI för mat levererad till eget boende. [År] Utfallet är från 2018 genom måltidsservice och hemvårdsförvaltningens enkät i maj. Andelen som som tycker att maten smakar bra har ökat med en procentenhet mot föregående år, från 92 till 93 procent. Totalt svarade 132 personer på enkäten.. Andelen mat lagad från grunden [År] Utfallet för 2018 är 94,4 procent. 0,6 procentenheter mindre än föregående år, dock 0,4 procent över målet. Andel serveringssvinn vid matservering i äldreomsorgen Måltidsservice använder sig av en app inom äldreomsorgen för att registrera svinn. Dock möter vi ett visst motstånd från hemvården centralt som inte prioriterar frågan, dialog pågår. Fem verksamheter har kontinuerligt mätt tallrikssvinn och serveringssvinn sedan september. Resultaten presenteras nedan. Från september har det slängts 578 kg mat från serverade tallrikar (tallrikssvinn), vilket motsvarar 32,90 g per portion och 7 % om en snittportion väger 500 g. För äldreboende är utfallet cirka 256 kg mat från serverade tallrikar (tallrikssvinn), vilket motsvarar 28,47 g per portion och 6 %. För seniorrestauranger är Verksamhetsberättelse 2018 15

utfallet cirka 322 kg mat från serverade tallrikar (tallrikssvinn), vilket motsvarar 37,54 g per portion och 8 %. Från september har det slängts cirka 1,6 ton mat från serveringen (serveringssvinn), vilket motsvarar 91,66 g per portion (18 %). För äldreboende är utfallet cirka 700 kg mat från serveringen (serveringssvinn), vilket motsvarar 77,92 g per portion (16 %). För seniorrestauranger är utfallet cirka 909 kg mat från serveringen (serveringssvinn), vilket motsvarar 106,6 g per portion (21 %). Aktiviteter Projektet Guldkant. Måltidsservice Under 2018 har vi provat på att ha brunch med gott resultat. Fokus i år har varit att få en bättre dialog och samarbete mellan avdelningarna i hemvårdsförvaltningen och måltidsservice. Finns antydningar att Guldkanten kan uppfattas som vardag hos vissa kunder som tar dessa för givet. Verksamhetsberättelse 2018 16

3.4 Ekologiskt hållbar utveckling 3.4.1 Konkretiserat mål 13: I Halmstad ska alla ha en långsiktig tillgång till vatten av god kvalitet Aktiviteter Minska vattenförbrukningen i verksamheterna Måltidsservice För måltidsservice fortsätter arbetet enligt delårsbokslutet från september i år. Vi försöker få till att nyproducerade kök får vatten- och elmätare för att kunna mäta förbrukning och arbeta med dessa utfall. Kommuntransport För att minska vattenförbrukningen avseende fordonsverksamheten har upphandling gjorts av fordonstvätt med vattenåtervinning. Tvättanläggningen skall ha system för återvinning av förbrukat vatten. Minst 80% av vattnet skall återvinnas. 3.4.2 Konkretiserat mål 14: Mängden hälsofarliga kemikalier i barn och ungdomars vardag ska minska 3.4.2.1 Minskad miljöpåverkan från kemikalieanvändning på (År) Att säkerställa en minskad miljöpåverkan från kemikalieanvändningen är en process i flera steg. Första steget, att registrera alla kemikalier i ett gemensamt system för detta - ichemistry, är klart. Andra steget, att riskbedöma alla kemikalier pågår och i skrivande stund är vi klara med runt hälften. Tredje steget, att efter riskbedömningen ersätta kemikalier med högst miljöpåverkan pågår löpande efter genomförd riskbedömning och följs upp i vår miljöredovisning. Mätetal Utfall T3 2018 Målvärde Andel registrerade kemikaliska produkter i kemikaliehanteringsprogrammet 100% 100% Andel registrerade kemikaliska produkter i kemikaliehanteringsprogrammet Alla kemikalier inom FM- och måltidsservice, Kommuntransport samt IT-service är registrerade i Ichemistry. 3.4.3 Konkretiserat mål 15: Klimatpåverkan i Halmstad ska minska 3.4.3.1 Servicekontoret ska verka för ökad miljömedvetenhet och främja miljövänliga lösningar. De tjänster och produkter som tillhandahålls ska där så är möjligt bidra till en minskad klimatpåverkan Verksamhetsberättelse 2018 17

Måltidsservice Vi fortsätter arbeta med de rutiner som skapades under 2017. De har dokumenterats och utvecklats. Måltidsservice har även sett över hur vi kan spara på el. Rutin finns dokumenterad. Båda hållbarhetsfrågorna kommuniceras kontinuerligt med köken. Andelen vegetariska portioner som tillagas i grund- och gymnasieskola har sedan förra delårsbokslutet har ökat. FM-service Vi har cirka 40 45 medarbetare som kör bil dagligen. Eco-driving utbildning för 20 medarbetare för att öka kunskapen om miljövänlig körning genomfördes i november. Rutiner på kemförbrukning, avfallshantering finns på intranät och är känd i verksamheten. IT-service Fortsätter ett aktivt miljöarbete genom framförallt inköps- och återvinningshantering, strömsparfunktioer och minskade resor. Under året gör vi några extra insatser inom Eco-driving, smartare utskrifter och genomlysning av hur vi använder våra bilar. För att uppmuntra till och öka cyklandet deltog IT-service, och resten av förvaltningen i initiativet Cykelvänlig arbetsplats där vi fick pris som årets raket. Kommuntransport Arbetar aktivt med att öka den förnybara andelen bränsle i vår fordonsflotta. För att få effekt även på dieselsidan för vi dialog med verksamheter och leverantörer att gå över till det fossilfria dieselalternativet HVO100. Mätetal Utfall T3 2018 Målvärde Andel vegetariska portioner som tillagas i grund- och gymnasieskola 14% 12% Andel av de fordon under 3,5 ton som kommunen anskaffar som drivs med förnybara bränslen 69% 80% Andel förnybart bränsle tankat i fordon under 3,5 ton 41% 40% Andel vegetariska portioner som tillagas i grund- och gymnasieskola 14% av antalet portioner som serverades inom grund- och gymnasieskolan var vegetariska under 2018. Andel av de fordon under 3,5 ton som kommunen anskaffar som drivs med förnybara bränslen Andel av de fordon under 3,5 ton som kommunen anskaffar som drivs med förnybara bränslen når inte målet utan stannar på 69 % T2 Aktiviteter Verksamhetsberättelse 2018 18

Aktiviteter Utbilda och inspirera inom klimatsmart matlagning Måltidsservice För måltidsservice fortsätter arbetet enligt delårsbokslutet från september i år. Under hösten har vi uppmärksammat Världsvegetariska dagen och haft en vecka där fokus har varit att servera vegetarisk mat. Under den vegetariska veckan gjorde vi klimatberäkningar på matsedeln för att se vilka avtryck maten gjorde. Informationen gick till våra gäster som kunde ta ett aktivt val hur de ville äta och påverka sitt klimatfotspår. Vi har också handlat upp klimatmodulen till kostdatasystemet. Kommer att beräkna koldioxidekvivalenter med början under våren 2019. Förskolan har börjat gå över till en vegetarisk dag i veckan. Fastställa ny fordonspolicy Miljöredovisning samordnad varudistribution. Redovisa miljöstatus enligt miljödiplomering Förslag till ny fordonspolicy är efter remiss till samtliga förvaltningar och bolag beslutad av för fortsatt beredning och beslut i KF. Vi mäter kontinuerligt / var dag samtliga leveransfordons körsträckor, bränsleförbrukning samt förnybart innehåll. Statistiken bygger på den dagliga ruttoptimeringsberäkningen som ligger till grund för den aktuella dagens varuleveranser fördelat per fordon. Årets miljörevision gick galant med endast åtta förbättringsförslag på hela servicekontoret. I övrigt fick vi beröm för det breda engagemanget och de miljöförbättrande åtgärder som gjorts. 3.4.4 Konkretiserat mål 16: I Halmstad ska det vara lätt att vara miljövänlig Aktiviteter Verka för en utbyggnation av laddinfrastruktur för fordon Samarbetsforum för byggnation av infrastruktur är igång sedan 1½ år. Servicekontoret, HEM, teknik- och fritidsförvaltningen samt fastighetskontoret är deltagare. Dock saknas budget och effektiv styrning av laddinfrastruktursbeslut från centralt håll. Kommuntransport jobbar vidare med denna fråga. 3.5 Riktningar 3.5.1 Riktning 6: All kompetens behövs 3.5.1.1 Servicekontorets medarbetare ska uppleva att servicekontoret är en attraktiv arbetsplats Servicekontoret är en attraktiv arbetsplats när vi frågar och mäter bland våra medarbetare. Vi hade näst bäst resultat bland kommunens förvaltningar i medarbetarundersökningen i februari och arbetar hela tiden för att bibehålla det goda klimatet. Servicekontorets tvärgrupper för hälso- och arbetsmiljöfrågor respektive kompetensförsörjningsgruppen arbetar tillsammans med chefer och övriga medarbetare för att servicekontoret även fortsättningsvis ska vara en attraktiv arbetsplats. Verksamhetsberättelse 2018 19

Jämförelsen mellan målvärdet 4,8% sjukfrånvaro och utfallet 5,5% gör att målet för mätetalet inte uppnås men som helhet anser vi att målet om att upplevas som en attraktiv arbetsplats är uppnått. Servicekontoret har inte gjort någon fördjupad analys av orsakerna till de ökade sjuktalen i år men kan konstatera att även andra stora förvaltningar har högre sjukfrånvaro än tidigare. Mätetal Utfall T3 2018 Målvärde Total sjukfrånvarotid av ordinarie arbetstid (%) 5,5% 4,8% Total sjukfrånvarotid av ordinarie arbetstid (%) Målet har inte uppnåtts, för utförlig statistik se personalredovisningen nedan. Aktiviteter Utveckla arbetet med strategisk kompetensförsörjning Utveckla arbetet med hälsofrämjande, förebyggande och rehabiliterande aktiviteter Utveckla arbetet enligt ändringar i diskrimineringslagen: fortlöpande arbeta och dokumentera aktiva åtgärder Tvärgruppen för kompetensförsörjning erbjuder förvaltningsintroduktion två gånger per termin. Gruppen har också genomfört en workshop tillsammans med förvaltningens chefer. Den blir en del i underlaget för ett fortsatt arbete med strategisk kompetensförsörjning. Dels handlar det om utveckling av våra nuvarande medarbetare till exempel öka den digitala mognaden, dels handlar det om arbete med rekrytering. För måltidsservice fortsätter arbetet med projekt som validering av köksbiträden till kockar. Ett arbete, Med smak för kunskap, har statat upp tillsammans med organisationen Måltid Sverige. Höstlovets kockkollo föll väl ut med nöjda ungdomar. Bakning var på schemat. Tvärgruppen har bidragit i rehabilitering med stöd för chefer. Centrala hälsofrämjande medel har fördelats av gruppen. Hälsofrämjande föreläsning och deltagande aktiviteter har arrangerats av gruppen. Projektet "Steg1 Må bättre" är igång sedan i höstas, cirka 10 medarbetare med hög korttidsfrånvaro deltar i föreläsningar och aktiviteter och följs upp via hälsoprofilbedömningar. Programmet sträcker sig över ett och ett halvt år. I övrigt se avsnittet om hälsofrämjande aktiviteter i personalredovisningen. Mallar för det systematiska arbetsmiljöarbetet tar upp frågor om diskriminering. Resultatet har inte utvärderats ännu. 3.5.2 Riktning 7: Integration för framtidens Halmstads kommun Aktiviteter Språkpraktik Måltidsservice Måltidsservice har haft praktik, språkpraktik och insatser för personer med andra individuella sociala svagheter. Många praktikanter som kommer från Astars vuxenutbildning där de utbildar sig till köksbiträden och kockar har ofta behovet att praktisera det svenska språket. FM-service Har under hösten haft praktikanter från Kattegattsgymnasiet och prao-elever, 8:e klass, som gått bredvid vaktmästare, fastighetsskötare och grönytearbetare. Verksamhetsberättelse 2018 20

3.5.3 Riktning 8: Framtidens digitala Halmstad Aktiviteter Vi ska i första hand använda nya digitala möjligheter för att förenkla och effektivisera för både invånare och medarbetare Etablering av redundant serverhall Måltidsservice Arbetat mer med appar inom olika områden. Köken byter succesivt ut sina telefoner till smartphones. Måltidsservice är med i ett Vinnovaprojekt om 3D-skrift av mat för timbalkost (Timbalkost är mat för gäster som har tugg och sväljsvårigheter). Tillsammans med BUF håller vi på att utveckla en e-servicetjänst för att rapportera in specialkost. Vidare är ett arbete med hemvårdsförvaltningen/hemtjänsten i sin linda där kunderna ska kunna beställa sin enportionskost genom ett digitalt verktyg. Verktyget finns och säkerställs just nu (en del av vårt kostdatasystem). Planering av utbildning, pilot och lansering pågår. Måltidsservice verksamhetssystem är ute på RFI (Request for information) tills i januari. Måltidsservice arbetar för att skapa en digital vikariepärm under intranätet där all basinformation finns till vikarierna gällande rutiner och information om de olika köken som finns. Vikarier kan komma åt information genom ett digitalt verktyg oavsett plats. ichemstry finns nu som en app där medarbetarna kan se de olika kemikalierna som ska användas med tillhörande säkerhetsdatablad. FM-service Gått över till att endast använda digitala kanaler för information och möteskallelse till sin personal. IT-service Tillsammans med Socialförvaltningen har vi anställt Halmstads kommuns första digitala medarbetare - mjukvarurobboten Mathilda. Det är ett projekt där vi utnyttjar modern robotteknik - RPA och e-tjänster för att automatisera och effektivisera processer i Socialförvaltningens verksamhet. Flera andra initiativ pågår parallellt, till exempel leder IT-service införandet av Mina Meddelanden, där traditionell myndighetspost ersätts med digital. IT-service har under året bytt verksamhetssystem vilket redan lett till en effektivare dialog mellan IT-service och våra kunder. Halmstad direkt Flera e-tjänster har initierats och utvecklats både internt och extern under året. Robotteknik har införts för delar av Facebookhantering och vi ska fortsätta testet med chatfunktion för våra invånare. Kommuntransport Under året har ett nytt projekt startats för framtagning av ett s.k. bokslut för samordnad varudistribution. Här kommer vi att på ett lättöverskådligt sätt redovisa statistik och nyckeltal. Serverhallen är levererad och leveransgodkänd. Några saker återstår, till exempel en ramp samt lås & larm. För att hallen ska kunna tas i drift återstår även arbetet med redundant Internet och redundans mot Halmstads stadsnät AB. Driftsättning sker under första halvåret 2019. Verksamhetsberättelse 2018 21

Aktiviteter IT-service ska aktivt driva utvecklingsfrågor där det finns en framtida effektivisering/kommunnytta och/eller där utvecklingen i kommunen hämmas om ingen tar initiativet. Under året har IT-service tillsammans med Kommunledningsförvaltningen tagit initiativ till inspirationsseminarier och andra aktiviteter inom områden som IoT- internet of things samt AI - artificiell intelligens. IT-service har också tagit initiativ kring nya tekniska möjligheter som RPA - robotic process automation och Mina Meddelanden möjliggör. Ytterligare exempel är ITservice initiativ kring GDPR, som gett verktyg för kommunens GDPR-arbete, till exempel utbildningsplattform, kartläggningsverktyg, expertstöd och incidentrapporteringsverktyg. Verksamhetsberättelse 2018 22

4 Målredovisning - nämndens verksamhetsmål Verksamhetsberättelse 2018 23

5 Personalredovisning Tillsvidare- och visstidsanställda Tillsvidare Årsarbetare tillsvidare Visstid December 2017 visstid (%) December 2018 visstid (%) Könsfördelning - tillsvidareanställda Kvinnor Män Totalt December 2017 kvinnor (%) December 2018 kvinnor (%) FM-service 300 283 12 8 % 4 % Måltidsservice 245 219 9 3 % 4 % IT-service 55 55 1 2 % 2 % Halmstad direkt 37 37 1-3 % Kommuntransport 24 24 - - - Adm och övriga 13 13 - - - Totalt 674 631 23 5 % 3 % FM-service 184 116 300 64 % 61 % Måltidsservice 209 36 245 88 % 85 % IT-service 4 51 55 8 % 7 % Halmstad direkt 33 4 37 89 % 89 % Kommuntransport 2 22 24 9 % 8 % Adm och övriga 10 3 13 77 % 77 Totalt 442 232 674 68 % 66 % Könsfördelning - visstidsanställda Kvinnor Män Totalt December 2017 kvinnor (%) December 2018 kvinnor (%) Totalt 16 7 23 52 % 70 % Timavlönad personal Januari-December 2017 Januari-December 2018 Antal timmar Årsarbetare Antal timmar Årsarbetare Totalt 92 812 47 92 796 47 Genomsnittlig sysselsättningsgrad (tillsvidareanställda) December 2017 December 2018 Kvinnor Män Totalt Kvinnor Män Totalt Totalt 91 % 97 % 93 % 92 % 97 % 94 % Medelålder - tillsvidareanställda Enhet 2017 2018 Totalt 48 48 Åldersfördelning - tillsvidareanställda Enhet -25 26-35 36-45 46-55 56-60 61 62 63 64 65 65+ Summa Totalt 14 83 157 217 121 26 20 13 4 2 17 674 Verksamhetsberättelse 2018 24

Obligatorisk redovisning av sjukfrånvaron Januari-December 2017 (totalt, i %) Januari-Decemberi 2018 (totalt, i %) 1.Total sjukfrånvarotid i % av ordinarie arbetstid 5,0 % 5,5 % 2. Summa tid med långtidssjukfrånvaro (> 60 dagar) 46,1 % 50,0 % 3. Summa sjukfrånvarotid för kvinnor 5,6 % 6,1 % 4. Summa sjukfrånvarotid för män 3,8 % 4,5 % 5. Summa sjukfrånvarotid i åldersgruppen 29 år eller yngre 3,7 % 4,0 % 6. Summa sjukfrånvarotid i åldersgruppen 30-49 år 4,7 % 4,7 % 7. Summa sjukfrånvarotid i åldersgruppen 50 år eller äldre 5,4 % 6,4 % Sjukfrånvaron ökar men siffrorna är lägre än genomsnittet i Halmstads kommun utom för gruppen män. Genomsnittet för total sjukfrånvaro i kommunen är 6,6%. Det är svårt att sätta mål i verksamhetsplanen som beslutas i november eftersom siffrorna för helår inte redovisas förrän efter årsskiftet. Sammanfattande analys Antal tillsvidareanställda chefer fördelat per kön 2017 2018 Kvinnor Män Totalt Kvinnor Män Totalt Totalt 18 14 32 18 15 33 Antal visstidsanställda chefer fördelat per kön 2017 2018 Kvinnor Män Totalt Kvinnor Män Totalt Totalt 0 0 0 0 0 0 5.1 Kompetensförsörjning 5.1.1 Pensionsavgångar Pensionsavgångar per yrkesgrupp - tillsvidareanställda Yrkesfördelning 2018 2019 2020 2021 2022 Summa Andel Kökspersonal 3 5 8 7 15 38 16 % Städpersonal 1 2 5 13 6 27 9 % Totalt Antalet pensionsavgångar är inte tydligt kopplat till åldern 65 år. Dels förekommer avslut i samband med sjukersättning, dels väljer medarbetare förtida uttag eller att arbeta efter att de har fyllt 65. Ett längre och hållbart arbetsliv är en förutsättning i framtiden men olika faktorer påverkar. Det är till exempel intresse för arbetet, ekonomiska möjligheter och arbetsförmåga. Vi har inte möjlighet att redovisa alla yrkeskategorier, därför finns inga värden för totalt antal pensionsavgångar. Verksamhetsberättelse 2018 25

5.1.2 Bristyrken Bristyrken per yrkesgrupp - tillsvidareanställda Yrkesfördelning Kockar och köksmästare 45 Totalt 45 På samma sätt som 2017 har det gångna året inneburit svårigheter att rekrytera erfarna, utbildade kockar. För att möta behovet har arbetet med validering av köksbiträden påbörjats. Flera kommuner går ihop i ett samlat projekt. Finansiär: Europeiska Socialfonden (ESF) Projektägare: RISE, Måltid Sverige. Det utbildas fler Yrkesbedömare och handledare. Måltidsservice fortsätter arbetet med introduktionskök för nya vikarier med målet att alla ska komma in i arbetet snabbt och känna sig välkomna i organisationen. 5.1.3 Kompetens Vilka strategier har förvaltningen/bolaget för att säkerställa att rätt kompetens finns i verksamheten nu och inom 2-5 år? Strategier har inte formulerats men arbete pågår inom alla verksamheter. Med hjälp av beviljade medel från Omställningsfonden kommer bland annat insatser för att öka den digitala mognaden genomföras. Servicekontoret har påbörjat ett arbete med inventering av kompetenser men har svårigheter med dokumentationen av dessa på grund av att kommunen saknar kompetensförsörjningssystem. Arbete pågår med att formulera kravprofiler och chefsgruppen har haft en workshop om framtida kompetensbehov. Tvärgruppen för kompetensförsörjning har uppdraget att fortsätta skapa underlag för ledningsgruppens beslut om kompetensförsörjning. Antal Uppföljning och kort rapport kring analys digital kompetens 1-5 år Samtliga verksamheter behöver ökad digital kompetens, för vissa yrkesområden finns medarbetare som inte använder digitala verktyg medan andra har goda kunskaper men behöver spetskompetens för att komma ännu längre. Inom FM-service har satsningen på digital mognad startat. Målet är att rusta medarbetare för att ha tillräcklig kompetens för nuvarande och framtida uppdrag. Tester har påbörjats för att skapa ett utbildningsprogram. Som ett exempel har två vaktmästare har visat hur de samverkar utan att vara på samma plats, de filmades när de använde videosamtal för en enkel instruktion. Satsningen på digital mognad finansieras till stor del av Omställningsfonden, avtalet för Tidig Lokal Omställning, TLO. Verksamhetsberättelse 2018 26

5.1.4 Jämställdhets- och mångfaldsperspektivet Vilka strategier har förvaltningen/bolaget för att säkerställa jämställdhets- och mångfaldsperspektivet i planering, genomförande och uppföljning av verksamheten? Servicekontoret arbetar utifrån allas lika värde oavsett om det gäller internt för medarbetare eller i förhållande till våra kunder. Däremot har förvaltningen inte formulerat strategier. Respektive verksamhetschef har svarat på en enkät om nuläget i deras verksamhet vilket gör att det inför 2019 finns ett underlag att arbeta vidare med. Vi planerar också utbildningar inom området. Servicekontoret har två representanter i kommunens gemensamma nätverk för inkludering. 5.1.5 Ledarskap Hur arbetar förvaltningen med att utveckla chefer? Chefsgruppen inom servicekontoret utvidgas och var vid årsskiftet 33 personer. Två utvecklingsledare med ansvar att avlasta chefer och driva utveckling har anställts för att stärka organisationen. Vi har under 2018 haft träffar och utbildningar för chefer med tema chefers förutsättningar, med tema kundrelationer, kompetensförsörjning, arbetsrätt med mera. Utbildningen Utvecklande Ledarskap är obligatorisk. Det finns kommungemensamma utbildningar och lärplattformen iknow för utveckling av chefsskapet med kunskaper i arbetsrätt, konflikthantering, kränkande särbehandling med mera. I maj 2018 träffades chefsgruppen för workshops med temat chefers förutsättningar. Resultatet blev en planering av olika åtgärder, varav några genomfördes redan under 2018. Följande aktiviteter ingår: - Organisationsförbättringar, bland annat med stöd för att ge ett nära ledarskap. Aktiviteterna är bland andra utökning av antalet områdeschefer och arbetsledare, stöd för schemaregistrering och en tvärgrupp som samordnar kvalitetsarbetet i förvaltningen. Tvärgrupperna för hälsa/arbetsmiljö, kompetensförsörjning, säkerhet och miljö fortsätter sitt arbete för gemensamma rutiner. - Repetition av utbildningen Utvecklande Ledarskap med temat delegering och uppföljning. Syftet är att skapa ett medledarskap genom att chefer lämnar över ansvar för planering och genomförande av uppdrag. Utbildningen startade i december och fortsätter under våren 2019. Utbildningar för medarbetare ska ge ytterligare förutsättningar för ett tillitsbaserat ledarskap. - Processkartläggning av verksamhet och gemensamma rutiner. Cirka 15 medarbetare har gått utbildning för kartläggning och visualisering av processer. Övergripande ramar skapas av tvärgruppen för kvalitet, ett projekt som påbörjades i december och fortsätter 2019. - Förbättring av mötesteknik har påbörjats. - Ett arbete med översyn av samarbetsplaner och ett gemensamt huvudavtal har startat. Chefers upplevda situation Medarbetarundersökningen visade att 76% av de chefer som svarade (28 st) totalt sett upplever att de har rimliga förutsättningar. Verksamhetsberättelse 2018 27

Den fråga som har lägst värde och bör uppmärksammas handlar om regelbundna möten som handlar om resultat, utveckling och ekonomi. Vid ett stickprov till några chefen ges förklaringen att all information finns i ekonomisystemet. Informationen ges i olika omfattning vid chefsmöten, sällan i personliga möten med överordnad chef. Genomgången med ekonom är inte månadsvis som tidigare men den administrativa enheten är alltid tillgänglig och erbjuder enskilt möte med chefer i samband med delårs- och helårsredovisningar. Övriga frågor och svar på dem är: Tydliga befogenheter - 81%, av 28 chefer svarar 20 positivt. Möten om resurser och organisatoriska förutsättningar - 73%, fler än i frågan om ekonomi. Stöd i administrativa uppgifter - 74%. Det är en fråga som ofta diskuteras negativt. Värdet är trots det godkänt och förklaringar till det kan vara den support som ges via HR-service, via ekonomer och administratörer, via kollegor och närmaste chef. Nästa fråga - stöd från kollegor - bekräftar ovanstående. 84% har svarat positivt. Den sista frågan handlar om stödet för att motverka psykisk ohälsa. Det är aktuellt, chefer som har svårt att säga nej och har höga krav på sig själva ligger i riskzonen för utmattning. Svaret är att 74% inte upplever den risken men det innebär tyvärr att några känner att stödet brister. Ett komplement till chefens stöd är företagshälsan som erbjuder ett möte utan chefens vetskap och fler träffar om chefen beställer det. Coaching finns i olika former, även en del av kostnader för några besök hos psykolog. 5.1.6 Motivation, ledarskap och styrning (HME) Analys av resultat HME Värdet för Hållbart Medarbetar Engagemang mäts i medarbetarundersökningar, den senaste genomfördes i februari 2018. Värdet mättes för hela kommunen 2016 och 2013 samt i en egen undersökning för servicekontoret 2015. Mätvärdet har höga siffror i alla mätningar 2013-2018, bland de högsta i Halmstads kommun. 2013 var utfallet 81, rekordhöga 84 blev det 2015, värdet var 80 i undersökningen 2016 och 2018 hade servicekontoret HME-index 82. Värdet för Halmstads kommun var 80 och i jämförbara organisationer är resultatet 79. enps I medarbetarundersökningen svarar deltagarna på frågan om de rekommenderar sin arbetsplats till andra. Måttet enps bygger på att negativa svar - de benämns kritiker - räknas som minus och helt positiva - ambassadörer - räknas som plus. I nivåerna 0-10 räknas svar 7 och 8 bort. Resultatet blir ett procenttal mellan minus 100 och plus 100. Noll betraktas som ett godkänt svar, svaret för Halmstads kommun är +9 och servicekontorets svar är +6. Eftersom medarbetarundersökningen genomfördes i februari 2018, ett år efter en stor omorganisation, hade vi inte så höga förväntningar på måttet enps. Sammanslagningen av städverksamheten och cirka Verksamhetsberättelse 2018 28

80 vaktmästare, fastighetsskötare respektive trädgårdsarbetare innebar kulturkrockar och många frågor så vi är positivt överraskade. Bland orsakerna till att rekommendera arbetsplatsen är arbetsklimatet och arbetsuppgifterna viktigast men samma faktorer har även kritiker. Den fysiska arbetsmiljön, ledarskapet och mål och visioner har en övervägande del kritiker och svaret "annat" har fått allra lägst värde. Hur vi arbetar tillsammans Samarbetet mellan förvaltningar i Halmstads kommun varierar och servicekontoret har beröringspunkter med alla. Kommunens resultat i den frågan är på en alarmerande nivå, 56%. Servicekontorets medarbetare är nöjda och fick 72% positiva svar i undersökningen. Frågan om samarbete inom förvaltningen har också ett lågt värde för hela kommunen (67%) medan 75% av servicekontorets medarbetare svarade positivt. 5.2 Sjukfrånvaro Antal sjukdagar per yrkesgrupp tillsvidareanställd personal Yrkesgrupp 2016 2017 2018 Sjukfrånvaro (sjukdagar i snitt per tillsvidareanställd) Totalt Januari-December 2017 Januari-December 2018 Kvinnor Män Totalt Kvinnor Män Totalt Sjukfrånvarointervall - tillsvidareanställd personal Andel sjukdagar (%) Totalt Januari-December 2017 Januari-December 2018 1 2-14 15-90 91-180 181-9999 1 2-14 15-90 91-180 181-9999 5.3 Hälsofrämjande och förebyggande insatser Inom ordinarie budget Tvärgruppen för hälsa och arbetsmiljö har skapat mallar för skyddsronder till alla verksamheter och inventerat chefers behov av arbetsmiljöutbildning. 2018 har frågor utifrån föreskriften Organisatorisk och social arbetsmiljö samt Diskrimineringslagen tillkommit. Organisationsförbättringar har genomförts, bland annat för att skapa bättre förutsättningar för chefer. Ett exempel är FM-service satsning på teamledare i verksamheterna. Det skapar ett nära ledarskap och avlastar områdescheferna. Satsningen på digital mognad har startat med en inspirerande film och lekfulla övningar för två testgrupper. Med hjälp av digitala verktyg kan kommunikation och information underlättas. För de som inte använder verktygen privat kan satsningen även bidra till en hälsofrämjande självständighet med möjlighet att genomföra bankärenden, kommunicera med myndigheter med mera. Verksamhetsberättelse 2018 29

Sex representanter har avsatt 10-20 procent av arbetstiden. De har arbetat med hälsofrämjande och förebyggande insatser som planering av inspirerande träningsaktiviteter och arbetet med programmet för korttidsfrånvaro Steg 1 Må bättre. En stor del av medarbetarna har erbjudits aktiviteter via en hälsoportal, andra medarbetare har möjlighet att träna på arbetstid. Även fruktkorg finns i någon verksamhet. Med centrala medel Tvärgruppen har gett med ekonomiskt stöd i medarbetares återgång efter sjukdom. Vikarier har arbetat parallellt med medarbetaren för att minska risken för nya sjukfall. Även andra särskilda insatser har finansierats för anpassning i en övergång till nya arbetsuppgifter. En hälsofrämjande föreläsning och deltagande i cykelaktivieteten Spin of Hope, padelträning samt Blodomloppet har delfinansierats av hälsofrämjande medel. Företagshälsovårdens delaktighet i det hälsofrämjande arbetet Företagshälsovården har genomfört hälsoprofiler, både som en del i programmet Steg1 Må bättre och i satsningar inom verksamheterna. Utredningar i rehabiliteringsärenden används för anpassningar och arbetsbyten som främjar långsiktig hälsa. Individuella stödinsatser och arbetsplatsbesök, utbildningar och gruppaktiviteter. Tillsammans med tvärgruppen för hälsa och arbetsmijö har programmet för medarbetare med många korta sjukfall planerats och startat upp. I programmet, Steg1 Må bättre, ger företagshälsovården och arbetsgivaren information och vägledning för att stimulera deltagarnas ansvar för sin egen hälsa. 5.4 Organisatorisk och social arbetsmiljö Hur har förvaltningen/bolaget arbetat med att implementera föreskriften i verksamheterna? Alla verksamheter inom servicekontoret har påbörjat eller genomfört organisationsförändringar under året. Förändringarna innebär bland annat att ett nära ledarskap prioriteras, antingen med arbetsledare eller med en utökning av antalet chefstjänster i takt med att verksamheten utvidgas. Chefers förutsättningar har analyserats i workshop under våren och åtgärder genomförs successivt. Det administrativa stödet har stärkts, bland annat med anledning av digital vikariehantering och HR-service schemaregistrering. Skyddsrondsmallarna för 2018 har 11 frågor knutna till föreskriften. 5.5 Arbetsskador Arbetsskador Typ av arbetsskada Antal 2016 Antal 2017 Antal 2018 Olycksfall 28 40 32 Verksamhetsberättelse 2018 30

Typ av arbetsskada Antal 2016 Antal 2017 Antal 2018 Färdolycksfall 7 10 5 Sjukdom 1 0 0 Totalt 36 50 37 Antalet arbetsskador är fler än 2016 men färre än förra året. 2017 ökade antalet i takt med att incidentrapporteringssystemet KIA blev känt. Vi uppmuntrar registrering av ärenden, händelser som inte kommer till chefens kännedom är enbart negativa. Genom att lyfta fram orsaker till arbetsskador kan åtgärder sättas in för att minska risken för andra medarbetare. Tillbud, det vi beskriver med ordet "oj", är motsatsen till "aj", en skada. Riskobservation är när medarbetare ser att något i arbetsmiljön kan vara farligt men inte drabbas själva. Antalet registreringar av det som inte är skador är litet. Förvaltningen behöver fortsätta uppmuntra rapporteringen även när det inte har lett till skada. Verksamhetsberättelse 2018 31

5.6 Årlig uppföljning av det systematiska arbetsmiljöarbetet Resultat av uppföljningen (sammanfattning) Det systematiska arbetsmiljöarbetet fungerar bra i förvaltningen, även brandskyddsarbetet som varit eftersatt tidigare. Några punkter behöver mer informationsinsatser, till exempel att roller och ansvarsområden finns tillgängliga på vårt intranät. 5.7 Sammanfattande analys Antalet anställda har återigen ökat, månadsanställda vikarier/vistid och tillsvidareanställda är sammanlagt 697 personer. Ökningen kan förklaras av kommunens tillväxt. Könsfördelningen har ytterligare jämnats ut till 34% män och 66 % kvinnor vilket är nära gränsen för jämn fördelning (40-60). Både FM-service och måltidsservice har anställt fler män. Den genomsnittliga sysselsättningsgraden har, liksom tidigare år, ökat med en procentenhet från 93 till 94%. Färre anställningar är på deltid. Sjukfrånvaron ökar men är på en lägre nivå än kommunens genomsnitt. Det är svårt att sätta mål för sjukfrånvaro, statistik saknas när verksamhetsplanen görs. Därför blev målsättningen 4,8% för 2018 svår att nå och resultatet 5,5% ett rimligt utfall vid jämförelse med kommunen i övrigt. Förvaltningens tvärgrupper för hälsa och arbetsmiljö respektive kompetens har bland annat arbetat med chefsutveckling, introduktion, minskad sjukfrånvaro och mallar i det systematiska arbetsmiljöarbetet. En nyhet är programmet Steg1 Må bättre som riktar sig till medarbetare med hög korttidsfrånvaro. Planering för kompetensprojekt har under 2018 startat i flera verksamheter. Målet med satsningarna är att medarbetare ska rustas inför framtidens krav, till exempel att använda digitala verktyg. Finansieringen görs delvis via bidrag från Omställningsfonden. Organisationsförbättringar har pågått och pågår i alla verksamheter, bland annat för att öka det närvarande ledarskapet. I februari 2018 genomfördes en medarbetarundersökning med goda resultat för servicekontoret, bland de mest positiva i Halmstads kommun. Resultatet för nyckeltalet enps - i vilken utsträckning medarbetarna rekommenderar arbetsplatsen blev lägre än vid förra mätningen. Glädjande nog är resultatet bra, +6, trots en turbulent tid med städservice utökning och omvandling till FM-service under 2017. Verksamhetsberättelse 2018 32

6 Ekonomisk redovisning Verksamhetsberättelse 2018 33

Verksamhet 200 Servicekontoret Driftredovisning Utfall årsresultat Årets resultat ligger på -25 527 tkr jämfört med föregående års -21 943 tkr. Såväl verksamhetens intäkter som kostnader har ökats. Förändringen beror främst på att 2018 var ett valår. Utfall budgetavvikelse Verksamhetsberättelse 2018 34

En avvikelse på +1 574 tkr för verksamhet 200. Halmstad direkt gör ett överskott på +1 698 tkr. Främst pga senarelagda rekryteringar och verksamhetsprojekt (chat, e-tjänster, Artvise-integration) Valnämnden gör ett resultat på + 7 tkr. Övriga verksamheter på verksamhet 200 gör gemensamt underskott på ca 131 tkr. Prognos förändring mot föregående prognos Ingen större förändring jämfört med föregående prognos Investeringsredovisning Utfall årets nettoinvesteringar Årets investeringsnetto är 0, vilket är samma som föregående år.2 500 tkr av investeringsutrymmet är avsett för oförutsedda investeringsbehov vid verksamhet med sluten redovisning. Utfall budgetavvikelse En avvikelse på 2 500 tkr pga då några oförutsedda investeringsbehov inte var aktuella 2018. Prognos förändring mot föregående prognos Ingen förändring jämfört med föregående prognos Verksamhetsberättelse 2018 35

Verksamhet 202 FM- och måltidsservice Driftredovisning Utfall årsresultat Årets resultat uppgår till -16 392 tkr att jämföra med förra årets resultat på 663 tkr. FM-service har inte fått täckning för ökade lönekostnader (tre nya områdeschefer, biträdande Verksamhetsberättelse 2018 36

verksamhetschef, utvecklingsledare, teamledare, planerare på grönyta och lönerevision vaktmästare). Det negativa resultatet påverkas ytterligare då verksamheten har satsat på kompetensutveckling, lokaler för servicemedarbetare och utveckling av system. Kostnaderna har ökat ytterligare för administration och fakturering gällande fastighetsskötsel som övertogs vid årsskiftet. Fakturor för snöröjning, skadegörelse samt fastighetsskötsel har överstigit budget markant eftersom att vi har fått rätt ersättning från fastighetskontoret. Kostnader tillkommer utöver effektiviseringskrav enligt KÖP1. FM-service har även fått ökad personalkostnad pga valarbete. Måltidsservice har haft höga lönekostnader pga hög sjukfrånvaro i februari och mars, oförutsedda lönekostnader januari och februari, höga utbildningskostnader i början på året samt kostnader för uppstarten av Slottsparkens ÄB och Stadsbibliotekets café. Livsmedelskostnaderna har också blivit högre, dels pga uppstarterna Måltidsservice har haft i början på året och dels pga sommarens torka. Måltidsservice har även haft högre kostnader för uppstarter av nya förskolor och skolor. Utfall budgetavvikelse Kostnader och intäkter för sophantering fanns ej med i budgeten 2018. Prissänkningar enligt KÖP1 samt omorganisationen påvisar en budgetavvikelse på 7 300 tkr. Verksamhetssatsning på kompetensoch systemutveckling. Kostnaderna för lokaler, snöröjning, skadegörelse samt material för fastighetsskötsel har överstigit budget markant. FM-service har fått ökad personalkostnad pga. valarbete. Måltidsservice har haft högre kostnader för uppstarter av nya förskolor och skolor. Högre lönekostnader än budgeterat beror hög sjukfrånvaro under våren. Oförutsedda lönekostnader och höga utbildningskostnader. Vi ser också att råvarupriserna har ökat pga sommarens torka. Prognos förändring mot föregående prognos Förändringen mot föregående prognos beror till största del på ökade materialkostnader för fastighetsskötsel. Prognosförändringen påverkas ytterligare av systemutveckling, ökade lokalkostnader samt personalkostnader för valarbete. Måltidsservice förändring beror bla på utökning av skolor och förskolor, vilket medför att personalkostnader, intäkter och hyror ökar. Detta medför även en ökning av livsmedelskostnaderna. Investeringsredovisning Utfall årets nettoinvesteringar 201712: -1 525 tkr 201812: -1 463 tkr Investeringar görs efter behov och avvikelser från föregående år kan förekomma. Utfall budgetavvikelse En avvikelse på 760 tkr jämfört med budget beror på att Måltidsservice kostnader per uppstart ej har uppnått ett prisbasbelopp 2018. Prognos förändring mot föregående prognos En avvikelse på 760 tkr jämfört med föregående ekonomiska rapport beror på att Måltidsservice kostnader per uppstart ej har uppnått ett prisbasbelopp 2018. Verksamhetsberättelse 2018 37

Verksamhet 203 IT-service Driftredovisning Utfall årsresultat Årets resultat uppgår till 2 154 tkr jämfört med förra årets 176 tkr vilket främst beror på kostnader för supportavtal och plattform av hantering av mobila enheter som vi tidigare tagit i slutet av året nu flyttas till nästa år. Verksamhetsberättelse 2018 38

Utfall budgetavvikelse Avvikelse mot ramen uppgår till 2 154 tkr vilket beror på kostnader för supportavtal och plattform av hantering av mobila enheter som vi tidigare tagit i slutet av året nu flyttas till nästa år. Prognos förändring mot föregående prognos Prognosförändring jämfört med föregående prognos uppgår till 2 154 tkr beroende framför allt på att de kostnader avseende supportavtal och plattform av hantering av mobila enheter som flyttats till nästa år blev högre än förväntat. Investeringsredovisning Utfall årets nettoinvesteringar Projekt Projekt (T) Belopp(tkr) 6400 Datorutrustning 16 953 6401 IT- och verksamhetsutveckling 4 713 6405 Servrar, kommunikation, lagring 15 466 6406 BUF investeringsmedel (1 1) 8 419 6500 MFP, skrivare 1 600 47 151 Periodens investeringsnetto uppgår till 47 151 tkr att jämföra med fjolårets 23 243 tkr. Skillnaden mellan åren förklaras framför allt av investeringar i redundant serverhall och satsningar på digitala verktyg i skolan. Utfall budgetavvikelse Avvikelse mot ramen uppgår till 3 918 tkr vilket främst förklaras av försenade leveranser av datorer. Prognos förändring mot föregående prognos Avvikelse mot ramen jämfört med föregående prognos uppgår till 3 918 tkr vilket främst förklaras av försenade leveranser av datorer. Verksamhetsberättelse 2018 39

Verksamhet 204 Kommuntransport Driftredovisning Utfall årsresultat Periodens resultat är -212 tkr jämfört med -710 tkr motsvarande period föregående år framförallt beroende på verkstadens omställning. Utfall budgetavvikelse Verkstaden håller på att ställas om till en serviceenhet och service / reparationer kommer succesivt att läggas över på våra fordonsleverantörer. Verksamhetsberättelse 2018 40

Prognos förändring mot föregående prognos Verkstaden håller på att ställas om till en serviceenhet och service / reparationer kommer succesivt att läggas över på våra fordonsleverantörer. Investeringsredovisning Utfall årets nettoinvesteringar Periodens investeringsnetto är -8 608 tkr jämfört med -14 545 tkr föregående år. Fordonsslag Fordonsnamn Belopp(tkr) Buss 2 st Buss 1 630 2 st Lackering 78 Summa Buss 1 708 Lätt lastbil 5 st Ford Transit 1 880 2 st ISUZU D-Max 598 Summa Lätt lastbil 2 478 Arbetsmaskiner 2 st Jung Heinrich Truck 493 1 st Linde Truck 51 2 st Grävmaskin 3 421 2 st Gräsklippare 1 132 1 st Skotare 1 465 1 st Bilpoolsskåp 59 Summa Arbetsmaskiner 6 621 Total Summa 10 807 Utfall budgetavvikelse Verksamhet 204 begär att få ombudgeterade medel tillgodo med 4 miljoner kronor som avser beställda men ej levererade fordon. Prognos förändring mot föregående prognos Anledning till förändring beror på att vi har upphandlat och beställt fordon som ännu ej är levererade. En annan anledning är att de investeringsmedel som var avsatta till förskolebussar inte behövde användas fullt ut då vi köpte begagnade bussar. Verksamhetsberättelse 2018 41

Verksamhetsberättelse 2018 42

7 Nyckeltal (jämförelse mot helårsutfall) Nyckeltal Utfall 2018 Utfall 2017 Utfall 2016 Produktivitet Städ (avverkningsgrad m²/tim) Avverkningsgrad minskar pga.3 st paviljong grundskolor som öppnades augusti 2018. Paviljonger är trånga och svårstädade pga. mycket möbler och mattor, vilket minimerar möjligheten till maskinell städning. Produktivitet måltid (antal portioner per dag / årsarbetare) Alla måltider finns nu med i underlaget, frukost, lunch och mellanmål för alla affärsområden. Har inte den senaste uppgiften för antalet helårsanställda. Har beräknat på föregående siffra som är 219 stycken. Statistiken har säkerställts under hösten. 258,3 267,1 316,3 114 81 113 Produktivitet Kommuntransport (beläggningsgrad på åkeriverksamheten) Beläggningsgraden har ökat från 88% till 89% Produktivitet Kommuntransport (beläggningsgrad verkstad) IT: Andel felanmälningar som stängs (avhjälps) vid första kontakten (%) Antalet ärenden som avhjälps vid första samtalet är relativt stabilt. På grund av införandet av ett nytt verksamhetssystem anpassar vi sättet som detta värde räknas fram till det sätt som är standard i verksamhetssystemet, därav förändringen. På sikt kommer enklare ärenden som kan lösas direkt gradvis att minska då de löses mer och mer genom självservice och automatisering. IT: % av tid tillgänglig hemsida (www.halmstad.se) Denna period har vi nått vårt målvärde. IT: Andel ärenden som avhjälps via självservice Andelen består främst i att IT-service egen personal använder självservice som ett arbetsverktyg.under kommande år byter vi självserviceplattform och bygger om våra självservicetjänster. Under denna tid kan resultatet påverkas negativt. %-andel matsvinn per portion som slängs från tallrik i grund- och gymnasieskolor (snitt för hela verksamheten) Tallrikssvinnet hamnade på 4,3% för 2018. I gram blir det ca 12,63 gr per portion om en portion är 400gr. 89% 89% 90% 81 % 68 % 70 % 50 % 53 % 67 % 100 % 99,98 % 99,87 % 13% 8% 2% 4% 6% 6,2% Verksamhetsberättelse 2018 46

Nyckeltal Utfall 2018 Utfall 2017 Utfall 2016 Andel individuella utvecklingsplaner Mätvärdet visar att 79% av de som svarat (i medarbetarundersökningen) har uppfattat att de har en individuell utvecklingsplan. Alla chefer håller samtal enligt mallen med avslutningen "vägen framåt". På blanketten finns också förklaringen att det är en individuell utvecklingsplan. Vi har inte funnit någon förklaring till skillnaden i uppfattning om det finns planer eller inte. Det kan till exempel vara ett otydligt begrepp trots förklaringen på blanketten, det skulle också kunna vara att förväntningarna på en plan är högre än det som kom fram i medarbetarsamtalet. Korttidsfrånvaro i % av ordinarie arbetstimmar, statistik kan inte tas fram 2018. Korttidsfrånvaro i % av ordinarie arbetstimmar, statistik kan inte tas fram 2018. Andel ekologiskt producerade livsmedel På tre kvartal är snittet 39,07% gällande inköp av ekologiska råvaror för hela måltidsservice. Fjärde kvartalets siffror kommer under januari månad. För BUFs verksamheter som har en beställning på 42-43% blev utfallet 43,70%. För hemvårdsförvaltningen verksamheter blev utfallet 33,49%. UAF blev utfallet 34,65%. För MSC-märkt fisk är utfallet 85,99% för kvartal 1till kvartal 3. Vi har ökat vår andel ekologiska råvaror som är politiskt mål i KF. Sommarens torka kan innebära att det blir svårt att fortsätta att öka den ekologiska andelen, då tillgång minskar och priserna ökar kraftigt. 79% 79% 79% 1,9 1,9 39% 38% 32% Antal placeringar i arbetsmarknadsåtgärder 69 58 Samordningsgrad för samordnad varudistribution Samordningsgrad Huvudflöde Samordningsgrad Specialflöde Samordningsgrad Totalt 77,77 % 28,19 % 71,7 % 72% 71% 66% Genomsnittlig total kostnad per grundskoleportion Den svaga svenska kronan och sommarens torka kommer sannolikt att leda till höjda priser under hösten och kommande år. Andel svenskt producerat kött På tre kvartal är utfallet 83% gällande inköp av svenskt kött för måltidsservice. Fjärde kvartalets siffror kommer under januari månad. 34,5 34,5 33,8 83% 85% Genomsnittskostnad per mil för fordon mindre än 3,5 ton Genomsnittskostnaden är 41,20 kr per mil för fordon < 3,5 ton Värdet redovisas tertialvis i efterskott 41,2 41,5 41,4 Verksamhetsberättelse 2018 47

Nyckeltal Utfall 2018 Utfall 2017 Utfall 2016 Personalomsättning FM-service Statistiken tas inte fram i Halmstads kommun. Personalomsättning Måltidsservice Statistiken tas inte fram i Halmstads kommun. Personalomsättning IT-service Mäter manuellt. Tre medarbetare av 53 tillsvidareanställda avslutade sina tjänster under 2018, vilket vi ser som normal personalomsättning. Saknas definition så siffran kan inte beräknas. Personalomsättning Kommuntransport Statistiken tas inte fram i Halmstads kommun. Personalomsättning Halmstad direkt Statistiken tas inte fram i Halmstads kommun. Andel av de fordon under 3,5 ton som Servicekontoret anskaffar som drivs med förnybara bränslen Andel nyanskaffade fordon som drivs med förnybara bränslen är 69,2 per T2 69% 61% 66% Andel förnybart bränsle tankat i Servicekontorets fordon under 3,5 ton Andel tankat förnybart innehåll i servicekontorets fordon är 41 % Värdet redovisas tertialvis i efterskott 41% 38% 34% Verksamhetsberättelse 2018 48

8 Väsentliga händelser Väsentliga händelser för förvaltningen beskrivs i inledningen av verksamhetsberättelsen. Verksamhetsberättelse 2018 49

9 Internkontroll 9.1 Verksamhet 9.1.1 Uppföljning av servicegrad, kostnad och kvalitet av levererade produkter/tjänster Kontrollmoment Halmstad direkt Vi mäter invånarnöjdhet via Brilliant och handläggarenkät till specialistgrupper på förvaltningarna. Mäts i november och resultaten är fortsatt bra. Mätningar görs även inom ramen för SKL:s årliga mätning "Kommunens kvalitet i korthet (KKIK)". För bägge mätningarna är resultaten goda, förutom måttet tillgänglighet. Kommuntransport Vi kollar löpande kundnöjdheten bland annat i samband med kontakt med verkstaden och vid beställning av fordon. Överlag är kunderna nöjda. Det finns ett visst missnöje med långa leveranstider på specialfordon. Bonus malus gör att vi kan förvänta oss ännu längre leveranstider för fordon med fossilfria bränslen. Efterfrågan har ökat för denna kategori vilket är glädjande men skapar leveransproblem hos våra leverantörer. Uppföljning av servicegrad, kostnad och kvalitet av levererade produkter/tjänster IT-service IT-service fortsätter att ha en bra dialog med våra kunder och de allra flesta är väldigt nöjda. Kundupplevelsen fångar vi framförallt upp genom den nära dialog vi har med våra kunder, där vi kan lyfta fram kundmottagning, kundansvariga, first line (telefonsupport) och på-platsen-tekniker ute i kommunens verksamheter. Vi deltar även i en rad projekt och mötesplatser, där de viktigaste är kommunens IT-råd och Digitaliseringsråd. Vi mäter fortsatt NKI, där vi även fångar upp positiv och negativ kritik, och förbättringsförslag FM-service Andel mycket nöjda kunder på fastighetsskötsel (från ärendehanteringssystemet DeDu) har ökat till 77%. En ökning med 1 procentenhet i jämförelse med år 2017. Det missnöje som finns beror främst på att kunderna inte är nöjda med återkopplingen på sina ärenden. Måltidsservice Andel nöjda kunder för mat levererad till eget boende = 93% Andel nöjda (mat)-kunder inom äldreboende = 76 % Andel nöjda kunder grundskola och gymnasieskola = 75 % Verksamhetsberättelse 2018 50

9.1.2 Inventering av stöldbegärligt material/gods ske enligt rutin Kontrollmoment Att inventering finns och är uppdaterad En inventering finns löpande i IT-service verksamhetssystem. IT-service har inga fasta lager av varor. Kontrollinventeringar görs regelbundet, framförallt inför bokslut. 9.1.3 Säkerställa att vi begärt utdrag ur belastningsregistret på den personal som vistas i skolans/barnomsorgens lokaler och att säkerhetsklassning görs på relevant personal. Kontrollmoment Säkerställa att vi begärt utdrag ur belastningsregistret på den personal som vistas i skolans/barnomsorgens lokaler och att säkerhetsklassning gör på relevant personal Samtliga enheter begär utdrag från belastningsregistret vid nyrekrytering av personal som vistas i skolans/barnomsorgens lokaler. Barn- och ungdomsförvaltningen har genomfört stickprovskontroll av utdrag ur belastningsregistret för servicekontorets personal. 9.2 Styrning 9.2.1 Bedrivs verksamheten enligt den av servicenämnden fastställda verksamhetsplanen Kontrollmoment Agerar verksamheterna enligt nämndens fastställda mål? Uppföljning sker via måluppfyllelse av verksamhetsplanen. Totalt 8 st verksamhetsmål. varav 7 st är uppnådda. Måluppfyllnaden = 88 % Utav 15 st mätetal var 9 st uppnådda (60 %) 9.2.2 Att delegationsordning för servicenämnden följs Kontrollmoment Att rätt person utför uppgift enligt delegationsordningen och att anmälan sker enligt delegation Dokumenterad rutinbeskrivning finns i beslutad delegationsordning. De delegationsärenden som enligt delegationsordningen ska anmälas till nästkommande nämnd har också anmälts till nämnden. 9.2.3 Dokumentation av genomförda direktupphandlingar saknas (gemensam för kommunkoncernen) Kontrollmoment Verksamhetsberättelse 2018 51

Kontrollmoment Kontroll av verksamhetens rutin för uppföljning av genomförda direktupphandli ngar Visma direktupphandlingsverktyg ska användas för att genomföra direktupphandlingarna över 100 000 kr. Stickprov av fem genomförda direktupphandlingar över 100 000 kr har gjorts. Resultatet av kontrollen: 4 av 5 upphandlingar är registrerade i upphandlingssystemet. Vilket innebär en avvikelse då samtliga direktupphandlingar över 100 000 kr ska göras i direktupphandlingsverktyget Samtliga upphandlingar är diarieförda Dokumentation finns och följer kommunens tillämpningsanvisningar Följande upphandlingar har granskats: 9.3 Ekonomi 9.3.1 Kontroll av syfte och deltagare vid representation Kontrollmoment Verksamhetsberättelse 2018 52

Kontrollmoment När man konterar på representationskontot får man en påminnelse i Agresso om att man skall ange syfte och deltagare för representationen. Vid stickprov har enstaka avvikelser noterats. Syftet framgår i samtliga fall medan deltagarna på deltagarna inte alltid framgår. Det framgår dock i samtliga fall vilken avdelning /grupp som har deltagit. Kostnaden för representation för hela Servicekontoret uppgår till 267 kr/anställd. Vi har kontrollerat följande verifikationer: Representation 9.3.2 Kontroll av att reglerna för kontantkassor efterlevs Kontrollmoment Kontantkassor Kontinuerlig kontroll av att redovisningen sköts och skickas in i tid. Om redovisning ej skickas in i tid tas kontakt med kassaansvarig. Omedelbar återkoppling till kassaansvarig vid brister 9.4 Lagar, riktlinjer och planer 9.4.1 Att kommunens policys och riktlinjer följs Kontrollmoment Verksamhetsberättelse 2018 53