KALLELSE TILL ÅRSSTÄMMA Styrelsen för Biets Samfällighetsförening kallar härmed er till Biets årsstämma. Datum 18 april Tid Kl 18.30-20.30 Plats Mariedalssoklan i Vänersborg Extra VI bjuder på fika till alla som deltar PROGRAM OCH BIFOGADE HANDLINGAR Förslag till dagordningen Verksamhetsberättelse Bokslut för 2017 Budget för 2018 Valberedningens förslag Statistiskt medelvärde för vatten- och värmeförbrukning Fordonstrafiken - Utredningsuppdrag
BIETS SAMFÄLLIGHETSFÖRENING Kallelse till årsstämma Årsstämma 2018 FÖRSLAG TILL DAGORDNING 1 Stämmans öppnande 2 Stämman behörigen utlyst 3 Godkännande av dagordningen 4 Val av ordförande för stämman 5 Val av sekreterare för stämman 6 Val av två justerare och framställande av röstlängd 7 Genomgång av styrelsens och revisorernas berättelse 8 Fråga om ansvarsfrihet för styrelsen 9 Behandling av inkomna motioner och styrelsens förslag Beslut om parkering Beslut om farthinder 10 Styrelsens förslag till utgifts- och inkomststat samt debiteringslängd 11 Val av styrelsen samt revisorer och ersättare enligt valberedningens förslag 12 Övriga frågor 13 Plats för stämmoprotokollet hålls tillgänglig 14 Stämmans avslutande
BIETS SAMFÄLLIGHETSFÖRENING 717913-4247 Preliminär balansräkning Räkenskapsår: 2017-01-01-2017-12-31 Avser perioden: 2017-01-01-2017-12-31 Vid periodens början Förändring Vid periodens slut TILLGÅNGAR Anläggningstillgångar Immateriella anläggningstillgångar Materiella anläggningstillgångar Byggnader och mark 1110 Byggnader 1119 Ackumulerade avskrivningar på byggnader 1120 Garagetak 1998 1129 Värdeminskning garagetak 1130 Garageportar 2000 1139 Värdeminskning garageportar 1140 Tv-installation 2003 1141 Kompl av dig TV-utrustning 1149 Värdeminskning TV-inst. 1151 Markarbete entré till området 1159 Värdeminskning Markarbeten 2005 1160 Kulvert 2013-2014 1169 Värdeminskning Kulvert 1170 Mätare 2013-2014 1179 Värdeminskning Mätare 201 588,00 0,00 201 588,00-201 588,00 0,00-201 588,00 285 200,00 0,00 285 200,00-285 200,00 0,00-285 200,00 494 631,00 0,00 494 631,00-494 631,00 0,00-494 631,00 206 250,00 0,00 206 250,00 16 750,00 0,00 16 750,00-223 000,00 0,00-223 000,00 31 950,00 0,00 31 950,00-31 950,00 0,00-31 950,00 4 143 083,00 0,00 4 143 083,00-414 309,00-138 103,00-552 412,00 950 000,00 0,00 950 000,00-189 999,00-63 333,00-253 332,00 4 488 775,00-201 436,00 4 287 339,00 Finansiella anläggningstillgångar Summa anläggningstillgångar 4 488 775,00-201 436,00 4 287 339,00 Omsättningstillgångar Varulager mm Kortfristiga fordringar Övriga fordringar 1680 Andra kortfristiga fordringar medlemmar 31 486,00-30 441,00 1 045,00 Förutbetalda kostnader och upplupna intäkter 1711 Förutbetalda försäkringskostnader 1712 Förutbetalda kostnader 6 868,00 0,00 6 868,00 34 875,00-34 875,00 0,00 41 743,00-34 875,00 6 868,00 Övriga omsättningstillgångar Kassa och bank 1930 Bank, checkräkningskonto 1940 Bankkonto 788 317,33 282 924,25 1 071 241,58 219 437,41 0,00 219 437,41 1 007 754,74 282 924,25 1 290 678,99 Summa omsättningstillgångar 1 080 983,74 217 608,25 1 298 591,99 SUMMA TILLGÅNGAR 5 569 758,74 16 172,25 5 585 930,99 Utskrivet av Kate Hjärn 2018-03-28 20:50:31 Visma eekonomi Sida 1 av 2
BIETS SAMFÄLLIGHETSFÖRENING 717913-4247 Preliminär balansräkning Vid periodens början Förändring Vid periodens slut EGET KAPITAL OCH SKULDER Eget kapital Bundet eget kapital Reservfond 2087 Reparationsfond -129 792,33 0,00-129 792,33 Fritt eget kapital Balanserad vinst eller förlust 2091 Balanserat resultat -1 178 403,68 67 364,16-1 111 039,52 Årets resultat 2099 Redovisat resultat 67 364,16-207 057,03-139 692,87 Summa eget kapital -1 240 831,85-139 692,87-1 380 524,72 Obeskattade reserver Summa obeskattade reserver 0,00 0,00 0,00 Avsättningar Summa avsättningar 0,00 0,00 0,00 Långfristiga skulder Övriga skulder till kreditinstitut 2350 Reverslån -3 964 000,00 144 000,00-3 820 000,00 Summa långfristiga skulder -3 964 000,00 144 000,00-3 820 000,00 Kortfristiga skulder Övriga skulder 2710 Personalens källskatt 2850 Avräkning för skatter och avgifter (skattekonto) -28 292,00 2 732,00-25 560,00-5,00 0,00-5,00-28 297,00 2 732,00-25 565,00 Upplupna kostnader och förutbetalda intäkter 2941 Beräkn upplupna sociala avgifter 2970 Förutbetalda hyresinkomster 2990 Övr interimsskulder -28 778,80 2 818,80-25 960,00-150 130,00 3 849,00-146 281,00-157 721,09-29 879,18-187 600,27-336 629,89-23 211,38-359 841,27 Summa kortfristiga skulder -364 926,89-20 479,38-385 406,27 SUMMA EGET KAPITAL OCH SKULDER -5 569 758,74-16 172,25-5 585 930,99 BERÄKNAT RESULTAT 0,00 0,00 0,00 Utskrivet av Kate Hjärn 2018-03-28 20:50:31 Visma eekonomi Sida 2 av 2
Preliminär resultaträkning BIETS SAMFÄLLIGHETSFÖRENING 717913-4247 Räkenskapsår: 2017-01-01-2017-12-31 Avser perioden: 2017-01-01-2017-12-31 Period fg år: 2016-01-01-2016-12-31 Perioden Ackumulerat Periodslut fg år Rörelsens intäkter Nettoomsättning 3111 Hyresinkomst fast avgift 3112 Hyresinkomst rörlig avgift 3113 Inbetalning fiberanslutning 3115 Ersättning 3740 Öres- och kronutjämning 1 425 507,00 1 425 507,00 1 380 643,00 690 217,00 690 217,00 748 748,00 0,00 0,00 310 000,00 1 329,00 1 329,00 0,00-0,20-0,20 0,00 2 117 052,80 2 117 052,80 2 439 391,00 2 117 052,80 2 117 052,80 2 439 391,00 Rörelsens kostnader Övriga externa kostnader 5010 Lokalhyra 5040 Kabel-TV-avgift 5120 Belysning 5130 Värme 5131 Kulvertförluster värme 5140 Vatten och avlopp 5141 Kulvertförluster vatten 5160 Renhålln och städning 5161 Snöröjning, sandning 5170 Rep och underhåll fastighet 5180 Fiberinstallation 5410 Förbrukningsinventarier 5460 Förbrukningsmaterial 6110 Kontorsmaterial 6150 Trycksaker 6311 Försäkring gräsklippare 6410 Styrelsearvode 6570 Bankkostnader 6590 Övriga främmande tjänster 6591 Serviceavtal Villaägarna -250,00-250,00-250,00-139 500,00-139 500,00-135 198,00-60 548,99-60 548,99-73 999,51-994 562,74-994 562,74-1 017 475,93-88 691,04-88 691,04-100 947,90-151 400,82-151 400,82-154 693,37-12 769,39-12 769,39-5 069,63-12 286,49-12 286,49-14 254,00-11 745,00-11 745,00-16 480,00-67 592,00-67 592,00-76 038,00 0,00 0,00-465 000,00-5 808,00-5 808,00 0,00-3 251,00-3 251,00-5 047,00-3 323,00-3 323,00-4 087,00-477,00-477,00-1 188,00-567,00-567,00-477,00-85 500,00-85 500,00-84 600,00-1 793,00-1 793,00-1 788,00-6 963,00-6 963,00-2 026,25-8 240,00-8 240,00-7 551,00-1 655 268,47-1 655 268,47-2 166 170,59 Personalkostnader 7010 Lön kollektivanställda 7510 Arbetsgivaravgifter 0,00 0,00-12 125,00-25 960,00-25 960,00-28 778,80-25 960,00-25 960,00-40 903,80 Av/nedskrivningar av materiella och immateriella anläggningstillgångar 7830 Avskrivning kulvert 7831 Avskrivning mätare -138 103,00-138 103,00-138 103,00-63 333,00-63 333,00-63 333,00-201 436,00-201 436,00-201 436,00 Rörelseresultat 234 388,33 234 388,33 30 880,61 Resultat från finansiella poster Räntekostnader och liknande resultatposter 8400 Räntekostnader 8423 Räntekostnader för skatter och avgifter -94 695,46-94 695,46-98 243,77 0,00 0,00-1,00-94 695,46-94 695,46-98 244,77 Utskrivet av Kate Hjärn 2018-03-28 20:51:17 Visma eekonomi Sida 1 av 2
Preliminär resultaträkning BIETS SAMFÄLLIGHETSFÖRENING 717913-4247 Perioden Ackumulerat Periodslut fg år Resultat efter finansiella poster 139 692,87 139 692,87-67 364,16 Resultat före skatt 139 692,87 139 692,87-67 364,16 BERÄKNAT RESULTAT 139 692,87 139 692,87-67 364,16 Årets bokförda resultat 8999 Redovisat resultat 139 692,87 139 692,87-67 364,16 Utskrivet av Kate Hjärn 2018-03-28 20:51:17 Visma eekonomi Sida 2 av 2
BIETS SAMFÄLLIGHETSFÖRENING Förslag till budget 2018 Årsstämma 2018-04-18 FÖRSLAG TILL BUDGET 2018 2018 Utfall 2017 2017 Hyresinkomst fast avgift (1920 kr) 1 428 480 1 425 507 1 428 480 Hyresinkomst rörlig avgift 696 441 690 217 688 664 Ersättning vattenfall - 1 329-2 124 921 2 117 053 2 117 144 2018 Utfall 2017 2017 Lokalhyra - -300 - -250 - -300 Kabel TV - -140 000 - -139 500 - -136 000 Reparation TV-anläggning - - - - Belysning - -60 000 - -60 549 - -77 000 Värme och uppvärmning varmvatten - -1 008 886 - -994 563 - -994 254 Kulvertförlust värme - -92 384 - -88 691 - -102 596 Vatten och avlopp - -159 511 - -151 401 - -152 750 Kulvertförlust vatten - -9 652 - -12 769 - -6 021 Renhållning och städning - -20 000 - -12 286 - -20 000 Snöröjning - -30 000 - -11 745 - -30 000 Reparation och underhåll fastighet - -150 000 - -67 592 - -90 000 Förbrukningsinventarier - - - -5 808 - -7 000 Förbrukningsmaterial - -4 000 - -3 251 - -3 000 Markarbeten - - - - -60 000 Kontorsmaterial - -4 000 - -3 323 - -4 000 Trycksaker - -1 000 - -477 - -1 500 Försäkring gräsklippare - -600 - -567 - -500 Styrelsearvoden - -90 000 - -85 500 - -90 000 Konsultarvoden - - - - -25 000 Kostnad fiberanslutning - -2 000 - -1 792 - -2 000 Bankkostnader - -7 000 - -6 963 - -6 000 Övriga främmande tjänster - -8 500 - -8 240 - -8 000 Serviceavtal Villaägarna - -30 000 - -25 960 - -30 000 Lön kollektivanställda - -138 103 - -138 103 - -138 103 Arbetsgivaravgifter - -63 333 - -63 333 - -63 333 Avskrivning kulvertbyte - -10 000 - - Avskrivning mätare - - - Ränteintäkter Räntekostnader - -95 000 - -94 695 - -98 000 Resultat - 652-139 694 - -28 213 Hus/år - 11-2 253 - -455 Hus/mån - 1-188 - -38
KOMMENTARER BOKSLUT 2017 /BUDGET 2018 Konto 1169 Värdeminskning Kulvert Avskrivning 138 103 kronor per år. Avskrivningstid 30 år. Avskrivning 4 av 30. Konto 1170 Värdeminskning Mätare Avskrivning 63 333 kronor per år. Avskrivningstid 15 år. Avskrivning 4 av 15. Konto 1930-1941 Bankkonton Vi har en god ekonomi i föreningen. Styrelsen har beslutat att under 2018 använda en del av våra tillgångar till att asfaltera infart och parkering, sätta nya kantstenar och dessutom åtgärda lekplatserna enligt besiktningsunderlag. Konto 2350 Reverslån Amortering sker med 12 000 kronor per månad. Konto 5130 Värme (fjärrvärme Vattenfall) Vattenfall kommer under 2018 att ha samma prismodell som 2017. Avgifterna kommer inte att höjas utan ligger kvar på samma som förra året. Konto 5140 Vatten och avlopp Kallvattenkostnaden höjs till 18,50 per kbm för 2018 Konto 5170 Reparation och underhåll fastighet Byte av dörrar och fönster på panncentralen, 28 031 kr Inköp av led-lampor till gatubelysningen, 28 050 kr. Dessa lampor har en garanti på 5 år men måste då monteras av behörig elektriker eftersom ett relä måste kopplas bort i infästningen. Informationstavla vid infarten och anslagstavla till panncentralen, 7 168 kr För övrigt kostnader för inköp av fotbollsnät, lift för kontroll av glödlampor i belysningsstolpar samt några mindre reparationer. Planritningen av det utvändiga VVS-systemet hann inte bli färdig under 2017 så vi avvaktar och ser när det kan bli färdigt, kommer inte att vara med i budgeten för 2018. Konto 5410 Inköp av dator till föreningens sekreterare Konto 5460 Förbrukningsmaterial / Konto 6110 Kontorsmaterial Inköp liten dator för avläsning av mätare samt bränsle och reservdelar till gräsklippare. I kontorsmaterial ingår årsavgift för vårt bokföringsprogram, papper och toner till skrivare.
Konto 6590 Övriga främmande tjänster Kostnader för årlig besiktning av lekplatserna och lagerplats för bokföring hos Föreningsarkivet Vbg. Budgeterat för Reparation och underhåll fastighet Byte av led-lampor i gatubelysningen av behörig elektriker Kostnader för renovering av lekplatserna Den fasta månadsavgiften per hushåll är enligt budget beräknad till 1 920 kronor, alltså oförändrad mot förra året. Kom ihåg att inte betala någon månadsavgift förrän ni fått de nya inbetalningsavierna. Avgiften beslutas på årsstämman och måste sedan skrivas ut och delas ut till alla medlemmar. Den rörliga månadsavgiften kommer att baseras på hushållets förbrukningssiffror från 2017 prissatta med den avgift som räknats med i budgeten. Pris per enhet 2017 Budgeterat/preliminärt pris för 2018 Värmeavgift: 513,69 Värmeavgift: 511,37 Varmvattenavgift: 52,46 Varmvattenavgift: 53,02 Kallvattenavgift: 17,62 Kallvattenavgift: 18,50 Slutligen presenterar vi medelvärden i förbrukning och kostnad per hus 2015-2017 Statistik per hus, värme och vatten 2015 Statistik per hus, värme och vatten 2016 Medelvärde Förbrukning Kostnad Medelvärde Förbrukning Kostnad Kallvatten 69,52 kbm 1164 kr Kallvatten 71,70 kbm 1269 kr Varmvatten 31,54 kbm 1854 kr Varmvatten 32,74 kbm 1712 kr Värme 15 MWh 9335 kr Värme 15,75 MWh 8202 kr Statistik per hus, värme och vatten 2017 Medelvärde Förbrukning Kostnad Kallvatten 70,49 kbm 1238 kr Varmvatten 33,19 kbm 1712 kr Värme 15,75 MWh 8032 kr
INKOMNA ÄRENDEN OCH STYRELSENS FÖRSLAG ÅTGÄRDA PROBLEM MED FORDONSTRAFIKEN BAKGRUND Vi har under flera år haft problem med fordonstrafiken på området. På gångvägarna är det flera förare som kör alldeles för fort (hastighetsbegränsningen är gånghastighet) och det är några på området som parkerar på gångvägen (vilket är förbjudet), både boende och besökande. Syftet är att åtgärda de brister som framkommit från medlemmar gällande fordonstrafiken gällande fordonens hastighet och felparkeringar. FÖRSLAG - PARKERING ALTERNATIV 1 FÖRBÄTTRAD SKYLTNING Vi förbättrar skyltningen med vart man får och inte får parkera. Produkt Antal Ca pris Summa Parkering för boende 2 480 kr 960 kr Parkering förbjuden 7 540 kr 3 780 kr Stolpfäste 9 40 kr 360 kr Summa för alla skyltar inklusive moms 5100 kr. ALTERNATIV 2 FÖRBÄTTRAD SKYLTNING OCH BÖTFÄLLNING Vi utökar det som finns i Alternativ 1 Förbättrad skyltning att även innefatta bötfällning av felparkering. Vi måste då tillsätta en utredning för att se hur vi ska lösa detta. ALTERNATIV 3 INGA ÅTGÄRDER Vi åtgärdar inte problemen med parkeringen. Styrelsen avsäger sig därmed ansvaret att tjata på de som felparkerat utan ansvaret kommer ligga på alla medlemmar som då får upplysa de som felparkerat att de bör flytta sitt fordon. ALTERNATIV 4 - INFÖRANDE AV PARKERING PÅ TOMTEN Vi godkänner parkeringsmöjlighet på tomten och kommer i så fall upprätta regler kring hur en sådan parkering får se ut och om det innebär extra kostnader. Vi måste då tillsätta en utredning för att se hur vi ska lösa detta. FÖRSLAG - FARTHINDER ALTERNATIV 1 - ASFALTERADE GUPP (CIRKELGUPP) Det asfalterade guppen är svårberäkneligt då bredden på vägen är avgörande för hur mycket asfalt som behövs och det avgör priset. Ett snittpris på ett fartgupp över vår gångväg är ca 3000 kr exl moms. Offertförfrågan gjordes med Skanska och NCC.
ALTERNATIV 2 MOBILA FARTHINDER Vi valde att titta på Flexibump som är ledande inom mobila fartgupp. För mindre vägar rekommenderas att man lägger ut två korta fartgupp (80 cm x 2) och för större (t.ex. infart) rekommenderas ett långt fartgupp. Beroende på var vi vill lägga fartguppen så får man välja det som passar. Fördelen med de små fartguppen är att cykeltrafikanter kan åka emellan fartguppen. En rutin med tydligt ansvar för vem som ska montera och ta in fartguppen vid säsong behöver även tas fram. ALTERNATIV 3 CENTRALISERING AV POSTLÅDOR OCH SOPHÄMTNING VI centraliserar och gör en sopstation anpassad för hushållen på exempelvis den lilla parkeringen bredvid panncentralen. Brevlådor kan t.ex. sättas upp kortsidan av det mittersta parkeringsgaraget. Väljs detta alternativet behövs en ny utredning göras då arbetet blir omfattande. Prisuppskattning kan inte göras för detta alternativ. ALTERNATIV 4 INGA ÅTGÄRDER Vi åtgärdar inte problemen med hastigheten. Styrelsen avsäger sig därmed ansvaret att tjata om ansvaret kommer ligga på alla medlemmar att hålla gånghastighet med deras fordon och även upplysa de som håller för hög hastighet att sänka den. HUR RÖSTNINGEN GÅR TILL Varje hus har en röst att lägga på varje förslag. På årsstämman kommer en omröstning och har man ingen möjlighet att delta på årsstämman bifogas en röstsedel som skrivs under och lämnas till ordförande, kassör eller sekreterare.
BIETS SAMFÄLLIGHETSFÖRENING Valberedningens förslag Årsstämma 2018-04-18 VALBEREDNINGENS FÖRSLAG VALBEREDNINGENS FÖRSLAG TILL STYRELSE 2018/2019 Ordförande Sara-Maria Herrman Omval 2 år Kassör Kate Hjärn Kvarstår 1 år Sekreterare Evelina Holmberg Kvarstår 1 år Ledamot Linda Rydgren Palmersjö Omval 2 år Ledamot Jasmina Selimovic Kvarstår 1 år Ersättare Jan-Eric Svahn Omval 1 år Ersättare Fredrik Wallin Nyval 1 år Ersättare Sören Nilson Omval 1 år VALBEREDNINGENS FÖRSLAG TILL REVISORER 2018/2019 Revisor 1 Egil Karlsson Omval 2 år Revisor 2 Arne Tjernberg Omval 1 år Ersättare Anne-Marie Staszewski Omval 1 år