TJÄNSTEUTLÅTANDE Datum 2017-09-04 Sida 1 (1) Diarienr AN 2017/00215-1.3.5 Sociala nämndernas förvaltning Johan Crusefalk Epost: johan.crusefalk@vasteras.se Kopia till Äldrenämnden Redovisning av systematiskt kvalitetsarbete inom äldrenämndens verksamhetsområde - halvår 1 2017, lex Sarah Förslag till beslut Äldrenämnden godkänner redovisningen av avvikelser i form av lex Sarah. Ärendebeskrivning Äldrenämnden har i april 2015 beslutat att förvaltningen ska sammanställa avvikelser i form av klagomål och synpunkter respektive lex Sarah halvårsvis samt att dessa båda avvikelsetyper ska bedömas. Stadens redovisningsplan anger att de båda avvikelsetyperna klagomål och synpunkter samt lex Sarah ska diarieföras i olika serier, vilket medför att även sammanställningen till nämnd sker i olika skrivelser för att kunna diarieföras i rätt serie. Respektive skrivelse avslutas med en sammanvägning och bedömning av respektive avvikelsetyp. I sammanställningen för 2015 analyserades de båda avvikelsetyperna gemensamt. I halvårssammanställningarna för 2016 och i år har separata bedömningar genomförts med hänvisning till att de båda avvikelsetyperna klagomål och synpunkter och lex Sarah är av så olika karaktär att en gemensam bedömning inte ger en tydlig överblick av vad avvikelserna handlar om. Av sammanställningen går att utläsa antal och typ av missförhållanden i lex Sarah-ärenden gällande nämndens myndighetskontor och den utförda vård och omsorg som sker i nämndens regi.
TJÄNSTESKRIVELSE 1 2017-08-24 Dnr: ÄN 2017/00215-1.3.5 Sociala nämndernas förvaltning Handläggare: Ritwa Frang/Johan Crusefalk Äldrenämnden Sammanställning av avvikelser i form av lex Sarah inom Äldrenämndens (ÄN:s) myndighetsutövning respektive utförd vård och omsorg, tidsperioden 1/1-30/6 2017 Bakgrund Stadens redovisningsplan anger att de båda avvikelsetyperna klagomål och synpunkter samt lex Sarah ska diarieföras i olika serier, vilket medför att även sammanställningen till nämnd sker i olika skrivelser för att kunna diarieföras i rätt serie. Respektive skrivelse avslutas med en sammanvägning och analys av respektive avvikelsetyp. I sammanställningen för 2015 analyserades de båda avvikelsetyperna gemensamt. I halvårssammanställningarna för 2016 och i år har separata analyser genomförs med hänvisning till att de båda avvikelsetyperna klagomål och synpunkter och lex Sarah är av så olika karaktär att en gemensam analys inte ger en tydlig överblick av vad avvikelserna handlar om. 1. Lex Sarah myndighetsutövning 2017-01-01--06-30 Nedan följer en kategorisering av de missförhållanden som rapporterats: Fördröjd handläggningstid 3 Fördröjd verkställighet 1 Enskild beviljad insats utan ansökan 1 Bristande dokumentation och 1 informationsöverföring Totalt 6 Postadress Västerås stad Soc nämndernas förvaltning 721 87 Västerås Kommentar till tabellen Under tidsperioden har sex lex Sarah-rapporter inkommit avseende myndighetsutövningen inom Äldrenämnden (ÄN). Rapporterna har medfört lex Sarah-utredningar. Samtliga utredningar är färdigställda. Tre av dessa resulterade i bedömningen att det inträffade var ett allvarligt missförhållande och anmälan till IVO har gjorts i samtliga. IVO har fattat beslut om att avsluta ärendena då de bedömer att nämnden har fullgjort sin utrednings- och anmälningsskyldighet enligt lex Sarah. Två av utredningarna resulterade i bedömningen att det inträffade var ett missförhållande men inte allvarligt. En avslutades med bedömningen att det inte var ett missförhållande eller risk för missförhållande enligt lex Sarah. Telefon direkt 021-392514 Kontaktcenter 021-39 00 00 Organisationsnr: 212000-2080 Webbplats www.vasteras.se E-post kontaktcenter@vasteras.se
VÄSTERÅS STAD 2 De lex Sarah-rapporter som inkommit från Biståndsenheten äldre handlar om bristande rättssäkerhet i form av bistånd som utgått utan ansökan från enskild, fördröjd handläggningstid samt fördröjd verkställighet av gynnande beslut. En lex Sarah-rapport avser bristande dokumentation och informationsöverföring till utförare. Antalet inkomna lex Sarah-rapporter bedöms vara förhållandevis lågt i förhållande till det antal ärenden som handläggs på enheten. Sammanfattande bedömning myndighetsutövning Syftet med att utreda lex Sarah-rapporter är att identifiera missförhållanden i den egna verksamheten samt att åtgärda dessa och se till att dessa missförhållanden inte uppkommer igen. En analys görs i varje ärende av vad som orsakat missförhållandet och vad som behöver förändras i exempelvis rutiner, arbetssätt eller styrning för att det inte ska hända igen. Utredningarna leder till beslut om åtgärder och en återkoppling sker till berörd chef och dess personal. Syftet med återkopplingen är att det ska ske ett lärande i organisationen och att samma missförhållande inte ska upprepas. Några tydliga trender eller tendenser går inte att utläsa av materialet då antalet lex Sarah-rapporter är få. De rapporter som har inkommit handlar dock om samma missförhållanden som rapporterats under 2015 och 2016. Detta kan tolkas som att vidtagna åtgärder för att förhindra att samma missförhållanden uppstår inte har nått full effekt. Noteras bör att antalet lex Sarah-rapporter ökat i jämförelse med första halvåret 2016 då det inkom tre stycken. Kunskapen om lex Sarah i organisationen har ökat successivt. Under första halvåret 2017 har rutinerna för tillämpningen av lex Sarah reviderats och antagits av Äldrenämnden. Med de nya reviderade rutinerna har tillämpningen av lex Sarah tydliggjorts ytterligare i syfte att öka medvetenheten om rapporteringsskyldigheten. Sedan 2017-05-01 handläggs lex Sarah-ärendena i ett nytt verksamhetssystem, Flexite. Syftet med Flexite är att förenkla rapporteringen och handläggningen av lex Sarah-ärenden. Under hösten 2017 planeras informationsdagar för all personal på Biståndsenheten äldre i syfte att öka medvetenheten och kunskapen kring rapporteringsskyldigheten. Det är viktigt att det råder en hög medvetenhet om rapporteringsskyldigheten enligt lex Sarah på enheten. Allt eftersom personalen blir mer medveten om denna så ökar också benägenheten till reflektion över det egna arbetet. Utvärdering av det egna arbetet kan då bli en naturlig del i den dagliga myndighetsutövningen vilket kan bidra till ökad kvalitet.
VÄSTERÅS STAD 3 2. Lex Sarah utförd vård och omsorg 2017-01-01--06-30 I tabellen nedanför redovisas antalet lex Sarah-rapporter avseende utförd vård och omsorg inom äldrenämndens område specificerat på utförare. Totalt finns 12 leverantörer av hemtjänst och hemsjukvård, 7 utförare inom särskilt boende och 1 inom korttidsboende. Samtliga utförare har lämnat in redovisning, varav två av dessa, Attendo och Västerås stads Vård & Omsorg (fortsättningsvis benämnt Vård & Omsorg), har angett uppgifter om någon lex Sarah-hantering: Attendo särskilt boende Vård & Omsorg hemtjänst Vård & Omsorg servicehus Vård & Omsorg sä.bo & kort.bo Totalt 3 rapporter 5 rapporter 10 rapporter 15 rapporter 33 rapporter Kommentar till tabellen Under tidperioden har totalt 33 lex Sarah-ärenden redovisats från dessa två utförare. De 33 rapporterna handlar främst om brister i utförande av insats och brister i bemötande men också om ekonomiska övergrepp i form av stöld av kontanter. Ingen av de redovisade rapporterna har medfört anmälan till IVO. Som ett sätt att få in mera jämförbara uppgifter från utförarna kring registrerade synpunkter, klagomål och lex Sarah-ärenden, så redovisar samtliga utförare förutom Vård & Omsorg från och med 2017 sina uppgifter i en enhetlig digital undersökning, som utvecklats vid Sociala nämndernas förvaltning. I den digitala undersökningen har lex Sarah-hantering fördefinierats som hela processen från rapport över utredning till eventuell IVO-anmälan. Utförarna ombeds i undersökningen också specificera antalet upprättade lex Sarah-rapporter respektive antalet lex Sarah-anmälningar till IVO. Sedan 2017-05-01 handläggs de enskilda lex Sarah-ärendena vid Vård & Omsorg i ett nytt verksamhetssystem, Flexite. Syftet med detta system är att förenkla rapporteringen och handläggningen av lex Sarah-ärendena. Vård och Omsorg gör även sin sammantagna halvårsredovisning med material från Flexite. Sammanfattande bedömning utförd vård & omsorg Syftet med att upprätta och utreda lex Sarah-rapporter är att identifiera missförhållanden i den egna verksamheten samt att åtgärda dessa och se till att de inte händer igen. Verksamhetens personal har en rapporteringsskyldighet enligt lex Sarah och verksamheten har ett ansvar att utreda samtliga rapporter samt vidta åtgärder för att komma till rätta med missförhållandet. Kunskap om utförarnas hantering av lex Sarah-ärenden är beroende av att det finns fungerande rutiner för redovisning från utförarna till SNF. Varje utförare ska enligt avtal/beställning göra en sammantagen redovisning av sin lex Sarah-hantering i samband med varje halvårsskifte juni/juli och varje årsskifte. På samma gång har utförarna stor frihet att själva bestämma hur deras kvalitetsledningssystem och redovisningen av lex Sarah-ärenden utformas. Vid tidigare inrapporteringar av lex Sarah-ärenden, har jämförbarheten i redovisningen försvårats av stora olikheter mellan utförarna, där vissa redovisat antalet utförda lex Sarah-rapporter medan andra i stället har angett antalet lex Sarah-anmälningar
VÄSTERÅS STAD 4 till IVO. Vissa utförare har i beskrivningen av sin hantering reserverat termen lex Sarah-ärende för den mindre del allvarliga ärenden som anmäls till IVO medan andra utförare benämnt hela gången från rapport över utredning till eventuell IVOanmälan som sin lex Sarah-process. Generellt sett är det samlade redovisade materialet som kommit in från utförarna vid det här mättillfället mera jämförbart än tidigare på grund av att utförarna redovisat sina uppgifter i den digitala länken. På längre sikt är avsikten att samtliga utförare av vård och omsorg som arbetar på avtal med Västerås Stad ska ansluta sig till Flexite och handlägga synpunkter, klagomål och lex Sarah-ärenden samt ta ut halvårsstatistik ur detta system. Det finns dock ännu ingen bestämd tidplan för när detta kan ske. Antalet rapporterade lex Sarah-ärenden får fortfarande betraktas som litet sett i relation till omfattningen av den totala utförarverksamheten inom ÄN. Det går visserligen att se att det totala antalet lex Sarah-ärenden som rapporterats till SNF från utförare på ÄN:s område fortsatt att öka, från 23 första halvåret 2016 till 33 första halvåret i år. I rapporteringen beskriver vissa utförare en ständigt pågående och konsekvent utbildningssatsning kring lex Sarah. De stora skillnaderna i rapporteringsfrekvens, där 10 av 12 utförare inte rapporterar någon lex Sarahhantering över huvud taget, ger ändå bilden av ett kunskapsglapp på området mellan olika utförare. Alla utförare har dock vid tidigare kontakt uppgett att de varit helt införstådda med all personals rapporteringsskyldighet.