ABCD Basgranskning Bygg- och miljönämnden Granskningsrapport KPMG AB Antal sidor: 15
ABCD Innehåll 1. Inledning 1 1.1 Bakgrund 1 1.2 Syfte och revisionsfrågor 1 1.3 Revisionskriterier 1 1.4 Ansvarig nämnd/styrelse 2 1.5 Metod 2 2. Iakttagelser 2 2.1 Organisation 3 2.2 Styrning och ledning 5 2.3 Målinriktning och måluppfyllelse 5 2.4 Intern kontroll 6 2.5 Andra uppföljnings- och utvärderingssystem inklusive kvalitetssäkring 6 2.6 Personalens kompetens, delaktighet och möjligheter till utveckling och stöd 8 2.7 Stickprov 10 3. Sammanfattande bedömning 11
1. Inledning 1.1 Bakgrund Vi har av s revisorer fått i uppdrag att genomföra en basgranskning av bygg- och miljönämnden. I är bygg- och miljönämnden ansvarig för tillsyn inom livsmedel, miljöskydd och hälsoskydd samt beviljar bygglov. Nämnden tar även fram detaljplaner för kommunens olika markområden samt ansvarar för kommunens energi- och klimatrådgivning. 1.2 Syfte och revisionsfrågor Det övergripande syftet med granskningen har varit att bedöma nämndens förmåga att styra, leda och följa upp de olika verksamhetsområdena. Nedanstående revisionsområden belyses: Organisation Styrning och ledning Målinriktning och måluppfyllelse Uppföljnings- och utvärderingssystem inklusive kvalitetssäkring Intern kontroll Personalens kompetens, delaktighet och möjligheter till utveckling och stöd. 1.3 Revisionskriterier Vi har i samband med granskningen utgått från; Kommunallag (1991:900) Plan- och bygglag (2010:900) Miljöbalk (1998:808) Tillämpbara interna regelverk, policys och fullmäktigebeslut. 1
1.4 Ansvarig nämnd/styrelse Granskningen avser bygg- och miljönämnden. 1.5 Metod Granskningen har skett genom: Dokumentstudie av relevanta dokument. Intervjuer med berörda politiker och tjänstemän inom miljö- och byggnadsnämnden samt samhällsbyggnadsförvaltningen. Intervjuer har skett med bygg- och miljönämndens ordförande och vice ordförande, förvaltningschef för samhällsbyggnadsförvaltningen, avdelningschef för plan- och byggavdelningen respektive miljö- och hälsoskyddsavdelningen samt med medarbetare inom respektive avdelning. Stickprov av ett antal bygglovsärenden och tillsynsärenden. Granskningen har saklighetsgranskats av samhällsbyggnadschef, miljöchef och byggnadschef. Granskningen har utförts av Lina Olsson, Revisor, med Kristian Gunnarsson som kundansvarig och kvalitetssäkrare. 2. Iakttagelser I årsredovisning 2014 anges att bygg- och miljönämndens arbete är till stor del förebyggande där myndighetsutövningen går ut på att hjälpa och se till att företag och medborgare följer de lagar som finns i plan- och bygglag, miljöbalken och livsmedelslagen. Målet är att främja en hållbar samhällsutveckling med jämlika och goda sociala levnadsförhållanden och en hälsosam och god miljö. Styrtalen visar enligt årsredovisningen att medborgarna är nöjda, luftföroreningarna minskar, vattenkvaliteten i Svartån blir långsamt bättre, tillsynen blir utförd, korta handläggningstider av ärenden och det finns en god planberedskap för tillväxt. Personalen anges fortlöpande ha genomgått kompetensutveckling. Plan- och byggavdelningen kunde uppvisa ett positivt utfall för 2014. Främsta förklaringen till resultatet är ökade intäkter. Under året har 201 bygglov beviljats vilket är något fler än förra året. Av dessa är 16 bygglov för enbostadshus vilket är en ökning jämfört med föregående år. Under året har nya detaljplaner för Borraren 2, Tranåskvarn 1:1 och Mandolinen 1 m.fl. vunnit laga kraft. 2
Miljö- och hälsa visar ett överskott på drygt en halv miljon vilket till stor del beror på att de energiprojekt som drivs med energimyndigheten, regionförbundet och länsstyrelsen som finansiärer och har gett ett överskott som kommer att användas när projekten slutförs under första kvartalet 2015. Den ordinarie verksamheten ger också ett överskott pga underbemanning. Största delen av den planerade tillsynen har utförts under året och inget anges ha behövt förskjutas till 2015. Vidare anges att antalet planuppdrag har ökat kraftigt under senare år varför avdelningen tvingats anlita konsulter som stöd för planarbetet. Den nya plan- och bygglagen ställer utökade krav på hantering av tillståndsärenden och på uppföljning och tillsyn av ärenden. En behovsbedömning visar att avdelningen kan behöva resursförstärkning för att klara tillsynen enligt plan- och bygglagen. Under 2015 fortsätter det egeninitierade arbetet med tillsyn som har som mål att förebygga skador på miljö och hälsa. Många av företagen i Tranås får varje år tillsynsbesök som ser till att höja nivå på miljöarbetet i kommunen. Arbetet med vattenkvaliteten i Svartån fortsätter med fokus på näringsämnen från enskilda avlopp och lantbruket. Miljömålsarbetet fortsätter med de lokala miljömålen som syftar till att vi ska nå de nationella miljömålen. Naturvårdsplanen ska färdigställas och presenteras för politiken. I årsredovisning 2013 anges att personalfrånvaro under året har lösts inom ramen för befintlig personal. All personal har deltagit i olika fortbildningar inom verksamhetsområdet. Nyanställningar har skett med anledning av de tillfälliga tjänster som uppstått i de projekt som drivs av avdelningen. Totalt för nämnden är det ett svagt positivt utfall. För plan- och byggavdelningen visar utfallet på ett mindre överskott. Största förklaringen till det goda resultatet är minskade personalkostnader och en positiv intäktssida. Miljö- och hälsa visar ett svagt underskott och det förklaras av de tillfälliga projekt som bedrivs. Den ordinarie verksamheten ger ett litet överskott. 2.1 Organisation Enligt reglementet för bygg- och miljönämnden, antaget av kommunfullmäktige 2011-03- 07 48, har nämnden till uppgift att fullgöra kommunens uppgifter inom plan- och byggnadsväsendet och inom miljö- och hälsoskyddsområdet. Nämnden fullgör också de övriga uppgifter som enligt annan lag skall fullgöras av den kommunala nämnden inom plan- och byggnadsväsendet och miljö- och hälsoskyddsområdet. Nämnden har till uppgift att leda och samordna verksamheten, i den mån gällande författningar eller beslut av kommunfullmäktige inte föreskriver annat. Nämnden har ett övergripande ansvar för miljö-, klimat- och energifrågor. Vidare anges i reglementet att nämnden regelmässigt ska rapportera till kommunfullmäktige hur verksamheten utvecklas, om beslut fattas med anledning av medborgarförslag, genomföra budgetuppföljning under året samt upprätta årsberättelse över verksamheten. 3
Vidare anges att det inom nämndens ansvarsområde ingår att avsätta resurser som i tillräcklig grad svarar mot behovet av tillsyn samt ha personal med tillräcklig kompetens för tillsynsarbetet. Nämnden har till sitt förfogande två avdelningar, plan- och byggavdelningen och miljö- och hälsoskyddsavdelningen vilka båda tillhör samhällsbyggnadsförvaltningen (se modell nedan). Plan- och byggavdelning Miljö- och hälsoskyddsavdelning Park och griftegårdssavdelning Va- och gatuavdelning Kostavdelning Bygg- och miljönämnden har inte något arbetsgivaransvar, då detta åvilar kommunstyrelsen och regleras i deras reglemente med vidhängande delegationsordningar till kommunchef, förvaltningschef och till avdelningschef. Vidare anges i reglementet att för att undvika jäv är avdelningschefen för miljö- och hälsoskyddsavdelningen direkt underställd kommunchefen. Avdelningschefen har budget-, personal- och verksamhetsansvar. Bygg- och miljönämnden bildades år 2011. Tidigare fanns en byggnadsnämnd och miljöoch hälsoskyddsnämnd. Det har under granskningen uppgivits vara positivt att nämnden skapats och att samverkan kan ske i ett tidigare stadium liksom att nämnden får ett helhetsgrepp. Miljö- och hälsoskyddsavdelningen Miljö- och hälsoskyddsavdelningen arbetar med att tillse att riskerna för människors hälsa och miljön blir så små som möjligt. Detta med utgångspunkt från samverkan, rådgivning, villkor, föreläggande, förbud etc. Avdelningen arbetar bl.a. med tillsyn (framför allt enligt miljöbalken och livsmedelslagstiftningen), rådgivning och allmän information, granskning av planer och bygglov samt energifrågor. Inom avdelningen arbetar totalt 12 personer, 4
varav 7 inspektörer. Inom avdelningen bedrivs även flera projekt i samarbete med exempelvis länsstyrelsen, regionförbundet och Energimyndigheten. Plan- och byggavdelningen Plan- och byggavdelningen handlägger bygglov och framställer detaljplaner. Avdelningen handlägger detaljplaner för vilka bygg- och miljönämnden har lämnat planuppdrag. Vid större planärenden av principiell eller ekonomisk betydelse förs dessa via kommunstyrelsen till kommunfullmäktige för antagande. Vidare sker även samarbete med mark och exploatering avseende försäljning av kommunens mark i detaljplaneprocessen. Inom avdelningen arbetar totalt fem personer. 2.2 Styrning och ledning Nämnden beslutar årligen om en tillsynsplan inom miljö-och hälsoskyddsområdet samt en livsmedelkontrollplan (detta enligt lagstiftning). Inom plan- och byggområdet har en tillsynsplan upprättats för år 2015, vilket är första gången denna typ av styrdokument utformats (det finns dock inte specifikt lagkrav på detta inom byggområdet). Vi har under granskningen inte funnit att en uppföljning sker av dokumenten eller att en uppföljning rapporteras till nämnden. Nämnden uppges följa upp och styra verksamheten via styrkort samt kvalitetskontrollplanen. 2.3 Målinriktning och måluppfyllelse Bygg- och miljönämnden upprättar styrkort med styrtal, som är kommunens verktyg för att sätta mål och följa upp målen. Målen ska utgå från fullmäktiges övergripande mål om en tillväxtkommun. I årsredovisning 2013 presenterades resultatet av 9 styrtal (fem av dess uppnåddes under året, medan fyra inte uppnåddes). Av 9 styrtal var 1 hänförbart till planoch byggområdet. Detta har dock ändrats då fyra av nämndens styrtal är hänförbara till plan- och byggavdelningen, medan 10 är hänförbara till miljö- och hälsoskyddsområdet år 2014. I årsredovisning 2014 har nämnden 15 styrtal, av vilka samtliga utom fyra mål uppnåtts under året. Vi noterar att flertalet styrtal är av en uppföljningskaraktär. Sedan hösten år 2014 ska respektive chef ta fram styrkort för sin avdelning/enhet/verksamhet. Från respektive avdelningen förefaller det ha varit svårt att ta fram bra och uppföljningsbara mål för avdelningen. För en av avdelningarna pågår arbetet alltjämt med att utforma styrkort. Det förefaller under granskningen dessutom som att medarbetarna inte medverkat i att ta fram styrkort för den egna avdelningen, liksom att systematisk information och uppföljning av styrkorten saknas. Det förefaller inte tydligt hur avdelningarnas styrkort ska utvärderas och följas upp. Ingen rapportering har skett till nämnden avseende dessa delar. Dock sker uppföljning av nämndens styrkort upp till fem gånger per år i samband med budgetuppföljning, delårsrapportering och årsbokslut. Vid budgetuppföljningen finns dock endast en rubrik 5
avseende Hur når vi målen där kort information anges. Under granskningen får vi bilden av att informationen och kännedomen om nämndens styrkort liksom respektive avdelnings styrkort bör förbättras. 2.4 Intern kontroll Nämnden beslutar en gång per år om interna kontroller. Beslutet om den interna kontrollen föregås inte av en risk- och väsentlighetsanalys. De senaste tre åren har nämnden beslutat om samma fem kontroller avseende; budget, attestregler, uppdatering av hemsidan, delegationsbeslut och överklaganden. År 2015 har nämnden lagt till en kontroll avseende uppföljning av styrkorten. I uppföljningen av kvalitetskontrollplanen 2014 anges följande vad gäller beslutade kontroller; - Budget det ekonomiska utfallet har redovisats för nämnden vid varje ordinarie sammanträde, - Attestregler kommuns attest- och utanordningsreglemente har tillämpats och följts under året. - Uppdatering av hemsidan Kontinuerlig aktualitetsprövning av avdelningarnas hemsida har företagits. Utveckling av hemsidan planeras. - Delegationsbeslut alla delegerade beslut har tagits med stöd av fastställd delegationsordning. - Överklaganden Statistik delges avseende antal överklagade beslut som ska tas fram och utgången i högre instans. 2.5 Andra uppföljnings- och utvärderingssystem inklusive kvalitetssäkring Miljö- och hälsoskyddsavdelningen Vad gäller ärendehanteringen uppges att inom miljö- och hälsoskyddsavdelningen sker diskussioner för att säkerställa en likvärdig handläggning och beslutsfattande. Inom hälsoskydds- och livsmedelsområdet sker samverkan och rutiner uppges vara utformade som stöd. Vad gäller miljöområdet sker inte lika kontinuerliga diskussioner och besluten utformas olika (beroende på tillsynsobjekt). 6
Se tabell nedan avseende antal diarieförda ärenden (enligt ärendehanteringssystemet Miljöreda). Antal diarieförda ärenden (enligt ärendehanteringssystemet Miljöreda) År 2012 2013 2014 Antal ärenden 1116 1173 1278 Sedan år 2014 har antal överklaganden inom området presenterats inom ramen för redovisning av kvalitetskontrollplanen, tidigare har dock inte detta skett. Avseende år 2014 anges att 31 ärenden överklagats, varav 20 överklaganden avsåg enskilt avlopp. Kommunen har fått rätt i fyra ärenden och 2 ärenden har gått emot kommunen. Övriga överklaganden var inte avgjorda vid redovisning av kvalitetsuppföljningen. Plan- och byggavdelningen Inom plan- och byggavdelningen uppges en likvärdig handläggning samt beslutsfattande säkerställas genom täta kontakter inom avdelningen. Två planarkitekter arbetar med planprocessen. Inom avdelningen finns tre bygglovshandläggare, mellan vilka täta kontakter och diskussioner uppges förekomma. Till bygglovshandläggningen finns även en utformad checklista. Rutiner från SKL används även som stöd. Se tabell nedan avseende antal diarieförda ärenden inom plan- och byggavdelningen. Antal diarieförda ärenden inom plan- och byggavdelningen År 2012 2013 2014 Antal ärenden 287 312 296 Vad gäller överklaganden utifrån plan- och bygglagen har diagrammet på nästa sida presenterats i samband med kvalitetskontrollsuppföljningen år 2014. År 2014 inkom tio överklaganden, i förhållande till fem överklaganden år 2013. I genomsnitt har två till tre av dessa gått emot kommunen. För år 2014 var fortfarande 4 överklaganden inte avgjorda vid redovisning av kvalitetsuppföljningen. 7
Överklaganden enligt plan- och bygglagen Övrigt Kommunen medverkar i SCB:s medborgarundersökning, som genomförs vartannat år, där viss information inom miljöområdet förmedlas. Kommunen medverkar även i SKL:s servicemätning Insikt, som utgörs av en enkätundersökning där enkäten skickas till företag som haft ett avslutat myndighetsärende i kommunen. I september kommer Öppen Jämförelse Företagsklimat 2015 offentliggöras avseende 2014 års myndighetsärenden. I övrigt presenterar nämnden på kommunfullmäktiges och kommunstyrelsens sammanträden en gång per år en uppföljning av verksamheten. Vid varje sammanträde delges en delegationsrapport, som nämnden beslutar om. Vidare sker även en budgetrapportering och information avseende överklaganden delges liksom planlista. Flera gånger per år delges även inspektionsrapporter avseende miljö- och hälsoskyddsärenden samt kontrollplaner inom livsmedelstillsynen. 2.6 Personalens kompetens, delaktighet och möjligheter till utveckling och stöd En medarbetarundersökning genomfördes i kommunen under våren år 2015. Medarbetarundersökningen är ännu inte utvärderad, men till årsskiftet ska en handlingsplan utformas. För miljö- och hälsoskyddsavdelningen finns ett samlat resultat. Det var dock för få respondenter avseende plan- och byggavdelningen för att de skulle få ett eget resultat. 8
Minst fem medarbetare krävs för att ett resultat per avdelning ska kunna tas fram. I planoch byggavdelningen finns fem medarbetare, samtliga valde dock inte att besvara enkäten. I samband med granskningen hade medarbetarundersökningen inte genomförts avseende år 2015 ännu, varmed frågan ställdes om huruvida den tidigare medarbetarundersökningen diskuterats i avdelningarna. Det förefaller inte som resultatet då återkopplats eller att handlingsplaner utformats som en del av arbetet med ständiga förbättringar och det systematiska arbetsmiljöarbetet. Föregående medarbetarundersökning genomfördes dock år 2012, så den specifika processen kan vara svår att erinras. Miljö- och hälsoskyddsavdelningen I verksamhetsplanen/tillsynsplanen för bygg- och miljönämnden 2015 anges att miljö- och hälsoskyddsavdelningen har under 2015 den personal som behövs för att klara den planerade tillsynen. Motsvarande bedömning skedde även i verksamhetsplanen för år 2014. Kontrollen av livsmedel följer kontrollplan för livsmedelskontroll, vilket är ett separat dokument. I kontrollplanen för livsmedelskontroll anges information om befintlig personal samt kompetens inom området. Medarbetarna har varit delaktiga i att ta fram tillsynsplan och kontrollplan avseende livsmedel. Avdelningen har en stabil personalgrupp och har inte haft någon större personalomsättning. Inom miljö- och hälsoskyddsavdelningen finns dock behov av en halvtidstjänst inom administration. Enligt uppgift tas dessutom en utbildningsplan fram med medarbetare inom avdelningen. Plan- och byggavdelningen Även plan- och byggavdelningen har haft en stabil personalgrupp och inte haft någon direkt personalomsättning. En tjänst, som administratör, inom avdelningen har dock nyligen utlysts och till denna erhölls ett stort antal sökanden. Avdelningen har arbetat med ett stort antal planärenden. Detta har inneburit en hög arbetsbelastning. Avdelningen har därför valt att ta in konsulter. Inom avdelningen har uppmärksammats att arbetet ändock tar mycket tid. En utvärdering avses därför ske avseende tidsfördelning mellan konsulter och planarkitekter. En jämförelse kommer ske av tidsåtgång i projekt där planarkitekt sköter hela handläggningen. Detta för att jämföra tidsåtgången liksom i vilken utsträckning det är kostnads- och tidseffektivt att anlita konsulter. Från plan- och byggavdelningen efterfrågas även en bättre dialog och samverkan nämnder emellan. Detta för att sprida kommunens egna verksamheters planuppdrag. Om en nybyggnation av förskolor ska ske samtidigt som en detaljplan ska tas fram i samband med byggnation av särskilda boenden, innebär detta en högre arbetsbelastning. Att koordinera beställningar bättre skulle innebära att plan- och byggavdelningen inte skulle behöva ta in konsulter i samma utsträckning som sker för närvarande. 9
Inom plan- och byggavdelningen förefaller arbetet vara sårbart vid sjukdom och arbetet vara beroende av specifika medarbetare. Det är sårbart om något skulle inträffa, vi rekommenderar därför att en strategi tas fram för kunskapsöverföring för att minska sårbarheten i verksamheten. Inom bygglovssidan har det tidigare funnits viss resursbrist, men detta beräknas förbättras under sommaren. Inom avdelningen skulle även mer tid vilja ges till en aktiv tillsyn, liksom utformande av processer för arbetet. Den tillsynsplan enligt plan- och bygglagen som tagits fram år 2015 är ett led i detta arbete. 2.7 Stickprov I samband med granskningen genomfördes ett stickprov avseende bygglovsärenden samt tillsynsärenden. Totalt granskades tio bygglovsärenden som inkom i slutet av år 2014. Urvalet gjordes för att få en spridning mellan avdelningens tre bygglovshandläggare. Ärendena granskades utifrån; 1. Har mottagningsbevis skickats till sökanden (dvs. som anger att ansökan är komplett), 2. Handläggningstid (sker handläggning inom 10 veckor)? 3. I de fall handläggningstiden överstigit 10 veckor, har sökanden underrättats om att tidsfristen förlängts samt anledningen till detta? 1. Vad gäller mottagningsbevis har vi inte funnit att detta skickats i något ärende. Enligt uppgift finns ingen rutin för detta. Avdelningen har för avsikt att komplettera rutinen vid underrättelse till sökanden i samband med att ärendet inkommer med att informera sökanden om komplettering av ansökan, tidsfristen med en handläggningstid på 10 veckor samt möjligheterna till rättslig prövning av ärendet. 2. Då det inte skickats information till sökanden om när ansökan är komplett fanns inte ett datum att utgå ifrån vid bedömning av huruvida handläggning sker inom 10 veckor. Vi har i samband med stickprovet istället utgått från det datum när ärendet inkom. Den längsta handläggningstiden uppgår till fem veckor av granskade ärenden. Inte något av granskade ärenden har en handläggningstid som överstiger 10 veckor (från det att ansökan var komplett). I ett bygglovsärende som inkom 2014-12-08, hade dock inte något beslut ännu fattats vid granskningens genomförande 2015-04-01. Enligt uppgift avvaktades en komplettering. En skriftlig begäran av komplettering fanns dock inte i akten. Enligt uppgift brukar begäran av komplettering ske muntligen vid lämnande av ansökan eller via telefon. Vi rekommenderar att anteckning förs och finns spårbar i diariet avseende begäran av komplettering. 10
3. Då handläggningstiden inte överstigits har det inte funnits anledning att underrätta sökanden om att tidsfristen förlängts. Vad gäller tillsynsärenden fanns det inte en specifik ärenderubrik eller kod i diariesystemet vid urvalet. Ett urval kunde därför inte ske utan avdelningen valde ut fem tillsynsärenden till stickprovet. Vi noterade inte några anmärkningsvärt långa handläggningstider. 3. Sammanfattande bedömning Organisation Det har under granskningen uppgivits vara positivt att nämnden skapats och att samverkan kan ske i ett tidigare stadium liksom att nämnden får ett helhetsperspektiv. Bygg- och miljönämnden har inte något arbetsgivaransvar, då detta åvilar kommunstyrelsen och regleras i deras reglemente med vidhängande delegationsordningar till kommunchef, förvaltningschef och till avdelningschef. Vidare anges i reglementet att för att undvika jäv är avdelningschefen för miljö- och hälsoskyddsavdelningen direkt underställd kommunchefen. Avdelningschefen har budget-, personal- och verksamhetsansvar. Ledning, styrning, uppföljning samt mål och kvalitetssäkring Nämnden beslutar årligen om en tillsynsplan inom miljö-och hälsoskyddsområdet samt en livsmedelkontrollplan (detta enligt lagstiftning). Inom plan- och byggområdet har en tillsynsplan upprättats för år 2015, vilket är första gången denna typ av styrdokument utformats. Dessa dokument följs inte upp av nämnden. Vi rekommenderar att nämnden följer upp beslutade planer inklusive en uppföljning av utfallet av tillsynen/kontroller i förhållande till plan. Vi anser att nämnden behöver följa upp och kvalitetssäkra verksamheten på ett bättre sätt. Nämnden bör årligen ta fram en verksamhetsplan samt sammanställa resultatet av verksamhetsplanen i en verksamhetsberättelse. Denna kan exempelvis innehålla information om nämndens styrkort, respektive avdelnings styrkort, budget och utfall, personal och kompetensutveckling, antal inkomna planuppdrag av olika typer, antal bygglovsärenden, anmälningar, förhandsbesked, tillsynsärenden miljö, hälsoskydd, livsmedel, projekt, utvecklingsområden för respektive avdelning samt antal påbörjade och avslutade ärenden m.m. Vi rekommenderar även att handläggningen av myndighetsbeslut samordnas mer för att säkerställa en likvärdig handläggning. Detta mellan handläggare genom kvalitetsmöten för diskussion av ärenden. Nämnden rekommenderas även att följa upp handläggningen av delegationsbeslut för att få en bild av handläggningen och myndighetsutövningen, exempelvis genom urval av olika ärenden vid nämndens sammanträden där handläggare sedermera får redogöra för ärendet. Ärendena som förs fram bör varieras mellan handläggare. Vidare rekommenderas att inom ramen för den interna kontrollen inkludera kontroller avseende handläggningsrutiner samt en likvärdig handläggning. 11
För att tydliggöra arbetet skulle även processkartläggningar avseende processerna inom respektive avdelning kunna tas fram. Även en vägledning avseende liten avvikelse i förhållande till detaljplan med exemplifierande rättsfall rekommenderas. Som ett led i kvalitetsarbetet rekommenderas även nämnden att i större utsträckning frågar kunderna om vad de tycker om verksamheten. Inte något av granskade ärenden har en handläggningstid som överstiger 10 veckor. I ett bygglovsärende, hade dock inte något beslut ännu fattats vid granskningens genomförande och ärendet avvaktade en komplettering. Vi rekommenderar avdelningen att anteckning förs och finns spårbar i diariet avseende begäran av komplettering. Vad gäller mottagningsbevis har vi inte funnit att detta skickats i något ärende. Enligt uppgift finns ingen rutin för detta. En rutin behöver skapas, där sökanden underrättas om huruvida ansökan är komplett liksom övrig information utifrån lagstiftningen i form av tidsfristen med en handläggningstid på 10 veckor samt möjligheterna till rättslig prövning av ärendet. Vi noterade inte några anmärkningsvärt långa handläggningstider i de tillsynsärenden som granskats. Avdelningen bör dock tillse spårbarhet i diariesystemet avseende tillsynsärenden, då det inte finns möjlighet till detta för närvarande. Vi vill dock påpeka vikten av en aktiv tillsyn enligt PBL avseende exempelvis olovligt byggande, höga häckar, ovårdade tomter m.m. Även vi anser det vara ett område för nämnden att prioritera. Intern kontroll De kontroller som nämnden beslutar om bör utgå från en risk- och väsentlighetsanalys, där nämnden prioriterar olika områden och kontroller. Vi anser även att nämnden måste förbättra sitt arbete med den interna kontrollen, då samma kontroller har skett varje år de senaste åren. För att kontrollerna ska fungera effektivt behöver de varieras. En bra balans mellan ekonomiska kontroller och verksamhetsmässiga kontroller bör eftersträvas. Dessutom bör nämndens synsätt på intern kontroll inom ramen för kvalitetskontrollsarbetet förbättras väsentligt. Numera avser kontrollerna, t.ex. kontroll av budget, styrkort m.m. Vissa av de kontroller som ingår i beslutad kvalitetskontroll har en karaktär av ren verksamhetsuppföljning, dvs. det är ingen kontroll för att se om verksamheten bedrivs på ett ändamålsenligt och effektivt sätt. Personalens kompetens, delaktighet och möjligheter till utveckling och stöd Det har under granskningen uppgivits att personalen får den kompetensutveckling som behövs för att upprätthålla en god kompetens. Båda avdelningarna har haft en stabil personalstyrka över tid och kännetecknas inte av någon större personalomsättning. Inom miljö- och hälsoskyddsavdelningen finns behov av ytterligare administrativa resurser. En behovsbedömning visar att plan- och byggavdelningen kan behöva resursförstärkning för att klara tillsynen enligt plan- och bygglagen. Avsikten är att rekrytera ytterligare personal för att arbeta med en aktiv tillsyn. Vi rekommenderar att medarbetare i större utsträckning 12
inkluderas i arbetet med avdelningarnas styrkort liksom att utvärdering sker och handlingsplan tas fram i samband med medarbetarundersökningar. KPMG, dag som ovan Lina Olsson Revisor 13