2. Översyn över verksamheten Ungdomsgruppen Bilaga utskickad med kallelse till arbetsutskottet, SON/Au 83, sid 6-11.

Socialnämnden Karl Risp Kallelse/Underrättelse 25 november 2015 1 (9) Till ledamöterna i socialnämnden och övriga i socialförvaltningen för kännedom Kallelse till socialnämndens sammanträde: Datum: Onsdagen den 2 december 2015 Tid: 09:00-15:00 Plats: Bornholm plan 4, Rådhuset, Visborgsallén 19 Ordinarie ledamot som inte kan delta på sammanträdet anmäler detta till Kalle Risp som kallar in ersättare. Telefon 20 43 66 eller e-post karl.risp@gotland.se Lokaler för förmöten kl 08.00-09.00 (S),(V) och (MP), Bornholm (M), (C) och (FP), Åland Dagordning Justeringsledamot i tur: Mats Hedström (M) Ärenden 1. Socialdirektören informerar 2. Översyn över verksamheten Ungdomsgruppen Bilaga utskickad med kallelse till arbetsutskottet, SON/Au 83, sid 6-11. Förslag till beslut Besöksadress Visborgsallén 19 Postadress SE-621 81 Visby Telefon +46 (0)498 26 90 00 vxl E-post registrator_son@gotland.se Bankgiro 339-8328 Plusgiro 18 97 50-3 Org nr 212000-0803 Webbplats www.gotland.se/socialtjanst 1

Socialnämnden Region Gotland 2 (9) Socialnämnden beslutar att Ungdomsgruppens ungdomssekreterare integreras och samlokaliseras i Familjefokus. Socialnämnden beslutar att Familjefokus tillsammans med ungdomsgruppen utvecklar insatser till barn, ungdomar och deras föräldrar, i syfte att förebygga psykisk ohälsa och i ett tidigt skede kunna identifiera barn/ungdomar i riskzonen. Socialnämnden beslutar om en särskild inriktning på att utveckla samarbetet med grundskolorna (årskurs 4-9) på Gotland i syfte att tidigt identifiera barn/ungdomar som befinner sig i riskzonen. Sammanfattning Individ- och familjeomsorgen har i uppdrag att fortlöpande överväga innehållet i socialtjänstens verksamhet och ställa om verksamhet så att den motsvarar de behov som barn och ungdomar har samt ha en ekonomi i balans. De senaste tio åren har ungdomars vanor förändrats vilket ställer krav på förändrad verksamhet. Förändrade och nytillkomna verksamheter, förändrade behov samt krav på en ekonomi i balans kräver översyn av Ungdomsgruppens verksamhet. De insatser kommunen tillhandahåller för att ge barn stöd i sin utveckling ska utgå från de behov som barn och ungdomar har. De ska också erbjudas i ett tidigt skede, vara lättillgängliga och ha en hög kvalitet. Familjefokus har en utvecklad verksamhet och en organisation för att erbjuda stöd individuellt och i grupp till barn, ungdomar och föräldrar. Stöd kan ges både som service och på uppdrag utifrån biståndsbedömda beslut. En integrering och samlokalisering med ungdomsgruppen bedöms kunna komplettera och bidra till att ytterligare utveckla familjefokus i syfte att tillgodose de behov som ungdomar har. MiniMarias verksamhet är den verksamhet som numer har specialistkompetens kring droger och psykisk hälsa och som till stora delar ersatt ungdomsgruppens uppdrag kring alkohol och droger 3. Översyn över verksamheten Motivet Bilaga utskickad med kallelse till arbetsutskottet, SON/Au 84, sid 12-14. Förslag till beslut Socialnämnden beslutar att Familjestödsenhetens resurser i form av Familjefokus resurser som i dag är riktade till Solbergaskolan och Södervärnskolan avslutas i samband med att vårterminen 2016 avslutas. Socialnämnden beslutar att Familjestödsenhetens resurser motsvarande budgeterade kostnader för familjeorienterat skolstöd (FOSS) inriktas på att utveckla samarbetet med grundskolorna (åk 4-9) på Gotland. Sammanfattning Individ- och familjeomsorgen har i uppdrag att fortlöpande överväga innehållet i socialtjänstens verksamhet och ställa om verksamhet så att den motsvarar de behov som barn och ungdomar har samt ha en ekonomi i balans. Socialförvaltningen har 2

Socialnämnden Region Gotland 3 (9) sedan tidigare påtalat att Motivet som modell tillgodoser vissa behov vid två Visbyskolor. Socialtjänsten behöver ställa om sin verksamhet riktad mot skolfrågor för att kunna ge ett familjeorienterat skolstöd stöd till ungdomar och deras föräldrar på Gotland. 4. Översyn över verksamheten öppen förskola sid. 10-17 Bilaga Förslag till beslut Socialnämnden avslutar samarbetet med barn- och utbildningsnämnden gällande öppna förskolorna Myllan och Gurkfröet. Sammanfattning Socialnämnden beslutade den 16 april (SON 49) om riktlinjer för öppen förskola samt gav socialförvaltningen i uppdrag att följa upp insatsen och återrapportera till socialnämnden. Det finns exempel på när verksamheten varit ett stöd för de föräldrar som besökt den öppna förskolan. Det är i huvudsak föräldrar med en stabil social förankring som besöker verksamheterna vilket är en förändring från den ursprungliga verksamhetsidén. Gurkfröets verksamhet är svår att bemanna och verksamheten saknar finansiering. Socialtjänsten ser det inte som sin primära uppgift att bedriva öppen förskola i nuvarande form. 5. Upphandling för bostad med särskild service för vuxna LSS. Köp av enstaka platser Bilaga utskickad med kallelse till arbetsutskottet, SON/Au 87, sid 15. Förslag till beslut Socialnämnden godkänner förvaltningens förslag till förfrågningsunderlag. Sammanfattning Idag köper förvaltningen elva platser från Hajdes Ekonomiska förening i Klintehamn samt två platser från Kungsängen Nora i Hablingbo. Avtalet går ut 30 april 2016. Upphandlingen avser ramavtal för platser i bostad med särskild service för vuxna enligt LSS. Region Gotland kan i särskilda fall inte verkställa beslut i egen regi eller genom entreprenad och har då behov av att köpa platser av en annan utförare. Antagen anbudsgivare kan inte garanteras köp av boendeplats då verkställigheten alltid bedöms utifrån brukarens individuella behov samt tillgång på boendeplatser. Upphandlingen omfattar endast verksamhet som bedrivs på Gotland. Socialförvaltningen har tagit fram ett förfrågningsunderlag som baseras främst på lagstiftning inom området, krav och förhållningssätt från Socialstyrelsen och IVO, socialnämndens Uppdrag och Kvalitetsdokument för Bostad med särskild service 9 9 LSS samt resultat från brukarundersökning. Entreprenaden ska bedrivas på ett sådant sätt att verksamheten uppfyller samtliga krav som ställs. 3

Socialnämnden Region Gotland 4 (9) 6. Upphandling särskilt boende, Sudergården i Burgsvik Bilaga utskickad med kallelse till arbetsutskottet, SON/Au 86, sid 16. Förslag till beslut Socialnämnden godkänner förvaltningens förslag till förfrågningsunderlag. Sammanfattning Det särskilda boendet i Burgsvik drivs idag med hjälp av entreprenör, Attendo Care AB, med ett avtal som sträcker sig till 31 augusti 2016. Boendet omfattar 30 lägenheter varav 20 lägenheter i dagsläget är avsedda för personer med demenssjukdom. Upphandlingsformen är föreslagen som förenklad tjänsteupphandling. Avtalet beräknas starta 1 september 2016. Socialförvaltningen har tagit fram ett förfrågningsunderlag som baseras främst på lagstiftning inom området, krav och förhållningssätt från Socialstyrelsen och IVO, socialnämndens Uppdrag och Kvalitetsdokument för särskilt boende samt resultat från brukarundersökning. Entreprenaden ska bedrivas på ett sådant sätt att verksamheten uppfyller samtliga krav som ställs för drift av ett särskilt boende. 7. Revidering. Förfrågningsunderlag enligt LOV för hemtjänst och daglig verksamhet sid. 18-79 Bilaga Förslag till beslut Socialnämnden antar socialförvaltningens förslag till uppdaterade dokument för hemtjänst och daglig verksamhet enligt LOV, lagen om valfrihetssystem. Sammanfattning Region Gotland tillämpar LOV inom hemtjänst och daglig verksamhet. Förfrågningsunderlag med bilagor skall årligen eller vid behov uppdateras. 8. Slutrapport. Tidig rehabilitering i hemmet Bilaga utskickad med kallelse till arbetsutskottet, SON/Au 88, sid 17-33. Förslag till beslut Socialnämnden godkänner slutrapporten och tackar för ett gott arbete. Socialnämnden ger förvaltningen i uppdrag att ta fram uppgifter på vilka resursförstärkningar som krävs för att implementera arbetssättet att omfatta samtliga brukare på Gotland (enligt Östersundsmodellen ), dess kostnader samt förmodade effekter, såväl ekonomiska som personrelaterade. Sammanfattning 4

Socialnämnden Region Gotland 5 (9) Ett ökat antal äldre med behov av vård och rehabilitering i kombination med kortare vårdtider inom slutenvården medför att behovet av rehabilitering i hemmet ökar. För äldre är det extra viktigt att rehabilitering sätts igång tidigt för att förhindra inaktivitet och försämrad aktivitetsförmåga. Projektet syftar till att den enskilde uppnår ökad aktivitetsförmåga, funktionsnivå och/eller livskvalitet och därmed ökad möjlighet att bo kvar i ordinärt boende med rätt stöd. Målsättningen är dels att arbeta fram en modell för bedömning och rehabilitering i ordinärt boende, dels att utveckla en bättre struktur för samverkan mellan berörda parter som ger en tidigare och mera intensiv rehabilitering i hemmet. Resultatet visar på en tydlig minskning av antalet hemtjänsttimmar både efter avslut och i en uppföljning efter tre månader. 9. Information. Organisatorisk och social arbetsmiljö (AFS 2015:4) Förslag till beslut Socialnämnden godkänner informationen. Sammanfattning Arbetsmiljöverket har tagit fram en ny allmän föreskrift som gäller organisatorisk och social arbetsmiljö träder i kraft den 1 mars 2016. Fokus ligger på arbetsbelastning, arbetstid och kränkande särbehandling. 10. Information. Studieerbjudande och trainee Förslag till beslut Socialnämnden godkänner informationen. 11. Information. Medarbetarenkäten 2015 Förslag till beslut Socialnämnden godkänner informationen. Sammanfattning Medarbetarenkäten genomfördes i oktober 2015. Svarsfrekvensen var 83 % (82 % för RG) vilket var en förbättring från 2014 (82 %). Ledarskapsvärdet har ökat från till 73, från 70 förra året. Delvis ett resultat av förstärkningen i enhetschefernas möjlighet till stöd från avdelningschef. Medelvärdet på enkäten var 3,96 (på en femgradig skala) och medarbetarindex (MI) var 71. Båda resultaten oförändrade sen förra året och medelvärdet är något högre än för regionen (3,95). Förvaltningens styrkor i förhållande till resten av regionen är möjligheten till balans mellan arbete och fritid, en större tydlighet i sitt uppdrag och större förståelse för hur man bidrar till att nå de övergripande målen. De utvecklingsområden som lyfts fram i enkäten är nära kopplat till arbetsmiljön och handlar om arbetet med konflikter, relationer och upplevelse av respekt. 5

Socialnämnden Region Gotland 6 (9) 12. Boendestöd inom socialförvaltningen Bilaga utskickad med kallelse till arbetsutskottet, SON/Au 90, sid 34-44. Förslag till beslut Socialnämnden ger förvaltningen i uppdrag att starta en ny bostad med särskild service enligt SoL för vuxna med sex till åtta platser där platserna erbjuds under max två år, så kallat startboende. Socialnämnden beslutar att boendestöd som insats enligt SoL möjliggörs för fler personer inom LSS-målgrupp (även personer med lindrig utvecklingsstörning) och att socialförvaltningen får i uppdrag att revidera riktlinjen för biståndsbedömning med detta tillägg. Socialnämnden ger förvaltningen i uppdrag att revidera dokumentet Uppdrag och kvalitetskrav för boendestöd och att detta anpassas efter utökad målgrupp. Socialnämnden beslutar att boendestöd är avgiftsfritt enligt tidigare beslut även för denna målgrupp. Socialnämnden ger förvaltningen i uppdrag att utarbeta ett nytt dokument Uppdrag och kvalitetskrav för startboende. Sammanfattning I dagsläget finns möjlighet att få boendestöd enligt SoL. Insatserna verkställs till personer med psykiska funktions- hinder/neuropsykiatriska diagnoser och/eller beroendeproblematik. Boendestödet är avgiftsfritt för den enskilde. Inom lagen om stöd och service till vissa funktionshindrade (LSS) finns idag inte insatsen boendestöd. I omsorg om personer med funktionshinders (OoF) regi verkställs idag boendestödsliknande insatser enligt 9 9 LSS, bostad med särskild service (servicebostad). Med boendestödsliknande insatser avses här ett mindre omfattande behov av stöd än vad som normalt ingår i ett beslut om bostad med särskild servicebeslutet enligt LSS. På Gotland möter vi idag en ung generation med nya behov. De är på väg att flytta ifrån sitt föräldrahem och det är svårt att veta vilken omfattning av stöd de behöver. Socialförvaltningen bedömer att vi bör möjliggöra insatsen boendestöd enligt SoL även till personer inom LSS målgrupp. Socialförvaltningens bedömning bygger på den rapportstudie som projektledaren genomfört samt Socialstyrelsens kartläggning som tydligt beskriver behovet av boendestöd till målgruppen. Socialförvaltningen bedömer att ett startboende skulle vara ett bra sätt att rusta unga individer för ett mer självständigt liv i framtiden, genom att arbeta metodiskt med kartläggning och hitta individuella strategier för att utveckla den unges självständighet. 13. Översyn över verksamheten personligt ombud sid. 80-82 Bilaga 6

Socialnämnden Region Gotland 7 (9) Förslag till beslut Socialnämnden beslutar att verksamheten personligt ombud upphör från och med 1 januari 2016. Socialnämnden ger förvaltningen i uppdrag att upprätta en handlingsplan och kommunikationsplan för upphörandet av verksamheten personligt ombud. Sammanfattning Personligt ombud är en insats som är helt fristående olika myndigheter och nämnder. En kommun har möjlighet men inte skyldighet att erbjuda stöd av personligt ombud. Ombuden arbetar på uppdrag av klienten. Verksamheten består idag av ett ombud (0,75 tjänst). Vid årsskiftet 2014/2015 var 24 klienter aktuella för personligt ombud. Antalet klienter är lågt i förhållande till verksamhetens kostnader samt i förhållande till andra verksamheter. Underskottet i verksamheten beräknas till ca 150 000 kr årligen. Personligt ombud som verksamhet bedrivs med ett underskott samt berör förhållandevis få klienter. 14. Uppföljning. Internkontrollplan 2015 sid. 83-91 Bilaga Förslag till beslut Arbetsutskottet lämnar ärendet utan förslag till beslut till socialnämnden. 15. Beslutsattestanter inom socialförvaltningen 2016 Bilaga skickas ut per e-post och delas ut på sammanträdet 16. Översyn över tjänsten fönsterputsning inom hemtjänsten sid.92 Bilaga Förslag till beslut Socialnämnden beslutar att lägga ner tjänsten fönsterputsning. Sammanfattning I insatsen städning ingår damma, dammsuga, sopa, våttorka golv, rengöring av kök och badrum, bädda rent i säng, bära ut sopor, och allmän uppsnyggning. Det ingår även att man får hjälp med fönsterputsning en gång per år. Tjänsten är avgiftsbelagd. I egen regi är det ca 500 personer som har beslut på serviceinsatser varav de flesta av dem har hjälp med städning. I snitt kostar fönsterputsningen ca 350 kronor per brukare att köpa tjänsten av företag på den öppna marknaden. Om tjänsten tas bort skulle det innebära en kostnadsminskning på ca 130 000 kr för utförare i egen regi. 7

Socialnämnden Region Gotland 8 (9) 17. Översyn över dagverksamheter inom särskilda boenden sid. 93 Bilaga Förslag till beslut Socialnämnden beslutar att slå ihop dagverksamheterna Violen och Syrengården för att hela verksamheten ska bedrivas med tre medarbetare. Socialnämnden beslutar att samlokalisera dagverksamheterna i en lämplig lokal. Sammanfattning Dagverksamheterna som idag finns i Visby och Roma föreslås slås ihop till en gemensam verksamhet. Förvaltningen kommer att leta efter en lämplig lokal. 18. Revidering. Uppdrag och kvalitetskrav för särskilda boenden inom Region Gotland sid. 94-116 Bilaga Förslag till beslut Socialnämnden beslutar att anta revidering av Uppdrag och kvalitetskrav Särskilt boende inom region Gotland. Sammanfattning Syftet med dokumentet Uppdrag och Kvalitetskrav är att beskriva de krav på kvalitet och innehåll i insatsen som ställs på utförare av särskilt boende. Dokumentet är även tänkt som en vägledning och ett stöd till de utförare som ska verkställa insatsen. Dokumentet är tidigare antaget av socialnämnden den 8 december 2010 och har reviderats 8 juni 2012 och 18 oktober 2013. Vid denna revidering av uppdrag och kvalitetskrav har dokumentet upprättats i av socialnämnden tidigare fastställd mall. Insatsens innehåll har förtydligats och kraven på bl.a. hälso- och sjukvårdsansvar och rehabilitering har utvecklats. 19. Uppdrag. Behov och effekter av en utbyggd familjehemsorganisation sid. 117-122 20. Uppdrag. Behov och effekter av en utbyggd HVB-organisation sid. 117-122 21. Uppdrag. Verksamheten för ensamkommande barn och ungdomar sid. 117-122 22. Särskilt förordnad vårdnadshavare Bilaga är sekretessbelagd och skickas separat. 23. Sammanträdesordning 2016 sid. 123-125 Bilaga 8

Socialnämnden Region Gotland 9 (9) Förslag till beslut Socialnämnden godkänner sammanträdesordningen för 2016. 24. Delgivnings- och anmälningsärenden sid. 126 Bilaga Förslag till beslut Socialnämnden godkänner delgivningarna. 25. Delgivning av individutskottets beslut Förslag till beslut Socialnämnden godkänner delgivningen av individutskottets beslut 645-759. Sammanfattning Socialnämndens individutskott fattar beslut i individärenden enligt socialtjänstlagen (SoL), LVU (lagen med särskilda bestämmelser om vård av unga), LVM (lagen om vård av missbrukare i vissa fall) och LSS (lagen om stöd och service till vissa funktionshindrade) på delegation från nämnden. 26. Övriga ärenden Maria Björkman ordförande 9

Ärendenr SON 2015/469 1 (4) Handlingstyp Tjänsteskrivelse Datum 17 november 2015 Socialnämnden Översyn över verksamhet med öppen förskola Förslag till beslut Att socialnämnden avslutar samarbetet med barn- och utbildningsnämnden gällande öppna förskolorna Myllan och Gurkfröet. Sammanfattning Socialnämnden beslutade den 16 april 2014 (SON 49) om riktlinjer för öppen förskola samt gav socialförvaltningen i uppdrag att följa upp insatsen och återrapportera till socialnämnden. Det finns exempel på när verksamheten varit ett stöd för de föräldrar som besökt den öppna förskolan. Det är i huvudsak föräldrar med en stabil social förankring som besöker verksamheterna vilket är en förändring från den ursprungliga verksamhetsidén. Gurkfröets verksamhet är svår att bemanna och verksamheten saknar finansiering. Socialförvaltningen ser det inte som sin primära uppgift att bedriva öppen förskola i nuvarande form och föreslår att samarbetet med barn och utbildningsförvaltningen upphör. Bakgrund Öppen förskola är en plats dit föräldrar kommer tillsammans med sina barn (0-5 år). Verksamheten vänder sig i huvudsak till föräldrar och barn i närområdet men är även öppen för övriga. Det förekommer inte någon inskrivning i den öppna förskolan och besökarna bestämmer själva när och hur ofta de önskar delta. Verksamheten utformas efter både besökarnas behov och närområdets karaktär och bygger på besökarnas aktiva medverkan. Verksamheten är avgiftsfri. Öppna förskolan Myllan Öppna förskolan Myllan startades i mitten av 1990 talet och är ett samarbete mellan barn och utbildningsförvaltningen och socialförvaltningen i Region Gotland. Myllans verksamhet finns i Visby. Målgruppen var vid starten att skapa en mötesplats för föräldrar med barn 0-5 år och med litet nätverk. Syftet var att skapa kontakter mellan föräldrar och ha riktad gruppverksamhet med olika praktiska teman som skulle stärka föräldrarollen. Vid Myllan arbetar två personal. En är anställd av barn- och utbildningsförvaltningen och en av socialförvaltningen. Region Gotland Besöksadress Visborgsallén 19 Postadress SE-621 81 Visby Telefon +46 (0)498 26 90 00 E-post registrator-son@gotland.se 10 Org nr 212000-0803 Webbplats www.gotland.se

Region Gotland Socialförvaltningen Ärendenr SON 2015/469 2 (4) Enligt Myllans verksamhetsbeskrivning är inriktningen fortfarande att vara en mötesplats för att skapa nya kontakter, gemenskap och en plats för att utbyta erfarenheter. Personalen kan erbjuda råd och stöd i föräldrarollen, i parrelationen eller i andra sociala och personliga frågor. Myllan erbjuder en öppen verksamhet och viss gruppverksamhet. En särskild dag är verksamheten bara öppen för föräldrar med barn upp till 1,5 år och det finns en eftermiddag där Myllan bara är öppen för unga föräldrar upp till 23 år. I den öppna verksamheten finns många föräldrar som behöver extra stöd i föräldraskapet. Myllan används också som umgängesplats vid bevakade umgänge. För många nyinflyttade familjer där en förälder är föräldraledig är Myllan en plats att knyta kontakter. Under våren 2015 har ett par syriska familjer besökt verksamheten i väntan på förskoleplats. Samarbete sker med MVC, BVC, förskolorna främst Gråbo och Terra Nova, Socialtjänsten, Gråbobiblioteket och integrations samordnare. Besöksstatisk Öppna verksamheten dropin 2014 I genomsnitt har Myllan haft 28 besökare (14 barn och 12 vuxna) per öppet dag Öppna verksamheten dropin 2015 (tom vecka 24). I genomsnitt har Myllan haft 32 besökare per öppet dag (14 vuxna och 18 barn). Under våren 2015 har Myllan tagit emot 42 nya besökare. Gruppverksamhet Gruppverksamheten leds av personal vid Myllan. Unga blivande föräldrar: 7 personer har deltagit. Tema: Att vara gravid, bli föräldrar. Unga föräldrar med barn: Varierande deltagande, kontakt med 17 familjer. Mycket tid läggs på att motivera deltagarna att vara i grupp. Ett varierande antal familjer har deltagit. Arbetar främst med samspel barn och föräldrar. Torsdagsgrupp, grupp med föräldrar som behöver extra stöd och deras barn. I gruppen deltar fem familjer som sammanlagt har 15 barn. Till gruppen kommer förskolebarn med sina föräldrar sammanlagt sju barn. Under våren arbetat med: samspel barn föräldrar, förhållningssätt, bemötande, barns utveckling, ekonomi, boende. Utvärdering För att undersöka hur verksamheten upplevs av besökarna har två träffar genomförts med åtta föräldrar och samtal med personalen på Myllan. Av reslutet kan följande utläsas: Majoriteten av besökarna fördelar sig jämnt mellan boende i södra och norra Visby. Flertalet är föräldralediga någon arbetar och någon studerar. Information om Myllan har besökarna fått via mödravårdcentral, Region Gotlands hemsida eller genom bekanta. Besöker Myllan 1-2 gånger per vecka 11

Region Gotland Socialförvaltningen Ärendenr SON 2015/469 3 (4) Flertalet har inga andra kontakter med socialtjänsten. Deltagarna beskriver att de förväntar att Myllan kan erbjuda lek med andra barn, förberedelse för förskola, utbyta erfarenheter och skapa sociala kontakter. Personalen har kunnat erbjuda stöd i personliga angelägenheter tex samband med separation Om Myllan inte fanns skulle det innebära mindra kontakt med andra föräldrar och mindre möjlighet att få diskutera saker som rör barn tex mat, skötsel och utveckling. Önskemål om bla mer temaverksamhet och öppet under hela sommaren Enstaka anmälningar har kommit till socialtjänsten från Myllan. Myllan arbetar i några familjer som är aktuella inom socialtjänsten och ibland tillsammans med en familjepedagoginsats. Socialtjänsten, MVC och BVC hänvisar familjer till Myllan. Myllan har en roll i det stödjande förebyggande arbetet, både i arbetet med enskilda familjer och i sin gruppverksamhet. Det finns ingen motsvarande verksamhet dit socialtjänsten kan hänvisa blivande unga osäkra mammor/pappor och föräldrar i behov av stöd (t.ex med kognitiva svårigheter). Ekonomi Beräknad kostnad 897 tkr Gurkfröet Öppna förskolan Gurkfröet startade efter beslut i barn- och utbildningsnämnden 2008. Verksamheten startade som ett försök med en förskollärare och en familjepedagog. I september 2013 beslutade socialnämnden att ge förvaltningen i uppdrag att ta upp frågan om förebyggande verksamhet för småbarnsföräldrar på södra Gotland inom Barnsam. I mars 2014 beslutade socialnämnden att bidra med en familjepedagog vid öppna förskolan Gurkfröet. Vid socialnämndens beslut tillfördes inga medel att finansiera verksamheten med. Vid Gurkfröet arbetar en förskollärare och en familjepedagog två halvdagar per vecka. Syftet med Gurkfröet är att föräldrar/annan vuxen och barn 0-5 år ska kunna träffas för lek och att umgås med andra, erfarenhetsutbyte och få råd och stöd av förskolans medarbetare. Verksamheten riktar sig i första hand till föräldrar och barn i närområdet och bedöms särskilt viktig för barn som inte har plats i förskolan. Besöksstatistik Av besöksstatistiken kan man utläsa att besöksantalet per tillfälle sedan hösten 2013 till våren 2015 varit mellan 16-18 personer (vuxna och barn). Mellan hösten 2014 och våren 2015 minskade antalet besökare då bla fler vårdnadshavare kom en vuxen per familj mot att tidigare båda två deltagit. Syskon har i högre grad lämnats på förskolan. Det totala antalet besökare över tid har ökat och med ökad information om verksamheten är det troligt att det kan öka ytterligare. En utökning kräver större lokaler. 12

Region Gotland Socialförvaltningen Ärendenr SON 2015/469 4 (4) Utvärdering För att undersöka hur verksamheten vid Gurkfröet upplevs av besökarna har en fokusgrupp genomförts. Av reslutet kan följande utläsas: Besökarna kommer företrädesvis från Hemse och socknar norr om Hemse. Flertalet av besökarna är föräldralediga Information om Gurkfröet har man fått från BVC eller via kamrater Besöker Gurkfröet en gång per vecka Tidigare deltagit i kyrkans verksamhet Kontakten med personalen är mycket bra Om Gurkfröet inte fanns skulle det innebära mindre kontakt med andra föräldrar, ingen utomstående att diskutera saker med som rör barn, små möjligheter att leka och umgås med barn, det saknas lekparker i Hemse. Önskemål om mer temaaktiviteter, ökade öppettider, uteaktiviteter, upprustning av lekgården och särskilda pappadagar Ekonomi Socialförvaltningens del i verksamheten är inte finansierad. Beräknad kostnad 350 tkr. Evidens öppen förskola Forskning visar att familjen och föräldrarna har störst betydelse för att ge barnen ett gott liv. En varm och förtroendefull relation mellan föräldrar och barn fungerar som en skyddsfaktor för barnet. Öppen förskola där man på ett informellt och enkelt sätt kan komma i kontakt med andra familjer och få stöd av personal är ett sätt att stödja föräldrar. Detta upplevs som särskilt viktigt för föräldrar till yngre barn och för föräldrar med mindre socialt nätverk. Socialförvaltningen Marica Gardell socialdirektör Exp till: Christina Godarve avdelningschef individ- och familjeomsorgen Per-Johan Fernström enhetschef familjestödsenheten Gunvor Allqvie enhetschef barn och familjeenheten Ia Lönngren verksamhetsutvecklare individ- och familjeomsorgen 13

Effekter av öppna förskolan Myllan och Gurkfröet Förslag till beslut Att socialnämnden avslutar samarbetet med barn- och utbildningsförvaltningen gällande öppen förskola. Sammanfattning Socialnämnden beslutade den 16 april (SON 49) om riktlinjer för öppen förskola samt gav socialförvaltningen att följa upp insatsen och återrapportera till socialnämnden. Det finns exempel på när verksamheten med öppen förskola varit ett stöd för de föräldrar som besökt den öppna förskolan. Verksamheten ger de deltagande barnen en bra förberedelse för kommande aktivitet i förskolor mm. Det är i huvudsak föräldrar med en stabil social förankring som besöker verksamheterna vilket är en förändring från den ursprungliga verksamhetsidén. Gurkfröets verksamhet saknar finansiering. Socialförvaltningen ser det inte som sin primära uppgift att bedriva öppen förskola i nuvarande form och föreslår att samarbetet med barn och utbildningsförvaltningen upphör. Bakgrund Öppen förskola är en plats dit föräldrar kommer tillsammans med sina barn (0-5 år). Verksamheten vänder sig i huvudsak till föräldrar och barn i närområdet men är även öppen för övriga. Det förekommer inte någon inskrivning i den öppna förskolan och besökarna bestämmer själva när och hur ofta de önskar delta. Verksamheten utformas efter både besökarnas behov och närområdets karaktär och bygger på besökarnas aktiva medverkan. Verksamheten är avgiftsfri. Öppna förskolan Myllan Öppna förskolan Myllan startades i mitten av 1990 talet och är ett samarbete mellan barn och utbildningsförvaltningen och socialförvaltningen i Region Gotland. Myllans verksamhet finns i Visby. Målgruppen var vid starten att skapa en mötesplats för föräldrar med barn 0-5 år och med litet nätverk. Syftet var att skapa kontakter mellan föräldrar och ha riktad gruppverksamhet med olika praktiska teman som skulle stärka föräldrarollen. Vid Myllan arbetar två personal. En är anställd av barn- och utbildningsförvaltningen och en av socialförvaltningen. Enligt Myllans verksamhetsbeskrivning är inriktningen fortfarande att vara en mötesplats för att skapa nya kontakter, gemenskap och en plats för att utbyta erfarenheter. Personalen kan erbjuda råd och stöd i föräldrarollen, i parrelationen eller i andra sociala och personliga frågor. Myllan erbjuder en öppen verksamhet och viss gruppverksamhet. En särskild dag är verksamheten bara öppen för föräldrar med barn upp till 1,5 år och det finns en eftermiddag där Myllan bara är öppen för unga föräldrar upp till 23 år. 14

I den öppna verksamheten finns många föräldrar som behöver extra stöd i föräldraskapet. Myllan används också som umgängesplats vid bevakade umgänge. För många nyinflyttade familjer där en förälder är föräldraledig är Myllan en plats att knyta kontakter. Under våren 2015 har ett par syriska familjer besökt verksamheten i väntan på förskoleplats. Samarbete sker med MVC, BVC, förskolorna främst Gråbo och Terra Nova, Socialtjänsten, Gråbobiblioteket och integrations samordnare. Besöksstatisk Öppna verksamheten dropin 2014 I genomsnitt har Myllan haft 28 besökare (14 barn och 12 vuxna) per öppet dag Öppna verksamheten dropin 2015 (tom vecka 24). I genomsnitt har Myllan haft 32 besökare per öppet dag (14 vuxna och 18 barn). Under våren 2015 har Myllan tagit emot 42 nya besökare. Gruppverksamhet Gruppverksamheten leds av personal vid Myllan. Unga blivande föräldrar: 7 personer har deltagit. Tema: Att vara gravid, bli föräldrar. Unga föräldrar med barn: Varierande deltagande, kontakt med 17 familjer. Mycket tid läggs på att motivera deltagarna att vara i grupp. Ett varierande antal familjer har deltagit. Arbetar främst med samspel barn och föräldrar. Torsdagsgrupp, grupp med föräldrar som behöver extra stöd och deras barn. I gruppen deltar fem familjer som sammanlagt har 15 barn. Till gruppen kommer förskolebarn med sina föräldrar sammanlagt sju barn. Under våren arbetat med: samspel barn föräldrar, förhållningssätt, bemötande, barns utveckling, ekonomi, boende. Utvärdering För att undersöka hur verksamheten upplevs av besökarna har två träffar genomförts med åtta föräldrar och samtal med personalen på Myllan. Av reslutet kan följande utläsas: Majoriteten av besökarna fördelar sig jämnt mellan boende i södra och norra Visby. Flertalet är föräldralediga någon arbetar och någon studerar. Information om Myllan har besökarna fått via mödravårdcentral, Region Gotlands hemsida eller genom bekanta. Besöker Myllan 1-2 gånger per vecka Flertalet har inga andra kontakter med socialtjänsten. Deltagarna beskriver att de förväntar att Myllan kan erbjuda lek med andra barn, förberedelse för förskola, utbyta erfarenheter och skapa sociala kontakter. Personalen har kunnat erbjuda stöd i personliga angelägenheter tex samband med separation 15

Om Myllan inte fanns skulle det innebära mindra kontakt med andra föräldrar och mindre möjlighet att få diskutera saker som rör barn tex mat, skötsel och utveckling. Önskemål om bla mer temaverksamhet och öppet under hela sommaren Enstaka anmälningar har kommit till socialtjänsten från Myllan. Myllan arbetar i några familjer som är aktuella inom socialtjänsten och ibland tillsammans med en familjepedagoginsats. Socialtjänsten, MVC och BVC hänvisar familjer till Myllan. Myllan har en roll i det stödjande förebyggande arbetet, både i arbetet med enskilda familjer och i sin gruppverksamhet. Det finns ingen motsvarande verksamhet dit socialtjänsten kan hänvisa blivande unga osäkra mammor/pappor och föräldrar i behov av stöd (t.ex med kognitiva svårigheter). Ekonomi Beräknad kostnad 897 tkr Gurkfröet Öppna förskolan Gurkfröet startade efter beslut i barn- och utbildningsnämnden 2008. Verksamheten startade som ett försök med en förskollärare och en familjepedagog. I september 2013 beslutade socialnämnden att ge förvaltningen i uppdrag att ta upp frågan om förebyggande verksamhet för småbarnsföräldrar på södra Gotland inom Barnsam. I mars 2014 beslutade socialnämnden att bidra med en familjepedagog vid öppna förskolan Gurkfröet. Vid socialnämndens beslut tillfördes inga medel att finansiera verksamheten med. Vid Gurkfröet arbetar en förskollärare och en familjepedagog två halvdagar per vecka. Syftet med Gurkfröet är att föräldrar/annan vuxen och barn 0-5 år ska kunna träffas för lek och att umgås med andra, erfarenhetsutbyte och få råd och stöd av förskolans medarbetare. Verksamheten riktar sig i första hand till föräldrar och barn i närområdet och bedöms särskilt viktig för barn som inte har plats i förskolan. Besöksstatistik Av besöksstatistiken kan man utläsa att besöksantalet per tillfälle sedan hösten 2013 till våren 2015 varit mellan 16-18 personer (vuxna och barn). Mellan hösten 2014 och våren 2015 minskade antalet besökare då bla fler vårdnadshavare kom en vuxen per familj mot att tidigare båda två deltagit. Syskon har i högre grad lämnats på förskolan. Det totala antalet besökare över tid har ökat och med ökad information om verksamheten är det troligt att det kan öka ytterligare. En utökning kräver större lokaler. Utvärdering För att undersöka hur verksamheten vid Gurkfröet upplevs av besökarna har en fokusgrupp genomförts. Av reslutet kan följande utläsas: Besökarna kommer företrädesvis från Hemse och socknar norr om Hemse. Flertalet av besökarna är föräldralediga Information om Gurkfröet har man fått från BVC eller via kamrater Besöker Gurkfröet en gång per vecka Tidigare deltagit i kyrkans verksamhet 16

Kontakten med personalen är mycket bra Om Gurkfröet inte fanns skulle det innebära mindre kontakt med andra föräldrar, ingen utomstående att diskutera saker med som rör barn, små möjligheter att leka och umgås med barn, det saknas lekparker i Hemse. Önskemål om mer temaaktiviteter, ökade öppettider, uteaktiviteter, upprustning av lekgården och särskilda pappadagar Ekonomi Socialförvaltningens del i verksamheten är inte finansierad. Beräknad kostnad 350 tkr. Evidens öppen förskola Forskning visar att familjen och föräldrarna har störst betydelse för att ge barnen ett gott liv. En varm och förtroendefull relation mellan föräldrar och barn fungerar som en skyddsfaktor för barnet. Öppen förskola där man på ett informellt och enkelt sätt kan komma i kontakt med andra familjer och få stöd av personal är ett sätt att stödja föräldrar. Detta upplevs som särskilt viktigt för föräldrar till yngre barn och för föräldrar med mindre socialt nätverk. 17

Inger Öberg Ärendenr SON 2015/414 1 (1) Handlingstyp Tjänsteskrivelse Datum 10 november 2015 Socialnämnden Revidering av förfrågningsunderlag enligt LOV för hemtjänst och daglig verksamhet Förslag till beslut Socialnämnden antar socialförvaltningens förslag till uppdaterade dokument för hemtjänst och daglig verksamhet enligt LOV, lagen om valfrihetssystem. Sammanfattning Region Gotland tillämpar LOV inom hemtjänst och daglig verksamhet. Förfrågningsunderlag med bilagor skall årligen eller vid behov uppdateras. De dokument som uppdaterats för 2015 är: Hemtjänst: 1. Förfrågningsunderlag för hemtjänst enligt LOV, upphandling 456-01, bil 1. 2. Administrativa rutiner för handläggare och utförare, bil 2. Daglig verksamhet: 1. Förfrågningsunderlag för daglig verksamhet enligt LOV, upphandling 2010-502, bil 3. 2. Uppdrag och kvalitetskrav för daglig verksamhet, bil 4. Socialförvaltningen Marica Gardell socialdirektör Bilagor: Bilaga 1 FFU för hemtjänst Bilaga 2 Administrativa rutiner hemtjänst Bilaga 3 FFU daglig verksamhet Bilaga 4 Uppdrag och kvalitetskrav daglig verksamhet Region Gotland Besöksadress Visborgsallén 19 Postadress SE-621 81 Visby Telefon +46 (0)498 26 90 00 E-post registrator-son@gotland.se 18 Org nr 212000-0803 Webbplats www.gotland.se

Beställaravdelningen Diarienr. 456-01 Datum 2015-10-15 1 (19) FÖRFRÅGNINGSUNDERLAG FÖR HEMTJÄNST ENLIGT LOV Upphandling 456-01 Besöksadress Visborgsallén 19 Postadress SE-621 81 Visby Telefon +46 (0)498-26 90 00 vxl E-post regiongotland@gotland.se Bankgiro 339-8328 Postgiro 18 97 50-3 Org. nr. 212000-0803 Webbplats www.gotland.se 19

Beställaravdelningen 2 (19) INNEHÅLLSFÖRTECKNING 1 INLEDNING - ALLMÄN ORIENTERING... 4 1.1 Införande av LOV... 4 1.2 Fakta kring omfattningen idag... 5 1.3 Uppdragsbeskrivning... 5 1.3.1 Hälso- och sjukvård... 5 1.3.2 Val av kategori... 5 1.3.3 Geografiskt område... 6 1.3.4 Kapacitetstak... 6 1.4 Verksamheter som inte ingår i uppdraget... 6 1.4.1 Tilläggstjänster... 6 1.4.2 Ickevalsalternativ... 6 1.5 Begreppsdefinition... 7 2 ADMINISTRATIVA FÖRESKRIFTER FÖR ANSÖKAN... 8 2.1 Obligatoriska krav... 8 2.2 Ansökans utformning... 8 2.2.1 Geografiskt område, kapacitetstak m.m.... 9 2.3 Komplettering av ansökan... 9 2.4 Handläggningstid... 10 2.5 Ansökans giltighet... 10 2.6 Upplysningar, frågor och svar... 10 2.7 Ansökan... 11 2.8 Granskning och prövning av ansökan... 12 2.9 Underrättelse om beslut och avtal... 12 2.10 Överklagande... 13 2.11 Begäran om sekretess... 13 3 FORMELLA KRAV PÅ FÖRETAGET... 13 20

Beställaravdelningen 3 (19) 3.1 Registrering... 14 3.2 Skatter och avgifter m.m.... 14 3.3 Uteslutning av sökande... 15 3.4 Ekonomisk och finansiell ställning... 15 3.5 Ansvars- och allriskförsäkring... 16 3.6 Underleverantör... 16 3.7 Kommersiella villkor... 16 3.7.1 Ersättning... 16 3.7.2 Justering av ersättning... 17 3.7.3 Betalningsvillkor och fakturering... 17 3.7.4 Avgift för brukaren... 17 3.7.5 Information/samråd... 17 3.7.6 Kontaktpersoner... 17 3.7.7 Förändring av villkor... 18 3.7.8 Upphandlingsavtal LOV hemtjänst... 18 3.7.9 Hävning och uppsägning av avtal... 18 4 KRAV PÅ UTFÖRAREN OCH TJÄNSTEN... 19 4.1 Kvalitetskrav... 19 4.2 Administrativa rutiner... 19 4.3 Uppföljning... 19 21

Beställaravdelningen 4 (19) 1 Inledning - allmän orientering Region Gotland arbetar aktivt med att öka valfriheten för sina regioninnevånare inom de områden som regionens ansvarar för. Regionen har sedan 2005 ett kundvalssystem inom hemtjänst för äldre och funktionshindrade. Kundvalssystemet innebär att invånare, (nedan också kallad brukare), som beviljas hemtjänst kan välja vem som ska utföra insatserna, regionens egen regi eller enskilda utförare, som har blivit godkända efter att de uppfyllt de krav som socialnämnden har ställt. 1.1 Införande av LOV Regionfullmäktige beslutade 2010-02-22 att införa valfrihetssystem enligt lagen om valfrihetssystem LOV (SF 2008:962) inom socialnämndens ansvarsområden. Från och med den 2010-09-01 ska socialnämnden i region Gotland tillämpa valfrihetssystem inom hemtjänsten. Vid en upphandling enligt LOV godkänns samtliga sökande som uppfyller kraven enligt förfrågningsunderlaget, därefter tecknas avtal med socialnämnden. Enskilda utförare kan löpande lämna ansökan om att bedriva hemtjänst på Gotland. Hemtjänst i regionens egen regi omfattas av samma ersättning och kvalitetskrav som enskilda utförare. Ett av nämndens politiska mål vid införande av LOV är att öka valfriheten och kvalitén hos den enskilde brukaren genom konkurrens. Förtroende, omtanke, delaktighet är regionens grundvärderingar och ska genomsyra utförandet. Socialnämnden inom region Gotland har det politiska ansvaret för kvalité, stöd, service och omvårdnad till äldre personer och till personer med funktionsnedsättning. Detta förfrågningsunderlag anger vilka krav som gäller åtagandet att utföra biståndsbedömda insatser inom hemtjänst. Regionen kan inte garantera någon volym för uppdraget då det är brukaren som väljer utförare. Socialnämnden vill härmed bjuda in enskilda utförare att ansöka om godkännande i kommunens valfrihetssystem för hemtjänst. 22

Beställaravdelningen 5 (19) 1.2 Fakta kring omfattningen idag Invånarantalet på Gotland uppgår till ca 57 255 personer. På Gotland finns 91 socknar. Gotlands yta är 3140 km2 och befolkningstätheten är 18,2 invånare/km2. I augusti 2015 var 1205 personer beviljade hemtjänst varav 358 personer hade valt enskild utförare. Antal beviljade timmar uppgick till 59820, utav dessa verkställde enskilda utförare 18274 timmar. Procentuellt utgör antal personer som valt enskild utförare 30 % och i antal timmar 32 %. 1.3 Uppdragsbeskrivning Hemtjänst är ett samlingsbegrepp för olika typer av insatser som beviljas efter den enskildes behov. Målet med hemtjänsten är att underlätta för den enskilde att leva ett så självständigt liv som möjligt. Ett beslut om hemtjänst föregås av en individuell biståndsbedömning enligt socialtjänstlagen (SoL). Socialförvaltningens biståndshandläggare utreder behovet och fattar beslut enligt SoL, region Gotlands riktlinjer och enligt gällande delegation. Genomförandet av beviljade insatser sker av utföraren som på socialnämndens uppdrag utför tjänster. Socialnämnden har, oavsett vem som utför tjänsten, det yttersta ansvaret. Biståndshandläggaren informerar brukaren om möjlighet att välja utförare och när valet har gjorts får den aktuella utföraren ett uppdrag från regionens biståndshandläggare. Valfrihetssystemet bygger på att brukaren har inflytande och valfrihet över vem som utför de biståndsbedömda insatserna. Denna upphandling omfattar hemtjänst i ordinärt boende alla dagar mellan kl. 07.00-22.00. Särskild överenskommelse om andra tider kan göras mellan enskild utförare och beställare om hemtjänstutförande vid till exempel vård i livets slut. Upphandlingen omfattar inte personer med hemtjänst inom särskilt boende. 1.3.1 Hälso- och sjukvård Socialnämnden har ansvar för hemsjukvård på primärvårdsnivå. Utförarens personal ska endast efter delegering ta på sig ansvar för hälso- och sjukvårduppgifter. 23

Beställaravdelningen 6 (19) 1.3.2 Val av kategori Hemtjänst kan innehålla service, personlig omvårdnad, ledsagning och avlösning av anhörigvårdare. Utföraren kan ansöka om att tillhandahålla tjänster enligt kategori 1 eller 2. Kategori 1: Personlig omvårdnads- och serviceinsatser inom hemtjänst. Inom omvårdnadsinsatserna ingår även ledsagning och avlösning. Beskrivning av hemtjänst (bilaga 6, Kvalitetskrav - hemtjänst ordinärt boende). Kategori 2: Serviceinsatser i form av städ, inköp, tvätt. Beskrivning av hemtjänst (bilaga 6, Kvalitetskrav - hemtjänst i ordinärt boende). 1.3.3 Geografiskt område Utföraren kan välja inom vilka områden/socknar den vill bedriva verksamhet i, alternativt hela Gotland, (bilaga 1, Karta över Gotland indelad sockenvis). 1.3.4 Kapacitetstak Utföraren har möjlighet att ange maximalt antal timmar som den enskilde utföraren kan utföra per månad, alternativt obegränsat kapacitetstak. 1.4 Verksamheter som inte ingår i uppdraget Insatser nattetid mellan kl. 22.00-07.00, utryckning vid larm samt leverans av mat ingår inte i upphandlingen, (utföraren ansvarar dock för beställning av mat till aktuell leverantör som distribuerar maten till brukaren). 1.4.1 Tilläggstjänster Utföraren har möjlighet att erbjuda tilläggstjänster utöver biståndsbedömda insatser. Dessa tilläggstjänster ansvarar inte socialnämnden för och brukaren betalar direkt till utföraren. 1.4.2 Ickevalsalternativ För de brukare som avstår från att välja utförare skall det finnas ett ickevalsalternativ enligt 9 Kap. 2 LOV. I det fall brukaren inte gör något val utförs dessa insatser idag av regionens hemtjänst i egen regi. 24

Beställaravdelningen 7 (19) 1.5 Begreppsdefinition Nedan definieras ett antal begrepp som förekommer i förfrågningsunderlaget samt i bilagor. Förfrågningsunderlag dokument där villkor/krav som skall uppfyllas av utföraren anges. Brukare - den som beviljats hemtjänstinsatser. Enskild utförare- privata företag som efter tecknat avtal ska utföra insatserna hos brukaren. Egen regi - regionens egna utförare av hemtjänst. Beställaren - socialförvaltningen vilken ansvarar för myndighetsutövningen och har det yttersta ansvaret för kvalitén i utförandet av biståndsinsatserna. Ordinärt boende - boende i vanliga bostäder som hyresrätt, bostadsrätt, egen villa eller motsvarande. Biståndshandläggare - regionens tjänsteman som utreder och fattar beslut om biståndsinsatser dvs. de insatser brukaren har beviljats. Treserva - datasystem som används i socialförvaltningen. Genomförandeplan - en plan som utföraren gör tillsammans med brukaren och som beskriver hur och när en beslutad insats praktiskt ska genomföras. Beställning - underlag som biståndshandläggaren delger utföraren när en brukare har valt sin utförare utifrån biståndsbeslutet. Kontaktman - en boendeassistent, (hemtjänstpersonal), från utföraren som brukaren och anhöriga kan vända sig till i första hand. Socialnämnd - folkvalda ledamöter som har det yttersta ansvaret för socialtjänst, äldreomsorg och omsorg om funktionshindrade. Socialförvaltning - är en politiskt styrd organisation där de anställda i region Gotland och arbetar under socialnämnden. 25

Beställaravdelningen 8 (19) 2 Administrativa föreskrifter för ansökan Upphandlingen genomförs enligt Lag (2008:962) om valfrihetssystem (LOV). Förfrågningsunderlaget innehåller samtliga förutsättningar och krav som gäller för företaget. Samtliga handlingar som ingår i förfrågningsunderlaget kompletterar varandra. Förfrågningsunderlaget är uppdelat i fyra avsnitt jämte bilagor. 1. Inledning 2. Administrativa föreskrifter för ansökan 3. Formella krav på företaget 4. Krav på utföraren och tjänsten Avtalstiden är tills vidare och avtal tecknas fortlöpande med enskilda företag som blir godkända enlig förfrågningsunderlaget, (bilaga 4, Upphandlingsavtal, LOV hemtjänst region Gotland). 2.1 Obligatoriska krav Förfrågningsunderlaget med bilagor innehåller ett antal obligatoriska krav som benämns skall. Förutsättningen för att en ansökan ska kunna prövas, utvärderas och godkännas, är att dessa krav är uppfyllda. Kraven avser såväl krav på företaget och ansökan som på efterfrågad tjänst. 2.2 Ansökans utformning För godkännande skall företaget använda ansökningsblankett, (bilaga 2, Ansökan om godkännande för valfrihetssystem i hemtjänst - LOV). Av ansökan skall framgå att samtliga krav och villkor i förfrågningsunderlaget är uppfyllda och godkända, (bilaga 2, Ansökan om godkännande för valfrihetssystem i hemtjänst - LOV), samt att efterfrågad dokumentation bifogats. Kvalificeringskraven skall vara uppfyllda under hela avtalstiden. 26

Beställaravdelningen 9 (19) Ansökan, med bilagor, märkt 456-01 Ansökan hemtjänst skickas till: Region Gotland Serviceförvaltningen Ekonomi och Upphandling 621 81 VISBY Hela ansökningsförfarandet skall genomföras på svenska. Ansökan skall utformas i enlighet med förfrågningsunderlaget. Reservationer accepteras inte. 2.2.1 Geografiskt område, kapacitetstak m.m. Företaget kan välja att verka i en eller flera socknar. Har företaget valt en socken skall alla brukare i denna socken kunna välja det aktuella företaget. Företaget kan begränsa sitt uppdrag genom att sätta ett kapacitetstak på uppdraget dvs. antal timmar per månad. Kapacitetstaket skall anges i maxmalt antal insatstimmar per månad. Företaget skall ta emot beställningar inom ramen för avtalets kapacitetstak och områdesbegränsningar. Får befintliga brukare utökade insatser skall dessa inte begränsas av kapacitetstaket. Företaget ansvarar för att meddela socialförvaltningen när kapacitetstaket har uppnåtts och då utföraren inte längre kan ta emot fler brukare. Företaget kan under avtalstiden ansöka om att ändra sina geografiska områden och kapacitetstak. Vill företaget ändra sitt geografiska område eller kapacitetstak skall detta meddelas socialförvaltningen som gör ett nytt ställningstagande. Vid eventuella framtidiga ändringar skall ansökan göras på ändringsblankett, (bilaga 3, Ansökan om förändring av kapacitetstak eller geografiskt område). Preliminär handläggningstid för ändringar är cirka 4 veckor. 2.3 Komplettering av ansökan Region Gotland får medge att en sökande rättar en felskrivning eller något annat uppenbart fel i ansökan. Regionen får även begära att en ansökan förtydligas eller kompletteras. 27

Beställaravdelningen 10 (19) 2.4 Handläggningstid När ansökan inkommit sker en kontroll av att företaget utformat sin ansökan i enlighet med föreskrivet ansökningsformulär och bifogat de handlingar som begärts. Ansökningar kan lämnas in fortlöpande. Preliminär handläggningstid för beslut är mellan 6-8 veckor. Handläggningstiden för inkomna ansökningar är enligt följande: Ansökningar senast inkommen till kommunen 31 december (2011, 2012 osv.) Innebär avtal fr.o.m. 1 april * Ansökningar senast inkommen till kommunen 31 mars Avtal fr.o.m. 1 juli * Ansökningar senast inkommen till kommunen 31 maj Avtal fr.o.m. 1 september * Ansökningar senast inkommen till kommunen 30 september Avtal fr.o.m. 1 januari påföljande år * = om sista inlämningsdatum infaller på en lördag, söndag eller annan helgdag, gäller istället närmast följande vardag. Denna tidsplan gäller under förutsättning att ansökan är komplett. 2.5 Ansökans giltighet Ansökan skall vara bindande i fyra (4) månader räknat från datum för inlämnande av ansökan till regionen. 2.6 Upplysningar, frågor och svar Om sökande upplever förfrågningsunderlaget som oklart eller otydlig i något avseende är det viktig att regionen kontaktas så att missförstånd kan undvikas. Endast skriftlig kompletterande uppgift lämnad av regionen är bindande för både regionen och anbudsgivaren. Frågor under anbudstiden när det gäller: Administrativa föreskrifter för ansökan och Formella krav på företaget (dvs. förfrågningsunderlagets del 2 och 3) kan ställas till: 28

Beställaravdelningen 11 (19) Region Gotland Ekonomi och Upphandling, Upphandlarna 621 81 VISBY Tfn 0498-26 90 00, fax 0498-26 91 24, e-post upphandlarna@gotland.se Frågor under anbudstiden när det gäller: Krav på utföraren och tjänsten (dvs. förfrågningsunderlagets del 4) kan ställas till: Region Gotland Socialförvaltningen Planeringssekreterare 621 81 VISBY Tfn 0498-26 90 00 fax 0498-20 49 70, e-post valfrihet@gotland.se 2.7 Ansökan Det är viktigt att inlämnad ansökan är uppställd i överensstämmelse med gällande beskrivning, för att möjliggöra att utvärdering av ansökan kan ske på ett snabbt och effektivt sätt. För att underlätta kopiering bör anbudet inte lämnas hophäftat, inbundet eller dubbelsidigt, men får gärna vara insatt i en pärm eller liknande och använd A4-format. Lämnade ansökningar ska struktureras i följande ordning. Dok 1 Ifylld och signerad ansökan om godkännande för valfrihetssystem hemtjänst LOV. Bilaga 1 Redogörelse för företaget (se punkt 3.2 i ansökan). Bilaga 2 Kopia av ansvars- och allriskförsäkring (se punkt 3.1 i ansökan). Bilaga 3 Översikt över underleverantörer (om detta är aktuellt). Bilaga 4 Finansiell plan (avser endast nystartade företag och företag under etablering) Bilaga 5, 6, 7 osv. Övrig relevant information (om detta är aktuellt). 29

Beställaravdelningen 12 (19) 2.8 Granskning och prövning av ansökan När ansökan inkommit sker granskning och prövning av ansökan, dvs. en kontroll av sökande och den information som är lämnad och att lämnad information inte innehåller några förbehåll. Granskning och prövning sker av en arbetsgrupp sammansatt av tjänstemän inom regionen. Prövning av ansökan görs i följande tre steg: 1. Prövning av om sökande uppfyller de kvalificeringskrav, krav på företaget, som anges i förfrågningsunderlaget. D.v.s. att sökande har accepterat och uppfyller samtliga villkor när det gäller administrativa föreskrifter och formella krav på företaget. 2. Prövning av om ansökan lever upp till de krav på tjänsten som regionen anger och om samtliga villkor har accepterats. 3. Alla företag som ansöker om deltagande i valfrihetssystemet kallas till ett möte med ansvarig personal hos beställaren, för avstämning av innehåll i ansökan, genomgång av beställarens krav på uppdraget. Beställaren kallar till möte. Ansvarig firmatecknare eller annan ledande och bemyndigad person inom bolaget skall delta på detta möte, som är obligatoriskt för att företaget ska bli godkänt. När avtalet är undertecknat är företaget godkänt och efter överenskommet datum för start, ett valbart alternativ inom hemtjänst i region Gotland. 2.9 Underrättelse om beslut och avtal För att tilldelas avtal krävs att samtliga villkor i förfrågningsunderlaget uppfylls. Beslut med anledning av denna upphandling fattas av socialdirektören på uppdrag av socialnämnden. Snarast möjligt efter detta beslut fattats kommer sökande att underrättas per post. Godkända utförare skall efter att beslut om godkännande tagits underteckna avtalet. Den enskilda utföraren meddelar beställaren datum för verksamhetsstart av enligt avtalet överenskommet uppdrag. Om sökanden inte har godkänts och/eller anser sig felaktigt behandlad har denne möjlighet att överklaga beslutet. Beslut om att inte blivit godkänd som utförare av hemtjänst enligt LOV meddelas per post med mottagningsbevis. 30

Beställaravdelningen 13 (19) Sökanden som inte har blivit godkänd kan sända in ny ansökan till region Gotland. 2.10 Överklagande Utförare som inte blir godkänd kan överklaga detta beslut till Förvaltningsrätten, (Länsrätten), inom 3 veckor efter att sökande har tagit del av detta, med begäran om vilken ändring som yrkas. Överklagan sänds till: Region Gotland, Socialförvaltningen, Box 1341, 621 24 Visby. 2.11 Begäran om sekretess Region Gotland omfattas av offentlighetsprincipen. Den innebär att allmänheten har rätt att ta del av till myndigheten inkomna handlingar. För att en uppgift i en sådan handling ska kunna sekretessbeläggas måste stöd för detta finnas i sekretesslagen. Inkommen ansökan är i huvudregel offentlig. Av 19 kap. 3 sekretesslagen följer dock att sekretess gäller för uppgift i ansökan som rör sökandens affärseller driftsförhållanden, om det av särskild anledning kan antas att sökande lider skada om uppgiften röjs. Anser sökande att vissa uppgifter i inlämnad ansökan ska sekretessbeläggas ska sökande precisera vilken uppgifter detta gäller. Det är dock regionen, i egenskap av offentlig myndighet, som beslutar om en uppgift kan sekretessbeläggas. 3 Formella krav på företaget I detta avsnitt anges de formella krav som ställs på företagets ekonomiska och finansiella ställning. Vidare anges de bevis m.m. som förtaget ska bifoga och redovisa för att styrka att de angivna kraven uppfylls. För att en sökande ska vara kvalificerad måste de krav som redovisas i detta avsnitt vara uppfyllda och efterfrågade bilagor vara bifogade till ansökan. 31

Beställaravdelningen 14 (19) 3.1 Registrering Enskild firma skall vara registrerad hos Skatteverket. Denna registrering skall vara genomförd senast vid avtalstecknande. Företag i aktiebolags-, handelsbolags- eller föreningsform skall vara registrerad hos Bolagsverket. Till ansökan som lämnas av stiftelser, ekonomisk eller ideell förening skall bifogas stadgar samt protokoll som utvisar vilka personer som ingår i styrelsen och vem/vilka som är firmatecknare. Ansökan kan lämnas av aktiebolag under bildande. Aktiebolaget skall vara bildat senast i samband med avtalstecknande. Om sökande under avtalstiden ändrar bolagsform skall detta anmälas skriftligt till beställaren. Regionen kommer att kontrollera ovannämnda uppgifter före avtalstecknande och fortlöpande under avtalstiden. 3.2 Skatter och avgifter m.m. Anbudsgivare skall uppfylla i Sverige eller i hemlandet lagenligt ställda krav avseende skatte- och avgiftsskyldigheter. Regionen ska, enligt LOV, endast anlita företag som är registrerat för redovisning och betalning av mervärdesskatt, arbetsgivaravgifter och avdragen skatt för anställda. Det åligger därför regionen att kontrollera att anlitat företag är registrerat. Enligt nämnda lag skall regionen även inhämta uppgift om de skatter och avgifter som företaget eventuellt står i skuld för. Regionen ska även kontrollera att anlitat företag innehar F-skattsedel. Regionen kommer, i samarbete med Skatteverket, att kontrollera företaget fullgör sina plikter enligt ovan både vid ansökningstillfället och fortlöpande under kontraktstiden. Ovanstående förfarande är endast tillämpbart i Sverige. Utländsk anbudsgivare skall insända dokumentation som intyg på att denna fullgjort i hemlandet föreskrivna betalningar av skatter och avgifter. Intyg skall inte vara äldre än tre månader räknat från sista dag för ansökan. 32

Beställaravdelningen 15 (19) 3.3 Uteslutning av sökande Sökande kommer att uteslutas om regionen får kännedom om att någon av förutsättningarna i 7 kap 1 i lag (2008:962) om valfrihetssystem föreligger. Uteslutande grunder är om en sökande: 1. Är i konkurs eller likvidation, är under tvångsförvaltning eller är föremål för ackord eller tills vidare har inställt sina betalningar eller är underkastad näringsförbud. 2. Är föremål för ansökan om konkurs, tvångslikvidation, ackord eller annat liknande förfarande. 3. Genom lagakraftvunnen dom är dömd för brott som avser yrkesutövningen. 4. Har gjort sig skyldig till allvarligt fel i yrkesutövningen och den upphandlande myndigheten kan visa detta. 5. Inte har fullgjort sina åligganden avseende socialförsäkringsavgifter eller skatt i hemlandet eller annan stat inom EES-området. 6. I något väsentligt hänseende har låtit bli att lämna begärda upplysningar eller lämnat felaktiga upplysningar som begärts med stöd av denna paragraf. Sökande skall underteckna sanningsförsäkran, som bekräftar att anbudssökanden inte är dömd för brott angivna i 7 kap 1 i lag (2008:962) LOV, (bilaga 2, punkt 5, Ansökan om godkännande för valfrihetssystem i hemtjänst - LOV). Sanningsförsäkran skall skrivas under av behörig firmatecknare. 3.4 Ekonomisk och finansiell ställning Företaget skall ha en stabil ekonomisk kapacitet som motsvarar uppdragets storlek vid ansökan och löpande under avtalstiden. Kravet är att företaget skall vid inlämnande av ansökan ha en kreditvärdighet motsvarande beteckningen kreditvärdig från kreditupplysningsföretaget Creditsafe AB, eller liknande kreditupplysningsföretag. Företaget som inte har en kreditvärdighet motsvarande beteckningen kreditvärdig från kreditupplysningsföretaget Creditsafe AB, kommer att kontaktas av regionen. Företaget skall, efter avtal med regionen, eftersända en skriftlig redovisning beträffande ansökarens kreditvärdighet. Regionen kommer att kontrollera företagets uppgifter före avtalstecknande och fortlöpande i avtalsperioden. 33

Beställaravdelningen 16 (19) För bolag under etablering skall annan relevant dokumentation bifogas. Till ex. intyg från bank, revisor eller liknande, som beskriver företagets ekonomiska kapacitet och finansiella ställning. 3.5 Ansvars- och allriskförsäkring Företaget skall ha relevanta ansvars- och allriskförsäkringar för genomförande av uppdraget. Kopia skall bifogas ansökan. För bolag under etablering skall kopia lämnas senast vid avtalstecknande. 3.6 Underleverantör Företaget skall för uppfyllande av denna upphandling ansvara för att anlitade underleverantörer uppfyller i Sverige eller i hemlandet lagenligt ställda krav avseende sina registrerings-, skatte- och avgiftsskyldigheter under hela avtalsperioden. 3.7 Kommersiella villkor 3.7.1 Ersättning Region Gotlands timersättning bygger på en schablonmässigt beräknad timkostnad. I timkostnaden ingår samtliga kostnader för tjänsternas utförande vilket innebär att ingen annan ersättning utgår utöver timersättningen. Timersättningen utgår för beviljad tid enligt biståndsbeslutet under den tid som utföraren har ansvar för verkställigheten. Alla insatser anses verkställda när den första insatsen påbörjas. Den beviljade tiden räknas om till en genomsnittlig tid per månad. Vid frånvaro på grund av sjukhusvistelse och korttidsboende reduceras den beviljade tiden och ingen ersättning utgår från och med dagen efter inskrivning till och med dagen före utskrivning. Om brukaren avsäger sig alla sina insatser i 30 dagar eller mer reduceras den beviljade tiden och det utgår ingen ersättning. Då ersättningen bygger på beviljad tid ingår tillfällig ledsagning och andra tillfälliga förändringar i ersättningen. Förändras insatsbehoven mer långsiktigt måste biståndshandläggaren kontaktas. Regionen lämnar uppgift till utföraren på månadens beviljade tid per brukare senast den 8 :e i nästkommande månad. Denna redovisning utgör underlag för utförarens fakturering till regionen. 34

Beställaravdelningen 17 (19) Vid eventuell övergång till mätning av utförd tid kan ersättningsmodellen komma att ändras. 3.7.2 Justering av ersättning Ersättningen regleras årligen i december månad av socialnämnden, (bilaga 5, Ersättningar och avgifter). 3.7.3 Betalningsvillkor och fakturering Regionen lämnar uppgift till utföraren på föregående månads beviljade tid per brukare senast den 8:e i nästkommande månad. Utföraren ansvarar för att underlaget granskas och godkänns. Denna redovisning utgör underlag för utförarens fakturering till regionen. Fakturor skall skickas till: Region Gotland Box 1341 621 81 Visby På fakturan skall följande referensnummer anges: ZZ4050 Region Gotland förbehåller sig rätten att returnera fakturor som inte uppfyller ovanstående krav. Faktureringsavgifter, expeditionsavgifter eller dylikt accepteras inte. Slutavräkning skall ske vid avtalets upphörande. 3.7.4 Avgift för brukaren Avgifter för hemtjänst från brukare uttas av och tillfaller beställaren. För avgifternas beräkning skall utföraren vid behov lämna uppgifter. Inga avgifter eller kostnader får uttas av brukaren. 3.7.5 Information/samråd Utförare och beställare skall fortlöpande hålla varandra informerad om förhållanden som i något avseende kan påverka vad som har avtalats. 3.7.6 Kontaktpersoner Alla obligatoriska kontaktuppgifter beträffande sökande skall anges, (bilaga 2, Ansökan om godkännande för valfrihetssystem i hemtjänst - LOV, punkt 1). 35

Beställaravdelningen 18 (19) 3.7.7 Förändring av villkor Beställaren förbehåller sig rätten att utveckla/ändra i förutsättningarna över tid. Ändrat innehåll i förfrågningsunderlaget kan medför att nytt avtal upprättas, eller bilaga till befintligt avtal tillkommer för alla utförare. Om förfrågningsunderlaget eller ersättningen förändras och utförare ej kan acceptera de nya villkoren, upphör godkännandet/avtalet efter tre (3) månader med bibehållna villkor, från tidpunkten då detta skriftligen meddelats beställaren. Om socialnämnden fattar beslut om att inte längre ha valfrihetssystem för hemtjänst, upphör detta kontrakt efter nio (9) månader från det tidpunkt då detta skriftligen meddelats utföraren. 3.7.8 Upphandlingsavtal LOV hemtjänst Sökande skall acceptera fastställda avtalsvillkor, (bilaga 4, Upphandlingsavtal LOV hemtjänst, region Gotland), i sin helhet. Anm.: Vissa angivna delar fastställs i samband med upprättandet av det slutliga upphandlingsavtalet, så som kapacitetstak och/eller geografiskt område. Egna standardvillkor som sökande bifogar till anbudet och som strider mot regionens villkor kommer inte att beaktas, (bilaga 4, Upphandlingsavtal LOV hemtjänst region Gotland). Skriftligt avtal upprättas efter att sökande företag bedöms som kvalificerat. 3.7.9 Hävning och uppsägning av avtal Hävning och uppsägning av avtalet medför också att godkännandet upphör från och med samma datum. Om utförare inte har haft någon brukare under tiden av ett (1) års tid efter avtalet tecknats upphör avtalet och godkännandet automatiskt. Detta förhindrar inte att ny ansökan lämnas in igen. 36

Beställaravdelningen 19 (19) 4 Krav på utföraren och tjänsten Kraven på alla utförare av hemtjänst enligt LOV och i egen regi syftar till att brukare av hemtjänst ska uppleva en god kvalité, känna sig delaktiga och bli respektfullt bemötta. 4.1 Kvalitetskrav Socialförvaltningen har tagit fram ett kravdokument som skall gälla samtliga utförare både i enskild regi och i egen regi, (bilaga 6, Uppdrag och Kvalitetskrav hemtjänst ordinärt boende). För att avtal ska kunna ingås skall samtliga krav i detta dokument uppfyllas. 4.2 Administrativa rutiner Administrativa rutiner beskriver processen från beslut till verkställighet. Samtliga utförare skall följa denna rutin, (bilaga 7, Administrativa rutiner för handläggare och utförare). I denna rutin beskrivs riktlinjerna och tidsramarna för hur ärendet ska verkställas och vilka krav som ställs på utförandet. Utföraren skall vara väl insatt i rutinen. Beställaren har rätt att under avtalstiden ändra på rutinen. I så fall meddelas samtliga utförare angående ändringen. 4.3 Uppföljning Utföraren skall delta och samverka i den kvalitetsuppföljning som beställaren anser nödvändig, (bilaga 6, Kvalitetskrav hemtjänst ordinärt boende i region Gotland). Verksamhetsberättelse och årsredovisning skall årligen sändas in. Utföraren skall delta i kommunens uppföljningssystem för kvalité. Uppföljningssystemet utvecklas ständigt, det kan komma att revideras och/eller kompletteras. Uppföljning sker även genom att utföraren kallas till möten och genom besök i verksamheten. 37

Administrativa rutiner för handläggare och utförare Socialförvaltningen Myndighetsavdelningen Skapad 2010 03 31, senast reviderad 2015 10 27 Insats Åtgärder Kommentarer Val av utförare Om brukaren avstår från att välja utförare Handläggaren informerar brukaren om valfrihetssystemet. Brukaren kan också själv ta kontakt med olika utförare och skaffa sig information. Om brukaren/företrädare avstår från att välja gäller enligt LOV ickevalsalternativet som innebär att det är kommunens egen regi som blir utförare. Information skall ges till brukaren om möjlighet att senare kunna välja annan utförare. Samtligautförare finns presenterade i ett informationsmaterial som upprättas och ansvaras för av socialförvaltningen. Endast valbara utförare per område delas ut av handläggaren i samband med hembesök. Information finns också på www.gotland.se. Handläggaren dokumenterar i myndighetsjournalen. Beställning/Uppdrag 1 Handläggaren skriver en utredning och registrerar beslut. Handläggaren skickar uppdrag till utförare via verksamhetssystemet. 38 Handläggaren registrerar telefonnummer och anhöriguppgifter. Person och anhöriguppgifter uppdateras kontinuerligt av handläggare och utförare.

Administrativa rutiner för handläggare och utförare Socialförvaltningen Myndighetsavdelningen Beställning vid tillfällig vistelse (endast egen regi) Verkställighet Endast egen regi Verkställighet av avgift Verkställighetsdatum/ersätt ning 2 Handläggare tar emot beställning från annan kommun och registrerar i verksamhetssystemet (se särskild rutin). Utredning skickas till utförare. Utföraren ansvarar för att dagliga insatser verkställs snarast dock senast inom 3 vardagar och att övriga insatser verkställs inom aktuell insatsfrekvens. Utföraren fördelar och verkställer korrekt datum i verksamhetssystemet. Beställning av matdistribution görs snarast dock inom 3 vardagar. Beställning till trygghetsjouren angående larm görs snarast dock inom 3 vardagar. Utföraren meddelar avgiftshandläggaren vid förändringar som påverkar avgiften (under 6 timmar per månad). Handläggare och utförare ska snarast möjligt dock senast den 5:e i nästkommande månad ha registrerat in i verksamhetssystemet, ombedömning, verkställighetsdatum och frånvaro för att ersättning ska utgå samt för att statistik och avgifter ska bli rätt. Utföraren registrerar in utförd tid gällande avgiftsfri avlösning. 39 Utföraren har ett ansvar för att utredning och beslut förvaras så att obehöriga ej har tillgång till det. Om insatsen ej verkställs dokumenterar och kontaktar utföraren handläggaren. Utförare korrigerar datum snarast i verksamhetssystemet senast den 5:e i nästkommande månad. Trygghetsjouren skall verkställa inom 3 vardagar från beställning av utförare. Utförare registrerar frånvaro vid sjukhusvistelse och när frånvaron överstiger 30 dagar. Vid korttidsvistelse läggs frånvaro in automatiskt.

Administrativa rutiner för handläggare och utförare Socialförvaltningen Myndighetsavdelningen Genomförandeplan Social dokumentation av genomförandet Uppföljning Utföraren upprättar en genomförandeplan inom 7 dagar från uppdrag. Genomförandeplanen ska sedan vara framarbetad tillsammans med brukaren. Genomförandeplan som skrivs i verksamhetssystemet ska sändas till genomförande i Treserva. Fastställd och underskriven genomförandeplan skickas till handläggaren. Dokumentationen skall visa vilka åtgärder som vidtagits under genomförandet samt hur målen i beslutet har uppnåtts och händelser av betydelse. Handläggaren efterfrågar i god tid hos utföraren hur det går inför en uppföljning (se särskild rutin för uppföljning/nyprövning). Utföraren meddelar skyndsamt tillbaka aktuell situation. Handläggaren gör en uppföljning för att säkra att den enskilde får de insatser som den enskilde har rätt till enligt beslutet. Handläggaren dokumenterar uppföljningen i myndighetsjournalen och skickar ett meddelande till utföraren. Anteckningar sammanfattas skyndsamt dock minst en gång per halvår i verkställighetsjournalen. Uppföljning sker efter 1 månad vid nya hemtjänstbeslut och följs upp efter 1 år. Uppföljning kan leda till ombedömning och/eller nya beslut. Handläggaren meddelar utföraren vad ändringen gäller vid ombedömning. 3 40

Administrativa rutiner för handläggare och utförare Socialförvaltningen Myndighetsavdelningen Nyprövning av tidigare beviljade insatser (där det finns ett slutdatum för beslutet) Förändrade behov Handläggaren efterfrågar i god tid hos utföraren hur det går inför en nyprövning (se särskild rutin för uppföljning/nyprövning). Utföraren meddelar skyndsamt tillbaka aktuell situation. Nyprövning görs. Eventuellt nytt uppdrag skickas till utföraren. Vid avslut meddelas utföraren. Uppstår tillfälligt utökade förändringar av insatser ska detta verkställas omgående. Tillfälliga förändringar upp till 5 dagar ingår i den befintliga ersättningen. Vid långsiktiga förändrade behov (ökning eller minskning) måste kontakt tas med handläggare för uppföljning. Utföraren ska följa upp och rapportera förändringar (ökning eller minskning) kontinuerligt till handläggaren samt uppge orsak till förändringen. Utföraren dokumenterar när förändringen/uppföljningen har skett samt orsak. 4 41

Administrativa rutiner för handläggare och utförare Socialförvaltningen Myndighetsavdelningen Byte av utförare Utskrivningsklara, in och utskrivningsmeddelanden Biståndsinsatser som avslutas eller upphör Brukaren kan alltid byta utförare. Vid byte av utförare gäller 14 dagars uppsägningstid. Handläggaren meddelar aktuell utförare om att byte kommer att ske samt kontaktar ny utförare för muntlig information. Ny utförare tar kontakt med föregående utförare inom 3 vardagar för att komma överens om när bytet sker. Ny utförare meddelar datum för byte till handläggare som skickar uppdraget. In och utskrivningsmeddelande från lasarettet kommer till aktuella utförare. Utföraren kvitterar sina brukare. Utförare och handläggare ska omgående meddela varandra om ärendet upphör eller om en insats upphör. Utföraren registrerar slutdatum på genomförandet samt dokumenterar i verkställighetsjournalen och handläggaren registrerar slutdatum för beslutet. Handläggaren avslutar ärendet efter en månad. Gallrad dokumentation skickas till handläggaren för arkivering. Brukaren kontaktar handläggaren. Handläggaren dokumenterar önskemål om byte och anger datum när utförarna kontaktats samt när bytet sker. Byte till annan utförare kan även ske p.g.a. flytt. Dokumentationen skall då vara rensad från arbetsanteckningar, enligt rutin vid avslutad Sol eller LSS insatser. Handläggare/assistent anger i journalanteckningarna att dokumentation inkommit och lägges i akten. Verkställigheten på trygghetslarmet avslutas i samband med uppsägning. 5 42

Datum 2012-11-19 Diarienummer SF 2010-502 FÖRFRÅGNINGSUNDERLAG FÖR LOV INOM DAGLIG VERKSAMHET ENLIGT LSS (LAGEN OM STÖD OCH SERVICE TILL VISSA FUNKTIONSHINDRADE) Upphandling 2010-502 INNEHÅLLSFÖRTECKNING 1 INLEDNING - ALLMÄN ORIENTERING... 4 Begreppsdefinition... 4 1.1 Införande av LOV... 5 1.2 Fakta kring omfattningen idag... 6 1.3 Uppdragsbeskrivning samt särskilda verksamhetskrav för daglig verksamhet... 7 1.3.1 Målgrupp... 7 1.3.2 Förutsättningar... 7 1.3.3 Målsättning... 7 1.3.4 Tillgänglighet... 7 1.3.5 Kapacitetstak... 8 1.3.6 Hälso- och sjukvård... 8 1.3.7 Geografiskt område... 8 1.3.8 Lokaler och utrustning... 8 1.3.9 Habiliteringsersättning... 9 1.3.10 Tilläggstjänster... 9 1.3.11 Ickevalsalternativ... 9 2 ADMINISTRATIVA FÖRESKRIFTER FÖR ANSÖKAN... 9 2.1 Obligatoriska krav... 10 2.2 Ansökans utformning... 10 Besöksadress Visborgsallén 19 Postadress SE-621 81 Visby Telefon +46 (0)498 26 90 00 vxl E-post regiongotland@gotland.se Bankgiro 339-8328 Postgiro 18 97 50-3 Org nr 212000-0803 43 Webbplats www.gotland.se