Arbetsordning för styrelsen intill årsstämman 2017 Förslag

Relevanta dokument
Swedish Warmblood Association, SWB

1(8) Arbetsordning. Styrdokument

Arbetsordning styrelsen i Svensk Privattandvård AB

Arbetsordning Cleantech Östergötland

ARBETSORDNING FÖR STYRELSEARBETET VID BRF

Arbetsordning. för. Styrelsen. ICTA AB (publ)

Arbetsordning. Version

samt instruktion avseende ekonomisk rapportering till styrelsen

Styrelsearbetets uppläggning och genomförande

Innehållsförteckning. Styrelsens arbete. Valberedningens arbete. Årsmötet. Arbetsordning för Svenska Nätverket Dubbeldiagnoser SNDD.

G Arbetsordning för styrelsen i ITS-Sweden AB

Arbetsordning för Cancerfondens styrelse

Arbetsordning för styrelsen

Denna arbetsordning fastställs av styrelsen för ett år i sänder, första gången den 21 maj 2014, och ska revideras när det behövs.

Arbetsordning Styrelse Stiftelsen Friends

Arbetsordning för styrelsen

STYRELSENS ARBETSORDNING

Arbetsordning för styrelsen i Prostatacancerförbundet

Arbetsordning för Cancerfondens styrelse Utfärdad den Utfärdad av Kicki Nordström Godkänd av Ulrika Årehed Kågström ID: 494 Version: 18

Institutet Mot Mutor. Org. nr

Årsmötesdirektiv för Ersta diakonisällskap

G VD-instruktion för ITS-Sweden AB

Arbetsordning för förbundsstyrelsen i Svenska Amerikansk Fotbollsförbundet ( Förbundet ) 2016

Förslag till reviderad: Uppsala Arbetsordning för styrelsen i Uppsala Gymnastikförening

Arbetsordning för Giva Sveriges styrelse

Arbetsordning för styrelsen BRF Färdknäppen 2 (reviderad )

Bolagspolicy. Ä garroll och a garstyrning fo r kommunens fo retag. Vision. Program. Policy. Regler. Handlingsplan

STYRELSENS ARBETSORDNING (antogs vid konstituerande styrelsemöte 7 mars 2016) samt instruktion avseende ekonomisk rapportering till styrelsen

Arbetsfördelning mellan styrelsen och verkställande direktören för Möja Konsumtionsförening

Bolagsordning för Flen Vatten och Avfall AB

Kommunstyrelsen börjar direkt efter att Borås Stadshus AB avslutat sitt sammanträde. Göran Björklund

Bolagsordning för Katrineholm Vatten och Avfall AB

Stadgar för Dataföreningen i Sverige

Arbetsordning. för styrelsen i. Gällivare allmänningsskog

Insamlingsstiftelsen IndianChildren Arbetsordning för styrelsen

STYRELSENS ARBETSORDNING OCH INSTRUKTION FÖR ARBETSFÖRDELNING MELLAN STYRELSEN OCH GENERALSEKRETERAREN OCH ÖVRIGA AV STYRELSEN UTSEDDA ORGAN

samt instruktion avseende ekonomisk rapportering till styrelsen Göteborgs Gatu AB med organisationsnummer

Antagen av styrelsen den [datum] 2007

Midsona AB:s tillämpning av Svensk kod för bolagsstyrning (april 2015)

STADGAR för Styrelsen för svensk brandforskning (BRANDFORSK)

Vita Huset i Nyköping AB ( ) - styrelsens arbetsordning

STYRELSENS ARBETSORDNING FÖR BOSTADSRÄTTSFÖRENINGEN STIGS GÅRD

Arbetsfördelning i Brf Ullstämma 2

Bolagsordning för Flens Bostads AB

STYRELSENS ARBETSORDNING ARBETSORDNING FÖR HSB BOSTADSRÄTTSFÖRENING MORKULLAN I STOCKHOLM ALLMÄNT STYRELSENS SAMMANKOMSTER

Uppdragsbeskrivning för styrelseledamöter, valberedning och revisorer

Bolagsordning för Flens Kommunfastigheter AB

Öppna Händer Välgörenhet

Vad som i detta dokument åligger ledamot åligger även ersättare om inget annat framgår av texten.

Ägaranvisningar för Stockholms universitet Holding AB

Bolagsordning för Piteå Renhållning och Vatten AB

Nya Borlänge Kommuns Förvaltnings AB

Bolagsordning för Katrineholms Industrihus AB

Stadgar för Lund Citysamverkan, ideell förening.

Arbetsordning för styrelsen

FOLKTANDVÅRDEN SÖRMLAND AB ( ) - styrelsens arbetsordning

Bolagsordning för Katrineholms Fastighets AB

Arbetsordning för styrelsen

BOLAGSSTYRNINGSDOKUMENT FÖR LIDDS AB. Allmänt. Del 1 Styrelsens arbetsordning. 1. Styrelsens uppgifter

Byordning för Laknäs Östanhols byalag

Arbetsordning för valberedningen. Fastställd av årsstämman i Varbergs Sparbank AB (publ)

Sammanträdesprotokoll 1 (13)

Verksamhetssystem Arbetsordning för styrelsen

Reviderad. Informationsdag för nya kodbolag. Stockholm

Bolagsordning för Norrfab i Piteå AB

ÄGARDIREKTIV FÖR MORAPARKEN AB

Gransknings-PM AB Ekerö Bostäder 2011

INSTRUKTION FÖR MOMENT GROUP AB (PUBL):S VALBEREDNING

Ägardirektiv för Katrineholm Vatten och Avfall AB

Stadgar för Skarholmens båtklubb i Uppsala

Arbetsordning för styrelse och klubbchef

Stadgar för Östsvenska Handelskammaren och Östsvenska Handelskammarföreningen

Bolagsstyrningsrapport 2010 för Medirox AB

STADGAR FÖR BILLERUDS JAKTSKYTTEKLUBB.

Styrelsens utvärdering av verkställande direktören

Arbetsordning för styrelsen i OK ekonomisk förening

Föreningens firma är Västerås Soppkök, en ideell förening för socialt arbete.

Stiftelsefö rördnande

SIG Securitys stadgar

Svensk Miljöbas stadgar (3:2014)

Stadga för Skvaderns elevorganisation. Antagen av årsstämman den 27 mars 2007, godkänd av rektor den 27 mars 2007

RIKSFÖRENINGEN FÖR SKOLSKÖTERSKOR

Arbetsordning. Styrelsen i Sjätte AP-fonden. Instruktion för arbetsfördelning mellan styrelsen och verkställande direktören

Stadgar för STIL, Stiftarna av Independent Living i Sverige

Samhällsbyggnadssektorns Etiska Råd

Stadgar Blodstenens Hyresgästförening Proposition

Stockholms Spiritualistiska Förening

Göteborgs Stadshus AB

Stadgar antagna av Dataföreningen vid extra årsstämma 10 juni juni 2003.

STADGAR FÖR FÖRENINGEN REFUGEES WELCOME STOCKHOLM. 1 Föreningens firma Föreningens firma är Refugees Welcome Stockholm.

FÖRSLAG TILL REVIDERADE STADGAR FÖR KOLLEKTIVTRAFIKANT STOCKHOLM (KTS).

Förslag till principer för valberedningens tillsättning jämte instruktioner för

STYRELSENS ARBETSORDNING

Arbetsordning för styrelsen i GWS Production AB

Stockholms lans landsting

Instruktion enligt ABL 8 kap 7 för Verkställande Direktören i

Bolagsordning för Piteå Näringsfastigheter AB

Stadgar för Försvarets personaltjänstförening i östra Sverige

Föreningen är religiöst och partipolitiskt obunden.

PROTOKOLL Ändring i bolagsordningen för Kommunfastigheter i Knivsta AB KS-2014/124. Beslut

Transkript:

Arbetsordning för styrelsen intill årsstämman 2017 I föreslagen arbetsordningen för styrelsens arbete finns inga ändringar. Förslag till beslut: Arbetsordningen för styrelsens arbete intill kommande årsstämma 2017 godkänns. Kjell de Meijere VD

Arbetsordning för styrelsen intill årsstämman 2017 1 Detta dokument kompletterar aktiebolagslagen och bolagsordningen och ger en sammanfattande beskrivning av hur styrelsearbetet ska bedrivas i bolaget och hur ansvaret har fördelats mellan styrelsen och verkställande direktören. Arbetsordningen revideras årligen efter årsstämman. 1. Övergripande syfte för styrelsearbetet Bolaget har till föremål för sin verksamhet att planlägga, bygga, förvalta och driva en avloppsanläggning med ledningsnät och avloppsreningsverk inom Ingarö, Värmdö kommun, samt att bedriva annan därmed förenlig verksamhet. 2. Arbetsordning för styrelsearbetet Styrelsearbetet ska, med utgångspunkter från de ramar som fastlagts i miljöbalken, se till att brukarna/aktieägarna får sitt avloppsvatten omhändertaget och behandlat till självkostnadspris. Styrelsen skall på bästa sätt förvalta aktieägarnas i bolaget insatta kapital för att skapa värde inom de ramar som satts upp genom företagets verksamhetsmål. Arbetsordningens syfte är att säkra styrelsearbetets kvalitet och att stödja ledamöterna genom att bidra till förståelse av den egna och styrelsens roll och ansvar i bolaget. 2.1. Arbetsfördelning och ansvar Styrelsen ansvarar för bolagets organisation och för förvaltningen av bolagets alla angelägenheter. Alla styrelseledamöter är skyldiga att sätta sig in i och kontrollera allt styrelsearbete oberoende av om någon ledamot har fått uppdraget att hålla i något särskilt område. Styrelsen ska se till att bolagets organisation är utformad så att bokföringen, medelsförvaltningen och bolagets ekonomiska förhållanden i övrigt kontrolleras på ett betryggande sätt. Varje styrelseledamot har en skyldighet att alltid främja bolagets bästa genom att visa omsorg och omvårdnad av bolagets angelägenheter. Ansvaret mellan VD och styrelsen är fördelat så att styrelsen ansvarar för bolagets övergripande planering och VD sköter den löpande förvaltningen enligt styrelsens riktlinjer och anvisningar. 2.2. Styrelsens beslutsmässighet Styrelsen har rätt att fatta beslut när mer än hälften av antalet ordinarie ledamöter är närvarande. Som styrelsens beslut gäller vid fulltalig styrelse den mening som mer än hälften av de närvarande röstar för. Vid lika röstetal gäller den mening som ordförande biträder. Är styrelsen inte fulltalig, skall de som röstar för beslutet dock utgöra mer än en tredjedel av hela antalet styrelseledamöter. Jävig styrelseledamot får inte delta i överläggning och beslut i den fråga jävet gäller. Om en styrelseledamot är förhindrad att närvara vid ett sammanträde går en suppleant in som ordinarie ledamot vid det mötet. Detta görs i turordning så att varje suppleant ges denna möjlighet. 2.3. Styrelsen beslutar samfällt i frågor och ärenden som inte faller inom den löpande förvaltningen Till styrelsens ärenden räknas: 1. Verksamhetens mål och strategier. 2. Avtal, projekt och investeringar som avser summor överstigande två basbelopp. Vid akuta situationer kan vd besluta om åtgärder upp till tre basbelopp. 3. Samarbetsavtal i övrigt. 4. Bolagets ekonomiska planering och medelsförvaltning. 5. Verksamhetens budgetramar och redovisning. 6. Bolagets ställning avseende tillgångar, drift- och investeringsbudget. 7. Säkring av bolagets tillgångar. 8. Långsiktig ekonomisk likviditetspolicy. 9. Försäkringsskyddet för bolagets tillgångar. 10. Ta upp lån och lämna säkerheter.

Arbetsordning för styrelsen intill årsstämman 2017 2 2.4. Ordförandens enskilda ansvar 1. Leder styrelsens arbete. 2. Följer företagets inriktning och utveckling genom regelbundna kontakter med VD. 3. Samråder fortlöpande med VD i förekommande strategiska frågor. 4. Utnyttjar den expertis och de erfarenheter i specialfrågor som finns inom bolaget och i styrelsen. 5. Kontrollerar att föreskrifterna i bolagsordning och vad som anges av bolagsstämman följs i styrelsens arbete. 6. Ser till att kallelser till bolagsstämman skickas på det sätt som är föreskrivet i bolagsordningen. 7. Har huvudansvaret inom styrelsen för bolagets ekonomiska planering. 8. Medverkar vid behov i viktigare externa kontakter. 9. Kallar till extra styrelsemöte om en styrelseledamot eller VD så begär. 10. Följer upp verksamhetsplan och investeringsplan tillsammans med VD. 11. Kallar till extra bolagsstämma när så är påkallat med hänsyn till utvecklingen i bolaget. 2.5 Instruktioner för styrelseledamöter med särskilda ansvarsområden i styrelsens arbete 2.5.1. Sekreterare vid styrelsens möten 1. Skriver och distribuerar protokoll. 2. Ser till att styrelsens justerade originalprotokoll förvaras i pärm på reningsverket. 2.5.2. Register- och webbansvarig styrelseledamot 1. Ansvarar för att ägarbyten och adressförändringar hanteras. 2. Hämtar uppgifter från Lantmäteriets fastighetsregister. 3. Ser i övrigt till att bolagets adress, aktieägar- och brukarregister hålls aktuella. 4. Förser bolagets redovisningsbyrå med ett aktuellt register inför varje fakturering. 5. Ansvarar för att bolagets hemsida är aktuell. 6. Handhar praktiskt utskick inför årsstämma och liknande. 2.5.3. Vice ordförande Vid ordförandes frånvaro upprätthålla dennes uppgifter. Utses ej från 2013. 2.5.4. Miljöansvarig styrelseledamot Särskild ansvarsbeskrivning biläggs. 2.5.5. Styrelseledamöter med specialuppdrag inom styrelsen Ordförande Sören Löwgren Vice ordförande ingen utsedd från 2013. VD övertar som mötesordförande vid behov. VD Kjell de Meijere Miljöansvarig Jan Kristiansson Register- och webb-ansvarig Kjell de Meijere Sekreterare Ingegärd Sundström 3. VD-instruktion VD ansvarar inför styrelsen för bolagets löpande förvaltning, enligt styrelsens riktlinjer och anvisningar. VD skall i sitt uppdrag främja bolagets intressen. VD skall därvid beakta de förutsättningar som styrelsen ger uttryck för såväl med avseende på bolagets målsättning, inriktning och avkastning som bolagets förhållande till övervakande myndigheter och till bolagets ägare. VD kan besluta om åtgärder upp till tre basbelopp vid behov av akuta åtgärder som normalt inte faller under löpande förvaltning. Vidtagen åtgärd rapporteras vid följande styrelsesammanträde.

Arbetsordning för styrelsen intill årsstämman 2017 3 Detta innebär att VD: 1. Verkställer styrelsens beslut och rapporterar vidtagna åtgärder till styrelsen. 2. Handhar den löpande förvaltningen och den dagliga ledningen av bolagets verksamhet. 3. Förelägger styrelsen ärenden som inte hör till den löpande förvaltningen. 4. Informerar styrelsen om verksamhetens gång. 5. Organiserar bolagets verksamhet rationellt och effektivt. 6. Organiserar den ekonomiska planeringen, bokföringen, resultatkontrollen/uppföljningen och medelsförvaltningen på ett ändamålsenligt sätt. 7. Upprättar förslag till verksamhetsplaner, årsbudget, årsbokslut och förvaltningsberättelse. 8. Tar fram förslag till likviditetsplanering och likviditetskontroll. 9. Ser till att brukarna faktureras den beslutade brukningsavgiften. 10. Informerar om och åtgärdar revisionsanmärkningar. 11. Hanterar inkommande post och ärenden. 12. Ser till att den av styrelseledamöterna, som särskilt arbetar med ett specialområde, får skrivelser som berör det området. 13. Följer upp verksamhetsplanen tillsammans med ordföranden. 14. Iakttar bolagets skyldigheter enligt gällande miljörättslig och annan lagstiftning. 15. Utnyttjar den expertis och de erfarenheter i specialfrågor som finns inom bolaget och i styrelsen. 16. Ansvarar för bolagets normala myndighets- och andra externa kontakter. 17. Upprätthåller ett vid varje tidpunkt tillfredsställande försäkringsskydd för bolagets tillgångar. 18. Säkrar bolagets fordringar tillfredsställande, på det sätt som är normalt för motsvarande verksamheter. 19. Attesterar betalningar och åtaganden som avser bolagets löpande verksamhet och förvaltning. 20. För loggbok över styrelsens beslut avseende investeringar, väsentliga åtgärder eller förändringar. 21. Ansvarar för att förändringsanmälan tillsammans med stämmoprotokoll och årsredovisning skickas till Bolagsverket efter årsstämman. 4. Struktur för styrelsens arbete 4.1 Mötesfrekvens Ordinarie styrelsemöten bör äga rum en gång varannan månad. 4. 2 Kallelser till styrelsemöten Kallelse och dagordning förbereds av ordförande och VD. VD, ledamöter och samtliga suppleanter kallas till alla styrelsemöten. Kallelse skall vara utsänd senast en vecka före ett styrelsemöte. De redovisningar och underlag som krävs för att styrelsen skall kunna fatta beslut skall vara utsända fyra dagar före ett styrelsemöte. 4.3 Konstituering Snarast efter årsstämman hålls det konstituerande styrelsemötet. Vid detta möte utses styrelsens ordförande, ev vice ordförande och VD. Dessutom skall beslut fattas om firmans tecknande. Mötesdagar för året fram till kommande bolagsstämma fastställs. 4.4. Fasta punkter på varje styrelsemötes dagordning: 1. Mötets öppnande. 2. Val av en justerare. 3. Godkännande av föregående mötesprotokoll. 4. Godkännande av kallelse och dagordning. 5. Drift-, teknik- och miljörapport. 7. Ekonomi rapport, skriftlig. 8. VD:s rapporter i övrigt. 9. Övriga frågor.

Arbetsordning för styrelsen intill årsstämman 2017 4 4.5. Andra ärenden av vikt för styrelsen Vid ett möte om året bör verksamhetens mål och strategier tas upp till diskussion. Varje år bör verksamhetens resultat diskuteras, vid ett möte. Med detta avses såväl det ekonomiska resultatet som delresultat i vart och ett av de i verksamheten pågående projekten. Ett möte bör ägnas åt bokslut, verksamhetsberättelse och föregående års resultat i dess helhet. 4.6. Protokollen skall vara beslutsprotokoll Huvudalternativen till de beslut som tas kan beskrivas liksom skälen till besluten. Protokoll skall justerade vara ledamöterna tillhanda senast en månad efter mötet. 5. Firmans tecknande Bolagets firma tecknas av styrelsens ordförande och en ordinarie styrelseledamot i förening. VD tecknar firman avseende löpande förvaltning. 6. Ersättningar till styrelsens ledamöter och dess VD Styrelsens arvoden fastställs av årsstämman. 6.1. Styrelsearvode för ordinarie ledamöter och styrelsens ordförande 40 000:- varav styrelsens ordförande erhåller 10 000:-. De återstående 30 000:- fördelas mellan övriga ordinarie ledamöterna, VD undantagen. 7 500:- har tidigare utgått till vice ordförande. 6.2. Sammanträdesarvoden till styrelsens ledamöter och suppleanter Sammanträdesarvode utgår med 500:- för varje styrelsemöte där ledamot eller suppleant varit närvarande. Sammanträdesarvode för deltagande i särskilda arbetsgrupper som styrelsen beslutat om ersätts med 500:- per sammanträde. 6.3. Timarvode Timarvode för särskilda uppdrag som erhållits genom beslut i styrelsen eller av VD ersätts med 250:- per arbetad timme. 6.4. Ersättningen till VD beslutas årligen efter årsstämman av styrelsen. 6.5. Registerhantering och it (webb) ersätts med vardera 250:- x 52 veckor = 13 000:-. I dessa uppdrag ingår praktisk hantering av årsredovisningsutskick och liknande. 6.6. Sekreteraren ersätts med 500 kronor per upprättat protokoll. 7. Löne- och inkomstredovisning Samtliga ersättningar har angivits exklusive sociala kostnader, vilka tillkommer. Alla ersättningar och arvoden redovisas som beskattad inkomst med inkomstuppgifter enligt gällande regler. Styrelsens ordförande attesterar styrelseledamöternas arvoden. Två styrelseledamöter i förening attesterar arvodet till styrelseordföranden. Arvoden till styrelsens ledamöter utbetalas halvårsvis om inget annat beslutas.

Arbetsordning för styrelsen intill årsstämman 2017 5 Uppdragsbeskrivning Samordnare för bolagets miljöfrågor Bevakar att miljöfrågorna inom bolaget följer lagstiftning och övriga regelverk inom miljöområdet. Tar fram förslag till styrdokument och mallar för miljöarbetet. Följer i samarbete med VD upp bolagets egenkontroll för miljöfrågorna. Bevakar att de tillstånd som finns och de gränsvärden som gäller följs i enlighet med tillämpliga regelverk Bereder i samarbete med VD, ärenden och förslag till styrelsen. Är bolagets representant i miljöfrågor. Godkänner skrivelser som behandlar miljöfrågor inom bolaget. Svarar i samarbete med VD för kontakter med berörda myndigheter i miljöfrågor. Skriver tillsammans med VD de avsnitt som berör miljöfrågorna i verksamhetsberättelse och verksamhetsplan. Medverkar i seminarier om reningsverkets miljöpåverkan. Deltar utöver arbetet i styrelsen i Utvecklingsprojekt Remissarbeten