Klimatveckan strategi för kommunikation och engagemang

Klimatveckan strategi för kommunikation och engagemang

Inledning Vintern 2018 ingick en projektgrupp från Jönköping University ett samarbete med Länsstyrelsen för att utveckla Klimatrådets kommunikation kring Klimatveckan. Syftet blev öka engagemanget kring Klimatveckan som syftar till att bidra till klimat- och energiomställningen i Jönköpings län. Genom möten och telefonsamtal samlade projektgruppen in information och erfarenheter från flera av Klimatrådets medlemmar för att följa upp hur aktiviteter under Klimatveckan har fungerat. Dessa intervjuer har legat till grund för det du nu håller i din hand - ett strategiskt dokument med tips, råd och vägar framåt. Engagemang kan vara knepigt att skapa och underhålla, men med rätt förutsättningar är det definitivt lättare. För att Klimatveckan ska fortsätta växa och skapa engagemang kring klimatfrågan krävs ett kontinuerligt utvärderingsarbete och en ständig vilja att utvecklas. Målet med detta dokument är att stärka och utveckla Klimatveckan för att Jönköpings län ska nå visionen om att bli ett plusenergilän. Syfte och mål Målet med denna strategi är att få fler av Klimatrådets medlemmar att arrangera aktiviteter under Klimatveckan. Syftet är att underlätta Länsstyrelsens administrativa roll och öka Klimatveckans genomslag i länet. Klimatrådet Hur fungerar det här tillsammans med Klimatrådet? Klimatrådets vision är att göra Jönköpings län till ett plusenergilän senast år 2050. För att det slutligen ska produceras mer förnybar el än vad som görs åt måste hela länet göra en gemensam insats. Fler arrangörer under Klimatveckan ökar chansen att fler människor väljer att bidra till visionen.

Nuläge Cirka hälften av Klimatrådets medlemsorganisationer arrangerade en eller flera aktiviteter under Klimatveckan 2014, 2015, 2016 och 2017. Om en organisation vill engagera sig i Klimatveckan kan den anmäla sig via Klimatrådets webbsida eller en av kontaktpersonerna hos Länsstyrelsen. Att anordna något under Klimatveckan är frivilligt. När en organisation väljer att vara med får de tillgång till ett grafiskt manér, marknadsföring via Klimatveckans webbsida och övriga kanaler samt hjälp med administrativt arbete kring genomförande. Vad som ska anordnas och hur genomförandet ska ske är upp till varje organisation. Styrkor Genom frihet kan många nya idéer och möjligheter skapas. Människor som inte är styrda av instruktioner kan själva komma på kreativa lösningar och möjligheter. En annan styrka är det breda kontaktnät som Klimatrådet utgör. Klimatrådet är en samverkansorganisation vars struktur möjliggör utbyte av idéer och stimulerar till samarbete. Svagheter För stor frihet kan få människor att känna sig oförmögna till handling. Det kan vara svårt att se vilka resurser som finns och hur mycket engagemang som förväntas av en organisation. Möjligheter Genom ett visst mått av valfrihet kan nya idéer och samarbeten skapas. Oförmågan till att se sin egen potential kan kompenseras genom förslag och att upprepa tidigare lyckade insatser. Klimatveckan har ett par års erfarenhet och utvärderingar att utgå från. Klimatfrågan är aktuell och även den breda allmänheten besitter idag en viss kunskap och medvetenhet om den rådande situationen. Denna medvetenhet utgör en stor extern möjlighet för Klimatrådets arbete - att omvandla kunskapen till handling är en förutsättning för att uppnå mål och vision. Hot Allmänhetens kunskap och medvetenhet kan också utgöra ett hot mot Klimatrådets verksamhet. Det finns en risk att samhällsdebatten kring klimatfrågorna målar upp en så negativ bild av dagsläget att många upplever att det inte är lönt att agera. Forskning pekar på att allt för negativa och informationsrika budskap kring klimat kan ge upphov till såväl ångest som likgiltighet. Det ligger därför i Klimatrådets intresse att debatten kring klimatfrågan är lättförståelig och inspirerar till handling.

Målgrupper Primär målgrupp Klimatrådets medlemsorganisationer. Sekundär målgrupp Organisationer som inte är med i Klimatrådet men som har ett intresse i av att delta. Målgrupperna består av både myndigheter, offentliga, privata och ideella organisationer som har olika förutsättningar att delta på Klimatveckan. Även om strategierna är baserade på intervjuer med organisationer inom Klimatrådet kan de, i viss mån, även appliceras på organisationer utanför Klimatrådet. Hela Jönköpings län Klimatveckans målgrupp är, precis som för Klimatrådet, hela Jönköpings län. Det innefattar alla 170 000 hushåll, fler än 350 000 personer med olika intressen, förutsättningar och möjligheter att leva ett klimatsmart liv. Fördelarna med en så mångfacetterad samverkansorganisation som Klimatrådet är att det finns något för alla. Men alla kan inte kommuniceras med på samma sätt. Ha därför alltid ett fokus på målgrupp. Vem talar du till och vem är det egentligen som lyssnar?

Resultat av intervjuer Intervjuerna som ligger till grund för denna strategi är utvärderande till sin natur. Det fanns ett behov av att kartlägga tidigare insatser och evenemang, eftersom tidigare utvärderingar av Klimatveckan varit kortfattade. Intervjuer genomfördes med 15 medlemsorganisationer från Klimatrådet för att fastställa vad de ansåg om sin insats under Klimatveckan. Under samtalen fanns det också goda möjligheter att lyfta aspekter som kan förbättras i arbetet med Klimatveckan. De intervjuade är i huvudsak positiva till sin egen medverkan under Klimatveckan. Majoriteten har mottagit positiv respons från de besökande, men också internt från den egna organisationen. Nedan följer förslag på förändringar som skulle kunna öka deltagandet ännu mer. Tid för Klimatveckan Det finns ett dilemma i planering och schemaläggning av Klimatveckan. Både arrangörer och besökande har nytta av att Klimatveckan schemaläggs utifrån invånarnas tid och möjlighet att delta i det som anordnas. Detta dilemma kan brytas ned till två dimensioner där både veckodag för arrangemang och datum för Klimatveckan är av vikt. Det är viktigt att de lokala arrangemangen hamnar på en dag och tid i veckan då människor rör sig ute samt har tid och möjlighet att ta del av dem. Det är även väsentligt att själva veckan hamnar i anknytning till datum då fler människor rör sig utomhus och har tid att ta del av skeenden. Detta kan lösas genom Att dag för arrangemang riktade mot privatpersoner väljs med omsorg och infaller på en dag där människor rör sig ute i större utsträckning (ex. särskild vardag, helgdag, torgdag). En mer generell aspekt av schemaläggning är val av datum för Klimatveckan, eftersom fler människor rör sig ute i anslutning till lön. Om Klimatveckan infaller vid en tid då människor har bättre ekonomi finns möjligheter för större genomslag, tack vare ökad närvaro i offentligheten.

Resurser För vissa organisationer kan det finnas svårigheter att avsätta resurser till Klimatrådets arbete och arrangemang inom Klimatveckan, även om det finns en vilja. Detta kan lösas genom... Att Länsstyrelsen i egenskap av administratör aktivt förmedlar kontakt mellan olika aktörer i rådet. Om någon kontaktperson flaggar för att organisationen inte vet vad de kan bidra med, bör Länsstyrelsen försöka sammanföra den med en annan organisation. Detta sker förslagsvis redan under planeringsfasen. För att denna åtgärd ska bli framgångsrik krävs ett fortsatt engagerat och aktivt arbetssätt från Länsstyrelsens håll. Idé och planering Samtliga av de tillfrågade berättar, i intervjuer under februari 2018, att de kommer att arrangera något igen och nästan hälften vill vidareutveckla sin tidigare idé. Dock berättar nästan alla att de inte påbörjat planeringen kring sin insats under årets Klimatvecka, trots att många uttrycker en vilja att påbörja arbetet tidigare i år, även när det kommer till kommunikation. Detta kan lösas genom Att Länsstyrelsen i ett tidigt skede skickar ut en sammanställning av goda exempel från föregående års Klimatveckor, för att inspirera organisationerna i rådet och underlätta för dem att formulera idéer och planer. Fler tankar kring en lösning finns också under "Planera och inspirera". Geografi Intervjuerna indikerar att det kan vara svårt att arrangera aktiviteter i de mindre kommunerna, eftersom hela Klimatveckan upplevs utgå från staden Jönköping snarare än Jönköpings län. Till exempel upplever flera aktörer svårigheter med att locka besökare. Flera av arrangörerna uttrycker en önskan om en större spridning och satsning på stora händelser runt om i länet under Klimatveckan. Detta kan lösas genom Att tidigt i processen öppna upp en dialog med kommuner som har ett större geografiskt avstånd från Jönköpings stad. Det är viktigt att fråga vad kommuninvånarna där skulle gagnas av. Se på hur Klimatveckans program kan utökas och om någon programpunkt kan flyttas eller anordnas på fler platser i länet. Om det finns möjlighet, öppna upp för att större organisationer eller medverkande arrangerar något i en mindre kommun för att få dit fler besökande.

Möjliga vägar framåt Utvärdera Framtida Klimatveckor bör utvärderas och dokumenteras på ett mer strukturerat sätt, för att lärdomar från tidigare år enkelt kan användas i planeringsstadiet. Förslagsvis kan Länsstyrelsen uppmana alla organisationer att utvärdera sina engagemang, med hjälp av en gemensam mall. Påminn arrangörerna om vikten av att dokumentera konkreta nyckeltal, exempelvis antal besökare, nyttan för organisationen, hur många som exponerades för ett visst budskap eller deltog i en viss aktivitet. Siffror som dessa kompletterar de mer allmänna utvärderingarna av karaktären "bra" respektive "mindre bra". Bidra med kommunikationspaket Alla kan göra något. Skapa ett kommunikationspaket bestående av bilder, texter och eventuellt också filmer som kan spridas via sociala medier. De organisationer som är med i Klimatrådet, men som själva känner att de inte kan vara med och arrangera något, kan istället hjälpa till genom att sprida marknadsföring om evenemanget innan och under veckan. Ett färdigt kommunikationspaket erbjuder en minimal belastning på den marknadsavdelning som ska sprida budskapet. Planera och inspirera Visa på vikten av framförhållning och tryck på de positiva aspekterna av att tidigt börja planera. Detta ger möjligheten för aktörer att sätta upp mål, fördela arbete och se över resurser internt för att maximera sitt arrangemang. Datum för Klimatveckan sätts väldigt tidigt, i slutet/början av året. Detta ger god tid för aktörer att påbörja en tidsplan. För att säkerställa en enhetlig kommunikation bör det finnas en gemensam kommunikationsplan som aktörerna kan utgå från. Denna kan delas upp efter aktör, evenemang, kanal, målgrupp och tidpunkt. Tanken är att förebygga att kommunikationen glöms bort och att information inte går ut till rätt målgrupp. Det kan vara nödvändigt att våga strukturera och ställa krav. Det kan upplevas som skrämmande, problematiskt, eller till och med som att det går emot syftet med en samverkansorganisation. Dock kan det vara nödvändigt för att uppnå Klimatrådets gemensamma mål. Det handlar inte om att tvinga fram engagemang ur aktörerna, utan om att våga se möjligheter och styrkor hos rådets olika medlemmar och se till att de utnyttjas!

Budskap Konkretisera och förenkla - begreppet klimat Konkretisera och förenkla hela upplägget kring veckan och uttrycket "klimat". Just nu finns Klimatrådet, Klimatveckan, Klimatdagen, Klimatkonferensen, Klimatpriset och Klimatkvällen, som alla syftar till olika saker och vänder sig till olika grupper av människor. Förslagsvis bör en målgruppsanalys för evenemangen göras, så Klimatveckans program kan målgruppsanpassas. Till exempel genom att skapa ett program för allmänheten, ett program för Klimatrådets medlemmar och ett för näringslivet. Detta skulle bidra till att minska bruset, det vill säga den irrelevanta information som mottagarna behöver ta ställning till, i Klimatrådets kommunikation. Ju mindre brus i kommunikationen, desto större chans att sändarens budskap tas emot på det sätt som var tänkt! Konkretisera - mål och visioner Visionen "Vi vill bli ett plusenergilän senast år 2050" upprepas i den interna och externa kommunikationen. Även om det på vissa sätt är en tydlig målbild kan den för väldigt många, även inom Klimatrådet, vara alltför abstrakt då år 2050 ligger väldigt långt fram i tiden. Ofta har texter också rubriken "Mål och vision" men i texten nämns bara visionen och inga mål. Det finns fördelar med att bryta ner visionen i mätbara och specifika delmål, eftersom de hjälper till att konkretisera målet för Klimatrådets verksamhet. Att arbeta mot ett delmål kan kännas tydligare och mer mätbart för de inblandade. Utöver att konkretisera framtida delmål finns också en vinst i att kommunicera vilka delmål som redan har uppnåtts. Klimatfrågan kan kännas komplicerad för många, så en tydlig och begriplig kommunikation kring saken kan motivera människor att göra klimatsmarta val.

Aktiviteter Välj tid och plats Samla aktiviteter kring platser som människor brukar besöka under veckorna respektive på helgerna för att öka uppslutningen kring evenemangen. Initiativet till att arrangera något kring återvinningscentralerna under helgen är ett gott exempel på detta, eftersom Klimatveckan infaller under en årstid då många spenderar mycket tid i sina trädgårdar. Ett sätt att arbeta strategiskt kring olika platser är att utvärdera vilka som besöker dem och när besöksantalet är som störst, och därefter utforma en aktivitet. Det kan exempelvis innebära att närvara vid torgmarknader på lördagar, gymmen på måndagar eller livsmedelsaffärer på fredagar. Det centrala är att utgå från människors vanor och sträva efter att dra nytta av dem. Involvera alla länets invånare Öka engagemanget i länets skolor. På så sätt sprids Klimatrådets budskap och vision vidare till många invånare i länet - elever, lärare och föräldrar. Goda exempel på detta är de tidigare insatserna kring klimatsmart mat och temadagar i skolan. Ett sätt att utveckla satsningen är att ta med barn och unga ut till rådets medlemmar för att se det klimatarbetet som sker på olika platser runt om i länet. Forskning pekar på att det är viktigt att konkretisera klimatfrågan genom att låta människor se och uppleva. Intervjuerna visade att några av Klimatrådets medlemmar har anordnat skolbesök, dock inte i samband med Klimatveckan. Det finns alltså redan erfarenheter av detta, som bör kunna utnyttjas även framöver.

Kommunikation och kanaler Tidigare har en stor kommunikationskanal varit tidningen +E, men den kommer inte fortsätta ges ut på samma sätt under 2018. En analys av innehållet visar att det främst tilltalar en äldre målgrupp, men den gick också ut till hela länet och fick således en bra spridning. Kanalerna som ersätter +E bör därför sträva efter att uppfylla båda dessa aspekter i så hög uträckning som möjlig. Förslag på kanaler är exempelvis annonsering via sociala medier, annonsering i lokala tidningar, ett kortare fysiskt utskick som informerar om Klimatveckan och dess program samt annonsering via lokaltrafiken i länet. Använd sociala medier, men bara om det finns resurser att underhålla dem. Annars kan exempelvis ett Instagramkonto användas som en tillfällig resurs innan, under och en bit efter Klimatveckan. Sociala medier är effektivt för att kunna planera och göra dagliga uppdateringar till följarna. Kommunikation via sociala medier kan genomföras på flera olika sätt beroende på mängden resurser som finns att tillgå. Ett alternativ är skapa Instagram- och Facebook-konton som är dedikerade till Klimatveckan och uppdatera dem minst en gång i månaden under hela året. Trappa upp aktiviteten i slutet av augusti eller början av september och gör dagliga inlägg under Klimatveckan. Trappa sedan ner aktiviteten genom att lägga upp bilder med uppföljning och återkoppling till Klimatveckan. Detta kräver mer resurser men gör att följare finns kvar och hålls någorlunda uppdaterade kring veckan. Det går också att marknadsföra kontot året runt om det bibehåller en aktivitet. Ett annat alternativ är skapa Instagram- och Facebook-konton som enbart är aktiva kring och under Klimatveckan. Detta skulle innebära att färre resurser behöver läggas på de sociala medierna men också att en större mängd följare måste attraheras till kontot under en kortare tid för att kanalerna ska få effekt. Ytterligare en möjlighet är så kallade stafettkonton (konton där användare turas om att uppdatera, ofta byts personen bakom kontot ut en gång i veckan). Dessa konton är en bra metod för att få stor spridning och ger också möjlighet till att slussa vidare följare till ett annat konto kopplat till ändamålet. Kommunicera enkelt och sammanfattat i tydliga mål och delmål. Lyft upp vad ni har gjort, vad ni kommer att göra och vilken er vision är. Innehållet på sociala medier bör följa den befintliga grafiska manualen för Klimatrådet.

Några avslutande ord Denna strategi är tänkt att vara ett levande dokument. Förslagsvis ansvarar Klimatrådets kommunikationsgrupp för uppdatering av dokumentet. Ändringar som gör guiden mer användbar och aktuell uppmuntras! Det kan innebära att ta bort information som inte längre är aktuell, eller lägga till ny information som kan vara till nytta. Att underhålla dokumentet är en förutsättning för att fortsätta förbättra kommunikationen kring Klimatveckan. Ett projektarbete av Linnéa Nurro, Julia Sundqvist och Jonathan Junefjäll Medie- och kommunikationsvetenskapliga programmet på Högskolan för lärande och kommunikation. Våren 2018