Flytande bestånd i Helge en utvärdering Version 3 Viveca Nyström VN arkiv & bibliotek AB, 2015
Innehåll 1. Inledning 3 1.1 Bakgrund 3 1.2 Frågeställningar 4 1.3 Metod och avgränsningar 5 2. Sammanfattning 6 3. Utredning & analys 9 3.1 Hur har flytande bestånd påverkat låntagarna? Olika låntagargrupper? 9 3.2 Hamnar böckerna där de efterfrågas? Hur ser det faktiskt ut? Var stannar böckerna? 11 3.3 Har nya arbetsuppgifter tillkommit, eller några arbetsmoment ökat? 14 3.4 Har några arbetsuppgifter minskat, försvunnit? 15 3.5 Hur har det påverkat inköpsarbetet? 17 3.6 Hur har det påverkat katalogarbete/gallring? 18 3.7 Hur har det påverkat transportkostnaderna? 20 3.8 Har farhågorna besannats? 21 3.9 Statistik, utlån och reservationer m m? 22 3.10 Kan man se någon skillnad mellan hur större respektive mindre enheter påverkats? 23 3.11 Har beslutet att lokalisera vissa medier flytande följts på alla enheter som skulle omfattas av det flytande beståndet? Om inte, varför? 25 3.12 Olika etiketter och stämplar, olika genrer. I vilken utsträckning har det betydelse för dels personal som ska sätta upp materialet på hyllorna dels låntagarna? 26 3.13 Hur har det flytande beståndet cirkulerat sett till vilken typ av media det är? 27 3.14 Utöka med ytterligare medier? 30 3.15 Övriga erfarenheter? 30 4. Rekommendationer 32 VN arkiv & bibliotek AB Fack 5044 448 51 Tollered 070 145 92 00 viveca@vnab.se www.vnab.se
1. Inledning Flytande bestånd innebär att medier får stå kvar där de återlämnas, oavsett vilket bibliotek som köpt in dem. Flytande bestånd infördes sommaren 2010 på Helge-biblioteken (biblioteken i Hälsingland och Gästrikland) på initiativ av länsbiblioteket i Gävleborg. Länsbiblioteket lämnade ett bidrag på 50 000 kronor för inköp av medier på andra språk än svenska, vilket utgjorde grunden för ett flytande bestånd av utländsk litteratur. År 2012 utvidgades det flytande beståndet till att även omfatta deckare och ljudböcker. Dessa kategorier valdes då de lånas ut och reserveras mycket. 1 Målsättningarna med flytande bestånd var att: Öka användarnas tillgång till det samlade mediebeståndet, att man i större utsträckning ser sig som ett bibliotek Skapa en naturlig variation i det lokala bibliotekets utbud av medier Minska transporterna mellan biblioteken Minska den manuella hanteringen av medier Våren 2014 togs beslut i Helges styrgrupp att utvärdera konsekvenserna av flytande bestånd. Syftet var att undersöka om de förväntade målen hade uppnåtts och belysa övriga följder av flytande bestånd, samt lämna rekommendationer för det fortsatta arbetet. Ann Östman, bibliotekskonsulent på Landstinget Gävleborg, kontaktade Viveca Nyström, VN arkiv & bibliotek AB (VNAB) med en förfrågan om att genomföra utredningen. 1.1 Bakgrund Inför läsningen av denna rapport är det bra att vet hur Helge-konstellationen vuxit fram genom åren. Katalogsamarbete inleddes 2007 mellan kommunbiblioteken i Bollnäs, Hofors, Nordanstig, Ockelbo, Sandviken och Söderhamn. 2009 går Hudiksvall och Ljusdal med. 2010 går Ovanåker med. 2012 går Gävle med. 1 Carlsson, T. När det flyter fritt hur funkar det? // Biblioteksbladet 2014:1, s. 4-7 3
Medier mellan huvudbiblioteken i Gävleborgs län har transporterats två gånger i veckan. Vid varje bibliotek har leverans och hämtning skett vid samma tillfälle. Frekvensen på transporter mellan filialer och huvudbibliotek varierar från kommun till kommun. Medierna läggs osorterade i backar. Leverantören av transporttjänsten sorterar medierna till rätt bibliotek. De kategorier av medier som flyter är: All utländsk skönlitteratur som är böcker (inte daisy, bok&cd etc) Facklitteratur på utländska språk, utom engelska (inte daisy, bok & cd etc). Ett undantag: alla utländska körkortsböcker är flytande, även engelska. Deckare (vuxna) CD-bok (vuxna) Mp3 (vuxna) CD-böcker och Mp3 får på sina ställen i denna rapport heta ljudböcker, då de för det mesta står tillsammans på hyllorna i biblioteket, och ibland kan samma volym vara både en CD-bok och en mp3-bok. 1.2 Frågeställningar Uppdragsbeskrivningen från styrgruppen innehöll en lista på frågeställningar: - Hur har flytande bestånd påverkat låntagarna? Olika låntagargrupper? - Hamnar böckerna där de efterfrågas? Hur ser det faktiskt ut? Var stannar böckerna? - Har nya arbetsuppgifter tillkommit, eller några arbetsmoment ökat? - Har några arbetsuppgifter minskat, försvunnit? - Hur har det påverkat inköpsarbetet? - Hur har det påverkat katalogarbetet? - Hur har det påverkat transportkostnaderna? - Har farhågorna besannats? - Statistik, utlån och reservationer m m? - Kan man se någon skillnad mellan hur större respektive mindre enheter påverkats? - Har beslutet att lokalisera vissa medier flytande följts på alla enheter som skulle omfattas av det flytande beståndet? Om inte, varför? 4
- Biblioteken i Helge använder olika former av etiketter och stämplar för att märka sitt material. I vilken utsträckning har det betydelse för dels personal som ska sätta upp materialet på hyllorna dels låntagarna? - Hur har det flytande beståndet cirkulerat sett till vilken typ av media det är: Har deckare, ljudböcker, utländsk skönlitteratur, utländsk facklitteratur (undantaget engelska) haft olika "rörelsemönster"? - Utöka med ytterligare medier? - Övriga erfarenheter? För enkelhetens skull får varje frågeställning ett avsnitt i denna rapport. 1.3 Metod och avgränsningar Tillvägagångssättet för att besvara frågeställningarna har i huvudsak varit kvalitativt. Samtal och intervjuer med bibliotekspersonal har genomförts på biblioteken i Arbrå, Bergsjö, Björksätra, Gävle, Hofors, Hudiksvall, Los, Ockelbo, Sandviken och Sätra. Antalet anställda som lämnat synpunkter uppgår till ca 20 stycken, i de flesta fall i förberedda intervjusituationer men även spontant ute i biblioteken. 22 stycken användare har också intervjuats. De har fångats upp när de sökt böcker på de hyllor som har flytande bestånd. Syftet var att få en indikation på om låntagare upplever en höjning eller sänkning av kvalitén på utbudet som en följd av flytande bestånd. Intervjuerna varade 2-5 minuter. Nedslag i statistik har gjorts för att på olika sätt belysa resonemang och slutsatser. Behovet av avgränsning har varit tydligast när det gäller hur mycket siffror man ska plocka fram. Antal frågor som kan ställas är obegränsat, och varje statistikuttag erbjuder flera varianter på sammanställningar. Frågan om hur de olika kategorierna cirkulerat (avsnitt 3.13) har inte genomgripande analyserats med hjälp av statistik. Här krävs dels goda kunskaper om statistiska metoder, goda kunskaper om bibliotekssystemet och kännedom om alla parametrar som kan ha påverkat cirkulationen. Några bilder av cirkulationen presenteras och diskuteras i avsnitt 3.13. 5
2. Sammanfattning Denna utvärdering skulle med hjälp av ett antal frågeställningar svara på om de ursprungliga målen med att införa flytande bestånd i Helge har uppfyllts. Därför sammanfattas här resultatet i relation till målformuleringarna. Öka användarnas tillgång till det samlade mediebeståndet, att man i större utsträckning ser sig som ett bibliotek Flytande bestånd kan öka tillgången för de som besöker ett bibliotek, för de som reserverar är utbudet och sökbarheten i katalogen tillsammans med hämtställets öppettider de viktigaste faktorerna för att öka tillgången till mediebeståndet. Hur många exemplar som finns av populära böcker är också relevant för kötider och därmed tillgång. 22 besökare i bibliotek som sökte självständigt på hyllor med flytande medier intervjuades i denna utvärdering. 2 av dessa kände till det flytande beståndet. 4 stycken tyckte att utbudet förbättrats på senare år, men de var inte medvetna om att flytande bestånd införts. Utlånen av medier på andra språk än svenska har sett till hela Helge ökat sedan 2012. Men här finns flera parametrar att ta ställning till: Länsbiblioteket tillför 50 000 kronor för inköp av medier på andra språk än svenska 2010 Gävle går med i Helge 2012 Bibliotekens egen påverkan på cirkulationen som inlån av depositioner och lån på det personliga arbetskortet (ett lånekort som bibliotekens personal använder när man inte har en låntagarreservation som styr behovet, utan vill reservera böcker av andra orsaker.) Transportvolymerna har ökat med 43 % i Helge sedan 2011, vilket delvis är en följd av att Helge utvidgats och att andelen reservationer kontinuerligt ökar. Det är också en indikation på att låntagarna inte är trogna sitt eget bibliotek när de söker litteratur. Eftersom få användare kan skilja Helge-samarbetet från flytande bestånd och förändringen redan ligger några år tillbaka i tiden, kan man inte klarlägga användarperspektivet i den del av målformuleringen som handlar om synen på Helge-biblioteket. Målet att se sig som ett bibliotek måste därmed avse personalens syn på flytande bestånd och Helge. Bland personalen fanns farhågor inför införandet som bottnar i kampen om det nya. Det är en rivalitet som bygger på att de egna kommuninvånarna, stora som små, skulle missgynnas. 6
Flytande bestånd infördes 2010 och 2012, och oron tycks ha lagt sig. Men det flytande beståndet hanteras inte som ett gemensamt bestånd, medierna har olika märkning och etiketter, varje bibliotek ansvarar för inköp och gallring av enskilda exemplar. Helge har inte en övergripande medieplan, så hur man förhåller sig till att stödköpa vid köer eller se till hela Helges behov före det egna bibliotekets behov varierar. Medieplanering är inte heller vanligt förekommande på enskilda bibliotek. Någon mätbar effekt av hur flytande bestånd bidrar till målet att öka användarnas tillgång till det samlade mediebeståndet och att man i större utsträckning ser sig som ett bibliotek har inte kunnat påvisas. Skapa en naturlig variation i det lokala bibliotekets utbud av medier Utbudet av ljudböcker tycks ha ökat på alla bibliotek. Statistiken visar att beståndet i Helge ökat med ca 2000 stycken sedan 2012. Bibliotek som inte tidigare haft ljudböcker på hyllorna har fått det som en följd av flytande. Biblioteken har också ett inflöde av litteratur på språk som de inte tidigare haft, men här väljer några att skicka tillbaka de böckerna till det ägande biblioteket istället för att skapa hyllutrymme och nya knubbar. Jämvikten i flödena ut och in i biblioteken är stor. Ändå upplever flera bibliotek att de har en ansamling av deckare. Detta är troligtvis en följd av att nya deckare snabbt får långa köer, samtidigt som Helge-biblioteken gemensamt minskar kötiderna genom kompletteringsköp. När kön är slut vill man inte gallra andra biblioteks exemplar, och de egna exemplaren finns i något annat bibliotek. Gallringen minskar. Det stora antalet dubbletter av deckare på hyllorna i biblioteken är en negativ konsekvens av flytande bestånd och inte ett förbättrat utbud. Viljan att avverka kön till populära titlar kan också påverka målet att skapa en naturlig variation i ett utbud. Deckare riktar sig inte till någon av de prioriterade grupperna i bibliotekslagen, men det finns en konstant hög efterfrågan. Om man möter efterfrågan ökar utlåningen, men det kan också ske på bekostnad av utbud och aktiviteter riktade till prioriterade målgrupper. Den naturliga variationen är en följd av reservationer. Ett problem för bibliotek idag är att man blandar ihop efterfrågan och behov. Vilka behov som faktiskt finns i den egna kommunen eller regionen måste man kartlägga för att kunna identifiera. När medier som inte har funnits på alla bibliotek blir flytande hittar de ut till biblioteken, oavsett storlek. Denna naturliga variation kan dock styras av biblioteken genom att de skickar tillbaka böcker med det så kallade Flytkortet. 7
Minska transporterna mellan biblioteken En nedgång i transportvolymer syntes i mätningar 2013. En liten ökning syntes igen 2014. Helge har valt att 2015 öka turtätheten mellan huvudbiblioteken. Målet att minska transporterna mellan biblioteken är kontraproduktivt, transporterna är en del av det värde som biblioteken erbjuder användarna. De filialer som har få transporter per vecka från kommunens huvudbibliotek kan inte ge samma service till låntagarna som de bibliotek som har täta transporter. De blir också mer beroende av vad som faktiskt finns i biblioteket vid en given tidpunkt, eftersom det handlar om veckor istället för dagar att få in reserverade böcker. Transporterna är också en följd av att användarna ser Helge som ett bibliotek, och vet att det enklaste sättet att dra nytta av det omfattande utbudet är att reservera i katalogen. Det finns inget som pekar på att reservationerna avtar. Konsekvensen är att flytande bestånd i kategorier som har hög efterfrågan borde påverka transportvolymen på längre sikt. För att förstärka den effekten kan ett flytande bestånd utökas med till exempel vissa signum (E och V) som ofta är kurslitteratur, eller någon populär genre. Minska den manuella hanteringen av medier Någon tydlig minskning av den manuella hanteringen har inte kunnat påvisas. Om man inte vid återlämning skickar tillbaka en bok till det ägande biblioteket skapar man ibland nya knubbar och hyllor. Många bibliotek väljer att skicka tillbaka dubbletter och böcker på språk som inte är aktuella för de egna låntagarna. Om man vill uppnå effektivitetsvinster i hantering av medier är det värt att prova mer samordning av inköp, märkning och gallring av deckare. För att hitta rutiner som minskar den manuella hanteringen av medier bör man försöka mäta på detaljnivå hur mycket tid som läggs på att hantera deckare både före och efter införande av till exempel gemensamma inköp, profilköp eller fri gallring i hela beståndet oavsett vem som äger boken. Paradoxalt nog sitter personalens kunskap om böcker till viss del i händerna. Det är lättare att komma ihåg och ha en känsla för en bok som man hanterat. Det enklaste sättet att minska den manuella hanteringen av medier är att satsa betydligt mer på e-böcker. 8
3. Utredning & analys 3.1 Hur har flytande bestånd påverkat låntagarna? Olika låntagargrupper? Uppgifter om påverkan på låntagarna har dels hämtats från drygt 20 låntagare, dels från personalen på biblioteken. Tabellen nedan är en sammanställning av användarundersökningen och får utgöra startpunkt för vidare resonemang. Ort Kön Ålder Kategori Känner till flytande bestånd Positiv, negativ, neutral Kommentar Arbrå Kvinna 62 Deckare Nej Positiv De böcker jag vill ha kommer fort (kan vara en konsekvens av förbättrade transporter) Björksätra Kvinna Barn Nej Neutral Pedagog med förskoleklass Gävle Kvinna 37 Deckare Nej Neutral Gävle Kvinna 49 Deckare Nej Neutral Gävle Kvinna 50 Ljudbok Nej Positiv Bättre utbud på ljudböcker i Gävle än i Uppsala Gävle Kvinna 57 Ljudbok Nej Neutral Jag lånar så mycket så jag har ofta läst allt Gävle Kvinna 72 Deckare Nej Neutral Gävle Kvinna 78 Deckare Nej Positiv Bor i Hudiksvall, och tycker att utbudet ökat på båda biblioteken Hofors Kvinna 21 Utl.vux Nej Neutral Bra med Helge-samarbetet, har inte märkt förändring med flytande Hofors Kvinna - Ljudbok - - Har inte tid att svara på frågor, får hjälp av bibliotekarie Hudiksvall Kvinna 14 Utl.vux Nej Neutral Föredrar att läsa på svenska och engelska, men har beställt ordbok och lexikon på tigrinja Hudiksvall Kvinna 15 Utl.vux Nej Neutral Reserverar vid behov med hjälp av personalen Hudiksvall Kvinna 59 Ljudbok Nej Positiv Har noterat att medier kommer från andra bibliotek, tycker att det numera finns mer att välja på Ockelbo Man 69 Utl.vux Nej Neutral Sällan man hittar nåt nytt på engelska. Bra utbud av deckare på svenska. Sandviken Kvinna 74 Ljudbok Nej Neutral Tycker att det man vill ha finns, reserverar ibland Sandviken Man 78 Deckare Nej Neutral Inte reflekterat över böckernas märkning/ursprung ö h t Sandviken Kvinna 70+ Deckare Nej Neutral Lånar även ljudböcker och engelsk litteratur, men har inte märkt någon skillnad någonstans Sätra Kvinna 9 Barn Nej Neutral Ibland hittar vi inget, då beställer vi med hjälp av bibliotekarie 9
Ort Kön Ålder Kategori Känner till flytande bestånd Positiv, negativ, neutral Kommentar Sätra Kvinna 9 Barn Nej Neutral Ibland hittar vi inget, då beställer vi med hjälp av bibliotekarie Sätra Kvinna 68 Ljudbok Ja Neutral Bättre utbud på Stadsbiblioteket i Gävle Sätra Man 70 Deckare Nej Neutral Sätra Man 77 Ljudbok Nej Neutral Sätra Man 83 Deckare Ja Neutral Bättre utbud men lång väntetid Figur 3.1:1 Sammanställning av biblioteksbesökares svar Bortfallet är lågt, endast en äldre kvinna i Hofors hade inte tid att svara på frågor. Det är utredarens subjektiva bedömning huruvida respondenten är negativ, neutral eller positiv till flytande bestånd, baserad på några frågor i intervjun. Vissa kommentarer har dock citerats. Av 22 tillfrågade användare känner 2 stycken till det flytande beståndet. Av de 22 personer som svarade på hur de upplevde utbudet på hyllor med flytande bestånd använde ingen ord som utarmat, dåligt eller magert. Däremot kan man inte be respondenterna erinra sig vad de tyckte innan flytande infördes 2010 eller 2012, eftersom man inte kan begära att de utan vidare ska kunna relatera till en upplevelse som ligger flera år tillbaka i tiden. Intervjuundersökningen visade sig också bli en observationsstudie, då det utan större svårighet gick att räkna alla som besökte de utvalda hyllorna. Det tog 8 timmar att på 9 bibliotek fånga upp 23 låntagare. I tabellen ovan finns endast 8 bibliotek. I ett besökt bibliotek kom ingen låntagare till de utvalda hyllorna under en timme. I Sandviken kunde studien av praktiska orsaker inte pågå i mer än 40 minuter, och då lades 20 minuter istället i Ockelbo. Sandvikens bibliotek var också det enda bibliotek där det var omöjligt att samtidigt hålla koll på besökare vid alla hyllor med flytande bestånd, så där kan en eller ett par möjliga respondenter ha undgått intervjuundersökningen. Sammanfattningsvis kan man säga att besöksfrekvensen vid dessa hyllor var låg, men hyllor med ljudböcker och deckare är mest attraktiva. Intervjuer med personalen bekräftar intervjuundersökningens resultat. Några kommentarer: De egna låntagarna reflekterar inte så mycket kring flytande, de har synpunkter på långa köer och väntetider. Filialernas låntagare har inte sämre kunskap om hur man reserverar, men kanske äldre HelGebibliotek har kunnigare låntagare. 10
Tror inte att flytande uppfattas av besökare, det är inte begripligt för allmänheten. Låntagarna tycker generellt att flytande bestånd är bra. Haken är väntetiderna. Låntagarna uppskattar att det finns deckarhyllor, det hade vi inte tidigare. Vi pratar inte om flytande bestånd med låntagarna, om någon frågar säger vi att biblioteken har gemensamma böcker. I Los bibliotek (Ljusdals kommun) tycker Eli Hynne att låntagarna signalerar ett visst missnöje när det gäller tillgången på deckare. Frustrationen gäller huvudsakligen långa väntetider och svårigheter att hålla ihop serier. Los har flera parametrar som påverkar situationen, som transporter mellan huvudbiblioteket och filialen, anslag för inköp och det faktum att man är ett bibliotek i glesbygden där vissa låntagare bor 4 mil från Los. Eli Hynne tycker inte att korttidslån är en bra lösning, då personer med lång resväg inte har vägarna förbi biblioteket med regelbundna intervaller. När det gäller utbudet i de andra kategorierna som flyter tycker låntagarna att utbudet av ljudböcker har blivit bättre, enligt Eli Hynne. Summering Den låntagargrupp som rimligen borde påverkas av flytande bestånd är de som faktiskt botaniserar i hyllorna, oavsett om de är barn, vuxna, personer med svenska som modersmål eller utrikes födda. I användarundersökningen var få medvetna om flytande bestånd, och ingen uttryckte missnöje. Inte heller personalen har uppfattat signaler om att låntagare påverkas negativt av flytande bestånd. 3.2 Hamnar böckerna där de efterfrågas? Hur ser det faktiskt ut? Var stannar böckerna? Vissa farhågor framfördes inför beslutet att införa flytande bestånd, som t ex att de större bibliotekens böcker skulle stanna hos de mindre biblioteken. Även motsatta farhågor framfördes, att de mindre biblioteken skulle utarma de större biblioteken. I den här studien har 9 bibliotek besökts, både större huvudbibliotek och mindre filialer. Alla har välfyllda hyllor med deckare och ljudböcker. Personalens synpunkter berör ofta problematiken med att ha dubbletter och ännu fler exemplar av samma titel på deckarhyllorna. Ingen tycker att utbudet försämrats. 11
När det gäller böcker på andra språk än svenska är förflyttningarna mellan biblioteken inte lika stora som förflyttningarna av deckare och ljudböcker. Om böckerna skickas till ett bibliotek där språket tidigare inte fanns är det inte heller säkert att de står kvar där. Några bibliotek väljer att skicka tillbaka böcker på andra språk än svenska när de låntagare som efterfrågat dem läst dem. Den motsatta situationen kan också uppstå: böcker på språk som man inte trodde lästes i kommunen dyker upp i biblioteket eftersom det faktiskt finns låntagare som reserverat dem. Statistik från några bibliotek 2014 får illustrera hur det flytande beståndet rör sig, se tabeller nedan. Det största biblioteket, Gävle, har ett visst underskott, medan det minsta biblioteket, Los, har ett överskott. Böckerna tycks inte bli stående hos de stora biblioteken. I Gävles fall har man haft det bästa utbudet av litteratur på andra språk än svenska, och det sugs nu ut till övriga bibliotek. Gävle stadsbibliotek 2014 Placeringstyp In Ut Flytande barn, Bilderbok 112 243 Flytande barn, Pekbok 3 1 Flytande vux 16 24 Flytande vux, CD-bok 1 3 Flytande vux, Fantasy 2 5 Flytande vux, Science F. 1 3 Flytande barn 19 19 Flytande vux 799 1097 Flytande vux, CD-bok 2509 2505 Flytande vux, Deckare 4952 4786 Flytande vux, Fantasy 57 85 Flytande vux, Magasin 0 1 Flytande vux, mp3 913 995 Flytande vux, Science F. 5 8 Flytande vux, Utlåningsdisk 5 6 Summa: 9878 10509 Figur 3.2:1 Flytande lokalisering Gävle 2014 12
Hofors folkbibliotek 2014 Placeringstyp In Ut Flytande barn 105 75 Flytande barn, Bilderbok 53 38 Flytande barn, Pekbok 1 2 Flytande barn, Ungdom 6 5 Flytande vux 2 1 Flytande vux, Science F. 2 1 Flytande barn 5 3 Flytande barn, Fantasy 0 1 Flytande barn, Ungdom 1 0 Flytande vux 97 101 Flytande vux, CD-bok 841 800 Flytande vux, Deckare 786 824 Flytande vux, Fantasy 8 8 Flytande vux, Magasin 2 1 Flytande vux, mp3 166 125 Flytande vux, Tecknade serier 0 1 Flytande vux, Utlåningsdisk 2 3 Summa: 2077 1989 Figur 3.2:2 Flytande lokalisering Hofors 2014 Los bibliotek 2014 Placeringstyp In Ut Flytande barn 93 50 Flytande barn, Bilderbok 3 2 Flytande vux 11 9 Flytande vux, CD-bok 322 283 Flytande vux, Deckare 414 400 Flytande vux, mp3 54 46 Summa 897 790 Figur 3.2:3 Flytande lokalisering Los 2014 När det gäller barnböcker på andra språk än svenska styrs efterfrågan inte i huvudsak av barnen själva, om man ser till antal reservationer. Personal kan reservera böcker till förskolor, läsprojekt och andra aktiviteter. Några kommentarer från personalen: 13
Biblioteken har mer blivit hämtställen, storläsaren reserverar. Tyvärr ökar också icke avhämtade beställningar. Många barn hämtar inte ut böckerna, de kanske bara kommer till biblioteket med skolan. Deckarhyllan växer. Allt nytt försvinner, men det gjorde det redan när man införde globala lån. Ljudböcker och deckare har aktiva låntagare, andra språk har lägre efterfrågan. Vi har ännu inte skickat tillbaka böcker, utan försökt hålla fast vid grundtanken att böckerna ska stå kvar när kön är slut. Vi har fått skapa mer utrymme till deckare och ljudböcker. Inte riktigt sant att boken stannar där det finns efterfrågan. Det har blivit ansamling av deckare, våra låntagare har lärt sig att reservera och då får vi för mycket deckare i hyllorna. Det är positivt att böcker kan fortsätta att cirkulera när ett bibliotek stänger tillfälligt, till exempel på sommaren. Det blir ganska trångt på deckar- och ljudbokshyllan, där skickar vi tillbaka till ägande bibliotek. Utländsk litteratur utom engelska står bakom disken. Biblioteket skickar tillbaka när de lånats i stället för att göra knubbar och sätta upp på hyllan. Summering Böckerna som ingår i flytande bestånd tycks sprida sig ganska väl mellan biblioteken. Den ansamling av deckare och ljudböcker som de flesta bibliotek upplever måste vara ett resultat av antal inköpta exemplar i hela Helge, och inte att vissa bibliotek utgör slutdestination. 3.3 Har nya arbetsuppgifter tillkommit, eller några arbetsmoment ökat? En arbetsuppgift som kan bli en konsekvens av flytande bestånd är att biblioteket måste expandera utrymme för någon av de flytande kategorierna. Så är situationen för många bibliotek som satt upp snurror när deckar- och ljudbokshyllorna är fulla. När man får böcker på språk som man inte tidigare har kan man välja att sortera in dem med nya knubbar och skyltar, eller skicka tillbaka dem. 14
När man gallrar i sitt eget bestånd kan man skicka tillbaka titlar och exemplar som man inte äger. De registreras på Flyt-kortet. En viss framförhållning behövs när biblioteket har aktiviteter som bokcirklar, sagostunder etc. Man kan inte ha samma kontroll på det egna beståndet, utan får reservera de böcker man behöver. Så var fallet även innan flytande infördes, men nu har man i princip ingen aning om vad som finns på den egna hyllan om beståndet är flytande. Summering Några nya regelbundna arbetsuppgifter eller arbetsmoment kan inte sägas ha uppstått som en följd av flytande bestånd. Biblioteken har lite olika rutiner och det arbete som utförs är sedvanliga göromål i ett bibliotek. 3.4 Har några arbetsuppgifter minskat, försvunnit? En förhoppning vid införandet av flytande bestånd var att den manuella hanteringen av böcker skulle minska. I första hand såg man en koppling mellan fysisk hantering och transportvolymer. Det är utmärkt att det finns mätningar av transportvolymer ända sedan 2007, och för alla Helge-bibliotek. Volymen har ökat ända fram till 2012. Därefter har den minskat något. 12000 10000 Söderhamn 8000 6000 Sandviken Ockelbo Nordanstig Ljusdal Hudiksvall 4000 Hofors Gävle 2000 Edsbyn (Ovanåker) Bollnäs 0 Figur 3.4:1 Antal transporterade böcker mellan huvudbibliotek i Helge vid mätningar under tvåveckorsperioder 2007-2014 15
Mellan 2008 och 2012 kommer nya bibliotek in i Helge, vilket delvis förklarar den tidigare ökningen. Men det är ändå anmärkningsvärt att staplarna inte växer. 2011 kartlade konsulterna Annette Johansson och Nils G Storhagen medieflöden och transporter inom Stockholms stadsbibliotek 2. Syftet var att finna förklaringar till varför transporterna ökar samtidigt som Stockholms stadsbibliotek infört flytande bestånd: En allmän reflektion är att medietransporterna påverkas av många olika faktorer, där sambanden mellan bibliotek, transportörer och användare är starka. Om förutsättningar hos en aktör förändras, påverkas de övriga. (s. 3) Avsikterna med det flytande beståndet var att öka användarnas tillgång till det samlade mediebeståndet, skapa en naturlig variation i det lokala bibliotekets utbud av medier, minska transportvolymer och kostnader samt minska den manuella hanteringen av återlämnade medier. Utifrån det logistiska perspektivet går det inte att avgöra om det flytande beståndet i sig bidragit till ökade transportvolymer. Jämförelser före och efter införandet av flytande medier visar enbart marginella förändringar.(s. 3) I en studie från Göteborg 3 av flytande bestånd har samma konsulter granskat transportkostnaderna och skriver: Att volymerna ökar förklaras sannolikt främst av det ökande antalet reservationer. Det flytande beståndet i sig minskar de transporterade volymerna eftersom berörda exemplar stannar kvar där de återlämnas. Detta urholkas till viss del av behovet att jämna ut obalanser genom att skicka överskott till andra bibliotek (s. 24) I Helge är personalens bedömning är att den manuella hanteringen inte direkt minskat. Några mätningar av hur mycket tid som läggs på respektive mediekategori (tidsstudie) har inte genomförts. Att biblioteken inte upplever någon minskad bokhantering som en följd av flytande i samband med transporter kan förklaras av att minskningen är för liten och äts upp av att reservationsviljan hos låntagarna kontinuerligt ökar avseende all litteratur. När man letar efter möjligheter till rationaliseringar i verksamheter så undersöker man vilka aktiviteter som utförs och vilka som kan samordnas, tas 2 Johansson, A. Effekter på bibliotekens interna logistik : en kartläggning av medieflöden och transporter inom Stockholms stadsbibliotek 2007-2010, 2011 3 Johansson, A. Effekter och affekter av flytande bestånd : en analys och utvärdering av flytande bestånd på Folkbiblioteken i Göteborg, 2014 16
bort eller utföras på annat sätt. För att begränsa den manuella hanteringen av medier borde försök göras att samordna hela processen från inköp till gallring av deckare. Då slipper man också funderingar på genrer och märkning. Summering I den här undersökningen har det inte gått att hitta belägg för att några arbetsuppgifter försvunnit eller att man kan lägga mindre tid på vissa moment till följd av flytande bestånd. Den minskning i transportvolym som syns i statistiken kan vara en följd av flytande, men det betyder inte att arbetsuppgifter försvinner eller att hanteringen av fysiska medier minskar. 3.5 Hur har det påverkat inköpsarbetet? Inköpsarbetet är påverkat av flytande, och där finns mycket stort utrymme för medieplanering. Att utgå från hela länets bestånd leder till nya ställningstaganden. Listan på inköpsstrategier varierar, några exempel: de flesta köper från BTJ-häftet (periodisk sammanställning av titlar som kan köpas från Bibliotekstjänst, BTJ) bibliotek som är snabba att göra inköp när BTJ-häftet kommer vet inte hur beståndet i Helge ser ut de som beställer böcker ur BTJ-häftet med några veckors fördröjning har en bra uppfattning om vad som redan finns i Helge vid köp av utländsk litteratur väljer man andra titlar än de som redan finns i Helge facklitteratur på andra språk än svenska är helt efterfrågestyrt det finns ingen uppdelning av språk mellan biblioteken, men när man köper på skolspråken kollar man först vad de andra biblioteken har man kompletteringsköper om kön i Helge är lång prio 1: vad funkar i mitt bibliotek?, prio 2: hur ser kön ut? hela BTJ:s utbud köps i kategorierna CD-böcker och mp3 färre deckare köps in vi stödköper om kön är lång större medvetenhet om köer leder till mer köp av deckare och cd-böcker i mediegruppen har man sagt att små bibliotek kan lämna förslag på inköp av dyra böcker till stora bibliotek stora bibliotek köper in böcker på främmande språk, mindre bibliotek gör det inte. 17
Flytande bestånd kan styra inköpsstrategierna i hög grad, beroende på hur man förhåller sig till det faktum att man kanske aldrig kommer att ha boken i sitt eget bibliotek! Några kommentarer: Inköparna förlorar sin identitet (och bokmötena sin betydelse) när de inte kan ha kontroll över ett fräscht bestånd. Nu kan man tycka sig ha en oattraktiv hylla. Generellt så skapar ett starkt efterfrågestyrt utbud ett ur bibliotekariesynpunkt urvattnat bestånd. Bredden försvinner. Visst tillskott sker via Kulturrådets böcker. Vi har slutat köpa biblioteksband! Det var snyggt i hyllan, men nu har vi ändå inte kontroll på det. Biblioteken i Helge har stora variationer i resurstilldelning för inköp av medier. Så har det varit under Helges livstid. Det har tillkommit ett litet tekniskt problem kopplat till flytande bestånd och inköp. Det är mer komplicerat att belägga sina egna exemplar i katalogen. Man måste kontrollera sitt bestånd via två sökingångar (katalogen och mängd exemplar ). Någon tycker att det enklaste sättet att se sina inköp är att gå via BTJ. Summering Flytande bestånd har påverkat inköpsarbetet. Vilka ställningstaganden man gör i samband med förvärv till ett gemensamt bestånd är en värderingsfråga som inte styrs av en övergripande medieplanering. Detta kan få konsekvenser som inte är önskade. En stark känsla av att vilja och kunna hjälpa till i långa köer av deckare kan öka den totala summan som spenderas på den kategorin i Helge. Den andra ytterligheten är att starkt begränsa sina inköp med motiveringen att det är att kasta pengarna i sjön. 3.6 Hur har det påverkat katalogarbete/gallring? Vissa detaljer avseende katalogarbetet har påtalats av bibliotekspersonalen. Om man till exempel ställer böcker i ett närmagasin så kan inte den placeringen kombineras med flytande. Serier har som tidigare nämnts blivit svårare att hålla reda på. 18
När det gäller gallring har personalen olika uppfattningar: Svårare att gallra och få överblick Gallring blir krångligare eftersom det inte är ens egna böcker. Vi plockade bort överex fortare när de ingick i vårt eget bestånd (och vi köpte fler ex av samma bok) Gallringen är ett problem. Man gallrar inte andras böcker, man skickar tillbaka fast det är emot grundidén. Svårt att ta ansvar för gallring, det är ju allas böcker, även om varje bibliotek köper in Gallringen har blivit enklare, inköpen svårare. Det är lättare att gallra när man ser att boken finns på andra ställen. Också lite svårare att hålla reda på serier, men det kanske inte påverkar låntagarna På biblioteken kunde man konstatera att deckarhyllorna och ljudbokshyllorna är mer än välfyllda på alla bibliotek som besöktes. Ett nedslag i statistik över återsända på Flyt-kortet visar att orsaken till att man skickar tillbaka böcker till det ägande biblioteket vanligtvis är att man vill få ner antalet volymer på dessa hyllor (dubbelex eller fullt i hyllan), se tabell. Bibliotek, period Antal återsända (ej till filial från Hb) Orsak Annan orsak Alfta 20130321-20141029 123 deckare 95 % dubbelex 5 % ej behov Alfta 20130321-20141029 22 utländsk litteratur 77 % dubbelex eller fullt i hyllan 23 % ej behov Alfta 20130321-20141029 98 ljudböcker 96 % dubbelex eller fullt i hyllan 4 % ej behov Ljusdal 20130130-20141028 370 deckare 85 % dubbelex eller fullt i hyllan 15 % lagning/gallra Ljusdal 20130130-20141028 161 ljudböcker 93 % dubbelex eller fullt i hyllan 7 % ej behov/lagning Figur 3.6:1 Statistik över återsända på Flyt-kort från Alfta och Ljusdal (manuellt förd) Enligt uppgift skickas ca 8 000 volymer med Flyt-kortet varje år. Frågan man som utredare ställer sig är ä varför inte alla bibliotek borde kunna tillåtas gallra i det gemensamma beståndet. Den första invändningen är naturligtvis att flytande bestånd ännu så länge är en försöksverksamhet. Om försöket avbryts så måste varje bibliotek vara garanterade att få tillbaka sina böcker. I de fall frågan om gemensam gallring tagits upp i intervjuer har svaren varierat från att det vore fullt möjligt till att det är otänkbart. Flera bibliotek för statistik över vilka böcker i biblioteksystemet och på hyllan som de äger, och vilka som är boende. Ett exemplar som är boende står på den egna hyllan eller är utlånat till låntagare i den egna kommunen. 19
Här kan man plocka fram siffror på tillväxt av deckare. I januari 2014 ägde Bergsjö bibliotek 992 exemplar i kategorin deckare. I oktober 2014 var man uppe i 1050, en ökning med 6 % på 10 månader. I Ljusdal ägde biblioteket 1233 deckare den 7 maj 2013. Den 6 februari 2014 hade det egna beståndet ökat till 1280 exemplar, med ca 4 % på 11 månader. Det är en tillväxt på drygt 100 volymer som behöver hyllutrymme. Ljudböcker har ökat med 5 % mellan 2013 och 2014 (tabell 3.6:2). Innan flytande bestånd infördes fanns inte ljudböcker på hyllan i alla bibliotek, så där kan det finnas mer utrymme för tillväxt. Antal ljudböcker i HelGe 2012 2013 2014 26891 27574 28950 Figur 3.6:2 Totalt bestånd av ljudböcker i Helge 2012-2014 Summering Att ha flytande bestånd har genererat vissa tekniska problem i katalogarbetet, som borde gå att lösa i samarbete med systemleverantören. Ansamlingen av deckare och ljudböcker på biblioteken är inte en följd av en ojämn fördelning mellan Helges bibliotek, utan resultat av ett försiktigt förhållningssätt till gallring. 3.7 Hur har det påverkat transportkostnaderna? Mellan 2011 och 2014 har volymen som transporterats inte någon koppling till transportkostnaderna. Följande kostnader är bokförda: 2011 2012 2013 2014 Budget 2015 332 496 kr 336 005 kr 332 941 kr 353 166 kr 395 000 kr Figur 3.7:1 Bokförda kostnader för transporter enligt avtal mellan huvudbiblioteken i Helge Enligt avtalet som gällde till och med 2014 är prisändringarna indexreglerade 4. Det har inneburit en prisökning på 6 % mellan 2011 och 2014. Volymökningen under samma period enligt bibliotekets egen statistik som tas ut under 14 dagar per år är 43 %. 2015 kommer transporterna att öka till 3 dagar i veckan, till ett fast pris som räknas upp varje år. I avtalet regleras körschema, leveransadresser, transportkärl (backar), märkning av böcker och sortering Volymen som transporteras är inte en parameter i klartext, det är i så fall upp till leverantören att göra mätningar och påkalla omförhandling. 4 Ramavtal Bibliotekstransporter inom Gävleborgs län, avtalsnummer 4998 20