K a l l e l s e / f ö r e d r a g n i n g s l i s t a Vård- och omsorgsnämndens arbetsutskott 2019-02-20 Tid: kl. 13:00-16:00 Plats: Stadshuset, Orionrummet Övrigt: Ordförande Lena Blomgren (S) Ledamöter Maj Ader (KD), vice ordförande Tomas Lidberg (S) Per Gunnar Lindahl (M), 2:e vice ordförande Chatarina Caesar (L) Ersättare Patrik Karlsson (S) Helena Börjesson (C) Lillemor Wallén (S) Bertil Jonsson (M) Louise Carlsson (M) Övriga Lotta Hjoberg, Vård & Omsorgschef Paula Evertsson, administrativ chef Anita Jansson, chefs- och nämndsekreterare Victoria Fransson, områdeschef Ingela Välitalo, utvecklingsledare Magnus Ljungberg, ekonom Annmari Axelsson Jonsson, områdeschef Susanne Sandén, demenssamordnare/projektledare Page 1 of 16 Page 1 of 2
K a l l e l s e / f ö r e d r a g n i n g s l i s t a Vård- och omsorgsnämndens arbetsutskott 2019-02-20 1. Upprop 2. Val av justerare, förslag Chatarina Caesar, tid för justering 25 februari 2019, kl 16:00 3. Eventuella ändringar i föredragningslistan 4. Sekretessärenden - se separat kallelse 5. Planen för stöd och service till personer med funktionsnedsättning; implementering (VON 2019/3) Beslutsunderlag Planen för stöd och service till personer med funktionsnedsättning; implementering 190220 6. Vård & Omsorg informerar (VON 2019/1) Beslutsunderlag Vård & Omsorg informerar 190220 VON 112 Yttrande över resultatet i revisorernas granskning av vård- och omsorgsnämndens interna styrning och kontroll 2018 Analys och åtgärder - åtgärdsplan 7. Äldreomsorgsplanen; implementering (VON 2019/2) Beslutsunderlag Äldreomsorgsplanen; implementering 190220 8. Övrigt Page 2 of 16 Page 2 of 2
Planen för stöd och service till personer med funktionsnedsättning; implementering 5 VON 2019/3 Page 3 of 16
Planen för stöd och service till personer med funktionsnedsättning; implementering Behov av nya bostäder med särskild service för vuxna; köstatistik Ny bostad med särskild service för vuxna Sjölunda Äng; lägesrapport Personlig assistans; lägesrapport Grupp- och servicebostäderna; lägesrapport Korttidshemmet Grodden; lägesrapport Daglig verksamhet; lägesrapport Fritidsverksamhet för personer med funktionsnedsättning; lägesrapport FunktionshinderCenter i kvarteret Bifrost; lägesrapport TSI-arbetet; lägesrapport Page 4 of 16
Vård & Omsorg informerar 6 VON 2019/1 Page 5 of 16
Vård & Omsorg informerar Nytt Styrkort; lägesrapport Budgetuppföljning t o m 20 februari 2019; lägesrapport Plan för extraordinär händelse; lägesrapport Revisorernas granskning av nämndens interna styrning och kontroll; genomgång av åtgärdsplanen och dialog kring det fortsatta arbetet Page 6 of 16
MÖTESPROTOKOLL Mötesdatum Vård- och omsorgsnämnden 2018-12-12 112 Yttrande över resultatet i revisorernas granskning av vård- och omsorgsnämndens interna styrning och kontroll 2018 (VON 2018/351) Beslut Vård- och omsorgsnämnden godkänner den föreslagna åtgärdsplanen för överlämnande till kommunens revisorer. Sammanfattning Kommunens revisorer har med biträde av PwC genomfört en övergripande granskning av kommunstyrelsens och nämndernas interna styrning och kontroll. Granskningen är genomförd i form av en webbenkät till samtliga förtroendevalda och chefer i kommunen i syfte att få underlag för att se om respondenternas självskattning visar på förbättringar jämfört med en likartad granskning som genomfördes i slutet av 2015. Vidare få ett viktigt underlag för att göra en övergripande bedömning av styrelsens och nämndernas interna styrning och kontroll samt för att få underlag att bedöma behov av eventuellt fördjupade granskningsinsatser och att ge såväl nämnder som sektorer ett underlag i sitt förbättringsarbete. Vård- och omsorgsnämndens enkätresultat, där tolv av nämndens 22 ledamöter och ersättare samt 37 av 48 tillfrågade chefer svarat, visar på relativt starka resultat för många påståenden men resultaten är något sämre jämfört med 2015 års granskning. Revisorerna anser att resultatet för 2018 års granskning visar på ett visst eller stort behov av mer analys för en del påståenden samt eventuella behov av åtgärder och överlämnar detta till nämnden för yttrande. I yttrandet vilket ska vara revisorerna tillhanda under december 2018 ska framgå resultatet av nämndens analys och eventuellt åtgärder med anledning av resultatet. Vård- och omsorgsnämnden konstaterar att det av enkätresultatet framgår fyra områden där det finns stort behov av analys och sannolikt behov av åtgärder. Det handlar om Kompetensförsörjning, IT-relaterade risker, Risker i omvärlden och Jämförelser med andra. Vidare finns 12 områden där det finns visst behov av mer analys och eventuell åtgärd och det är: Kommunicerade krav, mål, Värdegrunder och etiska värderingar, Tydlighet i roller och ansvar, Rapportering och uppföljning, Analyser och hantering av risker, Kvalitetsarbetet, Risker för oegentligheter, Förebygga och upptäcka, Kommunikation, Extern och intern information, Utvärderingar och avvikelser samt Uppföljning av rutiner. Tre områden har så goda resultat att det handlar om att bibehålla och fortsätta med ständiga förbättringar. En analys har genomförts av resultaten och ett förslag till åtgärdsplan arbetats fram vilken vård- och omsorgsnämnden har att ta ställning till. Justerandes sign Utdragsbestyrkande Page 71 of 16 2
MÖTESPROTOKOLL Mötesdatum Vård- och omsorgsnämnden 2018-12-12 Förslag till övergripande åtgärder är att det under våren kommer hållas en workshop med alla enhetschefer utifrån resultatet av undersökningen. Den nya nämnden kommer få information om undersökningen och utfallet under våren 2019 Vid introduktionen i januari 2019 av den nya vård- och omsorgsnämnden kommer många av de ämnesområden som lyfts i undersökningen att finnas med på programmet. Expedieras till Kommunens revisorer Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse Yttrande över resultatet i revisorernas granskning av vård- och omsorgsnämndens interna styrning och kontroll 2018 Missiv - Granskning av styrelsens och nämndernas interna styrning och kontroll Rapport - Enkätresultat för vård- och omsorgsnämnden Rapport - Detaljredovisning av svaren i enkäten Justerandes sign Utdragsbestyrkande Page 82 of 16 2
2018-12-12 Analys och åtgärder med anledning av kommunrevisionens webbenkät; Intern styrning och kontroll Vård- och omsorgsnämnden Frågeområde Underområden Hur har man svarat Analys Förslag till åtgärder Mål- och övergripande styr- Avvakta den reviderade och kontrollmiljö styrmodellen. Kommunicerande krav, mål (frågor ställda till förtroendevalda 02, 03, 05/frågor ställda till tjänstemän 02, 03, 04, 05, 06) Lika nöjda eller missnöjda som för tre år sedan. Här finns en inbyggd otydlighet med många mål i styrkortet. Det pågår en översyn på kommunövergripande nivå. Finns brister även internt i kommuniceringen av styrdokument. Kommuniceringen av styrdokumenten behöver förbättras. Kunskap om lagar och regler (01/01) Samma resultat som. I stort sett finns tillräcklig kunskap om lagar och regler. Viktigt att kvalitetssäkra så att kunskapen behålls. Värdegrunder och etiska värderingar (fråga 21/07) Något lägre resultat än Fortsatt bra resultat. Följs upp i uppföljningsdialoger och i verksamhetsberättelse Finns med i enhetens handlingsplan. Hålla arbetet med värdegrunden levande i vardagen. Finns ett material framtaget som ska användas kontinuerligt, med i årshjulet för enhetschefer. Page 9 of 16
2018-12-12 Kompetensförsörjning (fråga 08/17) Lägre resultat än föregående undersökning Analys gjord av personalkonsulter inom Vård & Omsorg, i SPB 2018-2021, uppdaterad i Delårsrapport II, 2018. Årlig kompetensutvecklingsplan finns framtagen. Kommunicera analysen. Fortsätta arbetet med åtgärder för att säkra kompetensförsörjningen. Tydlighet i roller och ansvar (fråga 04, 06/08, 10) Rapportering och uppföljning (frågor 07, 09, 10, 16, 18, 19, 22/30, 31) Något lägre resultat än Lägre resultat än föregående undersökning Finns osäkerhet hos några tjänstemän och förtroendevalda om ansvar och befogenheter. Inte många kommentarer svårt att veta vad det står för. Vad förväntas? Ser framförallt ut att vara en del enhetschefer om är osäkra på om uppföljningen är tillräckligt bra. Tydliggöra ansvar och befogenheter mellan tjänstemän och politiker. Kommunens ledningssystem reglerar ansvar och befogenheter. Kvalitetshandboken, som är Vård & Omsorgs dokument kring kvalitet, delas ut i samband med introduktion av nämnden. Dialog med nämnden och cheferna om vilka uppföljningar som görs och vad som uppfattas som tillräckligt bra. Vad saknas? Page 10 of 16
2018-12-12 Risk och kvalitetsarbete Analyser och hantering av risker (fråga 11, 12, 14, 15/19, 26, 32) IT-relaterade risker (fråga -/24) Kvalitetsarbetet (fråga -/27, 28) Lägre resultat än föregående undersökning Samma resultat som Samma resultat som Enhetscheferna är inte delaktiga i själva kontrollarbetet i Intern kontroll. Kontrollerna utförs av stab, ledning och central administration. Kommuniceringen sker årligen av resultatet och planen finns inskriven i årshjulet. Nämnden informeras regelbundet om risker och avvikelser i verksamheten. Frågan enbart ställd till tjänstemän. Ett område där det behövs förbättringar. Frågan enbart ställd till tjänstemän. En mindre grupp chefer tycker inte att kvalitetsarbetet är tillräckligt bra. Kommuniceringen av planen behöver bli bättre, både till enhetschefer och förtroendevalda. Begreppet intern kontroll behöver tydliggöras. SKL:s häfte På den säkra sidan om intern kontroll för förtroendevalda i kommuner och landsting delas ut till nämndsledamöter vid introduktion. En djupare analys tillsammans med andra aktörer kring IT, GöLiSka IT, IT-strateg. Vidare behöver genomföras en analys tillsammans med enhetschefer. Även denna fråga behöver analyseras tillsammans med enhetschefer för att se var bristerna finns. Page 11 of 16
2018-12-12 Risker i omvärlden (fråga -/23) Samma resultat som Frågan enbart ställd till tjänstemän. Ett förbättringsområde. Närmare en tredjedel av cheferna tycker inte att omvärldsbevakningen är tillräckligt bra Även denna fråga behöver analyseras tillsammans med enhetschefer för att få till en bättre omvärldsbevakning. Risker för oegentligheter (fråga 13/22) Lägre resultat än föregående undersökning Gott resultat trots något lägre värden än förra gången. Verkar finnas en osäkerhet hos några både i politiker och tjänstemannagruppen. Analysera vilka typer av risker som upplevs missas i den riskanalys/riskvärdering som görs. Kontrollaktiviteter Kontrollaktiviteter ekonomi (fråga 18/21) Något sämre resultat som Ett bra resultat där de flesta upplever sig ha tillräcklig kunskap. Viktigt att säkra så att kunskapen behålls till exempel vid byte av chefer, förtroendevalda. Förebygga och upptäcka (fråga -/20) Samma resultat som Frågan enbart ställd till tjänstemän. Ett bra resultat där de flesta arbetar förebyggande och upptäcker fel och oönskade händelser. Fortsatt arbete med implementering av kvalitetsledningssystemets alla delar. Page 12 of 16
2018-12-12 Kommunikation och information Kommunikation (fråga -/15) Lägre resultat än föregående undersökning Frågan enbart ställd till tjänstemän. Inte alla upplever att man involveras tillräckligt i frågor som berör aktuell verksamhet. Stab och ledning behöver fundera över hur delaktighet skapas för de som är berörda av en specifik fråga/process/aktivitet. Dialog med tjänstemän för att få exemplifierat när det kunde fungerat bättre. Uppföljning och utvärdering Extern och intern information (fråga -/11, 12, 13, 14, 16) Utvärderingar och avvikelser (fråga -/22) Uppföljning av rutiner (fråga - /29) Samma resultat som Lägre resultat än föregående undersökning Lägre resultat än föregående undersökning Frågan enbart ställd till tjänstemän. Det verkar finnas behov av förbättringar i våra verksamhets- och administrativa system så de blir mer användarvänliga. Frågan enbart ställd till förtroendevalda. 75 % av de förtroendevalda verkar nöjda med nämndens diskussion och analys av olika uppföljningsunderlag och avvikelser. Frågan enbart ställd till tjänstemän. Ungefär 25 % av cheferna uppger att de inte tycker att uppföljning och utvärdering av processer och rutiner fungerar tillräckligt bra. Dialog med tjänstemän kring funktionen på våra verksamhets- och administrativa system och vilken information som saknas. Dialog med förtroendevalda om på vilket sätt de önskar få till diskussionen och analysen. Behövs fortsatt arbete med uppföljning av processer och rutiner på enhetsnivå. Vad är tillräckligt bra? Page 13 of 16
2018-12-12 Jämförelser med andra (fråga 17/25) Samma resultat som Ungefär en tredjedel av både politiker och tjänstemän upplever att det saknas kunskap om hur vi ligger till i förhållande till motsvarande verksamhet i andra kommuner. Jämförelser med andra kommuner behöver redovisas oftare för både chefer och förtroendevalda. Övergripande åtgärder Under våren kommer hållas en workshop med alla enhetschefer utifrån resultatet av undersökningen. Den nya nämnden kommer få information om undersökningen och utfallet under våren 2019 Vid introduktionen av den nya vård- och omsorgsnämnden i januari 2019 kommer många av de ämnesområden som lyfts i undersökningen att finnas med. Page 14 of 16
Äldreomsorgsplanen; implementering 7 VON 2019/2 Page 15 of 16
Äldreomsorgsplanen; implementering Ombyggnad av lokaler vid ÅVC; lägesrapport Inkommen skrivelse angående bemanning m m på Tallskogen Demenscentrum; lägesrapport Platssituationen i särskilt boende; lägesrapport Behov av nytt trygghetsboende; lägesrapport Nytt trygghetsboende i kvarteret Bifrost; lägesrapport Mötesplats och lokaler för hemvården samt ombyggnad av äldreboendet i Tolsjö; lägesrapport Page 16 of 16