Kallelse Datum 2016-04-06 STYRELSESAMMANTRÄDE Benita Vikström ordförande /Marianne Heman DELGES: ORDINARIE LEDAMÖTER: Benita Vikström Emil Carlsson Lars-Åke Lindman Lena Blomkvist Urpo Koivula Bo Jender Björn Johansson SUPPLEANTER: (Äger rätt att närvara) Ann Svensson Bengt Lundström Erland Lindkvist Aimo Konttinen Stefan Andersson Anna Philipsson Sandra Landin SÄRSKILT KALLADE Per Alm VD Annika Lindblom, ekonomichef Marianne Heman, sekreterare Tid och plats för Sammanträde: Fredag 15 april 2016 ca kl 9.00, direkt efter bolagsstämman Cypressen, Sjögatan 28. Sammanträdesrum A 319 1. Öppnande/fastställande av dagordning 2. Val av justerare 3. Föregående protokoll 2016-03-04 Bilaga 4. Ordförande, vice ordförande och sekreterare Bilaga 5. Firmateckning Bilaga 6. Arbetsordning för styrelsen Bilaga 7. VD-instruktion Bilaga 8. Attestreglemente Bilaga 9. Ekonomiskt utfall 10. Synpunkter på ägardirektiv inför 2017 Bilaga 11. Projektplan för alternativ fjärrvärmeproduktion 12. Avkastingsplan 13. Policy för användande av sociala medier Bilaga 14. Styrelserepresentation vid möten med lekmannarevisorerna 15. Information/rapporter Bixia lägesrapport NOVF planderad prisjustering 16. Balanslista Bilaga 17. Övriga frågor Möte avkastingsplan, 23 maj 18. Avslutning OXB200 v 1.0 2006-11-14 Postadress Besöksadress Telefon/Fax Webb/E-post Org.nr Oxelö Energi AB Sjögatan 28 0155-380 00 (vx) 556070-9429 613 81 Oxelösund Oxelösund 0155-325 75 (fax) kundcenter@oxelosund.se
1 (1) Datum 2016-04-12 Styrelsen för Oxelö Energi AB VALÄRENDEN Kommunfullmäktige har 2015-04-01 35 utsett Benita Vikström till ordförande och Emil Carlsson till vice ordförande i Oxelö Energi AB. Beslutet gäller under pågående mandatperiod och har fastställts av Oxelö Energis årsstämma 2015-05-18 Därutöver föreslås Marianne Heman som sekreterare. Inga fackliga representanter är anmälda. OXB100 v 1.0 2006-11-14 Postadress Besöksadress Telefon/Fax Webb/E-post Org.nr Oxelö Energi AB Sjögatan 28 0155-380 00 (vx) www.oxeloenergi.se 556070-9429 613 81 Oxelösund 0155-325 75 (fax) kundcenter@oxelosund.se
Styrelsen för Oxelö Energi AB FIRMATECKNING Föreslås att bolagsstyrelsen beslutar Bolagets firma tecknas förutom av styrelsen i förening, också av styrelsens ordförande Benita Vikström eller vice ordförande Emil Carlsson, i förening med verkställande direktören Per Alm samt av verkställande direktören Per Alm beträffande löpande förvaltningsåtgärder enligt Kap 8 36 i aktiebolagslagen. Oxelö Energi AB OXB100 v 1.0 2006-11-14 Postadress Besöksadress Telefon/Fax Webb/E-post Org.nr Oxelö Energi AB Sjögatan 28 0155-380 00 (vx) www.oxeloenergi.se 556070-9429 613 81 Oxelösund 0155-325 75 (fax) kundcenter@oxelosund.se
ARBETSORDNING FÖR STYRELSEN I OXELÖ ENERGI AB Denna arbetsordning har antagits av styrelsen i Oxelö Energi AB 2016-04-12 XX och gäller till och med första sammanträdet efter bolagsstämman år 2017. 1 Styrelsens uppgifter enligt aktiebolagslagen (ABL) Styrelsen svarar för bolagets organisation och förvaltningen av bolagets angelägenheter. Styrelsen skall se till att bolagets organisation är utformad så att bokföringen, medelsförvaltningen och bolagets ekonomiska förhållanden i övrigt kan kontrolleras på ett betryggande sätt. Styrelsen skall fortlöpande bedöma bolagets ekonomiska situation. Styrelsen skall meddela skriftliga instruktioner för när och hur sådana uppgifter som behövs för styrelsens bedömning skall samlas in och rapporteras till styrelsen. Styrelsen anställer och entledigar VD, efter samråd med moderbolagets VD Styrelsen utövar erforderlig kontroll över hur verkställande direktören handhar den löpande förvaltningen. Styrelsen skall årligen i skriftliga instruktioner ange arbetsfördelningen mellan styrelsen och VD. Styrelsen skall årligen fastställa en skriftlig arbetsordning för sitt arbete. Om arbetsordningen innehåller anvisningar om arbetsfördelning mellan styrelsens ledamöter skall styrelsen fortlöpande kontrollera att arbetsfördelningen kan upprätthållas. 2 Ordförandens uppgifter Ordföranden skall leda styrelsens arbete och bevaka att styrelsen fullgör de uppgifter som ankommer på den. Ordföranden skall se till att styrelsearbetet bedrivs på ett ordnat och rationellt sätt. Ordföranden skall se till att sammanträden hålls i enlighet med arbetsordningens bestämmelser och i övrigt när det behövs. Ordföranden skall kalla till sammanträde om styrelseledamot eller VD begär det. Ordföranden skall se till att ärenden som bör behandlas av styrelsen läggs fram för styrelsen. Ordföranden skall se till att ärendena är beredda på ett tillfredsställande sätt. Ordföranden skall se till att samtliga ledamöter bereds tillfälle att delta i ärendenas behandling och att samtliga ledamöter erhåller tillfredsställande beslutsunderlag. Ordföranden skall kontinuerligt följaktligen även mellan sammanträdena- i erforderlig omfattning, i samråd med och genom VD, lämna ledamöterna upplysningar rörande bolagets förhållanden, verksamhetens gång och viktigare händelser. Ordföranden skall bevaka att styrelsens beslut verkställs och på vilket sätt detta sker. Ordföranden skall i samråd med VD se till att nya styrelseledamöter och suppleanter introduceras i styrelsens arbete och bolagets verksamhet.
3 Tid för styrelsesammanträde Styrelsen skall sammanträda minst fyra gånger per år. Vid årets sista sammanträde skall styrelsen fastställa preliminära sammanträdesdagar för det kommande året. 4 Kallelse till sammanträde Kallelse sker genom ordförandens försorg. Kallelsen skall tillställas ledamöter och suppleanter senast en vecka före sammanträde. Till kallelsen skall fogas dagordning, beslutsunderlag samt protokoll från föregående möte. Underlag inför beslut om budget, årsredovisning samt sammanträdesdagar skall skickas ut senast två veckor före sammanträdet. Ledamot som inte kan närvara vid sammanträde skall snarast anmäla detta till ordföranden, VD eller sekreteraren. Det åvilar sekreteraren i sådant fall att kalla in suppleant efter den ordning som fastställs av Kommunfullmäktige till styrelsens sammanträden. 5 Dagordning Dagordning, som skall bifogas kallelsen enligt 4, skall innehålla följande rubriker: Mötets öppnande Val av justerare Fastställande av dagordning Protokoll från föregående möte Anmälningar/information/rapporter Ekonomisk rapportering Beslutsärenden Balanslista Övriga frågor 6 Beredning av ärenden Ärendena bereds av ordföranden och VD samt vice ordförande i samråd eller av den eller de dessa bestämmer. Beredningen skall genomföras på sådant sätt att beslutsunderlaget hinner färdigställas inom den tid som anges i 4. I beslutsunderlaget som ledamöterna tillställs enligt 4 skall ärendet redovisas. Det skall framgå vilka problem och risker som kan finnas, vilka handlings- alternativ som står till buds och konsekvenserna av dessa samt ett förslag till beslut. 7 Suppleanter Suppleanter skall kallas till styrelsens sammanträden i enlighet med 4. Enligt Kommunfullmäktiges beslut har suppleant som ej tjänstgör rätt att närvara och yttra sig vid styrelsesammanträde.
8 Protokoll Vid styrelsens sammanträden skall protokoll föras. I protokollet skall de beslut som styrelsen har fattat antecknas. Styrelsen ska utse en sekreterare som för protokoll. Protokollet justeras av ordföranden och en ledamot utsedd av styrelsen. Protokollet skall tillställas ordföranden och justeraren senast två veckor efter sammanträdet. Protokollen skall föras i nummerföljd med löpande paragrafnumrering. Protokollen skall genom VD:s försorg förvaras brandsäkert. 9 Ekonomisk rapportering Vid varje styrelsesammanträde skall ekonomisk rapportering ske i enlighet med av styrelsen meddelade skriftliga instruktioner. Styrelsen skall på grundval av rapporteringen bedöma bolagets ekonomiska situation. 10 Återkommande ärenden Följande ärenden skall om omständigheterna inte föranleder annat- behandlas vid nedan angivna sammanträden. Sammanträde i anslutning till ordinarie bolagsstämma: - val av styrelse-ordförande och vice ordförande - beslut om firmateckningsrätt och attestreglemente - fastställande av arbetsordning för styrelsen samt VD-instruktion - genomgång av eventuella stämmodirektiv. Sammanträde under hösten: - frågor om intern- kontroll och försäkringsfrågor - uppföljning och genomgång av bolagets tillgångar och viktigare avtal. - riskanalys, utveckling, mål och strategier - delårsbokslut - budget för nästkommande räkenskapsår - fastställande av preliminära sammanträdesdagar för det kommande året. Sammanträde under våren: - årsredovisningen från föregående räkenskapsår - information från revisorerna om resultatet av deras granskning. 11 Offentlighet och sekretess
Bolaget omfattas av bestämmelserna i Offentlighets- och sekretesslagen 2 kap 3. Detta innebär att vad som föreskrivs i tryckfrihetsförordningen om rätt att ta del av handlingar gäller i bolaget samt att bolaget jämställs med myndighet vid tillämpning av sekretesslagen. Dessa bestämmelser avser allmänhetens rätt att ta del av uppgifter i allmänna handlingar hos bolaget. Härutöver erinras styrelsens ledamöter och suppleanter om sin tystnads- och lojalitetsplikt som följer av aktiebolagslagen. Styrelsen skall fatta beslut om bolagets organisation vad avser allmänhetens rätt att ta del av allmänna handlingar.
VD-instruktion Instruktionen för verkställande direktören (VD) i Oxelö Energi AB är fastställd av bolagets styrelse 2016-04-12 och gäller till och med första sammanträdet efter bolagsstämman år 2017. Enligt 8 kap. 29 aktiebolagslagen (ABL) ska VD sköta den löpande förvaltningen av bolaget enligt styrelsens riktlinjer och anvisningar. Nedanstående gäller VD i bolaget. Styrelsen kan dessutom meddela ytterligare riktlinjer och anvisningar för en del av VD:s verksamhet eller för särskilda fall. 1 Löpande förvaltning VD ska handha den löpande förvaltningen i bolaget, vilket omfattar: att leda bolagets verksamhet att verkställa styrelsens beslut att fullgöra förhandlings- och informationsskyldighet enligt medbestämmandelagen (MBL) att besluta om tjänstledighet, semester, reseersättningar och extern utbildning för personalen att besluta om anställning, uppsägning och omplacering av personal att vid anställning av personal direkt underställd VD inhämta godkännande från styrelsens ordförande att inom ramen för den löpande verksamheten ingå avtal där bolagets åtaganden inte överstiger två miljoner kronor (2 000 000 kronor) eller annars är av principiell betydelse eller av större vikt att i enlighet med av kommunfullmäktige beslutade riktlinjer placera bolagets likvida medel att budgeterade investeringar över 250 000 kr ska ske i samråd med ordföranden och därefter underställas styrelsen för information. att i övrigt fatta de beslut och vidta de åtgärder som erfordras för den löpande förvaltningen av bolaget. 2 Bokföring och medelsförvaltning VD ska vidta de åtgärder som är nödvändiga för att bolagets bokföring ska fullgöras enligt lagen och för att medelsförvaltningen ska skötas på ett betryggande sätt. 3 Offentlighetsprincipen VD ska se till att bolaget följer bestämmelserna i Offentlighets- och sekretesslagen 2 kap 3 om allmänhetens rätt att ta del av allmänna handlingar.
VD ska på bolagets vägnar fatta beslut enligt 6 kap. 2-3 och 6-9 Offentlighets- och sekretesslagen med hänvisningar. Styrelsen ska utse en ersättare att fatta beslut vid VD:s frånvaro. 4 Upphandling VD ska se till att bolaget följer bestämmelserna i lagen om offentlig upphandling (LOU). 5 Underrättelse till styrelsens ordförande VD ska omedelbart underrätta styrelsens ordförande och vice ordförande om det finns anledning för styrelsen att ta ställning i en fråga. VD ska utan dröjsmål underrätta styrelsens ordförande och vice ordförande om behov av förändringar i bolagets organisation och denna instruktion. 6 Rapportering VD ska fortlöpande informera styrelsen om förhållandena i bolaget. VD ska vid varje styrelsesammanträde ge skriftlig och muntlig information om: Senaste periodbokslut med relevanta nyckelta Bolagets likviditet, upplåning och andra finansieringsförhållanden Försäljning Omkostnader Riskengagemang Kommande investeringar Personalförhållanden Eventuella synpunkter från controller eller revisor Övriga förhållanden av betydelse för bolagets ekonomiska ställning. 7 Beredning av ärenden VD ska i samråd med styrelsens ordförande och vice ordförande bereda styrelsens ärenden och föredra dem vid styrelsens sammanträden. 8 Budget och bokslut VD ska tillställa styrelsen förslag till budget och bokslut i så god tid att dessa kan behandlas i Oxelösunds kommuns budget- och bokslutsprocess enligt den fastställda tidplanen. 9 Delegation VD har rätt att, inom ramen för sin behörighet, delegera beslutanderätt till annan befattningshavare inom bolaget. VD ansvarar för beslut som fattats enligt delegation. VD får också, inom ramen för sin behörighet, utfärda fullmakt. VD ska kontrollera hur överförda befogenheter används.
Attester och fullmakter Godkännande av inköp Styrelsebeslut 2016-04-15
Godkännande av inköp Per Alm VD <2.000 kkr Karin von Kronhelm Ansvarig Fjärrvärme och Renhållning <500 kkr Nils Rönnkvist Ansvarig Elnät <500 kkr Jonny Jakobsson Ansvarig VA <500 kkr Håkan Franzén Ansvarig Stadsnät <500 kkr
Attest av leverantörsfakturor Per Alm VD <2.000 kkr Karin von Kronhelm Ansvarig Fjärrvärme och Renhållning <500 kkr Nils Rönnkvist Ansvarig Elnät <500 kkr Jonny Jakobsson Ansvarig VA <500 kkr Håkan Franzén Ansvarig Stadsnät <500 kkr
Specificering för attest av leverantörsfakturor VD s egna kostnader attesteras av styrelsens ordförande Kostnader för styrelsens ordförande attesteras av vice ordförande. Kostnader för styrelsens vice ordförande attesteras av ordförande. Samtliga inköp/beställningar ska godkännas av budgetansvarig chef. I attesträtten ingår beställningsrätt enligt angivna beloppsgränser. Kostnaderna ska rymmas inom budget, om inte diskuteras med närmaste chef och VD. För av styrelsen beslutade investerings- och underhålls- projekt har ansvarig för projektet beställningsrätt inom budgetramen för projektet. Vid inköp av inventarier över 25.000 kr har endast VD attesträtt. Chefers egna kostnader/inköp attesteras av VD. Kostnader för administrationen hanteras av Kustbostäder enligt avtal.
Leverantörsbetalningar, beskrivning Betalningsfil skapas i IFS, ekonomi. Fil skapas av Anna Liljekvist, Carina Berglund, Annelie Fröjd, Vuokko Kokko eller Cecilia Kjellberg Underlag för betalning skrivs ut. Behörighet att godkänna och skicka fil enligt separat fullmakt Se fullmakt avseende teckna bankgiro Betalningsfiler bekräftas Och registreras av Anna Liljekvist, Carina Berglund, Annelie Fröjd, Vuokko Kokko eller Cecilia Kjellberg
Debitering Oxelö Energi AB Löpande debitering avseende Elnät, Fjärrvärme, Renhållning och VA svarar Cecilia Kjellberg för. I uppgifterna ingår även att uppdatera systemet vid taxeförändringar på uppdrag av ansvarig för respektive nyttighet/affärsområde.
Kreditering av fakturor Oxelö Energi AB VD <1.000 tkr Rutinerna följer gemensamma regler med Tekniska Verken och Bixia Solveig Gustavsson <100 tkr Cecilia Kjellberg/ Anna Liljekvist <50 tkr Belopp under 10 tkr KC-personal
Kundreskontra-Inkasso-Kravhantering Oxelö Energi AB Anna Liljekvist Carina Berglund Intrum Justitia har i uppdrag att hantera inkassoärenden Anna Liljekvist svarar för kundreskontran för Oxelö Energi AB, vilket innebär att ta emot filer från bank- och plusgiro för inläsning i BILLING samt registrerar manuella betalningsunderlag från BG och PG. Utskick av påminnelser görs av Tekniska Verken, kreditbevakningen. Anna och Carina sköter kontakterna med Tekniska Verken samt med inkassoföretaget i de ärenden som gått dit. För uppgörelser med kunder avseende amorteringsplaner, anstånd med betalning mm. sker enligt gällande policy. Gemensamt med Tekniska Verken och Bixia
Lönehantering I lönehanteringen ingår även att svara för att inbetalning sker av fackavgifter, fritidsföreningen mm. Carina Berglund, Vuokko Kokko Löner Kustbostäder Driftspersonal Gruppansvarig Löner Carina Berglund Carina Berglund, Vuokko Kokko Löner Kustbostäder Adm.personal Carina Berglund, Vuokko Kokko Löner Oxelö Energi Löner utbetalas via filöverföring genom banken. Respektive person enligt beskrivningen har behörighet att skicka filerna för utbetalning. Lönelistorna attesteras av personalchef, Annelie Löfstedt, innan filen skickas. För respektive bolag bearbetas underlag i form av tidrapporter som attesterats av närmaste chef till den anställde.
Utbetalning Internetbanken Underlag för betalning erhålls Utbetalning direkt i Internet-banken sker två i förening enligt gällande fullmakt. Underlag har eller kompletteras med bokföringsorder Registreras i IFS ekonomi av den som handhar huvudbokföringen
Behörighetsnivåer Internetbanken Två nivåer för behörighet Administratörsbehörighet: Annika Lindblom Annelie Fröjd Utföra betalningar två i förening: Annika Lindblom Annelie Fröjd Carina Berglund Anna Liljekvist Cecilia Kjellberg Vuokko Kokko Administratörsbehörighet innebär att enligt separat upprättad fullmakt göra förändringar i behörigheter.
Privat användning av social medier - rutin för anställda i Kustbostäder och Oxelö Energi
Syfte Syftet med denna rutin är att beskriva hur Oxelösunds kommun och dess bolag ställer sig till privat användande av sociala medier i och utanför arbetet. Denna rutin är ett komplement till kommunens IT-riktlinjer. Vad är sociala medier? Med sociala medier avser Oxelösunds kommun sociala nätverk, forum, bloggverktyg och fildelningssajter för ljud och bild. Exempel på, i dagsläget aktuella, sociala medier är Facebook, Twitter, MySpace och YouTube. Användandet av sociala medier på arbetstid I dokumentet Rutiner för IT-resurs inom Oxelösunds kommun ( 7.3) gäller följande; Anställda får använda kommunens IT-resurs för att skicka och ta emot enstaka privata e-brev, besöka sociala medier samt för tillfällig användning av Internet för att exempelvis utföra enklare bankärenden. Vid dessa enstaka tillfällen får inlägg eller liknade inte göras av dig som företrädare för Oxelösunds kommun eller som företrädare för någon av våra verksamheter. Vid användandet av sociala medier på arbetstid via privat mobiltelefon gäller samma regler som ovan, alltså enstaka tillfällen. Användandet får dock inte påverka ditt arbete negativt. Användandet av sociala medier utanför arbetstid Användandet av sociala medier på fritiden är skyddat av yttrandefrihetsgrundlagen. I våra verksamheter finns dock sekretesskyddad information som undantas yttrandefrihetsgrundlagen och får därför inte behandlas i sociala medier. I det privata användandet får inte kommentarer skrivas utifrån sin yrkesroll utan det måste ske i form av dig som privatperson. Förtal, rasistiska påhopp och kränkningar av kollegor, brukare och andra är aldrig tillåtet. Oavsett om det är muntligt eller på något socialt media. Om kränkningar av detta slag uppstår så att det påverkar arbetssituationen skall detta lyftas och diskuteras med berörda personer. Yttrandefrihetsgrundlagen Yttrandefrihetsgrundlagen ger svenska medborgare rätt att offentligt uttrycka sina känslor, tankar och åsikter eller lämna information i vilket ämne som helst via radio, tv, Internet eller andra tekniska upptagningar. Motsvarande regleringar för tryckt press finns i Tryckfrihetsförordningen. Denna rätt tillkommer självklart även offentliga tjänstemän, och innebär således att det står varje tjänsteman fritt att som privatperson delta i olika sociala medier som internetforum och bloggar. Yttrandefriheten utsträcks även genom den så kallade meddelarfriheten, som ger varje medborgare rätten att lämna uppgifter till media i avsikt att dessa skall publiceras.
BALANSLISTA Bilaga till 1 (1) OEAB:S Sammanträdesprotokoll Datum 2016-03-04 Handling 3/2016 Sammanträdesdatum 2011-06-15 2014-11-20 2012-09-11 2010-12-20 2015-12-22 Ärende Beräknat slutdatum 32 Manganutfällning i vatten Pågående, klart 2017 54 Arbete påbörjas efter Nyköping 43 64 73 Alternativ fjärrvärmeproduktion 2015-03-27 Samarbete med Nyköping drift av reningsverk 2016-03-04 5 Avskrivningsregeler 2016 Pågående, återkoppling vid varje styrelsemöte Fortlöpnade information OXB100 v 1.0 2006-11-14