PROTOKOLL 1 (23) 2018-12-12 Kulturnämnden Plats och tid Aurum, lokal Guldgruvan kl. 13.00 14.50 Beslutande Christina Nyström, vice ordförande (V) Deltar inte i 119 Tjänstgör för Emilia Hallin, ordförande (S) Lilian Parbring Westerlund (S) Mötesordförande vid 119 Tjänstgör för Emilia Hallin (S) Örjan Fredriksson (S) Deltar inte i 123 Martin Hedqvist (S) Anna Nyström (S) Jasmine Ravaghi (S) Erik Vikström (S) Daniel Sjögren (S) Tjänstgör för Kaisa Edström (M) Olav Eriksson (KD) Tjänstgör för Ann-Christin Falkman (C) Ingegerd Saarinen (MP) Håkan Lindh (L) Ersättare Anette Stenmark (V) Tjänstemän Leif Gustafsson, förvaltningschef Ida Markström, chefscontroller Charlotte Lundmark, controller Mikke Ejrevi, avdelningschef Anette Burén Andersson, nämndsekreterare Övriga deltagare Fabian Arnheim, museieschef 122 Ej närvarande, ordinarie/ersättare Emilia Hallin, ordförande (S) ordinarie Ann-Christine Falkman (C) ordinarie Kaisa Edström (M) ordinarie Astrid Svanborg (S) ersättare Olof Hasslov (L) ersättare Justerare Paragrafer Martin Hedqvist (S) 112-130 Underskrifter Christina Nyström, vice ordförande Lilian Parbring Westerlund, 119 Martin Hedqvist, protokolljusterare Anette Burén Andersson, nämndsekreterare BEVIS OM ANSLAG Justering av kulturnämndens protokoll har tillkännagivits på kommunens anslagstavla Sammanträdesdatum Anslaget har satts upp Anslaget tas ner efter 2018-12-12 2019-01-09 2019-02-01 Förvaringsplats för protokollet Kultur- och fritidskontoret, Bäckgatan 1 Underskrift Anette Burén Andersson, nämndsekreterare
SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 2 112 Dnr KN 2018-000010 800 Val av justerare och eventuell tjänstgöring Martin Hedqvist (S) valdes till att, jämte mötesordförande, justera dagens protokoll. Frånvarande ordinarie ledamot och dennes ersättare: Emilia Hallin (S) var frånvarande och som ordförande tjänstgjorde Christina Nyström (V) Emilia Hallin (S) var frånvarande och för henne tjänstgjorde Lilian Parbring Westerlund (S) Kaisa Edström (M) var frånvarande och för henne tjänstgjorde Daniel Sjögren (S) Ann-Christin Falkman (C) var frånvarande och för henne tjänstgjorde Olav Eriksson (KD) Under 119 anmälde Christina Nyström (V) jäv För henne tjänstgjorde då Lilian Parbring Westerlund (S). Under 123 anmälde Örjan Fredriksson (S) jäv För honom tjänstgjorde då Anette Stenmark (V). Frånvarande ersättare: Astrid Svanborg (S) Olov Hasslov (L)
SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 3 113 Godkännande av dagordning Vid dagordningens fastställande anmäldes inga punkter och därmed så kunde dagordningen godkännas. Godkänna dagordningen.
SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 4 114 Dnr KN 2018-000266 800 Kulturnämndens reglemente, december 2018 Som en stående årlig punkt på dagordningen kommer frågan om eventuell ändring i kulturnämndens reglemente. Vid dagens sammanträde redovisas förslag till uppdaterat reglemente för kulturnämnden; ett tillägg gällande kulturskolan, samt ett förtydligande gällande samordningsansvaret på Nordanå. Föreslå kommunstyrelsen att kulturnämndens reglemente ändras enligt det förslag som redovisas i bilaga till protokollet. Bilaga: Förslag kulturnämndens reglemente Kulturnämndens ledamöter Stab (FRKIMAM)
SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 5 115 Dnr KN 2018-000204 800 Arkivplan inklusive dokumenthanteringsplan för kulturnämnden 2019 Enligt beslut i kommunfullmäktige 1993-03-30 90 och med stöd av arkivlagen och kommunallagen ska varje förvaltning upprätta en arkivplan som ska innehålla arkivbeskrivning, arkivförteckning och dokumenthanteringsplan. Arkivplanen ska behandlas av respektive förvaltning. Arkivplanen beskriver hur organisationen ser ut, vilken verksamhet som bedrivs samt vilka handlingar som ska arkiveras och hur de ska hanteras. Dokumenthanteringsplanen är en vägledning för vad som ska bevaras och vad som ska gallras, var informationen ska förvaras under olika perioder i sin livs-cykel och var den ska slutligt arkiveras. Det innebär att det inte behöver fattas gallringsbeslut varje gång gallring är aktuell. Dokumenthanteringsplanen gör det lättare att planera administrativa rutiner och minskar risken för felaktig gallring. Den gör det lättare att svara på frågor om offentlighet och sekretess. Om den följs rätt säkerställs att information som kan komma att behövas t ex i en framtida rättstvist går att hitta igen och inte är gallrad. Medborgarnas rätt att ta del av offentliga handlingar och forskares möjlighet att använda kommunala dokument i sin forskning säkerställs. Dokumenthanteringsplanen kommer också att få en central betydelse för den automatiska arkiveringen i kommande e-arkiv. Godkänna arkivplan inklusive dokumenthanteringsplan för 2019. Bilaga: Arkivplan och dokumenthanteringsplan 2019 Kommunstyrelsen Kommunarkivet Kultur- och fritidskontoret (FRKLGUN) Stab (FRKIMAM) Stab (FRKCLUK)
SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 6 116 Dnr KN 2018-000259 800 Kontantkassor - växelkassor 2019, kulturnämnden I enlighet med Regler och riktlinjer för kontantkassor ska nämnd godkänna verksamhetens behov av kontantkassa/växelkassa och storleken på denna. Nämnden ansöker hos kommunstyrelsen om inrättande av kontantkassa/växelkassa. Kontantkassa/växelkassa räknas och avstäms vid varje dagsavslut. Bekräfta redovisade växelkassor. Stab (FRKIMAM) Stab (FRKMERO) Stab (FRKCLUK)
SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 7 117 Dnr KN 2018-000260 800 Internkontrollplan för kulturnämnden 2019 Kommunstyrelsen har det övergripande ansvaret för att det finns en god intern kontroll. I detta ligger ett ansvar för att en bra organisation kring den interna kontrollen upprättas. Gällande riktlinjer för internkontroll är antagna av kommunfullmäktige 2015-09-15 231. Internkontrollarbetet ska inledas med en riskbedömning som sedan ligger till grund för vilka kontroller som ska genomföras. Själva planen tydliggör hur de utvalda kontrollerna ska gå till, vem som är ansvarig för att utföra dem och när i tiden de ska ske. Utförda kontroller följs alltid upp för att kontrollera om resultaten lever upp till kraven, men också för att ge underlag för förbättringar i verksamheten. Den enskilda nämnden har det yttersta ansvaret för den interna kontrollen inom respektive verksamhetsområde. En internkontrollplan för 2019 har tagits fram för verksamheten inom Kultur- och fritidskontoret. Planen är framtagen utifrån nya prioriteringar som kommit fram i riskanalysarbetet. Den framtagna planen skall följas upp och redovisas i Kulturnämnden senast i mars 2020. Resultatet ska därefter rapporteras till kommunstyrelsen. 1. Anta föreslagen internkontrollplan 2019, enligt separat bilaga. 2. Godkänna att redovisningen av uppföljning av internkontrollplan sker vid nämndssammanträdet i mars 2020. Bilaga: Internkontrollplan, kulturnämnden 2019 Kommunstyrelsen Budget & bokslut (FUNKTIONSBREVLÅDA) Kultur- och fritidskontoret (FRKLGUN) Stab (FRKIMAM) Kulturavdelningen och biblioteksavdelningen (BGKMEJI) Stab (FRKCLUK)
SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 8 118 Dnr KN 2018-000262 800 Fördelning av internbudget för år 2019 Kultur- och fritidskontoret har utarbetat ett förslag till fördelning av internbudget för år 2019. Förslaget innehåller ekonomiska ramar för respektive verksamhet. Godkänna förslag på fördelning av internbudget/- årsbudget för år 2019 enligt till protokollet bifogad bilaga. Internbudget, kulturnämnden 2019 Budget och bokslut (FUNKTIONSBREVLÅDA) Kulturavdelningen och biblioteksavdelningen (BGKMEJI) Stab (FRKIMAM) Stab (FRKCLUK)
SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 9 119 Dnr KN 2018-000261 891 Ekonomiskt stöd till studieförbunden år 2019 Skellefteå kommun lämnar varje år anslag till Studieförbundens verksamhet. Beräkningsunderlaget för bidraget baseras sedan 2010 på ett snitt av studieförbundens studietimmar för de senaste två redovisade åren (här 2016 och 2017) samt antal kulturprogram 2017 omräknat till studietimmar med faktor 9,0. För 2019 fördelas totalt 5 066 000 kronor ut. På grund av jäv deltar inte Christina Nyström (V) i ärendets handläggning. Fördela 5 066 000 kronor till studieförbunden enligt bifogad tabell. Bidrag till Studieförbund 2019 Studieförbunden Stab (FRKCLUK) Stab (FRKIMAM)
SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 10 120 Dnr KN 2018-000263 806 Tillägg avseende taxor och avgifter 2019 Kulturnämndens taxor och avgifter för 2019 är sedan tidigare fastställda i KN 180131 6. Inför att dessa nya taxor ska tas i bruk har diskussion uppkommit kring förändringen att interna bokningar ska vara utan taxa. Förslaget är att göra samma avsteg som man har inom fritidsnämndens område där matchtid går före träningstid. Utifrån detta föreslås ett tillägg enligt följande för Nordanåteatern och Anderstorps aula: Vid interna bokningar för repetitionstid är tiden preliminär fram till 3 veckor innan och internt eller externt kulturarrangemang som bokar går före. Vid interna bokningar med försäljning av biljetter debiteras taxa lika som för bokning av föreningar. Nivån fastställs slutligen av kommunfullmäktige. Kulturnämnden föreslår kommunfullmäktige att fastställa tilläggsändring av taxor och avgifter avseende år 2019. Bilaga med ändrade taxor och avgifter 2019 Kommunfullmäktige Budget och bokslut (FUNKTIONSBREVLÅDA) KFK, bokningen (FRKSANN, FRKAJOU) Stab (FRKIMAM) Stab (FRKCLUK)
SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 11 121 Dnr KN 2018-000275 800 Månadsrapport - november 2018 Föredragande informerar om det ekonomiska läget till och med november månad samt prognosen för 2018. av prognos: Politisk verksamhet Kulturbolagen Kulturavdelningen Biblioteksavdelningen Totalt kulturnämnden 900 tkr 2 685 tkr 3 490 tkr 2 425 tkr 9 500 tkr Prognosen är uppskriven med 1 500 tkr. Det är mestadels engångskostnader som inte beräknas komma in under 2018. Ärendet är berett med checklistor för jämställdhets- och landsbygdsperspektiv. Rapporten godkänns. Månadsrapport KN 1811, per verksamhet Biblioteksavdelningen och kulturavdelningen (BGKMEJI) Stab (FRKIMAM) Stab (FRKCLUK)
SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 12 122 Dnr KN 2018-000016 800 Information 2018 Nya museiechefen, Fabian Arnheim, besökte kulturnämnden för att presentera sig. Han började som museiechef här i Skellefteå så sent som i september 2018 och kommer närmast från en tjänst som chef vid kulturhuset i Stockholm. En utmaning, som han ser det, är utvecklingen av Nordanåområdet. Godkänna presentationen och tacka för densamma. Muntlig presentation.
SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 13 123 Dnr KN 2018-000267 860 Årligt verksamhetsbidrag till kulturföreningar 2019 Kulturnämnden har som ambition att ett verka för ett rikt och stimulerande kulturutbud och i den strävan är det årliga verksamhetsbidragen ett sätt att stärka kontinuiteten i kulturutbudet och underlätta för kulturföreningars långsiktiga planering av sin verksamhet. Kulturnämnden satsar, 1 285 200 kronor för 2019, på årligt verksamhetsstöd. Stödet fördelas i år på 37 kultur- och hembygdsföreningar runt om i kommunen. Årsbidragsberättigad kultur- och hembygdsförening har möjlighet att ansöka om bidrag till enstaka arrangemang vid offentliga arrangemang som varit svåra att förutse och därför inte tagits med i ansökan om årligt verksamhetsbidrag. Föreningar kan ansöka om utvecklingsbidrag som är avsett att stimulera ny kultur, utvecklingsprojekt och nya verksamhetsformer. Utvecklingsbidrag kan även sökas för profilskapande verksamhet och nya samverkansformer, där kulturell verksamhet ingår som en viktig del samt verksamhet som stöder Skellefteå Kulturplans 2016-2019 målsättningar. Kultur- och fritidskontoret har utarbetat förslag till årligt verksamhetsbidrag till kultur- och hembygdsföreningar 2019 i enlighet med bilagan. På grund av jäv deltar inte Örjan Fredriksson (S) i ärendets handläggning. 1. Årligt verksamhetsbidrag till kulturföreningar 2019 fördelas i enlighet med den till protokollet medföljande bilagan. 2. Totala beloppet fastställs till 1 285 200 kronor. Kulturnämndens riktlinjer för stöd till kulturverksamhet. Ansökningar från kulturföreningar
SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 14 123 fortsätter. Kulturföreningarna Kulturavdelningen (SLKKSEM) Kulturavdelningen (BGKALUM)
SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 15 124 Dnr KN 2018-000175 869 Ansökan om att åter få tillgång till majorsbostället Nyborg för akademins räkning, Nils Schillmark akademin Nils Schillmark Akademien har i en skrivelse till Skellefteå kommun begärt att få återgå till att använda Majorsbostället, Nyborg, för sin verksamhet, efter att husets renoveringar slutförts. Renoveringen av Majorsbostället, Nyborg pågår i enlighet med en treårig upprustningsplan, startad 2018. Renoveringen sker under överinseende av Skellefteå Museum och med en finansering från länsstyrelsen. År 1, där golv och väggar inomhus genomgått en upprustning är genomförd. Under år 2 (sommaren 2019) kommer taket att läggas om och för år 3 planeras renoveringen av husets övervåning. Kulturnämnden ser positivt på Nils Schillmark Akademiens arbete med att lyfta fram Nils Schillmarks betydande konstnärskap och ser gärna ett framtida samarbete mellan Skellefteå Museum och Akademien kring tiden för Schillmarks gärning, det nordiska 1700 talet. Kulturnämnden tar ställning till Akademiens krav på nyttjande först när renoveringen av Majorsbostället, Nyborg är genomförd. 1. Efter att renoveringen av Majorsbostället Nyborg är slutförd (preliminärt 2020) återuppta frågan om föreningen Nils Schillmarks Akademiens lokalnyttjande av majorsbostället Nyborg. 2. Uppmana föreningen Nils Schillmarks Akademien att tillsammans med Skellefteå Museum fortsätta att undersöka vägar för samarbete med utgångspunkt i 1700-talet som tidsperiod. Ansökan från Nils Schillmark akademien Föreningen Nils Schillmark Akademien Kulturavdelningen (BGKALUM) Kulturavdelningen/Biblioteksavdelningen (BGKMEJI)
SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 16 125 Dnr KN 2018-000258 869 Ansökan om bidrag till Skellefteå Medeltidsdagar 11-13 juli 2019, Reengarda medeltidsförening Reengarda medeltidsförening, ansöker om totalt 164 000 kronor (64 000 kronor från kulturnämnden och 100 000 kronor från evenemangsstrategin) för att genomföra medeltidsdagar på Kyrkholmen i Skellefteå under sommaren 2019. Reengardas ambition är att på ett lustfyllt och kreativ sätt berätta om medeltiden för att väcka intresse och nyfikenhet för vår bygds historia. Betoningen ligger på historia, äventyr och hantverk. Medeltidsdagarna sommaren 2019 är föreningens andra arrangemang av det här slaget. Föreningen har goda erfarenheter med sig från sommaren 2017 och vill nu vidare utveckla dagarna. Medeltidsdagarna är för hela familjen, därför har barnen en speciell plats under dagarna och kan t.ex. gå i riddarskola eller prova på medeltida hantverk. Dagarna kommer att innehålla musik, gyckleri, kämpalekar, teater och mycket annat med anknytning till historien. Arrangemanget är kostnadsfritt för besökaren då ett mål är nå så många människor som möjlig. Reengarda vill levandegöra historien genom Medeltidsdagarna och har ambitionen att därigenom väcka intresset hos fler för de kulturellt och historiskt intressanta platser som vi har i vår kommun. Kulturnämndens anslag avser främst de kostnader föreningen har för artisterna/kulturarbetarna och de riktade barnaktiveter som genomförs inom ramen för dagarna. Ett önskemål från kulturnämnden är att medeltidsföreningen Reengarda under de närmaste åren också söker externa finansiärer. Medeltidsföreningen Reengarda beviljas ett anslag på 64 000 kronor, för genomförande av Medeltidsdagarna sommaren 2019 (konto 26810001 4530 3157 1724) Föreningen Reengardas ansökan
SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 17 125 fortsätter. Reengarda medeltidsförening Visit Skellefteå Kulturavdelningen (BGKALUM) Stab (FRKCLUK) Stab (FRKIMAM)
SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 18 126 Dnr KN 2018-000265 800 Påverkningsbar fråga till ungdomsfullmäktigedagen 2019 Barn och unga ska stå i centrum i frågor och beslut som berör dem. Varje nämnd får ställa en påverkningsbar fråga till ungdomsfullmäktige 2018. Dessa krav måste vara uppfyllda för att frågan ska vara aktuell för ungdomsfullmäktige: Ni i nämnden och er fråga till ungdomsfullmäktige ska vara påverkningsbar, om så inte är fallet, så är inte ungdomsfullmäktige rätt forum. Var tydlig med vad som går att påverka i just er fråga. Det ska bifogas en sammanfattande bakgrund och fakta till er fråga. Tänk på att inte har för många svarsalternativ, det har tidigare mentometerutvärderingar visat. Använd max 9 svarsalternativ. Viktigt att ni har en plan på hur återkopplingen av ert beslut kring frågan ska ske vid ungdomsfullmäktige. Arbetsutskottet diskuterar ärendet och tycker att frågan bör vara i samklang med nämndsmålen och då handla om framtidens närbibliotek. 1. Frågan: Vad skulle du vilja fanns på ditt närbibliotek? 2. När det gäller svarsalternativen så räknas här upp ett antal alternativ som togs fram under ett kortare grupparbete: Harry Potterkväll, spela brädspel, LAN-kväll, övernattning med tema, författarbesök, illustratörsbesök, överlevnads -kväll, läsa kärleksbrev/kärleksdikter, böcker, rollspel om Skellefteås historia, musikinstrument för utlåning, möjlighet till tystnad tysta rum, livesändning (debatter likväl som influenser, även direkt från biblioteket), politikerbattle, workshops skrivande & berättande, konsolspel för utlåning, en scen för allt möjligt, temakvällar, spelhörna med onlinespel, besök av kändis,
SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 19 nattaktiviteter sova över, pysselkvällar, modevisning med ungdomar som modeller samt schackkvällar. 3. Efter genom med utsedd referensgrupp bestående av elever ur åk. 8 och gymnasiets åk. 2, under veckorna 50-51, väljs maximalt 9 punkter som senare meddelas demokratilotsen. Meddelande från demokratilotsen Kultur- och fritidskontoret (FRKLGUN) Demokratilotsen (FRKJSVG) Kulturavdelningen & biblioteksavdelningen (BGKMEJI) Kulturnämndens ledamöter
SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 20 127 Dnr KN 2018-000203 800 Något ändrad mötesplanering för nämnd och arbetsutskott Efter det att mötesplaneringen togs, vid kulturnämndens möte 2018-11-08, så har en del förändringar skett. Se dem här nedan! KN:s arbetsutskott (onsdagar) 2019-01-30 (Mötet är bortplockat då det inte finns ett valt arbetsutskott i januari 2019) Kulturnämnden (onsdagar) 2019-02-13 2019-03-06 2019-03-20 (heldag) 2019-04-03 2019-04-17 (heldag) 2019-05-09 2019-05-22 2019-06-05 (Detta möte startar redan kl. 09.00 då detta datum ligger dagen före nationaldagen och många slutar sin dag kl. 13.00) 2019-06-19 2019-08-28 2019-09-11 2019-09-25 2019-10-09 (heldag) 2019-10-23 2019-11-05 (heldag) (Detta möte är flyttat från den 6:e till den 5:e november pga att FN:s au hålls den 6 november) 2019-11-27 2019-12-11 Godkänna de presenterade förändringarna i mötesplaneringen för 2019. Kulturnämndens ledamöter Kulturavdelningen och biblioteksavdelningen (BGKMEJI) Kultur- och fritidskontoret (FRKLGUN) Stab (FRKIMAM) Stab (FRKCLUK)
SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 21 128 Dnr KN 2018-000274 800 Anmälningar & meddelanden till kulturnämnden 2018-12-12 Anmälningar för att kulturnämnden ska få en inblick i det som beslutades i arbetsutskottet samt beslutade och expedierade delegationsprotokoll. Meddelanden för att kulturnämnden ska få möjlighet till en inblick i fortsättningen av ett ärende, ex vis slutligt beslut. Det samlade materialet kan sedan läggas till handlingarna Godkänna lämnad redovisning, enligt tjänsteskrivelse Bilagor
SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 22 129 Dnr KN 2018-000171 800 Informations- och diskussionsärenden Kultur- och fritidschefens lista: - Boverkspengar till hembygdsföreningar (Byske och Bureå) - Norrlandsmaffian de sju största norrlandskommunerna har haft träff i Östersund och därifrån nämndes ett antal punkter. - Nordsken mee too utställning. - Mediabevakning av Skellefteå presenteras (ej Norran och Skellefteå AIK). Vad som dominerat har varit Melodifestivalen och Trästockfestivalen.
SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 23 130 Rapporter - Här berättas om att kulturplanen och biblioteksplanen är på gång och framskrider. - Mötet avslutas med att ett tal läses av bibliotekschefen från ordföranden Emilia Hallin.