Protokoll 1 (22) Plats och tid Dunkerska salen kl. 15.00 17.20 ande Tomas Tigerschiöld (MP), Ordförande Rickard Johansson (SÖS) Fredrik Schlyter (M) Bo Andersson (C), 49 Olof Blennhede (L) Hanna Skånberg (S) Anders Yngve (S) Göran Persson (M) Tjänstgörande ersättare Jonas Ralving (L), 49-50, ersättare för Vakant (M) 49-50 Jan Persson (S), ersättare för Andreas Persson (S) Margaretha Kroon (S), ersättare för Martin Andersson (SD) Sten Andersson (M), ersättare för Bo Andersson (C) 50-64 Ersättare Övriga Erik Lidberg, Förvaltningschef, Serviceförvaltningen Eva-Lena Sanderberg, Bitr. förvaltningschef, Serviceförvaltningen Camilla Lippe, Nämndsekreterare, Serviceförvaltningen Henrik Alkevall, Fastighetschef, Serviceförvaltningen Kristian Silverberg, Upphandlingschef, Serviceförvaltningen Stefan Andersson, IT-chef, Serviceförvaltningen Marie Holst Nilsson, Avdelningschef, Lokalvårdsavdelningen, 49-50 Ann-Louise Luttrén, Avdelningschef, Serviceförvaltningen, 49-50 Justeringens plats och tid Henry Dunkersgata 1, 7 juni 2018 Paragrafer 49-64 Sekreterare Ordförande Camilla Lippe Tomas Tigerschiöld (MP) Justerare Olof Blennhede (L) Jan Persson (S)
Protokoll 2 (22) ANSLAG/BEVIS Protokollet är justerat. Justeringen har tillkännagivits genom anslag. ande organ Datum då anslaget sätts upp 2018-06-11 Datum då anslaget tas ned 2018-07-02 Förvaringsplats Underskrift Serviceförvaltningen Camilla Lippe
Protokoll 3 (22) Innehåll Ärende Sida 49 Mötets öppnande, upprop, val av justerare och tid för justering samt förändring i dagordningen...4 50 Info från verksamheterna...5 51 Info - Budget i balans 2018 - Måltidsservice...6 52 Lokalförsörjningsplan 2019-2023...7 53 Redovisning av delegationsbeslut...8 54 Rapport - Representation, kurser och konferenser...10 55 Granskning - Detaljplan för Malörten 1 m.fl....11 56 Samråd - Södra Gränstorp...12 57 Remiss - Handlingsplan för att minska spridningen av mikroplaster i Trelleborgs kommun...13 58 Rapport - Periodbokslut...15 59 Rapport - pågående investeringsprojekt...16 60 Budget 2019...17 61 Hyressättning när anläggningar inte fungerar fullt ut...18 62 Skrivelser och rapporter 2018-06-04...19 63 Rivning av Bussterminalen Övre...21 64 Revidering - Delegationsordning...22
Protokoll 4 (22) 49 Mötets öppnande, upprop, val av justerare och tid för justering samt förändring i dagordningen Olof Blennhede (L) och Jan Persson (S) ska tillsammans med ordföranden justera dagens protokoll. Protokollet finns tillgängligt för justering på Serviceförvaltningen, Henry Dunkers gata 1, torsdagen den 7 juni, klockan 10.00. Ärendet Revidering - Delegationsordning läggs till dagordningen.
Protokoll 5 (22) 50 Info från verksamheterna Dnr SEN 2018/179 På servicenämndens sammanträde informerar avdelningscheferna från respektive avdelning. Arbetsutskottet hänskjuter ärendet till servicenämndens sammanträde. beslutar att notera informationen.
Protokoll 6 (22) 51 Info - Budget i balans 2018 - Måltidsservice Dnr SEN 2018/15 Måltidsservice har sedan bildandet 2010 varit underfinansierad. Under perioden 2011-2016 har underskottet uppgått till 3,6-7,6 mnkr. 2017 redovisade verksamheten underskott med 6,7 mnkr. Underskottet är hänförligt till verksamheten inom bildningsnämndens ansvarsområde. Under 2016 genomfördes en extern måltidsutredning på beställning av kommunledningen. Nuvarande skolorganisation och produktionsvolym innebär att personalkostnaderna inte kan sänkas ytterligare (Måltidsutredningen 2016). Sedan 2017 pågår ett förvaltningsövergripande projekt med att anpassa och införa åtgärder enligt utredningens handlingsplan. I handlingsplanen framgår att serviceförvaltningen ansvarar för kostnadsminskning i storleksordningen 1,4 mnkr avseende minskat matsvinn. beslutade 2018-02-13 att hos bildningsnämnden begära kostnadstäckning för måltidsservice verksamhet 2018 inom bildningsnämndens ansvarsområde med 5,2 mnkr samt för tillkommande volymförändringar under 2018 med svar senast till delårsbokslutet 2018-03-31. Bildningsnämnden beslutade 2018-04-17 47 att uppdra åt förvaltningschefen att utreda och bereda ärendet samt återkomma till bildningsnämnden med förslag till beslut senast i juni 2018. Förvaltningen informerar om nuläget i ärendet. Arbetsutskottet föreslår att servicenämnden ska besluta att notera informationen. beslutar att notera informationen.
Protokoll 7 (22) 52 Lokalförsörjningsplan 2019-2023 Dnr SEN 2015/268 Lokalförsörjningsplanen ska vara ett långsiktigt men levande dokument som aktualiseras varje år. 2019 års plan ger inte den helhetsbild av kommunens sammantagna lokalbehov som skulle vara önskvärt. et om att planen skulle tas fram kom sent varför endast en uppdatering av de ökade lokalbehoven för verksamheterna har kunnat identifieras. I nuläget pågår grundläggande arbete med kapacitetsutredningar för bildningsförvaltningen och ett arbete med kapacitetsutredning för socialförvaltningen ska påbörjas. Dessa beräknas vara färdigställda i slutet av 2018. Utifrån dessa utredningar kommer en tydligare bild av förvaltningarnas behov att framgå både vad det gäller justeringar inom befintliga lokaler och ett ökat lokalbehov med anledning av volymökningar. Serviceförvaltningen informerar om Lokalförsörjningsplan 2019-2023 på arbetsutskottets sammanträde. Serviceförvaltningen presenterar bifogad Lokalförsörjningsplan 2019-2023. beslutar att godkänna bifogad Lokalförsörjningsplan 2019-2023 inklusive strategisk inriktning och överlämna den till kommunstyrelsen. Skickas till Kommunstyrelsen
Protokoll 8 (22) 53 Redovisning av delegationsbeslut Dnr SEN 2018/116 Upphandling 1.1 Tilldelningsbeslut i varor och tjänster Tekniska förvaltningen 15 Betongmaterial, S:t Eriks AB, förvaltningschef Erik Lidberg. Personal 2.8 Vikarier 16 Vikarier på måltidsservice under mars 2018, avdelningschef Ann-Louise Luttrén. 17 Vikarier på måltidsservice under april2018, avdelningschef Ann-Louise Luttrén. 18 Vikarier på lokalvårdsavdelningen under mars 2018, avdelningschef Marie Holst Nilsson. 19 Vikarier på lokalvårdsavdelningen under april 2018, avdelningschef Marie Holst Nilsson. 20 Vikarierande ekonomiassistent 2018-02-12 -- 2018-08-31, bitr. förvaltningschef Eva-Lena Sanderberg. Ekonomi 4.1 om investeringsprojekt upp till 1 mnkr inom servicenämndens investeringsram 21 Ombyggnad av styrsystem Ljunggrenska skolan, modernisering av befintlig duc typ Siemens/Landis&Gyr till ny duc typ Bastec, duc är en typ web-duc med inbyggd webserver. Inkoppling av värmecentral, totalkostnad för projektet beräknas till 240 tkr, förvaltningschef Erik Lidberg. 22 Ombyggnad av ventilationssystem Bäckaskolan för att klara erforderlig luftväxling, åtgärder avser utbyte av 2 äldre aggregat och installation av 1 nytt aggregat med värmeåtervinning jämte injustering och övriga installationsarbeten, arbetet påbörjades 2017 och färdigställs våren 2018, totalkostnad för projektet beräknas till 319 tkr, förvaltningschef Erik Lidberg.
Protokoll 9 (22) 23 Utbyte av inbrottslarmanläggning mad tillhörande passagesystemsfunktion Modeshögs förskola, totalkostnad för projektet beräknas till 130 tkr, förvaltningschef Erik Lidberg. 24 Nya bilar fastighetsavdelningen, förnyelse av fordonspark till gasdrivna fordon, 3 stycken skåpbilar med kort skåp inkl. inredning, 1 styck skåpbil med långt skåp inkl. inredning och 1 liten personbil, kostnad för projektet beräknas till 975 tkr, förvaltningschef Erik Lidberg. 25 12 månaders förlängning av leasing fyra bilar, kostnad för projektet beräknas till 44 543 kr/bil, totalt 170 tkr, förvaltningschef Erik Lidberg. 26 Utköp av tidigare leasad bil, för att bli bokningsbar resurs på Sjövik, totalkostnad för projektet beräknas till 75 tkr, förvaltningschef Erik Lidberg. 27 Inköp av utensilier inför öppning av Parkens förskola kök, 65 tkr, förvaltningschef Erik Lidberg. 28 Inköp av diskmaskin till Flaningens förskolas kök då den gamla är förbrukad och ej reparerbar, 43 tkr, förvaltningschef Erik Lidberg. 29 Inköp av nytt IT-system som hanterar hela serviceförvaltningens behov av verksamhetsstöd för Facility Managemant, det vill säga för ritningshantering, lokalvård, lokalförsörjning, hyresavtal, felanmälan och ärendehantering, brandskydd och säkerhet, planerat underhåll med mera, 745 tkr, förvaltningschef Erik Lidberg. Arbetsutskottet föreslår att servicenämnden ska besluta att lägga redovisade delegationsbeslut till handlingarna. beslutar att lägga redovisade delegationsbeslut till handlingarna.
Protokoll 10 (22) 54 Rapport - Representation, kurser och konferenser Dnr SEN 2016/26 I samband med att fullmäktige i december beslutade att anta ny representationspolicy beslutade fullmäktige också att samtliga nämnder och styrelser månadsvis eller så snart det är möjligt utifrån praktiska förhållanden till berörd nämnd/styrelse skriftligen och till protokollet redovisa representation som överstiger 2000 kr inklusive moms samt kurser och konferenser som överstiger 5 000 kr inklusive moms. Detta gäller från och med 2017-01-01. Det ska i redovisningen framgå total kostnad, medverkande och ändamål med sammankomsten. Förvaltningen lämnar rapport över Representation, kurser och konferenser. Arbetsutskottet föreslår att servicenämnden ska besluta att notera informationen. beslutar att notera informationen.
Protokoll 11 (22) 55 Granskning - Detaljplan för Malörten 1 m.fl. Dnr SEN 2017/314 Samhällsbyggnadsförvaltningen har 2018-04-23 översänt detaljplan för Malörten 1 m.fl. för granskning. Syftet med detaljplanen är att möjliggöra för förtät-ning med nya bostäder inom fastigheten Malörten samtidigt som boendekvaliteter för de befintliga bostäderna inom Malörten 1 säkras. Planen syftar även till att möjliggöra en utveckling av Malörtsvägen till stadsgata, skapa förbättrade kopp-lingar mellan området och centrala Trelleborg. Serviceförvaltningen har valt att inte yttra sig då yttranden i samrådsskede har noterats och att fler skäl för yttranden inte tillkommit. Arbetsutskottet föreslår att servicenämnden ska besluta att inte yttra sig då yttranden i samrådsskede har noterats och att fler skäl för yttranden inte tillkommit. beslutar att inte yttra sig då yttranden i samrådsskede har noterats och att fler skäl för yttranden inte tillkommit. Skickas till Samhällsbyggnadsnämnden
Protokoll 12 (22) 56 Samråd - Södra Gränstorp Dnr SEN 2018/158 Samhällsbyggnadsnämnden har 2018-04-20 översänt detaljplan Södra Gränstorp för samråd. Syftet med detaljplanen är att pröva lämpligheten att uppföra flerbostadshus, radhus och friliggande villor. Detaljplanen ska även pröva lämpligheten att uppföra en förskola/skola inom planområdet. Syftet är även att anlägga nya gator och gångoch cykelvägar i området som ansluter till omkringliggande gator. Serviceförvaltningen har genom tekniska förvaltningen beställt mark för förskola vilket tillgodoses genom aktuell detaljplan. Serviceförvaltningen har medverkat i framtagande av planhandlingar och har inget övrigt att yttra. Arbetsutskottet föreslår att servicenämnden ska besluta i samrådet framföra att serviceförvaltningen har genom tekniska förvaltningen beställt mark för förskola vilket tillgodoses genom aktuell detaljplan. Serviceförvaltningen har medverkat i framtagande av planhandlingar och har inget övrigt att yttra. beslutar att i samrådet framföra att serviceförvaltningen har genom tekniska förvaltningen beställt mark för förskola vilket tillgodoses genom aktuell detaljplan. Serviceförvaltningen har medverkat i framtagande av planhandlingar och har inget övrigt att yttra. Skickas till Samhällsbyggnadsnämnden
Protokoll 13 (22) 57 Remiss - Handlingsplan för att minska spridningen av mikroplaster i Trelleborgs kommun Dnr SEN 2018/165 Samhällsbyggnadsförvaltningen har 2018-04-24 skickat Handlingsplan för att minska spridningen av mikroplaster i Trelleborgs kommun på remiss. Mikroplast är ett samlingsnamn för små plastfragment från storlek 1 nanometer till 5 millimeter. Mikroplasten har en märklig förmåga att sprida sig. Undersökningar visar på en global spridning i världshaven, från tätbefolkade områden till de mest avlägsna områdena i Arktis och Antarktis. Riskerna med plast är åtskilliga. Djur trasslar in sig i det, djur får i sig/äter mikroplaster vilket orsakar allt från kvävning, ökade inflammationsrisk eller till och med svält. Mirkoplasten förs vidare upp i näringskedjan. Biologiska effekter kan också orsakas av att tillsatskemikalier och biprodukter som finns kvar i plasten läcker vidare ut. Samhällsbyggnadsförvaltningen har nu sänt ut handlingsplanen på remiss till samtliga nämnder inom kommunen. Handlingsplanens syfte är att starta upp det lokala arbetet för att minska spridningen av mikroplaster. Planen är indelad i följande delprojekt: 1. Rening av dagvattenutsläpp, väg och däckslitage 2. Konstgräsplaner 3. Gummibaserade fallytor och multiplatser 4. Industriell produktion och hantering av primärplast 5. Tvätt av syntetfiber 6. Båtbottenfärg 7. Nedskräpning 8. Upphandling i Trelleborgs kommun 9. Rening av inkommande spillvatten till slam från avloppsreningsverk 10. Rening av havet utanför Trelleborgs kommuns kust 11. Information
Protokoll 14 (22) De delprojekt som gäller Serviceförvaltningen är 2. Konstgräsplaner 3. Gummibaserade fallytor och multiplatser 5. Tvätt av syntetfiber 8. Upphandling i Trelleborgs kommun 9. Rening av inkommande spillvatten till slam från avloppsreningsverk. Serviceförvaltningen finner att Handlingsplanen för att minska spridning av mikroplaster i Trelleborgs kommun Projekt mikroplaster tar upp en angelägen fråga där kommunen har en viktig del när det gäller effektiva åtgärder. Arbetet är brett och spänner nästan över kommunens samtliga ansvarsområden. vill betona att Serviceförvaltningen och dess olika avdelningar, här främst Fastighets- & Upphandlingsavdelningen, arbetar på uppdrag av andra förvaltningar och det är dessa som skall ta fram och definiera relevanta krav. När det gäller upphandlingar framgår detta av Upphandlingspolicy med tillhörande anvisningar. När det gäller fastighetsfrågor regleras dessa exempelvis genom verksamhets eller myndighetskrav i byggprojekt. Med förtydligande enligt ovan ställer sig Serviceförvaltningen positiv till föreslagna handlingsplaner och deltagande i detta arbete. Arbetsutskottet hänskjuter ärendet till servicenämndens sammanträde. beslutar att yttra sig enligt förvaltningens bedömning ovan. Skickas till Samhällsbyggnadsnämnden
Protokoll 15 (22) 58 Rapport - Periodbokslut Dnr SEN 2018/102 Det ekonomiska resultatet redovisas. Arbetsutskottet föreslår att servicenämnden ska besluta att notera informationen. beslutar att notera informationen.
Protokoll 16 (22) 59 Rapport - pågående investeringsprojekt Dnr SEN 2018/159 Förvaltningen lämnar rapport över pågående investeringsprojekt. Arbetsutskottet föreslår att servicenämnden ska besluta att notera informationen. beslutar att notera informationen.
Protokoll 17 (22) 60 Budget 2019 Dnr SEN 2017/347 Ärendet presenteras i bifogat Budgetförslag 2019-2023. Budgetskrivelsen har samverkats med de fackliga representanterna. Arbetsutskottet hänskjuter ärendet till servicenämndens sammanträde. Samtliga närvarande ledamöter från De borgerliga (M) och (L) deltar ej i beslutet. beslutar att godkänna bifogat Budgetförslag 2019-2023 och att översända den till kommunstyrelsen. Skickas till Kommunstyrelsen
Protokoll 18 (22) 61 Hyressättning när anläggningar inte fungerar fullt ut Dnr SEN 2018/123 Gunnar Hedin (M) lyfte på fritidsnämndens arbetsutskott 2018-03-13 frågan om att fritidsnämnden inte skall betala full hyra till servicenämnden när anläggningarna inte är i fullt brukbart skick. Fritidsnämnden beslutade 2018-03-31 31 att ge fritidsförvaltningen i uppdrag att begära hyresreduktion hos serviceförvaltningen under perioder när anläggningarna inte kan nyttjas fullt ut. Trelleborgs kommun har idag en hyresmodell som bygger på självkostnad uträknad 2013 och det är den som gäller för all hyressättning av kommunens lokaler. Ansvar och gränsdragning kring verksamhetsspecifik utrustning är inte helt tydlig förvaltningarna emellan. Ett utvecklings- och utredningsarbete pågår mellan kulturoch fritidsförvaltningen tillsammans serviceförvaltningen för att hitta de mest effektiva lösningarna ur ett kund- och kommunekonomiskt perspektiv. Serviceförvaltningen föreslår nämnden att meddela kultur- och fritidsnämnden ovan information. Arbetsutskottet föreslår att servicenämnden ska besluta att meddela kultur- och fritidsnämnden ovan information. beslutar att meddela kultur- och fritidsnämnden ovan information. Skickas till Fritidsnämnden Kulturnämnden
Protokoll 19 (22) 62 Skrivelser och rapporter 2018-06-04 Dnr SEN 2018/136 Kommunfullmäktige 2018-03-19 41 Avvikelserapport nybyggnad Vannhögskolan - Lillevångsskolan Kommunfullmäktige 2018-03-19 42 Ny idrottshall på Vannhögskolan/Lillevångskolan Kommunfullmäktige 2018-03-19 46 Nämndernas reviderade verksamhetsplaner 2018 Bildningsnämndens arbetsutskott 2018-02-20 31 Förfrågan om önskemål att ge remissyttrande för Innerstaden 3:77 Bildningsnämndens arbetsutskott 2018-02-20 30 Förfrågan om önskemål att ge remissyttrande för Kyrkoköpinge 16:3 östra ringvägen och Öster Jär 1:7 östra hamninfarten inför beslut om planbesked Bildningsnämndens arbetsutskott 2018-02-20 32 Förfrågan om önskemål att ge remissyttrande för Bollen 2 Samhällsbyggnadsförvaltningen 2018-04-10 Kungörelse om laga kraft, detaljplan för Hyveln 5 m fl Samhällsbyggnadsförvaltningen 2018-04-10 Kungörelse om laga kraft, detaljplan för Östra Torp 15:12 Kommunstyrelsen 2018-04-04 98 Utredning kring tillgång till wifi vid offentliga platser i Trelleborgs kommun samt hemställan från AB Visit Trelleborg om anslag för inrättande av wifi i Skåre och Gislöv Bildningsnämnden 2018-04-17 63 Begäran om kompensation för ökade lokalkostnader Arbetsmarknadsnämnden 2018-04-16 55 Rapport bosättning utifrån aktuella siffror 2018-03-31 Bildningsnämndens arbetsutskott 2018-04-03 52 Förfrågan om önskemål att ge remissyttrande för Kiosken 1 inför beslut om planbesked Samhällsbyggnadsförvaltningen 2018-04-24 Förfrågan om att ge remissyttrande Maglarp 57:69 m.fl. inför beslut om planbesked och genom hela detaljprocessen Bildningsnämnden 2018-04-17 46 s beslut att begära kostnadstäckning för måltidsservice verksamhet 2018 Bildningsnämnden 2018-04-17 59 Framtidens Trelleborg - ny översiktsplan för orter och landsbygd 2028, utställning
Protokoll 20 (22) Fritidsnämnden 2018-04-30 40 Skyttsgården en social och kulturell mötesplats Fritidsnämnden 2018-04-30 41 Ridanläggning Fritidsnämnden 2018-03-13 31 Hyressättning när anläggningar inte fungerar fullt ut Kommunfullmäktige 2018-04-23 76 Revisionsberättelse samt lekmannarevisorernas granskningsrapporter 2017 för Trelleborgs kommun Kommunfullmäktige 2018-04-23 94 Policy mot hot och våld Kommunfullmäktige 2018-04-23 104 Slutredovisning av investeringsprojekt servicenämnden för år 2017 Kommunfullmäktige 2018-04-23 108 Merkostnad för lokaler Arbetsmarknadsnämnden 2018-05-14 68 Rapport bosättning utifrån aktuella siffror 2018-04-01-2018-04-30 Samhällsbyggnadsförvaltningen 2018-05-24 Kungörelse om laga kraft, detaljplan för Lilla Beddinge 21:32 beslutar att lägga skrivelser och rapporter till handlingarna.
Protokoll 21 (22) 63 Rivning av Bussterminalen Övre Dnr SEN 2018/211 Serviceförvaltningen har av Kommunledningsförvaltningen fått i uppdrag att riva byggnader på tidigare busstationen Trelleborg Övre, rivning önskas snarast möjligt. Det finns inget bokfört värde på marken för anläggningen. Ett rimligt värde på marken är 94 tkr, baserat på 314 m2 och ett försiktigt bedömt markvärde i området på 300 kr/m2. På mark görs inte avskrivningar utan marken belastas enbart av internränta. Det är därför rimligt att bokföra rivningskostnaden som en investeringsutgift. Denna blir då en del av anläggningstillgången som markvärde. Rivningskostnad bedöms till ca 600 tkr. Bussterminalen har ett bokfört restvärde på 776 tkr. Även restvärdet kan vara en del av markvärdet. I detta fall är summan av rivningskostnad och restvärde lägre än det bedömda markvärdet varför båda kan läggas till investeringsutgiften och utgöra markvärde. beslutar att ge serviceförvaltningen i uppdrag att verkställa rivning att föreslå kommunfullmäktige att öka investeringsanslaget för Trelleborg Övre med 1400 tkr. Skickas till Kommunstyrelsen
Protokoll 22 (22) 64 Revidering - Delegationsordning Dnr SEN 2018/108 Förvaltningen har med anledning av GDPR tagit fram revidering av Delegationsordning 2018-06-04. beslutar att anta den reviderade Delegationsordningen 2018-06- 04.