Sekreterare Ordförande Justerare

Paragrafer 1-15 Plats och tid Badhusgatan 4, Borgholm, kl. 09:00-12:10, 13:10-15:10 Beslutande Carl Malgerud (M), ordförande Tomas Lind (FÖL), andre vice ordförande Birger Palm (S) Ingvar Svensson (V) Anders Nyholm (M) Daniel Nilsson (C) Jacob Jonsson (S) ersätter Joel Schäfer (S) Övriga deltagande Clara Hoogland, sekreterare Anders Lindholm, VD Annika Hermansson, ekonomichef Markus Wertwein-Ros, chef VA och Elnät, 1-10 Ilko Corkovic, kommunstyrelsens ordförande, 3-6 Christer Hjerth, jurist Kommunakuten, 3-6 Åsa Amnér, kostchef, 11 Underskrifter Clara Hoogland Carl Malgerud (M) Ingvar Svensson (V) Sekreterare Ordförande Justerare

PROTOKOLL Sida 2 Paragrafer 1-15 Innehållsförteckning 1 Månadsuppföljning 2015/69 2 Tilläggsbudgetering för Teknisk Service 2016 2016/14 3 Fastställande av huvudmannaskapet för deponier och tippar i Borgholms 2015/194 kommun 4 Sluttäckning av deponier - särredovisning av taxa 2015/80 5 Tilläggsbudgetering Gata-Park eller höjning av taxa för el till husbilar 2016/19 6 Förfrågan från Borgholms kommun om att överta driften för den anlagda 2015/197 våtmarken i Rövik 7 Aktuella VA-ärenden i Mark- och miljödomstolen 2016/2 8 Pågående och planerade VA-projekt 2016/9 9 Insamling av hushållsavfall i Borgholms kommun 2016/4 Uppsägning av avtal gällande omlastningsstationen på Kalleguta åvc 2016/5 10 Tilläggsbudgetering för att förbättra arbetsmiljön Köpings skolkök 2016/12 11 Ombyggnad av Köpings skolkök till tillagningskök 2016/11 12 Resedan 8 (etapp 2) 2015/213 13 Miljöpolicy för AB och Elnät AB 2016/18 VD informerar 2016/7 14 Restlistan 2016 (uppdrag från styrelsen) 2016/6 15 Meddelanden till styrelsen 2016/8 Justerare Utdragsbestyrkande

1 Dnr 2015/69 Månadsuppföljning Styrelsens beslut Informationen är mottagen. Det redovisade resultatet är fortfarande preliminärt. Den skattefinansierade verksamheten redovisar ett negativt resultat på preliminärt 1,2 mkr. Den största posten står Gata-Park för, bland annat med anledning av extra arbete i skogen och underhåll i hamnar. Den taxefinansierade verksamheten redovisar ett positivt resultat på ca. 9 mkr. Vatten och avlopp står för den största delen, beroende på en engångsintäkt på ca. 3 mkr i anläggningsavgift, från 2003-2013. Avskrivningen på vindkraften påverkar resultatet negativt med drygt 11 mkr. Likviditeten är fortsatt god. Gällande investeringar hade 30 mkr av de budgeterade 35 mkr förbrukats per den sista december. Ekonomichef Annika Hermansson redogör för ärendet. Ordföranden finner att styrelsen beslutar att informationen är mottagen. Månadsuppföljning, daterad

2016-01-12 2 Dnr 2016/14 Tilläggsbudgetering för Teknisk Service 2016 Styrelsens förslag till kommunstyrelsen Tilläggsbudgetering på 333 tkr för Teknisk Service godkänns. Budgetarna för 2015 i och Borgholms kommun skiljer sig åt avseende bolagsgemensamma kostnader för Teknisk Service på grund av ett missförstånd. hade en högre budget än kommunen och när avstämningen inför budgetarbetet 2016 gjordes uttrycktes den i förändring från 2015. Förändringen var lika, men eftersom utgångspunkten var olika blev resultatet olika. Det har lett till en skillnad mellan budgetarna på 333 tkr, varför bolaget härmed äskar om denna tilläggsbudgetering. Fördelning enligt nedan: Gata/Park 59 tkr Fastighet 59 tkr Kost 65 tkr Lokalvård 149 tkr SUMMA 333 tkr Budget 2015 Ändring Budget 2016 BEAB 2 841-586 2 255 Kommunen 2 508-586 1 922 Diff 333 333 Ärendets behandling Ekonomichef Annika Hermansson föreslår i tjänsteskrivelse daterad 2016-01-08 Ekonomichef Annika Hermansson redogör för ärendet. Tjänsteskrivelse daterad 2016-01-08

3 Dnr 2015/194 Fastställande av huvudmannaskapet för deponier och tippar i Borgholms kommun Styrelsens beslut Eftersom AB redan har agerat i egenskap av verksamhetsutövare krävs inga vidare åtgärder och ärendet avslutas. De överlåtelsehandlingar som upprättades när avfallsverksamheten övergick från kommunen till bolaget var bristfälliga gällande deponier och tippar, vilket har bidragit till svårigheten att fastställa ansvaret för bl.a. deponierna. Bland annat nämndes inte deponierna, som då redan tagits ur bruk, i avtalet. Juridisk expertis på området har yttrat sig i ärendet och fastslår att av praxis följer att den som har den faktiska och rättsliga möjligheten att vidta en åtgärd är att betrakta som verksamhetsutövare, vilket ger att det är AB som är att anse som detta sedan verksamheten övergick från kommunen till bolaget. Det synes alltså gå att överföra verksamhetsansvaret för verksamheterna vid deponin genom anmälan till tillsynsmyndigheten. Ärendets behandling Styrelsen beslutade den 2015-10-15, 304, att uppdra till driftledare Christina Olsson att sammanställa den juridiska expertisens betänkanden i ärendet. Styrelsen beslutade 2015-11-19, 316, att uppdra till VD Anders Lindholm att ta fram ett förslag till avtal som reglerar roller och ansvar mellan AB och Borgholms kommun. Christer Hjerth, jurist från Kommunakuten, redogör för ärendet. Enligt Hjerth ska verksamhetsansvaret vid en bedömning faktiskt åligga den som ska ha ansvaret, vilket torde vara AB. Ordföranden finner att styrelsen beslutar att eftersom AB redan har agerat i egenskap av verksamhetsutövare krävs inga vidare åtgärder och ärendet avslutas. Därmed upphävs tidigare beslut fattat av styrelsen 2015-11- 19, 316 om ett avtal mellan kommunen och bolaget. Skrivelse från Kommunakuten, daterad 2015-12-09

PROTOKOLL Sida 2 Skickas till Kommunstyrelsen Justerare Utdragsbestyrkande

4 Dnr 2015/80 Finansiering av sluttäckning av deponier Styrelsens förslag till kommunstyrelsen Finansiering till 15% av den totala kostnaden för sluttäckningen sker genom överlåtelse av muddringsmassor från kommunen till AB. Styrelsens förslag till kommunstyrelsen Finansieringen av sluttäckningen av deponier ska till 85% ske enligt nedan. Kalleguta och Rullbackarna är de två deponier som fortfarande räknas som aktiva i kommunen idag, även om inget mer avfall längre tillförs och beslut har fattats om att de ska sluttäckas. Sluttäckningen av deponierna beräknas ta 14 år med start i år och kosta ca. 43 mkr, inklusive kostnader för material. Finansiering av sluttäckningen löses dels genom att fondera medel i en sluttäckningsfond. Detta har gjorts genom att genomföra en retroaktiv ändring av redovisningsprinciperna för renhållningskollektivet. Det ackumulerade överskottet från 2003 (då verksamheten övertogs av ) till 2014 på totalt 10,7 mkr, som tidigare resultatförts, samt tidigare avsättningar om totalt 2 mkr balanseras då i en sluttäckningsfond. Från 2015 och till 2029 så avsätter AB ett totalt belopp som motsvarar renhållningskollektivets kostnadsandel av sluttäckningen. AB, genom renhållningskollektivet, står därmed för 85% av finansieringen och skattekollektivet står för resterande del, genom att kostnadsfritt bistå med muddringsmassor. Inget kassaflöde ska ske mellan kollektiven. Ärendets behandling Styrelsen beslutade den 15 oktober 2015, 303, att godkänna förstudien och uppdra till projektledare Christina Olsson att ta fram en projektplan. Den 19 november 2015, 317, beslutade styrelsen att godkänna projektplanen. Styrelsen beslutade 2015-12-16, 343, att genomföra en retroaktiv ändring av redovisningsprinciperna för renhållningskollektivet.

PROTOKOLL Sida 2 4 fortsättning Christer Hjerth, jurist från Kommunakuten, redogör för ärendet. Ekonomichefen Annika Hermansson redogör för en särredovisning av taxan. Ordföranden finner att styrelsen beslutar att finansieringen ska ske enligt ovan, samt att till kommunstyrelsen hemställa om finansiering till 15% av den totala kostnaden för sluttäckningen genom överlåtelse av muddringsmassor. Tjänsteutlåtande, ekonomichefen Annika Hermansson, 2016-01-12 Skrivelse, Kommunakuten, 2015-12-09 Justerare Utdragsbestyrkande

5 Dnr 2016/19 Tilläggsbudgetering Gata-Park eller höjning av taxa för el till husbilar Styrelsens förslag till kommunfullmäktige Kommunfullmäktige föreslås bevilja en tilläggsbudgetering på 160 tkr, eller höja taxan till 40 kr / dygn. I arbetet med att ta fram en budget för 2016 var direktivet från kommunstyrelsen till bolaget att öka intäkterna för husbilar och båtar med 500 tkr. För att uppnå detta föreslog styrelsen bland annat den 7 oktober 2015, 291, att höja avgiften för el till husbilar till 40 kr / dygn från 20 kr / dygn. Höjningen motiverades också med att den är nödvändig för att få kostnadstäckning, eftersom elen kostar mer än 20 kr / dygn för husbilar. Kommunfullmäktige antog dock inte denna ändring, utan elen kommer fortsatt att kosta 20 kr / dygn. Följden av detta beslut blir att intäkterna blir 160 tkr lägre för Gata-Park under 2016. För att få kostnadstäckning bör kommunfullmäktige antingen bevilja tilläggsbudgetering på 160 tkr, eller besluta om höjning av taxan. Ekonomichefen Annika Hermansson redogör för ärendet. Ordföranden finner att styrelsen beslutar att föreslå kommunfullmäktige att antingen bevilja tilläggsbudgetering på 160 tkr, eller besluta om höjning av taxan till 40 kr / dygn.

6 Dnr 2015/197 Förfrågan från Borgholms kommun om att överta driften för den anlagda våtmarken i Rövik Styrelsens beslut VD Anders Lindholm uppdras att i dialog med samhällsbyggnadsförvaltningen klargöra förutsättningarna för projektet. Styrelsen beslutade 2015-11-19, 329, att bevilja 170 tkr till våtmarksprojektet i Rövik och att överta projektet efter att avtal upprättats mellan samhällsbyggnadsförvaltningen och. Kostnadsuträkningarna gjordes av Bertil Lundgren på samhällsbyggnadsförvaltningen. Därefter har VA sammanställt vad som behövs för att genomföra projektet. Åtgärderna är bland annat förläggning av kabel, bygge av servisväg, ny vall, pumpstation, två slussluckor, gångstig till inlopp, rostfria galler för säkerhet och vattendelare. Offerten för dessa åtgärder är 378 tkr exkl. moms. I ovanstående beräkning finns inte kostnaderna för det tekniska inräknat. Detta omfattar pumpar, styrning, kommunikation etc och beräknas till 200 000 kr, exklusive den egna personalkostnaden. Dessa åtgärder krävs för att få våtmarken i drift. Därefter kommer det att krävas mer resurser i form av underhåll etc. Kostnaden för underhållet är svårbedömd, men beräknas till ca 25 tkr per år. VA-chefen Markus Wertwein-Ros redogör för ärendet. Ordföranden finner att styrelsen beslutar att uppdra åt VD Anders Lindholm att i dialog med samhällsbyggnadsförvaltningens chef klargöra förutsättningarna för projektet. Frågor att ta ställning till rör anläggningens utformande, den framtida driften, samt att säkerställa nyttan av projektet. Skickas till Samhällsbyggnadsförvaltningen Kommunstyrelsen

7 Dnr 2016/2 Aktuella VA-ärenden i Mark- och miljödomstolen Styrelsens beslut Informationen är mottagen. Statens VA-nämnd upphörde vid årsskiftet 2015 och pågående/kommande ärenden har flyttas över till Mark och Miljödomstolen i Växjö. Mark- och Miljödomstolen handlägger tvister om vatten och avlopp enligt lagen (2006:412) om allmänna vattentjänster. Mark- och Miljödomstolen är första instans. Domstolens beslut kan överklagas till Svea Hovrätt som prövar målet i dess sammansättning som markoch miljööverdomstol och vidare till Högsta domstolen. Parter i tvister om VA-frågor är den som driver den allmänna anläggningen och normalt ägaren eller tomträttshavaren av berörd fastighet. Tvist mellan parter kan uppstå t.ex. om skyldighet att betala avgift eller avgiftens storlek, rätt att bruka anläggningen eller villkoren för brukande, tillämpning i övrigt av taxa eller bestämmelser för brukandet som huvudmannen utfärdat, innebörden av avtal som parterna träffat, rätt att stänga av vattenleverans, skadeståndsskyldighet m.m. Avgiftsskyldighet kan föreligga även om fastighetsägaren inte utnyttjar anläggningen. Även för obebyggda tomter inom område med detaljplan kan avgiftsskyldighet föreligga. VA-chefen Markus Wertwein-Ros redogör för ärendet. VA har sammanställt samtliga ärenden som för är aktuella i Mark- och Miljödomstolen. Sammanställning av aktuella ärenden, 2016-01-07

8 Dnr 2016/9 Pågående och planerade VA-projekt Styrelsens beslut Informationen är mottagen. VA-projekt omfattar nyanläggningar av och renoveringar och underhåll på vattenverk som renar vatten, avloppsreningsverk som renar avloppsvatten, anläggningar för behandling av slam, samt nydragningar eller underhåll av rörledningar. VA-projekt utgör en stor del av verk-samheten och investeringarna inom. Att ha en god översyn och tydlig projektstyrning möjliggör planering av verksamheten och att nödvändiga medel kan budgeteras för projekten. Pågående projekt idag är Ledning Böda Sand, Böda ARV etapp 2, sanering Borgholms hamn och Djupvik-Lofta, etapp 3. VA-chefen Markus Wertwein-Ros redogör för ärendet. Ordföranden finner att styrelsen tackar för informationen. Tjänsteutlåtande, 2016-01-07

9 Dnr 2016/4 Insamling av hushållsavfall i Borgholms kommun Styrelsens beslut Tjänsten att insamla hushållsavfall i Borgholms kommun ska upphandlas till och med 2017-10-31. Nuvarande avfallsentreprenad med Suez går ut 2017-10-31. Det är inte möjligt att förlänga befintligt avtal mer än vad som redan har gjorts. Arbetet med att ta fram ett underlag för en ny upphandling pågår, men övriga alternativ bör också ses över. Det finns tre sätt att samla in hushållsavfallet i kommunen: en ny entreprenad (upphandling), bli medlemmar i KSRR, eller att utföra insamlingen i egen regi. Utredningar har gjorts för de två sistnämnda alternativen. Det är kommunen som blir medlem i KSRR, inte, så ett eventuellt beslut tas av kommunfullmäktige. Gällande att upphandla tjänsten får bara acceptera ett anbud om det inte blir avsevärt dyrare än om kommunen själv hade utfört uppdraget. VD Anders Lindholm redogör för ärendet. Ordföranden finner att styrelsen beslutar att ska upphandla tjänsten till och med 2017-10-31. Tjänsteutlåtande, Christina Olsson, 2016-01-07 Skickas till Driftledare Christina Olsson

10 Dnr 2016/12 Tilläggsbudgetering för att förbättra arbetsmiljön Köpings skolkök Styrelsens förslag till kommunstyrelsen Informationen är mottagen och ärendet överlämnas till kommunstyrelsen för beslut. Köpings skolkök tar idag emot varm mat till ca 220 elever, men bereder själva salladsbord. Det är en omfattande verksamhet med högt tryck. Att hålla högt tempo är krävande och försvåras av att miljön i köket är undermålig. Det finns risk för den allmänna hälsan att vistas i en angripen lokal. Skyddsrondsprotokollet från 2015-12-11 visar på flera brister i köket: Mattan har legat i köket mycket lång tid och dess beskaffenhet visar på en pågående fuktskada. Mattan har också limsläpp på uppviket på ett antal ställen och en skarv/svets har spruckit. Vid dörren finns en stark mikrobiell doft. Det finns också en stark kemisk doft i köket. Det fläktaggregat som reglerar inomhusluften är föråldrat och har passerat bäst före datum vilket gör att luft som inte borde komma in i köket ändå gör det. Aggregatet behöver bytas. I samband med att dessa åtgärder görs bör köket göras om till ett tillagningskök, se ärende med dnr 2016/12. VD Anders Lindholm redogör för ärendet. Ordföranden finner att styrelsen beslutar att informationen är mottagen och att ärendet överlämnas till kommunstyrelsen för beslut. Skyddsrondsprotokoll, 2015-12-11 Rapport från Besiktningsbolaget som är framtagen i samråd med Fastighetsavdelningen.

11 Dnr 2016/11 Ombyggnad av Köpings skolkök till tillagningskök Styrelsens förslag till kommunstyrelsen Informationen är mottagen och ärendet överlämnas till kommunstyrelsen för beslut. Styrelsen föreslår kommunstyrelsen besluta att Köpings skolkök byggs om till tillagningskök, i samband med att arbetsmiljöproblemet med mikrobiell och kemisk doft åtgärdas. Elevantalet på Köpings skola har ökat kraftigt och skolan tar varje dag emot 220 portioner varm mat till lunch. Dessa portioner hade med fördel kunnat tillagas på Köpings skola, men det innebär att ett tillagningskök måste etableras där, i befintliga lokaler. Köpings skola är idag en så stor enhet att det finns underlag för ett tillagningskök i mindre skala. Maxkapaciteten på Viktoriaskolans kök är nådd och det finns behov att i kommunen möjliggöra tillagning av fler portioner. Det kan gå att bygga om/till på Viktoriaskolans kök, men genom att bygga om Köpings skolkök till ett tillagningskök och ha fler produktionsenheter minskar sårbarheten i kostverksamheten. Genom att fördela ut produktionen på de enheter som har tillräckligt stort eget underlag skapas möjlighet till hjälp vid eventuella driftstopp. Köket är inte anpassat till dagens verksamhet och har gammal utrustning, är slitet och med en unken doft i skåp och lådor. Eftersom åtgärder ändå måste vidtas för att komma tillrätta med arbetsmiljöproblemen med mikrobiell och kemisk doft, ärende dnr 2016/11, är det strategiskt att i samband med detta få till stånd ett tillagningskök. VD Anders Lindholm redogör för ärendet. Ordföranden finner att styrelsen beslutar att informationen är mottagen och att ärendet överlämnas till kommunstyrelsen för beslut. Skyddsrondsprotokoll, verksamhetschef & skyddsombud, 2015-12-11

13 Dnr 2015/213 Resedan 8 (etapp 2) Styrelsens förslag till kommunfullmäktige AB uppdras att sälja fastighet Resedan 8. Kommunstyrelsens arbetsutskott uppdrog till AB, 2015-11-10, 390, att utreda om det finns intresse för försäljning av fastigheten Borgholm Resedan 8, på 4781 kvm, med krav att uppföra hyres- och bostadsrätter. Fastighetsavdelningen har låtit göra en värdering, som indikerar ett värde på 1000 kr per antal uppförda kvadratmeter för bostäder och 400 kr för handel. Försäljningen bör genomföras med följande villkor: Fastslagen detaljplan ligger till grund för exploateringen. Vid försäljning avtalas önskvärda villkor såsom exploateringsgrad, värmeförsörjning, tidplaner etc. Köparen åtar sig att bebygga fastigheten med bostäder (hyresrätter 50%, bostadsrätter 50%, alternativt 100% hyresrätter) om minimum 3000m². En tilläggsköpeskilling kan läggas till i avtalet om detta. Lägenheter/byggnader och markområden ska i sin helhet vara klar att tas i bruk senast två år efter genomförd försäljning. Försäljning ska ske i konkurrens för att generera högsta möjliga köpeskilling. Försäljningen bör ske genom mäklare. VD Anders Lindholm redogör för ärendet. Ordföranden finner att styrelsen beslutar att föreslå kommunfullmäktige att uppdra till att sälja Resedan 8. Tjänsteutlåtande, daterat 2016-01-07

13 Dnr 2016/18 Miljöpolicy för AB och Elnät AB Styrelsens beslut Styrelsen antar miljöpolicyn för AB. ska vara en aktiv aktör i strävan att skapa ett långsiktigt hållbart samhälle. I vårt agerande så ska vi sträva mot att minska vår påverkan på miljön och kontinuerligt utveckla och förbättra vårt miljöarbete. Vi ska ge våra kunder och leverantörer förutsättningar att minska sin miljöpåverkan. Till grund för miljöarbetet har en miljöpolicy tagits fram. Ordföranden finner att styrelsen beslutar att anta miljöpolicyn för AB. Miljöpolicy

14 Dnr 2016/6 Restlistan 2016 (uppdrag från styrelsen) Styrelsens beslut Styrelsen beslutar vilka ärenden som är avslutade. Aktuella uppdrag, som är beslutade av styrelsen, redovisas i bilaga. Restlista, daterad 2015-12-16

2016-01-15 15 Dnr 2016/8 Meddelanden till styrelsen Styrelsen har på sammanträdet tagit del av följande handlingar och information: Dnr 2016/5 Uppsägning av avtal gällande omlastningsstationen på Kalleguta ÅVC Skrivelse angående markköp Kalleguta ÅVC Stoppdagar till sammanträdet i ksau, ks och kf Exploateringsavtal Ekerum, VA-anslutningar Dnr 2016/10 Tilläggsbudgetering för utrustning och personal till Viktoriaskolans kök Rekrytering av ny chef för lokalvård och transport Rekrytering av ny snickare, fastighetsavdelningen Projekt inköp och upphandling Frukostmöte anordnat av Företagarna Öland och Borgholms kommun den 4 februari 2016 på Strand Hotell om inköp och upphandling Projekt Kommunikation Dnr 2015/156 Ansvarsfördelning och skötsel av brandlarmsanläggningar i kommunal ägo Dnr 2015/214 Fastighetsfunktionen på AB