Plan för samhällsstörningar och extraordinära händelser

Plan för samhällsstörningar och extraordinära händelser Ledning och information Antagen av KF 2013-06-24 Reviderad: 2013-02-18 Utskrivet: 2013-06-26 1

Innehållsförteckning Plan för samhällsstörningar och extraordinär händelse Ledning och information MÅL FÖR KOMMUNENS KRISBEREDSKAP... 3 KRITERIER FÖR ATT PLANEN SKA GÄLLA... 3 KRAV PÅ INSTÄLLELSE OCH SKIFTGÅNG... 4 ANSVAR... 4 ORGANISATION... 4 KRISLEDNINGSNÄMND (NORMATIV LEDNING)... 4 KRISLEDNINGSSTABEN (STRATEGISK LEDNING)... 4 KOMMUNENS FÖRVALTNING (OPERATIV LEDNING)... 5 INFORMATIONSSTABEN... 5 LÄGESUPPFÖLJNING... 6 RÄDDNINGSTJÄNSTFÖRBUNDET (SÄRF)... 6 POSOM-GRUPP... 6 KRISHANTERINGSRÅD (KHR)... 6 FRIVILLIG RESURSGRUPP (FRG)... 6 SKIFTGÅNG... 7 ERSÄTTARE... 7 BESLUT OM AKTIVERING... 7 KRISLEDNINGSNÄMNDEN... 7 KRISLEDNINGSSTABEN... 7 BEREDSKAPSNIVÅER... 7 BESLUTS- OCH DELEGATIONSREGLER... 8 BEFOGENHETER... 8 EKONOMI... 8 LARM... 8 INFORMATION... 9 INFORMATIONSKANALER... 9 INFORMATION TILL MASSMEDIA... 9 BEMANNING/ARBETSUPPGIFTER... 9 UPPLYSNINGSCENTRAL (UC)... 9 INTERNINFORMATION... 10 ORDINARIE VERKSAMHET... 10 UTBILDNING OCH ÖVNING AV KRISHANTERINGSORGANISATIONEN... 10 AVVECKLING AV KRISLEDNINGSORGANISATIONEN... 10 ORGANISATIONSSCHEMA... 11 Kommunledningskontoret kontrollerar två gånger om året, att bilagorna är aktuella och skickar ut uppdateringar. 2

Plan för samhällsstörningar och extraordinär händelse - ledning och information Denna plan är avsedd för kommunens övergripande krisledningsorganisation som leds av kommunledningskontoret. Efter utarbetandet av den förvaltningsspecifika risk- och sårbarhetsanalysen ska varje verksamhet upprätta en egen krisledningsplan. Mål för kommunens krisberedskap Ulricehamns Kommun ska vara säker och trygg för alla som bor, arbetar eller vistas i den. För att tillgodose detta ska kommunen aktivt arbeta för att skydda våra invånare, vår miljö och våra verksamheter mot olyckor, skador, sabotage och andra störningar. Kommunens krisledning ska verka för att samordna, förebygga och hantera händelser så att de inte utvecklas till samhällsstörningar eller extraordinära händelser för samhället. Vid en extraordinär händelse eller svåra påfrestningar ska kommunen tillgodose de grundkrav dess invånare kan ställa när det gäller vatten, mat, värme, omsorg och andra nödvändigheter. Kommunens krisledning har även ett ansvar att till allmänhet, massmedia och myndigheter ge både samordnad och riktad korrekt information. Kommunen ska på begäran kunna bistå närliggande kommun som drabbats av en extraordinär händelse samt kunna ge stöd till enskild kommuninnevånare som drabbats av sådan händelse. Kriterier för att planen ska gälla Planen gäller när krisledningsnämnden fattat beslut om att en extraordinär händelse föreligger eller då behovet av samordnad ledning krävs före, under och efter en större samhällsstörning. Då samordnad ledning krävs nyttjas det befintliga samordningsansvar som ligger hos kommunchefen. Med extraordinär händelse avses en sådan händelse som avviker från det normala, innebär en allvarlig störning eller överhängande risk för en allvarlig störning i viktiga samhällsfunktioner och kräver skyndsamma insatser av en kommun eller ett landsting. (SFS 2006:544, 4) Planen gäller även vid höjd beredskap då lagen (SFS 1988:97) om förfarandet hos kommunerna, förvaltningsmyndigheterna och domstolarna under krig eller krigsfara m.m. tillämpas med undantaget att under höjd beredskap eller krig är det kommunstyrelsen som enligt lag ska fatta de politiska besluten. 3

Krav på inställelse och skiftgång Kommunen ska, så långt det är möjligt, ha förmåga att året runt/dygnet runt inom en timma kunna etablera en övergripande ledning. Ersättare finns utsedda till dem som innehar nyckelbefattningar. Krisledningsnämndens ledamöter samt tjänstemännen i krisledningsstaben skall alltid larmas vid en extraordinär händelse. Larmning av övriga funktioner görs efter behov. Larmlistor enligt bilagor. Medlemmar i krisledningsstaben har tillträde till stadshuset dygnet runt, övriga enligt ordinarie rutin. Ansvar Planen grundas på att den som i fred har ansvar för en verksamhet har motsvarande ansvar vid större olyckor, extraordinära händelser samt vid höjd beredskap. Krisledningsorganisationen bör så litet som möjligt avvika från ordinarie ansvarsfördelningen. Organisation Krisledningsorganisationen för kommunens verksamhet vid en extraordinär händelse i kommunen framgår av organisationsschema på sidan 11. Krisledningsnämnd (Normativ ledning) Krisledningsnämnden har befogenhet att, inom ramen för extraordinära händelser i fredstid, överta beslutanderätt 1 från kommunstyrelsen, kommunförvaltningen och de kommunala bolagen samt fatta de övergripande och normativa beslut som en eventuell uppkommen krissituation kan komma att kräva. Krisledningsnämndens uppgifter regleras i lag samt framgår av nämndens reglemente. Krisledningsnämnden utgör kommunens normativa ledning, de beslutar i frågor av principiell och övergripande natur och fastställer inriktning och sätter ramarna för den strategiska ledningen. Krisledningsstaben (Strategisk ledning) Krisledningsstaben är den tjänstemannastab som bereder ärenden åt krisledningsnämnden samt sköter kommunens strategiska ledning. Den strategiska ledningen beslutar om verkställighet av normativa beslut, fastställer tidplaner, resursfördelning och geografiska avgränsningar. Den 1 Överta beslutanderätt innebär att Krisledningsnämnden tar ett beslut om att överta hela eller del av en annan nämnds beslutanderätt och bär då ansvaret för den delen av verksamheten tills beslut tas att lämna denna rättighet tillbaka till ordinarie nämnd. Det skall klart och tydligt framgå av vem och i vilken omfattning beslutanderätten övertas. 4

strategiska ledningen ansvarar också för omvärldsbevakning, informationshantering, samverkan med andra organisationer samt beslut om omfallsplaneringens inriktning. Till sitt stöd har krisledningsstaben en informationsstab samt personal för lägesuppföljning. Den strategiska lednigen ska bland annat: Omsätta fattade strategiska beslut i konkreta åtgärder och uppgifter Bedöma den akut uppkomna situationen Analysera insatsbehov och prioritera åtgärder Bedömning av omedelbara och långsiktiga konsekvenser av händelsen Fatta beslut i stort, fördela ansvar, lednings- och arbetsuppgifter Samordna kommunens personella och materiella resurser genom förvaltningarna Rekvirera, konsultera och samordna externa resurser och expertis Organisera och svara för samband såväl inom den centrala krisledningen som till berörda förvaltningar/enheter/bolag inom kommunen och samverkande organ Samverka med berörda myndigheter, företag och andra organisationer Svara för erfoderlig omfallsplanering Svara för lägesuppföljning Följa upp och dokumentera händelseutvecklingen Leda förvaltningarna och de kommunala bolagen Förmedla snabb, saklig, väl avvägd och samordnad information till media, allmänhet, drabbade, anhöriga och anställda. Lämna beslutsunderlag till krisledningsnämnden Krisledningsstabens tjänstemän har samma beslutanderätt som de normalt har och fattar beslut var för sig inom sina respektive ansvarsområden. Ärenden inom områden där tjänstemännen inte har befogenhet att fatta beslut lämnas till krisledningsnämnden. Kommunens förvaltning (Operativ ledning) Den operativa ledningen för varje verksamhet ligger på förvaltningsledningsgruppen. Förvaltningen ska ha en egen plan för samhällsstörningar och extraordinära händelser. Informationsstaben Informationsstaben hanterar intern och extern information samt omvärldsbevakning, enligt bilagor. 5

Lägesuppföljning Lägesuppföljning innebär att dokumentera vad som hänt, vilka ärenden som inkommit och vilka beslut som tagits. Till sin hjälp har personalen ärendeförteckning, dagboksblad, kartor, blädderblock och ett webbaserat informationssystem (WIS). Flödesschema för lägesuppföljning samt blanketter för ärendeförteckning och ärendeblad finns i bilaga. Räddningstjänstförbundet (SÄRF) Södra Älvsborgs Räddningstjänstförbund har möjlighet att stödja kommunen med stabs- och ledningsresurser vid en extraordinär händelse. Räddningstjänstförbundet stödjer även kommunen med ett samverkansbefäl som kan deltaga vid arbetet i krisledningsstaben. Skiftgång och avlösning av samverkansbefäl sköts av räddningstjänstförbundet. POSOM-grupp I kommunen finns en POSOM-grupp (psykiskt och socialt omhändertagande vid stora olyckor och katastrofer). POSOM-gruppen har tillgång till ett antal stödpersoner och ligger under IFO i kommunens organisation. Gruppen har en egen handlingsplan och kan aktiveras utan att kommunens krisledningsorganisation aktiverats. Mandat för denna typ av aktivering ligger hos kommunchef, räddningsledare och säkerhetssamordnaren. Redovisning av POSOM-gruppen i bilaga. Krishanteringsråd (KHR) Inom sitt geografiska område har kommunen ansvar för att samverkan sker mellan organisationer som hanterar händelsen så att insatserna samordnas och blir så effektiva som möjligt. Varje organisation leder sin egen verksamhet. Frivillig resursgrupp (FRG) En frivillig resursgrupp är en grupp av frivilliga personer som ställer sig till kommunens förfogande vid särskilda händelser, kriser och andra utsatta lägen. Inom den frivilliga resursgruppen samlas olika förmågor, kunskaper och erfarenheter från olika frivilliga försvarsorganisationer, enskilda organisationer och/eller privatpersoner. Medlemmarna är kompetenta och välutbildade med mycket god kunskap om de lokala förhållandena. Ulricehamns Civilförsvarsförening har fått uppdraget att bygga upp en fungerande organisation och idag finns det tre FRG-grupper om vardera ca 10 personer. Resursgrupperna kan också ses som den stomme, på vilken kommunen tillsammans med civilförsvarsföreningen kan bygga upp hemskyddet i ett anpassningsskede. 6

Skiftgång För varje händelse ska krisledningsstaben i sitt inledningsarbete ta ställning till om och när avlösning av personal i krisledningsstaben skall ske. Hänsyn ska tas till händelsens art, arbetsbelastning på personal och händelsens långvarighet. Avlösning ska ske funktionsvis, hela krisledningsstaben får inte bytas ut samtidigt. När avlösning sker bör man om möjligt överlappa minst 30 minuter under arbetets gång samt att den som tar över bör ha gått igenom de lägesuppföljningar som skrivits sedan personen arbetade sist samt gå igenom funktionens egna dagboksanteckningar för att få en överblick om vad som gjorts och vilka kontakter som tagits. Ersättare För krisledningsstab ett (1) tas ersättare från krisledningsstab två (2). Till exempel om Stabschefen för grupp ett inte är tillgänglig så tas stabschef i krisledningsstab två som ersättare osv. I inledningsskedet av händelsen bör man, om ersättare tas in från grupp två till grupp ett, avgöra om ersättare till grupp två är aktuellt eller om de klarar sig med en mindre krisledningsstab alternativt att grupp ett klarar av arbetet. Stöd i ledningsarbetet kan åberopas från Södra Älvsborgs Räddningstjänstförbund (SÄRF) som har kompetens inom detta område. Beslut om aktivering Krisledningsnämnden Krisledningsnämndens ordförande (eller om denne är förhindrad vice ordförande) fattar beslut om när en extraordinär händelse medför att nämnden ska träda i funktion. Vid förhinder för både ordföranden och vice ordförandena, övergår denna rätt att sammankalla nämnden till övriga ledamöter i nämnden. Krisledningsstaben Kommunchefen ansvarar för att krisledningsstaben larmas. Vid förhinder för kommunchefen ansvarar övriga i krisledningsstaben enligt turordning i bilaga krisledningsstaben. Beredskapsnivåer Beredskap är det tillstånd då man är beredd på kommande utveckling. Aktuell beredskapsnivå presenteras på kommunens interna hemsida, kommunityn, under området krishantering och säkerhet. Normalläge- (grön) Ordinarie verksamhet pågår, inga åtgärder. Beredskapsläge (gul) Orsak finns för att kontinuerligt följa läget av en händelse eller ett fenomen. Rapportering ska regelbundet ske till Kommunchef och Krisledningsnämndens ordförande. Inga förändringar i den ordinarie verksamheten med undantag för de som utsetts att följa händelsen. Informationsenheten hålls informerad. Stabsläge (orange) Händelse av begränsad art, samhällsstörning, har inträffat och kräver att delar av krisledningsorganisationen träder in i funktion, stabschef tillsammans med krisledningsnämndens ordförande avgör stabens omfattning, information och lägesuppföljning bör alltid vara inkallade. 7

Krisläge (röd) Extraordinär händelse eller svår samhällsstörning har inträffat eller är överhängande och kräver att kommunens krisledningsorganisation sätts i arbete. Besluts- och delegationsregler Befogenheter Krisledningsnämnden När krisledningsnämnden träder i kraft så har de den högsta befogenheten över kommunens verksamheter och bolag. Om det är av synnerlig vikt att ett beslut fattas innan krisledningsnämnden sammanträder får ordföranden (alternativt vice ordföranden) i krisledningsnämnden fatta beslut i ärendet. Nämnden består av fem stycken medlemmar. Räddningsledarens befogenheter Räddningsledaren, som är utsedd av räddningschefen, svarar alltid, även under höjd beredskap, för den direkta ledningen av varje räddningsinsats. Enligt räddningstjänstlagen har han/hon rätt och skyldighet att självständigt fatta beslut. Han/hon kan anmoda myndigheter m.fl. att medverka i räddningsinsatser. Räddningsledaren kan även ta andras egendom i besittning om det är nödvändigt för att klara räddningsinsatsen. Krisledningsstaben Krisledningsstaben stödjer både krisledningsnämnden och förvaltningen med stödbeslut. Kommunchefen är stabschef och har direktivrätt gentemot övriga verksamheter i kommunen i de situationer som avses i denna plan. Ekonomi Kostnader som föranletts av den extraordinära händelsen förs på separat konto. Larm När krisledningsorganisationen skall aktiveras larmas i angiven ordning de som ingår i krisledningsnämnden och krisledningsstaben, personal för lägesuppföljning samt eventuellt andra nyckelpersoner och ytterligare informationsresurser. Under ordinarie arbetstid larmas krisledningsorganisationen via kommunledningskontoret. Vid behov kan förfrågan ställas till räddningstjänsten om hjälp med att kalla in personal. 8

Information Kommunen är en viktig informatör vid allvarliga händelser och kommunen är den viktigaste källan för information när det gäller direkta anvisningar till den enskilde; hur hon skall skydda sig själv, sin familj och sitt hem. Grunden för all myndighetsinformation är skyldigheten att så långt det är möjligt tillgodose medborgarnas rätt att snabbt få korrekt information. Informationskanaler Exempel på informationskanaler är kommunens webbplats, flygblad, rundringning till svåråtkomliga grupper samt media som exempelvis text-tv, regionalradio, press, radio och TV. Kommunens webbplats, www.ulricehamn.se, och Sveriges Radio Sjuhärad är de viktigaste informationskanalerna. Att informationsarbetet samordnas ansvarar kommunens informationsansvarige befattningshavare för. Vid en allvarlig händelse kommer det ordinarie arbetet med webbplatsen att avbrytas och information om händelsen fortlöpande att läggas ut. Kommunens webbplats är förberedd för kriser genom standardiserade sidor där information om en allvarlig händelse publiceras. Webbplatsen är viktig dels som en informationskanal direkt till den berörde, men också för olika medier som kan återrapportera informationen. Information till massmedia Information till massmedia skall samordnas och lämnas via informationsstaben. Massmedia får tillgång till en särskild lokal där presskonferenser hålls och arbetsplatser med tillgång till eluttag och Internetförbindelse upprättas. Bemanning/arbetsuppgifter Informationsarbetet vid svåra påfrestningar kräver betydligt större personalresurser än under normala förhållanden. Arbetet kan behöva utföras dygnet runt. Informationspersonalen måste förstärkas kraftigt med personal från andra delar av administrationen. Informationsstaben upprättas av informationsansvarig vid aktivering av krisledningsstaben. Stabens uppgifter är att bemanna växeln, omvärldsbevakning, förbereda information till kommunens invånare, svara för intern information, informera berörda myndigheter/organisationer. Informerar och samarbetar med massmedia. Informationsstaben består av informationsansvarig, två ställföreträdanden samt funktionerna växel, upplysningscentral, webbredaktion, omvärldsbevakning och presservice. Upplysningscentral (UC) Om belastningen på ordinarie växel blir för hög sammankallas upplysningscentralen. Informationsansvarig ansvarar för att upplysningscentralen sammankallas och att en person i gruppen utses att samordna informationen som 9

uppkommer i UC. UC-samordnaren är en länk mellan informationsansvarig och upplysningscentralen. Interninformation Alla verksamhetschefer ansvarar för att hålla sig uppdaterad genom att följa händelseförloppet på Kommunityn, för att sedan sprida den korrekta informationen internt i den egna verksamheten. Ordinarie verksamhet Varje verksamhet skall, så långt det är möjligt, bedrivas enligt normala rutiner. Utbildning och övning av krishanteringsorganisationen Varje mandatperiod ska en utbildnings- och övningsplan upprättas av kommunens säkerhetssamordnare. Planeringen bör omfatta kommunens alla verksamheter som ingår i kommunens krisledningsorganisation; krisledningsnämnden, krisledningsstaben, informationsstaben, upplysningscentralen, POSOM, förvaltningen och bolagen. Planen ska innehålla, utbildning i krishanteringssystemet, ledningsövningar i både seminarieform och spelform samt start- och larmövningar. Avveckling av krisledningsorganisationen Krisledningsnämnden beslutar när kommunen ska återgå till normala verksamhetsformer. Ledningsarbetet är avslutat när hela verksamheten har avvecklats, följts upp och utvärderats. Det genomförda arbetet analyseras och förslag på eventuella revideringar i organisation, planer och åtgärdskalender tas fram. 10

Organisationsschema Krisledningsnämnden Krisledningsstaben*¹ Sambandscentralen Informationsstaben Förvaltningen Upplysningscentralen Bolagen Växel Resurser Webb Omvärldsbevakning Presservice Krisledningsorganisationen för extraordinära händelser i Ulricehamns kommun utgår från den ordinarie organisationen. En krisledningsnämnd aktiveras och en krisledningsstab organiseras under den. ¹ Till krisledningsstaben knyts vid behov samverkansbefäl från räddningstjänsten, räddningstjänstens stabs- och ledningsresurser, POSOM-grupp och frivilliga resursgrupper. 11