Uppföljning av fritidshemsgranskning

www.pwc.se Revisionsrapport Anna Gröndahl Augusti 2014 Uppföljning av fritidshemsgranskning Trosa kommun

Innehållsförteckning Sammanfattande bedömning... 1 1. Inledning...3 1.1. Uppdrag...3 1.2. Avgränsning och tillvägagångssätt...3 1.3. Kort om den tidigare granskningen...4 2. Granskningsresultat...5 2.1. Mottagandet av revisionsrapporten...5 2.2. Nämndens styrning och uppföljning av verksamheten...6 2.3. Nämndens ekonomiska styrning och uppföljning...8

Sammanfattande bedömning Revisorerna i Trosa kommun har gett i uppdrag att göra en uppföljning av en granskning av fritidshemsverksamheten som genomfördes hösten 2012. Uppföljningen ska undersöka om humanistiska nämnden vidtagit tillräckliga åtgärder för att få en ändamålsenlig styrning och uppföljning av fritidshemsverksamheten. Uppföljningen visar följande: Nämnden beslutade i januari 2013 att ge skolkontoret i uppdrag att bland annat utforma ett kvalitetsstyrningssystem som säkrar strukturerad information till nämnden gällande samtliga verksamheter samt att utforma specifika ekonomistyrningsrutiner som säkrar att kostnaderna bokförs på rätt verksamhet. I juni 2013 beslutade humanistiska nämnden att ge skolchef och nämndens presidium i uppdrag att utforma ett förslag på processarbete kring kvalitet i skolan under hösten. I oktober 2013 beslutade nämnden att godkänna en manual för kvalitetsarbete inom barnomsorg och skola i Trosa kommun. Manualen kallas för Vår kurs och inkluderar fritidshemsverksamheten. Första återrapportering sker i september 2014. Återrapporteringen kommer ske på övergripande nivå men varje enhets kvalitetsredovisningar finns tillgängliga om nämnden önskar. Det finns ingen spårbar styrning från humanistiska nämnden vad avser barngruppers storlek, personaltäthet eller personalens utbildning. Det är upp till varje enhetschef att fördela kostnaderna utifrån den givna skolpengen per barn i den tillämpade resursfördelningsmodellen. Enligt budget 2014 så kan humanistiska nämndens mål till stora delar följas som resultat i officiella källor så som SIRIS (Skolverkets statistik om kvalitet och resultat i skolan), SKL:s Öppna jämförelser, Kommunernas kvalitet i korthet och till de övergripande kommunala undersökningar som Klassens kvalitetsrapport. Det finns ingen specifikt uttalat mål som gäller för fritidshemsverksamheten, det finns inte heller någon specifikt uttalat mål för någon annan av verksamheterna. Den ekonomiska styrningen av verksamheten fungerar genom resursfördelningsmodellen väl. Ekonomiska uppföljningar redovisas för nämnden tre gånger per år. En ny rutin har skapats där enhetscheferna varannan månad tillsammans med ekonom går igenom varje enhets ekonomi. Det skapas en månadsrapport för varje enhet. I månadsrapporten följs del olika verksamheterna upp separat. På enhetsnivå analyseras personalbudgeten och den stäms av med listor från lönesystemet. Här framgår om personal har delad tjänst mellan de olika verksamheterna t ex mellan skola och fritidshem. Ändrade fördelningar rättas. Det görs dock 1 av 10

ingen justering i redovisningen av personalkostnader om någon anställd inom fritidshemsverksamheten tillfälligt hoppar in i skolverksamhet eller tvärtom. Enligt skolchefen är det medvetet då man strävar efter att jobba mer tillsammans och inte vill ha vattentäta skott mellan verksamheterna. Ansvaret ligger på respektive enhetschef att tillsammans med ekonom rätta redovisningen om det skulle vara stora avvikelser. Vår samlade revisionella bedömning är att humanistiska nämnden vidtagit tillräckliga åtgärder generellt sett för barnomsorg och utbildning för att få en ändamålsenlig styrning gällande kvalitet. Detta innefattar även fritidshemsverksamheten. Det är dock för tidigt att uttala sig om uppföljningen gällande kvalitetsarbetet då första återrapportering är under hösten 2014. Nämnden har med sitt resursfördelningssystem en fungerande ekonomistyrning. I granskningen från 2012 fanns vi att det fanns en uppenbar risk att personalkostnaderna för grundskola och fritidshem inte var korrekt bokförda på rätt verksamhet. Nämnden har minskat risken för felbokföringar genom att en ny rutin skapats. Enhetschef och ekonom går löpande igenom och analyserar ekonomin inkl personalbudget och jämför med analyslistor från lönesystemet. Vid avvikelser rättas fördelningar av tjänster mellan verksamheter t ex mellan skola och fritidshem. 2 av 10

1. Inledning Revisorerna genomförde 2012 en granskning av fritidshemsverksamheten. Granskningen visade att fritidshemsverksamheten bedrevs på ett ändamålsenligt sätt men att det inte var humanistiska nämnden som genom styrning och uppföljning säkerställde detta. Den ekonomiska styrningen av verksamheten fungerade genom resursfördelningsmodellen väl medan uppföljningen innehöll brister främst beroende på att personalens kostnader inte alltid konterades på den verksamhet där de arbetade. Utifrån detta faktum var det svårt att uttala sig om verksamheten bedrivs på ett ekonomiskt tillfredställande sätt. Revisorerna har utifrån sin bedömning av väsentlighet och risk beslutat att göra en uppföljning av den tidigare granskningen för att se om humanistiska nämndens styrning och uppföljning av fritidsverksamhetens har stärkts och om den ekonomiska uppföljningen förbättrats. 1.1. Uppdrag Revisorerna i Trosa kommun har gett i uppdrag att göra en uppföljning av granskningen som genomfördes hösten 2012. Uppföljningen ska besvara följande revisionsfråga: Har humanistiska nämnden vidtagit tillräckliga åtgärder för att få en ändamålsenlig styrning och uppföljning av fritidshemsverksamheten? Granskningen av följande revisionskriterier: Nämnden har en strukturerad styrning och uppföljning av verksamheten Den ekonomiska uppföljningen av verksamheten är rättvisande 1.2. Avgränsning och tillvägagångssätt Uppdraget är en uppföljning av en tidigare granskning och genomförs översiktligt. Under uppföljningen har vi genomfört telefonintervju med skolchef. En genomgång av nämndens protokoll för tiden oktober 2012 till och med juni 2014 har gjorts samt granskning av styrdokument och uppföljning av fritidshemsverksamheten samt ekonomisk uppföljning för fritidshemsverksamheten. Skolchefen har givits möjlighet att sakgranska innehållet i rapporten. 3 av 10

1.3. Kort om den tidigare granskningen I det följande återges sammanfattningen och de rekommendationer som den tidigare granskningen utmynnade i. Vår samlade revisionella bedömning är att fritidshemsverksamheten bedrivs på ett ändamålsenligt sätt men att det inte är humanistiska nämnden som genom styrning och uppföljning säkerställer detta. Den ekonomiska styrningen av verksamheten fungerar genom resursfördelningsmodellen väl medan uppföljningen innehåller brister främst beroende på att personalens kostnader inte alltid konteras på den verksamhet där de arbetar. Utifrån detta faktum är det svårt att uttala sig om verksamheten bedrivs på ett ekonomiskt tillfredställande sätt. Bedömningen baseras på: Fritidshemmen utgör ett pedagogiskt komplement till såväl förskoleklass som grundskola. Det finns ingen spårbar styrning från humanistiska nämnden vad avser barngruppers storlek, personaltäthet eller personalens utbildning. De olika besök som sker i verksamheten ger de som besöker verksamheten en god bild av verksamhetens kvalitet. Informationen behöver dock spridas till hela nämnden. Kvalitetsarbetet på enhetsnivå dokumenteras. Nämnden får dock inte del av denna dokumentation. På förvaltningen dokumenteras de pedagogiska samtal som genomförs från och med hösten 2012. Det är positivt att nämnden kommer att få information om detta utvecklingsarbete. Detta kan tillsammans med de för nämnden redovisade föräldraenkäterna ge nämnden en bättre bild av fritidshemsverksamhetens kvalitet och utveckling. Nämnden har med sitt resursfördelningssystem en fungerande ekonomistyrning. Ekonomiska uppföljningar redovisas för nämnden tre gånger per år. Det finns en uppenbar risk att personalkostnaderna för grundskola och fritidshem inte är korrekt bokförda på rätt verksamhet. Nämnden behöver säkerställa att grundskolan respektive förskoleklassen bär kostnaderna för den personal som arbetar i verksamheten även om personalen som en del av sin tjänst arbetar på fritidshemmet. 4 av 10

2. Granskningsresultat 2.1. Mottagandet av revisionsrapporten Vi har tagit fram svaret som lämnades på revisionsrapporten från januari 2013. Av beslutsprotokollet framgår att nämnden ger skolkontoret följande uppdrag: att för verksamhetsåret 2013 utforma kvalitetsstyrningssystem som säkrar att det vid tiden för varje delårsbokslut återförs strukturerad information till humanistiska nämnden som utgår från: o Skollag 2012:800, 14 kap, 1-19 o Läroplan för förskolan Lpfö -98, reviderad 2010 o Allmänna råd och kommentarer för kvalitet i fritidshem SKOLFS 2007:35 o Aggregerade och enhetsspecifika resultat från lokal pedagogisk revision o Data och sammanställningar från lokalt kvalitetsarbete o Elev- och föräldraenkäter aggregerat och enhetsspecifikt o En av skolkontoret utformad beskrivning av hur processerna i och resultatet från kvalitetsstyrningssystemet har kvalitetssäkrats och skall kommuniceras internt och externt. att för verksamhetsåret 2013 utforma specifika ekonomistyrningsrutiner som säkrar att kostnaderna bokförs på rätt verksamhet samt att utforma modeller och rapporter för jämförelse av kostnader på olika detaljeringsnivåer, mellan enheter, på kommunnivå och jämförelse mot riksnivå. I svaret står även att genom ett kvalitetsstyrningssystem som fokuserar på uppdraget som utgår från nationella styrdokument identifieras också graden av måluppfyllelse. Vid anställning av pedagogisk personal skall företräde alltid ges till utbildad personal och behörig/legitimerad personal före outbildad personal. I kvalitetsstyrningssystemet skall också ingå nyckeltal för gruppstorlek, nominell och reell personaltäthet samt pedagogernas utbildningsprofiler. 5 av 10

2.2. Nämndens styrning och uppföljning av verksamheten I juni 2013 beslutade humanistiska nämnden att ge skolchef och nämndens presidium i uppdrag att utforma ett förslag på processarbete kring kvalitet i skolan under hösten. I oktober 2013 beslutade nämnden att godkänna en manual för kvalitetsarbete inom barnomsorg och skola i Trosa kommun. Manualen kallas för Vår kurs och i dokumentet beskrivs den enligt nedan. VÅR KURS för kvalitetsarbetet är framtagen för att stödja rektor och förskolechef i ett långsiktigt och alltid pågående förbättringsarbete med att öka måluppfyllelsen. Manualen för kvalitetsarbetet tar sin utgångspunkt i Skollagens och Läroplanens krav. Innehållet i skriften baseras på aktuell skollagstiftning i maj 2013, Allmänna råd. I Vår kurs beskrivs och definieras kvalitetsarbetet i Trosa kommun. Arbetsprocess - Skollagens krav på systematiskt kvalitetsarbete innebär att huvudmän, förskole- och skolenheter systematiskt och kontinuerligt ska följa upp verksamheten, analysera resultaten i förhållande till de nationella målen och utifrån det planera och utveckla utbildningen. Verksamhetens resultat behöver dessutom följas upp, analyseras och bedömas i förhållande till vad vetenskap och beprövad erfarenhet lyfter fram som betydelsefullt i genomförandet. Även vid planering och prioritering av utvecklingsinsatser är det viktigt att ta hänsyn till aktuell forskning. Systematiskt och kontinuerligt - Systematiskt och kontinuerligt innebär för oss att arbetet ska bedrivas strukturerat och uthålligt med fokus på en långsiktig utveckling. Huvudman och varje förskole- och skolenhet måste därför skapa former och rutiner för kvalitetsarbetet. Utgångspunkten är alltid densamma, att identifiera utvecklingsområden för ökad måluppfyllelse i förhållande till de nationella målen. Dokumentera arbetet - Den skriftliga dokumentationen behövs för att regelbundet kunna stämma av att kvalitetsarbetet leder till en utveckling mot målen. I ett längre perspektiv är dokumentationen en förutsättning för att kunna kartlägga verksamheten och identifiera områden som är särskilt angelägna att utveckla för att uppfylla målen. Alla ska ta del i arbetet - Genom ett systematiskt kvalitetsarbete blir det tydligt för all personal vad som ska prioriteras och utvecklas, när och hur olika insatser ska genomföras och vem som ansvarar för vad. Allas delaktighet är grundläggande i kvalitetsarbetet. Ledningen, personalen, barn och elever samt vårdnadshavare behöver alla bidra med synpunkter och underlag som synliggör kvaliteten. I manualen beskrivs 16 olika indikatorer/processer som baseras på skollagen och som genomsyrar alla enheter. En av indikatorerna är Fritidshemmet där står följande: Fritidshemmet Skollagen säger: Fritidshemmet ska stimulera elevernas utveckling och lärande samt erbjuda dem en meningsfull fritid och rekreation. Utbildningen ska utgå från en helhetssyn på eleven och elevens behov och främja allsidiga kontakter och social gemenskap. 6 av 10

Se även: En elev ska erbjudas utbildning i fritidshemmet i den omfattning som behövs med hänsyn till föräldrarnas förvärvsarbete eller studier eller om eleven har ett eget behov på grund av familjens situation i övrigt. Elever ska även i andra fall erbjudas utbildning i fritidshem, om de av fysiska, psykiska eller andra skäl behöver särskilt stöd i sin utveckling i form av sådan utbildning. Fritidshem ska erbjudas eleverna den del av dagen då eleverna inte går i skolan. Huvudmannen ska se till att elevgrupperna har en lämplig sammansättning och storlek och att eleverna även i övrigt erbjuds en god miljö. Läroplanen Skolverkets Allmänna Råd om kvalitet i fritidshem Frågor att besvara; Hur säkerställer du att fritidshemmet stimulerar elevernas utveckling och lärande? Hur säkerställer du att utbildningen utgår från en helhetssyn på eleven? Årsklocka - Organisationen för fritidshemmen och samordningen med skola ska vara klara vid läsårets start - Verksamhetens kvalitet följer du lämpligen upp mitt i terminerna. I manualen finns en årsöversikt som visar vilken månad för var och en av de olika indikatorerna/processerna som det ska vara fokus, starkt fokus, uppmärksamma eller följa. Gällande fritidshem så ligger starkt fokus i augusti, fokus i mars och oktober resten av året ska det ske löpande arbete. Humanistiska nämnden har beslutat om åtta indikatorer som skall återrapporteras till nämnden i februari och i september varje år. Första återrapportering kommer att ske i september 2014. Av dessa åtta indikatorer är inte fritidshemmet med. Under indikatorn Ledning & Organisation står det om utbildad personal och att är huvudmannens ansvar att se till att all personal vid skolenheterna ges möjligheter till kompetensutveckling. Enligt skolchefen har de satsat en del på kompetensutveckling av fritidshemspersonal. De sökte och fick EU-bidrag på ca 4 mnkr och av detta har de skräddarsytt ett program som bland annat innehöll högskolekurser, föreläsningar, studiebesök samt entreprenöriellt lärande. Vi har granskat nämndens protokoll för att se om fritidshemsverksamheten ger ett avtryck i dessa. Vi ser att det inte finns några särskilda ärenden som endast berör fritidshemmen. Fritidshemsverksamheten berörs i budget, kvartalsrapport, delårsrapport, bokslut och verksamhetsberättelser på liknande sätt som övriga verksamheter. Enligt budget 2014 så kan humanistiska nämndens mål till stora delar följas som resultat i officiella källor så som SIRIS (Skolverkets statistik om kvalitet och resultat i skolan), SKL:s Öppna jämförelser, Kommunernas kvalitet i korthet och till de övergripande kommunala undersökningar som Klassens kvalitetsrapport. Det finns ingen specifikt uttalat mål som gäller för fritidshemsverksamheten, det finns inte heller någon specifikt uttalat mål för någon annan av verksamheterna. 7 av 10

Månadsstatistik sammanställs varje månad centralt på skolkontoret och redovisas för nämnden några gånger per år. Den är uppdelad på skola och barnomsorg där statistik gällande fritidshem redovisas under barnomsorg och informationen är uppdelad på 6-åringar och 7-12 åringar. Nedan visar delar av hur månadsstatistiken såg ut till och med mars 2014. Är det små eller inga förändringar jmf med tidigare månad redovisas inte månadsstatistiken för nämnden enligt skolchefen. 2.3. Nämndens ekonomiska styrning och uppföljning Nämnden får ekonomisk uppföljning tre gånger per år, kvartalsrapport, delårsrapport samt bokslut/verksamhetsberättelse. Nämnden resursfördelar medel till fritidshemmen enligt ett pengsystem och nämnden har centralt en buffert för oförutsedda händelser. Om de samlade volymerna skulle öka så finns det en central buffert hos kommunstyrelsen för att kunna hantera volymjusteringar så att både humanistiska nämnden och den berörda enheten får det beslutade pengbeloppet. I granskningen som genomfördes år 2012 kom det fram att det varierade mellan olika enheter hur fritidshemspersonalens tid konteras, d v s på vilken verksamhet kostanden för deras lön redovias. Enligt skolchefen har en ny rutin skapats där ekonomen träffar enhetscheferna varannan månad och går igenom varje enhets ekonomi. Vid behov träffas de varje månad. Skolkontoret genomför avstämningar med uppgifter från enhetschef och ekonom varannan månad. Det finns en upprättad mall i Excel kallad månadsrapport med olika flikar. Det skapas en månadsrapport för varje enhet. Här fylls uppgifter i angående barn- och elevantal både faktiskt antal och prognos. Utifrån uppgifterna räknas skolpengen ut per barn/elev och justeringar av budget görs två gånger per år. 8 av 10

I månadsrapporten ingår en flik med personalbudget där uppgifter om alla anställda inom enheten finns inkl kostnad för lön och fördelning mellan olika verksamheter. Här framgår om personal har delad tjänst mellan skola och fritidshem. Uppgifterna analyseras vid varje träff mellan ekonom och enhetschef och jämförs med analyslistor från lönesystemet för att se så att budget stämmer överens med redovisning. Det görs ingen justering i redovisningen av personalkostnader om någon anställd inom fritidshemsverksamheten tillfälligt hoppar in i skolverksamhet eller tvärtom. Enligt skolchefen är det medvetet då man strävar efter att jobba mer tillsammans och inte vill ha vattentätaskott mellan verksamheterna. Ansvaret ligger på respektive enhetschef att tillsammans med ekonom rätta redovisningen om det skulle vara stora avvikelser. I månadsrapporten finns separata flikar för budget gällande skola, förskola och fritidshem. Till nämnden redovisas intäkterna och kostnaderna för fritidshemmen under förskola - skolbarnomsorg och inte under grundskola gällande budget, kvartalsrapport och bokslut. Nyckeltal redovisas för fritidshem på samma sätt som för de övriga verksamheterna. 9 av 10

2014-08-25 Anna Gröndahl Tobias Bjöörn Projektledare Uppdragsledare 10 av 10