Fair Trade Shop Globalen Uppsala Verksamhetsplan 2015
Verksamhetsplan INNEHÅLLSFÖRTECKNING Utveckling av Fair Trade Shop Globalen... 3 Föreningens organisation... 3 Syfte, mål och uppföljning... 4 Mål: Stärka föreningens ekonomi och omsättning... 5 Finansiella perspektivet... 5 Kortsiktigt mål... 5 Långsiktigt mål... 5 Kund- och informationsperspektivet... 6 Kortsiktigt mål... 6 Långsiktigt mål... 6 Mål: Stärka engagemanget i föreningen... 7 Process- och effektiviseringsperspektivet... 7 Kortsiktigt mål... 7 Långsiktigt mål... 7 Intern- och utvecklingsperspektivet... 8 Kortsiktigt mål... 8 Långsiktigt mål... 8 Bilaga 1.... 9 Uppdragsbeskrivningar... 9 Denna verksamhetsplan antogs av årsmötet 2015-03-15 2
Utveckling av Fair Trade Shop Globalen Fair Trade Shop Globalen Uppsala har under flera år gått med förlust, vilket fått föreningen att se över organisationens fördelning av resurser och marknadsföring. Nettoresultatet 2013 och 2014 är dock positivt, vilket ger energi till föreningen att vidareutvecklas och ta tag i viktiga frågor. En enkät som sändes ut bland föreningens aktiva 2013 visade att det finns ett starkt engagemang för Globalen. Föreningsaktiva visade sig ha en stark vilja att driva utvecklingen framåt, men påtalade att det finns en hög arbetsbörda. Hög omsättning av ansvariga i styrelsen i synnerhet, men även av volontärer, kan vara ett resultat av detta. En otydlig ansvarsfördelning, mellan grupper inom föreningen, tar tid och kraft från utveckling av verksamheten. Väl medveten om dessa utmaningar har föreningen arbetat med att se över organisationsfrågor samt ekonomi under hösten 2013 och våren 2014. Föreningen konstaterar att om Globalen ska utvecklas måste den våga satsa, utveckla marknadsföringen och gärna engagera nya målgrupper som exempelvis ungdomar. Ett konkret resultat av förändringsarbetet 2013-14 är denna verksamhetsplan som reviderats inför 2015. Dokumentet, som vidareutvecklats med tydliga mål, roller och ansvar, är ett årsmötesdokument och ger det fokus föreningen kan prioritera emot. Vid initiativ ska föreningen med utgångspunkt från planen kunna avgöra hur mycket en viss aktivitet är värd. Planen återger tydligt föreningens mål, roller och ansvar för Globalens olika grupper, mått och strategi för att uppnå målen och aktiviteterna som ska ta oss dit. Föreningens organisation Årsmötet är föreningens högsta beslutande organ. Globalen består av en styrelse om minst fem ledamöter som väljs på ett års uppdrag. Därtill finns en av styrelsen tillsatt arbetsgivargrupp med butiksanställda, ekonomigrupp, marknadsföringsgrupp, revisorer och valberedning. Utförlig beskrivning av föreningens organisation och kontakter för respektive grupp återges på webbplatsen www.uppsala.fairtradeshop.se 1 1 En beskrivning av roller och ansvar återges i bilaga 1. Mer info finns på http://uppsala.fairtradeshop.se 3
Syfte, mål och uppföljning Föreningens stadgar klargör föreningens uppdrag med följande beskrivning: Världsbutiken Globalen är en ideell förening med uppgift att sälja varor, som inhandlats i solidaritet med producenterna, och varor som bidrar till att skapa opinion för en rättvisare fördelning och bättre hushållning av jordens resurser, samt att genom information bidra till att skapa opinion för detsamma Syftet med Globalens verksamhet är att genom Fairtrade erbjuda livsmedel och unikt hantverk från småskaliga producenter i Afrika, Asien och Latinamerika samt att sprida information om Fair Trade. För att lyckas med detta ska Globalens verksamhet drivas med följande övergripande mål som fokus: Att stärka föreningens ekonomi och omsättning Att stärka engagemanget i föreningen av medlemmar och volontärer De övergripande målen har i denna plan brutits ned i långsiktiga mål på 3 år samt kortsiktiga mål på 1 år. De kortsiktiga målen återges tillsammans med identifierade åtgärder, aktiviteter, tidsplan och ansvariga som visar hur målen ska uppnås. Verksamhetsplanen ska följas upp minst två gånger per år; i början av hösten under augusti/ september samt inför årsmötet under februari/ mars. Kontinuitet i uppföljningen stärker dialog och kommunikation kring föreningens verksamhet och mål. Samtliga grupper, inklusive butiksanställda, ska delta i denna process och styrelsen ansvarar för att uppföljningen sker. 4
Mål: Stärka föreningens ekonomi och omsättning Finansiella perspektivet Ansvarig: Styrelsen, butikschefen och ekonomigruppen Kortsiktigt mål Vinst på 50 000 kr efter räkenskapsåret 2015 Långsiktigt mål Bygga upp ett eget kapital om 300 000 kr till år 2017 Mål Mått Strategi Aktiviteter Vinst på 50 000 kr efter räkenskapsåret 2015 Bygga upp ett eget kapital om 200 000 kr till år 2017 Underlag i ekonomigruppens resultat- och balansrapporter Utveckla beslutsunderlag (ekonomiska analyser) som identifierar utvecklingspotential av existerande och nytt varusortiment för att uppnåmål på kort och lång sikt Stärka ekonomigruppen Göra finansiella analyser Analysera effekter av särskilda insatser (ex. aktiviteter) Återkoppla kontinuerligt till styrelse och butikspersonal 5
Kund- och informationsperspektivet Ansvarig: Butikschef och marknadsföringsgruppen Kortsiktigt mål Öka antalet kunder (köp) med 15 procent under år 2015 Långsiktigt mål Öka antalet kunder (köp) med 20 procent till år 2017 Mål Mått Strategi Aktiviteter Öka antalet köp med 15 procent Antal köptillfällen Göra varumärket känt och exponera butiken till nya målgrupper Informera befintliga såväl som nya konsumenter om Globalen och Fairtrade Använda marknadsföringsplanen Öka antalet aktiviteter i butiken - gärna i samarbete med identifierade samarbetspartners Regelbunden marknadsföring via sociala medier och flygblad (nyheter, varor, aktiviteter) Delta i mässor och event (info. och försäljning), exempelvis Kaffe- och Chokladfestivalen, Schysst Jul, Fair Trade Forum och andra lämpliga fora Engagera uppsatsskrivare vid universitetet Öka försäljning per köptillfälle Köpesumma per köptillfälle Exponera varor bättre i butiken och öka kundernas engagemang Omforma produktplacering och utvärdera effekt med hjälp av ekonomiska analyser Aktivt fråga varje kund om de vill vara medlem vid köp i butiken Kompetensutveckla personal och volontärer Öka kompetensnivån om produkter och producenter Antal aktiviteter som rör produkter och producenter/ år Göra information om producenter och produkter lättillgänglig I samband med reklam för månadens bifogas en kort infotext i butik samt på sociala medier Program om producenter, FT, m.m. Synliggöra producentinformation Genomföra aktiviteter i butiken 6
Mål: Stärka engagemanget i föreningen Process- och effektiviseringsperspektivet Ansvarig: Styrelsen Kortsiktigt mål Effektivisera administration för aktiva och butikspersonal under 2015 Långsiktigt mål Expandera butikens verksamhet till år 2017 Mål Mått Strategi Aktiviteter Minska tid för administration Tids- och frekvensstudier Identifiera tidstjuvar och utveckla förbättringar där behov finns Införa bokningssystem för volontärer Styrelsen inventerar, identifierar utvecklingsområden och delegerar förbättringar Arkivera och uppdatera centrala dokument Årspärm med centrala dokument arkiverad Samla alla dokument och uppgifter på ett ställe samt tydliggöra ansvariga för dessa uppgifter Utveckla en arkiveringsplan Skapa och uppdatera årspärm Gå igenom pärmar i kontor och källare Använda dropbox vid behov Säkerställa kontinuitet av viktiga funktioner i föreningen Viktiga funktioner fungerar (ex i styrelsen, i butik och arbetsgrupper) Styrelsen följer regelbundet upp de viktiga funktioner som finns och utnyttjar Globalens kontaktnät av f.d. aktiva vid behov av stöd Kartläggning av kompetenser Rekryterar och introducerar nya personer vid behov Kontaktar personer utanför styrelse och grupper för tillfälliga uppdrag vid behov 7
Intern- och utvecklingsperspektivet Ansvarig: Styrelsen, volontäransvarig och medlemsansvarig Kortsiktigt mål Öka antalet medlemmar och volontärer med 15 procent under år 2015 Långsiktigt mål Dubblera antalet medlemmar och volontärer till år 2017 Mål Mått Strategi Aktiviteter Alla i föreningen ska delta i kursen WFTOstart Antal kursdiplom Uppmana föreningens medlemmar att delta i kursen Föreningen betalar en kurs eller annan fortbildande aktivitet/år för anställda och aktiva volontärer (t.ex. ambassadörsutbildning eller WFTOgrund) Uppmuntra medlemmar att delta på Fairtrade Forum. Genomföra kurs minst 1 g/ år Öka kompetensnivån vad gäller produkter och producenter bland anställda, volontärer och medlemmar Antal aktiviteter som rör produkter och producenter/ år Göra information om producenter och produkter lättillgänglig I samband med reklam för månadens bifogas en kort infotext Program om producenter, FT, m.m. Synliggöra producentinformation Genomföra aktiviteter i butiken Öka styrelsens kunskap om butiken Antalet arbetstillfällen i butiken Öka förståelsen i styrelsen om hur butiken fungerar och öka kontakten med anställda och volontärer Samtliga styrelsemedlemmar bör arbeta i butiken minst två g/ år Stärka samarbetet inom Fair Trade Shop-butikerna vad gäller information om producenter och produkter Få kunder och medlemmar att klättra på engagemangstrappan Antal köp Antal medlemmar Antal aktiva medlemmar i grupper Antal volontärer Använda en relevant engagemangstrappa som är till stöd för föreningens arbete Uppmuntra fler att vilja ta steget till ett ökat engagemang Färdigställa engagemangstrappan för föreningens interna arbete Klargöra kategorier av engagerade Sända medlemsbrev Skapa medlemsaktiviteter Delta i arbetet med Fair Trade City 8
Bilaga 1. Uppdragsbeskrivningar Ordförande Ordförande har det övergripande ansvaret för att veta vad som händer i verksamheten och följer upp beslut som tagits på tidigare möten. Sammankallar till styrelsemöten och utfärdar förslag på dagordning senast tre dagar före det planerade styrelsemötet. Eventuella beslutsunderlag ska bifogas dagordningen. Firmatecknare Det är brukligt att ha tre firmatecknare. Dessa brukar då utgöras av kassör, ordförande och butikschefen. Man kan även ha två. Det är viktigt att ange om firmateckning kan ske var för sig eller i förening. Revisorerna rekommenderar att det är två i föreningen. Kassör Kassören ska till styrelsemötena ta med aktuell månatlig resultatrapport och månatlig balansrapport samt en ekonomisk rapport. 2 Kassören fungerar också som en länk mellan ekonomigruppen och styrelsen. Sekreterare Den främsta uppgiften som sekreterare är att skriva protokoll under styrelsemötena. Protokollet inklusive ev. bilagor ska vara justerat och renskrivet och uppladdat på hemsidan en vecka efter avslutat möte. Protokollet skrivs även ut och hängs upp på Globalen och de undertecknade och godkända protokollen skall även sättas in i protokollpärmen på kontoret. Protokollen bör dateras, och numreras i löpande ordning. Det finns en mall för hur protokollen ska se ut i datorn på Globalen. 3 Även arkivering av centrala dokument, t.ex. årsmötesprotokoll med tillhörande handlingar, undertecknade och i sin ordning, utförs av sekreteraren. Arbetsgivaransvarig I varje styrelse utses en person som tillsammans med en annan (som ej behöver vara styrelseledamot) har huvudansvaret för arbetsgivarfrågorna. Det handlar om att se till att vi är en god arbetsgivare, att vi följer lagstiftning och att arbetssituationen är god. 2 Den ekonomiska rapporten kan innehålla hur försäljningen har gått den senaste månaden, oförutsedda (större) kostnader eller inkomster och hur mycket pengar styrelsen har att röra sig med för tillfället. Den ska fungera som en indikator för om styrelsen har råd att satsa på investeringar, extra personalvård eller något annat, eller om det behövs besparingar av något slag. 3 Så småningom också på hemsidan. 9
Arbetsgivaransvarig ska ha regelbundna medarbetarsamtal med personalen, gärna efter varje styrelsemöte. Det är arbetsgivaransvarig som ansvarar för att den löpande informationen mellan de anställda och styrelsen fungerar. Volontäransvarig Den som är volontäransvarig ansvarar för att det finns en god tillgång på volontärer i föreningen. Volontäransvarig sköter också schemaläggning i butiken samt vid externa och interna evenemang och ser till att hålla volontärregistret med kontaktuppgifter och annan information uppdaterad. Volontäransvarig kan ge förslag om hur föreningens volontärer att vilja stanna och att öka sitt engagemang i föreningen. Marknadsföringsgruppen Marknadsföringsgruppen arbetar självständigt med extern marknadsföring och informationsspridning utifrån den budget som avsätts för marknadsföring i varje årsbudget. Den marknadsföringsplan som utvecklats under 2013-14 utgör stommen i arbetet och revideras vid behov. Optimalt sett finns butikschefen och eventansvarig med på gruppens möten för att stödja interaktion och avstämning. En representant för marknadsföringsgruppen bör alltid vara närvarande på styrelsemöten, antingen genom att den deltar som ledamot eller adjungerad ledamot. En webmaster bör ingå i marknadsföringsgruppen. Denna ansvarar för att hemsidan kontinuerligt hålls uppdaterad med information och erbjudanden. Gruppen ser till att Facebook-sidan uppdateras kontinuerligt med nyheter och det som är aktuellt i butiken. Medlemsansvarig Medlemsansvarig ansvarar för kontakten mellan föreningen och dess medlemmar. Utskick med medlemsinformation (medlemsbrev) bör utgå åtminstone tre gånger årligen, där kallelsen till årsmötet är medräknad. Brev som är av informativ natur kan skickas till både medlemmar och Globalens vänner. Utskick med inbetalningskort för den årliga medlemsavgiften skall skickas med en påminnelse till dem som inte betalat denna medlemsavgift. Medlemsansvarig ger förslag på hur föreningen kan öka sitt medlemsantal och hur befintliga medlemmar fördjupar sitt engagemang i föreningen. Ekonomigruppen Ekonomigruppen sköter den löpande bokföringen för butiken och kommunicerar regelbundet med kassör och ordförande i styrelsen. Återkoppling om resultat i butiken sker även löpande till butikschefen. Ekonomigruppen stödjer styrelsen med ekonomiska analyser vid behov. Butikschef Butikschefen är arbetsledare i butiken, ansvarar för inköp och utveckling av sortiment samt erbjudanden i butiken. Genom att butikschefen planerar aktuella erbjudanden och varor ansvarar denna för att lägga ut information med bild/er på sociala medier (Instagram och Facebook). Butikschefen stämmer av regelbundet med styrelsen och ekonomigruppen enligt roll och ansvar angivet i aktuell tjänstebeskrivning. 10
11