Medicinskt servicecentrum 2015-01-26 Medicinsk fysik och teknik ÅRSRAPPORT STRÅLSKYDD 2014 INLEDNING Tillståndshavaren (Landstingsdirektören) ansvarar för att verksamheten med strålning bedrivs i enlighet med strålskyddslagens intentioner samt i överensstämmelse med strålsäkerhetsmyndighetens (SSM) föreskrifter och villkor. Tillståndshavaren har därmed ansvaret för att dimensioneringen av resurserna är tillräckliga för att lagar och föreskrifter skall kunna uppfyllas. Landstinget har fem tillstånd: Medicinsk röntgendiagnostik (Am-022-09930) Radioaktiva ämnen (Cm-022-00027) Extern strålbehandling och Buckyterapi (Bm-022-00027) Odontologisk radiologi (Ao-022-02962) Sluten radioaktiv strålskälla med hög aktivitet (SSM2012-5063-2) Tillstånden hanteras av Medicinsk fysik och teknik (MFT) Sammanställning och rapportering av status för strålskyddsverksamheten görs av cheffysiker. Sammanställningen baseras på underlag från MFT och på internrevisioner genomförda vid berörda enheter. Årsrapport strålskydd 2014 Postadress Besöksadress Telefon 0470-58 76 37 E-post sara.olsson@kronoberg.se Fax
LANDSTINGET KRONOBERG 2015-01-26 2 (10) STRÅLSKYDDSORGANISATION Strålskyddsorganisationen har inte behövt revideras under 2014. Förteckning över ledamöter i strålskyddskommitté och förteckning över personer med radiologisk ledningsfunktion har uppdaterats. Skiss över strålskyddsorganisationen redovisas i bilaga 1. För 2015 kommer organisationen att behöva revideras med hänsyn till regionbildningen. STRÅLSKYDDSKOMMITTÉ Strålskyddskommittén har sammanträtt vid tre tillfällen. Förutom frågor rörande rutiner för strålskyddsarbetet och skydd av patienter har 2 forskningsansökningar/anmälan om nya metoder behandlats. Kommittén har också deltagit i arbetet för ett utvidgat användande av Platina för dokumenthantering och hantering av de åtgärder som krävts efter Strålsäkerhetsmyndighetens inspektion hösten 2013. DOKUMENTHANTERING Ett omfattande arbete med fortsatt införande av dokumenthanteringssystemet Platina i strålskyddsverksamheten har genomförts. Samtliga dokument i landstingets Strålskyddshandbok finns inlagda i Platina och är publicerade via intranätet. I Strålskyddshandbok finns övergripande dokument beträffande organisation och rutiner för strålskydd. Samtliga av Läkemedelsenhetens dokument angående radiofarmakahantering är införda i Platina, liksom en stor del av MFTs metoder. Inom MFT har detta dock fått stå tillbaka något, till förmån för installation och drifttagande av en ny PET/CT och två nya acceleratorer. Fortfarande återstår överföring av enhetsspecifika dokument och rutiner inom strålskyddsområdet vid andra enheter med strålningsverksamhet. Detta arbete planeras för 2015 under förutsättning att Platina introduceras brett inom landstinget. För att få en effektiv dokumenthantering behöver också publiceringsfunktionen i Platina lösas. KÄNNEDOM Befattningshavare i strålskyddsorganisationen är, enligt internrevisionen, i allmänhet kända av medarbetarna.
LANDSTINGET KRONOBERG 2015-01-26 3 (10) PATIENTSTRÅLSKYDD BERÄTTIGANDE Rutiner för berättigande inom röntgen, nuklearmedicin och strålterapi är utarbetade och publicerade i landstingets Strålskyddshandbok, men behöver i vissa fall uppdateras. Frågan om hur berättigandebedömning skall hanteras vid operationsverksamheten är ännu inte hanterad. UNDERSÖKNINGSMETODER Nya metoder för undersökning eller behandling med joniserande strålning anmäls och hanteras i Strålskyddskommittén enligt den rutin som kommittén utarbetat. Klinikernas metodbeskrivningar för undersökning och behandling av patienter revideras varje år. Arbete med utveckling av metoder för MR undersökningar kan ge möjlighet att flytta över undersökningar från röntgenverksamheten. Sedan tidigare gäller detta vissa ryggundersökningar och renografi på barn, och nu finns även motsvarande metoder för vuxna. Undersökning med MR innefattar inte joniserande strålning och är därför en viktig del av strålskyddsarbetet för patienterna. Under året har dock utvecklingsarbetet inom MR fått stå tillbaka. Insatser för optimering av undersöknings- och behandlingsmetoder skall hanteras av arbetsgrupper med deltagande från berörda yrkeskategorier. Sammanlagt finns nio arbetsgrupper med inriktning mot röntgenverksamheten och nuklearmedicin. Under året har arbete i optimeringsgrupper inriktade mot röntgenverksamheten inte kunnat genomföras beroende på brist i personalresurser vid Bild- och funktionsmedicin (BFM) och Medicinsk fysik. En ny struktur för prioritering av angelägna optimeringsuppgifter har utarbetats men har inte tagits i bruk under 2014. Det är angeläget att detta görs under 2015. Begränsade resurser kommer att fortsätta utgöra ett hinder för ett övergripande optimeringsarbete. Inom röntgenverksamheten har optimeringsarbeten framför allt genomförts i samband med installation och drifttagande av nya skelettlab och nya mobila utrustningar. Inom den nuklearmedicinska verksamheten har optimeringsarbetet legat nere detta år. Till följd av ett SSM-projekt 2013 om strålskyddsåtgärder vid röntgenundersökningar har en ny rutin för dokumentation införts. Den innebär att det alltid ska dokumenteras i RIS huruvida strålskyddsåtgärder (kompression, användning av gonadskydd och fråga om graviditet) har vidtagits enligt metodbeskrivningen för den aktuella undersökningen. Resultatet och efterlevnaden av den nya rutinen bör följas upp under 2015.
LANDSTINGET KRONOBERG 2015-01-26 4 (10) Genomlysningsverksamheten i samband med operation visar en ökande trend i antal procedurer de senaste åren. Dosbelastningen per patient har dock minskat till följd av utbyte av gammal utrustning eftersom ny röntgenutrustning utnyttjar röntgenstrålningen mer effektivt än utrustning med äldre teknik. Det genomförs ett ökande antal kärlprocedurer vilka har förhållandevis längre genomlysningstid per patient. Ett arbete för att skapa rutiner för uppföljning av höga huddoser där det finns risk för akuta strålskador har initierats och fortsätter under 2015. Hur arbete med optimering av metoder på operation, ur strålskyddssynpunkt, skall systematiseras bör hanteras under 2015. REGISTRERING AV STANDARDDOSER Registrering av standarddoser för undersökningar inom röntgen och nuklearmedicin fortsätter enligt föreskrifter och gällande rutiner. Standarddos är den genomsnittliga stråldosen för en normalpatient för en viss undersökning. Aktuella uppgifter finns tillgängliga i den omfattning som SSM kräver. Samtliga standarddoser är lägre än SSM:s referensvärden. Referensvärden anger vid vilken nivå åtgärder för att sänka stråldosen måste vidtas. Sammanställning från SSM visar att standarddoserna vid landstinget ligger i nivå med eller lägre än det medelvärde för riket som kan utläsas från SSM:s sammanställning över inrapporterade standarddoser. Insamling av standarddoser och registrering av patiendoser vid diagnostiska undersökningar görs idag genom flera olika system, varav en del förutsätter en stor del manuellt arbete. Detta är tidskrävande och innebär en risk för felregistreringar. För 2015 planeras införandet av ett nytt system för att automatisera insamlingen. BEHANDLINGSMETODER Systematiskt arbete med optimering av metoder genomförs också inom strålbehandlingsverksamheten. Under året har nya behandlingsapparater tagits i bruk. Dessa ger möjlighet att göra behandlingsfälten ännu mer anpassade till tumörområdets form. De ger också möjlighet till att ta verifikationsbilder med ett vanligt diagnostiskt röntgenrör, vilket ger både sänkt extra stråldos från bildtagningen och en betydligt bättre bildkvalitet och därmed säkrare positionering. Under året har dels en studie med läkemedlet Xofigo ( 223 Ra) initierats, och dels har Xofigo införts som en klinisk rutinmetod. Detta innebär en viss ökning av användningen av radiofarmaka med fler injektionstillfällen, men ger en stor vinst för patienterna. Xofigo används för smärtlindring och i viss mån även behandling av skelettmetastaser, medan det tidigare använda läkemedlet Metastron ( 89 Sr) endast ger smärtlindring.
LANDSTINGET KRONOBERG 2015-01-26 5 (10) PERSONALSTRÅLSKYDD PERSONALDOSMÄTNING Obligatorisk mätning av personalstråldoser för personal i kategori A genomförs enligt de rutiner som fastställts för landstinget. Resultaten visar allmänt på relativt låga stråldoser som är klart under gällande gränsvärden. Omfattningen av PETverksamheten har varit stabil under året, men väntas öka under nästa år. För att hålla nere personalstråldoserna för PET-verksamheten har även införskaffats en injektor, vilket bör påverka doserna både för de som arbetar med beredning och de som ger injektionen. Någon utvärdering av effekten har dock inte hunnit göras ännu. Riktade mätningar för personal i kategori B har genomförts enligt den upplagda planen för 2014. Mätning har gjorts med dosimetrar från ackrediterat laboratorium (Landauer) på den person som kan antas få högst exponering för varje procedur. Kompletterande mätningar har gjorts med landstingets eget OSL-system. De stråldoser som uppmätts är dos till bålen, händerna och ögonlinserna. Alla uppmätta värden ligger med god marginal under Strålsäkerhetsmyndighetens gräns för när personal ska flyttas upp i kategori A. Dock visade det sig att en person som utför angiografier ligger nära den gräns Landstinget har satt för när personal bör placeras i kategori A. Vidare utredning, inklusive ytterligare mätningar, av detta pågår. Mätningar av läckage i strålskyddet runt den nya PET/CT-kameran har gjorts. Kompletterande mätningar av dosnivåer och personaldoser under full drift planeras till våren 2015. Även strålmiljön runt de nya strålbehandlingsapparaterna har mätts upp, och även här planeras mätning av personalstråldoser under våren 2015. PERSONLIGA STRÅLSKYDD Utrustning för personligt strålskydd har kontrollerats enligt gällande rutin under 2014. Skydd som har försämrad funktion kasseras och ersätts med nya. Ett program för utbyte av gamla strålskyddsförkläden (blydopade) med nedsatt funktion till nya utan bly pågår. Under 2014 har 6 nya strålskydd införskaffats. Det finns nu 200 strålskydd som inte innehåller bly och 40 som innehåller bly. Under 2015 kommer en rutin för fortlöpande investeringar i strålskydd (förkläden, glasögon, sprutskydd, etc) att utarbetas och implementeras. KATEGORIINDELNING Tidigare indelning av personal i kategori A (risk för högre dosnivå) och kategori B (lägre dosnivå) ligger fast. Utredning pågår för att ta reda på om ett byte av kategoriindelning av läkare vid angiografi är motiverat. Enligt internrevision är kategoriindelningen väl känd av personalen vid de berörda enheterna.
LANDSTINGET KRONOBERG 2015-01-26 6 (10) KOMPETENS STRÅLSKYDDSUTBILDNING Programmet för utbildning i strålskydd omfattar introduktionsutbildning och återkommande grundutbildning. Modul för E-Learning som en introduktionskurs i strålskydd finns tillgängligt via intranätet. För den återkommande strålskyddsutbildningen (minst vart tredje år) anordnar MFT utbildningstillfällen anpassade för olika verksamhetsområden. Under 2014 har 31 utbildningstillfällen erbjudits och 21 av dessa har genomförts med totalt 214 deltagare. Enligt internrevision följer i princip all personal som ska ha strålskyddsutbildning (ca 620 personer) utbildningsrutinen. Deltagande i utbildningen registreras centralt i PAsystemet. HANDHAVANDE AV UTRUSTNING Utbildning i handhavande genomförs i huvudsak genom klinikernas interna utbildningssystem. Rutiner för hur utbildningarna skall genomföras finns dokumenterade. Genomgångna utbildningar signeras. Revision av dessa delar av verksamheten har inte genomförts. LOKALER, UTRUSTNING LOKALER Sjukhusfysiker skall delta i planering inför ny- och ombyggnad av lokaler för all strålningsverksamhet. Beräkningar och utredningar skall dokumenteras, liksom de inspektioner som utförs under pågående byggverksamhet. I vissa fall har sjukhusfysikern kommit med i ett sent skede i byggprocessen. Arbete pågår med att upprätta stabila kontakter mellan de olika inblandade parterna för att undvika detta. Under 2014 har de största insatserna gjorts i samband med drifttagandet av strålbehandlingens utvidgade lokaler samt i byggnad och drifttagande av lokaler för PET/CT. Vissa insatser har även gjorts i samband med folktandvårdens drifttagande av nya lokaler i Tingsryd. Tidigare kategoriindelning av lokaler i kontrollerat område och skyddat område ligger fast. UTRUSTNING Leveranskontroll har utförts på all strålningsutrustning som tagits i bruk under året. Framför allt har omfattande kontroller, inmätningar och kalibreringar gjorts på de två nya strålbehandlingsapparaterna, samt på den nya PET/CT-utrustningen.
LANDSTINGET KRONOBERG 2015-01-26 7 (10) Det finns program för periodisk kontroll av all strålningsutrustning, utom för strålbehandlingsapparaterna och PET/CTn där program är under utarbetande. Programmen är baserade på SSM:s föreskrifter. Cirka 96% av de planerade periodiska kontrollerna på röntgenutrustning och alla kontroller inom nuklearmedicin och strålbehandling har utförts, men omfattning och metoder behöver uppdateras inom vissa områden för att komma upp i nivå med internationella rekommendationer. Kontrollerna har inte visat på några problem som gör utrustning olämplig för användning, utom inom Folktandvården där det upptäcktes att röntgenfiltret avlägsnats på vissa utrustningar utan att exponeringstiderna justerats. En genomgång av Folktandvårdens utrustningar planeras till 2015. Det finns också möjlighet att förbättra strålskyddet i vissa fall genom förbättring av utrustning, till exempel uppgradering av mjukvara för bildrekonstruktion inom CT. Periodisk kontroll av mätutrustning för strålskyddsmätningar har genomförts enligt fastställd rutin, men rutinen behöver uppdateras. ALLMÄNHET, MILJÖ Myndighetens föreskrifter om hantering av radioaktivt avfall (SSMFS2010:2) har beaktats genom användning av rutin för Hantering av radioaktivt avfall och Avfallsplan. Vi har några uttjänta långlivade strålkällor i förvar. Plan för överföring av dessa till slutförvar bör utarbetas och börja implementeras. Användningen av patienthotellet har ändrats vilket gör att det rum som tidigare har använts för isolering av patienter som genomgår behandling med radioaktiv jod inte längre är lämpligt för detta ändamål. De patienter som behöver isoleras av strålskyddsskäl läggs nu därför endast in på onkologklinikens avdelning 40. Strålskyddsberäkningar för lokaler genomförs alltid så att stråldosnivåerna i lokaler där allmänhet vistas uppfyller föreskrifterna. ICKE-JONISERANDE STRÅLNING MR Revidering av säkerhetsrutiner och manual för verksamheten vid magnetkamerorna har genomförts. Med anledning av inträffad incident föregående år har insatserna vad gäller utbildning i MR-säkerhet intensifierats. Utbildning av personal i säkerhetsfrågor har genomförts vid 14 tillfällen med totalt 97 deltagare. Vidare har säkerhetsrond vid MR-kamerorna, såväl i Växjö som i Ljungby, genomförts
LANDSTINGET KRONOBERG 2015-01-26 8 (10) UV Under året har systematisk kontroll av utrustning för behandling med UV-ljus genomförts landstingets samtliga 19 utrustningar. Arbetet med att kvalitetssäkra den nya UVB-utrustningen i Växjö har slutförts. RAPPORTERING, KONTAKT SSM Vid halvårsskiftet 2014 avgick Bertil Axelsson som cheffysiker på grund av pensionering, och efterträddes av Sara Olsson. ÅRSSTATISTIK Rapportering av uppgifter till strålsäkerhetsmyndigheten har genomförts enligt föreskrifter och tillståndsvillkor. AVVIKELSER Antal rapporterade avvikelser inom strålningsområdet under året är 8. De flesta rör felfunktion på utrustning eller brister i kommunikation mellan vårdenheter. Antalet rapporterade avvikelser är mycket lågt och bedömningen är som tidigare att många avvikelser som rör strålning inte rapporteras till MFT. Rutin för avvikelserapportering bör därför revideras och en dialog med berörda kliniker genomföras. Två ärenden har rapporterats vidare till Strålsäkerhetsmyndigheten baserat på landstingets rutin för hantering av avvikelser inom strålningsområdet. INTERNREVISON Internrevision av strålskyddsverksamheten genomförs baserat på rutiner fastställda av strålskyddskommittén. Internrevision har genomförts vid samtliga berörda enheter. Revision av övergripande strålskyddsdokument har genomförts enligt plan inom dokumenthanteringsssytemet Platina. INSPEKTION SSM genomförde en uppföljande inspektion under november 2013. Inspektionen var inriktad mot uppföljning av de ålägganden landstinget fick vid den tidigare inspektionen 2011. Myndighetens rapport blev klar i början av 2014 och resulterade i 6 förelägganden. Dessa hanterades och rapporterades i maj månad, därefter behövdes viss komplettering som gjordes under hösten. Åtgärderna godkändes och ärendet är nu avslutat. Läkemedelsverket genomförde under oktober månad en inspektion av landstingets verksamhet med radiofarmaka. Vid inspektionen framkom sju avvikelser vilka har hanterats och rapporterats. Åtgärderna godkändes och ärendet är nu avslutat.
LANDSTINGET KRONOBERG 2015-01-26 9 (10) SAMMANFATTNING Landstinget bedöms till stora delar uppfylla gällande föreskrifter och tillståndsvillkor. Dock finns fortfarande områden där förbättringar behövs. Detta rör bland annat införande av dokumenthanteringssystem inom hela strålskyddsområdet, genomgång av metoder och rutiner inom framför allt nuklearmedicin och Folktandvården, samt rutinerna för avvikelsehanteringen. En sammanfattad bedömning görs i tabell. Bedömning av uppfyllandegrad i förhållande till föreskrifter och tillståndsvillkor Strålskyddsverksamhet Uppfyllandegrad (%) Strålskyddsorganisation 85 Patientstrålskydd 90 Personalstrålskydd 100 Kompetens 100 Resurser (utrustning, lokaler) 85 Allmänhet, miljö 97 Icke-joniserande strålning 100 Rapportering 90 Sara Olsson Cheffysiker
LANDSTINGET KRONOBERG 2015-01-26 10 (10) Bilaga 1 Strålskyddsorganisation för Landstinget Kronoberg Landstingsdirektör Cheffysiker Centrumchef MSC Strålskyddskommitté Centrumchef Övriga centrum Sjukhusfysiker Verksamhetschef Sakkunnig radiofarmaci Avdelningschef Radiologisk ledningsfunktion Medarbetare