En liten instruktionsbok för Hattudden Senast uppdaterad 2011-09-14 Introduktion: Föreningen har lagfästa stadgar samt en gällande förrättning för varje gemensamhetsanläggning, som ger vissa av ramarna för hur föreningen skall fungera och drivas. Andra ramar för verksamheten är av mer praktisk natur och har arbetats fram genom arbetet i föreningen under längre tid. Avsikten med denna lilla instruktionsbok är att samla dessa kompletterande regler och överenskommelser vi har inom föreningen. Avsiktsförklaring och strategi för styrelsens arbete Inom ramarna för stadgar och gällande förrättning, skall styrelsen verka för: Att kostnaderna för underhåll och reparationer för vägnätet på lång sikt minskar. Detta kan under vissa perioder innebära att föreningen bygger upp kapital för större arbeten. Att minska beroendet på Björnösund-Hattuddens vägsamfällighet, för att på så sätt minska vägavgifterna för föreningens medlemmar. Utfart direkt till stora vägen (Vreta-Sollarö) kan vara en möjlighet. Att den mark som förvaltas av föreningen bibehåller sin karaktär, och samtidigt underhålls så att den är inbjudande och lämplig som strövområde. Att genom samverkan med förvaltare/ägare till mark och strövområden i närliggande allmänningar säkra att denna mark är tillgänglig och inbjudande som strövområde. Styrelsen och valberedningen skall verka för rotation av ansvar inom föreningen för att säkra engagemang och möjlighet att medverka i föreningens arbete. Generellt gäller att ingen skall sitta mer än en period i rad i samma post. Beskrivning av uppdrag i föreningen: Ordförande, sekreterare och kassör är ordinarie styrelseledamöter. Tre suppleanter väljs också vid årsmötet. Väg-, hamn- och grönområdesansvariga är inte automatiskt del av styrelsen, men p.g.a. deras centrala roll i föreningen, föreslås att de tar suppleantplatserna. Ordförande har att sammankalla årsmöte och leder arbetet i föreningen. Sekreteraren skriver protokoll och kallelser samt skickar ut dessa till medlemmarna. Ser till att medlemsregistret är uppdaterat. Vid försäljning av fastighet måste den tidigare ägaren informera sekreteraren om ny ägare. 1/6
Kassören handhar föreningens kassa och räkenskaper, sköter utbetalningar samt gör bokslut och budget för nästkommande år. Detta gäller både väg och bryggkostnader. Vägansvarig ser till att vägarna håller rätt standard. Planerar arbetsdagarna och förbereder genom att beställa material. Informerar kassören om deltagande i arbetsdagarna. Underhåller vägarna inom beslutad budget. Beställer större arbeten efter samråd med styrelsen. Besiktigar vägarna före och efter tyngre transporter. Ger kassören underlag för budget. Hamnansvarig ser till att bryggplatserna är fördelade samt initierar eventuella åtgärder efter samråd med övriga styrelsen. Hamnansvarig gör och anslår schema för skötsel av strandområdet på sjöboden. Hamnansvarig är ytterst ansvarig för hamnanläggningen. Ger kassören underlag för budget. Grönområdesansvarig ansvarar för att föreningens grönområde hålles i det skick som beslutas av årsmötet. Handlägger kontakter med kommunen i samband med fällning av skog efter beslut i styrelsen. Se stycket om: Avverkning / urglesning av träd inom området Ger kassören underlag för budget. Revisorn går igenom bokslut och räkenskaper inför årsmötet och skriver en revisionsberättelse Valberedningen består av två personer som lägger förslag till årsmötet avseende val av styrelse, hamnansvarig, vägansvarig, grönområdesansvarig, revisorer samt valberedning. Vägarna: Vägarna inom området tål inte hög belastning och föreningen har därför infört begränsning på användning av vägarna till fordon med mindre än 3,5 tons totalvikt. Fordon över 3,5 ton kräver besiktning av väg före och efter transport för att kunna bedöma eventuella skadors omfattning. De skador som uppkommit skall återställas av den fastighet som åsamkat skadorna. Det åligger fastighetsägaren att kontakta vägansvarig för besiktningarna. Den fastighetsägare som beställer något som kräver en bil med mer än 3,5 ton totalvikt är ansvarig för transporten även om fastighetsägaren inte kör själv. Anmälningsplikten och återställande av eventuella vägskador för tunga transporter kvarstår. Inom föreningens område gäller givetvis normala svenska lagar och samtliga fordon som framförs skall vara godkända för färd på allmän väg. 2/6
Bryggan: Båtägare med bryggplats är ansvarig för att området runt båten hålls snyggt och rent båten ligger på anvisad plats samt ej upptar större bredd än tilldelad. Strandområdet: Hamnansvarig ansvarar för att ej större båtar förtöjes vid bryggan än vad som rekommenderas av tillverkaren av bryggan. Alla som har båtplats skall före byte av båt anmäla detta till hamnansvarig. Hamnansvarig fördelar och även omfördelar båtplatser. Eventuella tvister avgörs av styrelsen. Hamnansvarig har rätt att fördela icke använda bryggplatser. Detta är en temporär åtgärd, och den som har bryggplats må åberopa utnyttjande igen. Avgiften till en betalas av den som enligt förrättningen har bryggplatsen. Förslag är att den som utnyttjar sådan temporär bryggplats på lämpligt sätt gottgör den som temporärt på detta sätt upplåtit platsen Generellt gäller att större båtar skall ha plats längre ut på bryggan. Båtar vid bryggan får ej vara bredare än 2,5 meter. Ansökan om plats vid bryggan skall lämnas till hamnansvarig. Användning av gästplats skall anmälas till hamnansvarig om angöringen är längre än 2 dygn. Anslag med hamnansvarigs namn och telefonnummer, aktuell bryggplatsfördelning samt gästplatsregler skall anslås av hamnansvarig på sjöbodarna. Skötsel av strandområdet görs av skötselansvarig enligt ett rullande schema, som görs upp av hamnansvarig. Skötsel omfattar klippning av gräset på strandområdet, att hålla rent och snyggt, att se över båtförtöjningar och brygga samt, i oktober, se till att allt är OK med de upplagda båtarna. För att detta skall fungera bra måste hamnansvarig prata med skötselansvariga och komma överens om vem som skall göra vad. I maj har skötselansvariga även att montera landgången med bultar samt sätta badstegen på plats. I oktober skall bryggans landgång samt badstegen tas bort. Inga båtar får ligga på strandområdet under sommarperioden. Vinteruppläggning av små roddbåtar kan göras utmed gränsen mot fastigheten 1:31. 3/6
Grönområde: Upptagning och sjösättning av båtar får ej ske med bil eller traktor inom strandområdet. Överenskommelse har träffats med Björnösunds om att våra medlemmars båtar får använda deras båtramp. Nyckel till deras båtramp finnes att låna hos Jörnung, fastighet 1:106. Vi får ej använda båtrampen på deras sjösättnings resp. båtupptagningsdagar. Dessa två datum framgår från deras anslagstavlor. Båtrampen får ej användas för kommersiella ändamål. Utdrag ur förrättningsbeslutet: Samfällighetens grönområde utgöres av all parkmark inom fastigheten Björnö 1:14. Samfälligheten bestämmer hur grönområdet skall användas och skötas. Samfälligheten bestämmer vilka träd som skall stå kvar, vilka träd som skall tas bort, och tidpunkten härför. Samfälligheten skall härvid iakttaga gällande trädfällningsförbud och därmed sammanhängande regler. Arbetet med borttagande av träd och buskar skall utföras av samfälligheten. Markägaren äger de träd som har fällts. Strategi för Hattuddens grönområden Hattuddens grönområden skall förbli naturlig skogsmark. Grönområdet längst våra vägar skall hållas fria från sly och lutande eller fallna träd. Röjning av detta sker under vårens arbetsdag. Samtliga fastighetsägare uppmanas att ombesörja att grönområdet eller vägen kring den egna tomten hålles fri från sly och lutande eller fallna träd. På samtliga grönområden gäller trädfällningsförbud. Skulle träd behöva fällas så kontaktas grönområdesansvarig för vidare kontakter med kommunen. 4/6
Strategi för Hattuddens vägar Bommar: Vägarna underhålls till den standard som råder idag Röjning av träd och grenar. Det skall finnas fri en höjd om 4,6 meter inom vägens fulla bredd Vägdiken ska åtgärdas i enlighet med det behov som föreligger så att vattnet kan ta sig fram obehindrat utan att orsaka översvämningar på vägnätet. Grusning/väghyvling sker när behov finns av nytt slitlager eller skador uppstått. Vinterunderhåll, vägar plogas och halkbekämpas vid behov. Tung transport, beställare tillsammans med vägansvarig ska gemensamt komma överens om åtgärder när skador på vägnätet uppstår eller risk finns. Avgift för underhåll av vägar debiteras alla tomter årsvis med belopp som bestäms på årsmöte. Extra avgift kan tas ut när större projekt ska genomföras. Bommen mot Södra vägen skall vara stängd och låst enligt överenskommelse med den angränsande vägföreningen. Anledning är att minska flyktvägar vid eventuella inbrott. Nycklar till denna bom finns för närvarande endast hos vår egen förening (Skipsna, Ordförande, Vägansvarig och midsommaransvarig ) För lövad traktorkörning vid midsommar måste vår förening öppna bommen. Ansvar för detta åligger midsommaransvarig. Vägbommen mot stranden är låst med kombinationslås. Föreningens medlemmar kan efter begäran få låskombinationen från någon i styrelsen. Biltrafik till stranden skall begränsas till arbetsdagar och nödvändiga transporter av material till båtarna. Ägaren till fastigheten 1:31 har naturligtvis rätt att köra ner till sin tomt. 5/6
Arbetsdagar: Vid föreningens årsmöte beslutas om: Två arbetsdag under våren och en under hösten. Vid dessa arbetsdagar utföres underhåll främst på föreningens vägar och grönområden men även arbete av annan karaktär kan utföras. Deltagande på arbetsdagarna medför sänkt avgift till föreningen. Vägansvarig ger kassören information om vilka medlemmar som deltagit vid arbetsdagarna Avverkning / urglesning av träd inom området: Se grönområdes-ansvarig. G Karlsson på Norrtälje byggnadsnämnd utverkar tillstånd att ta ned träd. Även enstaka träd omfattas av trädfällningsförbudet på Hattudden. Övrigt: Procedur för att utverka tillstånd inom strandområdet: 1. Tag ett foto på stranden och markera de träd som vi vill fälla. 2. Skriv under av föreningen och helst även av markägaren. 3. Skicka in materialet till K G Karlsson och han gör en tjänsteanteckning som medger fällning av de aktuella träden. Allt arbete som beställs av föreningen skall utföras av företag/personer med Fskattesedel och giltiga försäkringar. Föreningen är ansluten till REV (Riksförbundet Enskilda Vägar) från o med juni 2007. I detta medlemskap ingår även ansvarsförsäkring. Checklista vid byte av styrelsemedlemmar: 1. Nycklar till bommen skall överlämnas till nya styrelsen. 2. Uppdatering av Länsstyrelsens Samfällighetsregister: Styrelseledamöter 6/6