www.pwc.se Revisionsrapport Pär Sturesson Cert. kommunal revisor Johan Lidström Revisor Personal- och kompetensförsörjning Sollefteå kommun
Innehållsförteckning 1. Sammanfattning och revisionell bedömning... 1 2. Inledning...2 2.1. Bakgrund...2 2.2. Revisionsfråga...2 2.3. Metod och avgränsning...2 3. Iakttagelser...3 3.1. Styrsystem...3 3.1.1. Personalstrategi...3 3.1.2. Rekryteringspolicy...4 3.1.3. Övrigt...4 3.2. Aktivt personal- och kompetensförsörjningsarbete inom individ- och omsorgsnämnden...4 3.2.1. Kompetensstrategi...4 3.2.2. Utbildningsplan...5 3.2.3. Övrigt...5 Sollefteå kommun
1. Sammanfattning och revisionell bedömning På uppdrag av de förtroendevalda revisorerna har genomfört en granskning av personal- och kompetensförsörjning inom Individ- och omsorgsnämndens ansvarsområde. Syftet med granskningen är att pröva om styrning och kontroll inom området är tillräcklig. Utifrån genomförd granskning görs en sammantagen revisionell bedömning att Individ- och omsorgsnämnden har en tillräcklig kontroll för en effektiv personaloch kompetensförsörjning. Vi grundar denna bedömning på: Det finns kommungemensamma styrdokument såsom personalstrategi och rekryteringspolicy som ligger i linje med det arbete som förvaltningen har bedrivit under det senaste året för att åtstadkomma en mer stabil verksamhet och med en ökad kontinuitet och kvalitet. Ett exempel på detta är inrättandet av en ärendeprocesshandledare som stödjer och fördelar arbete till övriga handläggare inom individ- och familjeomsorgen. Nämnden och förvaltningen får information om kommande pensionsavgångar och kan utifrån denna genomföra aktiva åtgärder. Förvaltningen har tagit fram kompetensstrategi och utbildningsstrategi för individ- och familjeomsorgen samt handikappomsorgen. Vi vill poängtera att det är av yttersta vikt att dessa dokument fullföljs. Vi anser därför att dokumenten och efterlevanden följs upp av den kommande politiska organisationen. Med tanke på den personalomsättning som varit de senaste åren inom individ- och familjeomsorgen anser vi inte att nämnden skulle lagt strategin och planen till handlingarna utan aktivt arbetat med uppföljning av dessa, då det är nämnden som är ytterst ansvarig för verksamheten. Uppföljningssamtal sker med personal som valt att avsluta sin anställning. Sollefteå kommun 1 av 6
2. Inledning 2.1. Bakgrund En bra personal- och kompetensförsörjning är en förutsättning för att kommunen ska kunna uppfylla sina åtaganden gentemot medborgarna. Strategiska insatser, både för att behålla den personal man redan har och för att locka ny personal, är av största vikt. Inom individ- och omsorgsnämnden har personalomsättningen av bl. a. socialsekreterare varit hög de senaste åren. Genomförd väsentlighets- och riskanalys visar på behov av granskning av kompetensförsörjningen inom individ- och omsorgsnämndens ansvarsområde. Projektet ingår i 2014 års revisionsplan. 2.2. Revisionsfråga Syftet med granskningen är att bedöma om individ- och omsorgsnämnden har en tillräcklig kontroll för en effektiv personal- och kompetensförsörjning. Följande kontrollmål/granskningsmål är aktuella: Finns fastställda styrsystem för personal- och kompetensförsörjningsprocessen där de framgår hur arbetet ska styras, vad som ska prioriteras, vad som ska utföras och av vem? Bedrivs ett aktivt personal- och kompetensförsörjningsarbete? - Finns en planering för att tillgodose eventuellt tillkommande behov av kompetens? - Är personalens dagliga stöd tillgodosett? - Finns rutiner för rekrytering och introduktion av ny personal? 2.3. Metod och avgränsning Granskningen har skett genom analys av för granskningen relevant dokumentation bl. a. personalredovisning, strategidokument och policys avseende personalfrågor samt kompletterande intervjuer med: - förvaltningschef - socialsekreterare ensamkommande flyktingbarn - ärendeprocesshandledare - enhetschef barn-unga-familj - enhetschef individ- och familjeomsorg - förhandlingssekreterare HR Företrädare för nämnden har inte intervjuats direkt. Delar av dessa frågor diskuterades i samband med ett möte där de förtroendevalda revisorerna, sakkunnigt biträde och nämnden träffades 2014-11-06. Sollefteå kommun 2 av 6
3. Iakttagelser 3.1. Styrsystem 3.1.1. Personalstrategi Kommunens personalstrategi är antagen av kommunfullmäktige 2001-11-26. Av strategin framgår följande: Personalidé Sollefteå kommun är en attraktiv arbetsgivare vars anställda har förmåga att möta nya förutsättningar genom utveckling, trygghet och ansvar. De anställdas kompetens och engagemang är den viktigaste resursen för att nå kommunens mål. Övergripande mål Sollefteå kommun ska vara en attraktiv arbetsgivare som kan rekrytera, behålla och utveckla rätt personal. Organisationen ska genomsyras av ett etiskt förhållningssätt. Kommunens personalpolitik ska kunna möta kraven från en europeisk arbetsmarkand. Heltidsbefattningar ska eftersträvas. Av personalstrategin framgår också ett antal mål, här lyfter vi fram följande som är relevanta för granskningen: Alla anställda skall känna delaktighet och ha möjlighet att påverka beslut på sin arbetsplats. Inflytande på den egna arbetsplatsen är en förutsättning för en god arbetsmiljö. Sollefteå kommun ska informera sina anställda så att de känner till målen för kommunens verksamhet och känner sig delaktiga i och stolta över sitt arbete. Sollefteå kommun ska ständigt anpassa sin organisation vad gäller kompetens och storlek till verksamheternas befintliga och planerade mål, inriktning, kvalitet och omfattning. Sollefteå kommun ska bedriva sin rekrytering så att kraven på förnyelse och kontinuitet balanseras. Sollefteå kommuns lönepolitik ska vara utformad utifrån verksamhetens mål och stimulera till förbättringar i verksamheten samt till goda arbetsinsatser, utveckling och arbetstillfredsställelse. Sollefteå kommuns personalutbildning ska skapa förutsättningar för en fortlöpande utveckling och effektivisering av verksamheten samt ge den anställda arbetstillfredsställelse och möjligheter till personlig utveckling. Sollefteå kommun 3 av 6
3.1.2. Rekryteringspolicy Rekryteringspolicyn beslutades i kommunfullmäktige 2010-06-21. Policyn beskriver mål, syfte, grundläggande värderingar, intern rörlighet, rekryteringsansvaret och rekryteringsprocessen. 3.1.3. Övrigt Den centrala personalavdelningen tar årligen fram hur många personer som fyller 65 år och informerar respektive förvaltning om detta. 3.2. Aktivt personal- och kompetensförsörjningsarbete inom individ- och omsorgsnämnden Inom individ- och omsorgsnämnden har det varit hög personalomsättning och sjukskrivningstal de senaste åren, framförallt inom individ- och familjeomsorgen och i synnerhet barn och ungdomsverksamheten. Nyanställning som gjorts har varit av relativt oerfaren personal med liten eller ingen erfarenhet. Detta har ställt stora krav på de som haft lite längre erfarenhet. Förvaltningen har därför tillsammans med den centrala personalavdelningen och fackliga företrädare arbetat med dessa frågor för att finna en långsiktig lösning på personal- och kompetensförsörjning. Chefer har varje vecka haft möte med fackliga representanter där det diskuterats arbetsmiljöfrågor såsom arbetsbelastning, ergonomi, arbetstider, lön med mera. Detta för att finna sätt att förbättra de anställdas arbetsvillkor. Individ- och omsorgsnämnden behandlade 2013-04-11 verksamhetsplan 2014-2016 - kompetensstrategi och utbildningsplan. Nämnden beslutade att lägga strategin och planen till handlingarna. På förvaltningen har en kompetensstrategi och utbildningsplan upprättats för både handikappomsorgen och individ- och familjeomsorgen. Dokumenten är daterade i. 3.2.1. Kompetensstrategi För respektive verksamhet har följande grupper/områden identifierats: Handikappomsorgen: Handikappomsorgens ledningsgrupp Socialpsykiatri Boendestöd Familjehem och stödfamiljer Boende Daglig verksamhet Personlig assistans Sollefteå kommun 4 av 6
Individ- och familjeomsorgen: Individ- och familjeomsorgens ledningsgrupp Vuxen Barn- och ungdom LSS/Socialpsykiatri Ekonomi Familjehem, kontaktpersoner, kontakt-/stödfamiljer Alkoholhandläggare För respektive grupp/område har det angetts vad som krävs för att upprätthålla en kompetens i form av exempelvis olika utbildningsinsatser. Hur det ska genomföras samt när och vem som är ansvarig. 3.2.2. Utbildningsplan Utbildningsplanerna för både handikappomsorgen och individ och familjeomsorgen beskriver vad som ska ske samt utföras (internt och externt) vid introduktion, första, andra och tredje anställningsåret samt vid behov. 3.2.3. Övrigt En ärendeprocesshandledare har under det senaste året anställts som har till uppgift att vara till stöd och hjälp i processen men även för att kvalitetssäkra och fördela ut arbetet jämnt på handläggarna. Vid arbetsplatsträffar var tredje vecka gör personalen en självskattning av arbetsbelastning på en femgradig skala. Detta för att ärendeprocesshandledaren ska få en uppfattning om belastningen och kunna fördela ut arbetet därefter och för att kunna sätta in extra resurser såsom handledning där det behövs. Inom verksamheten barn, unga, familj som varit särskilt hårt ansatt av avgångar samt sjukskrivningar har man infört en lönetrappa som motivationsmedel för att behålla personal på just det området. Idag har de mest erfarna runt fem års erfarenhet på området vilket ofta inte är tillräckligt för de komplexa frågor som de arbetar med. Vid avslutande av tjänst genomför närmaste chef en intervju med den som valt att avsluta sin anställning. Den anställde får även fylla i en enkät. Enkäten kan följas upp av kommunen på en aggregerad nivå för att kunna dra slutsatser om vilka bakomliggande orsaker som kan ligga bakom att personer slutar. Resultat av genomförda insatser som gjorts är att arbetssituationen inom framförallt individ- och familjeomsorgen förbättrats, enligt intervjuerna. Uppfattningen är att arbetsgivaren har lyssnat, tagit till sig information och gjort förbättringsåtgärder. Det som personalen fortfarande saknar är känslan av uppskattning för det arbete som utförs och att de känner att deras arbetsinsatser och beslut ifrågasätts. Sollefteå kommun 5 av 6
2014-11- 13 Pär Sturesson Projektledare/certifierad kommunal revisor Anita Agefjäll Uppdragsledare Sollefteå kommun 6 av 6