STYRELSESAMMANTRÄDE. DELGES ORDINARIE SUPPLEANTER (Äger rätt att närvara)

Transkript

1 Kallelse styrelsesammanträde Datum STYRELSESAMMANTRÄDE Birger Svensson, ordförande/marianne Heman DELGES ORDINARIE SUPPLEANTER LEDAMÖTER (Äger rätt att närvara) Birger Svensson Ingela Wahlstam Sten Nordlander Britt-Marie Kärngren Tommy Karlsson Eva Asthage Sandra Landin Carlinge Lindberg Lennart Samuelsson Lennart Nilsson Kurt-Lennart Karlsson Magnus Råd Kicki Belldal Andersson Björn Johansson SÄRSKILT KALLADE Per Alm, VD Marianne Heman, sekreterare Peter Zetterdahl, förvaltningschef Lena Olsson, Vision Tid och plats för Tisdag 12 april, ca kl 13.15, direkt efter stämma som är sammanträde Cypressen, Sjögatan 28. Sammanträdesrum A 319 Ärenden 1. Öppnande/fastställande av dagordning 2. Val av justerare 3. Föregående protokoll Bilaga 4. Ordförande, vice ordförande, sekreterare Bilaga 5. Firmateckning Bilaga 6. Arbetsordning för styrelsen Bilaga 7. VD-instruktion Bilaga 8. Attestreglemente Bilaga 9. Ekonomiskt resultat 10. Projekt kvarteret Syrenen 11. Avkastningsplan 12. Synpunkter på ägardirektiv inför 2017 Bilaga 13. Avtalsförslag förvaltning kommunfastigheter 14. Styrelserepresentation vid möten med lekmannarevisorer 15. Information/rapporter Hyresstatistik Lägesrapport Marinorna Lägesrapport Gata/park 16. Balanslista Bilaga 17. Övriga frågor 18. Avslutning OXB200 v Postadress Besöksadress Telefon/Fax Webb/E-post Org.nr Kustbostäder i Oxelösund AB Sjögatan (vx) Oxelösund Oxelösund (fax) kundcenter@oxelosund.se

2

3

4

5

6

7

8 1 (1) Datum Valärenden Kommunfullmäktige har utsett Birger Svensson till ordförande och Ingela Wahlstam till vice ordförande i Kustbostäder i Oxelösund AB. Beslutet gäller under pågående mandatperiod och har fastställts av Kustbostäders årsstämma Därutöver föreslås Marianne Heman som sekreterare. Det fackliga representantskapet har Kommunal överlåtit på Vision, och Vison har utsett Lena Olsson som ordinarie representant och Annelie Fröjd som ersättare. OXB100 v Postadress Besöksadress Telefon/Fax Webb/E-post Org.nr Kustbostäder i Oxelösund AB Sjögatan (vx) Oxelösund (fax) kundcenter@oxelosund.se

9 1 (1) Datum Styrelsen för Kustbostäder i Oxelösund AB Firmateckning Föreslås att bolagsstyrelsen beslutar Bolagets firma tecknas förutom av styrelsen i förening, också av styrelsens ordförande Birger Svensson eller vice ordförande Ingela Wahlstam, i förening med verkställande direktören Per Alm samt av verkställande direktören Per Alm beträffande löpande förvaltningsåtgärder enligt Kap 8 36 i aktiebolagslagen. OXB100 v Postadress Besöksadress Telefon/Fax Webb/E-post Org.nr Kustbostäder i Oxelösund AB Sjögatan (vx) Oxelösund (fax) kundcenter@oxelosund.se

10 Arbetsordning för styrelsen i Kustbostäder i Oxelösund AB Denna arbetsordning har antagits av styrelsen i Kustbostäder i Oxelösund AB XX XX och gäller till och med första sammanträdet efter bolagsstämman år Styrelsens uppgifter enligt aktiebolagslagen (ABL) Styrelsen svarar för bolagets organisation och förvaltningen av bolagets angelägenheter. Styrelsen skall se till att bolagets organisation är utformad så att bokföringen, medelsförvaltningen och bolagets ekonomiska förhållanden i övrigt kan kontrolleras på ett betryggande sätt. Styrelsen skall fortlöpande bedöma bolagets ekonomiska situation. Styrelsen skall meddela skriftliga instruktioner för när och hur sådana uppgifter som behövs för styrelsens bedömning skall samlas in och rapporteras till styrelsen. Styrelsen anställer och entledigar VD, efter samråd med moderbolagets VD Styrelsen utövar erforderlig kontroll över hur verkställande direktören handhar den löpande förvaltningen. Styrelsen skall årligen i skriftliga instruktioner ange arbetsfördelningen mellan styrelsen och VD. Styrelsen skall årligen fastställa en skriftlig arbetsordning för sitt arbete. Om arbetsordningen innehåller anvisningar om arbetsfördelning mellan styrelsens ledamöter skall styrelsen fortlöpande kontrollera att arbetsfördelningen kan upprätthållas. 2 Ordförandens uppgifter Ordföranden skall leda styrelsens arbete och bevaka att styrelsen fullgör de uppgifter som ankommer på den. Ordföranden skall se till att styrelsearbetet bedrivs på ett ordnat och rationellt sätt. Ordföranden skall se till att sammanträden hålls i enlighet med arbetsordningens bestämmelser och i övrigt när det behövs. Ordföranden skall kalla till sammanträde om styrelseledamot eller VD begär det. Ordföranden skall se till att ärenden som bör behandlas av styrelsen läggs fram för styrelsen. Ordföranden skall se till att ärendena är beredda på ett tillfredsställande sätt. Ordföranden skall se till att samtliga ledamöter bereds tillfälle att delta i ärendenas behandling och att samtliga ledamöter erhåller tillfredsställande beslutsunderlag. Ordföranden skall kontinuerligt följaktligen även mellan sammanträdena- i erforderlig omfattning lämna ledamöterna upplysningar rörande bolagets förhållanden, verksamhetens gång och viktigare händelser. Ordföranden skall bevaka att styrelsens beslut verkställs och på vilket sätt detta sker. Ordföranden skall i samråd med VD se till att nya styrelseledamöter och suppleanter introduceras i styrelsens arbete och bolagets verksamhet.

11 3 Tid för styrelsesammanträde Styrelsen skall sammanträda minst fyra gånger per år. Vid årets sista sammanträde skall styrelsen fastställa preliminära sammanträdesdagar för det kommande året. 4 Kallelse till sammanträde Kallelse sker genom ordförandens försorg. Kallelsen skall tillställas ledamöter och suppleanter senast en vecka före sammanträde. Till kallelsen skall fogas dagordning, beslutsunderlag samt protokoll från föregående möte. Underlag inför beslut om budget, årsredovisning samt sammanträdesdagar skall skickas ut senast två veckor före sammanträdet. Ledamot som inte kan närvara vid sammanträde skall snarast anmäla detta till ordföranden, VD eller sekreteraren. Det åvilar sekreteraren i sådant fall att kalla in suppleant efter den ordning som fastställs av Kommunfullmäktige till styrelsens sammanträden. 5 Dagordning Dagordning, som skall bifogas kallelsen enligt 4, skall innehålla följande rubriker: Mötets öppnande Val av justerare Fastställande av dagordning Protokoll från föregående möte Anmälningar/information/rapporter Ekonomisk rapportering Beslutsärenden Balanslista Övriga frågor 6 Beredning av ärenden Ärendena bereds av ordföranden och VD samt vice ordförande i samråd eller av den eller de dessa bestämmer. Beredningen skall genomföras på sådant sätt att beslutsunderlaget hinner färdigställas inom den tid som anges i 4. I beslutsunderlaget som ledamöterna tillställs enligt 4 skall ärendet redovisas. Det skall framgå vilka problem och risker som kan finnas, vilka handlings- alternativ som står till buds och konsekvenserna av dessa samt ett förslag till beslut. 7 Suppleanter Suppleanter skall kallas till styrelsens sammanträden i enlighet med 4. Enligt Kommunfullmäktiges beslut har suppleant som ej tjänstgör rätt att närvara och yttra sig vid styrelsesammanträde. 8 Fackliga representanter Av fackliga organisationer utsedda representanter, att företräda fack och personal i Kustbostäders styrelse, äger rätt att närvara och har yttranderätt vid sammanträden, men har inte rösträtt eller beslutsrätt och har därmed inget styrelseansvar. Fackliga representanter ska kallas till styrelsens sammanträden i enlighet med 4.

12 9 Protokoll Vid styrelsens sammanträden skall protokoll föras. I protokollet skall de beslut som styrelsen har fattat antecknas. Styrelsen ska utse en sekreterare som för protokoll. Protokollet justeras av ordföranden och en ledamot utsedd av styrelsen. Protokollet skall tillställas ordföranden och justeraren senast två veckor efter sammanträdet. Protokollen skall föras i nummerföljd med löpande paragrafnumrering. Protokollen skall genom VD:s försorg förvaras brandsäkert. 10 Ekonomisk rapportering Vid varje styrelsesammanträde skall ekonomisk rapportering ske i enlighet med av styrelsen meddelade skriftliga instruktioner. Styrelsen skall på grundval av rapporteringen bedöma bolagets ekonomiska situation. 11 Återkommande ärenden Följande ärenden skall om omständigheterna inte föranleder annat- behandlas vid nedan angivna sammanträden. Sammanträde i anslutning till ordinarie bolagsstämma: - val av styrelse-ordförande och vice ordförande - beslut om firmateckningsrätt och attestreglemente - fastställande av arbetsordning för styrelsen samt VD-instruktion - genomgång av eventuella stämmodirektiv. Sammanträde under hösten: - frågor om intern- kontroll och försäkringsfrågor - uppföljning och genomgång av bolagets tillgångar och viktigare avtal. - riskanalys, utveckling, mål och strategier - delårsbokslut - budget för nästkommande räkenskapsår - fastställande av preliminära sammanträdesdagar för det kommande året. Sammanträde under våren: - årsredovisningen från föregående räkenskapsår - information från revisorerna om resultatet av deras granskning.

13 12 Offentlighet och sekretess Bolaget omfattas av bestämmelserna i Offentlighet och sekretesslagen 2 kap 3. Detta innebär att vad som föreskrivs i nämnda lag samt i tryckfrihetsförordningen om rätt att ta del av handlingar gäller i bolaget samt att bolaget jämställs med myndighet vid tillämpning av sekretesslagen. Dessa bestämmelser avser allmänhetens rätt att ta del av uppgifter i allmänna handlingar hos bolaget. Härutöver erinras styrelsens ledamöter och suppleanter om sin tystnads- och lojalitetsplikt som följer av aktiebolagslagen. Styrelsen skall fatta beslut om bolagets organisation vad avser allmänhetens rätt att ta del av allmänna handlingar.

14 VD-instruktion Instruktionen för verkställande direktören (VD) i Kustbostäder i Oxelösund AB är fastställd av bolagets styrelse XX och gäller till och med första sammanträdet efter bolagsstämman år Enligt 8 kap. 29 aktiebolagslagen (ABL) ska VD sköta den löpande förvaltningen av bolaget enligt styrelsens riktlinjer och anvisningar. Nedanstående gäller VD i bolaget. Styrelsen kan dessutom meddela ytterligare riktlinjer och anvisningar för en del av VD:s verksamhet eller för särskilda fall. 1 Löpande förvaltning VD ska handha den löpande förvaltningen i bolaget, vilket omfattar: att leda bolagets verksamhet att verkställa styrelsens beslut att fullgöra förhandlings- och informationsskyldighet enligt medbestämmandelagen (MBL) att besluta om tjänstledighet, semester, reseersättningar och extern utbildning för personalen att besluta om anställning, uppsägning och omplacering av personal att vid anställning av personal direkt underställd VD inhämta godkännande från styrelsens ordförande (enligt farfarsprincipen ) att inom ramen för den löpande verksamheten ingå avtal där bolagets åtaganden inte överstiger två miljoner kronor ( kronor) eller annars är av principiell betydelse eller av större vikt att i enlighet med av kommunfullmäktige beslutade riktlinjer placera bolagets likvida medel att budgeterade investeringar över kr skall underställas styrelsen att i övrigt fatta de beslut och vidta de åtgärder som erfordras för den löpande förvaltningen av bolaget. 2 Bokföring och medelsförvaltning VD ska vidta de åtgärder som är nödvändiga för att bolagets bokföring ska fullgöras enligt lagen och för att medelsförvaltningen ska skötas på ett betryggande sätt. 3 Offentlighetsprincipen VD ska se till att bolaget följer bestämmelserna i Offentlighets- och sekretesslagen 2 kap 3 om allmänhetens rätt att ta del av allmänna handlingar.

15 VD ska på bolagets vägnar fatta beslut enligt 6 kap. 2-3 och 6-9 Offentlighets- och sekretesslagen med hänvisningar. Styrelsen ska utse en ersättare att fatta beslut vid VD:s frånvaro. 4 Upphandling VD ska se till att bolaget följer bestämmelserna i lagen om offentlig upphandling (LOU). 5 Underrättelse till styrelsens ordförande VD ska omedelbart underrätta styrelsens ordförande och vice ordförande om det finns anledning för styrelsen att ta ställning i en fråga. VD ska utan dröjsmål underrätta styrelsens ordförande och vice ordförande om behov av förändringar i bolagets organisation och denna instruktion. 6 Rapportering VD ska fortlöpande informera styrelsen om förhållandena i bolaget. VD ska vid varje styrelsesammanträde ge skriftlig och muntlig information om: Senaste periodbokslut med relevanta nyckeltal Bolagets likviditet, upplåning och andra finansieringsförhållanden Försäljning Omkostnader Riskengagemang Kommande investeringar Personalförhållanden Eventuella synpunkter från controller eller revisor Övriga förhållanden av betydelse för bolagets ekonomiska ställning. 7 Beredning av ärenden VD ska i samråd med styrelsens ordförande och vice ordförande bereda styrelsens ärenden och föredra dem vid styrelsens sammanträden. 8 Budget och bokslut VD ska tillställa styrelsen förslag till budget och bokslut i så god tid att dessa kan behandlas i Oxelösunds kommuns budget- och bokslutsprocess enligt den fastställda tidplanen. 9 Delegation VD har rätt att, inom ramen för sin behörighet, delegera beslutanderätt till annan befattningshavare inom bolaget. VD ansvarar för beslut som fattats enligt delegation. VD får också, inom ramen för sin behörighet, utfärda fullmakt. VD ska kontrollera hur överförda befogenheter används.

16 Attester och fullmakter Godkännande av inköp Styrelsebeslut

17 Godkännande av inköp Per Alm VD <2.000 tkr Annika Lindblom Ekonomichef <250 tkr Annelie Löfstedt Personalchef <100 tkr Julia Bergman Marknadschef <100 tkr Solveig Gustavsson Kundcenterchef <100 tkr Peter Zetterdahl Förvaltningschef <500 tkr Rune Jonsson Chef Gata/Park <250 tkr Andreas Trobeck Förvaltare <100 tkr Charlotte Löfstedt Förvaltare <100 tkr Mikael Österberg Servicechef <100 tkr Ronny Nyström Samordnare/ Planerare <100 tkr Johan Lövgren Teknisk förvaltare <100 tkr Susanne Bergkvist Arbetsledare Städ <100 tkr

18 Attest av leverantörsfakturor Per Alm VD <2.000 tkr Annika Lindblom Ekonomichef <250 tkr Annelie Löfstedt Personalchef <100 tkr Julia Bergman Marknadschef <100 tkr Solveig Gustavsson Kundcenterchef <100 tkr Peter Zetterdahl Förvaltningschef <500 tkr Rune Jonsson Chef Gata/park <250 tkr Andreas Trobeck Förvaltare <100 tkr Charlotte Löfstedt Förvaltare <100 tkr Mikael Österberg Servicechef <100 tkr Ronny Nyström Samordnare/ Planerare <100 tkr Johan Lövgren Teknisk förvaltare <100 tkr Susanne Bergkvist Arbetsledare Städ <100 tkr

19 Specificering för attest av leverantörsfakturor VD s egna kostnader attesteras av styrelsens ordförande Kostnader för styrelsens ordförande attesteras av vice ordförande. Kostnader för styrelsens vice ordförande attesteras av ordförande Samtliga inköp/beställningar ska godkännas av budgetansvarig chef. I attesträtten ingår beställningsrätt enligt angivna beloppsgränser. Kostnaderna ska rymmas inom budget, om inte diskuteras med närmaste chef och VD. För av styrelsen beslutade investerings- och underhålls- projekt har ansvarig för projektet beställningsrätt inom budgetramen för projektet. Vid inköp av inventarier över kr har endast VD attesträtt. Chefers egna kostnader/inköp attesteras av VD.

20 Leverantörsbetalningar, beskrivning Betalningsfil skapas i IFS, ekonomi. Fil skapas av Anna Liljekvist, Carina Berglund, Annelie Fröjd, Vuokko Kokko eller Cecilia Kjellberg Underlag för betalning skrivs ut. Behörighet att godkänna och skicka fil enligt separat fullmakt Se fullmakt avseende teckna bankgiro Betalningsfiler bekräftas och registreras av Anna Liljekvist, Carina Berglund, Annelie Fröjd, Vuokko Kokko eller Cecilia Kjellberg

21 Fullmakt att ingå hyresavtal för Kustbostäder i Oxelösund AB Lokalavtal & lägenhetsavtal VD Avtal över kr/år Peter Zetterdahl, Charlotte Löfstedt & Andreas Trobeck Avtal < kr/år Helena Appelkvist & Chris Höbenreich Avtal < kr/år

22 Hyresdebitering löpande Kustbostäder Carina Berglund Hyresdebitering på löpande hyresavtal Kommunens Fastigheter enligt uppdrag Carina Berglund Befogenhet har Peter Zetterdahl och Charlotte Löfstedt, att ändra hyresnivåer i löpande hyresavtal och uppsägning av avtal i samband med avhysning, samt företräda KB i hyresnämnd. VD ska informeras. Enligt uppdragsbeskrivning med kommunen har bolagen befogenheterna att sköta debiteringen av hyrorna.

23 Kundreskontra-Inkasso-Kravhantering Kustbostäder i Oxelösund AB Carina Berglund Vuokko Kokko Intrum Justitia har i uppdrag att hantera inkassoärenden Carina Berglund svarar för kundreskontran för KBAB, vilket innebär att ta emot filer från bankgirot för inläsning i HUSAR samt registrerar manuella betalningsunderlag. Carina och Anna Liljekvist sköter kontakterna med inkassoföretaget i de ärenden som gått dit. För uppgörelser med hyresgäster i lägenheter avseende amorteringsplaner, anstånd med betalning ges befogenhet om beslut enligt följande: <2 hyror Carina och Vuokko. 2-6 hyror Carina och Vuokko i samråd med ansvarig fastighetsförvaltare. >6 hyror Carina och Vuokko i samråd med VD. För uppgörelser med hyresgäster i lokaler ska detta göras i samråd med VD.

24 Lönehantering I lönehanteringen ingår även att svara för att inbetalning sker av fackavgifter, fritidsföreningen mm. Carina Berglund, Vuokko Kokko Löner Kustbostäder Driftspersonal Gruppansvarig Löner Carina Berglund Carina Berglund, Vuokko Kokko Löner Kustbostäder Adm.personal Carina Berglund, Vuokko Kokko Löner Oxelö Energi Löner utbetalas via filöverföring genom banken. Respektive person enligt uppställningen har behörighet att skicka filerna för utbetalning. Lönelistorna attesteras av personalchef, Annelie Löfstedt, innan filen skickas. För respektive bolag bearbetas underlag i form av tidrapporter som attesterats av närmaste chef till den anställde.

25 Utbetalning Internetbanken Underlag för betalning erhålls Utbetalning direkt i Internetbanken sker två i förening enligt gällande fullmakt. Underlag har eller kompletteras med bokföringsorder Registreras i IFS ekonomi av den som handhar huvudbokföringen

26 Behörighetsnivåer Internetbanken Två nivåer för behörighet Administratörsbehörighet: Annika Lindblom Annelie Fröjd Utföra betalningar två i förening: Annika Lindblom Annelie Fröjd Carina Berglund Anna Liljekvist Cecilia Kjellberg Vuokko Kokko Administratörsbehörighet innebär enligt separat upprättad fullmakt göra förändringar i behörigheter.

27 Andra fullmakter VD, Annika Lindblom och Annelie Löfstedt har rätt att var för sig utkvittera handlingar avseende bankärenden.

28

29

30

31

32

33

34

35

36

37

38

39

40 BALANSLISTA Bilaga till KBAB:s Sammanträdesprotokoll Handling 3/2016 Sammanträdesdatum Ärende Beräknat slutdatum JM Värmdöstrand Pågående, avrapportering Försäljning CEFAST Riskinventering, uppföljning riskmatris Kv 2, Arbetsmarkandsförtur Kv Nyproduktion N Malmgatan Pågående, avrapportering varje möte Marinorna Pågående, avrapportering varje möte OXB100 v