Årsmöte för Skövde University Gaming Society (SUGS)

Årsmöte för Skövde University Gaming Society (SUGS) 2014-02-21 1 Mötets öppnande Föreningsordföranden Martin Brosser öppnade mötet 18:05. 2 Val av ordförande och sekreterare för mötet Till mötesordförande valdes Martin Brosser. Till sekreterare valdes Christian Hoel. 3 Fastställande av dagordning Dagordningen fastställdes. 4 Upprättande av röstlängd Röstlängden upprättades med 19 röstberättigade medlemmar (se bilaga 1) 5 Val av två justerare tillika rösträknare Till justerare valdes Patrik Fransson och Emil Forslund. 6 Frågan om mötets behöriga utlysande Mötet utlystes på föreningens forum och Facebook den 5/1. Mötet förklarades behörigt. 7 Föreningens verksamhetsberättelse för 2013 Ordförande Martin Brosser föredrog verksamhetsberättelsen (se bilaga 2). En verksamhetsplan för 2014 var ej färdig till mötet och bordläggs därför till nästa möte. Verksamhetsberättelsen lades till handlingarna. 8 Föreningens ekonomiska redovisning för 2013 Kassör Roy Mikaelsson föredrog föreningens ekonomiska berättelse (se bilaga 3). En balansräkning för året samt budget för kommande år var ej färdig till mötet och bordläggs därför till nästa möte. 9 Revisionsberättelse Ledamot Roger Sjögren föredrog revisionsberättelsen (se bilaga 4). Revisorn yrkar på ansvarsfrihet för styrelsen. Revisionsberättelsen lades till handlingarna. 10 Beslut om ansvarsfrihet Årsmötet beslutade att ge den avgående styrelsen ansvarsfrihet. 11 Fastställande av medlemsavgift för 2014 Medlemsavgiften fastställdes till 100:- per kalenderår 12 Val av styrelse Valberedningen presenterade sitt förslag (se bilaga 5). Inga andra nomineringar förelades. Till styrelse för 2014 valdes: Ordförande Daniel Stervik Kassör Roy Mikaelsson Sekreterare Christian Hoel Ledamöter: Martin Brosser, Roger Sjögren, Joakim Skimutis, Sara Iinatti Suppleanter: Marcus Nylund, Daniel Dalebjörk 13 Val av revisor Årsmötet valde åter Karin Spångberg till föreningens revisor. 14 Val av valberedning Till valberedning för 2014 valdes Thomas Olofsson och Erik Nilsson 15 Motioner Inga motioner har inkommit Protokoll, SUGS årsmöte 2014 Sidan 1/8

16 Samarbete med Daaks Ord Representanter för föreningen Daaks Ord presenterar sin förening och förslag om samarbete där rollspelsträffar skall hållas en eller flera gånger i veckan för båda föreningars medlemmar. Årsmötet ålägger styrelsen att gå vidare med förhandlingar om ett sådant samarbete. 17 Städning och ordning i lokalen Diskussion om städning och ordning i lokalen hålls och konsensus är att bättre ordning skall hållas under 2014 och styrelsen åläggs att se över och revidera regler och städrutiner så att de passar föreningens större lokal och medlemsavtal. 18 SUGS 25års-jubileum Frågan om vad som skall göras för att fira föreningens 25års-jubileum diskuteras. Årsmötet ålägger styrelsen att sätta samman en arbetsgrupp med uppgift att samverka med medlemmarna, ta in förslag och planera ett firande. 19 Konvent Martin Brosser talar om planer för att arrangera en konvent 2014. Alla som är intresserade av att arbeta i konventsstaben uppmanas kontakta Martin Brosser. 20 Övriga ärenden Andreas Granander informerar om GothCon och sista dagen att föranmäla sig. Roy Mikaelsson informerar medlemmarna om det löpande arbetet med Trean och en diskussion om att ge Treangruppen ansvar för hela lokalen hålls. Roy Mikaelsson informerar om uppdatering av ordningsregler och behovet av revision av dessa enligt 17 Hur föreningen skall nå ut till medlemmarna diskuteras. Facebook och forum är bra, men en uppdatering av hemsidan och en möjlig mailinglista föreslås även. 21 Beslut om datum för nästa stormöte Nästa stormöte skall hållas den 19/3 18:00 för att presentera verksamhetsberättelse, balansräkning och budget. 22 Mötets avslutande Mötet avslutas 20:17 Mötesordförande Mötessekreterare Justerare Martin Brosser Christian Hoel Emil Forslund Justerare Patrik Fransson Protokoll, SUGS årsmöte 2014 Sidan 2/8

SUGS årsmötesprotokoll 2014. Bilaga 1: Närvarolista tillika röstlängd. Röstberättigade Medlemmar Martin Brosser Jens Andersson Daniel Dalebjörk (lämnade mötet 19:45) Petter Deregren Emil Forslund Patrik Fransson Christian Hoel Jacob Kristensson Sara Iinatti Patrik Lindqvist Roy Mikaelsson Erik Nilsson Marcus Nylund Thomas Olofsson Roger Sjögren Joakim Skimutis Daniel Stervik Joakim Vretlund David Wedin Närvarande, ej röstberättigade Andreas Granander Arvid Boberg Protokoll, SUGS årsmöte 2014 Sidan 3/8

SUGS årsmötesprotokoll 2014. Bilaga 2: Verksamhetsberättelse. 2013 var ett händelserikt år för SUGS. En av de största händelserna under året var att vi fick möjligheten att expandera vår lokal genom att ta över den tidigare Peach Pit-verksamheten samt förrådet som låg bredvid vår lokal. I samband med detta knöt vi närmare band med studentkåren och högskolan, mycket tack vare våra medlemmar som är engagerade i sektionerna. I början av våren såg styrelsen över Sveroks bidragsregler och började undersöka vilka andra möjligheter som fanns för att finansiera utbyggnaden. På grund av detta togs beslutet att bilda en ny förening för medlemmar över 26 år. Medlemmar i föreningen Skövde Gaming Alumni, mer känd som The Great Old Ones har samma formella rättigheter som SUGS-medlemmar och stod vid årets slut för drygt en tredjedel av de aktiva medlemmarna. Totalt hade föreningarna 65 medlemmar, vilket är något fler än förra året. Sommaren spenderades med att renovera och inreda vår utökade lokal, vilket vi kunde göra delvis tack vare att vi fick en stor mängd kasserade möbler från Tieto i utbyte mot att vi hjälpte till att frakta bort dem. Lokalfixardagarna aktiverade en stor andel av våra medlemmar som lade ner många arbetstimmar för att föreningen skulle kunna officiellt inviga den utökade lokalen i början av september. SUGS verksamhet under året har precis som tidigare år mestadels bestått av brädspel och figurspel. Tisdagsöppet har varit välbesökt, särskilt i samband med introveckorna och terminen efter att vi byggt ut lokalen. De mest spelade figurspelen 2013 var Blood Bowl, Warmachine/Hordes, Epic: Armageddon och Malifaux. Flera ligor och speldagar har hållits i Blood Bowl, som fortfarande är ett av de populäraste spelen på föreningen med en pågående vårliga. I våras arrangerades en lagturnering i Warhammer 40K och under sommaren hölls en stor turnering i Warhammer Fantasy. Sedan höstterminen har Warmachine och Hordes spelats regelbundet varje onsdag. I februari 2014 arrangerades en första turnering i Warmahordes, med ytterligare en planerad i början av våren. Hösten har även bjudit på speldagar i Battletech och Dropzone Commander. Under våren arrangerades figurmålarsöndagar som blev väldigt populära. I december följdes dessa upp av ett målardygn där ett tjugotal SUGSare satt och pysslade i nästan 24 timmar. 2013 har det spelats mer kortspel än tidigare år. Det nya Android: Netrunner stod för majoriteten av aktiviteten men även Magic: the Gathering har spelats regelbundet. Högskolans introveckor satt SUGS i Skhils tält tillsammans med de andra spelföreningarna och arrangerade längre öppettisdagar. Tisdagsaktiviteterna med fika i den omdöpta Peach Pit-lokalen, nu känd som Trean, blev uppskattade och resulterade i många nya medlemmar. Den 27-29 september arrangerades spelkonventet PewPewCon på Ungdomens Hus Nyeport. Konventet blev en hyfsad framgång med flera arrangemang av SUGSmedlemmar, tillresande besökare och andra lokala spelföreningar. Förhoppningsvis kommer SUGS att kunna arrangera något liknande under det kommande året. Sammanfattningsvis är jag väldigt nöjd med hur föreningen har utvecklats under det gångna året och jag hoppas att det kommande året ger SUGS möjlighet att fortsätta utveckla verksamheten, slå nytt medlemsrekord och samarbeta med andra föreningar. Martin Brosser -SUGS ordförande 2013 Protokoll, SUGS årsmöte 2014 Sidan 4/8

SUGS årsmötesprotokoll 2014. Bilaga 3: Ekonomisk berättelse. Under 2013 hände det många spännande saker. Vi har under föregående år pratat lite löst om att söka fler bidrag och kollat på vad som finns men nu under 2013 så kom vi äntligen till skott i och med att vi förvärvade gamla PeachPit, som nu heter Trean, samtidigt som vi dubblade storleken på vår egen lokal. Med detta tillkom en permanent utgift via lokalhyra på 15000kr per år. Då Trean är en lokal som vi måste ha till uthyrnad enligt kontraktet med SkövdeBostäder så var tanken att Trean skulle driva in nog mycket inkomster för att betala hela lokalhyran under året medan SUGS som en vänlig gest bidrar med pengar till Treans verksamhet för inköp av förbrukningsmaterial och eventuella inventarier. Under hösten så hyrdes Trean ut en hel del men har ändå inte riktigt kunnat komma upp i summorna som krävs för att det hela ska gå runt. Det är dock svårt att säga hur det hela kommer att se ut under ett helt år då vi endast provat på detta under ett par månader ännu så länge. Förhoppningarna är att vi med mer reklam och eventuella avtal med andra föreningar ska kunna få det att gå med vinst. För SUGS egen del så har inkomsterna ökat sedan 2012 genom att vi fått fler medlemmar och nu med en större lokal kan erbjuda våra medlemmar lite mer genom att hyra ut privata hyllor där man får förvara sina saker för 200kr per år. Detta är något som många kände var praktiskt redan i höstas och nu under början av 2014 har även fler sett fördelen med Vi har även varit i kontakt med Studiefrämjandet som vi nu samarbetar med genom att vi gör lite reklam för dem och de ger oss bidrag genom formulär som vi fyller i för våra träffar när vi spelar vilket de kallar så fint för kulturprogram. Under hösten så fylldes många sådana i men det har avtagit lite vilket är tråkigt och vi bör försöka nå ut med denna informationen om att det bör göras lite bättre. Även SVEROK har blivit lite mer intressant när det kommer till bidrag. Under 2013 sökte vi några bidrag under våren för träffar, bidrag för lokalhyra när vi förvärvade Trean och även deras fasta föreningsbidrag plus bidrag för våra medlemmar som är 25 år eller yngre. Inför nästa år har SVEROK ändrat reglerna för träffbidrag från var 10e dag till var 7e dag och redan nu har vi sökt bidrag för varje framtida tisdagsöppet under 2014 vilket bör ge en del pengar utan att vi behöver anstränga oss. Som kassör under 2012 och 2013 så tycker jag att framtiden ser mycket god ut för SUGS så länge både medlemmar och styrelsen tillsammans kan samarbeta med att samla in alla bidrag. Jag tror och hoppas att vi kan göra lite fler roliga saker under 2014, vilket vi redan tjuvstartat lite med men att det hela kommer att ta fart på riktigt under 2015 med helt nya ekonomiska möjligheter för föreningen så länge ingenting oväntat händer och både medlemmar och styrelsen sköter sig och fortsätter på samma vis som under slutet av 2013. Under hösten arrangerade SUGS ett litet konvent som var ekonomiskt vinstgivande, mycket pga. samarbete med Nyeport som lånade ut sina lokaler till oss gratis. Konventet uppskattades av både SUGS medlemmar så väl som utomstående som reste hit för att spela i våra turneringar och andra som kom och kollade in. Om konventet kommer att bli något återkommande evenemang är svårt att säga då det krävs några eldsjälar och mycket planering men vad det gäller att stödja konventet mer ekonomiskt i framtiden så ser jag inga problem i det detta så länge god planering och beräkning av slutresultat finns. För det kommande året så ser jag gärna att föreningen satsar lite mer på att nå ut till mer folk. Främst genom högskolan men även till andra utanför skolans område. För att detta ska gå så måste föreningen fokusera mera på PR och hur detta ska ske är upp till den nya styrelsen att komma fram till. Det bästa vore väl om det fanns personer inom styrelsen som är intresserade av detta och som tillsammans kunde skapa något fint. Helt i sammarbete med de som har hand om trean då detta skulle gynna SUGS på ett mycket bra vis, både ekonomiskt och för fortlevnaden av föreningen. Utöver det så ser jag inget drastiskt som behöver hända. Jag tror att det kan vara bra att ta det lite lugnt ett tag nu och smälta och jobba med Trean och den nya delen av lokalen. Roy Mikaelsson SUGS Kassör 2013 Protokoll, SUGS årsmöte 2014 Sidan 5/8

SUGS årsmötesprotokoll 2014. Bilaga 4: Revisionsberättelse Undertecknad har i egenskap av ideell revisor granskat föreningens ekonomiska redovisning avseende år 2013. Efter att ha granskat föreningens räkenskaper finner jag den ekonomiska redovisningen som jag har tagit del av tillräckligt informativ för att godkännas som underlag för revision. Föreningen har fortsatt gott medlemsantal och därmed god ekonomi, baserat på både medlemsavgifter och bidrag. Den nya utgiften för hyra täcks till största delen av de intäkter som erhållits för uthyrning av Trean. Vissa oklarheter har framkommit under revisionen gällande det konvent föreningen anordnat, försäljning av t-shirts, samt tygmärken. Jag rekommenderar att om konvent anordnas igen bör intäkterna tydligare hanteras och samma gäller för t-shirts och tygmärken. Kvitton för intäkterna saknas vilket gör att avstämning inte kan göras mellan utgifterna och de bokförda intäkterna. Om budget för kommande år uppnås kommer föreningens ekonomi vara mycket god. Då medel som hanteras via kassan kommer öka markant rekommenderar jag styrelsen att överväga att se över rutiner hur kassan hanteras, om det exempelvis kan vara relevant att göra insättningar på bankkonto ifrån kassan regelbundet, samt även betala hyran därifrån. Jag rekommenderar att styrelsen beviljas ansvarsfrihet för verksamhetsåret 2013. Skövde den 20 februari 2013 Karin Spångberg Revisor Protokoll, SUGS årsmöte 2014 Sidan 6/8

SUGS årsmötesprotokoll 2014. Bilaga 5: Valberedningens förslag. Valberedningen uppfattar att SUGS styrelse i huvudsak uppnått vad den föresatte sig under året, ett resultat hela styrelsen förtjänar ett erkännande för. Det som tycks ha fungerat mindre bra är arbetsfördelningen och att kanske främst ordföranden tidvis haft en hög arbetsbörda. Vilka orsakerna till det här kan vara och huruvida den uppkomna situationen i dagsläget måste ses som ett problem, vilket behöver åtgärdas, kan diskuteras. Valberedningen gör bedömningen att det finns utrymme för förbättringar och föreslår av den anledningen förändringar på ett antal poster i styrelsen. Ordförandeposten: Valberedningen föreslår till posten som ordförande i SUGS Daniel Stervik. Han har ett förflutet som plutonsbefäl samt projektledare vid järnvägen och studerar nu dataspelsutveckling vid Högskolan i Skövde. Valberedningen bedömer att Daniel har den erfarenhet och de insikter som krävs för att utöva ett informerat och balanserat ordförandeskap i SUGS tjänst. Kassörsposten: Valberedningen är av den uppfattningen att kassörsposten i högre grad än andra poster är betjänt av stabilitet och kontinuitet. Roy Mikaelsson har under ett flertal år skött posten som kassör förtjänstfullt och valberedningen rekommenderar därför att Roy får förnyat förtroende som kassör i SUGS. Sekreterarposten: Den förändring som första hand efterfrågades vid valberedningens sonderingar var ett större engagemang hos styrelseledamöterna. Christian Hoel har, bedömer valberedningen varit en av de mer engagerade styrelserepresentanterna under året och han är också den person med störst erfarenhet vilken visade intresse för sekreterarposten. Därför föreslår valberedningen att Christian Hoel väljs till sekreterare i SUGS. Till ledamöter föreslår valberedningen att Martin Brosser, Roger Sjögren, Joakim Skimutis och Sara Iinatti väljs. Martin Brosser har en mångårig erfarenhet ifrån olika poster i SUGS styrelse, nu senast som ordförande. Valberedningen anser att Martin kan göra det bästa av den relativa frihet en ledamot åtnjuter, inte minst genom att exemplifiera betydelsen av initiativkraft och engagemang för posten. Valberedningen rekommederar därför att Martin Brosser väljs till ledamot i SUGS. Roger Sjögren har som medlem i SUGS varit aktiv längre än någon annan och kan utan överdrift beskrivas som en eldsjäl vilken utöver sitt engagemang i styrelsen kontinuerligt organiserar olika spelaktiviteter. Roger är dessutom ansvarig för SUGS spelinköp och föreningens hemsida. Valberedningen rekommenderar att Roger Sjögren ges ett förnyat förtroende som ledamot i SUGS. Joakim Skimutis har en bred och gedigen föreningsbakgrund som styrelseledamot i bland annat Svenska Spelföreningen, Kalmar Nation och olika sverokföreningar. Joakim läser idag industriell ekonomi och har en redovisningskompetens valberedningen finner det angeläget att knyta till föreningen. Valberedningen föreslår att Joakim Skimutis väljs till ledamot i SUGS. Sara Iinatti har det senaste året arbetat med ordning och utveckling av SUGS lokaler och har framöver även ambitionen att titta på marknadsföringsdelen. Valberedningen menar att hon gjort en lovvärd insats och att Sara med en plats i styrelsen skulle ha bättre möjligheter att bidra med sitt perspektiv på lokalfrågorna. Vi föreslår därför Sara Iinatti som ledamot i SUGS. Valberedningen föreslår vidare Marcus Nylund och Daniel Dalebjörk som suppleanter i föreningen. Marcus Nylund har under det senaste året varit suppleant och har bland annat rekryterat medlemmar, skött studentkårskontakter samt fungerat som mötessekreterare. Valberedningen anser att Marcus svarat för en stabil insats och vill även i år föreslå honom som suppleant i SUGS. Daniel Dalebjörk läser dataspelsutveckling med inriktning design på Högskolan i Skövde. Bland de frågor Daniel kan tänka sig att arbeta med finns, att öka antalet besökare hos SUGS samt förbättrade spelmöjligheter för besökare utan medföljande spelgrupp. Valberedningen tycker det är viktigt att få in nya, yngre förmågor med anknytning till Högskolan och föreslår att Daniel Dalebjörk väljs till suppleant i SUGS. Protokoll, SUGS årsmöte 2014 Sidan 7/8

Valberedningen har efter moget övervägande beslutat sig för att förorda det förslag ni nyss fått höra. För vissa poster stod det ganska snart klart vilket alternativ som var att föredra, i andra fall stod det och vägde in i det sista men i slutändan bedömde vi att det här förslaget var den helhet vi ville förorda. Att alla årsmötesdeltagare skulle instämma i förslaget på varje punkt är inte att förvänta sig. I det sammanhanget vill vi framhålla att valberedningens förslag är just ett förslag. Tycker du att du har goda argument för varför en annan styrelsesammansättning vore att föredra, lägg då ett alternativt förslag, dela med dig av dina argument och låt årsmötet avgöra saken i en omröstning. Erik Nilsson och Thomas Olofsson, valberedningen. Protokoll, SUGS årsmöte 2014 Sidan 8/8