TJÄNSTESKRIVELSE Handläggare Datum Ärendebeteckning Ingela Möller 2016-02-12 SN 2015/0374.01.08 0480-450885 Socialnämnden Redovisning av vidtagna åtgärder som svar på krav från IVO efter tillsyn Förslag till beslut Socialnämnden beslutar att godkänna bilagda svar till Inspektionen för vård och omsorg, IVO. Bakgrund Efter tillsyn av Amorvägen som är en bostad med särskild service för barn och ungdomar har Inspektionen för vård och omsorg ställt följande krav på socialnämnden. Nämnden ska: Säkerställa att registerutdrag ur Rikspolisstyrelsens belastningsregister inhämtas för personal före anställning i verksamheter som riktar sig till barn och unga. Säkerställa att registerutdrag eller kopia på registerutdrag bevaras i minst två år. Säkerställa att den dokumentation som upprättas på den enskilde finns tillgänglig för all personal som kan behöva ta del av den för att en god och säker vård ska kunna garanteras. Ingela Möller Avdelningschef Cecilia Frid Förvaltningschef Bilagor 1 Redovisning av vidtagna åtgärder 2 Registerkontroll av personer som ska arbeta med barn 3 Registerkontroll av personer som ska arbeta med barn - tillägg Socialförvaltningen Tel 0480-45 00 00 vx ingela.moller@kalmar.se
Handläggare Datum Ärendebeteckning Ingela Möller 2016-01-07 SN 2015/0374 Dnr 8.4.2-27167/2015-8 0480 450885 Inspektionen för vård och omsorg Avdelning sydöst Box 2163 550 02 Jönköping Redovisning av vidtagna åtgärder Ärende nr 8.4.2-27167/2015-8 Efter inspektion av Amorvägen, bostad med särskild service för barn eller ungdomar enligt 9 8 i Kalmar kommun fick socialnämnden följande krav på åtgärder: Socialnämnden ska vidta följande åtgärder: 1. Säkerställa att registerutdrag ur Rikspolisstyrelsens belastningsregister inhämtas för personal före anställning i verksamheter som riktar sig till barn och unga 2. Säkerställa att registerutdrag eller kopia på registerutdrag bevaras i minst två år. 3. Säkerställa att den dokumentation som upprättas på den enskilde finns tillgänglig för all personal som kan behöva ta del av den för att en god och säker vård ska kunna garanteras. Bakgrund Redovisning av vidtagna åtgärder 1 och 2 Kalmar kommun har en rutin för Registerkontroll av personer som ska arbeta med barn och socialförvaltningen har ett tillägg till denna rutin. Se bilaga. Båda rutinerna finns i verksamhetshandboken och är uppdaterade och innehåller enligt vår bedömning tillräckligt för att uppfylla kraven i tillsynen. Det som brustit vid den enhet som varit föremål för tillsyn är att nytillträdd enhetchef inte fått introduktion enligt den introduktionsplan som finns för chefer inom socialförvaltningen och därmed missat information om rutinen för registerkontroll. De åtgärder som vidtas är därför:
2 (2) Ansvariga verksamhetschefer påminns om vikten av att följa introduktionsplanen för nyanställda chefer. Enhetschefer för barnverksamheter påminns om att följa rutinen för registerkontroll. Båda dessa åtgärder är genomförda. 3 Socialförvaltningen har i tidigare tillsyner fått krav om att upprätthålla åtskillnad mellan HSL dokumentation och SoL dokumentation. Dokumentationen fanns tidigare i gemensam pärm men under olika flikar i pappersversion. Med anledning av tidigare tillsyn separerades dokumentationen och såväl HSL som SoL dokumentation förs nu digitalt i verksamhetssystemet Procapita. Den legitimerade personalen har inte tillgång till SoL dokumentation och SoL personal har inte tillgång till HSL journal. Aktuell genomförandeplan ska dock alltid finnas i utskrift och vara tillgänglig för såväl HSL som SoL personal. Nuvarande situation har upplevts som kommunikationsmässigt osäker av personalen men förvaltningen har uppfattat det som att regelverket inte tillåter direktåtkomst till dokumentation mellan HSL och SoL verksamhet. Denna uppfattning förstärktes särskilt med anledning av nedanstående dokument. I Bilaga till slutbetänkande av utredningen om rätt information i vård och omsorg SOU 2014:23 kan följande läsas på sidan 173: Bestämmelser om direktåtkomst saknas I dagsläget saknas däremot bestämmelser som tillåter direktåtkomst mellan hälso- och sjukvård och socialtjänst. Det finns varken i hälso- och sjukvårdslagstiftningen eller i socialtjänstlagstiftningen. Med anledning av att IVO gör en annorlunda tolkning kommer socialnämnden att vidta följande åtgärder: SoL dokumentationens behörighetsreglering ändras så att legitimerad personal får läsbehörighet till journalanteckningar. Legitimerad personal får i samband med detta information om hur denna del av verksamhetssystemet fungerar och används. Detta genomförs under mars månad. Kalmar kommun har köpt in modul till verksamhetssystemet för Hälso- och sjukvårdsuppdrag. Denna modul kommer att börja användas i verksamheten under 2016 men exakt datum för implementering finns ännu inte då införandet i äldreomsorgen ligger först och detta ska koordineras med deras ÄBIC införande. Efter implementering av HSL uppdrag i verksamhetssystemet kommer SoL verksamheten att få tydliga uppdrag från den legitimerade personalen via verksamhetssystemet. Ingela Möller Avdelningschef Socialförvaltningen Kalmar kommun
KOMMUNGEMENSAM VERKSAMHETSHANDBOK Fastställt av Dokumentansvarig Datum Kommundirektör Annette Andersson Förhandlingschef Mats Gustafsson 2015-04-21 1 (2) Registerkontroll av personer som ska arbeta med barn I Kalmar kommun ska alla nyanställda inklusive timvikarier och praktikanter som ska arbeta med barn under 18 år uppvisa ett registerutdrag ur belastningsregistret innan anställning eller praktik får påbörjas. I annonser vid rekrytering bör det framgå att sökanden ska kunna uppvisa ett registerutdrag ur belastningsregistret. I anställningsbeslutet skriver ansvarig chef i rutan anteckningar: Registerutdrag uppvisat den plus aktuellt datum. Bakgrund Riksdagen har beslutat om en ny lag om registerkontroll av personer som ska arbeta med barn (Lag 2013:852). Lagen trädde i kraft 2013-12-18. Bakgrunden till den nya lagstiftningen är stärkt skydd för barn mot sexuella övergrepp. Lagen i förhållande till övriga författningar om registerkontroll Det finns redan lagstiftning inom förskola/skola och hem för vård och boende som ålägger arbetsgivare att inhämta registerutdrag. Den nu nya lagen avser att komplettera befintlig lagstiftning och ger arbetsgivare och uppdragstagare inom t ex ideella föreningar möjlighet att inhämta registerutdrag för personer som ska arbeta med barn. Det betyder att förskola/skola och hem för vård och boende har skyldighet att inhämta registerutdrag från personer som ska arbeta inom dessa verksamheter. Övriga verksamheter som har barn under 18 år får numera (men har enligt lagstiftningen ingen skyldighet) att inhämta registerutdrag. Vilka brott omfattas av registerkontrollen? Samtliga sexualbrott och barnpornografibrott. Vem inhämtar registerutdrag? Det är den sökande själv som ska inhämta registerutdraget. Registerutdragets giltighetstid Utdraget får inte vara äldre än ett år vid uppvisandet. Personal - Arbetsmiljö Rekrytering och introduktion
2 (2) Återlämnande av registerutdrag Arbetsgivare har inte någon rätt att behålla registeruppdraget eller en kopia av det. Ett registerutdrag som har uppvisats får inte dokumenteras på annat sätt än genom en anteckning om att utdraget har visats upp. Undantag från regeln om återlämnande av registerutdrag gäller dock för HVBhem enligt LAG (2007) om registerkontroll av personal vid sådana hem för vård eller boende som tar emot barn. På begäran av den som lämnat ett registerutdragskall det återlämnas i original. Utdrag eller kopia därav skall dock avseende den som erhåller anställning, uppdrag, praktiktjänstgöring eller liknande bevaras under minst två år från det anställningen uppdrag, praktiktjänstgöring eller liknande påbörjades.
SOCIALFÖRVALTNINGENS VERKSAMHETSHANDBOK Fastställt av Dokumentansvarig Datum Avdelningschef Barbro Schött Personalutvecklare Therese Gullander 2016-01-01 1 (2) Registerkontroll av personer som ska arbeta med barn - tillägg Syfte Syftet med denna rutin är att säkerställa att lagkraven följs när det gäller registerutdrag vid anställning av personal som ska arbeta i verksamhet med barn och/eller ungdomar. Ansvar Anställande eller praktikansvarig chef ansvarar för att rutinen följs. Rutin Rutinen omfattar alla personer i verksamhet med barn och/eller ungdomar. Kravet på att uppvisa registerutdrag omfattar personal i samband med anställning, uppdrag och praktik. Vid intervjutillfället uppmanas den sökande att begära ut registerutdrag. Utdrag för redan anställd personal behöver inte begäras, däremot begärs utdrag då en person byter arbetsställe från vuxenverksamhet till barnverksamhet. Personen begär själv ut registerutdrag från Polisen. Blanketter kan laddas ner på www.polisen.se. Notera att registerutdrag finns i flera versioner och att de används för olika arbetsområden, vilka anges på blanketten; Vid arbete/praktik inom LSS-verksamhet begärs utdrag ur belastningsregister. Vid arbete/praktik inom hem för vård eller boende (HVB) samt stödboende begärs utdrag ur belastningsregister och misstankeregister. Vid arbete/praktik som socialsekreterare begärs utdrag ur belastningsregister och misstankeregister. Normal handläggningstid för att få ett registerutdrag är ca två veckor om blanketten är korrekt ifylld. Utdraget har en angiven giltighetstid. Registerutdraget ska visas upp i original men behöver inte överlämnas i ett obrutet kuvert. Observera att om det finns en notering i registret har ut draget flera sidor, noteringen finns då på sidan två. Registerutdraget uppvisas för ansvarig chef vid anställning/ uppdrag/praktik. Personalavdelningen registrerar i Winlas att utdraget har uppvisats. Personal - Arbetsmiljö Rekrytering och introduktion
2 (2) Anställning/praktik på hem för vård eller boende samt stödboende Vid anställning/praktik på HVB samt stödboende får utdraget vara högst sex månader gammalt. Anställande chef är skyldig att arkivera utdraget under minst två år. Utdraget ska kunna uppvisas om Inspektionen för vård och omsorg (IVO) gör en tillsyn av verksamheten. Internkontroll Personalavdelningen gör stickprov på registerutdrag enligt fastställd internkontrollplan.