Granskning av bisysslor i Valdemarsviks kommun Räkenskapsår 2013 Datum 1 augusti 2013 Till Kommunrevisionen i Valdemarsviks kommun Från R Wallin 1 Inledning På uppdrag av kommunrevisionen i Valdemarsvik har Ernst & Young granskat om kommunen har ändamålsenliga rutiner för att säkerställa att otillåtna bisysslor inte förekommer. Med bisyssla avses anställning, uppdrag eller annan verksamhet som medarbetare bedriver, tillfälligt eller stadigvarande, vid sidan om den ordinarie yrkesutövningen inom kommunen. Regler om bisysslor för offentligt anställda återfinns i Allmänna bestämmelser (AB) samt i Lag om offentlig anställning (LOA). 1.1 Syfte Syftet med granskningen är att granska om kommunen har en fastställd policy för bisysslor i kommunen och ändamålsenliga rutiner för att säkerställa att otillåtna bisysslor inte förekommer. Granskningen har inriktats på att göra en avstämning av tillämpningen av gällande riktlinjer. 1.2 Revisionsfrågor I granskningen besvaras bl. a. följande revisionsfrågor: Finns en fastställd policy avseende bisysslor? Hur kommuniceras policyn till medarbetarna? Följer policyn gällande regelverk (AB och LOA)? Hur sker rapportering från medarbetarna om bisysslor? Hur dokumenteras rapporteringen och bedömningen av bisysslan? Vem är ansvarig för att kontrollera och systematisera inrapporterade uppgifter? Hur ofta görs uppföljning av inrapporteringen? Medlem i Ernst & Young Global Limited
Vilka rutiner finns när otillåtna bisysslor uppdagas? Finns det någon rapportering av förekomst av bisyssla till kommunstyrelsen? Granskningen avser kommunstyrelsen, myndighetsnämnden och personal knuten till de olika sektorer som betjänar dessa organ. 2 Granskningens genomförande Granskningen baseras på intervjuer och avstämningar med nedan nämnda funktionsinnehavare och genomgång av de interna riktlinjer/policys, anmälningsblanketter och dokumentation av medarbetarsamtalens mallstruktur som finns. Kommunchef Personalchef Sektorschefer Interna riktlinjer/policys har stämts av mot regler om bisysslor i AB och LOA. Rapporten är sakgranskad av de som intervjuats och lämnat underlag till rapporten. 2.1 Utgångspunkter/revisionsbevis Med hänsyn till att de kommunala myndigheterna och andra som fullgör uppgifter inom den offentliga förvaltningen ska visa saklighet och opartiskhet i sin verksamhet är det angeläget att arbetstagarna inte åtar sig sådan bisyssla som kan rubba förtroendet för arbetsgivarens verksamhet. Arbetstagarna får inte heller åta sig en bisyssla som kan inverka negativt på arbetstagarens möjlighet att utföra sina arbetsuppgifter eller som innebär konkurrerande verksamhet med arbetsgivarens. Regler om bisysslor finns dels i avtalet Allmänna bestämmelser (AB), dels i Lag om offentlig anställning (LOA). För anställda i kommunala förvaltningar gäller AB med undantag av förtroendeskadliga bisysslor, för vilka LOA gäller. I 7 LOA regleras förbudet mot förtroendeskadliga bisysslor för anställda i kommuner, landsting och kommunalförbund. Lagen är tvingande och tar över AB s bestämmelser om förtroendeskadliga bisysslor. 3 Regelverket Frågan om bisysslor för anställda i kommuner regleras i Allmänna Bestämmelser, AB och i lagen om offentlig anställning, LOA. 3.1 Allmänna bestämmelser, AB Vad gäller arbetshindrande och konkurrerande bisysslor omfattas alla kommunanställda av 8 AB. Granskning av bisysslor i Valdemarsviks kommun 2 (7)
Arbetstagaren ska enligt 8 AB på begäran anmäla bisyssla och lämna de uppgifter som arbetsgivaren behöver för bedömning av bisysslan. Arbetsgivaren kan förbjuda bisysslan om arbetsgivaren finner att den kan inverka hindrande på arbetsuppgifterna eller innebär verksamhet som konkurrerar med arbetsgivarens. Enligt 8 AB räknas inte förtroendeuppdrag inom fackliga, politiska eller ideella organisationer som bisyssla. 3.2 Lag (1994:260) om offentlig anställning, LOA Vad gäller förtroendeskadliga bisysslor omfattas alla som är anställda i kommunala förvaltningar av 7 LOA. Arbetstagaren får inte enligt 7 LOA ha någon anställning eller något uppdrag eller utöva någon verksamhet som kan rubba förtroendet för hans eller någon annan arbetstagares opartiskhet i arbetet eller som kan skada myndighetens anseende. Arbetsgivaren är enligt 7a LOA skyldig att på lämpligt sätt informera sina arbetstagare om vilka slags förhållanden som kan göra en bisyssla otillåten enligt 7. Arbetstagare är enligt 7b LOA skyldiga att på begäran lämna de uppgifter som behövs för att arbetsgivaren ska kunna bedöma om arbetstagarens bisyssla är tillåten eller inte. Arbetsgivarens beslut om att en arbetstagare ska upphöra med, eller inte åta sig, en förtroendeskadlig bisyssla ska enligt 7c LOA vara skriftlig och innehålla en motivering. Beslutet behöver enligt 42 LOA inte föregås av förhandling enligt 11-14 MBL. LOA gör inga undantag motsvarande de som finns i AB för förtroendeuppdrag inom fackliga, politiska eller ideella organisationer. 3.3 Interna riktlinjer Förutom lagar och avtal avseende bisysslor finns också interna riktlinjer. Dessa benämns Bisysslor, information till samtliga anställda gällande förtroendeskadliga bisysslor. Dokumentet är daterat den 1 februari 2012. Dokumentet är en tjänstemannaskrivelse byggd på gällande lagstiftning. Dokumentet är inte fastställt av kommunstyrelsen eller fullmäktige. 3.4 Intervjusvar Alla intervjuade har en medvetenhet om bisysslor, men det finns en viss osäkerhet kring anställda med förtroendeuppdrag. 3.4.1 Kommentar Enligt AB, Allmänna Bestämmelser omfattas inte förtroendeuppdrag i politiska, fackliga eller ideella organisationer av begreppet bisyssla. Granskning av bisysslor i Valdemarsviks kommun 3 (7)
4 Resultat av granskningen De interna riktlinjerna, som beslutades 2012, innehåller följande: Beskrivning av vad som avses med bisyssla Att det är avtalet Allmänna bestämmer (AB) och Lagen om offentlig anställning (LOA) som styr regleringen kring bisysslor Att arbetsgivaren har en skyldighet att informera om vad som gäller kring bisysslor av förtroendeskadlig karaktär Att medarbetare på uppdrag av arbetsgivare måste meddela ev förekomst av bisyssla för bedömning om den är tillåten eller inte Att arbetsgivaren ska informera om synen på bisysslor och vad som kan göra en bisyssla otillåten Att arbetsgivaren ensidigt kan bestämma om en bisyssla är tillåten eller inte Det finns en anmälningsblankett i kommunen som anställda kan fylla i och anmäla bisyssla. Blanketten lämnas till närmaste chef som beslutar om bisysslan kan anses tillåten eller inte. Blanketten förvaras tillsammans med medarbetarens övriga akter i personakten inom respektive sektor. På anmälningsblanketten redovisas bisysslan med avseende på Inriktning Omfattning dvs. nedlagd tid per dag, eller per vecka, eller per månad eller per år Bisysslans innehåll Vem som är uppdragsgivare I kommunens mall för det årliga Resultat- och utvecklingssamtalet för medarbetare finns en uppföljningsfråga angående bisyssla. Där finns utrymme att notera om den anställde har bisyssla sedan föregående medarbetarsamtal. På så sätt kan arbetsgivaren säkerställa att den kontinuerligt har kontroll på förekomst av bisysslor bland anställda. Mallen för resultat- och utvecklingssamtalet finns på kommunens intranät. Varje anställd kan där ta fram mallen inför sina medarbetarsamtal. Det finns inte några krav på hur medarbetarsamtalen skall dokumenteras, den centrala personalavdelningen sammanställer inte denna dokumentation, inte heller görs det någon systematisk summering på central nivå beträffande förekomst av bisysslor i kommunen. Hanteringen sköts inom varje sektor, enligt personalchefen. Personalchefen anger i sitt svar kring medarbetarsamtal att lite drygt hälften av alla anställda har medarbetarsamtal årligen. Personal inom vård- och omsorg har det däremot mer sällan. Att det är så beror på arbetsorganisationen inom sektor vård och Granskning av bisysslor i Valdemarsviks kommun 4 (7)
omsorg. Varje chef har många medarbetare vilket gör att man inte hinner genomföra medarbetarsamtal varje år. 4.1 Intervjusvar Ingen av de intervjuade vet vilken formell status de ovan refererade dokumentet har, dvs. var beslut är taget. Av intervjusvaren framgår också att dokumentet inte är distribuerat till var och en av de anställda. Sektorscheferna framhåller att frågan om bisysslor hanteras inom ramen för de chefsträffar som sker mellan sektorschefen och underställda enhetschefer och att frågan om bisyssla i praktiken hanteras mellan enhetschef/motsvarande och de anställda. Någon systematisk återrapportering till sektorscheferna förekommer inte. Det förekommer inte heller någon systematisk sammanställning av anmälda bisysslor, varken inom sektorn eller centralt på personalkontoret. Bland sektorscheferna är man medveten om att bisysslor kan förekomma och i något fall har man i kommunen tidigare också sagt nej till medarbetares bisyssla. I intervjuerna med cheferna framgår att om frågan om bisyssla aktualiseras sker det företrädesvis när man som chef får höra talas om någon som arbetar dubbelt under en längre tid, både i kommunen och i någon annan verksamhet eller att den anställde själv tar upp frågan om bisyssla. I vissa situationer där frågan om ändring av schemaläggning aktualiseras kan det bli uppenbart att vissa ur personalen har svårt att hantera en ändring av schemat därför att de också har andra uppdrag som inte tidigare varit kända för arbetsgivaren. 4.2 Rutin för bedömning av bisyssla Enligt LOA, 7 är arbetsgivaren skyldig att på lämpligt sätt informera sina arbetstagare om vilka slags förhållanden som kan utgöra grund för otillåten bisyssla. Av intervjuerna med cheferna framgår att det inte finns en gemensam tolkning om hur man skall bedöma vad som är förtroendeskada och när en bisyssla kan verka hindrande. Det verkar däremot vara något lättare att hantera frågor om bisyssla när det rör sig om tolkning av när det kan handla om konkurrerande verksamhet. 4.2.1Kommentar Det är bra att det finns dokument som anger vad bisyssla är med anmälningsblankett samt en formaliserad rutin för uppföljning av ev. bisyssla i samband med genomförandet av medarbetarsamtalen. Dokumentet i sig är däremot inte distribuerat till varje anställd utan allmän information kring bisysslor tas upp av cheferna vid arbetsplatsträffar och medarbetarsamtal. Det tycks vara enklast att avgöra när en bisyssla är att betrakta som konkurrerande. Kommunen bedöms behöva utveckla en checklista eller motsvarande vid bedömning Granskning av bisysslor i Valdemarsviks kommun 5 (7)
av fall där en bisyssla är att anse som hindrande eller förtroendeskadlig. Det är viktigt att notera att bisysslan behöver bedömas av arbetsgivaren. 5 Svar på revisionsfrågorna I granskningen skulle följande frågor besvaras. Finns en fastställd policy avseende bisysslor? Den är framtagen av tjänstemän och används i verksamheten, men policyn är inte fastställd formellt i styrelse eller nämnd. Hur kommuniceras policyn till medarbetarna? Frågan tas upp allmänt i arbetsplatsträffar och i medarbetarsamtalen. Uppskattningsvis genomförs medarbetarsamtal för lite drygt hälften av personalen varje år. Följer policyn gällande regelverk (AB och LOA)? Ja, men policyn är inte fastställd politiskt ännu. Hur sker rapportering från medarbetarna om bisysslor? Företrädesvis via medarbetarsamtalen. Hur dokumenteras rapporteringen och bedömningen av bisysslan? Via en anmälningsblankett som sedan följer personakten inom sektorn. I intervjuerna framkom att det registrerats få om än några bisysslor inom de olika sektorerna. Vem är ansvarig för att kontrollera och systematisera inrapporterade uppgifter? Respektive närmaste chef. Hur ofta görs uppföljning av inrapporteringen? En gång om året. Vilka rutiner finns när otillåtna bisysslor uppdagas? På anmälningsblanketten motiverar arbetsgivaren grunden för sitt ställningstagande. Finns det någon rapportering av förekomst av bisyssla till kommunstyrelsen? Nej. 6 Analys Det finns en god grund för hantering av frågan om bisysslor i kommunen i form av styrdokument, anmälningsblanketter och form för avstämning/uppföljning av förekomst av bisysslor. Granskning av bisysslor i Valdemarsviks kommun 6 (7)
Kunskapen bland medarbetare om vad som är en tillåten och otillåten bisyssla bedöms behöva förstärkas. Enligt lagstiftningen har arbetsgivaren en skyldighet att hålla sig informerad om ev förekomst av bisysslor. De anställda behöver också kunskap om i vilka sammanhang en ev bisyssla kan anses olämplig i kombination med anställningen i kommunen. Rutinerna behöver också byggas ut kring någon form av systematisk rapportering till kommunstyrelsen/nämnden av ev. förekomst av bisysslor. 7 Rekommendationer Granskningen visar att det finns ett ramverk för hantering av frågor kring bisysslor. Granskningen visar ändå att frågan kan utvecklas. Kommunen rekommenderas att: Nuvarande riktlinjer behöver fastställas i kommunstyrelsen och fullmäktige Överväga att ta fram gemensam grund för tolkning när, i vilka sammanhang och på vilket sätt en bisyssla kan uppfattas vara hindrande Överväga att ta fram en gemensam grund för tolkning i vilka sammanhang, på vilket sätt en bisyssla kan uppfattas vara förtroendeskaldlig Systematisera uppföljningen av genomförda medarbetarsamtal för rapportering till kommunstyrelsen en gång om året, om omfattning av beviljade bisysslor, avslagna anmälningar om bisysslor med grunder för avslag. Granskning av bisysslor i Valdemarsviks kommun 7 (7)