Sammanträdesprotokoll

Sammanträdesprotokoll Kommunstyrelsen Arbetsutskottet Sammanträdesdatum Sida 2011-01-17 16 Au Dnr 303/2010 315 Ansökan om parkeringsplatser Förslag till beslut Förslag till kommunstyrelsen Beskrivning av ärendet Dilan Fares har inkommit med en ansökan om att anlägga parkeringsplatser i anslutning till pizzerian Tre kronor på Skolgatan. Beslutsunderlag Ansökan 2010-12-01 Justerandes sign Utdragsbestyrkande

Sammanträdesprotokoll Kommunstyrelsen Arbetsutskottet Sammanträdesdatum Sida 2011-01-17 17 Au Framtidsboxen Förslag till beslut Förslag till kommunstyrelsen Beskrivning av ärendet Under sommaren 2010 arbetade ungdomar i Vingåker tillsammans med företrädare för kommunen med att ta fram en rapport med idéer och tankar om viktiga framtidsfrågor i Vingåkers kommun. Arbetet, som redovisades i rapporten Verkligt inflytande i Vingåker, har bedrivits inom ramen för Framtidsboxen som är en projektform för ungdomars arbete med inflytande. Under hösten 2010 har kommunledningsförvaltningen arbetat med ett utkast till en kommunal policy för ungdomsinflytande i Vingåkers kommun. Detta arbete kommer fortsätta under 2011. Vingåkers kommun har nu fått en förfrågan från Framtidsboxen om ett liknande arrangemang under 2011. Justerandes sign Utdragsbestyrkande

Sammanträdesprotokoll Kommunstyrelsen Arbetsutskottet Sammanträdesdatum Sida 2011-01-17 18 Au Bidrag till föreningar och samlingslokaler Förslag till beslut Förslag till kommunfullmäktige Bidrag fastställs till föreningar med 51 tkr och till samlingslokaler med 219 tkr. Beskrivning av ärendet Kultur- och fritidsnämnden föreslår bidrag till samlingslokaler samt och till de föreningar som inte är bidragsberättigade som ungdomsorganisationer. De sistnämnda bidragen föreslås vara oförändrade och är budgeterade till 51 tkr. Bidragen till samlingslokaler grundar sig på driftskostnader enligt bokslut. Den totala ramen för dessa bidrag är i flerårsplanen 75 tkr lägre än för 2010. I underlaget redovisas fördelning till de olika samlingslokalerna enligt flerårsplanen, totalt 144 tkr, samt fördelning om anslaget skulle vara oförändrat, 219 tkr. Kultur- och fritidsnämnden finansierar mellanskillnaden genom att medel från upplösningen av Forsby Arena om 75 tkr avsätts till samlingslokaler. Beslutsunderlag Kultur- och Fritidsnämnden 2010-11-15, 49 Förslag till föreningsbidrag och fördelning av bidrag till samlingslokaler 2011 Justerandes sign Utdragsbestyrkande

Sammanträdesprotokoll Kommunstyrelsen Arbetsutskottet Sammanträdesdatum Sida 2011-01-17 19 Au Dnr 210/2010 141 Kommunal serviceplan Förslag till beslut Förslag till kommunfullmäktige Kommunal serviceplan antas Beskrivning av ärendet Arbetet med att ta fram en kommunal serviceplan har pågått under hösten 2010. Kommunens nu gällande varuförsörjningsplan är antagen 1981. Sedan dess har samhället förändrats och kommunen har identifierat ett behov av att se över frågan om service i hela kommunen. För att ta ett helhetsgrepp om serviceutbudet vill kommunen att den gamla varuförsörjningsplanen ersätts av en bredare serviceplan som omfattar såväl kommersiell som offentlig service. Beslutsunderlag Tjänsteutlåtande 2010-12-20 Kommunal serviceplan för Vingåkers kommun 2011-2014 Justerandes sign Utdragsbestyrkande

TJÄNSTEUTLÅTANDE 1 (1) Datum 2010-12-20 Vår handläggare Christina Andersson 0151-193 66, christina.m.andersson@vingaker.se Vår beteckning 210/2010 141 Kommunal serviceplan Förslag till beslut Förvaltningen föreslår att kommunstyrelsen föreslår kommunfullmäktige beslutar Anta förslag till kommunal serviceplan Sammanfattning Arbetet med den kommunala serviceplanen har pågått under hösten 2010. I arbetet har det ingått möten med olika grupper, internt och externt. Kommunens nu gällande varuförsörjningsplan är antagen år 1981. Sedan dess har samhället förändrats och kommunen har identifierat ett behov av att se över frågan om service i hela kommunen. För att ta ett helhetsbegrepp om serviceutbudet vill kommunen att den gamla varuförsörjningsplanen ersätts av en bredare serviceplan som omfattar såväl kommersiell som offentlig service. Upprätthållandet av en god service utgör en strategisk faktor för Vingåkers kommuns utveckling. I samband med projektet gjordes även en kartläggning av bredbandsstrukturen i kommunen. Ärendets beredning Kommunstyrelsens arbetsutskott har varit styrgrupp och löpande tagit del i projektet. VK101S v1.0 060208, Tjänsteutlåtande Kommunal Utvecklingsenheten Vingåkers kommun, 643 80 Vingåker Parkvägen 10 Tel vx 0151-191 00 Fax 0151-191 06 E-post: kommunstyrelsen@vingaker.se www.vingaker.se Pg 95 81-0 Bg 624-8371

Bakgrund Tillgång till kommersiell och offentlig service är vanligtvis en mycket viktig faktor för privatpersoner vid val av bostadsort och för företag vid etablering och utveckling. De flesta människor har behov av daglig service i närheten av där de bor, men den demografiska utvecklingen påverkar förutsättningarna för offentlig och kommersiell service. Vingåkers kommun har cirka 8 900 invånare, varav drygt hälften bor utanför centralorten och ungefär en tredjedel utanför någon av orterna i kommunen. Upprätthållandet av en god service utgör därför en strategisk faktor för Vingåkers kommuns utveckling, såväl i centralorten som i de mindre orterna och på landsbygden. 2 (2) Kommunens nu gällande varuförsörjningsplan är antagen år 1981. Sedan dess har samhället genomgått stora förändringar. Kommunen har därför identifierat ett behov av att se över frågan om service i hela kommunen. Kommunfullmäktige beslutade 2010-04-26, 40 om nya riktlinjer för hemsändningsbidrag under en försöksperiod åren 2010-2011. De nya riktlinjerna innebär att hemsändningsbidraget har förändrats till att utgöra ett specifikt stöd för de kommuninvånare som har svårt att ta sig till en livsmedelsbutik. Efter försöksperiodens slut ska försöket utvärderas. För att ta ett helhetsbegrepp om serviceutbudet vill kommunen att den gamla varuförsörjningsplanen ersätts av en bredare serviceplan som omfattar såväl kommersiell som offentlig service. En projektledare har rekryterats och fyra tjänstemän på kommunledningsförvaltningen har ingått i en projektledningsgrupp. I arbetet har det ingått möten med olika grupper, internt och externt. I de externa mötena med referensgrupper i kommunen har det kommit fram önskemål och förslag om flera olika saker. Samlingslokaler anses mycket viktiga, liksom fritidssysselsättningar för ungdomar. Vad som anses mest väsentligt kan givetvis variera beroende på vem som tillfrågas. Det som återkommer i diskussionerna är i varje fall tillgång till livsmedel, samlingslokaler, fritidssysselsättning för ungdomar, skola, distriktssköterska och kollektivtrafik. I samband med projektet gjordes även en kartläggning av bredbandsstrukturen i kommunen. Enligt den rapporten är det en konkurrensfördel om en kommun kan erbjuda goda bredbandsmöjligheter till invånare, företag samt potentiella inflyttare och nya företagare. Förvaltningens ståndpunkt Förvaltningen anser att förslaget till Kommunal serviceplan för Vingåkers kommun bör antas.

Bilagor Förslag till Kommunal serviceplan för Vingåkers kommun 2011-2014 Slutrapport från projektet Kommunal serviceplan för Vingåkers kommun Slutrapport Bredbandskartläggning i Vingåkers kommun 3 (3) VINGÅKERS KOMMUN Kommunledningsförvaltningen Helena Viklund Kommunchef Christina Andersson Projektledare

Kommunal serviceplan för Vingåkers kommun 2011-2014 Förslag till kommunal serviceplan

Innehållsförteckning 1 Inledning... 2 1.1 Syfte...2 1.2 Avgränsningar...2 2 Begrepp... 2 3 Mål... 3 4 Boende och fritid... 3 5 Näringsliv... 4 6 Kommunikationer... 4 7 Planering, genomförande och utvärdering... 5 7.1 Ansvar och kostnader...5 7.2 Årlig sammanfattning och redovisning...5 8 Serviceplanens utarbetning... 5 Dokumenttyp Plan Giltighetstid 2011-2014 Dokumentnamn Kommunal serviceplan för Vingåkers kommun 2011-2014 Processägare Kommunstyrelsen Fastställd Kf 2011- Senast reviderad Beslutande Kommunfullmäktige Detta dokument gäller för Kommunstyrelsen, utvecklingsnämnden, kultur- och fritidsnämnden 1

1 Inledning Tillgång till kommersiell och offentlig service är vanligtvis en mycket viktig faktor för privatpersoner vid val av boplats och för företag vid etablering och utveckling. De flesta människor har behov av daglig service i närheten av där de bor, men den demografiska utvecklingen påverkar förutsättningarna för offentlig och kommersiell service. Vingåkers kommun har cirka 8 900 invånare, varav drygt hälften bor utanför centralorten och ungefär en tredjedel utanför någon av orterna i kommunen. På den större delen av svensk landsbygd pågår en successiv utglesning av tillgången till såväl kommersiell som offentlig service. Undantag är tätortsnära landsbygd utanför de största städerna. Upprätthållandet av en god service utgör därför en strategisk faktor för Vingåkers kommuns utveckling, såväl i centralorten som på landsbygden. Kommunens nu gällande varuförsörjningsplan är antagen år 1981. Sedan dess har samhället genomgått stora förändringar. Kommunen har därför identifierat ett behov av att se över frågan om service i hela kommunen och som en följd av det beslutat att upprätta en kommunal serviceplan. 1.1 Syfte Den kommunala serviceplanen ska vara ett verktyg för att vidmakthålla en god service på rimlig nivå i kommunen som helhet. Planen ska utgöra ett komplement till kommunens översiktsplan. 1.2 Avgränsningar I planen ingår inte verksamhet som är ålagda kommunen via lagstiftning. Vingåkers kommun har även andra dokument som på olika sätt behandlar servicen i kommunen, exempelvis det näringslivspolitiska programmet, äldreomsorgsplanen och översiktsplanen. Förslag till energi- och klimatplan samt kostpolitiskt program är också under bearbetning. I serviceplanen ingår inte service som behandlas i dessa dokument. 2 Begrepp En god service på rimlig nivå, betyder en service som ska fungera tillräckligt för att svara mot vad som kan begäras, på en nivå där utgifter ska stå i proportion till utbytet. Med kommersiell service menas framför allt tillgång till dagligvaror som livsmedel och förbrukningsvaror i hushållet, ställen för post- och paketärenden, bank, apotek, drivmedelsstation och bredband. 2

Den offentliga servicen delas in i statlig och kommunal. Med statlig service avses här främst tillgång till arbetsförmedlingen, försäkringskassan, skatteverket, sjukvård och polis. Med kommunal service avses här främst tillgång till kollektivtrafik, natur- och kulturområden, samarbete i bredbandfrågor, information och stöd till föreningar och näringsliv. 3 Mål Det ska finnas en god service på rimlig nivå för alla som bor, besöker och verkar i Vingåkers kommun. Servicenivån ska också vara sådan att den kan attrahera fler människor att bo, besöka och verka i kommunen. För att nå målen har kommunen identifierat följande åtgärder. 4 Boende och fritid Åtgärd 1. Kommunen ska arbeta för att kommun- och länsgränser inte är ett hinder för att upprätthålla en god service på rimlig nivå för dem som bor och verkar i kommunen. 2. Kommunen ska underlätta för invånare och besökare att upptäcka och nyttja både den tätortsnära naturen och övrig natur i kommunen. Det kan ske genom att göra naturområden fysiskt tillgängliga. Det kan även ske genom att informera och ge kunskap om natur- och kulturvärden som finns i kommunen och naturens betydelse för folkhälsan. 3. Kommunen stöder tillgången till mötesplatser och aktiviteter genom vissa bidrag till samlingslokaler och idrottsanläggningar. 4. Kommunen ska arrangera möten mellan kommunen och föreningar/bygderåd minst en gång per år. Syftet med mötena är att utbyta information, knyta kontakter och sprida idéer och kunskap. Ansvarig Kommunstyrelsen Kommunstyrelsen, utvecklingsnämnden och kultur- och fritidsnämnden Kultur- och fritidsnämnden Kultur- och fritidsnämnden 3

5. Kommunen ska utse en tjänsteman som är kommunens kontaktperson för föreningar/bygderåd. Till denna person vänder sig föreningar/bygderåd i alla frågor angående föreningsverksamhet. Personen kan ge råd, stöd, information och förmedla kontakter. Kultur- och fritidsnämnden 5 Näringsliv Åtgärd 1. Kommunen ska stödja utvecklingen av lokala servicelösningar där intresse och underlag för sådana finns. Det kan ske på olika sätt beroende på lokala behov och förutsättningar. Lokala servicelösningar kan vara en servicegivare som används som utgångspunkt för att utöka annan service. Det kan också vara flera intressenter som tillsammans över ett geografiskt område tillhandhåller olika slag av service. 2. Kommunen ska verka för att upprätthålla och utveckla den statliga servicen i kommunen, för att övervaka att behov för invånare och företag motsvaras av faktisk tillgång. 3. För att upprätthålla Vingåkers kommuns attraktivitet och serviceutbud ska kommunen fortsätta utveckla centralorten Vingåker som en kommunal centralort och ett centralt service- och handelsområde. 4. Kommun har under åren 2010-2011 en försöksverksamhet med hemsändningsbidrag. Syftet är att tillgängligheten till livsmedel på landsbygden ska vara tillfredsställande. Bidraget riktas till personer som har svårt att ta sig till en livsmedelsaffär. Efter försöksperiodens slut ska bidraget utvärderas. Ansvarig Utvecklingsnämnden Kommunstyrelsen Kommunstyrelsen Kommunstyrelsen 6 Kommunikationer Åtgärd 1. Kommunen ska arbeta för att kommun- och länsgränser inte är ett hinder i planering av kollektivtrafik och bredbandsutbyggnad. Ansvarig Kommunstyrelsen 4

2. Kommunen ska i samråd med andra kommuner och trafikhuvudmän fortsätta sitt arbete med att samordna bussoch tågtider vid byten under resa. 3. Kommunen ska fortsätta verka för att upprätthålla och utveckla tågförbindelser till och från Vingåkers centralort. 4. Kommunen ska undersöka möjligheten för att utöka den kompletterande kollektivtrafiken, där resenärer kan ringa och beställa sin resa. 5. Kommunen ska verka för att bredband uppkopplat med en hastighet som möjliggör de vanligaste bredbandstjänsterna, Internet, telefoni och TV, finns tillgänglig i hela kommunen. Det kan göras genom att ta tillvara på externa finansieringsmöjligheter för bredbandsutbyggnad i samverkan med lokalbefolkningen och andra aktörer samt att samordna anläggandet av bredbandsnät. Kommunstyrelsen Kommunstyrelsen Kommunstyrelsen Kommunstyrelsen 7 Planering, genomförande och utvärdering 7.1 Ansvar och kostnader Varje nämnd och styrelse ansvarar för att inom sitt ansvarsområde vidta åtgärder i planen och budgeterar för de kostnader som åtgärderna medför. Kommunstyrelsen har ett samordningsansvar för att åtgärdsplanen genomförs. 7.2 Årlig sammanfattning och redovisning Kommunstyrelsens uppgift är att varje år följa upp och utvärdera genomförda åtgärder. 8 Serviceplanens utarbetning Förslaget har utarbetats av en projektledare i samarbete med en projektledningsgrupp bestående av tjänstemän från kommunledningsförvaltningen. Projektledaren har också haft möten med tjänstemän från andra kommunförvaltningar samt med representanter från föreningar och näringslivet i kommunen. Kommunstyrelsens arbetsutskott har varit styrgrupp för projektet och löpande tagit del i projektarbetet. Dokument från andra kommuner och myndigheter har också legat till grund för förslaget. 5

Sammanträdesprotokoll Kommunstyrelsen Arbetsutskottet Sammanträdesdatum Sida 2011-01-17 20 Au Kommunal borgen för omsättning av lån Förslag till beslut Arbetsutskottet beslutar att ingå borgen för AB Vingåkershem med högst 12 000 000 kronor för omsättning av två lån. Beskrivning av ärendet AB Vingåkershem hemställer om kommunal borgen för omsättning av lån. Aktuella lån är lånenummer 42327 hos Kommuninvest AB med ursprungligt reversbelopp på 4 000 000 kronor och lånenummer 32685 hos Kommuninvest AB med ursprungligt reversbelopp på 8 000 000 kronor. Sammanlagd lånesumma är 12 000 000 kronor. Aktuella lån finns inom ramen för kommunfullmäktiges beslut om borgen till AB Vingåkershem. Beslutsunderlag Kommunal borgen, 2010-12-27 Expediering Justerandes sign Utdragsbestyrkande

Sammanträdesprotokoll Kommunstyrelsen Arbetsutskottet Sammanträdesdatum Sida 2011-01-17 21 Au Bidrag till renovering/upprustning av Högsjö Folkets hus Förslag till beslut Förslag till kommunstyrelsen Kommunstyrelsen Beskrivning av ärendet Högsjö Arbetares Byggnadsförening ansöker om bidrag på 600 000 kronor för omfattande upprustning och renoveringar av Folkets hus i Högsjö. Föreningen har också lämnat in en ansökan till Boverket på 1 000 000 kronor. Tilldelning från Boverket kräver att bidrag även ges av Vingåkers kommun. Beslutsunderlag Ansökan om bidrag till renovering/upprustning Högsjö Folkets hus, 2011-01-03 Handlingar till ansökan om bidrag Justerandes sign Utdragsbestyrkande

Sammanträdesprotokoll Kommunstyrelsen Arbetsutskottet Sammanträdesdatum Sida 2011-01-17 22 Au Anmälan medborgarundersökning SCB Förslag till beslut Förslag till kommunstyrelsen Kommunstyrelsen beslutar delta i SCB:s medborgarundersökning våren 2011 Beskrivning av ärendet SCB har sedan hösten 2005 genomfört medborgarundersökningar där kommunens innevånare får tycka till om sin kommun som en plats att leva på, dess verksamheter samt möjligheterna till inflytande. 230 av Sveriges kommuner har hittills deltagit och 155 av dessa har deltagit mer än en gång. Eftersom många kommuner deltar finns möjligheter till jämrörelser. Varje kommun som deltar får en egen analysrapport som redovisar medborgarnas uppfattning om kommunen och dess verksamheter. Det finns möjlighet för kommuner att bifoga egna följebrev samt beställa tilläggsfrågor på en särskild blankett. Priset för undersökningen för mindre kommuner är 47 000 kronor exkl. moms. Om man önskar ett kommunspecifikt följebrev kostar detta ytterligare 1500 kronor exkl. moms. Priset för tilläggsfrågor är 9000-20 000 beroende på antalet sidor. Kommunledningsförvaltningen föreslår att kommunen anmäler sig till medborgarundersökningen och bifogar ett kommunspecifikt följebrev till en sammanlagd kostnad av 48 500 kr exkl. moms. Beslutsunderlag Tjänsteutlåtande 2010-11-18 Justerandes sign Utdragsbestyrkande

TJÄNSTEUTLÅTANDE 1 (1) Datum 2010-11-18 Vår handläggare Britta Markström 0151-191 54, britta.markstrom@vingaker.se Anmälan till vårens medborgarundersökning Förslag till beslut Förvaltningen föreslår att kommunstyrelsen beslutar Anmäla sitt deltagande i vårens medborgarundersökning Bakgrund SCB har sedan hösten 2005 genomfört medborgarundersökningar där kommunens invånare får tycka till om sin kommun som en plats att leva på, dess verksamheter samt möjligheterna till inflytande. 230 av Sveriges kommuner har hittills deltagit och 155 av dessa har deltagit mer än en gång. Eftersom att flera kommuner deltar finns goda möjligheter till jämförelser mellan kommuner. Insamlingen görs via post- och webbenkät och skickas ut till ett slumpmässigt urval om av kommunens invånare i åldrarna 18-84 år. Insamlingen pågår under åtta veckor och under denna period skickar SCB ut frågeblanketten samt tre påminnelser. Varje kommun som deltar får en egen analysrapport som redovisar medborgarnas uppfattning om kommunen och dess verksamheter. I denna görs även jämförelser med det sammanlagda resultatet för deltagande kommuner samt för kommuner i olika åldersklasser. Samtliga resultat redovisas även efter hur kvinnor respektive män har svarat. Rapporterna levereras till kommunerna den 14 juni. VK101S v1.0 060208, TJÄNSTEUTLÅTANDE Anmälan till För att göra undersökningen mer kommunspecifik kan ett eget följebrev underskrivet av kommunens företrädare bifogas postenkäterna. Det finns även möjlighet att beställa tilläggsfrågor på en särskild frågeblankett. Kommunledningsförvaltningen Vingåkers kommun, 643 80 Vingåker Parkvägen 8 Tel vx 0151-191 00 Fax 0151-191 06 E-post: kommunstyrelsen@vingaker.se www.vingaker.se Pg 95 81-0 Bg 624-8371

Priset för undersökningen ligger för mindre kommuner på 47 000 kr exkl. moms. Om man önskar ett kommunspecifikt följebrev kostar detta ytterligare 1 500 kr exkl. moms. Priset för tilläggsfrågor ligger på 9 000 20 000 kr beroende på antal sidor. 2 (2) Förvaltningens ståndpunkt Kommunledningsförvaltningen föreslår att kommunen anmäler sig till medborgarundersökningen och bifogar ett kommunspecifikt följebrev till en kostnad av sammanlagt 48 500 kr exkl. moms. VINGÅKERS KOMMUN Kommunledningsförvaltningen Helena Viklund Kommunchef Britta Markström Planeringssekreterare

Sammanträdesprotokoll Kommunstyrelsen Arbetsutskottet Sammanträdesdatum Sida 2011-01-17 23 Au Telia telefonautomat Köpmangatan/Storgatan Förslag till beslut Arbetsutskottet lägger informationen till handlingarna. Beskrivning av ärendet Vid Köpmangatan/Storgatan finns en telefonautomat. Den kommer på grund av vikande kundunderlag och dålig lönsamhet att tas bort. Kommunen har möjlighet att behålla automaten genom att hyra densamma för 833 kr/månad exkl.moms. Telia förbinder sig att fortsätta underhålla telefonautomaten. En kontroll av hur mycket telefonautomaten används visar att antalet samtal per år uppvisar en vikande trend. Under 2010 från januari till och med oktober har endast 31 samtal ringts. Beslutsunderlag Brev Telia, 2010-09-30 E-brev Telia, 2010-11-23 Justerandes sign Utdragsbestyrkande

Sammanträdesprotokoll Kommunstyrelsen Arbetsutskottet Sammanträdesdatum Sida 2011-01-17 24 Au Svar på remiss verksamhetsplan för Länstrafiken Mälardalen 2012-2014 Arbetsutskottets beslut Förslag till kommunstyrelsen Beskrivning av ärendet Vingåkers kommun ges tillfälle att lämna synpunkter på Verksamhetsplan för Länstrafiken Mälardalen 2012-2014. För att eventuella yttranden ska kunna arbetas in till vårens styrelse- och ägarmöten behöver synpunkterna komma in senast 31 januari 2011. Beslutsunderlag Remiss, 2010-12-20 Justerandes sign Utdragsbestyrkande

Sammanträdesprotokoll Kommunstyrelsen Arbetsutskottet Sammanträdesdatum Sida 2011-01-17 25 Au Internkontrollplan för kommunstyrelsen 2011 Förslag till beslut Förslag till kommunstyrelsen Kommunstyrelsen antar förslag till internkontrollplan. Beskrivning av ärendet Internkontroll är en process där den politiska ledningen, den professionella ledningen och övrig personal samverkar för att med rimlig grad av säkerhet uppnå följande mål: - Ändamålsenlig och kostnadseffektiv verksamhet - Tillförlitlig finansiell rapportering och information om verksamheten - Efterlevnad av tillämpliga lagar, föreskrifter, riktlinjer m.m. Enligt reglementet för internkontroll ska varje nämnd anta en särskild plan för uppföljningen av den interna kontrollen. Kommunledningsförvaltningen har tagit fram ett förslag till internkontrollplan för 2010 för kommunstyrelsen. Beslutsunderlag Internkontrollplan för kommunstyrelsen 2010 Justerandes sign Utdragsbestyrkande

Internkontrollplan för kommunstyrelsen 2011 Internkontroll är en process där den politiska ledningen, den professionella ledningen och övrig personal samverkar för att med rimlig grad av säkerhet uppnå följande mål: - Ändamålsenlig och kostnadseffektiv verksamhet - Tillförlitlig finansiell rapportering och information om verksamheten - Efterlevnad av tillämpliga lagar, föreskrifter, riktlinjer m.m. Inledningsvis görs en inventering av rutiner för att sedan bedöma hur stor sannolikheten är för att rutinen fallerar samt hur stor konsekvensen blir vid ett eventuellt fallerande. Den samlade bedömningen av dessa två faktorer utgör risken. I denna plan har risken bedömts enligt matrisen nedan. De rutiner som resulterar i en hög riskbedömning tas med i internkontrollplanen om det bedöms att en kontrollaktivitet kan ge mer information om hur väl rutinen fungerar. I internkontrollplanen anges hur man ska kontrollera att rutinen fungerar på avsett sätt samt till vem rapportering ska ske. Internkontrollplanen fastställs sedan av respektive nämnd senast januari månad. Återrapportering ska enligt reglementet för internkontroll ske minst en gång per år till respektive nämnd och till styrelsen. Konsekvens Allvarlig Kännbar Lindrig 4 3 2 8 6 4 12 9 6 16 12 8 Nedan följer nämndens internkontrollplan. Under rubriken rutinbeskrivning beskrivs den rutin som internkontrollplanen syftar till att kontrollera. Kontrollmoment, metod, kontrollfrekvens och ansvarig handlar om vad som ska kontrolleras, hur det ska kontrolleras, hur ofta det ska kontrolleras samt vem som är ansvarig för att kontrollen sker. Rapportering ska ske via intranätet. Vid avvikelser ska rapportering även ske genom ett e-postmeddelande till den som rapportering ska ske till enligt internkontrollplanen. Försumbar Väsentlighets- och risk matris (VOR-matris) 1 Osannolik 2 Mindre sannolik Sannolikhet 3 Möjlig 4 Sannolik

Rutinbeskrivning Kontrollmoment Metod Kontrollfrekvens Ansvarig Rapportering till Riskbedömning Investeringsverksamheten Investeringskalkyler projektbeskrivning ska upprättas för samtliga investeringsprojekt Fakturahantering Fakturaunderlag för vissa hyror, arrenden och amorteringar skapas Korrekta leverans- och fakturaadresser på leverantörsfakturor Bokslut Räkenskaperna för räkenskapsåret ska vara rättvisande och jämförbara Kontroll av att projektbeskrivning lämnats till ekonomienheten i samband med att leverantörsfaktura ska bokföras Kontroll av att inlämnat underlag har fakturerats Kontroll av att uppgifter på fakturan stämmer Kontroll av att intäkter och kostnader hamnar på rätt år Totalundersökning Årsvis Ekonom Enhetschef 4 Stickprov Årsvis Ekonom Enhetschef 4 Stickprov Årsvis Ekonomiassistent Enhetschef 4 Totalundersökning Årsvis Ekonom Enhetschef 4

Rutinbeskrivning Kontrollmoment Metod Kontrollfrekvens Ansvarig Rapportering till Riskbedömning Facklig representation Samverkan med de fackliga organisationerna Förhandlingar med de fackliga organisationerna enligt MBL Anställning och lönehantering Kontroll av att anställningsavtal upprättas mellan arbetstagare och arbetsgivare Arbetsskadeanmälan Kontroll av att tjänstgöringsrapporten stämmer överens med tidigare rapporterade avvikelser vid inrapportering i systemet Verka för att riskanalys och handlingsplan har upprättats för varje nämnd Kontroll av att samverkan skett i de ärenden där det ska ske. Kontroll av att förhandling skett i de ärenden där det ska ske. Kontroll av att alla som fått lön utbetalad under året har haft anställning eller uppdrag Kontroll om inskickat till Försäkringskassan Kontroll av att lönelistan stämmer överens med rapporterade avvikelser Kontroll av att riskanalys och handlingsplan finns för varje nämnd Totalundersökning Årligen Enhetschef Kommunchef 9 Totalundersökning Årligen Enhetschef Kommunchef 6 Totalundersökning Månatligen Löneassistent Enhetschef 3 Totalundersökning Månatligen Personalstrateg Enhetschef 6 Stickprov Månatligen Löneassistent Enhetschef 6 Totalundersökning (sammanställning gällande nämndernas Årligen Personalstrateg /enhetschef Kommunchef 12

Verka för att Rehabrutinen efterföljs Uppföljningen av inkomna och efterfrågade rehabutredningar arbetsmiljöarbete) Stickprov Månatligen Personalstrateg Enhetschef 9 Rutinbeskrivning Kontrollmoment Metod Kontrollfrekvens Ansvarig Rapportering till Riskbedömning Kostverksamheten Efterlevnad av livsmedelslagstiftningen Efterlevnad av livsmedelslagstiftningen Kontroll av att verksamhetens egenkontrollprogram & HACCP-plan är aktuell. Kontroll av att rutinerna i egenkontrollprogrammet efterlevs. Totalundersökning Årligen Livsmedelshygienansvarig Totalundersökning Årligen Livsmedelshygienansvarig Kostchefen 12 Kostchefen 12 Rutinbeskrivning Kontrollmoment Metod Kontrollfrekvens Ansvarig Rapportering till Riskbedömning Information Rutiner för bildhantering Rutiner för sociala medier Kontrollera om publicerade bilder följer de rutiner som är uppsatta. Kontrollera att behöriga gör inlägg för kommunens räkning samt att upprättade rutiner följs. Stickprov Kvartalsvis Informationssekreterare Kvartalsvis Totalundersökning genom skärmdumpar av kommunens samtliga Facebooksidor Informationssekreterare Enhetschef 12 Enhetschef 9

Rutinbeskrivning Kontrollmoment Metod Kontrollfrekvens Ansvarig Rapportering till Riskbedömning IT Backup Återläsning av backup Stickprov Kvartalsvis IT-samordnare Enhetschef 6 Skalskydd för serverrum Kontroll av skalskydd (lås och Totalundersökning Kvartalsvis IT-samordnare Enhetschef 9 Användarkonton avslutas när anställningen upphör Skydd mot virusangrepp och skadlig kod miljö) avseende serverrum Kontroll i Active Directory av användare som inte varit inloggade i systemet under de senaste 3 månaderna. Uttagning av rapporter avseende virusangrepp och skadlig kod. Totalundersökning Kvartalsvis IT-samordnare Enhetschef 12 Totalundersökning Kvartalsvis IT-samordnare Enhetschef 12 Rutinbeskrivning Kontrollmoment Metod Kontrollfrekvens Ansvarig Rapportering till Riskbedömning Ärendehantering Uppföljning av beslut Att beslut genomförs Genomgång av beslut som fattats de senaste 12 månaderna Halvårsvis Enhetschef Kommunchef 3

Sammanträdesprotokoll Kommunstyrelsen Arbetsutskottet Sammanträdesdatum Sida 2011-01-17 26 Au Delegationsordning för kommunstyrelsen Förslag till beslut Förslag till kommunstyrelsen Beskrivning av ärendet Kommunstyrelsens delegationsordning omarbetas med anledning av förändringar i nämndstrukturen. Beslutsunderlag Underlag för beslut kompletteras senare. Justerandes sign Utdragsbestyrkande

Sammanträdesprotokoll Kommunstyrelsen Arbetsutskottet Au Sammanträdesdatum Sida 2011-01-17 13 Dnr 34/2010 141 Dnr 213/2010 431 Dnr 239/2010 108 Dnr 257/2010 041 Dnr 268/2010 100 Dnr 284/2010 255 Dnr 297/2010 133 Dnr 301/2010 108 Dnr 307/2010 100 Dnr 308/2010 730 Dnr 314/2010 455 Dnr 322/2010 430 Dnr 324/2010 191 Dnr 335/2010 420 Dnr 3/2011 238 Dnr 4/2011 530 Delgivningar Förslag till beslut Förslag till kommunstyrelsen Delgivningarna läggs till handlingarna. Sveriges Kommuner och Landsting med cirkulär 2010:70 angående ny lag om registerkontoll av personal som utför vissa insatser åt barn med funktionshinder. Sveriges Kommuner och Landsting med cirkulär 2010:76 angående kommunala ansvarsåtaganden för egna hem och småhus i bostadsrättsform. Sveriges Kommuner och Landsting med cirkulär 2010:77 angående ny alkohollag. Sveriges Kommuner och Landsting med cirkulär 2010:79 angående information om Patientsäkerhetslagen (2010:659). Sveriges Kommuner och Landsting med cirkulär 2010:80 angående budgetförutsättningar för åren 2010-2014. Sveriges Kommuner och Landsting med cirkulär 2010:82 angående redovisningsfrågor 2010 och 2011. forts Justerandes sign Utdragsbestyrkande

Sammanträdesprotokoll Kommunstyrelsen Arbetsutskottet Sammanträdesdatum Sida 2011-01-17 14 forts Au Länsstyrelsen med information om hemsändningsbidrag för åren 2010 och 2011. Hjälmarens Vattenvårdsförbund med förslag till stadgar. Förvaltningsrätten i Linköpings dom att avslå Menigo Foodservice AB:s ansökan om överprövning samt protokoll från Kammarrätten i Jönköping som meddelar prövningstillstånd. Västra Sörmlands Räddningstjänst med budget 2011 och flerårsplan 2012-2013. Länsstyrelsens beslut 2010-12-14 om stöd till åtgärder för att stärka tryggheten i stads-/tätortsmiljöer ur ett jämställdhetsperspektiv. Stöd lämnas med 189 550 kronor. Lantmäteriet med kallelse till fastighetsreglering för bildande av servitut avseende rätt att trädsäkra Västra Stambanan, sträckan Katrineholm-Vingåker. Länsstyrelsen, Migrationsverket och Arbetsförmedlingen med information om asylsökande, mottagning av nyanlända och etablering på arbetsmarknaden 2010-2011. Nyköpings Tingsrätt med stämning 2010-11-25 angående skadestånd till Servera R&S Aktiebolag. Sveriges Kommuner och Landsting med skrivelse angående kommungruppsindelning 2011. Sveriges Kommuner och Landsting med skrivelse angående bättre liv för sjuka äldre Prestationsersättning. Dokumenterad ansvarsfördelning angående Viks avfallsanläggning. Länsstyrelsen med meddelande om bidrag till lokala och regionala aktörers medverkan i arbetet med den regionala klimat- och energistrategin. forts Justerandes sign Utdragsbestyrkande

Sammanträdesprotokoll Kommunstyrelsen Arbetsutskottet Sammanträdesdatum Sida 2011-01-17 15 forts Au Länsstyrelsen med protokoll från inspektion enligt 20 förmyndarskapsförordningen. Länsstyrelsen med rapporten Når vi miljömålen En bedömning för Södermanlands län. Sveriges Kommuner och Landsting med beslut om markavtal för ledningar i allmän platsmark. Sveriges Kommuner och Landsting med information inför bildandet av kollektivtrafikmyndighet. SJ med beskrivning av förutsättningarna för järnvägen. Julhälsning från Phüalepa. Förenade Småkommuners Försäkrings Aktiebolag, FSF, med reviderad bolagsordning. Arbetsförmedlingen med rapporten Generationsväxlingen på arbetsmarknaden i riket och i ett regionalt perspektiv. Sveriges Kommuner och Landsting med Ekonomirapporten om kommunernas och landstingens ekonomi december 2010. Sveriges Kommuner och Landsting med rapporten Öppna jämförelser Trygghet och säkerhet 2010. Vårdförbundet Sörmland med protokoll från sammanträde med förbundsdirektionen 2010-10-21 och 2010-11-16. Västra Sörmlands Räddningstjänst med protokoll från direktionens sammanträde 2010-11-24. forts Justerandes sign Utdragsbestyrkande

Sammanträdesprotokoll Kommunstyrelsen Arbetsutskottet Sammanträdesdatum Sida 2011-01-17 16 forts Au Protokoll från sammanträde 2010-11-26 med styrelsen för Samordningsförbundet RAR i Sörmland. Protokoll från sammanträde 2010-12-01 med Gemensamma nämnden för tekniska hjälpmedel. Justerandes sign Utdragsbestyrkande