Stockholm 2006-12-05 Lägenhet nr. Hej! Varmt välkommen till BRF Birka. Vi vill med detta välkomstbrev passa på att ge Dig som ny medlem i föreningen lite praktisk information. Bostadsrättsföreningen Birka BRF Birka Den nuvarande föreningen bildades 1986 i samband med att fastigheten köptes ut av lägenhetsinnehavarna från den gamla ägaren. Föreningen omfattar Vikingagatan 10-12 och har 19 medlemslägenheter. Fastigheten som ingår i kvarteret Eldaren benämns Eldaren 15 och uppfördes 1905-09. En omfattande renovering av huset gjordes 1980. Mer fakta om föreningen, huset och dess historia hoppas vi att Ni ska få ta del av och vara med och forma under tiden som medlem. Stadgar Bifogat detta brev finns gällande stadgar för föreningen. Av dessa framgår vad som gäller formellt. Informationen nedan kompletterar stadgarna och ger en bild av vilka rutinerna är och hur en del praktiska saker sköts i föreningen. Styrelse Föreningens styrelse har allt sedan starten arbetat helt ideellt och engagemanget i den är något som är ett ansvar för oss alla. Styrelsen är organiserad enligt följande Namn Ansvarsområde E-post Ordförande Anna Hietala Juridik ordforande@brfbirka.se Kassör Sara Hedenström Ekonomi kassor@brfbirka.se Sekreterare Carl Lindgren Sekreterare sekreterare@brfbirka.se Ledamot Johan Schagerström Gemensam utrustning utrustning@brfbirka.se Ledamot Stefan Ravelius IT-ansvarig it@brfbirka.se Suppleant Lars Brättemark Fixare o allt i allo fixare@brfbirka.se Samtliga styrelseledamöter kan nås direkt via e-postadressen styrelse@brfbirka.se. Föreningens administration Generellt är vi alla delaktiga och ansvariga för att förvalta fastigheten. Till vår hjälp har vi styrelsen, det ekonomiska förvaltningsbolaget Rådrum samt några andra underleverantörer (städservice m.m). Det finns alltså i egentlig mening inte någon att ringa som fixar det som inte fungerar, utan var och en av medlemmarna får se till att handla efter bästa förmåga för att lösa en uppkommen situation. Styrelseledamöterna har dock det formella ansvaret att föreningen lever upp till de formella reglerna och att föreningen sköts på det sätts som medlemmarna beslutar om på den årliga stämman. Praktiskt innebär det att styrelseledamöterna bör ha en god kunskap om vilka ev.
leverantörer som ska/bör användas. Dessutom ska ansvarig styrelseledamot ge sitt godkännande vid ev. anlitande av externa tjänster. Uppkomna problem ska Du försöka lösa på bästa sätt själv och vid behov kontakta den styrelseledamot som det aktuella ärendet avser. Styrelsen har dock alltid ansvaret för det löpande administrativa pappersarbetet. Distribution av föreningsinformation Styrelsen har som mål att distribuera information via e-post och sköta många rutiner via den hemsida som är under utformning. Föreningen har en brevlåda bakom hissen på plan 1 i 10:ans trapphus. Anslagstavlor finns i bottenplan på respektive trapphus och i källaren på väggen mellan tvättstugan och styrelserummet. I styrelserummet som Du bör besöka hittar du förutom din elmätare en rad praktiska saker för fastighetens skötsel. Rummet ska vara låst precis som övriga dörrar i källaren, använd källarnyckeln för att öppna/stänga. Nu gällande Portkod är 1908 och den fungerar på alla gatu- och gårdsdörrar. Lämna inte ut portkoden till obehöriga eller i onödan! Namnskyltar De namnskyltar som används i trapphus och på brevlådor ska ändras på egen hand. De bokstäver/material som behövs för detta står föreningen för. En låda med bokstäver finns i styrelse rummet. Om det tar slut eller saknas något i lådan så åtgärdas detta i samråd med styrelseledamot som ansvarar för renhållning och trivsel. Hyresavier Det ekonomiska förvaltningsbolaget Rådrum sköter alla utskick av hyresavier till medlemmarna och hyresgästerna. Hyran inbetalas kvartalsvis varför ny hyresavi skall komma i din brevlåda i någon vecka innan ett kvartalsskifte. Skulle du sakna hyresavi var god kontakta föreningens kassör som håller kontakten med Rådrum i dessa frågor. Kabel-TV och andra TV-uttag. Fastigheten är ansluten till ComHem (f.d UPC) kabel-tv nät. Varje lägenhet skriver själv avtal om ev. extra tjänster förutom de öppna TV-kanaler som ingår i nätet. Idag går det också oftast bra att via en liten bordsantenn och marksänd digital-tv mottagare ta emot de öppna kanaler som sänds ut av Boxer (numera erbjuds fler kanaler och bättre bild än i kabel-tv nätet). De gamla analoga central-tv uttag som finns i lägenheterna underhålls inte och funktionen garanteras inte i dessa (går ej heller att använda för marksänd digital-tv). Telefon- och e-postlista Till detta brev bifogas gällande telefon- och e-postlista. Tacksam om Ni har möjlighet att komplettera/ändra de uppgifter som berör Er genom att e-post dem till telefonlista@brfbirka.se eller lämna uppgifterna i föreningens brevlåda. Varje lägenhet har en egen e-postadress lgh1@brfbirka.se till lgh19@brfbirka.se. Som framgår av telefon- och e-postlistan kan man anmäla annan/andra e-postadress/-er dit all information som adresseras till lghx@brfbirka.se automatiskt vidarebefordras.
Uppdraget månadens vaktis (namnändrat från tidigare gårdsstädning) För att sköta vissa enkla rutiner i fastigheten på ett smidigt och enkelt sätt har varje lägenhet en gång var 19:e månad ålagts ett större ansvar än övriga. Detta uppdrag kallas månadens vaktis och via anslag på våra anslagstavlor framgår vilken lägenhet som ansvarar för aktuell månad och vad som ingår i uppdraget. I detta uppdrag ingår f.n minst att göra följande: Sköta innergården. Sommartid innebär detta speciellt att sköta bevattning av gräsmatta, växter och blommor som annars tyvärr inte klarar sig. Åker man t.ex bort på semester måste man kontakta annan medlem eller någon bekant som är behjälplig med detta. Vintertid innebär det snöskottning och se till att t.ex dörrar inte fastnar i öppet läge. Håll helt enkelt efter gården så att den ser snygg och fräsch ut. Gårdens möbler ska också plockas in (oktober) och ut (maj) och de kräver underhåll. Vattenslangar och andra lösa saker ska hanteras på samma sätt inför vinter/sommar. Sköta källaren. Städa i de källarutrymmen som inte omfattas av gällande städavtal (se mer om städavtalet nedan). Byta trasiga lampor i källargångar (om inte din granne redan tagit hand om det, se rubriken Byte av lampor). Se till att soprummet fungerar och att inte sopkarusellen är ur funktion eller att sopnedkastet är fyllt. Skulle problem uppstå sätt upp meddelande vid sopnedkastet och vidta åtgärder. Assistera med varningsskyltning för fallande snö och is under vintern. Mer information om detta finns under rubrik Isvarning och takskottning nedan. Det formella ansvaret vilar på styrelsen men här bör vi alla känna ett ansvar och speciellt månadens vaktis. Julpynta, när julen nalkas ska en gran köpas in och monteras upp med belysning på gården. Belysning och skarvsladdar förvaras i förrådsrummet i källaren. Renhållning och trivsel För trapphusstädning anlitas städföretag som för närvarande ska städa med följande frekvens: varje vecka under september till maj och varannan vecka under juni till september. En arbetsbeskrivning med uppgifter om vad som ingår i deras uppdrag finns anslagen på städskåpet i verkstaden/soprummet. Ett gemensamt sopnedkast finns i 10:ans entré. Vi ber Er vara extra uppmärksamma när Ni slänger sopor i sopnedkastet då det kan hända att det uppstår problem med den automatiska sopkarusellen i källaren. För att minimera risken att skada sopkarusellen är det absolut förbjudet att slänga t.ex kartonger (speciellt vin- o pizzakartonger) eller andra skrymmande eller hårda saker i sopnedkastet. Tidningar, kartonger och plåtburkar ska transporteras till de av Stockholms stad uppställda miljöstationerna (finns t.ex i gathörnet Norrbackagatan/Karlbergsvägen, dock är stationen intill Birkagården längst ned på Karlbergsvägen oftast bättre att besöka då den töms oftare). Grovsopor ska medlemmarna själva frakta till någon av Stockholms stads sopanläggningar (närmaste anläggning finns i Vanadisberget, infart i berget precis innan Roslagstullsrondellen). Byte av lampor Byte av lampor till belysning i trapphusen sköts gemensamt av lägenhetsinnehavarna på aktuellt plan. För övriga utrymmen, källaren och källargångar var snäll och assistera månadens vaktis med byten. Kostnad för lampor står föreningen för och ett lager av
reservlampor skall finnas tillgängliga i styrelserummet i källaren. Om lagret är slut eller om det finns mindre än tre lampor kvar måste den som hämtar den tredje sista reservlampan fylla på lagret. Mer information om vilka lamptyper som används och vad som ska finnas i lamplagret finns i styrelserummet. Innergården Innergården renoverades 2002 och där finns en bod i vilken vi förvarar diverse trädgårdsredskap, dynor, parasoll och den gemensamma grillen. Gården bokas via uppsatt bokningslista på gårdsdörren i 10:an. Värna om det lilla gräsmatta (sedum) vi har mellan plattytan och asfalten. Använd skifferstenarna som finns utlagda om du måste trampa på denna yta då gräset inte tål att trampas på. Vid grillning står medlemmarna själva för kol och tändvätska. Efter avslutad grillning skall grillen rengöras och när den svalnat ställas tillbaka i förrådet igen. Tvättstugan Bokning av tvättid görs på bokningstavla utanför tvättstugan i källaren. Använd den låskolv som har samma nummer som Er lägenhet. Nyckel till låskolven ska den förra ägaren ha lämnat ut. Saknas nyckel måste man göra en kopia av föreningens originalnyckel på egen bekostnad. Nyckeln kan lånas från den styrelseledamot som ansvarar för gemensam utrustning. När Du tvättar ska de skötselregler som finns uppsatta på väggen innanför dörren till tvättstugan följas. Maskinen till vänster är avsedd för större tvättmängd än den till höger. Det är absolut förbjudet att färga kläder i maskinerna. Torktumlarens luddfilter måste rensas efter användning och glöm heller inte att göra rent och städa efter Dig i samband med tvätt. Vid eventuella fel på utrustningen i tvättstugan finns en servicepärm i hållaren till vänster om diskbänken. Läs instruktionerna i den och följ den rutin som beskrivs för felanmälan. Övriga gemensamma utrymmen Cyklar kan förvaras i cykelstället på gården eller i cykelrummet längst in i källaren. De cyklar som förvaras i cykelrummet skall märkas med namn eller lägenhetsnr för att de inte ska rensas ut i samband med städningar. Verkstaden, eller rättare sagt gör det själv rummet, finns i källaren. Där hittar Du en hyvelbänk, en bänk med skruvstäd och den yxa/såg m.m som föreningen äger. De målarburkar som finns i hyllorna är sparade från de renoveringar som gjorts i huset för att man ska kunna använda som bättringsfärg och liknande. Utnyttja gärna verkstaden men tänk på att lämna den i bättre skick än det var när du kom dit det är inget soprum även om det ligger granne med ett. Barnvagnar kan förvaras i förrådsutrymme som finns under trappan på entreplan i 12:ans uppgång. Dörren finns precis t.v när man går in från gården. Källarförråden Till varje lägenhet finns ett källarförråd, vilket som tillhör Din lägenhet har förhoppningsvis den tidigare ägaren visat. Av telefon- och e-postlistan framgår även vilket/vilka förråd som tillhör övriga medlemmar. Det är av högsta vikt att tänka på att källarförråden inte är helt säkra, främst ur risken för översvämningar. Det har under åren förekommit översvämningar troligen har de hört samman med extrema regnväder som lett till att någon dagvattenbrunn läckt. Vad Du alltså bör beakta är att inte förvara känsliga/värdefulla saker direkt på golvet.
Ett tips är att sätta in hyllor, trallar eller lägga en lastpall på golvet så minimeras risken för skada. Gångarna i källarförråden är inte till för förvaring. Om det finns behov av att under kortare period t.ex under renovering eller liknande förvara saker får man låna utrymme i källargångarna om man märkt utrustningen med namn och tidpunkt när man kan förvänta sig att de ska vara bortplockade. Detta förutsätter naturligtvis att de inte placeras så att de hindrar andra eller att säkerheten äventyras. Centralvärmeväxlare Föreningens viktigaste anläggning, vår centralvärmeväxlare återfinns till vänster innanför dörren i 12:ans källarförråd (rakt under entrétrappan i 12:an). Det är via denna anläggning som vi får vårt varmvatten och värme. Uppstår det problem med varmvatten eller värmen i fastigheten så utgör den en viktig kontrollpunkt. Radiatorer De radiatorer (element) som finns i lägenheterna kräver ofta visst underhåll för att fungera korrekt. Om det blir kallt i något av elementen i lägenheten bör Du själv utföra följande: OBS! är du det minsta tveksam på hur du ska göra kontakta då någon av dina grannar som vet hur man gör och be att få tips på hur man ska göra. Skruva av termostaten (den stora vita plastknoppen) med hjälp av en skiftnyckel. Tryck några gånger på den metallpigg som stick fram (den brukar ha fastnat). Känn med handen på rören som leder in vattnet till radiatorn, om de blir varma så är problemet löst. Avstängning av vatten Om vattnet måste stängas av ska de avstängningskranar som finns för respektive lägenhet eller lägenhetsstam användas. Lägenheter med jämna nr i uppgång 10 kan stänga av vattnet inne i lägenheten (servicelucka i köket). För övriga lägenheter finns kranar i taket i källaren (de flesta i 12:ans förrådskällargång). Några kranar finns inne i förrådet direkt t.h om dörren i 12:ans källargång, för att öppna detta förråd krävs nycklar, för att låna dessa kontakta styrelseledamot med ansvar för gemensam utrustning. Kranarna är röda och märkta med en vit bricka med texten KV (kallvatten), VV (varmvatten) och VVC (varmvatten cirkulation). I styrelserummet finns en pärm märkt Skötselinstruktioner VVS där mer information och fullständiga ritningar finns. Glöm inte att meddela de som ev. drabbas av att du stänger av vattnet. Observera att huvudvattenkranen som finns i soprummet endast ska användas i undantagsfall/ krissituationer. Isvarning och takskottning Ett viktigt ansvarsområde som har aktualiserats för alla fastighetsägare sedan den tragiska olyckan på Drottninggatan för några år sedan är att varna för riskerna med fallande is och snö. Ut mot gatan måste vi sätta upp varningsskyltar under de perioder då riskerna är extra stora. För detta ansvarar styrelsen men månadens vaktis assisterar i detta arbete. Om du upptäcker istappar eller liknande och inte redan har erhållit information om att åtgärder är vidtagna så ber styrelsen dig att skicka ett mail till isvarning@brfbirka.se för att vi snabbt ska kunna agera och minimera riskerna. Eftersom vi har haft problem med isbildning vid stuprännorna in emot gården måste Du för tillfället vara extra försiktig och vaksam på detta. Åtgärder för att minska risken för detta ingår i underhållsplanen.
Uthyrningslokaler Föreningen äger två uthyrningslokaler. Lokal L1 finns i gatuplanet till vänster om 10:ans entré. Lokalen är på ca 60 m 2 och till denna lokal finns en tillhörande toalett som ligger t.h om dörren till cykelrummet i källaren. Lokal L2 återfinns på plan 1 i 10:an och den lokalen är på ca 15 m 2. Vilka som hyr dessa lokaler framgår av gällande telefon- och e-postlista. Ekonomiska utlägg för föreningen Handkassa sköts av föreningens kassör och mindre utlägg av medlemmarna kan ersättas direkt vid inlämning av underlag. För att ersättning ska kunna utbetalas krävs att Du använder en blankett Räkning utlägg där nödvändig information anges. Till blanketten bifogas aktuella kvitton (fastsatta på A4 blad). Vid större utlägg betalas ersättning ut via bankkonto. Renovering/ombyggnation av lägenhet Vid renoveringar eller ombyggnationer av större slag (ex. nytt kök, ändring av planlösning) skall en förfrågan bygganmälan lämnas till styrelsen för godkännande (gäller alltså ej mindre förändringar som ommålning, tapetsering eller andra liknande saker som inte påverkar övriga medlemmar). Oavsett om ärendet kräver godkännande tänk på att tala med dina grannar om arbetet kan leda till att de blir störda. Vid frågor kontakta ledamot med ansvar för gemensam utrustning. Försäljning av lägenhet Vid försäljning av bostadsrätten skall styrelsen informeras i god tid om att detta skall ske. Det är sedan ditt ansvar som säljare att se till att mäklaren erhåller följande information: Kopia av senaste årsredovisning inkl. revisionsberättelse. Gällande stadgar. Årtal när större renoveringar, trapphusmålningar, tvättstuga m.m. har utförts. Andra praktiska fakta som ska uppges är: Byggår 1908, stammar byttes 1980 (i samband med större ombyggnad av fastigheten). I de fall att mäklaren behöver styrka uppgifter eller behöver ha svar på andra frågor så är det ordförande som utgör kontaktperson. I övrigt ta reda på så mycket som möjligt och om du inte känner till fakta sök upp dem och överlämna dessa till mäklaren när denne får sitt uppdrag. Föreningens gemensamma aktiviteter Varje år innan utgången av juni månad (som regel i maj) hålls föreningens årsstämma. Innan sommaren tar vid brukar vi även genomföra en städkväll med efterföljande gårdsfest. Det anses självklart att varje medlem finns representerad på städkvällen, men skulle det inte passa in i kalendern, se till att ta ansvar och utför något av det som behöver göras vid en annan tidpunkt. Sammanfattningsvis hoppas vi att detta dokument ska göra det ännu enklare och tydligare att fortsätta den goda tradition som finns i föreningen att tillsammans sköta vårt gemensamma hus på ett sätt som vi alla kan vara stolta, nöjda och glada över. Med vänliga hälsningar Styrelsen i BRF Birka