Fastställande av internkontrollplan för år 2018 för tillväxt- och regionplaneförvaltningen.

1 (2) TJÄNSTEUTLÅTANDE 2017-10-02 TRN 2017-0100 Handläggare: Ann Lundell Tillväxt- och regionplanenämnden Fastställande av internkontrollplan för år 2018 för tillväxt- och regionplaneförvaltningen Ärendebeskrivning Fastställande av internkontrollplan för år 2018 för tillväxt- och regionplaneförvaltningen. Beslutsunderlag Förvaltningens tjänsteutlåtande, TRN 2017-0100, 2017-10-02 Förslag till internkontrollplan för år 2018 för tillväxt- och regionplaneförvaltningen Förslag till beslut Tillväxt- och regionplanenämnden föreslås besluta att fastställa internkontrollplan för år 2018 för tillväxt- och regionplaneförvaltningen enligt förvaltningens förslag, att överlämna internkontrollplanen till landstingsstyrelsen samt att paragrafen förklaras omedelbart justerad. Förvaltningens förslag och motivering Sammanfattning Förvaltningens internkontrollplan är sammanställd med utgångspunkt från den riskanalys som genomförts på förvaltningen. Internkontrollplan 2018 är framtagen i enlighet med landstingets policy för internkontroll. Bakgrund Underlag för arbetet med att sammanställa förvaltningens internkontrollplan för år 2018 har varit: tillväxt- och regionplanenämndens mål och budget 2018 omvärldsbevakning workshop på förvaltningens verksamhetsplaneringsdag

2 (2) TJÄNSTEUTLÅTANDE 2017-10-02 TRN 2017-0100 Utifrån dessa underlag har risker sammanställts för förvaltningen i en riskanalys för år 2018 (bilaga). Därefter har förvaltningsledningen valt ut och sammanställt riskerna i internkontrollplan 2018. Överväganden Förvaltningsledningen har valt att valt att prioritera risker inom fyra huvudområden för 2018. Internkontrollplanen innehåller totalt 11 beskrivna risker där en konsekvensbedömning har angivits, vilken åtgärd som planeras inklusive kontrollmoment, frekvens och vem som är ansvarig. Omvärld Två risker har lyfts; dels gällande förvaltningens remisshantering samt den regionala långsiktiga strategiska trafikplaneringen. En regionplanering i framkant En risk har lyfts; den politiska förankringen av RUFS 2050 utställningsförslag kopplat till genomförande. Hållbar regional tillväxt och attraktionskraft Två risker har lyfts med anledning av kommande regionbildning, dels den SLL-interna förankringen samt den externa förankringen i regionen. Förvaltningsinterna faktorer Sex risker har lyfts. Två risker avseende kontorsmiljön som rör förtätning och flytt till nya lokaler, två för ekonomiområdet som rör ekonomisk uppföljning och behörigheter i ekonomisystemet, en för ledningssystem avseende styrning och styrande dokument och slutligen en risk inom IT-området som avser tillgänglig och stabil Geodataportal. Ekonomiska konsekvenser av beslutet Beslutet bedöms inte innebära några ekonomiska konsekvenser för landstinget. Miljökonsekvenser av beslutet I enlighet med landstingets miljöpolitiska program, Miljöutmaning 2017 2021 har hänsyn till miljön beaktats och det bedöms att en särskild miljökonsekvensbedömning i detta ärende inte är relevant. Hanna Wiik Förvaltningschef Ann Lundell

2015-00 [Diarienummer] Tillväxt- och regionplaneförvaltningen Riskanalys 2018

2 (12) Innehållsförteckning 1. Inledning...3 2. Omvärld... 4 2.1.1 Remisser... 4 2.1.2 Regional långsiktig strategisk trafikplanering... 5 3. En regionplanering i framkant... 5 3.1 RUFS 2050... 5 3.1.1 Politisk förankring... 5 3.2 Klimatfärdplan... 6 4. Hållbar regional tillväxt och attraktionskraft... 7 4.1 Regionbildning... 7 4.1.1 Intern förankring... 7 4.1.2 Extern förankring... 7 5. Förvaltningsinterna faktorer... 8 5.1 Kontorsmiljö... 8 5.1.1 Kontorsmiljö förtätning... 8 5.1.2 Kontorsmiljö flytt... 8 5.2 Ekonomi... 9 5.2.1 Ekonomisk uppföljning... 9 5.2.2 Behörigheter i ekonomisystem... 10 5.3 Ledningssystem styrning och styrande dokument... 10 5.4 IT - Geodataportalen... 12

3 (12) 1. Inledning Riskanalysen har tagits fram med delaktighet från alla medarbetare på förvaltningen. Riskanalysen belyser nämndens kärnverksamhet och förvaltningsinterna risker. Flera av riskerna som togs upp i analysen 2017 finns även med 2018, dock har de justerats utifrån aktuell status. Analysen har grupperats enligt följande: - Omvärld - En regionplanering i framkant - Hållbar regional tillväxt och attraktionskraft - Förvaltningsinterna faktorer Förvaltningens ledningsgrupp har tagit fram en intern kontrollplan utifrån riskanalysen. Olika orsaker kan föranleda behov av omprioritering av verksamheten alternativt påverka inriktningen på förvaltningens verksamhet. Dessa kan vara nya politiska uppdrag eller andra externa uppdrag och förhållanden som inte kunde förutses när denna analys togs fram. Även omvärldsfaktorer påverkar inriktningen, t.ex. demografiska prognoser, nya lagar, ändringar av regelverk etc.

4 (12) 2. Omvärld Inför arbetet med budget 2018 gjordes en enkel omvärldsanalys som pekade på olika regionala och nationella processer som pågår samt kommande EU-direktiv där förvaltningen berörs i varierande grad. Några exempel som är aktuella under 2018 är: Val 2018 - kommun, landsting och riksdag Regionbildningen Statliga utredningar - inom bostadsområdet, översiktplaneutredningen Nationell plan för transportsystemet 2018-2029 Nationell godsstrategi och storregional godsstrategi EU förberedelser för ny programperiod 2020 2026 samt förhandlingarna om Brexit Lagar bl a ny kommunallag och EU:s dataskyddslag, GDPR 2.1.1 Remisser Förvaltningen svarar genom regionplaneuppdraget bland annat för yttranden över kommunala översiktsplaner och fördjupade översiktsplaner. Förvaltningen svarar även för yttranden över andra statliga, regionala och kommunala remisser. Under 2017 svarade förvaltningen på en mängd planer och remisser, och flera av dem hade mycket kort remisstid, vilket medförde tidvis hög arbetsbelastning men även att förankring med andra förvaltningar inom landstinget inte alltid kunde genomföras som önskat. Därtill behövde ofta ärendena beslutas med omedelbar justering på nämndmötena. Det finns en risk för att samma situation uppstår även under 2018 vilket medför att det inte alltid finns tillräckligt med tid och resurser för att bearbeta dem med tillfredsställande kvalitet. 4 2 8 x sannolikhet Elimineras genom bevakning av tidplaner hos respektive aktör kombinerat med resursfördelning och framförhållning på förvaltningens berörda avdelningar, liksom hög prioritering av remisshantering.

5 (12) 2.1.2 Regional långsiktig strategisk trafikplanering Sedan 2009 är det långsiktiga strategiska trafikplaneringsansvaret fördelat mellan förvaltningen och trafikförvaltningen. Samordning sker löpande, men det finns otydligheter i formuleringen av trafikförvaltningens uppdrag och ansvar för medverkan till tillväxt- och regionplaneförvaltningens strategiska regionplaneansvar. I regionplaneringen är transportsystem och trafikinfrastruktur en helt avgörande faktor. Det finns en risk för bristande samordning och förankring med trafikförvaltningen respektive trafiknämnden samt att viktiga frågor hamnar mellan stolarna på grund av otydlig ansvarsfördelning. 3 3 9 x sannolikhet En utökad samordning på tjänstemanna- och politisk nivå på båda förvaltningarna. Förtydligad definition av innehållet i trafikförvaltningens ansvar för övergripande trafikplanering skulle underlätta samverkan och samordning. 3. En regionplanering i framkant 3.1 RUFS 2050 Arbetet med att ta fram nästa regionala utvecklingsplan, RUFS 2050, är inne i slutfasen 2018. Den ska läggas fram för politiskt beslut i TRN i februari 2018 samt därefter för antagande i landstingsfullmäktige i juni. När RUFS är antagen tar genomförandet av planen vid av de viktigaste regionala prioriteringarna, av landstinget såväl som av övriga deltagande aktörer i regionen. 3.1.1 Politisk förankring Det finns en risk för bristande politisk förankring inom landstinget och hos länets kommuner av utställningsförslaget. Efter remissen kan det påverka legitimiteten och kraften i genomförandet. 4 2 8 x sannolikhet För att hantera risken och begränsa den krävs bl.a. god dialog mellan länets kommuner och nämnden, samt att nämndens ledamöter lägger tillräckligt

6 (12) med tid för att göra den politiska förankringen av genomförandet så djup som möjligt. Arbete behövs på flera nivåer för att motverka risken. Den politiska förankringen planeras fortsätta under 2018. 3.2 Klimatfärdplan För att uppfylla RUFS tillika klimatfärdplanens klimatmål behövs olika insatser, bland annat i form av investeringar inom flera områden, både inom landstinget och hos övriga aktörer i regionen. Det finns en risk för att klimatfärdplanens åtgärder innebär kostnader eventuellt för landstinget liksom för andra aktörer i regionen. Den samhällsekonomiska nyttan bör dock beaktas i sammanhanget då en minskad regional klimatpåverkan stödjer både internationella och nationella mål. 3 2 6 x sannolikhet Risken kan begränsas. Klimatfärdplanen ska hänga ihop med andra styrdokument och först och främst grunda sina prioriteringar på RUFS 2050. Det är av vikt att kommunicera så att klimatfärdplanen ses i ett sammanhang och kopplar an till andra nödvändiga insatser utifrån globala, nationella och regionala mål kopplade till klimatutmaningen och samhällets pågående omställning till följd av denna.

7 (12) 4. Hållbar regional tillväxt och attraktionskraft 4.1 Regionbildning 4.1.1 Intern förankring Det finns en utmaning för landstinget att sätta sig in i, och ta omhand, omfattningen i ett utvidgat och samlat helhetsansvar för den regionala utvecklingen i Stockholms län. Regionbildningen är betydligt mer omfattande än att genomföra en viss organisationsförändring och att överta ett visst antal tjänster från Länsstyrelsen. Det handlar om landstingets roll som regionalt ledande aktör med brett samlat ansvar för regionens utveckling och tillväxt. Här behöver även RUFS roll som eventuellt kommande RUS (Regional Utvecklingsstrategi) diskuteras. Det är relativt kort om tid för de omfattande förberedelserna internt i landstinget och verksamhetsövergång från länsstyrelsen. Bristande intern samordning och enad linje utåt riskerar att skapa sämre trovärdighet externt. 4 2 8 x sannolikhet Risken kan elimineras genom en landstingsövergripande projektorganisation samt att TRF, som har sakkompetensen i frågan, fortsatt bidrar i förberedelser, genomförande och kommunikationen om regionbildning. 4.1.2 Extern förankring Beroende på förtroendet för landstinget att axla rollen som regionalt utvecklingsansvarig, och inställningen till regionbildningen, kan dialogen i regionen påverkas i förberedelsearbetet för en regionbildning. Bristande förankring och medverkan från kommunerna i länet, bl.a. baserat på partipolitiska oenigheter inom kommunerna och på bristande förtroende för landstinget kan även få konsekvenser för RUFS-arbetet och dess genomförande. 4 2 8 x sannolikhet

8 (12) Risken kan elimineras genom en tydlig kommunikation, transparent genomförandeprocess och inbjudan till kommunerna om kontinuerlig involvering. 5. Förvaltningsinterna faktorer 5.1 Kontorsmiljö 5.1.1 Kontorsmiljö förtätning TRFs lokalyta på Norra Stationsgatan har minskat med anledning av att förvaltningen för utbyggd tunnelbanan behövt fler arbetsplatser. På grund av detta har en stor del av mötes- och workshopverksamheten som byggts upp tidigare flyttats till externt hyrda lokaler. En ökad ställtid för personalen och ökade kostnader för lokaler är en följd av förtätningen. Förtätningen har även inneburit att det blivit trängre, högre ljudvolym och mer störningsmoment. Gemensamhetsutrymmena har försvunnit och möjlighet att äta lunch och fika har begränsats kraftigt. De ytor som tidigare använts till processorienterade delar av arbetet har i princip försvunnit helt, vilket riskerar att påverka kvaliteten på det jobb som görs. Internkommunikationen kan bli sämre, stressnivån riskerar att öka och den sociala samvaron påverkas negativt. Det blir även en minskad effektivitet, då vi behöver röra oss mer i huset och till andra adresser. 3 4 12 x sannolikhet Begränsa genom att jobba med information och identifiera nya rutiner. Dialog med LSF om utformning av befintliga lokaler för att möjliggöra gemensamhetsutrymmen. Lägga större kostnad på hyra av externa lokaler. 5.1.2 Kontorsmiljö flytt Med anledning av ovanstående utveckling liksom uppdraget om samlokalisering av SLL-verksamheter som Landstingsfullmäktige ska besluta om i november 2017 kan det bli aktuellt med en mellanflytt av TRF till lokaler på annan adress under 2018-2019. Om fullmäktige beslutar enligt förslaget om samlokalisering, kan det bli aktuellt med en temporär flytt innan lokalerna ställts iordning, beroende på hur väl nuvarande lokaler kan utvecklas.

9 (12) Det finns risk för att de nya lokalerna inte anpassas efter det behov som förvaltningens verksamhet kräver, bland annat behov av tysta rum, processytor, större möteslokaler med mera. Mycket stor vikt måste läggas på förvaltningens olika roller, inte minst som regional processledare och mötesplats. Om det skulle bli aktuellt med en temporär lokalisering i avvaktan på samlokaliseringen finns det en uppenbar risk för att de lokalerna inte i tillräcklig utsträckning motsvarar förvaltningens behov. Det tar även mycket tid och kraft i anspråk vid en flytt. 4 3 12 x sannolikhet Risken kan elimineras om förvaltningen blir delaktig i en kommande flyttprocess och lokalbehovet säkerställs genom att förvaltningens tydliga beskrivning av verksamhetens behov beaktas. Ledningsgruppen fortsätter att hantera flytten som en strategisk fråga. 5.2 Ekonomi Ekonomiarbetet på TRF vägleds av centralt beslutade tidpunkter, riktlinjer och ramar. Under året lämnas löpande månadsrapporter, prognoser, tertialrapport, delårsrapport och årsrapport. Under 2018 ska rutinerna för ekonomisk uppföljning fortsätta att utvecklas, vilket bidrar till att förvaltningen har en ökad kostnadskontroll och i förlängningen säkrar en fortsatt ekonomi i balans. En risk vad gäller ekonomi som berör alla verksamheter inom landstinget är generella kostnadsökningar. Dessa kan leda till besparingskrav på samtliga förvaltningar. 5.2.1 Ekonomisk uppföljning Förvaltningen ska under 2018 fortsätta utveckla rutinerna för ekonomisk uppföljning. De ska ha en tydlig koppling till verksamhetsplanen och bättre ta tillvara de ekonomisystem som används. Förvaltningen har för landstingets räkning ansvar för årlig bidragsgivning till Skärgårdsstiftelsen och Stiftelsen Flemingsberg Science. TRF har utarbetat redovisnings- och rapporteringsrutiner tillsammans med stiftelserna så att en uppföljning är möjlig att göra.

10 (12) En möjlig risk är att rutinerna och uppföljningen av den interna ekonomiska uppföljningen samt av stiftelsernas bidragsuppföljning inte i tillräcklig utsträckning motsvarar behoven. 4 2 8 x sannolikhet Begränsas genom avstämningar och kontroller av rutinernas relevans, samt återkommande uppföljningsmöten med stiftelserna. 5.2.2 Behörigheter i ekonomisystem Förvaltningen ska löpande säkerställa att det finns undertecknade behörighetsblanketter i Raindance-systemet (fakturahantering). Det gäller både för personer med rätt att attestera och att godkänna. Risken består av att den interna kontrollen är bristfällig. Att rätt behörigheter för fakturahantering finns dokumenterade är en del av intern styrning och kontroll. 4 1 4 x sannolikhet Elimineras genom att åtgärderna som infördes 2017 fortsatt efterlevs. I rutinen introduktion för nyanställda ingår att säkerställa behörighet till Raindance. Även vid avslut av anställning ska rutin för att ta bort behörighet följas. I samband med beslut om ny attestantförteckning ska det säkerställas att det finns behörighetsblanketter för samtliga som omfattas av beslutet. 5.3 Ledningssystem styrning och styrande dokument Inom Stockholms läns landsting finns styrande dokument och riktlinjer på en övergripande nivå som rör alla landstingets verksamheter. För att möjliggöra ledning och styrning på förvaltningsnivå ska även styrdokument/rutiner tas fram för respektive förvaltning. I SLL mål och budget finns uppdraget att minska antalet policies från 24 till 10 under kommande år. Det är dock oklart hur stor påverkan det får på de

11 (12) lokala styrdokument som landstingets nämnder och bolag behöver ta fram för sin styrning och ledning. Ett beslutsstödsystem ska även implementeras bredare, och i vilken omfattning det kommer påverka TRF är ännu oklart. En centralt samordnad styrning och ledning för de stiftelser som landstinget finansierar är önskvärd. TRF finansierar två stiftelser via centralt beslutade landstingsbidrag från och med 2015, men rutiner för uppföljning och redovisning (ekonomi och verksamhet) eller styrning följde inte med, vilket har varit och är en brist. SLL Styrning och ekonomi har inlett ett övergripande arbete om stiftelsernas styrning, vilket välkomnas, men det arbetet behöver slutföras i närtid och även inkludera exempelvis styrning mot resultatmål. Det finns en risk att nödvändiga styrdokument och rutiner inte tas fram lokalt på grund av att förvaltningen saknar kapacitet. 4 2 8 x sannolikhet Begränsas genom avstämningar av de styrande dokument och rutiner som behöver tas fram alternativt uppdateras. Delaktighet i centrala nätverk och arbetsgrupper som arbetar med de övergripande styrdokumenten. Hanteringen av framtagna styrdokument kan skötas via EDIT vilket medför en mer kontinuerlig uppdatering m.m.

12 (12) 5.4 IT - Geodataportalen Som en följd av medlemskapet i nationell Geodatasamverkan har TRF låtit installera en geodataportal för att underlätta GIS-samordning inom SLL. Flera av landstingets förvaltningar tar del av geodatasamverkan och intresset för portalen och användning av geodata har ökat markant på övriga förvaltningar. Denna portal har separat server som driftas av SLL IT. Portalen är installerad men kan inte nås av alla förvaltningar på grund av IT- och brandväggsproblematik. TRF ser en mycket stor utmaning i att kompetensen och förståelsen för programvaror och system som rör geografisk information inte är tillräckligt hög inom SLL IT. Den del av landstingets verksamheter som nyttjar geodata och GIS drabbas av detta. TRF står som ägare av portalen men saknar den tekniska kompetens som krävs för att säkra funktionalitet och tillgänglighet. TRF är ansvarig kontakt i SLLs partnerskap i Geodatasamverkan, vilket innebär att beställningar och leveranser av geodata samt hantering av lösenord för geodatatjänster oftast måste gå genom TRFs kontaktperson som sedan levererar vidare till övriga förvaltningar. Förtroendet för förvaltningens förmåga att tillhandahålla en gemensam plattform minskar avsevärt när accessen inte finns. Även informationssäkerhetsaspekten är en viktig del av geodatahantering vad gäller konfidentialitet, riktighet och tillgänglighet. Portalen och server är vitala för optimal drift och databashantering vilket medför att försämrad funktionalitet, begränsad tillgänglighet och störningar är att betrakta som kritiska. TRF är en liten aktör gentemot SLL IT inom SLL och en generell risk är att IT-systemet (dvs GAIA) blir suboptimerat för vår verksamhet. 4 3 12 x sannolikhet Begränsas genom regelbundna avstämningar med SLL IT och LSF IT om behovet av GIS-support kring driftstörningar. Önskvärt att kompetens inom programvaror och system som rör geografisk information ska finnas inom SLL IT, och att någon eller några specialiserar sig mot TRF. Målet är att risken ska elimineras.

TRN 2017-0100 Internkontrollplan för Tillväxt- och regionplaneförvaltningen 2018 Riskområde Verksamhet Rubrik Riskbeskrivning ( x ) Åtgärd Kontrollmoment Frekvens Riskägare/ ansvarig Under 2017 svarade förvaltningen på en mängd planer och remisser, och Omvärld Remisser flera av dem hade mycket kort remisstid, vilket medförde tidvis hög belastning men även att förankring med andra förvaltningar inom Att förvaltningen avger yttranden som landstinget inte alltid kunde genomföras som önskat. inte är förankrade i tillräckligt hög Det finns en risk för att samma situation uppstår även under 2018 vilket grad. medför att det inte alltid finns tillräckligt med tid och resurser för att bearbeta dem med tillfredsställande kvalitet. 2 4 8 Eliminera. Bevakning av tidplaner hos respektive aktör kombinerat med Uppföljning av svarsdatum för kända resursfördelning och framförhållning på remisser förvaltningens berörda avdelningar, liksom hög prioritering av remisshantering. Status tas löpande upp på avdelningsmöten. Avdelningschef Omvärld Regional långsiktig strategisk trafikplanering Trafikförvaltningens uppdrag inom långsiktig strategisk regional Bristande kvalitet i underlag och trafikplanering är otydligt formulerat avseende kopplingen och slutsatser om länets regionala medverkan i förvaltningens långsiktiga strategiska regionplanering. Det planering, samt otydligt regionalt finns en risk för bristande samordning och förankring med TF respektive ledarskap och samordning i centrala TN. strategiska processer. 3 3 9 Begränsa. Samordning på tjänstemannaoch politisk nivå på båda förvaltningarna och nämnderna. Fördjupad löpande dialog om respektive förvaltnings ansvar och ansvarsfördelning gällande trafikfrågor Status tas löpande upp Avdelningschef och på avdelningsmöten och Förvaltningschef i ledningsgruppen. En regionplanering i framkant RUFS 2050 Politisk förankring Det finns en risk för bristande politisk förankring inom landstinget och länets kommuner av utställningsförslaget. Efter remissen kan det påverka legitimiteten och kraften i genomförandet. 2 4 8 Begränsa. Arbete behövs på flera nivåer för att begränsa risken. Den politiska Uppföljning enligt upprättade förankringen planeras noga under andra genomförandeplaner. halvåret 2017. Löpande på styrgruppsmöten och ordförandeberedningar Projektledningen och Förvaltningschef Hållbar regional tillväxt och attraktionskraft Regionbildning Intern förankring Landstingets förmåga att ta omhand omfattningen i ett utvidgat och samlat helhetsansvar för den regionala utvecklingen i Stockholms län. RUFS roll som eventuellt kommande RUS. Relativt kort om tid för de omfattande förberedelserna internt i landstinget och verksamhetsövergång från länsstyrelsen. Bristande intern samordning och enad linje utåt riskerar att skapa sämre trovärdighet externt. 2 4 8 Risken kan elimineras genom en landstingsövergripande projektorganisation samt att TRF, som har sakkompetensen i Löpande dialog inom SLL frågan, fortsatt bidrar i förberedelser, genomförande kommunikationen om regionbildning. I projektorganisa-tionen LD, projektet för och vid löpande regionbildning och avstämningsmöten presidiet Hållbar regional tillväxt och attraktionskraft Regionbildning Extern förankring Svårt att få till en samarbetsinriktad Bristande förankring och medverkan från kommunerna i länet, bl.a. dialog baserad på förtroende i arbetet baserat på partipolitiska oenigheter inom kommunerna och på bristande för en regionbildning. Kan även få förtroende för landstinget. konsekvenser för RUFS-arbetet och dess genomförande. 2 4 8 Risken kan elimineras genom en tydlig kommunikation, transparent Löpande dialog inom SLL genomförandeprocess och inbjudan till kommunerna om kontinuerlig involvering. LD, projektet för I projektorganisationen regionbildning och och vid löpande samtliga politiska avstämningsmöten företrädare för TRN och landstinget. Internt Kontorsmiljö Kontorsmiljö förtätning Förtätningen har inneburit att arbetsmiljön upplevs som sämre. Det har Internkommunikationen kan bli sämre blivit trängre, högre ljudvolym och mer störningsmoment. och stressnivån riskerar att öka och Gemensamhetsutrymmena har försvunnit och möjlighet att äta lunch den sociala samvaron påverkas och fika har begränsats kraftigt. De ytor som tidigare använts till negativt. Det blir även en minskad processorienterade delar av arbetet har i princip försvunnit helt, vilket effektivitet, då vi behöver röra oss mer riskerar att påverka kvaliteten på det jobb som görs. i huset och till andra adresser. 3 4 12 Begränsa genom att jobba med information och identifiera nya rutiner. Dialog med LSF Återkommande punkt på TRF-samlingen för om utformning av befintliga lokaler för att avstämning samt på avdelnings- och Möten varje vecka möjliggöra gemensamhetsutrymmen. Lägga enhetsmöten större kostnad på hyra av externa lokaler. Ledningsgruppen Ökar kostnader för lokaler på stan. Internt Kontorsmiljö Kontorsmiljö flytt Skapar hinder för att boka in spontana Det finns risk för att de nya lokalerna inte anpassas efter det behov som möten och större workshops med förvaltningens verksamhet kräver. Bl.a. behov av tysta rum, externa aktörer. Påverkar möteslokaler och förvaltningens roll som regional processledare och arbetsglädjen negativt. Fler kommer mötesplats med mera. Det finns också en hög risk för störning i vilja jobba hemma oftare. Skapar verksamheten om det dessutom skulle bli aktuellt med en temporär flytt hinder för att jobba ännu mer med att i avvaktan på en samlokalisering av landstingets centrala förvaltningar. ta en tydlig roll som ledande regional aktör - behöver utrymme för att bygga förtroende ännu mer. 3 4 12 Risken kan elimineras om förvaltningen blir delaktig i en kommande flyttprocess och lokalbehovet säkerställs genom att Avstämningar med och delaktighet i central förvaltningens tydliga beskrivning av arbetsgrupp för samlokalieringsprojektet. Återkommande i verksamhetens behov beaktas. Mycket stor Ledningsgruppen hanterar flytten som en ledningsgruppen vikt måste läggas på förvaltningens olika strategisk fråga. roller, inte minst som regional processledare och mötesplats. Ledningsgruppen Förvaltningen ska under 2018 fortsätta utveckla rutinerna för ekonomisk Internt Ekonomi Ekonomisk uppföljning uppföljning. De ska ha en tydlig koppling till verksamhetsplanen och Att den ekonomiska uppföljningen bättre ta tillvara de ekonomisystem som används. Även redovisningsupplevs som bristfällig, både internt och rapporteringsrutiner beträffande stiftelserna har utarbetats. En inom förvaltningen och inom SLL möjlig risk är att rutinerna och uppföljningen av den interna ekonomiska centralt. uppföljningen samt av stiftelsernas bidragsuppföljning inte i tillräcklig utsträckning motsvarar behoven. 2 4 8 Begränsas genom avstämningar och kontroller av rutinernas relevans, samt återkommande uppföljningsmöten med stiftelserna. Avstämningar och kontroller av rutinernas Återkommande med relevans. Ekonomiansvarig Enhetschef och Controller Internt Ekonomi Behörigheter i ekonomisystemet Risk för att behörigheter i Raindance-systemet inte är dokumenterade. Att rätt behörighet för fakturahantering finns dokumenterad är en del av intern styrning och kontroll, så att fel kan undvikas. 2 4 8 Vid nyanställning skrivs behörighetsblankett Nyanställning samt att rutin följs att avsluta behörighet vid Eliminera genom att upprätthålla åtgärder Avslut av anställning avslutande av tjänst. Vid beslut om ny som införts. Beslut om attestantförteckning ska även behörighet attestförteckning säkerställas. Avdelningschefer Enhetschefer Controller Begränsas genom avstämningar av de styrande dokument och rutiner som behöver tas fram alternativt uppdateras. Det finns en risk att nödvändiga styrdokument och rutiner inte tas fram Styrdokument och rutiner är en viktig Internt Ledningssystem Styrning och styrande dokument på grund av att förvaltningen saknar kapacitet. del av förvaltningens ledningssystem. 2 4 8 Delaktighet i centrala nätverk och Avstämning av de styrande dokument och arbetsgrupper som arbetar med de rutiner som behöver tas fram alternativt övergripande styrdokumenten. Hanteringen uppdateras. av framtagna styrdokument kan skötas via EDIT vilket medför en mer kontinuerlig uppdatering m.m. Löpande, minst en gång per kvartal på Enhetschef enhetsmöten TRF har låtit installera en geodataportal för att underlätta GIS- Internt IT Geodataportalen samordning inom SLL. Flera av landstingets förvaltningar tar del av Portalen och server är vitala för geodatasamverkan. Denna portal har separat server som driftas av SLL optimal drift och databashantering IT. vilket medför att försämrad Portalen är installerad men kan inte nås av alla förvaltningar på grund av funktionalitet, begränsad tillgänglighet IT- och brandväggsproblematik. Kompetensen och förståelsen för och störningar är att betrakta som programvaror och system som rör geografisk information är inte kritiska. tillräckligt hög inom SLL IT. Informationssäkerheten är inte Även informationssäkerhetsaspekten är en viktig del av tillräckligt hög. geodatahantering vad gäller konfidentialitet, riktighet och tillgänglighet. 3 4 12 Begränsas genom regelbundna avstämningar med SLL IT och LSF IT om behovet av GIS-support kring Dokumentera störningar och driftstörningar. Önskvärt att kompetens felrapportering och ha avstämningar med inom programvaror och system som rör LSF IT och teknik samt SLL IT geografisk information ska finnas inom SLL IT, och att någon eller några specialiserar sig mot TRF. Målet är att risken ska elimineras. Löpande Avdelningschef GIS-ansvarig