Checklista inför del/slutredovisning av projekt Redovisningen är viktig. För att undvika felaktigheter rekommenderar vi att redan från början skapa rutiner. Det är betydligt svårare att i efterhand begära in kompletteringar av fakturor eller missade deltagarlistor från möten. Redovisa därför regelbundet och ansök om utbetalningar så fort som möjligt. Har ni frågor eller funderingar om något är ni välkomna att ringa eller besöka vårt kontor. Kontakt Tfn verksamhetsledare Leader Folkungaland Jeanette Uner Telefon 0142 20580 Mobil 070 284 0911 Epost jeanette@folkungaland.se www.folkungaland.se Besöks- och postadress Vreta Kluster Järngården 13 590 76 VRETA KLOSTER Mobil 070 091 6027 Epost folkungaland@telia.com www.folkungaland.se Checklista Det här gäller vid lägesrapportering Till varje ansökan om utbetalning ska ni skicka en kort sammanfattning om projektets aktiviteter, s.k. lägesrapport. Den ska ge en bild av vad som har genomförts och vilka delmål som har uppnåtts i projektet under den aktuella perioden som redovisningen gäller. Den ska också ge en förklaring till de kostnader som redovisas i ansökan om utbetalning. Har projektet redovisat kostnader för målarfärg ska det framgå vad som har målats, eller finns det kostnader för en konsult ska det framgå vad konsulten har uträttat. Uppgifterna ska även innehålla en förklaring till eventuella avvikelser eller förändringar från budget. Observera att avvikelser från projektplanen kan ge avdrag om du inte fått de godkända innan du ansöker om utbetalning. Håll leaderkontoret löpande informerad om vad som händer i projektet. Det här gäller vid slutrapportering I samband med att projektverksamheten avslutas, ska ni skriva en slutrapport. Den ska ge en bra beskrivning av vad som genomförts inom projektet och vad det har lett till för resultat utifrån de mål som angavs i ansökan. Beskriv vilka erfarenheter projektet gjort och hur verksamheten är tänkt att drivas vidare. Bifoga även material som tagits fram inom projektet. Slutrapporten skickas in tillsammans med ansökan om slututbetalning. Slutrapporten ska godkännas av leaderkontoret. Oavsett om du ska lägesrapportera eller slutrapportera ska redovisningen delas upp i tre olika flikar: (1) Läges/slutrapport (2) Kostnadssammanställning och (3) Övrigt. Samtliga delar måste lämnas in så att kontoret kan påbörja handläggning. 1
1. Läges/slutrapport ska innehålla: SJV LSB 12:13 Jordbruksverket: Slutrapport SJV LSB 14:2 Jordbruksverket: Ansökan om utbetalning SJV 12:14 Godkännande: Publicering av personuppgifter (gäller endast vid slutrapportering) Intyg om firmatecknare som visar vem som har rätt att underteckna ansökan om det har gått mer än ett år sedan du sist skickade in intyget, eller om förändringar skett. Obs! Det finns ingen mall för lägesrapport. Det finns dock en anvisning om vad man ska tänka på när man tar fram ett sådant dokument. 2. Kostnadssammanställning Det är viktigt att alla kostnader du tar upp i din redovisning har genomförts och betalats under projekttiden. I ditt beslut om stöd framgår tidpunkterna för projektstart (tidigast från det datum ansökan kom in till Leader-kontoret) och sista dag för ansökan om slututbetalning. Observera att projektet alltid är ytterst ansvarig för att redovisningen är korrekt! Sammanställa alla kostnader i denna blankett: SJV LSB 14:2B Jordbruksverket: Kostnadssammanställning I blanketten redovisas Löner, Indirekta Kostnader, Investeringar, Övriga Kostnader, Ideellt Arbete, Övriga Ideella Resurser samt Offentliga Resurser. Posterna ska spegla budgetplanen. Ändras budgetplanen måste ansökan om omprövning skickas in till Leaderkontoret. Vid redovisning är det ofta lättare att sammanställa varje post för sig och sedan fylla i kostnadssammanställningen. Detta görs med fördel, speciellt om man har mycket att redovisa vid varje post. Ett exempel är Löner som kan innehålla en eller flera anställda under lång tid. Ideellt Arbete är också en fördel att sammanställa separat. 2.1. Fakturor och specificerade kvitton Lämna in kopior på fakturor och specificerade kvitton samt tillhörande betalningsbevis. Sortera dem i samma ordning som i kostnadssammanställningen. Tänk på att dåliga, oläsbara kopior inte godkänns. Fakturor a) Av varje faktura ska det framgå att fakturan tillhör projektet (fakturan ska vara adresserad direkt till stödmottagaren) betalningsmottagaren ordningsnumret som du har angivit i kostnadssammanställningen fakturanummer fakturadatum tydlig specifikation av vad du har köpt eller betalat för totalt belopp (exklusive och inklusive moms) b) Följesedel, köpeavtal och liknande ska finnas med om fakturan hänvisar till en sådan handling. Vid köp av fika, luncher och liknande ska du även bifoga deltagarlistor. c) Sortera alla fakturor i samma ordning som i kostnadssammanställningen. Skriv ordningsnummer på fakturan. d) Omfattar fakturan flera sidor ska de sitta ihop med ett gem. e) Redovisa eventuella kreditfakturor. Kreditfakturor ska du redovisa i kostnadssammanställningen som en minuspost. 2
Hur ska betalningsbevis se ut? a) Av betalningsbevis ska det framgå Betalningsdatum betalt belopp vem som har betalat (vilket konto pengarna har dragits från) att betalningen är genomförd och att du har betalat beloppet till samma plusgiro-, bankgiro- eller kontonummer som står på fakturan. Om du betalar till annat nummer än det som står på fakturan, ange varför. b) Betalningsbevis ska sitta tillsammans med fakturan. c) Markera det betalda beloppet med färg. Numrera betalningsbeviset med samma ordningsnummer som står på fakturan. Exempel på olika slag av betalningsbevis a) Betalning via Internet. Betalningsbeviset ska vara en utskrift över genomförda betalningar (s.k. Uppgifter om historiska betalningar). Det räcker inte med att betalningen är inlagd för bevakning där betalningen sker vid ett senare datum. Det måste också synas till vilket pluseller bankgironummer som beloppet har betalats. b) Betalning med bankgiro eller plusgiro. Betalningen kan styrkas med en kopia av betalordern tillsammans med kontoutdraget som visar att betalningen verkligen är genomförd. c) Betalning på bankkontor. Vid betalning på banken får du vanligen ett löst kvitto där inbetalt belopp framgår samt mottagande plus- eller bankgironummer. Om du klistrar kvittot på fakturan, se till så att inte kvittot döljer texten. Banken brukar ibland maskinstämpla betalningen direkt på fakturans nedre del. Då är fakturan också kvitto. d) Betalning via autogiro. Betalningen måste styrkas med kontoutdrag där mottagarkonto framgår. e) Kontant betalning. Du ska styrka kontant betalning med utdrag ur bokföring eller kontoutdrag eftersom det inte framgår på kvittot vem som har betalat. Om du har betalt kontant utan att det finns faktura eller kassakvitto ska det finnas ett skrivet kvitto där säljaren kvitterat att betalningen har mottagits. Köparens namn och vad som köpts ska framgå av kvittot. Vid kontant betalning av en faktura ska säljaren skriva på fakturan att betalningen har mottagits. På fakturan ska det stå köparens namn och säljarens underskrift med ort och datum. f) Lönespecifikationer. Du kan styrka löneutbetalningar med en kopia av den anställdes lönespecifikation. Länsstyrelsen kan komma att begära in ytterligare underlag. 2.2. Löner Under kostnadsslaget Löner redovisas endast kostnader för personal som är anställd i projektet. Milersättning som betalas ut i samband med lönen, redovisas också under Löner. Om projektet köper in tjänster, så redovisar du istället det under Övriga kostnader. För anställda som fortsätter sin anställning efter projekttiden behöver semestertillägg, sociala avgifter, avtalsförsäkring och avtalspension inte vara betalda innan projektet avslutas. För personal som anställs för att arbeta i projektet och där anställningen avslutas i samband med att projektet avslutas, måste däremot månadslön inklusive all form av semester samt eventuella förmåner vara betalda inom projektperioden. Följande blanketter eller handlingar ska finnas med i redovisningen: 3
Anställningsavtal som visar om anställningen är på exempelvis hel- eller deltid bifogas vid första redovisningstillfället. Lönespecifikation (lönebesked) som visar de faktiska lönekostnaderna. Bifoga kopia på en lönespecifikation per månad som den anställde har arbetat under den period redovisningen gäller. Projektdagbok (SJV LSB 14:11) eller likvärdigt utdrag ur tidredovisningssystem där det ska framgå dag för dag: hur många timmar personen har arbetat i projektet vad personen har arbetat med Tänk på att projektdagboken eller utdraget ska vara undertecknat av den anställde och firmatecknare eller annan behörig person. Beräkning av månadskostnaden för semestertillägg, eventuella förmåner, sociala avgifter, avtalsförsäkring, avtalspension och skatter. Körjournal (SJV LSB 14:9) Kostnader för personal som bara har en del av sin anställning i projektet och timanställd personal ska redovisas med: SJV LSB 12:9 Jordbruksverket: Beräkning av Timlön 2.3. Ideellt arbete/ideella resurser Ideellt arbete är en arbetsinsats som utförs av privatpersoner, föreningar eller företagare och som projektet inte betalar för. Med ideellt arbete menas en arbetsinsats som för projektet framåt. Det innebär insatser som projektägaren i princip skulle kunna betala för. Denna arbetsinsats i projektet värderas och räknas som privat medfinansiering. Redovisa ideellt arbete/ideella resurser enligt följande steg: a) Det finns tre blanketter som används för att redovisa ideellt arbetet. Du redovisar bara ideellt arbete för en viss aktivitet på en av blanketterna: Fackman redovisar på blanketten Projektstöd inom Leader - projektdagbok (LSB 14:11). Är timkostnaden högre än 175 kronor/timme måste personen redovisa ett underlag som visar vilken timkostnad som normalt debiteras för motsvarande tjänst inom personens yrkesmässiga arbete. Projektdeltagare redovisar på blanketten Projektstöd inom Leader projektdagbok för redovisning av ideell tid per person (LSB 14:8) Vid gruppvis aktiviteter redovisas detta på blanketten Projektstöd inom Leader projektdagbok för redovisning av ideell tid per aktivitet (LSB 14:7). Bifoga även protokoll, inbjudan eller program som hör till aktiviteten. b) Sammanställ samtliga timmar genom att använda denna blankett: Leader Folkungaland: Ideellt arbete förteckning c) För över den totala summan av det ideella arbetet i förteckningen till kostnadssammanställningen. 4
3. Övrigt Andra handlingar som har betydelse för ditt projekt Att tänka på vid del och/eller slutredovisning av projekt: Märk alla handlingar med projektets journalnummer och diarienummer. Underskrift ska finnas där det behovs. Håll koll på projektets klardatum. Behöver du mer tid kontakta genast vårt kansli. Blanketterna hittar du på: www.sjv.se Lycka till! 5