Sammanträdesdatum s. 1 (20) Plats Stora Sessionssalen, Kommunhuset i Lomma Tid Måndagen den 27 februari 2017 kl. 19.00 20.33 Beslutande Carin Hansson (M) Emma Köster (M) Karl-Gustav Nilsson (S) Janina Pettersson (M) Leif Lindblad (M) Yvonne Andreasson (L) Mikael Pankko (L) Anna-Greta Wandegren Heinegård (S) Attila Beck (M) Marc Schildt (M) Gunilla Ragnestam (S) Ordförande 8-18 1:e vice ordförande 8-18 2:e vice ordförande 8-18 Ledamot 8-18 Ledamot 8-18 Ledamot 8-18 Ledamot 8-18 Ledamot 8-18 Ledamot 8-18 Ersätter Elisabeth Svensson (M) 8-18 Ersätter Christina Unell (M) 8-18 Ersätter Henri Gosse (S) 8-18 Övriga deltagare Oscar Magnusson (M) Carl Emanuelsson (M) Bengt Everlund (S) Maria Franzén Waljenäs Marie-Christine Cronholm Michael Tsiparis Per-Olof Petersson Stefan Hansson Ersättare 8-18 Ersättare 8-18 Ersättare 8-18 Nämndsekreterare 8-18 Tillförordnad förvaltningschef 8-18 Kultur- och fritidschef 8-18 Ekonom 8-13 Områdeschef Fritid Bjärred 8 Utses att justera Karl-Gustav Nilsson Justeringens plats och tid Underskrifter Kommunhuset i Lomma 2017-03-06 Paragrafer 8-18 Sekreterare Ordförande Justerande Maria Franzén Waljenäs Carin Hansson Karl-Gustav Nilsson
Sammanträdesdatum s. 2 (20) Beslutande organ ANSLAG/BEVIS Protokollet är justerat. Justeringen har tillkännagivits genom anslag Sammanträdesdatum 2017-02-27 Paragrafer 8-18 Datum när anslaget sätts upp Förvaringsplats för protokollet Underskrift Kultur- och fritidsnämnden 2017-03-08 Datum när anslaget tas ned Kommunhuset i Lomma 2017-03-30
Sammanträdesdatum s. 3 (20) 1. 8 Uppföljning av verksamhetsområde Fritid Bjärred 2. 9 Information från förvaltningen 3. 10 Godkännande av bokslut för år 2016 4. 11 Hemställan avseende överföring av budgetavvikelse i driftbudgeten 5. 12 Godkännande av förslag till slutredovisning av investeringsprojekt avseende Slättängshallen 6. 13 Information om fördelning av tillväxtmedel 7. 14 Rapport avseende intern kontroll 2016 8. 15 Uppföljning av synpunkter (LUKAS) i samband med bokslut 2016 9. 16 Yttrande avseende förslag till årshjul för år 2017 10. 17 Avseende Pilängsbadet 11. 18 Anmälan av inkomna/avgivna skrivelser
Sammanträdesdatum s. 4 (20) KFN 8 Dnr 2017:19.000 Uppföljning av verksamhetsområde Fritid Bjärred Kultur- och fritidsnämnden har bjudit in områdeschef Stefan Hansson för att informera om verksamhetsområde Fritid Bjärred. Vid nämndens sammanträde lämnar områdeschef Stefan Hansson en redogörelse. Beslutsunderlag Presentationsunderlag Fritid Bjärred 2017-02-27 Kultur och fritidsnämnden beslutar följande: Kultur- och fritidsnämnden har tagit del av informationen.
Sammanträdesdatum s. 5 (20) KFN 9 Dnr KFN 2017:4.010 Information från förvaltningen Tillförordnad förvaltningschef Marie-Christine Cronholm och kultur- och fritidschef Michael Tsiparis informerar om: Skolinspektionens granskning av Lomma kommun Rekryteringen av ny förvaltningschef till förvaltningen för utbildning, kost, kultur och fritid (UKF) Projektet Unga möter äldre Lomma kommuns konstsamling Antalet besökare på Pilängsbadet år 2016 Driftstopp på Pilängsbadet Stöld av datorspel Malmö opera Teaterföreningen Brev från Bjerreds gymnastikförening Löpslingor och spontanidrottsplatser Nämndskonferensen 2017-03-03 Kultur och fritidsnämnden beslutar följande: Kultur- och fritidsnämnden har tagit del av informationen.
Sammanträdesdatum s. 6 (20) KFN 10 Dnr KFN 2017:5.042 Godkännande av bokslut för år 2016 Lomma kommuns styr- och kvalitetssystem, fastställt av fullmäktige 2015-03-19, 34, anger krav för uppföljning av verksamheten. Uppföljningen har till syfte att samtliga nämnder regelbundet får en uppföljning av verksamheten, och att kommunstyrelsen och kommunfullmäktige löpande får information om vad som händer i verksamheten. Uppföljning och rapportering sker löpande under året i form av månadsrapporter på nämndsnivå, kvartalsrapport och delårsrapport samt årsredovisning. Kommunstyrelsen följer upp helheten och nämnderna följer löpande sina verksamheter. Om det uppstår en väsentlig negativ budgetavvikelse inom nämnden mellan ordinarie uppföljningar ska detta omedelbart meddelas kommunstyrelsen, och förslag på åtgärder lämnas för att begränsa den negativa avvikelsen. Bokslutet är en del i den rapportering och uppföljning som nämnderna ska genomföra enligt Lomma kommuns styr- och kvalitetssystem. Bokslutet innehåller uppgifter om ekonomiska avvikelser, större händelser under året och verksamheternas måluppfyllelse, samt en framtidsutblick för kommande möjligheter och utmaningar. Nämndens bokslut ligger sedan till grund för kommunens årsredovisning. Förvaltningen har tagit fram ett förslag till bokslut för år 2016 avseende kultur- och fritidsnämndens verksamhet, inklusive förslag till text avseende kultur- och fritidsnämndens verksamhet i årsredovisningen. Kultur- och fritidsnämndens arbetsutskott 2017-02-13, 7, har berett ärendet. Beslutsunderlag Skrivelse 2017-02-08 från tillförordnad förvaltningschef och kultur- och fritidschef Bokslut 2016: Fritidsverksamhet Bokslut 2016: Kulturverksamhet Kultur- och fritidschefens rapport, period: 2016-01 2016-13 Kultur- och fritidsnämndens arbetsutskotts protokoll 2017-02-13 7 Nämndens handläggning Ekonom Per-Olof Petersson och kultur- och fritidschef Michael Tsiparis informerar om bokslutet för år 2016.
KFN 10 (forts.) Sammanträdesdatum s. 7 (20) Kultur- och fritidsnämnden beslutar följande: Kultur- och fritidsnämnden godkänner bokslut för år 2016 avseende kultur- och fritidsnämndens verksamhet, inklusive förslag till text avseende kultur- och fritidsnämndens verksamhet i årsredovisningen, och överlämnar det till kommunstyrelsen../. Bilaga A, B.
Sammanträdesdatum s. 8 (20) KFN 11 Dnr KFN 2017:9.042 Hemställan avseende överföring av budgetavvikelse i driftbudgeten Kommunfullmäktige fastställde i mars 2016 regler för överföring av budgetavvikelser i driftbudgeten. Huvudprincipen är att positiva och negativa avvikelser överförs till nästkommande budgetår. En förutsättning för överföring av en positiv avvikelse är att lagreglerade krav på verksamheten och fastställda fullmäktigemål ska vara uppfyllda. Vid bedömningen av budgetavvikelse i verksamheten ska såväl intern- som externbudget beaktas och överföras till kommande budgetår. Större avvikelser avseende kapitalkostnader och realisationsresultat ska exkluderas från överföringssystemet. Överförda positiva avvikelser får inte användas för ändamål som är nivåhöjande för verksamheten. Inför varje budgetår anger kommunfullmäktige hur stort det ekonomiska utrymmet är för att disponera överförda medel. Vissa verksamheter är undantagna från reglerna för över- och underskottshantering på grund av att de är mycket svåra eller omöjliga att påverka. Kultur- och fritidsnämndens verksamheter omfattas inte av undantagsreglerna. Kommunfullmäktige beslutar om överföring av över-/underskott. Tillämpning på Kultur- och fritidsnämndens verksamhetsområden Alla lagreglerade krav på verksamheten är tillgodosedda. Kulturverksamhetens mål Kommuninvånarnas nöjdhet med utbudet av kultur- och fritidsaktiviteter ska öka är inte uppfyllt. Målet kan vara svårt att uppnå eftersom det innebär att nöjdheten ska öka år för år. Lomma kommuns resultat ligger på en hög nivå i jämförelse med jämförbara kommuner. Kostnader och intäkter, både externa och interna, har tagits med i bedömningen och redovisas i bilaga. Förvaltningen för utbildning, kost, kultur och fritid har tagit fram ett förslag till överföring av budgetavvikelse i driftredovindingen, och föreslår att överföring sker enligt regelverk och att nedanstående överföringar görs. Kulturverksamhet: Driftöverskott från 2016 på 115 tkr överförs till 2017 (bilaga). Fritidsverksamhet: Driftunderskott från 2016 på -58 tkr överförs till 2017 (bilaga).
KFN 11 (forts.) Sammanträdesdatum s. 9 (20) Förvaltningen föreslår därmed att kultur-och fritidsnämnden anhåller totalt om att: 115 tkr överförs till kulturverksamheten 2017. -58 tkr överförs till fritidsverksamheten 2017. Kultur- och fritidsnämndens arbetsutskott 2017-03-13, 8, har berett ärendet. Beslutsunderlag Skrivelse 2016-02-06 från tillförordnad förvaltningschef och kultur- och fritidschef Bilaga: Kultur- och fritidsnämnden, underlag till resultatöverföring från 2016-års driftbudget Kultur- och fritidsnämndens arbetsutskott 2017-02-13 8 Nämndens handläggning Ekonom Per-Olof Petersson föredrar ärendet för nämnden. Kultur- och fritidsnämnden beslutar följande: Kultur- och fritidsnämnden hemställer hos kommunstyrelsen om att resultatöverföring sker i enlighet med regelverket, och att 115 tkr överförs till kulturverksamheten 2017 och att -58 tkr överförs till fritidsverksamheten 2017../. Bilaga.
Sammanträdesdatum s. 10 (20) KFN 12 Dnr KFN 2017:10.040 Godkännande av förslag till slutredovisning av investeringsprojekt avseende Slättängshallen Större investeringsprojekt har en beslutad totalutgift vilket innebär att såväl budget som utfall kan sträcka sig över flera år. Så länge projektet pågår kommer årliga avvikelser mot budget att föras över till nästkommande år. När projektet slutredovisas kommer kvarstående avvikelser att återföras till finansieringen. Investeringsprojektet Slättängshallen Projektets ackumulerade utgifter har understigit budgeterad totalutgift med 0,4 mnkr. Avvikelsen beror i huvudsak på att utgifter som tidigare finansierats av kultur- och fritidsnämndens investeringsbudget i detta projekt har finansierats av tekniska nämnden. Nedan redovisas investeringsprojektet Slättängshallen. Slättängshallen, inventarier Totalutgift Ackumulerad budget Till och med december 2016 Ackumulerat Ackumulerad utfall avvikelse Beräknad slutlig avvikelse -1 000-1 000-571 429 429 Projektet har omfattat anskaffning av inventarier och utrustning till Slättängshallen. Investeringarna har bestått av idrottsutrustning, möbler samt en ljudanläggning. Kultur- och fritidsnämndens arbetsutskott 2017-02-13, 9, har berett ärendet. Beslutsunderlag Skrivelse 2017-02-06 från tillförordnad förvaltningschef och ekonom Kultur- och fritidsnämndens arbetsutskottsprotokoll 2017-02-13 9 Nämndens handläggning Kultur- och fritidschef Michael Tsiparis föredrar ärendet för nämnden.
Sammanträdesdatum s. 11 (20) KFN 12 (forts.) Kultur- och fritidsnämnden beslutar följande: Kultur- och fritidsnämnden godkänner förslaget till slutredovisning och översänder det till kommunstyrelsen för vidare beredning.
Sammanträdesdatum s. 12 (20) KFN 13 Dnr KFN 2017:11.040 Information om fördelning av tillväxtmedel Nämndernas budget tillförs varje år medel för befolkningstillväxt. Förvaltningen för utbildning, kost kultur, och fritid redovisar i skrivelse 2017-02-15 hur de tillväxtmedel som kultur- och fritidsnämnden har erhållit för år 2017 kommer att fördelas. Beslutsunderlag Skrivelse 2017-02-15 från tillförordnad förvaltningschef och kultur- och fritidschef Kultur- och fritidsnämndens arbetsutskotts protokoll 2017-02-13 10 Kultur- och fritidsnämnden beslutar följande: Kultur- och fritidsnämnden har tagit del av informationen.
Sammanträdesdatum s. 13 (20) KFN 14 Dnr KFN 2017:12.010 Rapport avseende intern kontroll 2016 Enligt kommunallagen 6 kap 7 skall nämnden tillse att verksamheten bedrivs i enlighet med gällande mål, riktlinjer och föreskrifter. Detta brukar benämnas intern kontroll. Kommunfullmäktige har vid sammanträde 2015-10-11, 82, fastställt reviderat reglemente för intern kontroll och kommunstyrelsen har vid sammanträde 2015-09-23, 151, beslutat om anvisningar till reglemente för intern kontroll. Av anvisningarna framgår bland annat att respektive nämnd ska anta internkontrollplan för innevarande år senast i mars månad. Av reglementet framgår också att nämnderna har det yttersta ansvaret för den interna kontrollen inom respektive verksamhetsområde. Den enskilda nämnden har därvid att tillse att: En organisation ska upprättas för den interna kontrollen Regler och anvisningar antas för den interna kontrollen I linje med reglemente och anvisningar skall nämnden besluta om områden för intern kontroll som både är av säkerhetssyftande och av verksamhetsuppföljande natur. Av reglementet framgår att den interna kontrollen med rimlig grad av säkerhet ska säkerställa att följande mål uppnås: Ändamålsenlig och kostnadseffektiv verksamhet Tillförlitlig ekonomisk rapportering och information om verksamheten Efterlevnad av tillämpliga lagar, föreskrifter, riktlinjer mm Planen för intern kontroll 2016 omfattar kommunövergripande kontrollmoment avseende: Upphandling Flex- och övertid samt semester Kultur- och fritidsnämnden har, vid sammanträdet 2015-08-31, 57, fastställt handlingsplan för nämndspecifika kontrollmoment inom följande områden: IT-stöd Systematiskt kvalitetsarbete Systematiskt arbetsmiljöarbete Lokalutnyttjande
KFN 14 (forts.) Sammanträdesdatum s. 14 (20) Förvaltningen för utbildning, kost, kultur och fritid har inkommit med en uppföljningsrapport avseende intern kontroll 2016 för kultur- och fritidsnämnden, och föreslår att nämnden godkänner och överlämnar rapporten till kommunstyrelsen och Lomma kommuns revisorer. Kultur- och fritidsnämndens arbetsutskott 2017-02-13, 11, har berett ärendet. Beslutsunderlag Skrivelse 2017-02-07 från tillförordnad förvaltningschef och kultur- och fritidschef Uppföljningsrapport Intern kontroll 2016: Kultur- och fritidsnämnden Kultur- och fritidsnämndens arbetsutskottsprotokoll 2017-02-13 11 Nämndens handläggning Kultur- och fritidschef Michael Tsiparis föredrar ärendet för nämnden. Kultur- och fritidsnämnden beslutar följande: Kultur- och fritidsnämnden godkänner och överlämnar rapport avseende intern kontroll 2016 till kommunstyrelsen och Lomma kommuns revisorer../. Bilaga.
Sammanträdesdatum s. 15 (20) KFN 15 Dnr KFN 2017:13.010 Uppföljning av synpunkter (LUKAS) i samband med bokslutsrapport för 2016 När en kommuninvånare har synpunkter, förslag eller klagomål på kommunens service finns möjligheten att lämna dem till LUKAS, som är Lomma kommuns system för hantering av synpunkter och klagomål. LUKAS står för "Lomma kommun uppmanar kommuninvånarna avge synpunkter". Oberoende av om synpunkterna skickas in via hemsidan, svarskort, brev eller telefon samlas de upp av Kontaktcenter (KC), registreras i en gemensam databas, klassificeras och skickas vidare till berörd handläggare. Synpunktslämnare som har angett att de vill ha svar via e-post får därefter en bekräftelse på att synpunkten är mottagen och vidarebefordrad till berörd handläggare. Synpunkten ska besvaras så snart som möjligt och publiceras därefter på kommunens hemsida. Tidigare var det möjligt för synpunktslämnare att göra anonyma inlägg på LUKAS. För att inläggen ska publiceras och besvaras måste emellertid synpunktslämnaren sedan en tid tillbaka ange namn, adress och e-postadress i samband med det att synpunkten skickas in (personuppgifterna publiceras inte på hemsidan). Fram till mitten på november registrerades alla inkomna synpunkter i det digitala ärendehanteringssystemet Digital Fox. Därefter har Digital Fox ersatts av det digitala ärendehanteringssystem Barium Live. De inkomna synpunkterna kategoriseras som antingen klagomål, förslag, beröm eller annat. Tidigare var det synpunktslämnaren som avgjorde hur synpunkten skulle kategoriseras. Sedan införandet av det nya ärendehanteringssystemet är det emellertid Kontaktcenter som tar emot synpunkterna som gör denna kategorisering. I samband med införandet av det nya ärendehanteringssystemet ersattes vidare kategorin annat med kategorin synpunkt. Under perioden 2016-09-01 2016-12-31 har det inkommit 11 synpunkter som berör kultur- och fritidsnämndens verksamhetsområde. Förvaltningen för utbildning, kost, kultur och fritid har gått igenom de synpunkter som har inkommit under perioden och gör bedömningen att det inte framkommer orsaker till ytterligare åtgärder inom kulturoch fritidsnämndens verksamhetsområde. Kultur- och fritidsnämndens arbetsutskott 2017-02-13, 12, har berett ärendet. Beslutsunderlag Skrivelse 2017-02-07 från tillförordnad förvaltningschef och nämndsekreterare Kultur- och fritidsnämndens arbetsutskott 2017-02-13 12
KFN 15 (forts.) Sammanträdesdatum s. 16 (20) Kultur- och fritidsnämnden beslutar följande: Kultur- och fritidsnämnden godkänner rapporten avseende uppföljning av inkomna synpunkter (LUKAS) 2016-09-01 2016-12-31.
Sammanträdesdatum s. 17 (20) KFN 16 Dnr KFN 2017:14.010 Yttrande avseende förslag till årshjul för år 2017 Förvaltningen för utbildning, kost, kultur och fritid har tagit fram ett förslag till årshjul för kultur- och fritidsnämnden för år 2017. Beslutsunderlag Förslag till årshjul för kultur- och fritidsnämnden för år 2017 Nämndens handläggning Ordförande Carin Hansson föredrar ärendet för nämnden. Kultur- och fritidsnämnden beslutar följande: Kultur- och fritidsnämnden har ingenting att erinra avseende förslaget till årshjul för kultur- och fritidsnämnden för år 2017.
Sammanträdesdatum s. 18 (20) KFN 17 Dnr KFN 2017:15.009 Angående Pilängsbadet Pilängsbadet byggdes år 1969. Såväl kommunfullmäktige, kommunstyrelsen, som kulturoch fritidsnämnden har vid olika tillfällen diskuterat alternativa driftformer och eventuell utbyggnad av badet. Kommunfullmäktige beslöt 2008-06-12, 57, att ställa sig positiv till former för framtida ägande av och ansvar för anläggningen innebärande att denna skall ägas av ett helägt kommunalt bolag, vilket i sin tur upplåter driften av Pilängsbadet till entreprenör. I ett första skede skulle en driftentreprenör upphandlas som initialt skulle bedriva verksamheten under kommunens ansvar. Kommunfullmäktige fastställde vidare nivåer på avgifter vid badet och krav på tillgänglighet för olika målgrupper. Kultur- och fritidsnämnden har sedan 2009-07-01 driftavtal med Medley AB. Avtalet förlängdes med ytterligare tre år 2014-07-01. Nuvarande avtal löper ut 2017-06-30. Kommunstyrelsens arbetsutskott beslutade 2017-01-25, 19, att uppdra till kommundirektören att snarast presentera en utredning av möjligheterna och förutsättningarna för att försälja anläggningen, bestående av såväl Pilängsbadet som Pilängshallen och Blå Hallen. Utredningen ska innefatta överlåtelse avseende fastighetsförsäljning där krav ska ställas på köparen avseende driften av badanläggningen i köparens egen regi. Utredningen ska vidare redovisa hur en eventuell utbyggnad av anläggningen kan ske. Avtalsförslag ska redovisas. Kommunstyrelsen konstaterar vidare att kultur- och fritidsnämnden har att handlägga frågan om fortsatt drift av Pilängsbadet till dess att utredningen är klar och vidare beslut har fattats. Kultur- och fritidsnämndens arbetsutskott 2017-02-27, 15, har berett ärendet. Nämndens handläggning Ordförande Carin Hansson föredrar ärendet för nämnden. Kultur- och fritidsnämnden beslutar följande: Kultur- och fritidsnämnden beslutar att nämnden inte ska gå vidare med upphandlingen av en ny driftentreprenör till Pilängsbadet.
KFN 17 (forts.) Sammanträdesdatum s. 19 (20) Kultur- och fritidsnämnden uppdrar till förvaltningen att, under perioden från och med 2017-07-01 till dess att utredningen om fortsatt drift av Pilängsbadet är klar och vidare beslut har fattats, tillse att Pilängsbadet drivs i kommunal regi, samt att kontakta Simklubben Hajen avseende organisering av skolsim, skolbad och simundervisning under samma period. Kultur- och fritidsnämnden uppdrar till förvaltningen att till nämndens sammanträde 2017-04-03 återkomma med en lägesrapport och till nämndens sammanträde 2017-05- 08 återkomma med en presentation av den organisation som ska ansvara för skolsim, skolbad och simundervisning.
Sammanträdesdatum s. 20 (20) KFN 18 Dnr KFN 2017:8.000 Anmälan av inkomna/avgivna skrivelser Kultur- och fritidsnämndens arbetsutskotts protokoll 2017-02-13 6-14 Kommunfullmäktiges protokoll 2017-02-02 8 Höje å vattenråd 2016-12-07: Skrivelse angående spridning av små plastpartiklar från konstgräsplaner, dnr: 2016:100.829 Kultur- och fritidsnämnden beslutar följande: Kultur- och fritidsnämnden har tagit del av inkomna/avgivna skrivelser.