STADSREVISIONEN www.stockholm.se/revision Nr 24 Mars 2013 Dnr 332-44/2013 Årsrapport 2012 KYRKOGÅRDSNÄMNDEN
Den kommunala revisionen är fullmäktiges kontrollinstrument för att granska den verksamhet som bedrivs i nämnder och bolagsstyrelser. Stadsrevisionen i Stockholm granskar nämnders och styrelsers ansvarstagande för att genomföra verksamheten enligt fullmäktiges uppdrag. Stadsrevisionen omfattar både de förtroendevalda revisorerna och revisionskontoret. I årsrapporter för nämnder och granskningspromemorior för styrelser sammanfattar Stadsrevisionen det gångna årets synpunkter på verksamheten. Större fördjupade granskningar som sker under året publiceras löpande som revisionsrapporter. Publikationerna finns på Stadsrevisionens hemsida. De kan också beställas från revisionskontoret. STADSREVISIONEN Revisionskontoret www.stockholm.se/revision Besöksadress: Hantverkargatan 3 D, 1 tr Postadress: 105 35 Stockholm Telefon: 08-508 29 000 Fax: 08-508 29 399
STADSREVISIONEN SID 1 (1) DNR 332-44/2013 2013-03-12 Till Kyrkogårdsnämnden Revisorerna för kyrkogårdsnämnden har avslutat revisionen av nämndens verksamhet under år 2012. Kopia på den revisionsberättelse som överlämnas till kommunfullmäktige bifogas. Revisorerna överlämnar och åberopar revisionskontorets årsrapport för kyrkogårdsnämnden. Revisorerna emotser ett yttrande över årsrapporten från nämnden senast 2013-08-30. Stockholm den 12 mars 2013 På revisorernas vägnar Bengt Leijon Ordförande Stefan Rydberg Sekreterare 105 35 Stockholm. Telefon 08-508 29 000. Fax 08-508 29 399 revision.rvk@stockholm.se Besöksadress Hantverkargatan 3 D 1 tr www.stockholm.se/revision
STADSREVISIONEN Sammanfattning Verksamhetens ändamålsenlighet och ekonomi Revisionskontoret bedömer sammantaget att kyrkogårdsnämnden i allt väsentligt har bedrivit verksamheten på ett ändamålsenligt och från ekonomisk synpunkt tillfredsställande sätt. Nämnden redovisar ett nettoöverskott om 1 mnkr jämfört med budget. Nettoutgifterna för investeringarna blev 12,3 mnkr lägre än budgeterat. Nämnden har under år 2012 i allt väsentligt nått kommunfullmäktiges mål för verksamheten. Vidare har nämnden i allt väsentligt uppnått sina egna mål och i verksamhetsplanen angiven verksamhet. Nämnden har i huvudsak genomfört de aktiviteter som kommunfullmäktige har fastställt. Intern kontroll Revisionskontoret bedömer sammantaget att nämndens interna kontroll har varit tillräcklig. Prognossäkerheten i nämndens tertialrapporter har varit god under året med undantag för investeringsutgifterna där utfallet 2012 avviker kraftigt från prognostiserat utfall vid tertialrapport 2. De fördjupade granskningar som är genomförda samt granskningen av nämndens verksamhetsplan, tertialrapporter samt verksamhetsberättelse visar att nämndens uppföljningssystem är tillräckligt för att nämnden kontinuerligt och systematiskt ska kunna följa verksamhetens utveckling. Nämnden har under 2012 reviderat sitt system för internkontroll. Aktiviteter och kontroller enligt planen har genomförts och rapporterats. Den fördjupade internkontrollgranskningen som genomförts under året visar att nämndens interna kontroll inte är helt tillräcklig när det gäller tilldelning och borttag av behörigheter i ekonomisystemet Agresso. Bokslut och räkenskaper Revisionskontoret bedömer att bokslut och räkenskaper i allt väsentligt är rättvisande. Rapportförteckning Årsrapport 2012 för Kyrkogårdsnämnden (nr 24 mars 2013)
STADSREVISIONEN Innehåll Sid 1 Årets granskning... 1 2 Verksamhetens ändamålsenlighet och ekonomi... 1 2.1 Ekonomiskt resultat... 2 2.2 Verksamhetens resultat... 3 3 Intern kontroll... 4 4 Bokslut och räkenskaper... 6 Bilagor Bilaga 1 Revisionskontorets bedömningskriterier Bilaga 2 Revisionsrapporter under perioden april 2012-mars 2013
STADSREVISIONEN 1 (8) 1 Årets granskning I denna årsrapport redovisas det samlade resultatet av revisionskontorets granskning av kyrkogårdsnämndens verksamhet avseende år 2012. Den årliga revisionen omfattar granskningar och bedömningar inom följande områden: Verksamhetens ändamålsenlighet och ekonomi Intern kontroll Bokslut och räkenskaper Revisionen sker i enlighet med kommunallagen och andra tillämpliga lagar samt i enlighet med reglementet för stadsrevisionen och god revisionssed i kommunal verksamhet. Granskningen har genomförts med den inriktning och omfattning som behövs för att ge en rimlig grund för bedömning och ansvarsprövning av nämnden. Revisionskontorets bedömningskriterier redovisas i bilaga 1. Årsrapporten har faktakontrollerats av förvaltningen. Ansvarig för granskningen av nämndens verksamhet har varit Örjan Palmqvist vid revisionskontoret i samarbete med Anders Hägg och Josefin Loqvist från PwC. En förteckning över stadsrevisionens samtliga revisionsrapporter under perioden april 2012 mars 2013 redovisas i bilaga 2. 2 Verksamhetens ändamålsenlighet och ekonomi I detta avsnitt redovisas en granskning av om nämndens resultat är förenligt med kommunfullmäktiges mål, uppdrag och budget samt de beslut, riktlinjer och föreskrifter som gäller för verksamheten. Sammantaget bedöms att kyrkogårdsnämnden, i allt väsentligt, har bedrivit verksamheten på ett ändamålsenligt och från ekonomisk synpunkt tillfredsställande sätt.
STADSREVISIONEN 2 (8) 2.1 Ekonomiskt resultat Nämnden redovisar följande budgetutfall och avvikelser för år 2012. Mnkr Budget 2012 Utfall B o k s l u t 2 0 1 2 Avvikelse Budgetavvikelse 2011 Driftbudget Verksamhet Kostnader 148,1 153,1-5,0-3,4 % -5,4 Intäkter 35,2 38,7 3,5 10 % 6,2 Verksamhetens nettokostnader 112,9 114,4-1,5-1,3 % 0,8 Avskrivningar 9,3 8,4 0,9 9,7% 0,5 Internräntor 2,9 1,3 1,6 55,2% 1,0 Driftbudgetens nettokostnader 125,1 124,1 1,0 0,8 % 2,3 Investeringsplan Utgifter 123,2 110,9 12,3 10 % 31,2 Inkomster 0 0 0 0 % 0 Nettoutgifter 123,2 110,9 12,3 10 % 31,2 Av ovanstående redovisning framgår att nämnden redovisar ett nettoöverskott om 1 mnkr jämfört med budget. Utfallet visar att budgethållningen har varit tillräcklig. Nämndens kostnader uppgår till 162,8 mnkr vilket är 2,5 mnkr högre än budgeterat. Enligt nämndens redovisning förklaras avvikelsen av en ny transportöverenskommelse med begravningsbyråbranschen vilket medfört ökade kostnader med ca 1 mnkr samt eftersläpande prishöjningar för gasleveranser från Fortum Gas om ca 2 mnkr. Vidare har oförutsedda underhållsåtgärder vid krematorierna blivit dyrare än budgeterat. Intäkterna uppgår till 38,7 mnkr vilket är 3,5 mnkr högre än budgeterat. Detta förklaras i huvudsak av att nämnden fått högre bidrag avseende mottagande av ungdomar och personer utanför arbetsmarknaden samt ökade intäkter för fler sålda gravskötselavtal. Nämndens kapitaltjänstkostnader uppgår till 9,7 mnkr vilket är 2,5 mnkr lägre än budgeterat. Detta beror på att större investeringsprojekt är försenade. Årets investeringsutgifter uppgår till 110,9 mnkr vilket är 12,3 mnkr lägre än budgeterat. Försening av nybyggnationen av kylhus på Norra
STADSREVISIONEN 3 (8) begravningsplatsen har medfört att endast 3,6 mnkr av 23 mnkr har nyttjats under 2012. Samtidigt har utbyggnaden av Bromma kyrkogård blivit betydligt dyrare än planerat och utgifterna överskrider budget med nära 9 mnkr. Värt att notera är att för detta projekt redovisades i nämndens tertialrapport 2 ett prognostiserat överskridande jämfört med budget på 1,5 mnkr. Oförutsedda kostnader som lett till stora fördyringar av projektet har uppstått senare under hösten. Förvaltningen har nu inlett en process för att uppnå bättre budgetdisciplin avseende investeringar. Nämnden kan endast begära ombudgetering av ej förbrukade investeringsmedel om 12,3 mnkr till 2013 vilket kommer att innebära problem att klara investeringsbudgeten 2013. 2.2 Verksamhetens resultat Mål Revisionskontoret bedömer att nämnden under år 2012 i allt väsentligt har nått kommunfullmäktiges mål för verksamheten. Vidare bedöms att nämnden i huvudsak har uppnått sina egna mål och i verksamhetsplanen angiven verksamhet. Det kommunfullmäktigemål som enligt nämndens bedömning inte har uppnåtts helt är målet Invånare i Stockholm ska vara eller bli självförsörjande. Revisionskontoret delar bedömningen. Nämnden har inte helt klarat årsmålet att erbjuda 130 ungdomar sommarjobb i nämndens regi. Utfallet för nämnden blev att 121 ungdomar erbjöds sommarjobb. Vidare har nämnden tillhandahållit 8 st platser till personer från Jobbtorg praktikplats samt 12 platser till personer som på annat sätt står utanför arbetsmarknaden. Kommunfullmäktige har fastställt fyra aktiviteter för nämnden som ska leda till att kommunfullmäktiges mål för verksamhetsområdet och inriktningsmål uppnås. Revisionskontoret bedömer att nämnden i huvudsak har genomfört dessa aktiviteter. Kommunfullmäktiges särskilda uppdrag Kommunfullmäktige har utifrån Stockholms miljöprogram givit nämnden i uppdrag att ta fram och besluta om en miljöhandlingsplan under 2012. En miljöhandlingsplan har tagits fram och kommer att beslutas av nämnden under 2013.
STADSREVISIONEN 4 (8) Efterlevnad av lagar, föreskrifter och riktlinjer Under året har krav enligt begravningslagen stärkts som syftar till att minska tiden mellan dödsfall och begravning. I samband med detta har informationsinsatser genomförts till begravningsbyråerna. Ledtiderna mellan dödsfall och begravning beräknas ha minskat till 27 dagar jämfört med tidigare 32 dagar för de begravningar som genomförs inom nämndens ansvarsområde. 3 Intern kontroll Den interna kontrollen är en process som utförs av nämnd, förvaltningsledning och medarbetare. Den är en integrerad del i verksamhetens styrning och uppföljning. Processen säkerställer, med en rimlig grad av säkerhet, att verksamheten drivs effektivt, att lagar, förordningar och andra regler följs samt att en tillförlitlig finansiell redovisning och rättvisande rapportering om verksamheten lämnas. Utifrån genomförda granskningar under 2012 har vi inte konstaterat några väsentliga brister i den interna kontrollen. Vi grundar vår bedömning på de fördjupade granskningar som är genomförda samt granskningen av verksamhetsplan, tertialrapport 1 och 2 och verksamhetsberättelse. Sammanfattningsvis bedömer vi att nämndens interna kontroll har varit tillräcklig. Nämndens lednings- och styrdokument Revisionskontoret har granskat nämndens verksamhetsplan för år 2012 och bedömer att nämndens egna mål ansluter till kommunfullmäktiges mål för den verksamhet som nämnden bedriver. Vidare är bedömningen att nämndens verksamhetsplan utgör ett ändamålsenligt styrdokument, dvs den ger tillräckliga förutsättningar för nämnden att styra och följa upp verksamheterna. Nämnden har under 2012 reviderat sitt system för intern kontroll, se vidare under avsnitt om nämndens system för intern kontroll. Vidare har nämnden påbörjat ett arbete med översyn av väsentliga styrande dokument. Nämnden bedöms ha ett fungerande informations- och kommunikationssystem för styrning, kontroll och uppföljning av verksamheten.
STADSREVISIONEN 5 (8) Nämndens uppföljning av ekonomi och verksamhet Nämnden har lämnat följande ekonomiska prognoser under året: Mnkr Tertialrapport 1 2012 Tertialrapport 2 2012 Bokslut 2012 Avvikelse T2 - bokslut Driftbudget Verksamhet Kostnader 152,6 153,1 153,1 0 0 % Intäkter 38,3 38,2 38,7 0,5 1,3 % Verksamhetens nettokostnader 114,3 114,9 114,4 0,5 0,4 % Avskrivningar 8,4 8,4 8,4 0 0 % Internräntor 1,3 1,3 1,3 0 0 % Driftbudgetens nettokostnader 124,5 125,1 124,1 1,0 0,8 % Investeringsplan Utgifter 126,0 123,2 110,9 12,3 10 % Inkomster 0 0 0 0 0 % Nettoutgifter 126,0 123,2 110,9 12,3 10 % Sammanställningen visar att prognossäkerheten i nämndens tertialrapporter har varit god under året med undantag för investeringsutgifter. Det är främst pågående investeringsarbete i nytt krematorium på Skogskyrkogården, nytt kylhus på norra begravningsplatsen samt utvidgningen av Bromma kyrkogård som avviker från prognosen i tertialrapport 2. Nämndens uppföljning av ekonomi, verksamhet och ekonomi utgörs i huvudsak av det som är allmänt vedertaget inom staden, dvs verksamhetsplan, månadsrapporter, två tertialrapporter, treårsprogram, verksamhetsuppföljningar samt årsredovisning med bokslut. Revisionskontoret bedömer att uppföljningen är tillräcklig för att nämnden kontinuerligt och systematiskt ska kunna följa verksamhetens utveckling. Nämndens system för intern kontroll Revisionen påpekade under 2011 att nämndens system för internkontroll bör uppdateras så att det är upprättat enligt stadens anvisningar. Utifrån revisorernas påpekanden under 2011 så har förvaltningen reviderat sitt regelverk för internkontroll och detta fastställdes på nämndens sammanträde i december 2012. Systemet omfattar till exempel organisation och ansvar för internkontrollarbetet, hanteringen av risk- och väsentlighetsanalys, internkontrollplan samt hur rapportering ska ske.
STADSREVISIONEN 6 (8) Nämnden har genomfört en risk- och väsentlighetsanalys där förvaltningens indikatorer och väsentliga processer har analyserats. Utifrån genomförd riskoch väsentlighetsanalys har nämnden, i samband med antagande av verksamhetsplan, fastställt en internkontrollplan med två väsentliga processer och tre kontrollmoment/aktiviteter kopplade till dessa. Nämnden har genomfört kontrollmoment/aktiviteter enligt internkontrollplanen och dessa har redovisats och följts upp i förvaltningens riskgrupp. Dokumentation av uppföljningen finns i form av protokoll från riskgruppens sammanträden. Dessa protokoll har anmälts vid förvaltningsledningens sammanträde. I verksamhetsberättelsen görs en hänvisning till dessa dokument. Revisionskontoret anser att resultatet av genomförda kontrollmoment/aktiviteter även bör framgå av verksamhetsberättelsen. Behörigheter i Agresso Granskning har skett avseende rutiner för behörighetshantering i Agresso. Syftet med granskningen är att bedöma om nämnden har en god intern kontroll i rutinen för tilldelning och borttag av användares behörigheter. Den sammanfattande bedömningen i granskningen är att nämndens interna kontroll inte är helt tillräcklig när det gäller tilldelning och borttag av behörigheter i ekonomisystemet Agresso. Nämnden bör tillse att aktuella behörighetsblanketter och attestkort finns i samtliga fall samt att löpande göra en kontroll/uppföljning av upplagda, ändrade och avslutade behörigheter. Nämnden kommer att rätta de felaktigheter som noterats i samband med granskningen. Nämnden bör även överväga behovet av lokalt anpassade riktlinjer/rutinbeskrivningar. 4 Bokslut och räkenskaper I detta avsnitt redovisas en bedömning av om nämndens bokslut är rättvisande samt om räkenskaperna är upprättade i enlighet med den kommunala redovisningslagen och god redovisningssed. Sammanfattningsvis bedöms att bokslut och räkenskaper i allt väsentligt är rättvisande. Kvalitet i redovisningen Syftet med granskningen har varit att bedöma huruvida nämnden har en tillräcklig intern kontroll avseende kvaliteten i redovisningen. I samband med granskningen har även särskild kontroll skett av s.k. förtroendekänsliga poster såsom representation, resor, konferenser etc. Granskningen har genomförts genom registeranalys avseende samtliga transaktioner i nämndens
STADSREVISIONEN 7 (8) driftredovisning för perioden 1 januari till 31 augusti 2012. Uppföljande kontroller och verifieringar har skett för ett urval transaktioner. Intervju har skett med administrativ chef och redovisningsansvarig. Stadens centrala regler och riktlinjer är styrande för redovisningen. En anpassad anvisning finns framtagen för förvaltningen. Centralt ansvariga tjänstemän har en tät dialog med de medarbetare som hanterar fakturor. Särskild information ges ut vid större förändringar avseende kontering och redovisning. För att säkerställa att reglerna är tillgängliga, kända och efterlevs genomför redovisningsansvarig även löpande kontroller av redovisningen. Rutiner för löpande periodiseringar finns inte fullt utvecklade. De största intäkterna avser skötsel av gravplatser och faktureras en gång per år i januari. Dessa intäkter periodiseras inte. Intäkter avseende flerårig skötsel periodiseras via konto hos stadsledningskontoret. Kyrkogårdsförvaltningen fokuserar på prognoser istället för periodisering i redovisningen. Grunden för prognosarbetet är bl.a. jämförelser mot föregående år och resultatet för en rullande tolvmånadersperiod. För de avvikelser och oklarheter som identifierats vid registeranalysen har i allt väsentligt erhållits tillfredsställande förklaringar. Större manuellt utförda bokföringstransaktioner har följts upp utan anmärkning. Inga differenser har identifierats vid avstämning av den totala redovisningen. Vår samlade bedömning är att nämnden har en tillräcklig intern kontroll för att säkerställa en kvalitativ redovisning. Förtroendekänsliga poster I samband med granskning av kvalitet i redovisningen har även särskild kontroll skett av s.k. förtroendekänsliga poster inom nämnden såsom representation, resor, konferenser etc. Nämnden följer stadens centrala riktlinjer för representation. Enligt förvaltningen förekommer det ytterst få representationstillfällen. Främst förekommande är studieresor till länder inom EU där förvaltningen besöker andra kyrkogårdar för erfarenhetsutbyte. Även internationella samarbeten förekommer. Endast förvaltningsdirektören har First Card, vars räkningar attesteras av kyrkogårdsnämndens ordförande. Vår samlade bedömning utifrån granskningen är att representation, resor, konferenser m.m. bedöms vara motiverade och rimliga utifrån de syften som angivits eller framgår av underlag. Vidare bedömer vi att representationen i allt
STADSREVISIONEN 8 (8) väsentligt är i enlighet med stadens och nämndens regler/riktlinjer med vissa undantag. Kontrollerna visar att de granskade verifikationerna uppvisar brister mot regler/riktlinjer avseende angivande av syfte och deltagare.
STADSREVISIONEN 1 (2) Bilaga 1 Revisionskontorets bedömningskriterier För avsnitten 2 Verksamhetens ändamålsenlighet och ekonomi och 3 Intern kontroll används följande bedömningar: Tillfredsställande/Tillräcklig Inte helt tillfredsställande/ Inte helt tillräcklig Inte tillfredsställande/ Inte tillräcklig Kriterierna är i allt väsentligt uppfyllda Brister finns som måste åtgärdas Väsentliga brister finns som måste åtgärdas omgående För avsnitt 4 Bokslut och räkenskaper gäller följande bedömningar: Rättvisande, Inte helt rättvisande eller Inte rättvisande Verksamhetens ändamålsenlighet och ekonomi Nämnden har uppnått kommunfullmäktiges mål samt följt de beslut, riktlinjer och föreskrifter som gäller för verksamheten. Verksamhetens resultat och resurser står i ett rimligt förhållande till varandra. Nämndens resultat följer fullmäktiges beslut om mål, uppdrag och budget. Nämnden har inom tilldelat anslag uppfyllt sina mål för verksamheten och uppnått i verksamhetsplanen angiven verksamhet. Nämndens verksamhet har bedrivits enligt lagar, föreskrifter, riktlinjer m.m.
STADSREVISIONEN 2 (2) Intern kontroll Den interna kontrollen är en process som utförs av nämnd, förvaltningsledning och personal. Den är en integrerad del i verksamhetens styrning och uppföljning. Processen säkerställer, med en rimlig grad av säkerhet, att verksamheten drivs effektivt, att lagar, förordningar och andra regler följs samt att en tillförlitlig finansiell redovisning och rättvisande rapportering om verksamheten lämnas. Nämnden genomför årligen en riskanalys som fångar upp väsentliga risker samt hur de ska hanteras för att minimera risken för att verksamhetens mål inte uppnås. Nämndens organisation har en tydlig fördelning av ansvar och befogenheter som bidrar till att stödja verksamheten och att förhindra avsiktliga och oavsiktliga fel samt oegentligheter. Nämndens verksamhetsplan överensstämmer med fullmäktiges beslut om mål, uppdrag och budget. Nämnden har för varje verksamhetsområde fastställt mätbara/uppföljningsbara mål för ekonomi och verksamhet. Nämnden följer kontinuerligt och systematiskt upp ekonomi, verksamhet och kvalitet, såväl för verksamhet i egen regi som för sådan som uppdragits åt annan att utföra, analyserar väsentliga avvikelser samt vidtar åtgärder vid behov. Nämnden har ett fungerande informations- och kommunikationssystem för styrning, kontroll och uppföljning av verksamheten. Nämnden har riktlinjer och rutiner som bidrar till att säkerställa att verksamhetens mål uppfylls och att föreskrifter följs. Nämnden följer upp den interna kontrollen systematiskt och regelbundet för att säkra att den fungerar på ett betryggande sätt. Nämndens bokslut och räkenskaper Nämndens redovisning är upprättad i enlighet med lagstiftning och god redovisningssed så att räkenskaperna ger en rättvisande bild av resultat och ställning. Nämndens bokslut är rättvisande. Nämndens räkenskaper är upprättade i enlighet med den kommunala redovisningslagen och god redovisningssed.
STADSREVISIONEN 1 (1) Bilaga 2 Revisionsrapporter under perioden april 2012 mars 2013 Samtliga rapporter finns tillgängliga på www.stockholm.se/revision 2012:3 Skolelevers ogiltiga frånvaro 2012:4 Stadens och nämndernas arbete för att säkerställa att FN:s barnkonvention tillämpas 2012:5 Bygglov 2012:6 Tryggheten i stadens parker 2012:7 Planering av kommunal service i stadsutvecklingsområden 2012:8 Uppföljning av verksamhet för personer med funktionsnedsättning 2012:9 Stadens trafiksäkerhetsprogram 2012:10 Uppföljningsgranskning av stadens upphandlingsverksamhet 2012:11 Granskning av e-tjänstprogrammet 2013:1 Internkontroll i entreprenader och byggprojekt 2013:2 Samverkan mellan Stockholms stad och Stockholms läns landsting avseende barn och unga med psykisk ohälsa 2013:3 Grundskolans arbete med elever som riskerar att inte nå kunskapsmålen 2013:4 Beslutsprocesser och underlag inför införandet av gemensam ITservice, GS- IT 2013:5 Avvikelsehantering inom äldreomsorgen